CURSO:

SEMINARIO APLICATIVO DE AUDITORIA FINANCIERA

AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

Para cada empresa los programas de control interno y auditora pueden variar,
pero a continuacin se presenta un esquema de como se aplican estos
elementos dentro de las organizaciones y la utilidad que prestan para el
anlisis de gestin y para la toma de decisiones de los altos mandos y la
gerencia.
PROGRAMA DE CONTROL INTERNO Y AUDITORIA PARA LA EMPRESA
Para validar la informacin que la empresa ha suministrado con respecto al
rubro disponible, se fija el programa de auditoria y control interno desarrollando
los

puntos

que

se

describen

continuacin:

1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y

con base en dicha evaluacin:
Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad
de los procedimientos de auditoria aplicables de acuerdo a las circunstancias.
Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las
conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades
del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser
puntos apropiados para la carta de recomendaciones.
2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los
estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
DESCRIPCIN:
El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que
registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el
ente econmico y puede utilizar para fines generales o especficos, dentro de
los cuales podemos mencionar la caja, los depsitos en bancos y otras
entidades

financieras.

Manejo

del

Disponible.

* Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del

personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorizacin de
pagos

previos

* En bsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja

determinar

una

suma

mxima

para

pagos

individuales

* Controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la caja.

* Realizar contratos respaldados con plizas de garanta para el resguardo de
efectivo.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno, en
los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar si
estn siendo aplicados en la forma establecida.
El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la efectividad con
la que se desempea dicho control y de determinar si los controles han sido
aplicados continuamente durante todo el periodo.
Tipo

de

Transaccin:

Verificar

la

entrada

del

efectivo:

A. El objetivo es determinar si los controles establecidos operan segn lo

planeado y observar la existencia y empleo responsable de equipos utilizados
en el proceso de recibo de efectivo.
B. Observacin de las labores realizadas por los encargados tanto de caja
general y las cajas menores, para determinar si cumple con los procedimientos
de recibo de efectivo y que su manejo sea acorde con el manejo de polticas de
la empresa preestablecidas con anterioridad.
C. Realizacin de entrevistas con el personal de la Compaa para determinar
si concuerdan los procedimientos por ellos descritos en cuanto al efectivo con
los determinados en los manuales de funciones y planes de control interno.
D. Repeticin de los procedimientos de control interno con el fin de determinar
si el proceso de manejo de efectivo paso por los controles respectivos que
permitan total veracidad y responsabilidad del encargado de manejar las cajas
general

menor.

Confirmar el porte de carns para los visitantes con el fin de evitar confusiones
al interior de la organizacin.
Observar que realmente haya separacin de funciones entre quien autoriza el
pago de una cuenta y el cajero.
Examinar la existencia de documentos que soporten los arqueos diarios de
efectivo como un medio de control de las entradas y salidas de este,
determinando cumplimiento de normas preestablecidas para su manejo.
Observar los requisitos de ingresos de personal a las dependencias de
tesorera para determinar si se necesitan controles adicionales para dar mayor
seguridad al manejo de caja general, o el acceso directo a las oficinas de las
personas que manejan cajas menores.
Verificacin de la elaboracin de ajustes a las cuentas de bancos cuando se
han recibido las respectivas conciliaciones controlando de esta manera los
saldos de las diferentes cuentas.
Verificar la existencia y aplicacin de una poltica de manejo de disponible.
Determinar la eficiencia de la poltica de disponible de la compaa.
Verificar que los soportes de las cuentas registradas como disponible, se
encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
Observar

si

los

abonos

en

cuenta

de

los

disponible

se

registran

adecuadamente.
Revisar que exista un completo anlisis del manejo de disponible para
identificar fallas y aplicar las correcciones necesarias
Revisar si la informacin acerca de los disponible de la compaa, debidamente
actualizada se hace llegar oportunamente a la administracin y a los
encargados dentro de la compaa.
Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de las
cuentas de disponible.
Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los
empleados.
Se debe mantener en un lugar seguro, preferiblemente por medios mecnicos,
como cajas de seguridad, documentos importantes como talonarios de
cheques, ttulos valores, tarjetas con las firmas autorizadas para expedir
cheques,

claves

de

seguridad,

etc.

PRUEBAS DE SUSTANTIVAS:
Tipo

de

Objetivos:

Transaccin:
Determinar

Efectivo
la

en

Caja

correccin

de

Bancos

los

saldos.

A. Correccin Aritmtica
Sumar algunas relaciones que presenta la empresa y que pudieran ser
incluidas dentro de los papeles de trabajo de Auditoria.
Conciliar los auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general.
B. Existencia o suceso, derechos y obligaciones y valuacin o asignacin,
Recuento del efectivo en caja:
Controlar todo el efectivo e instrumentos negociables posedos por la empresa
hasta que todos los fondos se hayan contado, insistir que el encargado del
efectivo este presente durante el arqueo.
Obtener un recibo firmado por el encargado del fondo como constancia que le
fueron

devueltos

los

fondos

al

cliente

de

entera

conformidad,

Asegurarse que todos los cheques pendientes de depositarse estn librados a

la orden del cliente ya sea en forma directa o a travs de endoso.
Confirmacin de los saldos bancarios:
Se acostumbra confirmar los saldos en deposito en cuentas bancarias a la
fecha del balance general para tal efecto se elabora un modelo de confirmacin
bancaria, solicitada como parte de las pruebas de saldo en bancos.
C. Correccin e Inclusin:
Realizar pruebas para cerciorarse que todas las partidas que deban estar
incluidas estn y eliminar aquellas partidas que no deben estar incluidas.
Al final del ao se considera indispensable que exista un corte de las
transacciones de entradas y salidas del efectivo si se debe presentar el saldo
correcto del efectivo en el balance general y que los estados financieros
revelen razonablemente la informacin financiera y los resultados de la
operacin.
Revisar o elaborar conciliaciones Bancarias:
Cotejar los saldos bancarios con las respuestas de confirmaciones bancarias.
Verificar la validez de las partidas que componen la conciliacin, tal como los
depsitos en transito y cheques expedidos por la empresa y aun pendientes de
pago por el banco a veces denominados cheques en transito

Examinar los estados bancarios en bsqueda de alteraciones o modificaciones

de cifras.
Cuando el control interno sea deficiente, el auditor podr personalmente
proceder a efectuar la conciliacin bancaria.
Obtener y utilizar los estados de cuenta bancarios a una fecha posterior al
cierre:
La empresa deber solicitar a su banco que le enven los estados de cuenta,
que debern ser remitidos directamente al auditor.
Al recibir el estado de cuenta bancario de fecha posterior al cierre, y los
cheques pagados en ese intervalo y los avisos de cargos y crditos, se
comparan todos los cheques expedidos en el ao anterior con el listado de
cheques pendientes de pago, segn conste en la conciliacin de fin de periodo.
Tambin se asegura que los depsitos en transito en la conciliacin bancaria de
fin de periodo hayan sido acreditados por el banco como depsitos en el estado
posterior al cierre, adems se examinara el estado de cuenta bancario y dems
comprobantes en busca de partidas sospechosas.
Rastrear transferencias bancarias:
Cuando ocurre una transferencia bancaria, varios das transcurrirn antes de
que el cheque sea pagado por el banco sobre el cual se expidi. Por lo tanto, el
efectivo depositado segn los registros contables estar sobrestimado durante
este periodo, dado que el cheque se incluir dentro del saldo en el cual se
deposito y no aparecer restado del banco sobre el cual se libro.
Para obtener evidencia respecto a la validez de las transferencias bancarias o
comprobar errores o irregularidades se elabora una cdula de los cheques a
una

fecha

cercana

al

cierre

en

la

fecha

del

cierre.

Preparar pruebas del Efectivo:

Obtener los totales bancarios y en libros del estado de cuenta bancario y de la
cuenta de efectivo en bancos, respectivamente.
Obtener las partidas motivo de conciliacin tanto de las conciliaciones iniciales
de

los

saldos

como

de

las

Determinar las partidas de conciliacin.

Realizar revisiones Analticas:

finales

de

los

saldos.

Se debern comparar los saldos en caja con las expectativas de lo

presupuestado y realizar estudios de los informes de variaciones en el
presupuesto mensual de efectivo.
D. Presentacin en los Estados Financieros y Revelacin Suficiente.
Realizar investigaciones e inspeccionar documentacin para las restricciones
de efectivo y gravmenes.
Considerar la presentacin de estados y revelacin con los principios de
contabilidad generalmente aceptados
CONTROL INTERNO
PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS INHERENTES
SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO.

Efectivo en Caja
1-

Es responsabilidad de cada entidad mantener el efectivo y valores

equivalentes en lugar apropiado que ofrezca garanta contra robos,
incendios, etc. observando las disposiciones vigentes dictadas por la
Banca Central de Cuba y los Ministerios de Finanzas y Precios y de
Economa y Planificacin.

2- El cajero debe ser el nico que posea la combinacin de la caja fuerte,

debiendo existir copia de la misma en sobre sellado en poder de la
direccin.
3-

El cajero debe firmar el Acta de Responsabilidad Material por la custodia

del efectivo depositado en la caja y dicha Acta se guardar en el Area
Econmica.

4- El total del efectivo depositado en caja debe arquearse por lo menos una
vez al mes, sorpresiva y sistemticamente y al sustituirse al cajero. El
arqueo debe realizarse por el empleado del Area Econmica,
verificndose adems que existe resolucin del director que fije el
montante de cada fondo operado.

5-

Por cada faltante o sobrante de recursos monetarios detectado se

elaborar y contabilizar inmediatamente el expediente correspondiente.

6- Es preciso aplicar la responsabilidad material en el caso de faltantes de

recursos monetarios, de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley 9286.
7-

El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni

talonarios de cheques en blanco; ni puede tener acceso a los registros
contables del efectivo, ni de bienes materiales.

8-

El Area Econmica debe controlar los cupones de combustibles

entregados al cajero, as como su distribucin.

9-

Los modelos Anticipos para Gastos de Viajes y los Vales para Gastos
Menores deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de
acuerdo con el documento emitido por la direccin de la entidad,
contentivo de sus nombres y firmas.

10- Cada Vale de Gastos Menores y Anticipo para Gastos de Viajes pagados
y

liquidados

deben

constar

adjuntos

con

los

justificantes

correspondientes no excediendo de $ 500.00 y estar firmados por los

receptores de los pagos de los recursos monetarios.
11- Los Recibos de Ingresos deben estar numerados previamente por el Area
Econmica y controlarse los que se encuentran en poder del cajero.
12- El importe de los ingresos cobrados en efectivo deben ser verificados y
corresponderse con la suma de los documentos justificativos de stos,
depositndose diariamente; debiendo estar firmados por las personas
que los liquidan.

13- Los salarios no reclamados y los indebidos, as como los Anticipos de

Gastos de Viajes liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los
trminos establecidos para estas operaciones.
14- El modelo Control de Anticipos a Justificar debe estar actualizado,
fiscalizndose las fechas de vencimiento de los anticipos otorgados para
garantizar su liquidacin en tiempo.
15- Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes deben cancelarse con
cuo de PAGADO al reembolsarse.
16- Al final de cada mes es preciso registrar los Vales para Pagos Menores
pagados y los Anticipos para Gastos de Viaje liquidados o pendientes de
liquidar, que no hayan sido reembolsados.
17-

No pueden entregarse Anticipos para Gastos de Viajes a ningn

trabajador que tenga pendiente de liquidar otro anticipo.

18- Los cobros en efectivo (procedentes de ingresos) no pueden utilizarse

para efectuar pagos.

1-

Efectivo en Banco
Es preciso que exista control de los cheques emitidos, cargados por el
Banco, caducados y cancelados.

2- Al menos una persona de los que firman los cheques, tiene que revisar
los documentos que dan origen a la emisin de stos, antes de firmarlos.
3-

Las operaciones de las cuentas bancarias deben conciliarse

peridicamente y dejarse evidencia de las conciliaciones de todas las
cuentas de Efectivo en Banco, mensualmente.

4-

En el caso de las operaciones en moneda extranjera, los pagos

efectuados deben corresponderse con los conceptos y los montantes
aprobados en los presupuestos correspondientes.

5-

En las unidades presupuestadas, es imprescindible la actualizacin del

Control de Recursos Presupuestarios de Salarios, Otros Gastos e
Inversiones Materiales.

6-

Por los aportes operacionales realizados en divisas debe recibirse el

contravalor de la moneda nacional correspondiente y por los cheques e
importes recibidos para adquisicin de bienes debe aportarse dicho
contravalor.

7-

Los funcionarios autorizados para firmar cheques no pueden contabilizar

estas operaciones.

8- En las unidades presupuestadas deben compatibilizarse las informaciones

de la Contabilidad Presupuestaria y de

Auditoria en el efectivo y valores - ttulos negociables

El estudio que se har a continuacin tendr como finalidad dar una visin ms
amplia y clara sobre los programas de auditora, en este caso ms
especialmente sobre Efectivo, valores y ttulos negociables. Iniciando por la
auditora de caja y Bancos, esto es, del examen de los cobros y desembolsos
(operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depsito (saldos de caja
y bancos).

Se observar que se ocupa fundamentalmente de los

procedimientos de auditora para la verificacin de la adecuacin y validez de

las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes. Excepto
cuando sea necesario, no se estudiar el efecto de las operaciones en Efectivo
sobre otras cuentas.

En forma general se estar enfocando hacia una

organizacin comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero tambin

se puede aplicar con carcter general a cualquier tipo de empresa, incluyendo

aquellas sin nimo de lucro.
Igualmente, en el desarrollo de este objetivo se encontrarn la auditora de
valores, otras inversiones y su rendimiento del cual se podr notar que es el
grupo ms importante de inversiones, desde el punto de vista del auditor
consiste en acciones y bonos, porque se encuentran ms frecuentemente, y
generalmente son de valor monetario ms grande que otras clases de
inversiones. Los certificados de depsito bancario, el papel comercial emitido
por las sociedades annimas y el valor de rescate de las plizas de seguros
son otros tipos de inversin que a menudo se encuentra.
Se espera que este trabajo cumpla con su finalidad de ampliar conocimientos
en cuanto a la Auditora, especficamente del Efectivo, valores y Ttulos
negociables.
2. Generalidades
Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas de caja y bancos,
ya que el enfoque de auditoria difiere de una a otra:
1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en la mayora de
las organizaciones a travs depsitos y desembolsos para todas las
dems cuentas de bancos se suelen efectuar a travs de la cuenta
general.
2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se mantiene
una cuenta de nmina con un saldo fijo como, por ejemplo, Bs.
500.000,00 en una cuenta bancaria separada. Los nicos depsitos
que se efectan en esta cuenta son el importe lquido a percibir por
los empleados, de forma peridica, y los nicos desembolsos son los
cheques de pago, a los mismos. Una cuenta fija puede mejorar los
controles internos y reducir tambin el tiempo necesario para conciliar
las cuentas bancarias.
3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en efectivo que se
emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia
y comodidad al contado que mediante cheque. Normalmente el fondo
de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mnima, por ejemplo
de Bs.25.000,00 que se reembolsa peridicamente.

Objetivos del Auditor.

Los objetivos del auditor variarn dependiendo de su papel y de la finalidad del
examen, el auditor ajustar el alcance de las transacciones de las que l se
ocupar personalmente.

Tambin se establecern los procedimientos

especficos de auditoria y la profundidad y oportunidad de su aplicacin.

El objetivo del auditor independiente que efecta una auditoria de caja y
bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al
contado y los saldos de bancos son adecuados y vlidos. Esto deber ser
consistente con el objetivo global del examen, esto es, la emisin de su opinin
sobre los estados financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente
como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el
balance de situacin, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y
equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depsito, con terceros, y
que los saldos de caja y bancos reflejan una divisin correcta entre cobros y
desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los
estados financieros y debe informarse suficientemente de los fondos retenidos
o comprometidos y del efectivo no disponible para su reintegro (depsitos
permanentes, certificados de depsito a largo plazo, etc.).
Un factor clave en el desarrollo de un programa eficaz de auditoria del efectivo
consiste en establecer una correspondencia entre los procedimientos de
auditoria propuestos y los objetivos que se espera obtener mediante ellos.
El objetivo que persigue el auditor interno es determinar con un cierto grado de
seguridad la adecuacin y validez de dichas operaciones, lo que es consistente
con su papel como pieza importante de los controles de direccin de una
organizacin.
El objetivo del auditor del gobierno sern determinar con un cierto grado de
seguridad la adecuacin y validez de las operaciones y cuentas de caja y
bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se trate de una agencia
independiente o de una rama de direccin de una agencia.
Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la
adecuacin y validez de las operaciones y saldos. Puesto que la adecuacin y
validez de estos elementos describe la situacin que se produce cuando no
existen errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y

bancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades.

Por lo tanto, resultara til su posible clasificacin a la hora de considerar las
posibilidades de control interno y los procedimientos de auditoria.
Los errores considera que se

producen sin intencin, mientras que las

irregularidades se producen intencionadamente.

Puesto que es ms difcil

prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la consideracin del

control interno y de los procedimientos de auditoria para determinar que
posibles irregularidades pueden producirse afecta tambin a los errores.
Las posibles irregularidades que afectan a las operaciones de caja y bancos y
a sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecucin, de la
siguiente forma:
Desfalcos:
Interceptacin: efectuar cobros antes de que stos se registran (por
ejemplo, ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no
registrados).
Sustracciones hacerse con una cantidad en efectivo despus de
haberla registrado (por ejemplo, apoderarse de una cantidad de los
cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas
bancarias).
Desviaciones hace que un desembolso que en principio es legtimo se
desve de su destino correspondiente.
Distorsiones: modificacin de los estados financieros sin obtener ningn activo.
Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en sus saldos
pueden clasificarse tambin segn las posibilidades de encubrimiento y la
situacin resultante de los registros correspondientes, de la siguiente forma:
Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones son inferiores a las
cifras registradas.
Encubiertas:
Temporales: los recuentos o conciliaciones han sido sobrevalorados
para hacer que coincidan con las cifras registradas.
Permanentes: las cantidades no se han registrado o se han reducido
una vez registradas.

El encubrimiento temporal y permanente, se refiere a la frecuencia de la

accin necesaria para intentar llevar a cabo el encubrimiento. Para que se d
un encubrimiento permanente, es necesario una accin nica, mientras que
para que se d el encubrimiento temporal se ha de repetir cada vez que se
lleve a cabo la conciliacin de las cuentas bancarias u otro tipo de conciliacin
entre las cifras registradas y los activos reales.
Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo
que a operaciones de caja y bancos y sus saldos se refiere, ya que no se
registran las cantidades percibidas,

Si los efectivos no registrados fueron

recibidos como un pago por algn otro activo por el cual la contabilidad fue
previamente bien registrada, la interceptacin resulta en un dficit de la otra
cuenta de activo, la que a su vez puede volver a mostrar o a esconder la
situacin anteriormente mencionada. Un ejemplo comn de esta situacin es
la interceptacin y subsiguiente encubrimiento en cadena de recaudacin sobre
cuentas por cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y otros
ingresos para los cuales no hubo registro de contabilidad, el encubrimiento
permanente conlleva a una infravaloracin de tales cuentas de ingresos o
beneficios.
Las sustracciones implican una disposicin indebida de una cantidad que ha
sido registrada.

Esta disposicin puede registrarse o no.

Si no se hace,

aparecer una deficiencia, que podr mantenerse descubierta o encubierta

temporalmente mediante una sobrevaloracin en los recuentos de efectivo o en
las conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la disposicin de la
cantidad, sta ser reducida y existir un encubrimiento permanente.

El

registro puede llevarse a cabo directamente, mediante un asiento que aparente

o d a entender un desembolso correcto , o indirectamente, reduciendo la
cantidad registrada mediante la falsificacin de los registros totales,
anotaciones o saldos correspondientes.
Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que
al registro de las operaciones de caja y bancos se refiere, ya que se registra el
desembolso. Sin embargo, dan como resultado una infravaloracin del pasivo
que puede ser abierta o temporalmente encubierta.

El estudio del control interno de los saldos de caja y bancos y de sus

operaciones se centrar en el tratamiento y custodia de los fondos (incluyendo
los reintegros o egresos de cuentas bancarias), preparacin, sumas y
subtotales y anotacin de asientos y de los controles ejercidos sobre todas
estas funciones mediante una observacin, comprobacin o verificacin
independientes.
El estudio preliminar del control interno debe incluir una examen meticuloso
con los empleados responsables y una referencia a los organigramas,
manuales de procedimientos, hojas de especificaciones de trabajo y fuentes
similares de informacin.

El estudio podra incluir la inspeccin de

documentos, observacin de procedimientos y pasos similares y de esta forma,

en cierta medida, cualquier resultado obtenido en las pruebas de auditoria
llevadas a cabo durante el estudio preliminar, sin embargo, no siempre es ste
el caso y pueden hacerse las pruebas de auditoria totalmente aparte del
estudio preliminar del control interno.
El estudio preliminar debera reflejar el mejor juicio hecho por el auditor de la
eficacia potencial de estos procedimientos y, en consecuencia, este debera
estudiar el posible efecto de cualquier aparente falta de agudeza mental,
competencia, independencia o integridad de los empleados y el posible efecto
de cualquier cambio de los procedimientos o funciones, incluyendo los cambios
temporales durante las horas de las comidas, vacaciones, perodos

de

enfermedad y circunstancias similares.

Debe considerarse tambin la situacin financiera y otros aspectos de la
organizacin. En una organizacin prspera de crecimiento rpido, puede que
la direccin no estime necesario o no tenga capacidad para ampliar la planilla
con el de satisfacer las exigencias cada vez ms fuertes a que se somete a sus
empleados. Una organizacin en una situacin financiera menos slida podra
ser tentada por falsos mtodos de ahorro de costos eliminando o simplificando
los controles fundamentales.
Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y sus saldos
deben evaluarse segn su potencial para prevenir o detectar los posibles
errores o irregularidades.

Registros y Funciones
Los registros iniciales son los primeros preparados por la organizacin o sus
agentes que se utilizan directamente o, mediante registros intermedios, que
constituyen la base de un asiento en el Mayor General. Tales registros iniciales
copias de documentos (como duplicaciones de cheques), cintas (como las
cintas de caja registradora) u otras listas,

Los registros finales son los

asientos de Diario u otras fuentes que sirven de medios de anotacin en el

Mayor General. Los registros intermedios son todos los efectuados, en forma
detallada y resumida, entre los registros respectivos se preparan manualmente
o mediante ordenador.
Estas distinciones son significativas por dos razones: Primero, los objetivos y
requisitos de control interno difieren en cierto modo entre los registros iniciales
y los posteriores. En segundo lugar, los procedimientos y la separacin de
responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio sobre algunos de los
registros, pero no sobre otros y deberan detectarse cualesquiera de estas
diferencias al evaluar los controles y relacionarlos con los procedimientos de
auditoria que se han de aplicar.
Al estudiar la asignacin de funciones a los empleados, es necesario incluir a
todas personas que pueden modificar, insertar o suprimir datos en el proceso
de realizacin de la funcin estudiada. Las personas que preparan o anotan
los asientos deberan incluir no solamente a aquellos que registran los asientos
directamente , sino tambin aquellos que lo hacen de forma indirecta
preparando o manipulando tales documentos u otro material a partir del cual se
obtengan los asientos. Entre las personas que preparan, calculan los totales o
registran los asientos deberan incluirse a aquellas que
programan u operan los ordenadores para estos fines. Entre las personas que
preparan, calculan totales, registran asientos o tramitan cobros, cheques
firmados o documentos deberan incluirse solo a aquellas que lo hacen en el
curso normal de sus obligaciones y sus inmediatos superiores.
Cobros
Los cobros son susceptibles de errores no intencionados y de interceptacin o
sustraccin. Indudablemente, no todo el que tramita cobros esta capacitado

para cometer cualquier tipo de irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse

de forma diferente mediante los siguientes procedimientos;
Recomendacin a los clientes para que enven todas las remesas, giros o
letras de cambio directamente a un buzn cerrado bajo control del banco
depositado.
Envo de instrucciones a los bancos depositarios por escrito para que no
efecten el reintegro o egreso de ningn cheque a pagar a la organizacin.
Endosado inmediato de todos los cheques recibidos. Slo para ingreso en
cuentas en los haberes de la organizacin.
Depsito de los cobros diarios de forma intacta antes de que se pueda disponer
de los del da siguiente.
Aparte de los procedimientos anteriores

u otros diseados para impedir

irregularidades, las restantes posibilidades de control interno del efectivo se

centran necesariamente en la limitacin de las posibilidades de encubrimiento.
Esto a su vez, pretende bsicamente crear y mantener los registros contables y
comparar la cantidad real de efectivo disponible con la registrada a intervalos
oportunos.
Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no registrados, el objetivo
obvio del control interno sobre este riesgo es asegurar un registro inmediato de
todos los cobros. El grado de viabilidad de este procedimiento depende de la
naturaleza de los mismos y de una variedad de circunstancias; en
consecuencia; en este captulo se explican nicamente algunos conceptos
generales y distinciones a este respecto.
Donde la naturaleza de los cobros sea tal que su registro puede efectuarse
prcticamente como un paso integral de la operacin, este procedimiento
representa el medio de control ms directo contra las interceptaciones. Entre
los ejemplos de este procedimiento se incluye el registro automtico mediante
dispositivos mecnicos cerrados con llave

(como

mquinas registradoras,

molinetes, contadores, etc.) y la restriccin fsica de acceso a las copias de

impresos de cobro enviados directamente a los remitentes. El elemento comn
de control en estos ejemplos es que el registro se efecta de forma simultnea
al cobro y es observado por los remitentes.
En el caso en que el remitente no pueda observar el registro, existe una
posibilidad de emplear un segundo medio contra la interceptacin que consiste

en una participacin mutua en la apertura del correo o vaciado de los buzones

de cobro, o contenedores similares, que no producen un registro automtico,
as como del registro inicial de tales cobros.
La tercera clase de control posible para impedir las interceptaciones depende
de algn tipo de fuente independiente para determinar o estimar la
contabilizacin de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una cierta
gama de variaciones respecto a la puntualidad y eficacia.
Un ejemplo de esta posibilidad es la determinacin de los cobros que son
competencia de los agentes de ventas o vendedores de billetes, mediante
inventarios de productos frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo
constituye la preparacin independiente y el control de los cheques o facturas
de ventas minoristas, por parte del personal de ventas, para predeterminar las
cantidades que ha de cobrar el cajero.

En estos dos ejemplos, las

posibilidades son similares a las anteriormente expuestas porque la

contabilizacin de los cobros puede efectuarse para das o perodos concretos.
Por el contrario, la contabilizacin de cobros de cuentas a cobrar registrados
puede establecerse a partir de las tales registros, pero la contabilizacin diaria
no es normalmente posible. En consecuencia, la eficacia de las cuentas a
cobrar registradas como medio directo para establecer la contabilizacin de los
cobros correspondientes se centra fundamentalmente en la posibilidad de
encubrir las interceptaciones mediante la manipulacin de la cuenta de
clientes o mediante el abono de la misma por asientos que no constituyan
partidas de efectivo.
En donde tenga lugar una manipulacin

de la cuenta de clientes, se

efectuar posteriormente un abono en las cuentas de aquellos clientes cuyas

remesas hayan sido interceptados, mediante los cobros registrados a otros
clientes. Esto da como resultado una especie de encubrimiento temporal, ya
que la cantidad acumulada en tales interceptaciones en un momento dado,
est representada por los errores en los saldos de las cuentas de uno o ms
clientes. El requisito ms obvio para impedir la manipulacin de los abonos en
concepto de cobros de clientes es la separacin de las funciones de
manipulacin del cobro antes del registro inicial y de anotacin de los abonos
en las cuentas de cobrar.

Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de clientes con el fin de

lograr un encubrimiento permanente de las interceptaciones pueden registrarse
mediante asientos de cobros en concepto de descuentos u otras deducciones
concebidas a los clientes, o mediante otros asientos como previsiones o
cancelaciones de saldos por parte de la empresa.

En cualquier caso, el

requisito ms obvio de control es exigir la aprobacin de los abonos por

personas que no manipulan los cobros antes de su registro inicial.
Entre las ilustraciones adicionales de fuentes independientes que puedan
justificar la contabilizacin en cobros se incluye una gran variedad de ratios y
coeficientes o ndices de resultados como las proyecciones de disponibilidades,
volumen de ventas, ratio de beneficios brutos y la rotacin de las cuentas a
cobrar; contrates de alquiler, de explotacin u otro tipo de contratos; los
informes sobre equipos o eliminacin de desperdicios; el inters fijado o los
dividendos de valores burstiles; los registros de afiliacin a clubs u
organizaciones similares; y los registros de asistencia o inscripcin en las
reuniones. Los requisitos de control interno y eficacia respecto a stos y otras
fuentes de informacin varia ampliamente segn las circunstancias del caso
concreto y, per lo tanto, en este captulo no se incluye una exposicin adicional.
Dado que las sustracciones de cobros se producen con posterioridad al registro
inicial, cualquier persona que tramite los cobros posteriormente podr cometer
este tipo de irregularidad.

Los procedimientos mencionados anteriormente

constituyen unos impedimentos para la realizacin de sustracciones, as come

de interceptaciones.
A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente de las
sustracciones mediante una reduccin de las cantidades registradas, la
deficiencia de efectivo ser descubierta o bien encubierta temporalmente
mediante la falsificacin de los recuentos de efectivo o de las conciliaciones de
cuentas bancarias. Los procedimientos para controlar estas dos ltimas
posibilidades se exponen en la seccin referente a los saldos de caja y bancos.
La reduccin de las cantidades registradas en concepto de cobros puede
llevarse a cabo falsificando la suma de los registros iniciales de cobros o la
preparacin, determinacin de totales o anotacin de los registros intermedios
o finales de cobros o en el clculo de los saldos de cuentas de caja o bancos
del Mayor General.

Deberan estudiarse otras posibilidades de reduccin

indebida de las cantidades registradas mediante asientos de Diario u otros

asientos en tales cuentas pero las primeras quedan fuera del alcance de este
capitulo.

Un mtodo para impedir la falsificacin en cualquier etapa del

proceso de resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta funcin

a personas que no admitan cobros despus de su registro inicial. Otro mtodo
consiste en exigir que los registros iniciales que no sean susceptibles de
manipulacin sean comparados en su totalidad con los depsitos diarios en las
cuentas bancarias por alguna persona que no manipule los cobros registrados.
Si se depositan de forma intacta los inicialmente registrados de forma puntual,
podr tenerse la seguridad de que no se ha producido ninguna sustraccin.
Desembolsos
Las sustracciones mediante desembolsos las puede cometer cualquier persona
que pueda extender cheques o solicitar efectivo. Puesto que generalmente se
aplican las mismas consideraciones de control interno a ambos tipos de
desembolsos y normalmente stos ltimos suelen representar una cantidad
menor, la exposicin en esta seccin se centrar en los desembolsos mediante
cheques.
Entre las personas que se consideran responsables para extender cheques por
si mismas debera incluirse a los firmantes de cheques con una sola firma, los
firmantes de cheques con dos firmas si los documentos justificativos no son
examinados por ambas partes y a otras que sean delegadas para extender
cheques sin la aprobacin de ninguna otra persona. Entre estos ltimos
debera incluirse a las personas que preparan cheques si los documentos
justificativos no son examinados por, al menos, un firmante de los mismos, a
las que se encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las que
manipulan los equipos de firmado sin control independiente sobre el nmero y
detalles de los cheques firmados.
Se consideran procedimientos convenientes In restriccin del acceso a
cheques en blanco y la utilizacin de papel no falsificable para impedir la
realizacin de sustracciones, aunque probablemente la eficacia de estos
procedimientos es limitada.

Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si tales cheques estn

registrados, se vera reflejado en la reduccin necesaria de las cifras registradas
y se producir un encubrimiento
En consecuencia, para protegerse contra este tipo de sustraccin es necesario:
1) que nadie pueda extender cheques por s solo; o 2) que alguien, que no est
capacitado para extender cheques por s mismo, examine posteriormente los
documentos justificativos. El primero de estos mtodos pretende impedir la
realizacin de tales sustracciones y el segundo su ocultacin o encubrimiento.
Las personas que manipulan cheques firmados estn en situacin de desviar
un cheque legtimo de su debido destino y hacer uso propio del mismo. Esta
irregularidad hara necesaria generalmente una alteracin del librado, una
falsificacin del endosado del librado seguido de un endosado del falsificador,
pero la experiencia indica que el conocimiento de estos hechos no impide la
perpetracin de los mismos.
Dado que las desviaciones implican pagos destinados a proveedores legtimos,
el resultado inmediato es una forma de encubrimiento temporal, ya que las
cuentas a pagar superarn a las cifras correspondientes registradas y cabe
esperar quejas por parte de los proveedores.

En consecuencia, un

encubrimiento permanente de las desviaciones requiere que el ejecutor o

falsificador est capacitado para efectuar los verdaderos pagos que se han de
hacer al proveedor. De forma coincidente o dentro de un perodo razonable.
Los pagos a los proveedores podran hacerse mediante cheques duplicados, o
posiblemente de fondos obtenidos por el ejecutor o falsificador mediante la
obtencin de la cantidad del cheque sobre valorado y el retenimiento del
exceso.

En este ltimo caso, el exceso constituye una sustraccin.

Los

cheques duplicados podran estar justificados por copias de los documentos

empleados para justificar los cheques desviados o mediante documentos no
cancelados empleados para justificar otros cheques. El procedimiento ms
directo de control para impedir la perpetracin de desviacin es limitar la
manipulacin de cheques firmados a personas que nos participen en la
preparacin de recibos u otros documentos. Justificativos de los desembolsos.
Entre los posibles controles para impedir el encubrimiento se incluye un
examen de los cheques pagados para detectar evidencia de alteraciones o

endosados irregulares y un examen de los documentos justificativos por parte

de las personas que tengan funciones incompatibles.
Saldos de caja y bancos
Los objetivos del control interno sobre los saldos de caja y bancos son
asegurarse de que la cantidad de efectivo real disponible: 1) coincide con la
cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas, y 2) es suficiente
pero no excesivo para las necesidades de la organizacin. Este ltimo objetivo
es un aspecto de control administrativo que se expone ms adelante en este
mismo captulo.
La cantidad disponible coincidir, por supuesto, con la registrada si no se han
producido errores o irregularidades en el registro de las operaciones.
Indudablemente, el primer requisito para determinar si existe tal coincidencia es
la realizacin de recuentos de efectivo y conciliaciones de cuentas bancarias
con carcter peridico. Este procedimiento, por si solo, debera ser suficiente
para desvelar los errores existentes, pero no para descubrir la irregularidades.
Pare detectarlas es necesario que los recuentos y conciliaciones sean
efectuados: 1) por personas que no estn capacitadas pera perpetrar
sustracciones o desvos, como se ha expuesto anteriormente, y 2) de tal forma
que permitan detectar cualquier encubrimiento temporal.
El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos de caja o bancos
puede lograrse mediante: 1) la falsificacin de los recuentos de efectivos o
conciliaciones bancarias; 2) la inclusin de partidas no vlidas en los recuentos
de efectivo o depsitos bancarios; 3) la sustitucin de partidas validas de otros
fondos de la organizacin.
La falsificacin de recuentos de efectivo o conciliaciones bancarias, tal y
como se utiliza en este capitulo, se refiere a un listado errneo de las partidas
recontadas, de los saldos que aparecen en los libros o extractos bancarios,
cheques pendientes de pago u otras partidas de conciliacin o un cmputo
errneo de la suma de los recuentos o conciliaciones. La preparacin de los
mismos por personas independiente, como se ha mencionado anteriormente,
es el mtodo ms directo de control de este tipo encubrimiento. Las dos
posibilidades restantes corresponderan a acciones llevadas a cubo por los
encargados de custodiar los fondos cuyo recuento o conciliacin se est

llevando a cabo, y por lo tanto, deberan tenerle en cuenta las personas que
realizan estas funciones.
Las partidas no vlidas se refieren a cheques, comprobantes u otros
documentos incorrectos o indebidamente incluidos en los recuentos de efectivo
con el pretexto de mantenerlos para un depsito, cobro o reembolso
posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han depositado, pero que
cabe esperar que el banco los rechace. Los procedimientos para descubrir la
inclusin de partidas no vlidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones
bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o documentos
similares incluidos en ellos, obteniendo una aprobacin independiente de
partidas cuestionables, depositando cheques bajo el control de la persona que
efecta el recuento e investigando los cheques depositados pero rechazados
por los bancos, durante el perodo razonable con posterioridad al recuento de
efectivo.
La sustitucin de las partidas vlidas se refiere a la utilizacin de depsito
bancarios o cheques obtenidos de otros fondos de la organizacin para ocultar
una deficiencia en el fondo cucho recuento o conciliacin se est llevando a
cabo. Entre las fuentes a partir de las que puede efectuarse tal sustitucin se
encuentran los cobros no depositados, fondos de explotacin y cuentas
bancarias. Un ejemplo corriente de sustituciones consiste en la utilizacin de
los cobros de un da o das posteriores para efectuar un depsito bancario
exigido por los cobros registrados de un da anterior. Otro ejemplo consiste en
el depsito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro del mismo a otra,
lo que corrientemente se denomina recambio. El principal procedimiento de
control para evitar la sustitucin de los recuentos de efectivo constituye el
recuento simultneo de todos los fondos a partir de los cuales sera factible
efectuar la sustitucin, considerando la custodia y ubicacin de los fondos
respectivos. En lo que respecta a los cobros no depositados, requiere que se
registren todas las cifras correspondientes a los cobros no depositados,
requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros hasta
el momento del recuento. La conciliacin simultnea de todas las cuentas
bancarias consiste tambin en un mtodo de proteccin contra recambio. Sin
embargo, dado que este recambio tambin requiere un depsito no registrado
en la cuenta bancaria a partir de la que se gir el chequeo sustituido, podra

emplearse un procedimiento alternativo para evitar la sustitucin que consiste

en una comparacin de los depsitos reales con los cobros registrados desde
la fecha de la ltima conciliacin de los dems cuentas bancarias.
Adems de los errores e irregularidades anteriormente expuestos, los saldos
de caja y bancos son tambin susceptibles de una forma de distorsin
denominada retoque de cuentas. Como se ha indicado anteriormente, esta
prctica no implica la existencia de desfalcos, pero pretende mejorar la posicin
financiera aparente, el ratio del capital circulante o la relacin entre los saldos
de caja y otras, como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede lograrse
manteniendo abiertos los libros de contabilidad de forma que se puede
disponer del tiempo necesario para registrar los asientos debidos o mediante
asientos incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de cierre de libros
y los controles previamente mencionados para los recuentos de efectivo y las
conciliaciones bancarias deben permitir detectar este tipo de distorsin; sin
embargo, no es probable que se produzca si la direccin no da instrucciones
evidentes para olvidar los procedimientos de control interno establecidos. En
consecuencia, los auditores constituyen el factor disuasivo ms eficaz de esta
prctica.
3. Procedimientos de Auditora
Cobros
Deberan verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas y otras
deducciones efectuadas cliente registradas en los asientos de cobros,
examinando si los documentos justificativos han sido aprobados o presentan
otros signos claros de validez.
Deberan verificarse las ventas al contado, efectuando una seleccin de las
mismas a de los independientes disponibles (como los registros de ventas,
entregas, envos o registros puntuales de inventario) y compararlos
posteriormente con los registros de cobros. Deberan verificarse los dems
cobros verificarse los dems cobros (otros que no sean los cobros
correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado) efectuando una
seleccin a partir de cualquier fuente de informacin independiente disponible y
comparndolos con los registros de cobros o con las cuentas relacionadas.

Debera verificarse la preparacin de registros finales de cobros efectuando un

seguimiento de las cantidades de los registros iniciales hasta los finales.
Deberan verificarse tambin las sumas y anotaciones de los asientos
correspondientes a los cobros.
Desembolsos
Se deben verificar los asientos en los registros iniciales de desembolsos
comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques
pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como
librados

mltiples,

alteraciones,

firmas

no

autorizadas

endosados

cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados

directamente para su depsito en un banco).
Deben verificarse tambin los asientos en los registros iniciales de
desembolsos mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser
que ya hayan sido examinados como parte de la auditoria de compras y
cuentas a pagar. El examen de documentos justificativos debera comprobar la
existencia de las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y
distribuciones de cuentas.
Debe verificarse la preparacin de los rasgos intermedio y final de
desembolsos, efectuando un seguimiento de las cantidades desde los registros
finales hasta los iniciales.
Deben verificarse los totales y las anotaciones de los registros de
desembolsos.
Saldos de caja y bancos
La consideracin de los procedimientos de; auditora sobre saldos de caja y
bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y
cuando, as como de qu forma se ha de hacer.
Los saldos de caja y bancos suelen incluir un nmero de fondos

de

explotacin, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente

pequeos. Tanto los auditores independientes como los otros deben considerar
la importancia de tales saldos en relacin con su respectivo papel y los
objetivos de auditora para determinar si requieren auditarse y con qu
frecuencia se ha de efectuar.

Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes

registrados, disponibles o en depsito, en una fecha tan cercana a la del
balance de situacin como sea posible, segn las circunstancias, aunque en la
mayora de los casos coincide realmente con la fecha del balance de situacin.
Para los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de
caja y bancos puede tener un importancia menor. En cualquier caso, debera
efectuarse un examen simultneo o procedimientos equivalentes, como ya se
ha explicado, a las cuentas en las que podra darse un encubrimiento de una
deficiencia importante mediante sustitucin.

De forma similar, debera

efectuarse un examen simultneo o aplicarse un procedimiento similar en la

auditora de valores burstiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que
pudieran obtenerse fondos para la sustitucin en los saldos de caja y bancos.
Los restantes prrafos de esta seccin describen de forma general los
procedimientos de auditoria que se han de aplicar a los saldos seleccionados,
suponiendo que se efecte un examen simultneo si este es necesario, segn
las circunstancias.
Debe efectuarse

un

recuento y listado

de los depsitos, cheques,

comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos o a otros fondos de

explotacin o a cobros no depositados, segn sea necesario para una
investigacin posterior.
Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado
como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iniciales de
cobros, tal y como se encuentren en la fecha y momento del recuento.
Debera comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario,
deberan depositarse en el banco o ser aprobados por una persona
responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos.
Debera efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas
bancarias de la organizacin, relacionndolos con los registros de desembolsos
correspondientes o, en el caso de un examen simultneo, con la lista asociada
de cheques pendientes.
Deberan examinarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro
documento incluido en el recuento de efectivo para comprobar si cuentan con
la aprobacin que se haya considerado necesaria en las circunstancias
presentes. Si tales partidas representan una cantidad significativa, podra ser

necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al perodo de

auditora.
El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones bancarias y
obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos.
Estas confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin la auditoria
de los saldos de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las
obligaciones directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y otras
relaciones con los bancos.
Se debe hacer una comparacin de los depsitos reflejados en los estados
bancarios con los cobros registrados durante un perodo suficiente, previo a la
conciliacin, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en
otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha
de la conciliacin.
Deben cuadrarse los depsitos en trnsito mostrados en las conciliaciones con
los cobros registrados antes de la fecha de conciliacin y deben referenciarse a
los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.
El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y
cheques pagados durante un perodo razonable despus de la fecha de la
conciliacin. Deben examinarse los nmeros y fechas de cheques y las fechas
de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cules
fueron examinados antes de la fecha de la conciliacin y entonces
comprobarlos. con la lista de cheques pendientes de la conciliacin.
Cualquier otra partida en conciliacin debe considerarse como inusual y, por lo
tanto, se debe investigar ntegramente.
Desgloses
La clasificacin de caja y bancos en el balance de situacin incluye
normalmente depsitos bancarios y cheques no depositados, libretas de
ahorro, certificados de depsito y depsitos a la vista. Las partidas de libretas
de ahorro y certificados de depsito deberan presentarse por separado, a no
ser que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos bancarios deben
incluirse como una partida de pasivo en lugar de deducir al activo. Adems,
debe hacerse distincin entre el efectivo disponible. para operaciones
generales y el destinado a fines especiales.

Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para mantener un saldo

mnimo determinado, debera separarse este saldo restringido y describirse en
una nota a los estados financieros.
A esto se le denomina saldo de compensacin y la informacin referente al
mismo debera tenerse mediante confirmaciones por parte del banco, lectura
de las actas y examen del acuerdo sobre prstamos entre el banco y el cliente.
Controles administrativos
Los controles administrativos, tal y come se definen en las Declaraciones de
Normas de Auditora, Seccin AU 320.27, incluyen, aunque no estn limitados,
al organigrama y a los procedimientos y registros relacionados con los
procesos de decisin que llevan a la autorizacin de las operaciones por parte
de la direccin. Tal autorizacin constituye una funcin de direccin asociada
directamente con la responsabilidad de consecucin de los objetivos de la
organizacin y constituye el punto de partida para establecer el control contable
de las operaciones.
El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles
administrativos, ya que estn relacionados de forma indirecta con los registros
financieros y no es necesaria su evaluacin.

Sin embargo, si el auditor

independiente cree que ciertos controles administrativos pudiera tener una

influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros, debera
plantearse la evaluacin de los mismos.
Areas de control administrativo
En relacin con la funcin de dar fe, el auditor independiente se ocupar ms
de los aspectos financieros de la empresa. Sin embargo, cuando lleve a cabo
servicios para la direccin se ocupar generalmente de los aspectos
operacionales, de forma similar al auditor interno.
A continuacin se presentan ilustraciones de los controles administrativos sobre
cada y bancos:
Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los controles administrativos
ms importante sobre caja y bancos es la proyeccin de necesidades de
efectivo correspondiente a cobros y desembolsos.

Muchas empresas han

podido mantener constantes las necesidades de efectivo, frecuentemente con

aumentos del volumen de ventas, gracias a una planificacin meticulosa del

mismo. El auditor puede revisar los datos fundamentales y las estimaciones de
deficiencias o excesos.

Debe sugerir un cambio en la oportunidad de los

cobras y desembolsos para reducir las necesidades de efectivo.

Evaluacin de los riesgos. Aunque en general es conveniente mantener unos
controles estrictos, a veces el control es demasiado costoso debido al riesgo.
En lugar de mantener el control continuo, podra ser ms razonable ampliar el
trabajo de auditoria. En una oficina pequea puede resultar difcil lograr una
separacin de responsabilidades ptima y podra ser necesario realizar
trabajos de auditoria adicionales. Sin embargo, normalmente se pueden
separar ciertas funciones importantes, como el firmado cheques y la
conciliacin de cuentas bancarias
Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la revisin de caja y bancos,
debe estudiar la eficacia de los procedimientos.

Con frecuencia pueden

modernizarse los procedimientos y se puede reducir el costo, siendo efectivos

todava para los posibles riesgos. Por ejemplo, un aumento de la eficacia en el
proceso de las remesas contribuir a acelerar los depsitos bancarios.

El

auditor puede investigar si es necesario llevar a cabo una verificacin de las

facturas cuyo importe sea pequeo. El costo suele superar al posible ahorro.
Para mantener un control estricto, las empresas que cuenten con numerosas
instalaciones y filiales podran efectuar todos los pagos en la oficina principal,
incluso cuando se trate de facturas de poca monta. El procesamiento y
preparativos comerciales extraordinarios pueden resultar costosos. El auditor
puede revisar la operacin y sugerir un costo mnimo para las facturas que se
enven a la oficina principal. Se ha mostrado que con tal mnimo de nmero de
pagos puede quedar reducido en un 33 % y la oficina principal todava controla
el 98 % del importe de los pagos.
Confeccin de diagramas de flujo. Una tcnica analtica que emplean los
auditores frecuentemente es la confeccin de diagramas de flujo.

Resulta

especialmente intil en la revisin de los controles internos existentes sobre los

cobros y desembolsos. Resulta til para representar las relaciones dentro de la
empresa en forma de organigrama. Se trata tambin de una tcnica bsica de
auditora por ordenador.
Utilizacin de los fondos. El auditor debera conocer qu fondos no se utilizan.

Por ejemplo, en una empresa con una cierta cantidad de instalaciones y filiales
podra existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las filiales. El
auditor puede efectuar un cmputo de los desembolsos medios y determinar el
nmero de semanas para las que se habra de disponer de efectivo en la filial
concreta, donde pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo.
Podra compararse el costo de mantener un saldo equivalente a la cantidad
neta de nmina en la bancaria de nmina con el que supone el enviar
telegrficamente los fondos el mismo da en que tiene lugar el pago. Algunos
fondos especiales restrictivos, como los fondos entregados en derecho a
terceros quiz no produzcan intereses.

El auditor debera revisar los

documentos pertinentes para asegurarse de que la cantidad ntegra retenida es

actualmente necesaria. Quiz se hayan producido cambios que justifiquen una
reduccin de los fondos.
Aceleracin del flujo de entrada de efectivo. La aceleracin del flujo de entrada
de efectivo o ingresos en metlico equivale a un aumento de la cantidad total
de ste. Por lo tanto, el auditor debera conocer el mtodo mediante el cual
puede acelerarse dicho flujo. Por ejemplo, si se emplea un buzn con llave
para las remesas, puede reducirse notablemente la cantidad pendiente de
pago, especialmente si la oficina central est situada en una ciudad y se
dispone de un buzn con llave en otra. Otra forma para acelerar el flujo de
efectivo es exigir a los clientes una facturacin inmediata. Como parte de este
procedimiento, el auditor puede determinar que todas las facturaciones se
efectan el da siguiente despus de su envo. Los mtodos de reduccin de
los niveles de inventario y niveles de cuentas a cobrar permiten acelerar
tambin el flujo de entrada de efectivo.
Desaceleracin del flujo de salida de efectivo. La cantidad de efectivo
disponible puede maximizarse desacelerando el flujo de salida del mismo. los
pagos a los vendedores pueden efectuarse el ltimo da del periodo de
descuento. El auditor puede determinar el periodo de mximo nmero cobros y
sugerir a los vendedores que establezcan las fechas de pago coincidiendo con
l.
Distribucin de fondos. El audito puede presentar un cambio en la distribucin
de las cuentas bancarias despus de revisar los diversos gastos de servicio.
Por ejemplo, si se mantiene una cuenta de nmina en un banco y el fondo

rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la cuenta nmina sin

que produzca un inters en el saldo del fondo rotativo. Si ambas cuentas se
mantienen en el mismo banco, puede existir una compensacin y no efectuarse
ningn cargo de servicio bancario.
Objetivos de los auditores en el examen de la caja.
En el examen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son:
Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en
efectivo.
Determinar que la caja se presente razonablemente en los estados
financieros del cliente.
Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja indica el grado en
que los controles usados a tal propsito realmente funcionan en la prctica.
Los resultados de estas pruebas proporcionan a los auditores las bases para
evaluar la validez de las transacciones registradas por caja, la validez de los
mtodos usados en el manejo y registro del efectivo y la credibilidad general de
los registros contables.
El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente que se presenta la caja
como parte de la posicin financiera global del cliente es relativamente simple,
porque la caja, a diferencia de otros activos, virtualmente no presenta
problemas de valuacin, Para justificar la cantidad de caja que se menciona en
el balance general, los auditores llevarn a cabo las pruebas sustancias
necesarias, tales como la de confirmacin de las cantidades en depsito,
comunicndose directamente con los bancos y contando la existencia en
efectivo en la caja.
Cunto tiempo dedicar a la auditoria de caja?
Los auditores ciertamente dedican una proporcin bastante ms grande de
horas de auditoria a la caja de lo que se justifica por el importe relativo del
efectivo que se presenta en el balance general.
Se invierte un tiempo considerable de auditoria en problemas de valorizacin
en el trabajo sobre inventarios y cuentas por cobrar.

Otra razn que contribuye a una extensa auditoria de la caja es que el efectivo
es el activo ms lquido y ofrece la tentacin ms grande para el robo, el
desfalco, y la malversacin. El riesgo relativo es alto para los activos lquidos
y los auditores tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una
investigacin ms detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede
tener razones especficas para sospechar de la existencia de fraudes de los
empleados, y puede pedir a los auditores que pongan inters en el examen de
las transacciones por caja.
Control interno de las transacciones por caja.
El departamento financiero, bajo la direccin de un tesorero, es generalmente
responsable de la mayora de las funciones que se relacionan con el manejo de
la caja, Estas funciones incluyen; aprobacin de crdito, manejo y depsito de
ingresos a caja; firma de cheques, inversin del dinero ocioso: y custodia del
efectivo, los valores cotizados y otros activos negociables.

Adems, el

departamento financiero participa activamente en el proceso de pronosticar los

requerimiento de efectivo, y hace arreglos de financiamiento a corto y largo
plazo.
Los auditores independientes pueden sugerir cambios en los procedimientos
operativos que reforzarn los controles sobre los ingresos a caja y los
desembolsos de efectivo, sin incurrir en costos adicionales de operacin.
Estas reglas universales para lograr el control interno sobre el efectivo pueden
resumir como sigue:
1. No permita que un mismo empleado maneje una transaccin desde el
principio hasta el fin.
2. Separe el manejo de la caja del registro contable.
3. Centralice el recibo de dinero tanto como sea posible.
4. Registre inmediatamente los ingresos a caja.
5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile los totales de
registro de caja.
6. Deposite intactos todos los das los ingresos a caja.
7. Haga todos los pagos con cheques, con excepcin de los gastos por
caja chica.

8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos las realicen

empleados que no sean responsables de la expedicin de cheques o
la custodia de efectivo.
Si la poltica de la compaa permite el pago de los gastos utilizando los
ingresos en efectivo, se ocultan ms fcilmente los desembolsos ficticios y la
exageracin de los pagos reales que cuando las obligaciones se pagan con
cheques despus de una comprobacin adecuada. Cualquier retraso en el
depsito de cheques aumenta el riesgo de que stos resulten incobrables. Ms
an, los ingresos no depositados representan fondos ociosos, los que no son
un activo que produzca rendimientos.
Control interno sobre ventas en efectivo
El control sobre las ventas en efectivo es ms fuerte cuando dos o ms
empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en
cada transaccin con un cliente.
Generalmente los teatros tienen un cajero que vende boletos prenumerados
que recoge un portero cuando se admite a los clientes. Si los boletos o las
fichas de venta estn numerados en serie y se responde por todos los
nmeros, esta separacin de responsabilidad en la transaccin es un medio
efectivo para evitar el fraude.
Control interno sobre los cobros al cliente
En muchos negocios fabriles de ventas al mayoreo, los

ingresos pro caja

consisten principalmente en cheques que se reciben por correo. Esta situacin

ofrece poca oportunidad para el desfalco, menos que al empleado se le permita
recibir y depositar estos cheques y adems registrar los crditos a las cuentas
de los clientes. En supuesto, los controles que realmente se usan variarn de
un cliente a otro.
Control interno sobre los desembolsos en efectivo.
Para presentar el problema en trminos positivos, todos los pagos debern
hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores que se
hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisin de cheques es en
cierto modo ms costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el

uso de cheques generalmente justifica el gasto implicado. La ventaja principal

es obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque.
Otras ventajas incluyen:
La centralizacin de la facultad de pagar en manos de pocos
funcionarios designados, nicamente las personas autorizadas para
firmar cheques.
Un registro permanente de desembolso.
Una reduccin en la cantidad de dinero en efectivo en caja.
Aspectos de control de los fondos de caja chica.
Un sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan
peridicamente para reponer el fondo estn de acuerdo con la cantidad de
desembolsos del fondo.

En consecuencia, el fondo fijo de caja chica

permanece con un saldo fijo.

Control Interno sobre las Sucursales.
Las compaas que operan sucursales en las que los gerentes de sucursal no
estn sujetos a una supervisin directa deben cuidar especialmente el
mantenimiento de un fuerte control interno. Un dispositivo de proteccin es la
apertura de una cuenta de banco en un solo sentido en la cual se depositan
intactos los ingresos diarios por el gerente de la sucursal. Sin embargo, el
gerente de la sucursal no est autorizado para escribir cheques con cargo a
esta cuenta; solamente la oficina matriz puede hacer retiros, y al banco se le
dan instrucciones de que enve los estados de cuenta y los cheques pagados
directamente a la oficina matriz. La oficina matriz hace traspasos frecuentes
de esta cuenta de banco a su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta
de la sucursal se conserve muy bajo.
Se logra un control an mejor sobre los ingresos de la sucursal, por el sistema
de caja con cerradura, en la que los clientes de la sucursal envan sus remesas
a una caja de oficina postal controlada por el banco.

El banco registra y

procesa las remesas, e informa peridicamente de los cobros a la oficina

matriz.

Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada por el sistema de
fondo fijo por la sucursal, para sus desembolsos. A medida que esta cuenta se
agota el gerente de la sucursal enva una lista de los desembolsos a la oficina
matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa matriz y no el
gerente de la sucursal, es la que est autorizada para hacer depsitos en esta
cuenta. Los estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se envan
a la casa matriz para conciliacin. Una variacin de este procedimiento para el
control de los desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada
cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al carbn a la
oficina matriz. Los cheques estn numeradas en serie, y la oficina matriz toma
en cuenta todos los nmeros de la serie.
El control interno y la computadora
El procedimiento de las transacciones en efectivo por computadora puede
contribuir substancialmente a un fuerte control interno sobre la caja. Como se
coment anteriormente, el control sobre las ventas en efectivo puede reforzarse
por el uso de terminales de registro en lnea. Los aviso de remesa, o los
listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes pueden perforarse
para procesarse por computadora.
Papeles de trabajo para la auditora de la caja
Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las
transacciones por caja, y una evaluacin del control interno para la caja. Otros
papeles de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento, arqueos de
caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de compensacin,
conciliaciones bancarias, listas de cheques en circulacin, listas de cheques
investigados, las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuerza del
control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el control interno.
Programa de Auditoria para la Caja
Estudio y evaluacin del control interno para la caja.
Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.

4. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento

Las empresas comerciales hacen inversiones en valores por muy variadas
razones.

Y el efectivo que se requiere en los perodos activos de las

operaciones estara ocioso e improductivo si no estuviera invertido durante la

estacin floja. La inversin temporal de dinero ocioso en tipos selectos de
valores cotizados es un elemento de buena administracin financiera. Tales
posesiones se ven como una reserva secundaria de caja, susceptibles se ven
como una reserva secundaria de caja, susceptible de convertirse rpidamente
en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa de
rendimiento modesta pero constante.
Objetivos de los auditores al examinar los valores
En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar
si existe un control interno adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento
de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los valores
realmente existen y que son propiedad del cliente, que estn valorizados
razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente
aceptados, y que estn adecuadamente clasificados en el balance general.
El control interno sobre los valores
En virtud de que la mayora de los valores son fcilmente negociables el
problema de la proteccin fsica tiene una importancia similiar a la salvaguarda
de la caja y de las cuentas por cobrar. La revisin del control interno por parte
de los auditores indicar el grado y la direccin del trabajo de auditora que se
requiera en un trabajo en particular.

1. Separacin de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra

y la venta de valores, el encargado de la custodia de los valores, y la
persona que lleve el registro de las inversiones.

2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen,

y el rendimiento respectivo en intereses y dividendos.

3. Autorizacin de todas las transacciones de compra y venta por

funcionario responsables.

4. Registro de los valores a nombre de la compaa.

5. Inspeccin fsica peridica de valores por un auditor interno o un

funcionario que no tenga responsabilidad en cuanto a la autorizacin,
custodia o registro contable de las inversiones.
Papeles de trabajo de la auditoria para valores
Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque una
sola cuenta de mayor, apoyada por registros auxiliares, es generalmente
suficiente para cada clasificacin de valores en el balance general.
Programa de auditoria para valores
Los procedimientos ms apropiados para una auditoria en particular dependen
de los estudios de los auditores y de la evaluacin del control interno sobre los
valores, as como sobre otros aspectos del trabajo.

Por ejemplo, si el

compromiso incluye la preparacin de la declaracin del impuesto del cliente,

se tendrn que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores
que para los propsitos de la auditoria pueden no ser esenciales.
Otras Inversiones.
Un Certificado de depsito de un banco es un recibo que da un banco por un
depsito de fondos durante un tiempo especfico,

Generalmente los

certificados de depsito son negociables, y ganan una tasa de inters mayor

que las cuentas de ahorro bancarias comunes.
Si el cliente tiene un certificado en exceso de la cantidad asegurada, emitido
por un banco que tiene problemas financieros, los auditores deben considerar
la posible necesidad de una reserva por prdida en el certificado.
El trmino papel comercial describe los pagars no asegurados emitidos por
sociedades por perodo generalmente menores de un ao.

Los auditores

debern inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los
emisores. Si los auditores debern inspeccionar los papeles comerciales del
cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna duda
respecto a la recuperabilidad del papel comercial, debern investigar situacin
financiera del emisor.

Presentacin de otras inversiones en el balance general

Como se dijo en el Captulo 11, certificados de depsito que tienen importancia
en cuanto a su cantidad se presentan por separado en la seccin del activo
circulante del balance general. El papel comercial tambin puede presentarse
como una cuenta de activo por separado, o puede combinarse con la de
valores cotizados que se incluyen como activo circulante.
Certificado de Depsito: Un recibo emitido por un banco por un depsito de
fondos durante un tiempo especfico.
Papel Comercial: Pagars a corto plazo no garantizado emitidos por muchas
de las grandes por perodo de un ao o menos.
Solicitud de Confirmacin: Valores Una carta preparada por un cliente, dirigida
a un corredor, banco u otro tenedor de valores propiedad del cliente, solicitando
al tenedor que responda directamente a los auditores independientes dndoles
una informacin completa de los valores y el propsito para el que los guarda.

BIBLIOGRAFIA:
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PAG 489 - 513
Slosse, Carlos Alberto; Auditora: Un niuevo enfoque empresarial. La Ley 2008. Argentina
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Arens, Alvin A; Randal J. Elder, Mark S. Beasley, Auditoria un enfoque integral. Pearson,
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