Introduccin

Un manual de procedimientos es el documento que

contiene la descripcin de actividades que deben seguirse
en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ms de ellas. El manual incluye
adems los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participacin.
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios,
autorizaciones o documentos necesarios, mquinas o
equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa.
En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin
la informacin bsica referente al funcionamiento de
todas las unidades administrativas, facilita las labores de
auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se est realizando o no adecuadamente.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que
respecta
a
descripcin
de
tareas,
ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al
adiestramiento y capacitacin del personar ya que
describen en forma detallada las actividades de cada
puesto.
Sirve para el anlisis o revisin de los
procedimientos de un sistema. Interviene en la consulta
de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificacin de
trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de
autoridad, etc.
Para establecer un sistema de informacin o bien
modificar el ya existente. Para uniformar y controlar el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su
alteracin arbitraria. Determina en forma ms sencilla las
responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluacin del control
interno y su evaluacin.

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo

que deben hacer y cmo deben hacerlo. Ayuda a la
coordinacin de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y
el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y
mtodos.
Manual de procedimientos
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el
quehacer cotidiano de las diferentes reas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto
las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales puede
hacerse un seguimiento adecuado y secuencial de las actividades
anteriormente programadas en orden lgico y en un
tiempo
definido.
,.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de
un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar
un trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del
personal, la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos
materiales, tecnolgico y financiero, la aplicacin de mtodos de trabajo y de
control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes
operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

A.
B.
C.
D.
E.
F.

Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Auxilian en la induccin al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos
que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
G.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs
de un flujo eficiente de la informacin.
H.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al
personal.
I.
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.

J.

Se establecen como referencia documental para precisar las

fallas, omisiones y desempeos de los empleados involucrados
en un determinado procedimiento.
K.
Son guas del trabajo a ejecutar.
Un sistema est basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboracin
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes
pasos:
1. Definir el contenido:

Introduccin.

Objetivos.

reas de aplicacin.

Responsables.

Polticas.

Descripcin de las operaciones.

Formatos.

Diagramas de flujo.

Terminologa.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Recopilacin de informacin.
Estudio preliminar de las reas.
Elaboracin de inventario de procedimientos.
Integracin de la informacin.
Anlisis de la informacin.
Graficar los procedimientos.
Revisin de objetivos, mbito de accin, polticas y reas responsables.
Implantacin y recomendaciones para la simplificacin de los
procedimientos.

Las fuentes de informacin ms comunes son:

Archivos de la empresa.
Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los mtodos para compilar la informacin son:

Encuestas.
Investigacin documental.
Observacin directa.

Recomendaciones generales de presentacin

La presentacin es muy importante, para lo cual hay que

considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de elaboracin.
d. Responsables de la revisin y autorizacin.
e. ndice con la relacin de captulos que forman el manual.
f. Cartula, portada, ndice general, introduccin, parte sustancial
del manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisin y
actualizacin en tamao carta u oficio.
h. Utilizar el mtodo de reproduccin en una sola cara de las
hojas.
i. Utilizar separadores de divisiones para los captulos y
secciones del manual.

Revisin, aprobacin, distribucin e implantacin

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
informacin est completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada rea de la empresa debe aprobar el contenido para
su impresin, difusin y distribucin con los ejecutivos y empleados que
deben tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal
encargado de realizar las actividades.
Actualizacin
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados.
Mediante revisiones peridicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la
operacin.

Esquema del contenido de un manual de procedimientos

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

El ttulo, el alcance y el campo de aplicacin.

La tabla de Contenido.
Las paginas introductorias acerca de la organizacin y del manual
La poltica y los objetivos de la calidad.
Descripcin de la estructura de la organizacin, las responsabilidades y
autoridades.
Descripcin de los elementos
Definiciones, si es apropiado
Gua para el manual de procedimientos, si es apropiado.
Apndice, si es apropiado.

Es importante mencionar que el orden del contenido del manual puede ser
cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario.
Contenido de un manual de procedimientos
A. Identificacin
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular
debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en
segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal.

B. ndice o contenido

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del

documento.

C. Prlogo y/o introduccin

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e
importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la
mxima autoridad de las reas comprendidas en el manual.
D. Objetivos de los procedimientos
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.
Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de
trabajo y evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por
fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de
auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia; que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando
adecuadamente; reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems
de otras ventajas adicionales.
E. reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos
Esfera de accin que cubren los procedimientos.
Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en:
procedimientos macroadministrativos y procedimientos meso administrativos
o sectoriales.
F. Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos
en cualquiera de sus fases
G. Polticas o normas de operacin
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin
que se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de

responsabilidad de
procedimientos.

las

distintas

instancias

que

participaban

en

los

Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan

las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que
deben considerarse en su planteamiento:

Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben

el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est no
incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.
Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua
consulta a los niveles jerrquicos superiores.
H. Concepto (s)
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el procedimiento,
las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al
usuario la consulta del manual.
I. Procedimiento (descripcin de las operaciones).
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu
consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen,
sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del
procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe
anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se
trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene
que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente
codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin,
aun en los casos de varias opciones en una misma operacin.
J. Formulario de impresos.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan
dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de

stas, empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas en

forma concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.
K. Diagramas de flujo.
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de
un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se
muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos
que intervienen (procedimiento detallado), en cada operacin descrita.
Adems, suelen hacer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso.
Los diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual,
brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su
comprensin. Para este efecto, es aconsejable el empleo de smbolos y/o
grficos simplificados.
L. Glosario de trminos.
Lista de conceptos de carcter tcnico relacionados con el contenido y
tcnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de
apoyo para su uso o consulta. Procedimiento general para la elaboracin de
manuales administrativos

Diseo del proyecto.

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisin,
toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible
para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de
quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atencin en todas y
cada una de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se
consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que
fundamentan la ejecucin del trabajo.
A. responsables
Para iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es
indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la
conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a
un coordinador, auxiliado por un equipo tcnico, al que se le debe

encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de diseo, implantacin

y actualizacin. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido y
presentacin de la informacin.
Por lo que respecta a las caractersticas del equipo tcnico, es conveniente
que sea personal con un buen manejo de las relaciones humanas y que
conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura,
funciones y personal. Para este tipo de trabajo, una organizacin puede
nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la experiencia
necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede
encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo (en caso de
contar con este mecanismo). Asimismo, puede contratar los servicios de
consultores externos.

B. Delimitacin del universo de estudio

Los responsables de efectuar los manuales administrativos de una
organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar
en posibilidad de actuar en l; para ello, deben realizar:
C. Estudio preliminar
Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y
actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. Con base
en l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de
informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar,
magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y
en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para
efectuar el estudio.

Ejemplo de un procedimiento aplicado a la educacin

Procedimiento que deben seguirse para la autorizacin de cuotas

que se cobran en colegios privados
Segn lo establecido en el Decreto Ley No. 116-85 del procedimiento a seguir
para la autorizacin de cuotas, los centros de enseanza privada funcionan

bajo la vigilancia y control del Estado, el que debe autorizarlos, incluyendo

las cuotas que puedan cobrar por los servicios que dichos centros presentan.
a. Presentar solicitud de incremento de cuotas dirigida al Director
Departamental de Educacin de Petn, dentro de los primeros tres
meses del ciclo lectivo anterior al que se quiera aplicar el incremento.
b. Presentar justificacin de la razn del incremento.
c. Fotocopia de Resolucin de creacin para funcionamiento del centro
educativo.
d. Descripcin de servicios educativos que se preste en dicho centro.
e. Certificacin contable del balance general y balance de ingresos y
egresos, correspondiente al ltimo ejercicio fiscal.
f. Finiquito del pago de salarios del personal que labora en el centro
educativo.
g. Copia de la ltima planilla de salarios reportados al Instituto
Guatemalteco de Seguridad Social IGSSh. Constancia de pago de operacin escuela de acuerdo al nivel
educativo.
i. Nmina del personal Tcnico administrativo y de servicio, que describa
lo siguiente: nombre, nmero de Cdula, Ttulo o Diploma, cargo y
salario.
j. Nmina del personal docente que incluya lo siguiente: nombre, Ttulo,
nmero de Cdula de Vecindad y Cdula Docente, clase escalafonaria,
grado, cursos que imparte y salario.
k. Presentar informe de la memoria de labores que describa las
actividades realizadas durante el ciclo lectivo anterior.
l. Certificacin de salubridad emitida por el Centro de Salud y Supervisin
de Saneamiento Ambiental
m. Certificacin de habitabilidad emitida por Ingeniero o profesional
autorizado.

n. Constancia de cumplimiento de aspectos a mejorar, contenidos en el

Proyecto Educativo Institucional -PEI- o emitida por autoridad educativa
competente.
Observacin:
Los centros educativos privados, nicamente podrn cobrar las cuotas que
les fueron autorizadas, mediante resolucin por el Ministerio de Educacin a
travs de las Direcciones departamentales de Educacin, cuando lo que se
solicite sea el incremento de cuotas autorizadas, este no podr ser mayor de
un 15%.
La Resolucin que autorice el incremento o fijacin de cuotas tendr vigencia
para tres aos, y debe ubicarse a la vista de los usuarios.
Fundamento legal
Reglamento para la Aplicacin del Decreto Ley No. 116-85 del 13 de
noviembre de 1985. Acuerdo Gubernativo 1202-85

Conclusiones

a. Como se mencion anteriormente, si no re realiza una actualizacin

constante de los Manuales de Procedimientos que a este documento
concierne, la informacin contenida no servira como una herramienta
bsica para laborar al no establecerse lmite en responsabilidades y
competencia de actividades a realizar.
b. Es por ello que se considera vital contar con dicho documento por
necesidad ms que por mera formalidad e imagen.

c. La realizacin de esta actualizacin bien podra llevar a pensar que un

Manual de Procedimientos puede llegar a ser tan amplio que se pudiera
perder en la informacin obtenida, esto debido a que pueden existir un
sinfn de actividades y en e caso del Ayuntamiento, trmites a realizar.

Recomendaciones

a. Dentro de las principales recomendaciones, es comentar que este

Manual, para que cumpla con los objetivos por los cuales fue realizado,
debe ser dado a conocer a las distintas Direcciones del Ayuntamiento y
evitarse al mximo tener el Manual como un documento ms; ya que
fue elaborado para consulta de cualquier empleado interesado en
informarse respecto a la manera en que se realiza un trmite o con
quin debe dirigirse para dar continuidad a determinada actividad que
se est llevando a cabo.
b. Tambin se recomienda entregar un juego del Manual a cada una de las
Direcciones, informando a la totalidad de los empleados sobre la

existencia de este documento y los fines por los cuales es importante

considerarlo en su diario laborar.
c. Como recomendacin final es que este documento, junto con el resto
de manuales y documentos de organizacin administrativa sean
actualizados mnimo en cada Administracin Municipal, ya que pudiera
existir nueva forma de proceder, mejoras o modificaciones a los
distintos trmites y muy posiblemente nuevos procedimientos por
agregar; ya que cada Administracin suele ser distinta.

Bibliografa

ORGANIZACIN DE EMPRESAS, ANLISIS DISEO Y

ESTRUCTURA
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN
MXICO, FCA - UNAM
"MANUALES ADMINISTRATIVOS: GUA PARA SU
ELABORACIN"
FRANKLIN FINCOWSKY ENRIQUE BENJAMN
MXICO, FCA - UNAM
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

 GMEZ CEJA
MXICO, Mc GRAW HILL 1997

Seccin Huehuetenango
P.E.M. en Pedagoga y Tcnico en Administracin Educativa

Curso:

Organizacin y Gestin Educativa

Lic.

Erik Ronaldo Castillo Herrera

Fecha:
VII Ciclo

Martes, 09 de junio de 2015

Manual de procedimientos en la Educacin

Nombre de la estudiante:
Martnez Snchez, Sucelly Yadira

No. de Carn:
201324694