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COSTOS EN MANTENCIN
Para tomar decisiones basadas en la estructura de costos, y teniendo presente que para un
administrador una de sus principales tareas ser minimizar los costos, entonces es importante
conocer su componentes.
Los costos, en general, se pueden agrupar en dos categoras: i) los costos que tienen relacin
directa con las operaciones de mantenimiento, como ser: costos administrativos, de mano de
obra, de materiales, de repuestos, de subcontratacin, de almacenamiento y costos de capital, y ii)
costos por prdidas de produccin a causa de las fallas de los equipos, por disminucin de la tasa
de produccin y prdidas por fallas en la calidad producto al mal funcionamiento de los equipos.
Costo global de mantencin
El costo global de mantencin es la suma de cuatro costos:
Costo de las intervenciones (Ci)
Costo de las fallas (Cf)
Costo de almacenamiento (Ca)
Costo de sobre-inversiones (Csi)
Cg = Ci + Cf + Ca + Csi
Costo de las intervenciones
En el costo de las intervenciones (Ci) se incluyen los gastos relacionados con el
mantenimiento preventivo y correctivo. No se incluyen costos de inversin ni de de actualizacin
tecnolgica ya que estos son producto de proyectos especficos que van en relacin directa con el
aumento de la produccin, por tanto deben estar considerados en el flujo financiero que evala la
conveniencia de realizar ese proyecto. Tampoco se incluyen ajustes de los parmetros de
produccin, re-ubicacin de los equipos, tareas de limpieza, etc.
El costo de las intervenciones est compuesto principalmente por:
mano de obra interna o externa,
repuestos de bodega o comprados para la intervencin;
material fungible ocupado en la intervencin.
El costo de la mano de obra interna se calcula con el tiempo empleado en la intervencin
multiplicado por el costo de HH especificando el tipo de mano de obra ocupada. La mano de obra
externa generalmente es un monto convenido con un contratista, valores que deberan estar
estimados de ante mano por el encargado del mantenimiento.
Los repuestos que estaban en bodega y son usados en la reparacin deben ser valorados al
precio actual en el mercado y no al valor que ingresaron a bodega. Los comprados en el momento
es el valor de factura.
El material fungible sea especfico o general se costea conforme a la cantidad usada. La
amortizacin de equipos de apoyo y herramientas de uso general se consideran en forma
proporcional al tiempo de intervencin.
Costo de fallas
Estos costos corresponden a las prdidas del margen de utilidad debido a problemas directos
de mantencin que hayan redundado en una reduccin en la tasa de de produccin de productos
con la calidad deseada, costos por multas debido al dao ambiental, aumento del costo de la
seguridad del personal por fallas en los dispositivos de seguridad, prdidas de negocios, prdidas
de materias primas que no se pueden reciclar, aumento de los costos de explotacin, etc.
Los problemas de mantenimiento ocurren por:
mantenimiento preventivo mal definido,
mantenimiento preventivo o correctivo mal ejecutado,
uso de repuesto malos, inadecuados o de baja calidad,
mantenimientos efectuados en plazos muy largos por falta de comunicacin entre
departamentos o adquisicin de repuestos,
falta de mtodos, procedimientos, planificacin o personal no calificado.
Costo de almacenamiento
En general este costo es alto en las empresas y es aqu donde existe espacio para implementar
mejoras tendientes a bajar costos. El costo de almacenamiento representa los costos incurridos
en financiar y manejar el inventario de piezas de recambio e insumos necesarios para la funcin
mantenimiento, se incluyen:
el inters financiero del capital inmovilizado por el inventario,
la mano de obra y la infraestructura computacional dedicada a la gestin y manejo del
inventario,
los costos de explotacin de edificios: energa, seguridad y mantenimiento,
amortizacin de sistemas adjuntos: montacargas, tratamientos especiales, etc.,
costos en seguros,
costos de obsolescencia.
Costo de sobre-inversiones
En el diseo inicial de una planta, lo correcto es tomar la decisin de adquirir equipos que
minimicen el costo global de mantenimiento durante su ciclo de vida. Ello implica en general que
se compren equipos cuyas inversiones iniciales son mayores que las de otros que cumplen los
mismos requerimientos pero cuyos costos de intervencin y almacenamiento asociados se
estiman menores.
A fin de incluir la sobre-inversin, se amortiza la diferencia sobre la vida del equipo. As es
posible castigar en el costo global las inversiones extras requeridas para disminuir los dems
componentes del costo.
Un sistema adecuado de codificacin permite a los costos ser acumulados por los
requerimientos de los costos objeto (tales como mantenimiento preventivo, mantenimento
correctivo, pago a terceros, reas productivas, centros de responsabilidad, etc.) y tambin ser
clasificados en categoras apropiadas. Clasificacin de costos tpica, dentro de una base de datos
son por categoras de gastos (materiales directos, mano de obra directa, gastos indirectos) y por
tipo de costos (fijo o variable).
Los costos futuros, tanto como los pasados, se necesitan para el proceso de toma de
decisiones. Entonces los costos obtenidos desde la base de datos deben ser ajustados para un
anlisis permanente de cambio de precios y estrategias. Es importante la clasificacin de costos
para evaluar los impactos financieros de las decisiones de expandir o contraer, pero en la base de
datos no estn clasificados segn la relevancia ya que esta adquiere su significado de acuerdo al
escenario en que est o vaya a enfrentar la organizacin.
Sistema de costeo
Contabilidad de costos general
(para cada categora individual de gastos, por ej.: almacenamiento, sobreinversin, salarios superiores, energa, depreciacin, etc.)
Asignaciones en
la primera etapa
Centro de costos 1
(normalmente
equipos o reas)
Centro de costos 2
(normalmente
equipos o reas)
Centro de costos n
(normalmente
equipos o reas)
Asignaciones en la
segunda etapa (horas
mano de obra directa
o de mquinas)
Costos directos
Costos objeto
(mano de obra, mantencin correctiva, etc.)
LA TOMA DE DECISIONES
Una buena contabilidad debe proveer informacin financiera y no-financiera, que ayude al
administrador a una acertada toma de decisiones. Entonces la definicin de la estructura de la
contabilidad de costos requiere un entendimiento del proceso de toma de decisiones y del
conocimiento de los usuarios de esa informacin.
Como la informacin entregada por la administracin de la contabilidad debe ser juzgada a
la luz de los efectos en el resultado de las ltimas decisiones tomadas, es necesario tener
antecedentes y conocer el proceso de toma de decisiones para entender la potencialidad de la
gestin de costos.
En la Fig. 2 se presenta un modelo de un proceso de toma de decisiones. Los cinco
primeros pasos representan el proceso de planeamiento el cual involucra hacer elecciones entre
alternativas y es la actividad principal en el proceso de toma de decisiones. Las ltimas dos fases
representan el proceso de control en el cual se mide y se corrige el actual rendimiento para
asegurar que las alternativas que son escogidas y los planes para su implementacin estn siendo
bien llevados.
Proceso de
control
necesaria de los equipos productivos, debido a las caractersticas que los nuevos productos
imponen, seguramente la contribucin que podra hacer mantenimiento en el diferencial de
costos, rpidamente se ver perdida. En especial deberan considerarse acciones tales como
mayor automatizacin, insercin de nuevos materiales, rediseo de partes y piezas, cambio de
configuraciones o arquitectura de los equipos, capacitacin de los operadores, etc. En otros
aspectos acciones como reestructuracin del departamento, definicin de responsabilidades,
cambios en los mtodos y formas de realizar la mantencin, mejoramiento del sistema de
informacin, etc.
La bsqueda de cursos de accin alternativos involucra la adquisicin de informacin
concerniente a futuras oportunidades y entornos; es la etapa ms difcil pero a la vez la ms
importante en el proceso de toma de decisiones. Idealmente deberan considerarse todas las
alternativas factibles, pero en la prctica no se debera trabajar con ms de dos o tres alternativas,
pero con el punto de inicio bien conocido, las potencialidades y restricciones bien dimensionadas
y una claridad en el objetivo que se persigue.
Reunir datos relevantes para las alternativas
Cuando las potenciales reas para las actividades son identificadas, el equipo de trabajo debe
fijar la tasa de crecimiento potencial de las actividades, la habilidad necesaria de la organizacin
para establecer una priorizacin de las actividades y planes alternativos para situaciones que se
salen de control, debido a la variabilidad inherente del entorno industrial y comercial. Situaciones
que caen fuera del control de la gestin del mantenimiento pueden ser variacin en el precio de la
divisa, desaparicin del proveedor, regulaciones ambientales, aparicin de nuevas tecnologas
innovadoras, migracin de profesionales calificados, nuevas decisiones estratgicas en la
empresa, cambios en el escenario competitivo, etc.
Los cursos de accin seleccionados por la organizacin del mantenimiento usando la
informacin recopilada por ellos comprometern recursos por un perodo largo de tiempo, y
adems tendrn un impacto dentro de la empresa, esto es, cual ser la priorizacin de las
actividades de reparo, como influir en los niveles de produccin, cual ser la relacin de trabajo
intra departamental, el nivel de conocimientos requeridos por los operarios, implementacin de
una nueva estructura de costos, etc.
Seleccionar alternativas para los cursos de accin
En la prctica, la toma de decisiones involucra escoger entre cursos de accin alternativos y
seleccionar la alternativa que mejor satisface el objetivo de la organizacin para el
mantenimiento. Asumiendo que el objetivo es maximizar la confiabilidad de los activos de
produccin, la alternativa seleccionada debe estar basada en un modelamiento que mida la
confiabilidad esperada para los diversos escenarios bajo los cuales se desarrollarn las
actividades de mantencin, sujeto a las restricciones correspondientes que impone el entorno de
la organizacin.
El modelamiento usado para calificar las distintas alternativas debe estar a cargo de
especialistas que conozcan y puedan valorar las distintas estructuras o arquitecturas propuestas
por una reingeniera de los equipos productivos. Basado en el criterio del grupo de trabajo se
debera elegir aquella configuracin que asegure la mayor confiabilidad para el conjunto de
equipos en las lneas de produccin.
proyectos deben ser expresadas en trminos monetarios. En caso que dos proyectos presenten
beneficios muy similares se podran jerarquizar mediante el uso de condiciones cualitativas. Las
dos ltimas etapas tienen como objetivo la revisin de los proyectos, sobretodo en sus supuestos,
aprobar el flujo de recurso y controlar el desarrollo de estos proyectos. Los lazos de
retroalimentacin tienen la misin de ingresar aquellas correcciones para los desvos antes que
estos sean crticos.
VF1
(1 + i )
VF2
(1 + i )
VF3
(1 + i )
VF4
(1 + i )
+L+
VFn
(1 + i )n
I0
donde: I0 representa la inversin inicial del proyecto, VF representa los ingresos netos futuros
para cada ao de vida til del proyecto (de 1 a n) e i es la tasa de retorno exigida al proyecto. La
tasa de retorno puede ser la tasa que da el mercado financiero para una inversin sin riesgo o bien
es la tasa que la empresa exige a sus proyectos para que estos sean atractivos como alternativa de
inversin.
El origen de los proyectos de mejoramiento en el rea del mantenimiento se deben a
diferentas causas, que se pueden manifestar como:
Produccin defectuosa (productos rechazados y reprocesados).
Baja disponibilidad (produccin perdida por fallas imprevistas, por tiempos de
preparacin excesivos).
Baja productividad (tasa de produccin disminuida).
Baja mantenibilidad (tiempos de ejecucin notablemente altos).
Alta accidentabilidad (numerosas fallas que desembocan en accidentes personales y/o
ambientales).
Exceso de inventario de repuestos, partes, equipamientos y productos intermedios en las
lneas de produccin.
Pago de servicios a terceros por mantenciones extraordinarias.
Prdida de beneficios por no entregar a tiempo la produccin comprometida o con
defectos en la calidad.
Prdidas por deterioracin acelerada de equipamientos.
Otras prdidas debido a la gestin deficiente de la mantencin.
VF3
VFn
VF1
VF2
+
+
+L+
2
3
1 + K (1 + K )
(1 + K )
(1 + K )n