TEMA 40: CREACION DE AVISOS,

UBICACIONES TECNICAS EN SAP R/3

ORDENES

DE

TRABAJO

CREACIN DE AVISOS
Los avisos se emplean dentro de la gestin de mantenimiento en caso de que
se produzca una avera una situacin de excepcin.
Se distinguen principalmente tres tipos de avisos de mantenimiento:

Aviso de cliente: aviso de una avera o un problema que se haya

producido.
Aviso de actividad: documentacin de las actividades ejecutadas.
Solicitud de mantenimiento: solicitud para medidas a ejecutar.

AVISO DE SERVICIOS
Los avisos de servicio describirn una avera producida en un objeto tcnico.
La transaccin por la que se crea un aviso de servicio es a travs de:
Va Mens
Va Cdigo de Transaccin

Logstica Mantenimiento Gestin

mantenimiento Aviso Crear en general
IW21

Ejecutando esta transaccin se accede a la siguiente pantalla:

de

Clase de aviso: clave que identifica el tipo de aviso, (avera, mantenimiento,

actividad). En funcin de la clase de aviso, las posiciones que presente el aviso
describirn con mayor o menor detalle el problema que ocurri y la actividad
que se realiz.
Aviso: cdigo del aviso, puede ser un cdigo interno, asignado por el sistema,
externo, debindose de encontrar entre un rango de nmeros que se haya
definido en el sistema.
Enter:
Los datos de cabecera del aviso contienen informacin utilizada para identificar
y gestionar el aviso:

Aviso: nmero del aviso, (en este caso interno del sistema), en el campo
contiguo se puede introducir un texto explicativo.
Pestaa de Datos Generales:
Ubicacin tcnica: sobre la que se notifica el aviso.
Direccin del aviso: datos relativos a la direccin de la ubicacin tcnica, el
sistema los recoge automaticamente de la ubicacin, para ello se selecciona el
icono en forma de sobre en el men: Detalles Direccin.

Esta ventana recoge los datos que se haban introducido en la ubicacin

tcnica relativos a la direccin, en caso de que se estime oportuno se pueden
introducir ms datos, como telfono, fax, correo electrnico
Dando enter los datos se pasan a la pantalla principal del aviso.
Circunstancias:
Descripcin: recoge el texto de cabecera introducido en el aviso.
En el campo de texto situado debajo se pueden introducir los datos explicativos
del aviso que se consideren oportunos, el sistema recoge en la primera lnea
quin ha introducido los datos y la fecha y la hora en la que se introdujeron en
el sistema.

Parte objeto: parte del objeto sobre la que se realiza el aviso, (por ejemplo,
caso de EMVISL, parte de la vivienda: cocina, bao, dormitorio)
Motivo llamada: indicador del motivo por el cual se ha realizado el aviso.
Texto: texto explicativo del motivo de la llamada.
Causas avera: clave indicadora de la causa de la avera detectada.
Texto causa: texto explicativo de la causa de la avera detectada.
Prioridad: clave que identifica la importancia del tratamiento del aviso.
Inicio deseado: Fecha en la que se debe comenzar con el tratamiento del
aviso.
Fin deseado: fecha para la cual debe de estar terminado el tratamiento del
aviso.
Pestaa de Actuaciones:
Motivos Aviso:

El sistema transfiere a esta pantalla los datos de la posicin introducidos en la

pestaa de datos generales del aviso: parte del objeto y motivo de la llamada.
Se marca la posicin y se selecciona la pestaa de Causas:

Causas:

En el campo Grupo cdigos, desplegando el matchcode se introduce la causa

que se ha detectado como motivo del aviso.
En el campo Texto de la causa se puede introducir un texto explicativo de la
causa, como por ejemplo asignar un responsable que ejecute la medida
pertinente para solucionar el problema, en caso de que fuera insuficiente,
seleccionando el icono hoja / lpiz se dispondr de una hoja para especificar
los detalles que se estimen oportunos.
Siguiente pestaa:

Medidas:

En el campo Grupo cdigos, desplegando el matchcode correspondiente, se

introduce la medida que se va a tomar.
En el campo Texto medidas se introduce un texto explicativo de la medida
que se ha tomado.
Posicionndose sobre la linea de la medida y seleccionando el icono lupa,
(vista detallada) aparecer una ventana que recoge la informacin acerca de
la medida:

La medida puede tener distintos status, (estados en los que se encuentra), en

principio estar abierta, pero habr de ser liberada para poder realizar
operaciones con ella, para liberarla habr que accionar la bandera verde.
Una vez que la medida ha sido llevada a cabo, se pasar a estado de cerrada,
bandera a cuadros, y en caso de que se haya concluido sin errores se podr
marcar con estado de con xito.
Una vez especificada la medida, se pasa a la ltima pestaa:

Actividades:

En la columna Grupo cdigos, desplegando el matchcode correspondiente del

campo, se introduce la actividad que se ha llevado a cabo para resolver el
problema derivado del aviso.
En la columna Texto de accin se puede introducir un texto explicativo
detallando la accin llevada a cabo, igual que se ha visto hasta ahora,
seleccionando el icono hoja / lpiz podr introducirse un texto mayor, en caso
de que se estime necesario.

Una vez que se ha registrado el aviso, este puede llevar a que se genere una
orden no sea necesario, con lo cual quedara archivado en el sistema a modo
informativo.
En el caso de que fuese necesario la realizacin de una orden de trabajo para
ese aviso, el procedimiento por el cual se asignara la orden al aviso sera el
siguiente:
Dentro de la pantalla del aviso, yendo por el men: Aviso PM Orden
Crear Directo
Aparecer la siguiente ventana:

Se introduce la clase de orden y el puesto de trabajo responsable, se da enter

y se accede a la pantalla de creacin de la orden:

La orden que se crea tomar automticamente del aviso una serie de datos,
como son:
Puesto de trabajo responsable, fechas de inicio y fin, objeto de referencia
(ubicacin tcnica equipo) y la operacin.
Tambin aparece un campo referente al aviso al cual est ligado esa orden.

Una vez que se ha creado una orden para un aviso, en la pantalla del aviso, en
los datos de cabecera aparecer la orden existente para ese aviso:

Tambin puede asignarse una orden a un aviso una vez que la orden ya ha
sido creada, el paso a seguir es: yendo por el men: Aviso PM Orden
Asignar
Aparecer una ventana en la que pedir introducir el cdigo de la orden que se
asignar al aviso.

Para imprimir el aviso, a travs del men: Aviso PM Imprimir Aviso

Aparece esta ventana, con los tipos de documentos que se pueden imprimir
para ese aviso, se selecciona uno de ellos y en primer lugar se puede visualizar
el documento de la impresin y luego imprimirlo. El dispositivo de salida es
PLOC.

CATLOGOS
Todos los motivos de llamada, causas, medidas y actividades que aparecen en
los desplegables correspondientes en el aviso, son catlogos que se crean a
travs de la siguiente transaccin:
Va Mens
Va Cdigo de Transaccin

Logstica Mantenimiento Gestin

mantenimiento Entorno Catlogo Tratar
QS41

Ejecutando la transaccin se accede a la siguiente pantalla:

Desplegando el matchcode correspondiente al campo catlogo, se introduce el

tipo de catlogo sobre el que se introducirn los motivos, causas, medidas
actividades segn sea preciso.
A modo de ejemplo, se escoge como catlogo V, (motivo de llamada) y en el
campo grupo de cdigos *, (todos los grupos):
Se accede a la siguiente pantalla:

de

Para crear un nuevo grupo de cdigos se selecciona el icono Entradas

nuevas.
En la columna Grupo de cdigos se introduce la clave identificativa del grupo.
En Texto breve, la denominacin del grupo de cdigos.
Por ltimo en la columna referente a Status grupo cdigo se indica el estado
en el que se encuentra el grupo, ha de estar en status liberado para que pueda
utilizarse.
Marcando un grupo (Avisos de denuncia) y haciendo doble clic en la carpeta
Cdigos, se accede a esta pantalla:

Para introducir un nuevo cdigo se selecciona el icono Entradas nuevas.

La columna Cdigo recoge la clave identificativa de cada uno de los elementos
que compone el grupo de cdigos.
En la columna Texto breve para cdigo se recoge el texto explicativo del
cdigo, (denominacin).

RDENES

CREACIN DE RDENES
Cuando se detecta un trabajo a realizar contra un objeto tcnico, un empleado
autorizado puede crear inmediatamente una orden y planificar las medidas de
mantenimiento necesarias, sin necesidad de crear previamente un aviso de avera. En
nuestro caso, el aviso de avera se crear automticamente al crear la orden de
mantenimiento.
Para crear una orden de mantenimiento independiente, haremos lo siguiente:

Va Mens

Logstica Mantenimiento Gestin de mantenimiento

rdenes Crear en general

Va Cdigo de Transaccin

IW31

Siguiendo este camino llegaremos a la pantalla Crear orden: Acceso. A partir de

ah, la secuencia de acciones es la siguiente:
1.- Introducir la clase de orden correspondiente.
Por ejemplo:
26P1

Orden mantenimiento y Renovac Vivienda

2.- Introducir la prioridad de la orden.

Este campo no es relevante de momento ( nos ayuda a pronosticar fecha
de inicio y de finalizacin de una orden)
3.- Introducir el equipo o la ubicacin tcnica.
4.- Introducir el centro de planificacin del mantenimiento . Hay uno por
planta.

Tras pulsar INTRO se accede a la pantalla Orden de MT: Cabecera central. Si se

introduce un objeto determinado para la orden de mantenimiento, por ejemplo, una
ubicacin tcnica o equipo, ste constituir el objeto de referencia de la nueva orden de
mantenimiento. El sistema completa algunos datos de cabecera con datos del registro
maestro de objetos. Verifique los datos y complete otros campos relevantes.
Si precisa ms lneas para la descripcin de las disponibles en el texto breve, llame a un
editor de textos explicativos utilizando:
Cabecera / Texto explicativo
Pasar a la pantalla del editor de textos, en la que puede introducir un texto explicativo
para la cabecera de la orden utilizando las funciones de SAPscript. Grabe el texto
explicativo y vuelva a la pantalla de datos de cabecera con:

Pasar a / Back.
Despus de realizarlo, grabaremos la orden de mantenimiento.

Para programar el trabajo que debe realizarse en la orden de mantenimiento, se utilizan

operaciones. Una operacin describe la actividad realizada en una etapa de una
orden de mantenimiento.
Observemos que cada operacin puede ser realizada por un puesto de trabajo distinto,
aunque el sistema siempre nos va a proponer por defecto en todas las operaciones el
puesto de trabajo responsable de la orden de mantenimiento

Para cada una de las operaciones de la orden de mantenimiento, el sistema nos

permite introducir un tiempo estimado para realizar dicha operacin. Este tiempo,
el sistema nos lo propondr cuando notifiquemos contra esa orden.
Si volvemos a la pantalla inicial de la orden de mantenimiento podremos
comprobar que en el marco operacin (en la parte inferior de la orden), el sistema
introduce por defecto la primera de las operaciones contenida en la lista.
Tambin podemos indicar al sistema que hemos necesitado unos determinados
componentes. Dichos componentes pueden ir asociados a la orden de
mantenimiento o a una operacin en particular dentro de la orden. Para asociar
componentes a la orden de mantenimiento, pulsaremos el botn de componentes
dentro de la pantalla correspondiente a la orden.
Si, por el contrario, lo que queremos hacer es asociar componentes a una
determinada operacin, marcaremos el flag correspondiente a dicha operacin en
la pantalla Resumen de operaciones, y pulsaremos el botn de componentes.

Pasaremos a una pantalla como la indicada a continuacin, donde podremos ver

cul es el nmero de orden y la operacin dentro de dicha orden. En esta pantalla
indicaremos el cdigo del material que queremos incluir junto con la cantidad
necesaria y el tipo de posicin (L posicin de almacn en este caso se crea una
reserva de material contra almacn, N posicin de no almacn o T posicin de
texto).

LIBERACIN DE RDENES DE MANTENIMIENTO

Una vez terminada la generacin de la orden tendremos que liberarla para su
tratamiento. Para ello, pulsaremos el botn situado en la barra de pulsadores a la
izquierda o seguiremos el camino desde la cabecera de la orden:
Orden / Funciones / Para tratamiento
El efecto de liberar la orden es el siguiente:
Se puede imprimir la orden, se pueden confirmar tiempos contra ella, y se pueden
hacer salidas de material de almacn o recepcin de materiales de compras contra
la orden.
Una orden cuando se crea slo es un conjunto de operaciones a realizar, con una
planificacin de materiales, etc.. El liberar la orden tiene la implicacin de
empezar a ejecutar dicha orden.
CIERRE TCNICO DE LA ORDEN
Para realizar el cierre tcnico de la orden, entraremos de nuevo en la orden
siguiendo el camino:
Va Mens
Va Cdigo de Transaccin

Logstica Mantenimiento Gestin de mantenimiento

Orden Modificar

IW32

Dentro de la pantalla de modificacin de la orden haremos:

Orden / Funciones / Cerrar / Cierre tcnico
- Se activa el status de sistema "Tcnicamente cerrada" para la orden
de mantenimiento.
- Los datos de emplazamiento e imputacin especificados en la orden
estn fijados y no podrn ya modificarse. Sin embargo, la orden podr
recibir an costes, por ejemplo a travs de facturas recibidas de
materiales entregados y utilizados.
- Si la norma de liquidacin no ha sido actualizada todava en la orden
de mantenimiento, el sistema crear una automticamente. Si no fuera
posible debido a la ausencia de datos, el sistema le llevara a la
pantalla de actualizacin de la norma de liquidacin (vase tambin
Norma de liquidacin).
- El sistema marca para su borrado:
- Todas las solicitudes de pedido de la orden
- Todas las reservas restantes de la orden de mantenimiento.
-Todas las capacidades restantes programadas para la orden de
mantenimiento.
NORMA DE LIQUIDACIN DE LA ORDEN

Desde la transaccin de modificar la orden, vamos a la barra de men Pasar a /

Norma de liquidacin, de ah nos sale una pantalla en la que nos pregunta si es con
propuesta o sin propuesta, a priori hacemos clic en con propuesta, y dependiendo
de la informacin en el objeto tcnico y en el perfil de liquidacin, nos sale la
norma de liquidacin rellena o no.

En la pantalla anterior, los datos que tenemos, son:

Tp Tipo de imputacin, para determinar si va a cargarse contra un activo
fijo, centro de coste, etc.
Receptor de la imputacin Cual va a ser el centro de coste o el activo fijo
que va a recibir los costes. Este campo ha de ir en consonancia con el campo
anterior.
Porcentaje Que porcentaje de los costes se van a liquidar contra el centro
de coste
Clase Si va a ser total o peridica se van a liquidar los cotes totales
acumulados, o slo los correspondientes a ese periodo.

CIERRE COMERCIAL DE LA ORDEN

Para realizar el cierre comercial de la orden, entraremos de nuevo en la orden
siguiendo el camino:
Va Mens
Va Cdigo de Transaccin

Logstica Mantenimiento Gestin de mantenimiento

Orden Modificar

IW32

Dentro de la pantalla de modificacin de la orden haremos:

Orden / Funciones / Cerrar
Como norma, se realiza el cierre comercial de una orden de mantenimiento cuando
ya no se espera ninguna contabilizacin de costes en la orden y se hayan liberado
todos sus costes. La funcin para el cierre comercial de una orden se utiliza para
registrar la siguiente informacin sobre la orden de mantenimiento:
- Se activa el status de sistema "cerrada" para la orden de
mantenimiento.
- Se bloquea la orden para posteriores contabilizaciones, incluso para
contabilizaciones de costes. Esto significa que la liquidacin de la orden
ser posible slo mientras la orden de mantenimiento no ha sido
cerrada comercialmente.
Una orden de mantenimiento podr ser cerrada comercialmente cuando:
- Haya sido cerrada tcnicamente
- Su balance sea cero
- No existan (comprometidos de) pedidos para ella.
Si desea realizar un cierre comercial de una orden que no ha sido todava cerrada
tcnicamente, el sistema la cerrar primero tcnicamente. A continuacin
verificar si el saldo de la orden es cero o no y si an existen comprometidos para
ella.
Si el saldo es cero y no existen comprometidos abiertos, el sistema realizar el
cierre comercial de la orden de mantenimiento.
Si el saldo no es cero y / o existen todava comprometidos abiertos, el sistema
emitir un mensaje de error y fijar el status "tcnicamente cerrada" en la orden.
A continuacin podr visualizar el log, procesar la orden de mantenimiento para
compensarla y realizar de nuevo la funcin Cierre comercial.