PROCEDIMIENTO

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06/03/2015

GESTIN HSEQ

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01

CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS

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1. OBJETIVO(S)
1.1 Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo,
uso y control de los documentos y registro que sean parte operativa, normativa y legal
del desarrollo normal de las actividades de la organizacin y su Sistema de Gestin
Integral.
1.2 Asegurar y controlar el debido proceso de identificacin, recuperacin, retencin,
archivo, almacenaje y proteccin de los registros que se generen durante el desarrollo
normal de las operaciones del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros que son
parte de la evidencia y gestin operativa del Sistema de Gestin Integral de la organizacin.
3. RESPONSABLE
Coordinadora Administrativa
4. DEFINICIONES
a) Aprobacin: Accin de verificar la correspondencia entre el contenido de un documento
con las polticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realizacin de
una actividad.
b) Control de Documentos: Son las directrices dadas para la elaboracin, modificacin,

revisin, aprobacin, distribucin, anulacin y/o eliminacin de documentos internos del

Sistema de Gestin de Integral.
c) Copia Controlada: Es la copia autorizada por el Coordinadora Administrativa, de los

documentos internos o externos que regulan la ejecucin de las actividades

correspondientes a cada uno de los procesos del Sistema de Gestin Integral, los cuales
se encuentran relacionados en el Listado Maestro de Documentos Internos.
d) Copia No Controlada: Copia de documentos internos con fines informativos o de

entrenamiento que debe llevar la expresin DOCUMENTO NO CONTROLADO en la

parte inferior derecha del documento.
e) Documento: Toda informacin contenida en cualquier medio o soporte.
f) Documento Obsoleto: Es aquel que ya no es vigente para la ejecucin de las

actividades de la organizacin.
g) Documento Externo: Son todos aquellos requeridos por la organizacin, que son

emitidos por entes externos o autoridades responsables del control y la vigilancia del
desarrollo normal de las actividades de las organizaciones. Por ejemplo: libros de
consulta, guas, catlogos, normatividad legal, etc.
h) Documento Vigente: Es aquel que las dependencias requieren, debido a que en ellos se

establecen los requisitos y/o requerimientos actuales para el desarrollo de sus

actividades.
i)

Documentos Internos: Documentos que describen el desarrollo normal de las

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actividades y que son generados al interior de la organizacin, tales como: Manuales,

procedimientos, instructivos, formatos, entre otros.
j)

Formato: Documentos que sirven para consignar datos generados en una actividad
desempeada, con el nimo de proporcionar evidencia de dicha actividad o presentar
resultados obtenidos.

k) Procedimiento: Documento que describe la forma especfica para llevar a cabo las

actividades de un proceso.
l)

SGI: Sistema de Gestin de Integral.

m) Versin del Documento: Indica el nmero de veces que un documento ha sido

modificado. Se parte del inicial 01.

n) Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

actividades desempeadas.
5. ACTIVIDADES
5.1 Aprobacin y entrega de documentos internos
La Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente General y Sub Gerente de la
organizacin, revisan y aprueban todos y cada uno de los documentos que se generen al
interior del Sistema de Gestin Integral; por lo tanto, la evidencia de dicha gestin se podr
visualizar en el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE
GESTIN INETGRAL.
De igual forma, para el caso de los procedimientos, manuales y/o instructivos establecidos al
interior del Sistema de Gestin Integral de la organizacin, su aprobacin se ver reflejada
en el siguiente cuadro de firmas, el cual ir adjunto al mismo documento:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Nombre del funcionario.
Nombre del funcionario.
Nombre del funcionario.
Cargo del funcionario,
Cargo del funcionario,
Cargo del funcionario,
Firma del funcionario.
Firma del funcionario.
Firma del funcionario.
Fecha de la firma del Fecha de la firma del Fecha de la firma del
funcionario.
funcionario.
funcionario.
Posteriormente, estos documentos ingresarn a la base de datos correspondiente al
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se desarrollar un
debido proceso de fcil identificacin y legibilidad, teniendo en cuenta la siguiente
informacin:
a) Nombre del documento.
b) Tipo de documento: Se identificar si es manual, procedimiento, instructivo o formato.
c) Proceso al que pertenece el documento.
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d) Fecha de emisin: Esta fecha corresponder a la fecha de aprobacin y distribucin del

documento.
e) Formato en el cual se encuentra el documento, ya sea Word, Excel o PDF.
f) Ubicacin tanto fsica y/o magntica del documento.
g) Identificacin del usuario responsable del almacenamiento, proteccin y diligenciamiento
del documento.
Para efectos de entregar los documentos debidamente aprobados a cada uno de los
responsables de su proteccin, custodia y diligenciamiento, la Coordinadora Administrativa
debe diligenciar el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE
GESTIN INTEGRAL, registrando toda la informacin suficiente y necesaria para identificar
a cada uno de los usuarios de dichos documentos.
5.2 Rotulacin de los documentos internos
La rotulacin que permitir identificar los documentos internos del Sistema de Gestin
Integral ser la siguiente, atendiendo a las siguientes caractersticas:

TIPO DE DOCUMENTO:
FORMATO, MANUAL,
PROCEDIMIENTO O
INSTRUCTIVO
LOGOTIPO DE LA
ORGANIZACIN.

PROCESO AL CUAL PERTENECE

EL DOCUMENTO
NOMBRE DEL DOCUMENTO

VIGENCIA:
FECHA DE
APROBACIN
Dd/mm/aa
Y EMISIN
DEL
DOCUMENTO.
VERSIN
CON LA SE
##
EMITE
EL
DOCUMENTO
PAGINACIN
DEL
DOCUMENTO.

El campo correspondiente a la VIGENCIA del documento, se constituir como la evidencia

suficiente y necesaria para certificar la fecha de emisin y aprobacin del documento de la
que se trata en el numeral 4.1 literal d) del presente documento.
5.3 Control de cambios de los documentos internos
La Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente General y Sub Gerente de la
compaa evalan, analizan y aprueban todas y cada una de las actualizaciones y/o
modificaciones necesarias para cada uno de los documentos que se hayan estimado para
garantizar el desarrollo normal de las operaciones del Sistema de Gestin Integral, por lo
tanto, la Coordinadora Administrativa debe registrar todas y cada una de las modificaciones
en el formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN
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INTEGRAL, en el cual deber registrar los siguientes aspectos:

a) ltima versin aprobada y actualizada del documento.
b) Fecha de aprobacin de las modificaciones y versin actualizada del documento.
c) Especificacin de cada una de las modificaciones realizadas al documento.
De igual forma, para el caso de todos los documentos aprobados y establecidos al interior del
Sistema de Gestin Integral de la organizacin, el debido proceso de Control de Cambios se
ver reflejado en el siguiente cuadro, el cual ir adjunto al mismo documento y se registrar
la informacin anteriormente descrita:
Versin

Fecha

Cambios realizados

En el caso de los formatos, una vez implementados no ser necesario adjuntar dicho
recuadro.
5.4 Consulta de documentos internos y seguridad de la informacin
La Coordinadora Administrativa debe poner a disposicin de los funcionarios de la
organizacin, todos y cada uno de los documentos que constituyen el Sistema de Gestin
Integral de la misma, para lo cual, debe compartir stos documentos en un punto de acceso
y consulta estratgico, y a su vez, asignar un sistema de seguridad que prevenga posibles
alteraciones de forma y contenido de stos documentos; para lograr ste objetivo, se han
definido los siguientes parmetros de seguridad:
a) Los manuales, procedimientos e instructivos que conformen la estructura documental del
Sistema de Gestin Integral de la organizacin, se deben presentar el formato PDF, el
cual debe contar con una contrasea de seguridad.
b) Los formatos que se encuentren con la extensin .xls (Archivos elaborados en Excel),
debern contar con una contrasea de seguridad en cada una de las filas y columnas que
constituyan ste documento.
c) La base de datos en la que se encuentra almacenado toda la informacin del Sistema de
Gestin Integral de la organizacin, deber contar con una contrasea de seguridad
asignada por la Coordinadora Administrativa, el cual ser el responsable de su
confidencialidad y manejo respectivamente.
5.5 Manejo de los documentos obsoletos
En el momento en que la Coordinadora Administrativa en colaboracin con el Gerente
General y Sub Gerente de la organizacin hayan aprobado la actualizacin y/o modificacin
de algn documento que conforme la estructura formal y documental del Sistema de Gestin
Integral de la misma, su versin anterior lo clasificar como obsoleto; por lo tanto, su soporte
fsico y digital sern actualizados inmediatamente, registrndose dicha gestin en el formato
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permitiendo as prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. En el caso que un

documento declarado como obsoleto se requiera para algn tipo de operacin especial o
ejercicio interno (Auditora Interna, de certificacin, seguimiento y/o re-certificacin), se
identificar y conservar hasta finalizar dichas actividades.
5.6 Control e identificacin de documentos externos al Sistema de Gestin Integral de
la organizacin.
Coordinadora Administrativa debe controlar e identificar plenamente los documentos
externos al Sistema de Gestin Integral de la organizacin, por efecto a su contenido legal,
tcnico, misional, institucional, pedaggico e informativo aportan y garantizan de manera
significativa al desarrollo normal de las actividades al interior del Sistema de Gestin Integral
de la organizacin; para ello Coordinadora Administrativa debe llevar a cabo sta gestin a
travs de la base de datos que se soporta mediante el documento LISTADO MAESTRO DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se suministrar la siguiente informacin:
a) Nombre del documento
b) Autor del documento
c) Fecha de edicin
d) Grupo editor
e) Nmero de la edicin
f) Medio en el cual se encuentra (fsico o magntico)
g) Ubicacin del punto de almacenaje y/o archivo
5.7 Identificacin de los registros
Coordinadora Administrativa debe garantizar la identificacin plena de los registros que se
generan al interior del desarrollo normal de las actividades del Sistema de Gestin Integral de
la organizacin, a travs del diligenciamiento de la base de datos que se soporta con el
documento LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, teniendo en cuenta
los siguientes parmetros:
a) Nombre del formato sobre el cual se soportar la informacin o los datos obtenidos,
teniendo en cuenta la asignacin que se haya estipulado en la estructura documental del
Sistema de Gestin Integral de la organizacin.
b) Macro proceso al que pertenece el registro.
c) Proceso al que pertenece el registro.
d) Versin actualizada del formato que se encuentra en implementacin dentro del Sistema
de Gestin de Calidad de la organizacin.
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e) Fecha de emisin del formato.

f) Medio en el que se encuentra el registro (digital y/o fsico), describiendo la ubicacin
exacta del punto de almacenaje (Ejemplo: Oficina de Calidad/Archivador 1/Cajn
2/Carpeta Registro de Mantenimiento)
g) Identificacin completa (nombre(s) completo(s)) del responsable
diligenciamiento y proteccin de los formatos en implementacin.

del

manejo,

h) Tiempo de conservacin de los registros.

i) Disposicin final de los registros.
5.8 Almacenamiento de los registros
Coordinadora Administrativa debe asegurarse que los responsables del diligenciamiento y
archivo de los registros generados al interior del Sistema de Gestin Integral de la
organizacin, protejan y conserven la integridad tanto de los formatos como la informacin
misma; para esto se ha determinado las siguientes metodologas para el almacenamiento de
la informacin, teniendo en cuenta el medio en que se encuentran los formatos:
a) Para los formatos que se encuentran en medio fsico, estos se archivarn en folder o
carpetas tipo AZ, los cuales estarn debidamente rotulados e identificados, de acuerdo al
tipo de informacin que se encuentran almacenados.
b) Para los formatos que se encuentren en medio magntico; stos se almacenarn en
carpetas ubicadas dentro del sistema operativo de los equipos de cmputo pertenecientes
a los responsables de su diligenciamiento y archivo; asimismo estos funcionarios podrn
contar con el acompaamiento de la Coordinadora Administrativa, con el fin de asegurar
un proceso efectivo de almacenamiento y proteccin de la informacin.
5.9 Proteccin y recuperacin de los registros
La Coordinadora Administrativa deber realizar una copia de seguridad en medio magntico
de la informacin contenida en las bases de datos de los equipos de cmputo. Esta copia se
debe realizar cada 30 das, y su lapso de conservacin ser de 1 ao; la cual ser
almacenada en una base de datos electrnica que contenga la fecha exacta de su
elaboracin y su acceso se restrinja a travs de una contrasea de seguridad asignada por
la Coordinadora Administrativa y notificada posteriormente al Gerente General; de sta
manera se pretende prevenir el uso y recuperacin de documentos que contengan datos e
informacin tanto confidencial como obsoleta respectivamente.
La Coordinadora Administrativa debe asegurar que la proteccin de los archivos en medio
fsico se lleve a cabo mediante el almacenamiento de los registros en espacios fsicos libres
de polvo, humedad, plagas y dems factores biolgicos y ambientales que afecten la
integridad fsica de los documentos. De igual forma, el lapso de conservacin de estos
registros ser de 1 ao, respectivamente.
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Para efectos de la recuperacin de los registros, la Coordinadora Administrativa debe recurrir

a toda la informacin almacenada en la copia de seguridad realizada.
5.10

Tiempo de retencin de los registros

El lapso de tiempo establecido para la retencin de los registros soportados en los formatos
que constituyan la estructura fundamental del Sistema de Gestin Integral de la
organizacin, ser de 1 ao a partir de la ltima copia de seguridad generada por la
Coordinadora Administrativa; los dems registros externos (tales como contables) sern
retenidos tal como se estipule dentro de la normativa legal.
5.11

Disposicin de los registros

En el momento en que se haya cumplido el lapso de retencin de los registros que

constituyan la estructura documental del Sistema de Gestin Integral de la organizacin; la
Coordinadora Administrativa deber destruirlos inmediatamente. Para los registros externos,
la Coordinadora Administrativa deber consultar y coordinar con el Gerente General de la
organizacin, las actividades correspondientes a la disposicin final de los registros.
5.12

Poltica de diligenciamiento y legibilidad de los registros

Todos los registros que se implementen en medios fsicos deben ser diligenciados en tinta
indeleble y letra legible; evitando tachones, manchones y el uso de correctores; en caso de
equivocacin, los usuarios de los formatos debern diligenciarlos nuevamente y generar su
copia anulada.
Se deben diligenciar todos los espacios diseados para cada formato; de no ser posibles, el
usuario deber manifestar sus observaciones a la Coordinadora Administrativa. Lo anterior
aplica tanto para los registros que se generen en medio fsicos como magnticos.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Versin
Fecha
Cambios realizados
01
06/03/2015
Emisin inicial
7. CUADRO DE FIRMAS
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Yina Paola Parra Bermdez Mauricio Andrs Rodrguez Farith Willinton Morales V.
Coordinadora Admitva
Sub Gerente
Gerente General

Fecha: 06/03/2015
Fecha: 06/03/2015
Fecha: 06/03/2015
8. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Formato LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Formato ACTA DE APROBACIN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIN
INTEGRAL

COPIA CONTROLADA