Planificacin del Tiempo

Cmo superar las limitaciones del estilo de trabajo Tipo A

yB
Para poder administrar el tiempo de manera efectiva es importante planificar cada una de las tareas que se vayan a
desarrollar, recordando que es fundamental conocerse y saber hacia dnde se est apuntando la organizacin
personal de cada quien.

En caso de desarrollar conductas de trabajo del Tipo A, es necesario tener en cuenta lo

siguiente:
1.- Establecer prioridades y metas claras:
-Decidir qu es lo que desea lograr y dedicarse a ello y no a otra cosa.
-Aprender a decir NO.
2.- Desarrollar las habilidades claves para planear y dar seguimiento a la delegacin:
-Cuando una persona no es quien delega sino quien recibe la delegacin de parte de un
superior, debe tomarse el tiempo necesario para precisar los objetivos, alcances, plazos y
orientaciones en conjunto con el jefe. Igualmente es recomendable solicitar la autoridad y
potestad necesaria para ejecutar el trabajo encomendado, evitando la tendencia a decir,
apresuradamente, ya, no ms.
3.- Determinar objetivos de calidad superior y prepararse para evaluarse a s mismo por
factores cualitativos y no slo por nmeros:
-Evitar cambiar calidad por cantidad cuando surjan urgencias.
4.- Especificar con absoluta claridad lo que desea lograr en conjunto con el jefe y los miembros del equipo:
-Aprender a ser menos rgido ante s mismo. No es imprescindible estar comprobando a cada minuto, las habilidades y
competencias de cada quien.
5.- No dejarse atrapar por el crculo vicioso de las fechas tope:
-Una clave para esto, es ordenar el trabajo conforme a un cronograma, y cumplirlo con el fin de no verse acorralado por
plazos crticos de ltima hora. Es preferible, hacer un hbito del trabajo sereno y con tiempo, en lugar de administrarlo por
crisis.
6.- Aprender a trabajar con los dems y no contra ellos.
Ahora, en caso de desarrollar conductas de trabajo del Tipo B, es conveniente aplicar lo siguiente:
1.- Fijar objetivos, actividades y prioridades ms exigentes:
Decidir qu es lo que se quiere hacer y esforzarse por conseguirlo, aprovechando el presente, y evitando los aplazamientos.
2.- Aumentar la carga de trabajo y presin a si mismo.
3.- Establecer metas cuantitativas ms altas y evaluando los resultados, no slo la calidad:
Aprender a transformar las ideas en realidad. Concentrarse en el trabajo en curso. Traducir los pensamientos en acciones
medibles.
4.- Aprender a ser ms selectivo acerca de la calidad, y aceptar que los trabajos de menor prioridad pueden ser igualmente
exitosos sin un nivel de excelencia excesivo.

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5.- Aceptar que la practicidad es clave para una persona que se desempea bien y con un alto nivel de resultados.

Ampliacin de la Autoimagen
Administrar el tiempo es slo una de las facetas de la propia administracin. As como las personas saben en qu gastan el
dinero, tambin deben saber cmo y en qu gastan el tiempo.
De aqu nace la importancia que tiene para la administracin del tiempo un adecuado conocimiento de s mismo.
Esto significa que reconocer los hbitos y controlarlos, debe ser un trabajo permanente. As, el conocimiento de s mismos
ser real. Lo contrario no es ms que actuar frente a la coyuntura con resultados de corta duracin.
En la Lectura Complementaria de esta Clase, referida a la Inteligencia Emocional se desarrolla un enfoque completo para
identificar y aceptar las emociones, que constituye un aporte concreto para un verdadero conocimiento de s mismo.

Una Filosofa del Tiempo

La idea es enfrentar el problema del tiempo de manera adecuada y real.
No es raro encontrar entre los miembros de una empresa, en todos los niveles, una percepcin equivocada del trabajo y el
descanso. Se toma el trabajo como una fuente de torturas y amarguras, y se le contrapone al paradisaco descanso, un oasis
de tranquilidad y paz.
El problema es claro: se han confundido los escenarios. En la medida que a cada tiempo se le da su propio significado, sin
mezclar los espacios, ser posible disfrutar el tiempo del trabajo y el tiempo del descanso.
Dirigirse hacia stress es considerar al trabajo como una tortura, mientras se piensa en el fin de semana, y de igual forma,

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tener un descanso, sin ser capaces de olvidar los asuntos de la oficina.
Si cada labor o tarea tiene asignado un espacio dentro de un cronograma, ser posible trabajar hacia un camino correcto.

Admitir Cuando se est Perdiendo el Tiempo

Se pierde el tiempo cada vez que no se realizan aquellas cosas en su totalidad.
El buen uso del tiempo se consigue cuando se realizan los asuntos que son prioridad. As, asumir cualquier otro asunto que
no lo sea, significar posponer las prioridades e incurrir en la prdida de tiempo.
El siguiente paso es tener la capacidad para reconocer que se est abusando de retrasos injustificados, o bien, que
mentalmente se crea un sistema de evasiones de tal magnitud que la persona puede sentir que est haciendo cosas
improductivas.
La idea es poder reconocer que se est desperdiciando tiempo. La evasin va perdiendo encanto al darse cuenta que no
necesita perder tiempo. La recompensa ser haber aprendido el mecanismo de evasin, captando as cuando se est
cayendo en l.

La Pregunta de Lakein
Alan Lakein, experto en gerencia del tiempo y autor del libro Cmo conseguir control de su Tiempo y de su vida es
conocido por popularizar una til pregunta.
Se debe recurrir a ella cada vez que uno se siente perdiendo el tiempo o no utilizndolo en plenitud.
Es simple, pero contundente: Cul es el mejor uso de m tiempo ahora?
La pregunta debe hacerse cuantas veces sea necesario. Es importante aprender a usarla, ya que todo no puede ser
planificando cada vez que, por un motivo u otro, es interrumpido.
La idea es recurrir a la pregunta cada vez que sea necesario, aprender a cuestionarse para volver de una evasin, de una
interrupcin, de una desconcentracin.
Es til aprender a funcionar con esta pregunta, hacerla hbito para tener la certeza de darle un correcto uso al tiempo.

Anticipar las Vas de Evasin

Un mtodo simple pero efectivo es, una vez identificados los mecanismos de evasin, anticiparse a ellos. La idea es organizar
el tiempo, planificarlo, y dentro de esta planificacin, no dejar que el tiempo libre invada el del trabajo.
Un buen hbito es pagar las cuentas en un mismo da y de una sola vez. Es el clsico sistema de quien quiere dejar de fumar
y no compra cigarros. Entonces, cuando desea hacerlo se ve obligado a salir. Con ello la tentacin se ir disolviendo ante el
esfuerzo de tener que salir de la casa.
As, alejando las razones para el retraso, se estn creando las condiciones para la ejecucin de las tareas que tienen primera
prioridad.

El Hbito
El hbito es un patrn de comportamiento, y est presente en toda autoadministracin. Por lo tanto, para eliminar los
desperdiciadores debemos modificar los hbitos en que se afirman.
De esta manera, la idea es desarrollar automatismos para las actividades que se realizan diariamente.
Para cambiar antiguos hbitos por otros nuevos se deben aplicar las reglas del siclogo norteamericano Williams James:
Iniciar la prctica tan intensamente como se pueda, haciendo contrastar los nuevos comportamientos con los antiguos.

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Comentar el cambio con quienes estn alrededor, comprometindose as a persistir en l.
No hacer excepciones hasta no haber afianzado el nuevo hbito, ya que es ms difcil volver a l que mantenerlo.
Empezar inmediatamente, ya que la espera debilita la voluntad de cambiar.
Lo anterior es esencial, ya que un desperdiciador convertido en hbito es uno de los mayores causantes de prdida de
nuestro tiempo.

Crear una Rutina

Un camino adecuado para cambiar hbitos y llegar a un buen aprovechamiento del tiempo, es crear una rutina al servicio de
los objetivos. En la medida que vamos cumpliendo con la rutina, ser ms fcil auto-administrarse, ya que se adquirirn
hbitos que conduzcan al cumplimiento de metas.
La idea es tener conciencia de los caminos hacia la disminucin de la prdida de tiempo y, de acuerdo a ellos, autoadministrarse frente a un calendario.
Es necesario mantener al da una lista de tareas, un registro de personas a contactar, definiendo objetivos y resultados,
estableciendo prioridades y asignndoles plazos precisos, y sobretodo cumplindolos rigurosamente hasta crear la rutina.
Es fundamental que la rutina debe comience por un anlisis de lo que se quieres hacer, cmo se conseguir y con qu
medios se concluir.

Combata la Morosidad
Entre los mecanismos de evasin ms recurridos est la falta de inters o morosidad, que lleva a evitar las tareas
desagradables.
Combatirla exige disciplina, perseverancia y disposicin. Un camino para ganarle a la morosidad est en el cumplimiento de
los siguientes propsitos:
Elegir un aspecto en que sea presa de la morosidad y conquistarlo.
Determinar prioridades y actuar de acuerdo a ellas, haciendo las cosas de una sola vez y terminndolas.
Fijar plazos y darlos a conocer.
No eludir las tareas difciles.
No caer en el perfeccionismo hasta el lmite de paralizarse por l.

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