GERENCIA DE PROYECTOS

CLASE

Ing. JESSICA CALDERN TVARA

CICLO Y FASES DE LOS PROYECTOS

DE INVERSIN
IDEA
PERFIL

PREINVERSIN

PRE-FACTIBILIDAD

IDENTIFICACIN
FORMULACIN
EVALUACIN

FACTIBILIDAD
DECISIN DE
INVERSIN

ESTUDIOS DEFINITIVOS

INVERSIN

GESTIN DEL PROYECTO

IMPLEMENTACIN O
EJECUCIN
PRUEBAS Y PUESTA
EN MARCHA

POSTINVERSIN

ALCANCE
TIEMPO
COSTOS
CALIDAD
RR.HH.

COMUNICACIONES
RIESGOS

OPERACIN O
FUNCIONAMIENTO

PROCURA
INTEGRACIN

PM PROCESOS
NUEVE REAS DE CONOCIMIENTOS

PM PROCESOS
GRUPOS VS REAS

Planeamiento de Recursos
Estimacin de Costos
Presupuesto de Costos

Control de Costos

GERENCIA DE LOS COSTOS

PLANEAMIENTO DE RECURSOS
Determinacin de
recursos fsicos
necesarios (gente,
equipos, materiales,
etc.) para ejecutar las
actividades del
proyecto, en tipo,
cantidad y oportunidad

GERENCIA DE LOS COSTOS

PLANEAMIENTO DE RECURSOS

WBS

Declaracin de
Alcance

Informacin histrica

Descripcin del pool

de recursos

Polticas
organizacionales

Estimacin de
duracin de
actividades

PLANEAMIENTO
DE RECURSOS

Juicio de
expertos
Identificacin de
alternativas
Software de
gestin de
proyectos

Requerimientos
de recursos

GERENCIA DE LOS COSTOS

PLANEAMIENTO DE RECURSOS

PLANEAMIENTO
DE RECURSOS

Requerimientos de recursos

Descripcin de tipo y
cantidad de recursos
necesarios para producir
cada elemento de mas bajo
nivel del WBS

Estos recursos podrn ser

obtenidos a travs de una
asignacin o una procura.

GERENCIA DE LOS COSTOS

ESTIMACIN DE COSTOS
Desarrollo de una
aproximacin
(estimado) del costo
de los recursos
necesarios para
completar las
actividades del
proyecto

GERENCIA DE LOS COSTOS

ESTIMACIN DE COSTOS

WBS
Requerimiento de
recursos
Ratios de recursos
Estimacin de
duracin de
actividades
Publicaciones con
estimaciones
Info. histrica
Catlogo de cuentas
Riesgos

ESTIMACIN
DE COSTOS

Estimaciones
de costos
Detalle de
respaldo
Plan de Gestin
del Costo

Estimacin anloga
Modelamiento paramtrico
Estimacin bottom-up
Herramientas computarizadas
Otros mtodos de estimacin de
costos

GERENCIA DE LOS COSTOS

ESTIMACIN DE COSTOS

Estimaciones de costos

Son valores aproximados de los

costos de los recursos
requeridos para completar las
actividades del Proyecto.

Deben estimarse los costos de

todos los recursos que sern
asignados al proyecto

Los estimados de costo se

deben refinar durante el curso
del proyecto para incorporar el
detalle adicional disponible

ESTIMACIN
DE COSTOS

GERENCIA DE LOS COSTOS

ESTIMACIN DE COSTOS

ESTIMACIN
DE COSTOS

Detalle de respaldo

Descripcin del alcance del

trabajo estimado (referencia a
WBS)

Bases de la estimacin (por Ej.:

como fue desarrollada la
estimacin).

Rangos de resultados posibles

($10K +- $1K).

Supuestos utilizados.

GERENCIA DE LOS COSTOS

ESTIMACIN DE COSTOS

ESTIMACIN
DE COSTOS

Plan de Gerencia del Costo

Describe cmo se manejarn

las variaciones en los costos
(Ej.: errores en la estimacin
inicial).

Puede ser formal o informal,

detallado o genrico, de
acuerdo a las necesidades de
los stakeholders.

Es elemento componente del

Plan del Proyecto.

GERENCIA DE LOS COSTOS

PRESUPUESTO DE COSTOS
Asignacin de los
estimados globales de
costo a actividades
individuales o paquetes de
trabajo, para establecer
una lnea base de costo
que sirva para medir la
performance del proyecto

GERENCIA DE LOS COSTOS

PRESUPUESTO DE COSTOS

Estimacin de
costos
WBS
Cronograma
del proyecto
Plan de
Gestin del
Riesgo

PRESUPUESTO
DE COSTOS

Tcnicas y
herramientas de
presupuestacin
de costos

Lnea base
del costo

GERENCIA DE LOS COSTOS

PRESUPUESTO DE COSTOS

PRESUPUESTO
DE COSTOS

Lnea base del costo

Es un presupuesto sobre el
tiempo, que se usar para
medir el desempeo en
costos del proyecto.

Se desarrolla sumando los

costos estimados por
periodo y usualmente se
muestra en la forma de una
curva S.

LNEA BASE DE COSTOS PRESUPUESTO POR ELEMENTO WBS

CASA DE CAMPO

1. Estudios

$850

2. Diseos

$200
3.1.
Afirmado

2.1.
Maquetas

$100

2.2.
Planos

$100

$5200

3. Construccin

4. Acabados

3.2.
Ed. reas de
descanso

3.4.
Habilitacin de
otras reas

Dorm.
Padres
Dorm.
Hijos
Dorm.
Hijas

3.3.
Ed. reas de
recreacin

Cancha
Frontn
Cancha
Tenis
Piscina

5. Gestin

5.1.
Planeamiento

$150

$200
5.2.
Control

$50

GERENCIA DE LOS COSTOS

LNEA BASE DE COSTOS CURVA S

Valores
acumulados

Tiempo

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO
Esta referido a:
Detectar y entender las variaciones
del costo

Asegurar exactitud en registro de

cambios a lnea base
Prevenir cambios incorrectos,
inapropiados, o no autorizados en
lnea base
Informar cambios autorizados a
stakeholders apropiados
Actuar para llevar los costos
esperados a limites aceptables

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO

Lnea base del

costo

Informes de
performance

Solicitudes de
cambio

Plan de gestin del

costo

CONTROL DEL
COSTO

Revisiones de
estimados de costos
Actualizaciones al
presupuesto
Acciones correctivas
Estimacin al cierre
Cierre del proyecto
Lecciones aprendidas

Sist. de control

de cambios
Medicin de
performance
Gestin de Valor Ganado (EVM)
Planeamiento adicional
Herramientas computarizadas

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO

CONTROL DEL
COSTO

Estimaciones de costo
revisadas

Son modificaciones a la
informacin de costos usada
para gestionar el proyecto.

Debe notificarse a los

stakeholders apropiados.

Puede o no implicar ajustes a

otros aspectos del plan del
proyecto.

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO

CONTROL DEL
COSTO

Actualizaciones al presupuesto
(lnea base)

Categora especial de Revisin

que implica cambios a lnea base
aprobada.

Generalmente responden a
cambios en el alcance

Variaciones muy grandes en costo

requieren rebaselining para
tener una medicin realista del
rendimiento del proyecto

CONTROL Y SEGUIMIENTO
Control es un proceso a travs del cual, con base
en una comparacin de lo real o de unos objetivos
logrados en un punto en el tiempo vs lo que se
planific u objetivos que se deberan haber
cumplido para ese momento y de acuerdo a la
variacin, haya que tomar decisiones correctivas
que permitan resolver las posibles discrepancias
existentes que sean desfavorables.

SEGUIMIENTO
El control se realiza sobre las actividades y no sobre
quienes las realizan.
Se hace un seguimiento constante para hacer la
comparacin entre lo real y lo presupuestado. Por una
parte se toma el diagrama de Gantt y se superponen
a las barras que indiquen la planificacin inicial otras
que muestren el comportamiento real, para poder ver
as fcilmente las divergencias.
Para control de presupuesto se desarrollan las curvas
de control o Curvas S.

CURVAS DE CONTROL
Estas curvas, tambin llamadas curvas S, permiten la
visualizacin de la variacin de costos y las variaciones del
programa.
Variacin de los costos: Compara la variacin que hay
con respecto a los presupuestos realizados pero no
establece comparacin alguna entre el trabajo realizado
y el programado.
Variacin del programa: Compara el trabajo planificado
terminado con el real, es decir, toma el trabajo terminado
y evala en donde deba haber terminado frente al
momento en que realmente termin. Se representa en
dinero.

CURVAS DE CONTROL
Cada una de las curvas representa:
Costo Presupuestado del Trabajo Programado CPTP:
Costo presupuestado que tiene las actividades programadas en
determinado periodo de tiempo.
Costo Presupuestado de Trabajo Realizado CPTR: Costo
que tena presupuestado un trabajo que ha sido realizado,
cuanto debera haber costado el trabajo realizado segn los
planes.
Costo Real de Trabajo Realizado CRTR: Importe monetario
que se ha gastado realmente para terminar el trabajo en un
periodo de tiempo dado.

CURVAS DE CONTROL
CURVA PRESUPUESTAL:

GASTO ACUMULADO

S/.

CPTP

TIEMPO

CURVAS DE CONTROL
Variacin del costo: CPTR CRTR, se compara
lo que debera haber costado el trabajo realizado
contra el progreso real, para establecer como ha
sido el uso de recursos respecto al plan inicial.
Variacin del programa: CPTR CPTP, se
compara el costo presupuestal del trabajo
realizado con lo que en total se debera haber
gastado y as determinar si el proyecto va de
acuerdo a lo planeado.

CURVAS DE CONTROL
VARIACION DEL GASTO

S/.

VARIACION DEL PROGRAMA (En dinero)

GASTO ACUMULADO

CRTR

CPTP

CPTR

TIEMPO
FECHA DE MEDICION
DEL PROGRESO

CURVAS DE CONTROL
CASO 1: El programa est adelantado pero hay mayor gasto:
CRTR
CPTP

GASTO ACUMULADO

S/.

CPTR

TIEMPO
FECHA

CURVAS DE CONTROL
CASO 2: Se cumple presupuesto, pero hay retraso en actividades
S/.
GASTO ACUMULADO

CPTP
CPTR

CRTR

TIEMPO
FECHA

CURVAS DE CONTROL
CASO 3: Adelantado en la programacin y menores gastos
S/.
GASTO ACUMULADO

CPTR

CPTP

CRTR

TIEMPO
FECHA

CURVAS DE CONTROL
CASO 4: Retrasado en la programacin y mayores gastos
S/.
GASTO ACUMULADO

CRTR

CPTP

CPTR

TIEMPO
FECHA

COMENTARIOS
Los periodos para controles se acuerdan con la
direccin del proyecto, y las variaciones se deben
hacer actividad por actividad como en el
acumulado del proyecto.
En ocasiones no es fcil establecer con exactitud
el costo de las actividades por tanto se pueden
trabajar las estimaciones y las variaciones en
horas, hablando entonces de Horas
presupuestadas, Horas reales, y Horas
presupuestadas reales.

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO

Acciones correctivas

CONTROL DEL
COSTO

Son acciones realizadas

para ajustar el desarrollo
futuro del proyecto a lo
delineado por el plan de
proyecto (presupuesto)

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO

Estimacin al cierre

CONTROL DEL
COSTO

EAC (estimate at completion)

es un pronstico del costo
total ms probable que tendr
el proyecto, basado en el
rendimiento pasado y en la
cuantificacin del riesgo

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO

Cierre del proyecto

CONTROL DEL
COSTO

Deben ejecutarse los

procesos y procedimientos
para el cierre o cancelacin
de un proyecto. Ejemplo:
hay normas contables que
requieren que los costos de
un proyecto fallido de TI, se
apliquen en el trimestre en
que fue cancelado.

GERENCIA DE LOS COSTOS

CONTROL DEL COSTO

CONTROL DEL
COSTO

Lecciones aprendidas

Las causas de las

variaciones, el razonamiento
detrs de la accin correctiva
elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas del
control de costos deberan
ser documentadas para que
formen parte de la base de
datos histrica de ste y otros
proyectos de la organizacin.

ESTIMAR LO QUE
COSTAR
Experiencia Individual

Experiencia de Empresa

MTODOS UTILIZADOS PARA LA

ESTIMACIN DE PROYECTOS

Basados en la experiencia.
Basado exclusivamente en los recursos.
Mtodo basado exclusivamente en el
mercado.
Basado en los componentes del producto o
en el proceso de desarrollo.
Mtodos algortmicos o paramtricos

MTODOS BASADOS
EXCLUSIVAMENTE EN LA
EXPERIENCIA
Juicio experto
Puro
Delphi

Analoga
Distribucin de la utilizacin de recursos en el
ciclo de vida

JUICIO EXPERTO: PURO

Un experto estudia las
especificaciones y hace su
estimacin.
Se basa fundamentalmente
en los conocimientos del
experto.
Si desaparece el experto, la
empresa deja de estimar

JUICIO EXPERTO: WIDEBAND

DELPHI

Un grupo de personas son informadas y

tratan de estimar lo que costar el
desarrollo tanto en esfuerzo, como su
duracin.

Las estimaciones
en grupo suelen
ser mejores que
las individuales.

MTODO DE TRABAJO DEL

WIDEBAND DELPHI
Se dan las especificaciones a un grupo de expertos.
Se les rene para que discutan tanto el producto como
la estimacin.
Remiten sus estimaciones individuales al coordinador.
Cada estimador recibe informacin sobre su
estimacin, y las ajenas pero de forma annima.
Se renen de nuevo para discutir las estimaciones.
Cada uno revisa su propia estimacin y la enva al
coordinador.
Se repite el proceso hasta que la estimacin converge
de forma razonable.

MTODO DE TRABAJO DEL

WIDEBAND DELPHI
Juan

Alicia
Jos

*
*

Mara

Estimaciones

Juan

Alicia

Jos

Mara

Estimaciones

ANALOGA
Consiste en comparar
las especificaciones de
un proyecto, con las de
otros proyectos.

ANALOGA, PUEDEN VARIAR LOS

SIGUIENTES FACTORES:
Tamao: mayor o menor?
Complejidad: Ms complejo de lo usual?
Usuarios: Si hay ms usuarios habrn ms
complicaciones.
Otros factores:
Sistema Operativo, entornos (la primera vez ms).
Hardware, Es la primera vez que se va a utilizar?
Personal del proyecto, nuevos en la organizacin?

DISTRIBUCIN DE LA UTILIZACIN DE
RECURSOS EN EL CICLO DE VIDA
(KING)
Usualmente las organizaciones tienen una
estructura de costos similar entre proyectos.

Si en un proyecto ya hemos realizado

algunas fases, es de esperar que los costos
se distribuyan de manera proporcional.

Estudio
Viabilidad

Planificac. y
Requisitos

Diseo
General

Diseo
Detallado

Desarrollo

Prueba

10%

17%

15%

15%

33%

10%

2 m.

MTODO BASADO EXCLUSIVAMENTE

EN LOS RECURSOS: PARKINSON
En la estimacin consiste en ver de cuanto
personal y durante cuanto tiempo se dispone
de el, haciendo esa estimacin.

En la ejecucin:
El trabajo se expande hasta
consumir todos los recursos
disponibles

(Ley de Parkinson)

MTODO BASADO EXCLUSIVAMENTE

EN EL MERCADO: PRECIO PARA
VENDER.
Lo importante es conseguir el contrato.
El precio se fija en funcin de lo que creemos que esta
dispuesto a pagar el cliente.
Si se usa en conjuncin con otros

mtodos puede ser aceptable,

para ajustar la oferta.
Peligro si es el nico mtodo

utilizado.