Cdigo

CA-GQ-01

Pgina

Caracterizacin

IDENTIFICACION DEL PROCESO

1. Nombre y sigla del Proceso: GESTIN DE MERCADEO(GM)
2. Tipo de Proceso: Apoyo
3. Responsable del Proceso: Director de Gestin de
Mercadeo
4. Objetivo del Proceso: Identificar las necesidades de
5. Alcance del Proceso : Inicia desde la
los servicios de docencia, investigacin y extensin
identificacin de las necesidades, promocin de
a
nivel
binacional,
nacional
y
regional
los servicios hasta la prestacin de un servicio
contribuyendo a la creacin y desarrollo de nuevos
de calidad al cliente
servicios, as como promocionar el portafolio de
servicios y atender eficaz y oportunamente
solicitudes, inquietudes y quejas de la comunidad
en general

6.1 Interrelaciones con otros

procesos y entes:

A. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO

6.2 Requisitos
Externos ( usuarios,
beneficiarios ) y
Legales

PROCESOS:
Direccionamiento Estratgico
Docencia,
Investigacin
y
Legales:
Extensin
ver normograma
Gestin de la Tics
Gestin Financiera
Gestin de Comunicaciones y Requisitos de
Beneficiarios:
relaciones Externas

Internos ( de la
institucin )
Acuerdo
Estructura
Orgnica

MECI 1000:2005

126 Elemento

5:Modelo de
operacin por
los Acuerdo 051 del procesos.
2002 Sistema de
Investigacin de la 6: Estructura

NTCGP
1000:2004
Numerales
5.2
7.2
8.2.1
8.2.3
8.4
8.5

Cdigo

CA-GQ-01

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Caracterizacin

Gestin del Sistema Integrado

de Calidad

ENTES
Sector productivo
Instituciones
de
media y superior
Sector pblico

educacin

Atencin quejas y
reclamos
Orientacin e
informacin al
estudiante
Difusin y
promocin
portafolio de
servicios

UFPS.
Normatividad
SNIES
Acuerdo 022 del
2006
Plan
de
Desarrollo
Fortalecimiento
Acadmico 20062012

organizacional
7: Contexto
estratgico
8: Identificacin de
riesgos
9: Anlisis de
riesgos

Acuerdo 081 del

2007
Proyecto 10: valoracin de
riesgos
Educativo
Institucional.
11: Polticas de
administracin de
Decreto 2566/03
Por el cual se riesgos
establecen
las
condiciones
mnimas
de 12: Polticas de
calidad y dems operacin
requisitos para el 13: procedimientos
ofrecimiento
y
desarrollo
de 14: controles
programas
acadmicos
de
15: indicadores
educacin
superior.

Cdigo

CA-GQ-01

Pgina

Caracterizacin

16:
Manual
procedimientos

de

17:
Informacin
primaria
18:
Informacin
secundaria
19:
Sistemas
informacin

de

20:
Comunicacin
organizacional
21:
Comunicacin
informativa
22:
medios
comunicacin

de

Cdigo

CA-GQ-01

Pgina

Caracterizacin

7. Emisor
Gobernacin del
Departamento
Direccionamiento
Estratgico
Gestin financiera

Docencia
Investigacin
Extensin
Gestin
Mercadeo

Gestin
TICS

de

de

Comunidad
General

las

en

C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar )

10. Salidas
8. Entradas
9. Actividades
(Productos o
( P_H_V_A )
Resultados)
y
Plan de Desarrollo P Identificar necesidades del Necesidades
entorno
por
reas Expectativas
del
Departamental
estratgicas
entorno
de
Plan de Desarrollo P Elaborar el presupuesto de Presupuesto
Mercadeo Institucional
Institucional
mercadeo institucional.
de
P Disear el programa de Programa
Promocin
de
Solicitud
de
promocin de servicios
informacin
de H Aplicacin de instrumentos servicios
Informe de resultados
necesidades
de investigacin del entorno
H Sistematizacin
de
la De la investigacin
Solicitud
de
Informacin
Promocin
de H Presentacin de resultados
servicios
de investigacin
Solicitud
de H Ejecucin del programa de Difusin portafolio de
Servicios
estudios
de
promocin de servicios
mercado
H Mantener actualizada la base
de
de
datos
de
clientes Sistema
informacin
Sistemas
de
potenciales
Informacin
H Suministrar informacin y actualizado
orientacin a la comunidad
Solicitud
de
Satisfaccin del cliente
en general
informacin
y
orientacin
H Establecer
alianzas

11. Receptor
Docencia
Investigacin
Extensin
Gestin financiera
Gestin de Mercadeo

Comunidad
General

Todos los procesos

en

Cdigo

CA-GQ-01

Pgina

Caracterizacin

Gestin
Emisora, Oriente
Secretara
de Universitario,
V
Siente la U,
Educacin
Departamental y
V
Base de Datos
Municipal
Instituciones
y V
Cmara
de Pblicas
Privadas
Comercio
V
Circulares,
Comunicacin y Memorandos,
Cartas,
relaciones
A
Comunicados
externas.
Acuerdos
Prensa,
Radio, Resoluciones
Actas
Televisin
Gestin
documental
Gestin
del
Sistema Integrado Informe
Auditora
de Calidad

de

estratgicas
Interinstitucionales.
Seguimiento y medicin de la
satisfaccin del cliente
Identificar y registrar los
productos y servicios no
conformes
Realizar
seguimiento
y
medicin al proceso
Seguimiento a las acciones
preventivas, correctivas y de
mejora
Formular
e
implementar
acciones
preventivas,
correctiva y de mejora del
proceso

Contratos y convenios
interinstitucionales
Nivel de Satisfaccin
del cliente
Productos y servicios
no conformes
Resultado
de
los
indicadores de gestin
Informe sobre el nivel
de
eficiencia,
efectividad y eficacia
del proceso.
Plan de mejora del
proceso

Direccionamiento
Estratgico
Gestin del Sistema
Integrado de Calidad

Cdigo

CA-GQ-01

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Caracterizacin

D. Actividades del Actuar ( Ajustar, Asegurar )

12. Llevar a cabo Acciones de Mejora Continua, Correctivas y Preventivas
F. Identificacin de Riesgos del
Proceso ( Ver mapa de riesgos
asociados a cada proceso ),
cdigos :

E. RECURSOS
13. Tecnolgicos
Recurso
Condicin
Computadores
Personales
Sistemas de
Informacin
Intranet
Internet

Excelente
rendimiento
Articulacin en
red
Excelente flujo de
datos
Banda Ancha

14. Fsicos
Recurso
Condicin
Instalaciones

Adecuada

Muebles y
Enseres
Iluminacin

Diseo Ergonmico

Impresoras

giles

Telfonos

En buen estado

Adecuada

15. Humanos
Cargo

G.CONTROLES AL PROCESO

Jefe Divisin de Mercadeo

Coordinador Unidad de Investigacin de
Mercados
Coordinador Unidad de Promocin de
Servicios
Auxiliares Administrativos
Secretaras

H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO

Cdigo

CA-GQ-01

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Caracterizacin

I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO

NOMBRE DE
INDICADOR
Cumplimiento de las
actividades programadas

Cumplimiento de
atencin a estudiantes

FRECUENCIA
DE MEDICION

FUENTE DE
INFORMACION

Coordinador
unidad de
investigacin de
mercados

Semestral

Informe de resultados
de estudios de
mercado

Eficacia

Coordinador
unidad de
promocin de
servicios

Semestral

Informe de seguimiento
de programas de
promocin de servicios

Efectividad

Auxiliares
administrativos

Semestral

Ficha de atencin al
estudiante

FORMULA

META

TIPO DE
INDICADOR

# de estudios de
mercado ejecutados
# de estudios de
mercado
programados

80%

Eficacia

# de programas de
promocin de
servicios ejecutados
# de programas de
promocin de
servicios
programadas

80%

# de Consultas
resueltas
#Total de consultas

80%

RESPONSABLE

Cdigo

CA-GQ-01

Pgina

Caracterizacin

# de quejas
resueltas
# total de quejas
recibidas

Ejecucin presupuestal
en mercadeo

Presupuesto de
mercadeo ejecutado
Presupuesto de
mercadeo
programado

80%

Efectividad

Auxiliares
administrativos

Semestral

Ficha de atencin al
estudiante

100%

Eficiencia

Jefe Divisin de
mercadeo

Semestral

Ejecucin presupuestal

J. DOCUMENTACION ASOCIADA
(Procedimientos,
18. Documentos Externos ( Si los hay)

17.
Documentos
Internos
Instructivos, Formatos, Guas, )
( Ver listado maestro de documentos internos )

Fecha

( Ver listado maestro de documentos externos )

Control de Cambios
Cambio
Versin
Justificacin y Qu se Modifico?

Distribucin

Cdigo

CA-GQ-01

Pgina

Caracterizacin

Elabor

Revis

Aprob

JOS ORLANDO GARCIA MENDOZA

Lder Proceso de Gestin de Mercadeo
ADRIANA GONZALEZ HEERERA
Asesor Proceso de Gestin de Mercadeo
MARIA ROCIO GIRN
Asesor Proceso de Gestin de Mercadeo

Fecha

Diciembre 2 de 2008

Fecha

Fecha