GESTO DE CUSTOS

EFICIENTE PARA
EMPREENDEDORES
Controle suas finanas
e aumente sua margem de lucro

//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

SUmrio
1|

Objetivos e conceitos
bsicos de Gesto de Custos
Os 3 objetivos da Gesto de Custos
Custo Fixo versus Custo Varivel

pg04

2| Passo a passo para uma Gesto

de Custos eficiente

pg05
Defina um Controle de Gastos adequado
Registre todos os pagamentos
Crie um oramento especfico para despesas
Tenha disciplina e seja organizado
3| Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
Administrativo/Financeiro
Recursos Humanos
Infraestrutura
Fornecedores
Otimizao de processos

4| Transformando custos
fixos em custos variveis
pg12
Receita versus Custo
Receita versus Custo: cenrio de reduo da receita
Receita versus Custo: cenrio de aumento da receita
5|

Custos como estratgia de precificao pg14

Fatores predominantes para precificao
Como precificar um produto/servio do ponto
de vista da Gesto de Custos
Calculei o preo de venda, e agora?

6| Gesto de Custos nas empresas

pg16

7| Gaste menos e lucre mais

pg18

pg06
8| Referncias pg19
9| Sobre o ContaAzul pg20
10| Sobre a Endeavor pg21

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introduO
H certas prticas saudveis que todo empreendedor de sucesso precisa adotar no seu dia
a dia, a fim de garantir os melhores resultados
para o negcio. Algumas delas so definitivas,
como a gesto estratgica dos custos. Mais do
que assegurar a sobrevivncia da empresa,
uma Gesto de Custos eficiente permite o seu
crescimento em ambientes competitivos. Portanto, de extrema importncia que voc conhea, administre e controle com propriedade
os seus custos e despesas.
Outra virtude de um bom empreendedor est
em buscar maneiras constantes de aumentar a
competitividade dos seus produtos e servios
no mercado. Para o seu consumidor, o fator preo um dos argumentos de venda mais decisivos no momento da compra. Por isso, com uma
Gesto de Custos alinhada, alm de conhecer
o investimento exato na produo e oferta de

produtos e servios, sua empresa oferecer um

preo final adequado sua realidade e a dos
consumidores.
Neste guia, voc tem acesso a algumas ferramentas para assumir o controle dos custos
da sua empresa. Se restarem dvidas, envie
-as para ns. Teremos o prazer em ajud-lo a
melhorar seus processos.
Boa leitura!
Equipes ContaAzul e Endeavor

Este ebook vem acompanhado de uma

planilha exclusiva de gesto de custos.
Clique aqui para fazer o download.

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1 | Objetivos e conceitos
bsicos de Gesto de Custos
Antes de comearmos a conhecer as
metodologias para reduzir seus custos
e aumentar seus lucros, precisamos
esclarecer alguns objetivos e conceitos
ligados ao assunto.

Custo Fixo versus Custo Varivel

Custo Fixo: a soma de todas as despesas
mensais de uma empresa que esteja
funcionando, mesmo que no venda ou
preste servio algum.

Os 3 objetivos da
Gesto de Custos
1. Fornecer informaes sobre a
rentabilidade e o desempenho de diversas
atividades da empresa;

Despesas de aluguel, material de escritrio, contador, taxa de IPTU, gua, telefone, entre outras.

2. Auxiliar no planejamento, controle

e desenvolvimento das operaes;

Custo Varivel: o custo do material e dos

insumos, ou seja, tudo que consumido
para voc produzir ou prestar um servio.

Impostos sobre produtos/servios e comisses

de vendedores tambm podem variar.

3. Fornecer informaes para a tomada

de decises.

Leia mais
A importncia de cortar custos certos

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2 | Passo a passo para uma

Gesto de Custos eficiente
Defina um Controle
de Gastos adequado
Para comear, voc precisa determinar um
Controle de Gastos apropriado sua empresa
para o lanamento de todos os custos e
despesas. O Controle de Gastos um conjunto
de categorias que permite classificar cada
despesa. Voc pode cri-lo utilizando um
conjunto de categorias e subcategorias que
permite classificar cada uma das despesas.
Assim, ser possvel visualiz-las de forma
geral ou detalhada.

Uma dica importante: procure criar um

Controle de Gastos no muito resumido, mas
tambm no muito detalhado. Exemplo: criar
uma categoria Despesas Administrativas
muito genrico. Por isso, crie subcategorias
como Despesas com pessoal, Viagens,
Utilidades e Servios, etc.

Registre todos os lanamentos

essencial fazer o registro de todos os gastos.
Assim, ser possvel identificar oportunidades
de reduo de custos por meio de uma anlise
detalhada de toda a gesto.
Crie um oramento
especfico para despesas
Estabelecer um calendrio ou tabela de metas
mensais pode ajud-lo a controlar gastos fixos
e variveis.
Tenha disciplina e seja organizado
Um controle de custos eficiente depende de disciplina e organizao para que voc tenha informaes seguras. Procure sempre analisar os procedimentos financeiros, detalh-los em ferramentas
adequadas e acompanhar periodicamente as suas
variaes. Com tudo em mos, voc poder tomar
decises assertivas para a reduo de custos.

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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
A Gesto de Custos realmente eficiente promove
o equilbrio financeiro no apenas em situaes
de necessidade de cortes. Portanto, a exceo
no deve virar regra: importante que voc investigue continuamente oportunidades de reduo e eliminao de desperdcios.
Ainda assim, se voc est passando por um momento de dificuldade financeira e percebe que
a reduo de gastos fundamental, comece a
basear-se no seu controle de pagamentos. Ao
avaliar os relatrios e identificar despesas onerosas, voc poder encontrar diversas alternativas de cortes.
A seguir, voc confere algumas sugestes
para reduo de custos em diversos setores
de sua empresa.

Administrativo/Financeiro
Planejamento tributrio
Em determinadas situaes, por meio de
um enquadramento tributrio adequado s
caractersticas da sua empresa, possvel
reduzir os valores pagos em impostos.
Os regimes tributrios de lucro Real, Simples e
Presumido tm alquotas diferentes e crditos/
dedues prprios. Conte com o seu Contador
para simular qual o modelo mais apropriado
para o seu negcio.

Leia mais
.Planejamento Tributrio na Prtica
.Organizar os impostos o primeiro
passo para o dinheiro no sair voando

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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
Renegociao de dvidas
Se sua empresa tem dvidas, a melhor maneira
de honr-las renegociar junto aos credores
para obter as melhores taxas possveis. uma
tima oportunidade de economia.
Anlise do Fluxo de Caixa
O acompanhamento peridico do Fluxo de
Caixa primordial para a gesto financeira. Ao
prever antecipadamente uma possvel falta de
caixa, voc garante mais tempo para descobrir
alternativas de cobri-lo, incidindo menores
juros sobre emprstimos.

Leia mais
6 Dicas para um Fluxo de Caixa Eficaz

Tarifas bancrias negociveis

Se voc usa diversos bancos, use esse
relacionamento a seu favor e otimize o
processo de negociao de servios. Se voc
usa apenas um banco, negocie mesmo assim.
seu direito!
Centralizao das compras
Uma equipe focada em compras gera
resultados muito melhores do que compras
feitas individualmente. Para melhorar o
processo, acostume-se a solicitar ao menos 3
oramentos para cada necessidade de compra.
Com as cotaes em mos, ainda vale fazer
mais uma rodada de negociao para chegar
melhor relao custo/benefcio.
Mas ateno: s vezes o menor custo
inimigo da melhor qualidade!

Baixe
Planilha de Fluxo de Caixa
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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
Renovaes automticas
Garanta que seus contratos no sejam
renovados automaticamente por simples
descuido. A renovao automtica diminui a
possibilidade de rescindi-los sem multas.
Poltica de viagens
Defina regras relacionadas s despesas de
passagens, hospedagens, alimentao e traslado.
Essa poltica deve prever e orientar sobre a
importncia da compra de passagens antecipadas,
estipular limites de valores para refeies/gastos
adicionais e definir parmetros para traslado
entre aeroporto, hotel e compromisso, entrega de
recibos e cupons fiscais. Uma boa dica avaliar a
parceria com uma agncia de viagens.

Recursos Humanos
Demisses nem sempre so a soluo
Os custos de resciso impactaro no caixa a
curto prazo. Por isso, faa uma simulao cuja
avaliao considere, alm da resciso e da
economia posterior, os investimentos com a
contratao e o treinamento do funcionrio,
bem como o tempo necessrio para recuperar o
conhecimento perdido.
Banco de horas como compensao
O banco de horas uma alternativa para
minimizar o pagamento de horas extras,
compensando as horas excedentes em perodos
de baixa demanda, emenda de feriados ou
frias mais longas. Voc s precisa avaliar as
regras previstas para aplicao do banco de
horas na conveno sindical da sua categoria.

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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
Terceirizao de servios
O uso de terceiros pode ser uma alternativa
para transformar os custos fixos em
variveis. Porm, importante que as
funes terceirizadas no envolvam
atividades estratgicas da sua empresa, como
desenvolvimento de produtos.
Frias coletivas
Caso haja necessidade de reduo acentuada
na produo, as frias coletivas so muito
teis.
Sugestes de funcionrios
Por estarem envolvidos diretamente no dia a
dia da empresa, seus funcionrios so fontes
eficazes para identificar sugestes para corte
de gastos. Uma dica para incentiv-los
estabelecer um sistema de bonificao para
as sugestes implantadas.

Infraestrutura
Telefonia e energia eltrica
Uma sada simples para reduo de custos
de telefonia garantir que as ligaes
sejam feitas de celular para celular e de fixo
para fixo. Softwares conectados central
telefnica permitem entender o consumo com
detalhes. No caso da energia eltrica, realizar
um programa de conscientizao pode ser
efetivo.
Digitalizao de documentos
O consumo excessivo de suprimentos,
como papel e tinta de impressora, pode
ser facilmente resolvido ao digitalizar os
documentos. Alm disso, esse processo
promove uma maior segurana da informao
com a disponibilizao dos documentos em
rede.

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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
Fornecedores
Compras em volume
Uma tima oportunidade de negociao de
preos a compra de materiais em grande
volume. Apesar de exigir a necessidade de
caixa para compra vista, isso pode refletir
positivamente na margem, j que possvel
reduzir significativamente o custo unitrio do
material.
Reduo de estoque
Para itens que no tm giro, indicada a
reduo de estoque. Capital aplicado em
estoque que no gira no rende.

Leia mais

Uso de softwares
O mercado oferece inmeros softwares inclusive gratuitos - para auxiliar e otimizar
os processos de sua empresa. Avalie bem
o benefcio que o software trar e, na
contratao, cogite a possibilidade de um
plano anual, que a longo prazo sai mais
barato do que o mensal.
Negociao de aumentos
Mesmo os aumentos previstos em contrato
so totalmente negociveis. Monitore
seus contratos para estar sempre a par da
data de renovao, para que voc possa
negociar seus reajustes. Use como manobra
as propostas de concorrentes. um timo
argumento!

Estoque: de simples depsito a rea estratgica

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3 | Oportunidades de ao em
perodos de cortes de custos
Fornecedores alternativos
Manter apenas um fornecedor para cada
servio pode significar preos mais altos e risco
de faltar produtos em estoque. Procure manter
relacionamento com outros fornecedores e
avalie mercadorias que possam substituir as
que voc vende. Converse com os fornecedores
que j existem para avaliar as possibilidades
de reduo de custos, como entregas menos
frequentes e pagamento vista.

Otimizao de processos
H custos que no so visivelmente
perceptveis nos relatrios das principais
despesas. Eles so, na verdade, desperdcios
em virtude da ineficincia dos processos. Para
conseguir identificar esses gastos ocultos, a
melhor alternativa organizar conversas com
todos os envolvidos para desenhar como o
processo atual e buscar melhorias em conjunto.
O reflexo no necessariamente ser na reduo
financeira imediata, mas essas mudanas
impactaro no aumento da produtividade.

Leia mais
Gesto de estoque, pra qu te quero?

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4 | Transformando custos fixos

em custos variveis
Como voc j viu, a terceirizao de servios a
sada mais comum para transformar custos fixos
em variveis. A principal discusso est ligada ao
risco de a receita no cobrir os custos do negcio.
Receita versus Custo
Vamos a um exemplo.
Acompanhe o quadro a seguir.
Empresa 1

Empresa 2

(+) Receita

100

100

(-) Custo Fixo

70

(-) Custo Varivel

(=) Resultado

Receita versus Custo:

cenrio de reduo da receita
No cenrio de uma queda de receita, a Empresa 2
vai sofrer menos, pois parte dos seus custos sero
reduzidos em funo da diminuio da demanda se no h demanda, no h custo. Logo, a Empresa
1 sofrer mais, pois ela possui maior probabilidade
de ter um prejuzo operacional (resultado negativo).
Empresa 1

Empresa 2

(+) Receita

80

80

40

(-) Custo Fixo

70

40

30

(-) Custo Varivel

24

30

30

(=) Resultado

10

16

A Empresa 1 tem uma estrutura baseada em

custos fixos. J os custos da Empresa 2 so
baseados em custos variveis.

Porm, a principal desvantagem desse modelo a

reduo do potencial de retorno do negcio.

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4 | Transformando custos fixos

em custos variveis
Receita versus Custo:
cenrio de aumento da receita
Imagine agora um cenrio de elevao da receita.
Acompanhe no quadro a seguir.
Empresa 1

Empresa 2

(+) Receita

120

120

(-) Custo Fixo

70

40

36

50

44

(-) Custo Varivel

(=) Resultado

Com o crescimento da receita, a Empresa 2 tem um

aumento de seus custos variveis, no aproveitando
os ganhos de produtividade. Em um negcio
promissor, seu resultado vai crescer menos que a
Empresa 1. J em um cenrio real, para garantir o
aumento da receita, pode ser necessrio contratar
mais pessoas (Custo Fixo) para atender demanda
(no representada na tabela ao lado). Ainda assim,
no na mesma proporo necessria que o custo
varivel, devido questo da produtividade. Este
exemplo ilustra os impactos da mudana num
cenrio de aumento e de diminuio de receita.

Vale ressaltar: no to simples alterar a sua

estrutura de custos. Essa mudana deve ser
feita de forma planejada, sempre observando
as perspectivas estratgicas do negcio.

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5 | Custos como estratgia

de precificao
Uma Gesto de Custos eficiente tambm est
preocupada com a precificao adequada dos
produtos que sua empresa oferece. Importantes
fatores influenciam diretamente na formao
desses preos.
Fatores predominantes
para precificao
1. Custos: valores empregados na produo/
prestao de produtos/servios;
2. Percepo de valor: o quanto o cliente est
disposto a pagar;
3. Concorrncia: produtos semelhantes
com preo mais baixo.
Como precificar um produto/servio
do ponto de vista da Gesto de Custos
Acompanhe no exemplo do quadro a seguir.

Valor

Exemplo

(+) Custo Fixo

R$ 10.000,00

Salrio dos profissionais

envolvidos

(+) Custo Varivel

R$ 2.000,00

Impostos sobre
vendas e comisses

(+) Despesas

R$ 1.000,00

Despesas fixas
proporcionais (gua,
luz, telefone, aluguel)

(+) Lucro

R$ 2.000,00

Use como base

um percentual sobre
os custos

(=) Preo de Venda

R$ 15.000,00

Perceba que o valor de R$ 15.000,00

suficiente para cobrir os custos (fixos e
variveis) envolvidos na produo/prestao
do produto/servio, as despesas e o lucro
esperado. Para calcular a proporcionalidade
das despesas, necessrio estimar qual ser a
previso de vendas dos produtos/servios.

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5 | Custos como estratgia

de precificao
Para isso, voc tem as seguintes alternativas:
Anlise do histrico: observe o
comportamento de vendas realizadas
em determinado perodo e projete para o
perodo seguinte;
Pesquisas de mercado: estudo da demanda
de produtos/servios diretamente junto
ao pblico-alvo ou com o apoio de uma
instituio de pesquisa.
Ateno: vrios aspectos podem afetar a sua projeo, como
concorrncia, novos produtos, sazonalidade, cenrio econmico, entre outros. Portanto, no deixe de consider-los!

Calculei o preo de venda, e agora?

Aps calcular o preo de venda do seu produto,
importante compar-lo com o valor de
mercado. Se o preo calculado estiver abaixo
do preo de mercado, cabe a voc definir se
mantm o seu preo (com chances de aumentar
as vendas) ou se o ajusta ao valor de mercado

(aumentando a lucratividade). Uma opo ainda

utilizar um preo de venda acima do preo de
mercado, caso o seu produto/servio oferea
diferenciais em relao concorrncia (como
atendimento, marca ou entrega).
Em casos em que a empresa possui vrios
produtos/servios venda, a estratgia pode
ser baixar o preo (reduzindo a lucratividade,
com o risco de gerar prejuzo) para atrair
clientes. Assim, voc ter um prejuzo
consciente sobre alguns produtos, mas sucesso
financeiro no resultado geral da empresa
(gerado pelos demais produtos lucrativos).

Leia mais
Precificao: Critrios Essenciais

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6 | Gesto de Custos nas empresas

Allan Grossmann,
CFO do Beleza Natural,
o maior instituto de
beleza especializado
em cabelos crespos
e ondulados a preos
acessveis do Brasil,
fala de alguns segredos
para uma Gesto de
Custos eficiente.

Dinheiro tem que ser difcil de gastar! Qualquer um, gerente

ou operacional, tem que enfrentar processos burocrticos
para gastar dinheiro.
As empresas acabam caindo no erro de querer agilizar os
processos, mas perdem o controle. Outro erro confundir
ter oramento com liberdade/autorizao de efetuar aquele
gasto. Uma forma de sensibilizar um colaborador quanto a
esse descontrole question-lo: voc realizaria esse gasto
em casa? bvio que no!
Apesar do controle tornar o processo mais lento e burocrtico,
ele passa a ser mais eficiente. A questo criar uma gesto
forte de controle de despesa, sem o empreendedor entrar
na zona de conforto ou parar de olhar para isso.
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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

6 | Gesto de Custos nas empresas

Os irmos Danilo e
Gustavo Moreira,
proprietrios da Lips
perfumes, negcio de
venda de perfumes
porta a porta, sugerem
que a definio de
um bom software
de gesto uma boa
oportunidade para
otimizar os processos
e reduzir custos.

Como nosso negcio opera apenas com ns dois, sem mais

funcionrios, precisvamos fazer uma gesto de custos
eficiente para reduzir quaisquer gastos onerosos. Uma das
alternativas que trouxe muito benefcio foi a escolha de um
sistema de gesto integrado, que auxiliasse em todos os
setores da empresa.
Conseguimos reduzir custos com funcionrios e com outros
sistemas com preo muito elevado. Alm disso, por sermos
uma empresa nova e de porte pequeno, conseguimos
alimentar o sistema devidamente, o que nos proporciona
uma viso real da empresa, com economia de tempo e
financeira.

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

7 | Gaste menos e lucre mais

Para qualquer empresa, a Gesto de Custos uma atividade estratgica de importncia decisiva para sua rentabilidade e produtividade.
Por isso, voc, que empreendedor, precisa conhecer profundamente seu negcio, para administr-lo de forma eficiente. Alm de ser
uma questo de sobrevivncia, a aplicao destas medidas pode,
inclusive, aumentar a competitividade dos seus produtos e servios
no mercado.
Comece aplicando nossas dicas no seu dia a dia. Elas j
surtiro um efeito muito positivo na sua gesto financeira.
Depois, compartilhe conosco quais foram os seus resultados.
Estaremos te esperando!

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8 | Referncias

Administradores.com - http://conta.co/1wYxwdS
Contbil RCA - http://conta.co/1EZJgOa
Exame.com - http://conta.co/1wvMdEB
PEGN - http://conta.co/18cWzyf
Expense Reduction Analysts - http://conta.co/18cWzyf
IEF - http://conta.co/1E6Skgj
pmelink.pt - http://conta.co/1MslfPp
Revista PEGN - http://conta.co/1Alwvr5

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Sobre o ContaAzul
O ContaAzul o mais simples sistema de gesto online
para micro e pequenas empresas. Com ele voc controla
seu financeiro, suas vendas, seu estoque e emite nota fiscal eletrnica sem complicaes. Alm disso, nosso atendimento de primeira est disponvel para te ajudar gratuitamente por e-mail, chat e telefone.

Saiba mais
www.contaazul.com
suporte@contaazul.com
0800 600 0919

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Sobre a endeavor
Com atuao em 20 pases,
a Endeavor uma das principais
organizaes de fomento ao
empreendedorismo no mundo.

Saiba mais

Presente no Brasil h 14 anos,

a organizao apoia empreendedores
de alto impacto promovendo a troca
de experincia entre eles e uma
rede de mentores formada pelas
principais lideranas empresariais do
pas. A Endeavor acredita na fora do
exemplo desses empreendedores para
inspirar milhes de brasileiros, por isso
compartilha suas histrias e aprendizados
prticos de especialistas em seu portal,
considerado referncia em contedo
de empreendedorismo. Alm disso,
publica estudos e atua na mobilizao

de organizaes pblicas e privadas

para influenciar mudanas positivas no
ambiente empreendedor.
Com oito escritrios no Brasil So Paulo, Rio de Janeiro, Paran, Rio
Grande do Sul, Santa Catarina, Minas
Gerais, Pernambuco e Cear - j capacitou
mais de dois milhes de brasileiros com
programas educacionais presenciais
e distncia. Alm disso, os seus 116
empreendedores apoiados movimentam
mais de dois bilhes de reais anualmente
e empregam mais de 20.000 pessoas.
Dessa forma, trabalha para transformar
o Brasil em uma das grandes referncias
em empreendedorismo no mundo, com
empreendedores de impacto cada vez
maior na sociedade.

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//GESTO DE CUSTOS EFICIENTE PARA EMPREENDEDORES

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