GFT-PG-570-001 Programa de Gestión Documental

PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~
Hospital
Simn Bolvar
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
....,
AlCAwfA MAYOR
OEOOGOTD-C-
GESTiN DEL AMBIENTE FISICO y

TECNOLOGICO
Versin: O
Hospital Simn 80llvar

111NlVet E.S.E.
TABLA DE CONTENIDO
1. JUSTIFICACION DEL PROGRAMA

2. CONTEXTUALlZACION
DEL PROGRAMA
2.1 Misin
2.2 Visin
2.3 Objetivos Estratgicos
3. GENERALIDADES
DEL PROGRAMA
3.1 Poltica correspondiente

3.2 Polticas relacionadas
3.3 Grupo de estndares del Sistema nico de Acreditacin
programa
3.4 Alcance y campo de aplicacin del programa
4. DESARROLLO DEL PROGRAMA

4.1 Objetivos e indicadores del programa
4.2 Lineas de intervencin por objetivo
5. BASE LEGAL Y SOPORTE DOCUMENTAL RELACIONADO

6. VOCABULARIO DEL PROGRAMA
FECHA:
25 de A osto de 2015
relacionadas al
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~~
Cdigo:
GFT -PG-570-001
Hospital
Simn Bolvar
i1
Al...CAl.D&A.MAYOR
De BOGOTD-C_
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
1. JUSTIFICACION
FISICO y
'",LV
Versin: O
H09pnal Simn 80llvar

IIINI\ot!IE.S.E.
DEL PROGRAMA
Dando cumplimiento al artculo 21 de la Ley 594 de 2000 - "Ley General de Archivos",

sobre la elaboracin de programas de gestin de documentos en las entidades pblicas o
las privadas que cumplan funciones pblicas, El grupo funcional de Gestin Documental
del Hospital Simn Bolvar disea este programa de Gestin Documental, como
instrumento de apoyo para el desarrollo y la administracin de los documentos que se
generan producto de las actividades en las diferentes dependencias del Hospital.
La Ley General de Archivos en el ttulo V, Gestin de Documentos, Artculo 21. Programas
de Gestin Documental,
establece que: "Las entidades pblicas debern elaborar
programas de gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas
y soportes, en cuya aplicacin debern observarse los principios y procesos archivsticos"
y en el Artculo 19 "las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en
la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico,
electrnico, informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes
requisitos: a) Organizacin archivstica de los documentos. b) Realizacin de estudios
tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la conservacin
fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y
reproduccin de la informacin contenida en estos soportes as como el funcionamiento
razonable del sistema."
En cumplimiento de lo anterior, un sistema de informacin para el Programa de Gestin
Documental, debe concebirse desde su inicio como un sistema integral que se ajuste
conceptualmente a los principios archivsticos y a los objetivos de dicho programa. No
obstante, por desigual desarrollo tecnolgico, se recomienda que la metodologa utilizada para
el desarrollo o adecuacin del sistema de informacin, involucre y surta una etapa de anlisis
y diseo conceptual del sistema integral, acorde con los parmetros y normas archivsticas y
en caso de automatizar el sistema, se determine y adopte la plataforma tecnolgica adecuada
de conformidad con los alcances del proyecto.
La conceptualizacin del programa de gestin documental que aqu se ofrece, parte de unas
consideraciones generales sobre los antecedentes, justificacin e importancia, para luego
definir a partir de una breve resea, los objetivos, consideraciones, requisitos y marco
normativo, como los procesos, actividades y flujos de informacin que se implementan
durante el ciclo vital de los documentos.
2. CONTEXTUALlZACION
DEL PROGRAMA
El Programa de Gestin Documental es un modelo integral de gestin que se ajusta a los

procesos archivsticos siempre alineado con los objetivos y metas estratgicas de la
Institucin.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-5 70-001
ALCAl...DlAMAYOR
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
DE 8OGOTA
,sur:
FISICO y
D.C.
HospHal Simn 801lvar

IIINiveIE,S,E.
Versin: O
2.1 Misin.
Somos un hospital de Tercer Nivel de atencin que presta servtcros
dentro de la filosofa de calidad y el mejoramiento continuo; trabajando
basados en la participacin social, el desarrollo del talento humano,
servicio y en pro de la sostenibilidad financiera, con el fin de satisfacer
salud de nuestros usuarios y sus familias.
de alta complejidad
en redes integradas,
la relacin docencia
las necesidades en
2.2 Visin.
Para el ao 2016 seremos reconocidos a nivel nacional como un hospital universitario,
que promueve la gestin del conocimiento, cumpliendo con altos estndares de calidad,
liderando los institutos de plan de desarrollo distrital vigente, desarrollando centros de
excelencia y proyectados a la prestacin de servicios de cuarto nivel de atencin.
2.3 Objetivos
Estratgicos.
El Hospital Simn Bolvar cuenta con 5 objetivos estratgicos, los cuales enfocan a la
organizacin para el cumplimiento de la misin y la visin; el programa de Gestin
Documental es un instrumento de apoyo para el desarrollo y la administracin de los
documentos que se generan producto de las actividades en las diferentes dependencias del
Hospital.
El programa se articula con los cinco (5) los objetivos estratgicos de la institucin:
1. Lograr el equilibrio presupuestal y la sostenibilidad
administrativa, financiera y comercial.
financiera,
fortaleciendo
la gestin
2. Lograr la efectividad del modelo de prestacin de servicios de salud,

implementando
acciones seguras con mayores beneficios y menores riesgos para los usuarios del HSB.
3. Satisfacer las necesidades y expectativas en salud del usuario y su familia con calidad y
calidez, promoviendo su corresponsabilidad.
4. Cumplir altos estndares
de calidad
excelencia en nuestros procesos.
5. Desarrollar las competencias
del HSB.
3. GENERALIDADES
3.1 Poltica de Gestin
en la gestin
institucional
del talento humano, fortaleciendo
proyectados
la
la cultura organizacional
DEL PROGRAMA
Documental
El presente programa, se articula de manera directa a la Poltica "Gestin

por medio de la cual,
DocumJental
~~
fl
Hospital
Simn Bolvar
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
ALCALDfA MAYOR
oe BOGOT o.c.
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
as
Versin: O
Hosp~al Simn Bollvar

111Ni'<el E.S.E.
"En el Hospital Simn Bolvar 111 Nivel E.S.E. Nos comprometemos a Administrar y conservar
los documentos de archivo producidos en el ejercicio de su gestin y preservar la memoria
institucional bajo las premisas de confiabilidad, veracidad y seguridad"
Esta poltica se desarrollara a travs de actividades que comprende procesos y
procedimientos archivsticos de produccin de documentos, recepcin de documentos,
distribucin de documentos, trmite de documentos, organizacin de documentos, consulta
de documentos, conservacin de documentos y disposicin final de documentos.
3.2 Polticas
relacionadas
El Programa de gestin documental se relaciona con las polticas del Sistema Integrado de
Gestin.
Las polticas que se relacionan con el programa son:
3.2.1. Poltica de Responsabilidad
Social
"En el Hospital Simn Bolvar 111 Nivel E.S.E. Nos comprometemos
socialmente a
implementar
alternativas de desarrollo comunitario
desde un enfoque de respeto por la
cultura y la responsabilidad social."
3.2.2. Poltica de Gestin de Tecnologa
a
gestionar
permanentemente
la tecnologa, dando respuesta
a las necesidades y expectativas de
nuestros usuarios y colaboradores."
3.2.3 Poltica de Gestin y Administracin
del Riesgo

a minimizar el impacto
y la ocurrencia de riesgos en los procesos de la organizacin, promoviendo acciones de
identificacin, valoracin y control de los mismos,
generando una cultura
hacia la
prevencin."
3.2.4
Poltica de Calidad o Mejoramiento
Continuo
"En el Hospital Simn Bolvar III Nivel E.S.E. Nos comprometemos

con el mejoramiento
continuo de los procesos institucionales
en
cumplimiento
de
altos
estndares
de calidad,
f'
desarrollando un sistema integrado de gestin que satisfaga las necesidades y expectativas
de nuestros usuarios y colaboradores"
3.2.5 Poltica de Gestin de la Informacin y Comunicaciones
a gestionar la
informacin como un valioso activo que se desarrollara integralmente, garantizando la
confiabilidad, veracidad y seguridad de la misma, permitiendo la toma de decisiones basada
en el anlisis de datos en todos los niveles y generando una comunicacin asertiva de la
organizacin"
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
ALCALDlA. MAYOR
DE BOGOT D.C-
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Hospn.1 Simn BOllvar
Versin: O
IIINIveIE.S.E.
3.2.6 Poltica de Gestin Ambiental

con el ambiente
desarrollando procesos amigables con el medio ambiente, que impacten positivamente el
entorno"
3.2.7 Poltica de Cero Papel
estrategias que permitan reducir el consumo de papel en la Institucin.
Para lo cual se adopta la directiva presidencial No 04 de 2012.
a implementar
Fotocopia e imprime lo indispensable

Utiliza las dos caras de la hoja
Optimiza el espacio de las hojas
Revisa los documentos Antes de imprimir
Reutiliza siempre el papel
Guarda en el PC lo que NO debas imprimir
Recicla el papel
Conoce el uso de la impresora
Utiliza la Intranet
Utiliza Correo Electrnico
3.2.8 Poltica de confidencialidad
y respeto a la difusin
de informacin

a garantizar la
confidencialidad de la informacin clnica cumpliendo con los principios ticos establecidos
en la Ley, el respeto de sus derechos y en particular su derecho a la intimidad, en lo que
respecta al procesamiento de datos de carcter personal relativos a ellos ("proteccin de
datos").
3.3 Grupo de estndares
del Sistema nico de Acreditacin
El programa de Gestin Documental se relaciona

INTENCIONALlDAD de los siguientes estndares:
relacionadas
y da respuesta
al programa
de acuerdo
la.
Estndares de Gestin de la Tecnologa: se enfoca en la gestin integral de todos los

recursos tecnolgicos, desde su planeacin hasta su renovacin, y el anlisis de los efectos
de su utilizacin.
Estndares de Gerencia de la Informacin:
se enfoca en la Integracin de todas las
reas asistenciales y administrativas en relacin con la informacin clnica y administrativa y
su uso para la toma de decisiones en cualquier nivel de la organizacin.
~~
~)
Hospital
Simn Bolvar
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
11
Al...CA1.J)(,t.MA,YOR
OEDOGOTD-C..
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
Estndares de Mejora Continua:

de estndares, es:
Cdigo:
GFT -PG-570-001
FISICO y
.""w
Hospnal SlmOn 8allvar

111Nivel E.SE
Versin: O
el resultado esperado del cumplimiento
de este grupo
Que la Institucin tenga un proceso de calidad que genere resultados centrados en el

paciente, tanto en la dimensin tcnica como en la interpersonal de la atencin.
Que el proceso de calidad de la institucin integre de manera sistemtica a las
diferentes reas de la organizacin para que los procesos de calidad que se
desarrollen sean efectivos y eficientes.
Que los procesos de calidad estn ntimamente integrados en los procesos
organizacionales y que el mejoramiento organizacional se transforme en cultura de
calidad de la organizacin.
Que los procesos de mejora de la calidad sean sostenibles en el tiempo.
Que los procesos de mejora de la calidad general produzcan aprendizaje que sea til
tanto para la organizacin como para el sistema en general.
3.4 Alcance
y campo de aplicacin
del programa
El Programa de Gestin Documental (PGD) cubre todas las actividades relacionadas con el
ciclo de vida de los documentos, independiente de su soporte, es transversal a toda la
organizacin y va dirigido a todos los procesos.
se relacionan los procesos que estn sustentando
la aplicacin del programa.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT-PG-570-001
ALCAl..DIA MAYOR
DE eoGOTD-C-
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
Hospital
Simn Bolvar
4.
DESARROLLO
4.1 OBJETIVOS
FISICO y
Hospital
Versin: O
111
Simn Salivar
Nivel E.S.E.
DEL PROGRAMA
E INDICADORES
DEL PROGRAMA
OBJETIVO GENERAL
Normalizar de forma sistemtica el flujo de los documentos del Hospital desde su produccin
hasta su disposicin final mediante el programa de Gestin Documental, para administrar la
informacin dando seguridad, confianza y calidad. Apoyando lo toma oportuna de
decisiones.
OBJETIVOS
Objetivos
Objetivos
ESPECFICOS
e Indicadores
E INDICADORES
del Programa
DEL PROGRAMA
de Gestin
INDICADORES
NOMBRE
FORMULA
Transferencias
Realizar
el
control,
seguimiento
y
realizadas
en
capacitacin
cumplimiento
la
de
las
transferencias
a
documentales
primarias
mediante
la 90% De cumplimientos normatividad
/ total
aplicacin del inventario nico documental de los Indicadores de Transferencias
para garantizar el flujo de los documentos la
lnea
de realizadas
de los archivos de gestin.
Intervencin.
90% De cumplimientos
Responder a las solicitudes de prstamo de de los Indicadores de
documentos de archivo hechas por las la
lnea
de
oficinas del Hospital.
Intervencin.
Elaborar
las
Tablas
de
Valoracin
Documental
para dar cumplimiento
al
proceso archivistico de conservacin
y 90% De cumplimientos
disposicin final de la documentacin que de los Indicadores de
se encuentra en el Fondo Acumulado.
la
lnea
de
Intervencin .
Responder a las solicitudes de prstamo de 90% De cumplimientos
Historias Clnicas hechas por los servicios de los Indicadores de
lnea
mdicos
la
de
Intervencin.
Oportunidad en el envi, recepcin
y
entrega de documentos a nivel interno y 90% De cumplimientos
externo
de los Indicadores de
lnea
la
de
Intervenci n.
de solicitudes
de
prestamos realizados I
solicitudes
total
de
hechas
#
actividades
de
propuestas
en
el
Cronograma
de
actividades
I total de
actividades
desarrolladas
en
cumplimiento
al
cronograma
solicitudes
#
de
prestamos realizados /
total
solicitudes
de
hechas
#
de
documentos
entregados I total de
documentos
entregados
oportunamente
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOlOGICO
Cdigo:
GFT -PG-570-001
FISICO y
Versin: O
Hospllal Simn 80lfvar

111Nrvel E.8.E.
Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la

entidad, dentro del cumplimiento de sus funciones.
Fortalecer la seguridad en los sistemas de informacin del Hospital para garantizar la
obtencin de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial
de la informacin.
Conocer el correcto manejo de un sistema de informacin, siguiendo las pautas
estipuladas para ello, basados con la informacin obtenida principalmente del
Archivo General de la Nacin (Ley 594, ley general de archivos). Preservar
correctamente la documentacin mediante la aplicacin de tcnicas de conservacin.
Propiciar las condiciones para una adecuada implementacin de las Tablas de
Retencin y Valoracin Documental, (Instrumentos que estn en proceso de creacin
y modificacin para aprobacin por parte del archivo de Bogot y el SIGA).
Implementar las mejores prcticas segn la poltica de Cero Papel.
Facilitar a los usuarios, tanto internos como externos, el acceso y recuperacin de la
informacin existente en los fondos documentales de la Entidad.
Normalizar
los procesos
de Produccin,
Recepcin,
Distribucin,
Trmite,
Organizacin, Consulta, Conservacin y Disposicin Final del HSB, tanto para
documentos en soporte papel como en soporte electrnico.
Consolidar la Poltica de Gestin Documental al interior del HSB, la cual contemple
tanto los documentos en soporte papel como los documentos electrnicos.
Definicin
Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestin documental como el
"Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y
organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin".
Un programa de gestin documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en
las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin
documental al interior de cada entidad, tales como produccin, recepcin, distribucin,
trmite, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos. Con la
implantacin de un programa de gestin documental se pretende alcanzar los siguientes
objetivos:
Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje

natural de la administracin pblica, para el funcionamiento de la misma, elementos
necesarios para la participacin ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y
el control de la gestin pblica y garanta de los derechos individuales y colectivos.
Procurar la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los
procedimientos, trmites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la
normalizacin de modelos y formatos para la produccin documental.
Normalizar la utilizacin de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente.
1m
Hospital
Simn Bolvar
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
GESTIN DEL AMBIENTE
TECNOLOGICO
FISICO
Cdigo:
GFT -PG-570-001
11
ALCAL.DIA MAYOR
DEBOGOTn.C_
'SYO
Versin: O
Hospnal Simn Bolvar

IIINiveIES.E.
Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y

distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de
correo y mensajera.
Regular el manejo y organizacin del sistema de administracin de documentos y
archivos a partir de la nocin de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar el desarrollo de procesos bsicos de aplicacin
de la tabla de
Retencin
Documental,
organizacin,
transferencias
primarias,
recuperacin,
preservacin, conservacin de la informacin y disposicin final de los documentos.
Facilitar la recuperacin de la informacin en forma rpida y oportuna.
Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de informacin, tiles para
la administracin e importantes para la cultura.
Consideraciones
Bsicas
Para la elaboracin
siguientes aspectos:
de este programa
de gestin documental,
se consideraron
los
Administrativos:
Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestin de
documentos en aspectos como la transparencia, la simplificacin de trmites y la eficiencia
de la administracin.
Igualmente, hacen relacin a la necesidad de integrar el PGD con las correspondientes
funciones administrativas de la Superintendencia, as como con los sistemas de informacin,
los aplicativos y dems herramientas informativas de las que haga uso la Entidad, en
atencin a las siguientes consideraciones:
A. La Entidad tiene conformado el equipo de gestin documental, en el cual participan
diferentes dependencias. Igualmente, se prev que dependiendo del tema a tratar se puede
invitar a participar a otras reas del HSB.
B. El archivo del HSB cuenta con un recurso humano debidamente asignado a las funciones
de archivo, y con dedicacin exclusiva.
Econmicos:
Hacen relacin al anlisis de situaciones de tipo econmico de la gestin de
documentos, como la reduccin de costos derivados de la conservacin de documentos
innecesarios y la racionalizacin de los recursos destinados para la gestin documental.
La entidad no cuenta con un proyecto de inversin destinado o denominado especialmente
al archivo y la gestin documental
Archivsticos:
Considerados la base del programa; se refieren a los contemplados en la
Ley 594 de 2000 y en la teora sobre la gestin de documentos. Estos son: El concepto de
archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia, el principio de orden
original y la valoracin documental.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
~~
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
11
Al..CAL..DlA MAYOR
DeBOGOTAo..c.
IAl,W
Versin: O
Hospital Simn BotMir

111Nrvel E,S.E.
El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental obedece a un plan de accin

con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva, contempla la
identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin de los
requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y de la documentacin del
programa, planes de mejoramiento y planes de
contingencia.
Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo, coordinado por el
SIGA creado mediante resolucin 317, que propicie su adecuado desarrollo y a travs del
cual se definen las polticas generales de la gestin documental y establece un conjunto de
directrices que facilitan la planeacin de la documentacin.
El punto de partida debe ser el diagnstico documental, el cual se debe iniciar con los
aspectos metodolgicos relacionados con las etapas de investigacin preliminar sobre la
institucin y anlisis e interpretacin de la informacin recolectada, las cuales fueron
desarrolladas en el proceso de elaboracin de las tablas de retencin documental,
encuestas documentales.
Planeacin
Diagnstico:
El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental, obedece a un
plan de accin con lneas concretas que facilite su implementacin de manera efectiva,
contempla la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos, anlisis y determinacin
de los requerimientos de informacin, mantenimiento, evaluacin y documentacin del
programa, planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan
discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con
un rgano coordinador de la
gestin de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a travs del cual se definan
las polticas generales de la gestin documental en cada organizacin (Comit de Archivo) y
un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentacin.
Para realizar este diagnstico se debe iniciar con los aspectos metodolgicos relacionados
con las etapas de investigacin preliminar sobre la institucin y anlisis e interpretacin de la
informacin recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboracin de las
tablas de retencin documental, y de las tablas de valoracin documental
Requisitos tcnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos tcnicos previos como:
contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de funciones, Organigrama
institucional y tablas de retencin documental, adopcin de normas tcnicas y normatividad
en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo jital y de Unidad de
Correspondencia.
Para ello, se debern verificar el cumplimiento de las siguientes
cond iciones:
c) Centralizacin de la recepcin y envo de los documentos, (adecuacin de la oficina de
recibo y despacho de correspondencia).
Q) Definicin de procedimientos de distribucin de documentos internos y externos.
c) Tener debidamente aprobadas por el Archivo General de la Nacin o por la instancia
territorial correspondiente y por el Comit de Archivo del HSB, las tablas de retencin
documental.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
\I~~
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
A1...CALnfAfI...,OR
DE BOGOT o..c..
M]lll'!
Versin: O
Hospital Simn BDllvar

111NMlI E.S.E.
Q) Contar con el Comit de Archivo respectivo el cual deber tener definido su reglamento y
funciones.
Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el Reglamento General
de Archivos del AGN y dems normas complementarias, que garantice el cumplimiento de al
menos los siguientes aspectos: Fases de formacin del archivo, control sobre la entrada y
salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenacin y descripcin de los fondos
de archivo, conservacin de documentos, adopcin de las normas tcnicas colombianas que
se hayan establecido en materia de archivos y documentos, existencia de la coordinacin de
la funcin archivstica dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo
establecido en la Ley 594 de 2000, participacin de la dependencia en los comits internos
relacionados con la definicin de procesos y procedimientos, gestin de calidad, y comits
de informtica, entre otros.
Requisitos administrativos:
Hacen relacin a la necesidad de integrar el programa de
gestin documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, as como
con los sistemas de informacin, con los aplicativos y dems herramientas informativas de
las que haga uso la entidad, en atencin a las siguientes consideraciones:
La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la

entidad, con el apoyo de la alta direccin.
Tener definido el sistema de administracin de archivos de la entidad. (centralizado
o descentralizado)
Contar con la participacin de las diferentes reas de la entidad, en especial con la
estructura directiva y aquellas reas relacionadas con las compras y suministros, la
tecnologa, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de
archivo y con dedicacin exclusiva para realizar dicha labor.
La entidad deber contar con un programa de capacitacin que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestin documental.
Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mnimas para el
adecuado desarrollo de su funcin, siguiendo las recomendaciones del Archivo
General de la Nacin, en relacin con las caractersticas
arquitectnicas
y
medioambientales, espacio, distribucin de reas de acuerdo con el flujo de los
procesos del archivo, ubicacin con relacin a las dependencias, mobiliario y equipo.
Tablas de Retencin
Documental
Dada la importancia de la Tabla de Retencin Documental como un elemento indispensable

en la gestin documental y ser un instrumento archivstico esencial que permite la
racionalizacin de la produccin documental y la institucionalizacin del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestin, central, e histrico de las entidades, stas, deben
ser elaborarlas y adoptarlas para la implementacin del Programa de Gestin Documental,
siguiendo las etapas y dems aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
ALCAlDfA MAYtm
DEBDGOTo..c.
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Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOlOGICO
FISICO y
Hcspltal Simn Bolfvar
Versin: O
111NI>'91E_S_E_
Primera Etapa: Investigacin preliminar

sobre la entidad y fuentes documentales
(encuestas documentales).
Compilar la informacin de la entidad contenida en disposiciones legales relativas a la
creacin y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o
actos administrativos
de creacin de grupos de trabajo, funciones y manuales de
procedimientos.
Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades
documentales que producen y/o tramitan.
Segunda Etapa: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada.
Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones

asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.
Identificar los valores primarios de la documentacin o sea los administrativos,
legales, jurdicos, contables y/o fiscales, (determinar valor para dar tiempos de
conservacin) .
Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.
Establecer los tiempos de retencin o permanencia de las series y subseries
documentales en cada fase de archivo: gestin, central e histrico con el fin de
racionalizar la produccin y garantizar la proteccin del patrimonio documental de la
Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposicin
final.
Adelantar la valoracin documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la
consulta y las normas internas y externas que regulan su produccin.
Determinar el destino final de la documentacin ya sea para su conservacin total,
seleccin o eliminacin. La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente
administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra
registrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su
conservacin total .
Tercera Etapa: Actualizacin elaboracin

Documental para su aprobacin.
y presentacin
de la Tabla
de Retencin
El Coordonador de Gestin Documental preparar la propuesta de Tabla de Retencin

Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra
cada dependencia, acompaada de una introduccin y de los anexos que sustenten el
proceso y los criterios empleados en su elaboracin.
El Comit del HSB, har el estudio correspondiente y producir un Acta avalando la
propuesta.
Cuarta Etapa: Aplicacin.

Aprobadas las actualizaciones de las Tablas de Retencin Documental por la instancia
competente, el representante legal expedir el acto administrativo, que ordene su aplicacin
ante los servidores pblicos de la Entidad.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~
Hospital
Simn Bolvar
Cdigo:
GFT-PG-570-001
i1
ALCAlDfA
MAYOR
DEBOGOTAo..c.
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO
00
Versin: O
Hospital Simn Bolvar

111Nivel E S.E.
La Unidad de Archivo capacitar a todos los servidores pblicos del HSB Hospital Simn
Bolvar para la aplicacin de las TRD, as mismo, elaborar los instructivos que refuercen y
normalicen la organizacin de los documentos (Guas y catlogos) y archivos de gestin y la
preparacin de las transferencias
documentales
(Formato nico de inventario de
documental).
La organizacin de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestin, central e
histrico se har con fundamento en las Tablas de Retencin Documental.
Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarn teniendo en cuenta
los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retencin Documental, siguiendo,
los procedimientos de limpieza de la documentacin, eliminacin del material metlico,
identificacin de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecer la unidad
de Archivo de la entidad.
Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retencin Documental se destruirn
y se dejar constancia en Acta que ser suscrita por el responsable del archivo de la
dependencia generadora de la informacin.
Quinta Etapa: Seguimiento y actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.
La unidad de Archivo del HSB establecer un cronograma de seguimiento para la
verificacin de la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en las dependencias y
un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por
cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
Las modificaciones a la Tabla de Retencin documental que surjan del seguimiento o de la
solicitud de la dependencia, debern ser evaluadas por la oficina de Archivo del HSB y
aprobadas por el Comit de Archivo de la misma.
Actividades
y/o procesos
del PGD
La Ley 594 de 2000 en su Artculo 22. Procesos Archivsticos. Establece que la gestin de
documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la
produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la recuperacin y la
disposicin final de los documentos.
Para efectos de la conceptualizacin de un programa de gestin documental, se determinan
los siguientes procesos que estarn interrelacionados entre s y se desarrollarn en las
unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de
Gestin, Archivo Central y Archivo-Histrico):
,
1. Produccin de documentos
2. Recepcin de documentos,
3. Distribucin de documentos,
4. Trmite de documentos,
5. Organizacin de documentos,
6. Consulta de documentos,
7. Conservacin de documentos
8. Disposicin final de documentos.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~.;r11
11
ALCAL.DfA MAYOR
DEBOGOTO..c.
Hospital
Simn Bolvar
PRODUCCiN
Definicin:
funciones.
Cdigo:
GFT-PG-570-001
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Versin: O
e!.W
Hosp~.1 Simn Sclivar
In NivBI E_S_E.
DOCUMENTAL
Generacin
de documentos
de las instituciones
en cumplimiento
de sus
Actividades
La Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
dependencia.
Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo
General de la Nacin.
Cada entidad deber adaptarlos a su particularidad (logotipo,
nombre, firmas autorizadas, etc.). (Estos formatos fueron diseados teniendo en cuenta la
norma NTC 3393, vigencia a 29 de junio de 2005)
En virtud de lo mencionado se hace indispensable adoptar e implementar las anotaciones y
actividades sugeridas en cada una de las formas en que se generan los documentos.
Para la emisin de comunicaciones externas, en EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E 111
NIVEL. se utilizara la plantilla de comunicacin externa la cual incluye los siguientes
componentes:
Nmero: indica el consecutivo de la comunicacin externa. Corresponde al cdigo

asignado por cada rea funcional segn el orden de las comunicaciones que les sea
asignado.
Ciudad y fecha: a una interlinea del nmero se coloca el nombre de la ciudad de origen,
seguida de una coma. A continuacin, se coloca la fecha, de la siguiente manera:
Bogot D.C., 20 de abril de 2012.
Datos del destinatario: a partir de la ciudad y la fecha se dejan de tres a cuatro

interlineas para colocar los datos del destinatario los cuales deben contener: tratamiento,
nombre completo, cargo, nombre de la empresa, direccin (si es necesario) y ciudad.
Para escribir el nombre, se hace con mayscula fija y negrilla; de preferencia se escriben
los dos apellidos.
Cuando los nombres de los cargos son demasiado extensos, se pueden repartir en dos
lneas para guardar armona con los datos restantes.
El nombre de la empresa se escribe con mayscula inicial y respetando las abreviaturas
y otras denominaciones que ste contenga.
Respecto a la direccin no se abrevian las palabras avenida, calle, carrera, diagonal,
barrios y dems. Si la direccin est en otro departamento, se debe colocar la ciudad,
seguido del departamento. Si la carta va para el exterior se escribe el nombre del pas en
la lnea siguiente de la ciudad.
'I.;r
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
IJ
ALuLDlA
IWAVOR
OEBOOOTO.c.
fAll51
Versin: O
Hospital Simn Sollvar

111N""I E S.E.
Ejemplo:
Doctor
ROBERTO CARLOS ANDRADE ARAUJO
Gerente General
Suramericana de Seguros S.A
Calle 67 11-40
Medelln, Antioquia
Asunto: Se escribe en mayscula inicial, seguido de dos puntos y, preferiblemente

exceder de cuatro palabras; se escribe una sntesis del contenido de la carta.
Ejemplo:
Asunto: Invitacin a reunin
sin
Saludo o vocativo: se coloca a dos interlineas del asunto, se considera una frase inicial
de cortesa que puede estar contenida o no, en el primer prrafo. Tanto para las damas
como para los caballeros se acostumbra usar el apellido en las comunicaciones
formales.
Ejemplos:
Cordial saludo, doctora Rodrguez.
(Ntese que en este caso, la frase termina en punto).
Estimada doctora Rodrguez:
(En este caso, finaliza en dos puntos).
Texto o contenido de la carta: empieza a tres interlineas del asunto o saludo. Es el

cuerpo del mensaje, se redacta en forma clara, breve y corts. A nivel general se
redacta en primera persona del plural (nosotros) o en impersonal, porque se representa
a un grupo institucional, aunque se trate de un nico firmante. Se utiliza el tratamiento
de Usted. Los prrafos se separan por dos interlineas.
Se recomienda
interlineas.
no exceder cuatro prrafos y cada prrafo contener entre dos y cinco
Despedida: se coloca a dos interlineas del texto. Se utiliza una palabra seguida de coma,
o una frase de cortesa seguida de punto. En ningn momento, se usan las dos en el
mismo documento.
Ejemplos:
Atentamente,
Hasta tener sus noticias.
Comunicaciones internas
En El HOSPITAL SIMON SOllVAR E.S.E 111 NIVEL se utiliza la comunicacin interna la
informacin aqu consignada debe ser breve y dirigida a una sola persona, para transmitir
una sola idea.
-m)
Hospital
Simn Bolvar
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
Al...CAl..l)(AMAYOA
CEDOOOTo..c.
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
'''''VO
Versin: O
Hospnal Simn Sollvar

111NI'II!I E_S_E.
La comunicacin interna se enva siguiendo la estructura organrca de la empresa, de

manera lineal descendente (del jefe a los subalternos) u horizontal (entre reas del mismo
nivel).
La comunicacin interna puede tener uno de los siguientes objetivos:
./" Informar sobre un hecho en forma breve, expresar
requerimientos .
./" Regular o aclarar una situacin .
./" Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto .
./" Dar respuesta a una comunicacin interna recibida .
./" Reiterar una informacin, requerimiento o solicitud urgente .
./" Conocer detalles sobre un aspecto determinado .
./" Impugnar o corregir una situacin .
./" Confirmar eventos ocurridos o pendientes .
./" Solicitar o remitir informacin, documentos u objetos .
./" Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias .
./" Hacer llamados de atencin y otros.
necesidades
hacer
Cuando un trabajador reciba una comunicacin interna direccionada a l, y deba dar

respuesta, si no est autorizado para firmar comunicaciones internas, la respuesta se hace
mediante carta, la cual se radica en el rea de recepcin por el asistente de gerencia.
El nmero de radicacin y fecha de la Comunicacin
gerencia.
Interna es asignado por el asistente de
Con el fin de agilizar las comunicaciones internas y ahorrar costos de impresin, para
comunicarse
al interior de cada oficina o entre las unidades funcionales
Las
comunicaciones internas no se radican en el Centro de Documentacin e Informacin, sino
que cada uno de los miembros de estas oficinas llevar su propio consecutivo, tanto para los
memorandos como para los correos electrnicos con personal de la empresa.
Las comunicaciones internas pueden ser enviadas por correo electrnico, teniendo en
cuenta cumplir las pautas que establece este procedimiento. los comunicados que sean para
formacin y se amerite su impresin, sea pertinente la firma se podr acceder a su tramite
a seguir del envi,
,~ertificados y constancias
Los certificados que expide EL HOSPITAL
los siguientes casos:
SIMON SOLlVAR
E.S.E 111 NIVEL Se hacen en
Las expide la oficina de Talento humano y salud ocupacional, en relacin con:

3. Tiempo de servicio.
4. Experiencia.
5. Salarios u honorarios.
;m
Hospital
Simn Bolivar
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
11
ALClJ...DfAMAVOR
DE BOGOT o.c.
,,!)
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
6. Jornada laboral.
7. Comportamiento del trabajador.
Para la emisin de certificados y constancias,
NIVEL se utiliza la plantilla la cual incluye:
Cdigo:
GFT-PG-570-001
FISICO y
Versin: O
EL HOSPITAL
Hospnal Simn Salivar

IIINiY9IES.E.
SIMON BOLlVAR
E.S.E 111
CDIGO DE LA OFICINA Y CONSECUTIVO:

El documento se inicia con la
identificacin de la oficina productora y el nmero consecutivo, que se inicia cada ao.
Las siglas de cada rea se encuentran establecidas en el "Procedimiento del proceso del
sistema de calidad
IDENTIFICACiN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de

dos puntos, se escriben de tres a cuatro interlneas del cargo, centradas y en
maysculas sostenida.
TEXTO: De tres a cuatro interlneas de la identificacin y contra el margen izquierdo

se inicia el texto con la conjuncin Que, a la que siguen los datos del solicitante:
tratamiento, nombre completo en mayscula sostenida, y el nmero del documento de
identidad. Para el caso de empresas, se coloca su NIT.
En el ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin, y de
preferencia, se incluye el destinatario, se coloca la ciudad y fecha actual,
NOMBRE Y FIRMA: El nombre de la persona responsable se escribe en mayscula

sostenida, de cuatro a seis interlneas del ltimo rengln.
DATOS DEL TRANSCRIPTOR:

transcribi el documento.
Se coloca el nombre y la inicial del apellido de quien
RECEPCION DE DOCUMENTOS
Definicin: Conjunto de operaciones de verificacin y control que el HSB realiza para la
recepcin de nuevos documentos, que son remitidos por una persona natural o jurdica.
Las comunicaciones de EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E 111 NIVEL. se reciben a
travs de la Ventanilla nica de radicacin de la empresa en ,la oficina de administracin por
la asistente de gerencia .Estos documentos son reci bido s, radicados, registrados y
direccionados a las dependencias competentes, de acuerdo con su contenido.
Normas para el recibo de comunicaciones
Todos los documentos que ingresan a EL HOSPITAL SIMON BaLlVAR E.S.E 111
NIVEL deben radicarse en la oficina destinada para tal fin.
Slo el nmero y hora de radicacin
da validez, para todos los efectos, a los
documentos que ingresen a la Institucin.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
At.CALOIA MAYOR
oeeooOTO-C.
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
WI&!
Versin: O
Hospital Simn BOIMlr

111NIVel E.RE_
El empleado que reciba documentos directamente en las oficinas, ser responsable

disciplinariamente de las implicaciones.
En cada una de las dependencias en las cuales funcione un aparato de fax, hay un
empleado responsable de su recepcin. Cuando los documentos recibidos a travs
del fax, estas harn el envo a la oficina de administracin para su radicacin y
distribucin. Esta persona responder por las implicaciones del mal trmite dado a
alguno de estos documentos, con el fin de llevar los controles necesarios.
El documento recibido debe tener, como mnimo, los siguientes requisitos:
o
Nombre claro del remitente.
o
Nmero de cdula o NIT.
o
Direccin de la empresa o residencia.
o
Nmero de telfono.
o
Direccin electrnica, si la comunicacin ha sido enviada por este
medio.
El tema principal debe ser competencia de EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E
111 NIVEL
A toda comunicacin recibida con caractersticas de Derecho de Peticin, tutela o
notificaciones con carcter de especiales, este tipo de solicitud sern direccionados a
la Subgerencia Jurdica y desde all se direccionara con el rea implicada para dar
respuesta oficial; Gerencia o a la Subgerencia Cientfica entre otras para dar
cumplimiento, con relacin al instructivo para la entrega de fotocopias de historias
clnicas y llevar el consolidado total de dichos documentos.
Todos los anexos deben presentarse contados en su totalidad y enunciados o
relacionados en la carta remitente.
Los anexos no se radican uno a uno, slo se radica la carta remitente.
Se devolvern, sin abrir, las comunicaciones que por error, se hayan recibido en la
empresa.
Actividades
Recepcin de documentos:
se debe verificar que estn completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicacin y registro, con el
propsito de dar inicio a los trmites correspondientes.
1. Radicacin de documentos
Radicacin: La radicacin es la asignacin de un nmero consecutivo a los documentos en

los trminos"'establecidos en el artculo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia
de la fecha y hora de recibo. Solamente se radican comunicaciones internas y externas
(cartas). Las que vengan cerradas e identificadas como CONFIDENCIALES, no se abren, se
radican en el sobre.
2. Registro
de documentos
~~
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
1\
Cdigo:
GFT -PG-570-001
11
ALCAl.DL
MAYOR
DE BOGOT
o.e,
!Al,ro
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
Hospital
Simn Bolvar
FISICO y
Versin: O
Hospllal Simn Bollvar

111Nivel E.S.E.
En este paso, se procede a consignar en la base de datos designada por el Hospital para el
registro que identifican a la comunicacin recibida y despachada, tales como: ao, fecha de
radicacin, hora de recibido, ciudad destinataria, numero de radicado, tipo de documento,
entre otros.
DISTRIBUCiN
Definicin:
destinatario.
DE DOCUMENTOS
Actividades
tendientes
a garantizar
que
los documentos
lleguen
a su
Actividades
La distribucin se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad. Sin interesar el medio de distribucin de los documentos, se debe contar con
mecanismos de control y verificacin de recepcin y envo de los mismos. En este proceso
se distinguen actividades como:
1. Distribucin
de documentos
externos
La distribucin de documentos externos la realiza la Asistente de gerencia siguiendo los

siguientes pasos:
Identificacin de oficinas destinatarias, de acuerdo con la competencia.
Clasificacin de las comunicaciones.
Organizacin de documentos en carpetas.
Diligenciamiento del formato de correspondencia recibida.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente o al destinatario.
Firma de recibido en el formato de correspondencia recibida.

Las comunicaciones que no se reciban en dicho momento sern entregadas al da siguiente;
por ningn motivo se dejan comunicaciones y planillas para ser firmadas posteriormente.
Despacho de Comunicaciones
Se denomina correspondencia despachada al conjunto de documentos generados por las
diferentes dependencias del Hospital en desarrollo de sus funciones, con destino externo.
NORMAS
La persona designada debe recepcionar las comunicaciones enviadas por

los procesos y asignara el numero de radicacin que corresponda al
consecutivo de comunicaciones despachadas.
Estn autorizados para firmar comunicaciones externas e internas los
titulares de los cargos de rea.
La opcin de anular comunicaciones es exclusiva de la(s) personas
designadas para Nmerar, para lo cual, hace la solicitud explicando la
causa de dicha anulacin.
Registrar en la base de datos administracin
de correspondencias
oficiales las
comunicaciones despachadas.
2. Distribucin
de documentos
internos
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
-+1 ~
Hospital
Simn Bolvar
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
AI..CAl.DlA MAYOR
De UOGOT (le.
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Las comunicaciones
internas son distribuidas por
evidencia de ello con la firma de recibido en la copia.
,.,u.o
Hospnal Simn 801"'"

111NMlI E.S.E.
Versin: O
las oficinas
productoras,
dejando
Servicio de Mensajera
Los documentos generados por las oficinas de EL HOSPITAL SIMON BOLlVAR E.S.E 111
NIVEL con destino a personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas, son entregados al
Asistente de gerencia para su envo a travs del Mensajero de la empresa si su distribucin
corresponde a la zona urbana del Municipio de Montera
a travs de correo certificado
cuando la distribucin es a nivel Regional, Nacional e Internacional.
Para utilizar este servicio, al enviar comunicaciones, el personal de las oficinas debe tener
listos los documentos a enviar, en sobre sellado, correctamente diligenciado. Igualmente, si
se envan paquetes, verificar que el empaque sea el adecuado, de tal manera que brinde
seguridad al elemento enviado.
El Asistente de Gerencia conserva copia de las guas de mensajera.
TRAMITE DE DOCUMENTOS
Definicin: Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el cumplimiento de
su funcin administrativa.
Actividades
En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos
objeto de trmites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series
documentales.
De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los
tiempos mximos establecidos para dar el trmite oportuno y las respuestas a las
comunicaciones.
En este proceso se sealan las actividades de:
1. Recepcin de solicitud
o trmite
Identificacin el documento.
Determinacin de , competencia, segn funciones de las dependencias
responsable del cinnplirniento del trmite, segn manual de funciones).
(quien es el
2. Respuesta
Proyeccin y preparacin de la respuesta.

Trmites a que haya lugar con la produccin de documentos hasta la culminacin del
asunto (radicacin y envi de la respuesta).
ORGANIZACiN
DE LOS DOCUMENTOS
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
~ ~~
fil
ALCAL..DI'AMAYOR
oeaooOTAo..c.
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
""'"
Hosp~al Simn BOIMlr

111Nivel E S.E.
Versin: O
Definicin: Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de

los documentos de una institucin, como parte integral de los procesos archivsticos.
Actividades
El conjunto de acciones encaminadas
comprende los procesos archivsticos de:
a la adecuada
organizacin
de los archivos
1. Clasificacin
documental.
"Proceso archivstico mediante el cual se identifican
establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin
subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad"
y
y
Acciones:
Identificacin de unidades administrativas y funcionales (de acuerdo con el manual

de funciones y procedimientos, y el organigrama institucional.
Aplicacin de la tabla de retencin.
Conformacin de series y subseries documentales.
Identificacin de tipos documentales de la tabla de retencin.
Control en el tratamiento y organizacin de los documentos (desprendimiento de
material metlico, para una mejor conservacin).
Foliacin
Actualizacin de los inventarios documentales con cada transferencia.
2. Ordenacin documental:
Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
cajas en el orden previamente acordado.
Acciones:
Revisar nuevamente
y tipos Conformacin
Determinacin de los
Organizacin de series
Foliacin.
las unidades documental que le corresponde; series, subseries

y apertura de expedientes.
sistemas de ordenacin (cronolgica de enero a diciembre).
documentales de acuerdo con los pasos metodolgicos.
3. Descripcin documental:
Es el proceso de anlisis de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones, que permite su identificacin, localizacin y recuperacin, para la-gestin,
la consulta y la investigacion.
Acciones
Anlisis de informacin y extraccin de contenidos.

Diseo de instrumentos de recuperacin como Guas, Inventarios,
ndices.
Catlogos
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
AU:.aLDlA
MAYOR
DEBOGOTAo..c.
'%IN
Versin: O
Hospnal Simn Bollvar

111Nivel E.SE
Actualizacin permanente de instrumentos.
Para el caso de la descripcin archivstica, la ISAD(G), Norma Internacional General de la

Descripcin Archivstica, trata las reglas generales aplicables a la descripcin archivstica sin
tener en cuenta la naturaleza o el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia
por el ICONTEC y el Archivo General de la Nacin y es la Norma NTC 4095, en ella se
determina la formulacin de la informacin mediante veintisis elementos que pueden ser
combinados para constituir la descripcin de una entidad archivstica. La organizacin de las
reglas refleja la estructura adecuada para cualquier descripcin.
En la estructura de la Norma ISAD(G), los elementos se agrupan en siete reas de
informacin:
1. rea de identificacin. 2. rea de contexto. 3. rea de contenido y
estructura. 4. rea de condiciones de acceso y uso. 5. rea de documentacin asociada. 6.
rea de notas. 7. rea de control de la descripcin.
Un instrumento archivstico
institucionalizacin del ciclo
Retencin Documental, la
documental, y puede ayudar
en los archivos.
que permite la normalizacin de la gestin documental y la

vital del documento en sus diferentes fases, es la Tabla de
cual acta como regulador de las decisiones en materia
a definir o no la necesidad de utilizacin de nuevas tecnologas
Para estos efectos, la retencin de documentos: "Es el plazo en trminos de tiempo en que
los documentos deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como
se consigna en la tabla de retencin.
La organizacin de los documentos permite una rpida identificacin de los expedientes
dentro del archivo, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas
productoras, contar con sistemas de ordenacin fciles de entender por los usuarios,
demarcando claramente las estanteras, las cajas, tratando de instalar la gua de consulta al
lado de cada estantera, para su consulta, transferencia o disposicin final.
Acciones:
Elaboracin de inventarios documentales.
8. Organizacin y entrega de transferencias documentales.
9. Aplicacin de la disposicin final de las TRD y/o TVD.
CONSULTA
(FUID)
DE DOCUMENTOS
/.
Definicin: Acceso a un documento

informacin que contienen.
o grupo de documentos
con el fin de conocer la
Actividades
La consulta garantiza el derecho que tiene
natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder
de archivo y de ser necesario a obtener copia
cada caso). Para el cumplimiento de este
un usuario (entidad, dependencia, persona

a la informacin contenida en los documentos
de los mismos (cumpliendo los requisitos para
propsito, los archivos deben atender
los
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~)
Hospital
Simn Bolvar
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
ALCALDlA MAYeA
OEDOGOTAo..c.
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOlOGICO
FISICO y
Hospnol Simn BOIMl'

111NMlI ES.E.
Versin: O
requerimientos
y
solicitudes
de manera
personal,
telefnica,
electrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
escrita,
por correo
La consulta de documentos en los archivos de gestin, por parte de funcionarios de otras

dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes
(formatos para control de prstamos).
La consulta se puede hacer mediante solicitud escrita dirigida
funcionario responsable del Archivo de Gestin, Archivo Central.
al jefe del rea, o al
La recuperacin de los documentos entendida como la accin y efecto de obtener por medio
de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la
disponibilidad y actualizacin de stos, ya sean inventarios, guas, catlogos e ndices.
Las actividades bsicas en esta fase son:
1. Formulacin
de la consulta
Determinacin de la necesidad y precisin de la consulta.

Determinacin de competencia de la consulta.
Condiciones de acceso.
Disponibilidad de informacin en trminos de restricciones
conservacin.
-Reglamento de consulta.
por reserva
o por
2. Estrategia de bsqueda
Disponibilidad de expedientes.
Disponibilidad de fuentes de informacin.
Establecimiento de herramientas de consulta.
Ubicacin de los documentos.
3. Respuesta a consulta
Atencin y servicio al usuario.

Infraestructura de servicios de archivo (contar con sitios para la consulta, y con la
tecnologa necesaria para la expedicin de copias y dems utilizacin de medios,
como escner, fax, internet.
Consulta de documentacin
del archivo central o del fondo acumulado del HSB
El funcionario que solicite una informacin de transferencias ya realizadas, lo efectuar por

medio de correo electrnico al servidor responsable de consultas de fondo acumulado del
Grupo de Gestin Documental, indicando el ttulo de la unidad documental, el nmero de la
unidad documental (carpeta) y el nmero de la caja en el cual fue entregado el expediente.
Para ello, el servidor debe revisar la base de datos que contiene el inventario de los
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~
Hospital
Simn Bolvar
documentos
acumulado.
Cdigo:
GFT -PG-570-001
11
A.l.CAl..DCA MAYOR
DE BOGOT oc,
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
que han sido remitidos
FISICO y
."U.\l
Hospital Simn Bol""r

lit Nivel E,S,E.
Versin: O
al archivo central que se encuentran
en el Fondo
Una vez los documentos lleguen a las instalaciones del HSB, el servidor responsable de las
consultas informar al solicitante para que proceda a retirarlo, firmando las planillas de
control de prstamo quien utiliza el "Ficha Tcnica de Prstamo" GFT-FO-570-002.
Conservacin de documentos
Definicin: Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar
integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
la
Actividades
En este proceso se deben garantizar las condiciones mnimas encaminadas a la proteccin
de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo,
sistemas de almacenamiento de informacin en sus distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemticamente
archivo en espacios y unidades de conservacin apropiadas.
documentos de
En este proceso la actividad ms importante consiste en la implantacin

Integrado de Conservacin que conlleva las siguientes acciones:
del Sistema
Sensibilizacin y toma de conciencia.

Prevencin y atencin de desastres.
Inspeccin y mantenimiento de instalaciones
Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad).
Limpieza de reas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).
Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco).
Apoyo a la produccin documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, re almacenamiento (Determinacin de espacios y reas locativas,
determinacin de mobiliario y equipo, determinacin de Unidades de conservacin y
almacenamiento ).
Establecimiento de medidas preventivas (anlisis de los riesgos, y el reporte
oportuno)
Aseguramiento de la informacin en diferentes medios y soportes, (copias de
seguridad, escner de documentos ms consultados.
/'
DISPOSICiN
FINAL
Definicin: Seleccin de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a lo dispuesto en las
Tablas de Retencin Documental TRD y/o TVD
Actividades
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
ALc.t.LDfA MAYOR
DEBOGOTAn.c.
Hospital
Simn Bolivar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Versin: O
Hospital Simn Bollvar

111Ni';el E_S_E.
Dentro del formato utilizado para la presentacin de las TRD, el diligenciamiento de la

columna Disposicin Final, implica que a cada serie o subserie se le aplic previamente el
proceso de valoracin para definir su conservacin, su reproduccin a travs de tecnologas
y soportes (Microfilmacin, electrnico, etc. cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la
informacin, sin manipularla y poder obtener una mejor conservacin del soporte papel;
evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales lleve a su deterioro), en
cuya aplicacin se observen principios y procesos archivsticos, se debe tener en cuenta el
decreto 2609/12 expedido por el Ministerio de la Cultura.
La eliminacin cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor
para la ciencia, la historia y la cultura.
Seleccin de algunas muestras representativas,
llegado el caso de eliminacin masiva.
Para definir la disposicin final se debe tener en cuenta:
Cuando se apliquen tcnicas de conservacin como el escner, sera valido conservar
algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan
analizar caracteres diplomticos.
Adems de definir la conservacin permanente de una serie se debe analizar la aplicacin
conjunta de una tcnica de reprografa cuyo objetivo ser facilitar el acceso a la informacin,
evitando a la vez que la manipulacin constante sobre originales pueda facilitar su deterioro.
La decisin de eliminar expedientes en los archivos de gestin, es una opcin vlida en
casos tales como el de los informes de gestin en los que se conserva una copia en las
unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de
planeacin quienes
conservarn el total de la serie y la transferirn al archivo central
correspondiente.
Actividades
1. La conservacin
total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es
decir, los que lo tienen por disposicin legal o los que por su contenido informan sobre el
origen, desarrollo, estructura, procedimientos
y polticas de la entidad productora,
convirtindose en testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son patrimonio
documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la
ciencia y la cultura.
,
Recepcin de transferencias secundarias.

Organizacin de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
Conservacin y preservacin de los documentos.
2. Eliminacin de documentos: Actividad resultante de la disposicin final sealada en las

tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros
soportes.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
AlCAlDfA
MAYOR
DE BOGorA oc.
FISICO y
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
Hospital
Simn Bolvar
Hospital Simn Botlvar
Versin: O
111NM!IE_S_E_
Aplicacin de lo estipulado en la TRD.

Valoracin avalada por el Comit de Archivo.
Levantamiento de acta y determinacin del procedimiento de eliminacin.
3. Seleccin documental:
Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de
retencin, la cual se realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de
documentos de carcter representativos,
para su conservacin permanente, significa
guardar una muestra por ao, de la serie determinada.
Aplicacin de mtodo elegido (Mtodo

formato para la realizacin del muestreo).
Eleccin de otro mtodo de conservacin total y/o reproduccin en otro medio.
4. Digitalizacin:
Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de
manera analgica (papel, video, sonido, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser leda
o interpretada por computador. Archivo electrnico y as acogerse a las directrices cero
papel presidencial y decreto 2609/12 Ministerio de la Cultura.
Determinacin de la metodologa y plan de trabajo.

Definicin de calidad, segn la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
Control de calidad durante todo el proceso.
Las unidades
Documental
de correspondencia
como
parte integral
de un Programa
de Gestin
En el Artculo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades
debern establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia.
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepcin, radicacin y distribucin de las comunicaciones, de tal manera, que stos
procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestin documental, integrndose
a los procesos que se llevarn en los archivos de gestin, centrales e histricos. Adems las
unidades de correspondencia,
debern contar con personal suficiente y debidamente
capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar
oportunamente el trmite de las comunicaciones, mediante servicios de mensajera interna y
externa, fax, correo electrnico u otros, que faciliten la atencin de las solicitudes
presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios
que rigen la administracin
pblica. Es importante hacer nfasis en que ninguna
comunicacin oficial podr salir de la entidad por va ditereme a la de las unidades de
correspondencia.
00
En la unidad de correspondencia
de Gestin Documental:
Recepcin
Distribucin
Trmite
que se desarrollan los siguientes procesos del Programa
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Cdigo:
GFT -PG-570-001
Jd.CA,UJA
MIIoYOR
DE BOGOT. nc,
fAllIR
HOspnal Simn 80llvar
Versin: O
111Nivel ES.E.
Conservacin y
Consulta de documentos.
FORMACiN
DE ARCHIVOS SEGN EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en
cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestin,
Archivo Central y Archivo Histrico.
Archivo de Gestin
"Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se
realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados".
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:
Produccin
Recepcin
Distribucin
Trmite
Organizacin
Consulta
Conservacin, y
Disposicin final de documentos.
Archivo Central
"En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la
entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general".
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:
Organizacin
Consulta
Conservacin y
Archivo Histrico
"Es aqul al 'que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de
conservacin" permanente". En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del
Programa de Gestin Documental:
Organizacin
Consulta
Conservacin y
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT-PG-570-001
ALCAL.OlA MAVOA
DE 8OGOTA D--C
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
."no
FISICO y
Hospn.1 Simn BOllvar

111NIY91 E.S.E.
Versin: O
Transferencias documentales
Todo ingreso de documentos al Archivo Central se har oficial mediante la entrega fsica de
la documentacin, la cual deber hacerse en el formato nico de inventario documental.
Para ello, es necesario entregar (impreso o en medio magntico) y al correo electrnico del
servidor responsable de recibir las transferencias del Grupo de Gestin Documental el
formato nico de inventario diligenciado GFT-FO-570-001 (establecido por el Archivo
General de la Nacin) con la informacin de la transferencia a realizar.
Todas las dependencias debern preparar los documentos a transferir, de conformidad con
lo estipulado en las Tablas de Retencin Documental vigente. La preparacin de los
documentos a transferir consiste en:
Realizar la Limpieza de los documentos
Revisar y Depurar la documentacin
Clasificar y foliar la documentacin
Inventariar la documentacin GFT-FO-570-001
Organizar la documentacin
Descartar documentacin para su eliminacin

El Grupo de Gestin Documental asesorar sobre la entrega de transferencias de archivo de
gestin que an conservan las dependencias, una vez sea solicitado por stas.
En la visita a las oficinas productoras que realizan las transferencias
en cuenta:
documentales
se tiene
- Verificar que las series documentales que son enviadas estn debidamente relacionadas
en el Inventario Documental.
- Que la documentacn a transferir cumpla con los trminos de retencin establecidos en la
TRD.
- Que las series documentales estn debidamente legajadas, identificadas, foliadas,
organizadas y archivadas en sus respectivas unidades de conservacin; Si no est
conforme a lo establecido no se acepta la transferencia y se efectan las recomendaciones
pertinentes.
Una vez recibidas, el auxiliar de archivo en el depsito de archivo deber:
- Recibir fsicamente las transferencias provenientes de las oficinas productoras.
-Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de archivo inactivo.
- Ubicar las cajas de archivo inactivo, en un orden numrico consecutivo/segn
el sistema
establecido en depsito de Archivos."
- Revisar que el Rtulo para identificar las cajas de archivo inactivo est pegado en la cara
frontal de esta o que la caja est debidamente marcada en el formato preimpreso que tiene
la misma caja, y ubicarlas en los espacios que se encuentran en el depsito de Archivos.
- Informar al servidor encargado en el Grupo de Gestin Documental para que en el archivo
electrnico en Excel- entregado por el empleado que realiza la transferencia documental, se
ingrese en la base de datos de transferencias documentales la informacin que reposa en el
Archivo.
~~
~\
Hospital
Simn Bolvar
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
11
ALC'.AL.!MA MAYOR
DEBOGOTAnc
.o,wp
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Versin: O
Hospital Simn Salivar

IIINM!I E.S.E.
Las transferencias documentales primarias se adelantarn teniendo en cuenta los plazos

establecidos en la correspondiente
Tabla de Retencin Documental, siguiendo las
actividades de limpieza de la documentacin,
eliminacin del material metlico e
identificacin de material afectado por biodeterioro y atendiendo la disponibilidad de espacio
en las oficinas y que la documentacin se encuentre digitalizada.
Al finalizar cada ao, se realiza la programacin de transferencias del ao siguiente y se
informa a las dependencias para que realicen la preparacin de la misma.
Implementacin
Implementacin: Se refiere a las actividades necesarias para poner en marcha el programa.
La implementacin es la parte final del programa de gestin documental y se constituye al
prerrequisito para que las entidades puedan convertirlo en una actividad permanente de la
administracin. La implementacin significa la asignacin de responsabilidades dentro de la
entidad, la definicin de roles y el establecimiento del programa.
Seguimiento
El seguimiento ser lo ms importante del Programa de Gestin Documental, por cuanto le
da cohesin a las directrices formuladas. Implica la manera como se da alcance a los
objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestin de los recursos y todas las actividades
administrativas de direccin del Programa, as como la adopcin de los correctivos y
medidas conducentes para reorientarlo en caso de incumplimiento de las metas fijadas (para
aplicacin de TRD, transferencias de archivos etc.). Se debe indicar que este seguimiento
requiere de un rgano de coordinacin, el Comit de Archivo y la conformacin de equipos
de trabajo, que lleven a cabo esta labor.
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACiN
PBLICA
Cultura) Directiva Presidencia 04 de 2012
La implementacin
de la iniciativa cero papel en
componentes principales:
1. Los procesos y procedimientos
2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestin documental
4. El componente de tecnologa
,
l'
(Decreto
las
2609/12 Ministerio
entidades
contempla
de la
cuatro
El Gobierno Nacional seencarqar

de promover la adquisicin e implementacin de las
herramientas de tecnologa y los ajustes normativos necesarios. Por su parte las entidades
debern promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a nivel de procesos y
procedimientos que se requieran.
Como parte de la preparacin de la implementacin del modelo de cero papel se
recomienda seguir las siguientes indicaciones bsicas:
Diseo de un programa de gestin documental que incorpore la gestin electrnica
de documentos,
Promocin de buenas prcticas para reducir el consumo de papel,
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
~
Hospital
Simn Bolvar
Cdigo:
GFT -PG-570-001
Ji
ALCALDlA MAYOR
DEBOGOTAo..c..
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
'NW
Versin: O
Hospnal Simn Bollvar

111NlvalE,S,E.
Formulacin de indicadores: facilitarn posteriores tareas de diagnstico a la vez que

permite controlar los avances e identificar oportunidades de mejora,
Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas lderes en la implementacin
de cero papel en las entidades.
Comunicacin.
Difundir la iniciativa por mltiples canales y promover el cambio de cultura organizacional en
cuanto a la utilizacin de documentos y procedimientos normalizados para la administracin
de documentos electrnicos de archivo.
BUENAS PRCTICAS
PARA REDUCIR EL CONSUMO DE PAPEL
Las prcticas para reducir el consumo de papel.

Todos podemos contribuir adoptando
algunos hbitos en nuestra vida diaria, dentro de la oficina, en nuestras casas, en el colegio,
la universidad, etc.
La siguiente no constituye una lista exhaustiva, as que es probablemente en la bsqueda
de disminuir el consumo las entidades puedan identificar otras estrategias creativas, que
esperamos puedan ser compartidas y promovidas en todos los niveles.
Usando el papel de forma racional (Reducir)
-Fotocopiar e imprimir a doble cara
Un mecanismo eficaz para reducir el consumo de papel en la oficina es utilizar ambas caras
de la hoja, en lugar de solo una. Cuando se utilizan las dos caras se ahorra papel, envos,
espacio de almacenamiento,
se reduce el peso, son ms cmodos para engrapar,
encarpetar y transportar.
Es recomendable que en la tercerizacin o contratos de servicros de fotocopiado e
impresin, o en la compra de estos equipos se fije prioridad a aquellas fotocopiadoras,
impresoras y multifuncionales que tengan habilitada la funcin de impresin a doble cara
(dplex) de forma automtica.
En el caso de los servidores pblicos, debern utilizar por defecto la impresin y fotocopia a
doble cara, con excepcin de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema
de Gestin de Calidad o Programa de Gestin Documental, o requerimientos externos,
exijan el uso de una sola cara de la hoja.
,:
-Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar
Es recomendable utilizar las funciones que permiten reducir los documentos a diferentes
tamaos, que permiten que en una cara de la hoja quepan dos o ms pginas por hoja, que
para revisin de borradores resulta fantstico. Un amplio porcentaje de las fotocopiadoras
modernas tienen la funcin de reducir el tamao, situacin que deber verificarse con los
proveedores de estos equipos y servicios.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT-PG-570-001
ALCAL..[)(A. MAYOR
DE BOGOT
o.c.
Hospital
Simn Bolrvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Versin: O
Hospll1ll Simn Bolr.ar

111NMlI E,S,E.
-Elegir el tamao y fuente pequeos

Elegir el tipo de letra ms pequeo posible en la impresin de borradores (por ejemplo 10
puntos), mientras se trabaja en la pantalla de la computadora con un tipo de letra ms
grande, por ejemplo de 14 o 16 puntos, permite aprovechar mejor el rea de impresin de
las hojas.
En las versiones finales o en documentos oficiales debern utilizarse las fuentes y tamaos
determinados por el Sistema de Gestin de Calidad o las normas relacionadas con estilo e
imagen institucional.
-Configuracin
correcta de las pginas
Muchas de las impresiones fallidas se deben a que no verificamos la configuracin de los

documentos antes de dar la orden de impresin. Para evitar estos desperdicios de papel es
importante utilizar las opciones de revisin y vista previa para identificar elementos fuera de
las mrgenes.
En el caso de los borradores o documentos internos, pueden usarse
mrgenes ms pequeos y cambiar a los mrgenes definidos por los manuales de estilo y
directrices del Sistema de Gestin de Calidad en los informes y oficios definitivos.
-Revisar y ajustar los formatos
Otra estrategia es la de optimizar el uso del espacio en los formatos usados por las
dependencias con el fin de lograr usar menores cantidades de papel. Igualmente es
necesaria la revisin de los procedimientos para identificar la posibilidad de integrar varios
documentos o formatos en uno solo, reducir el nmero de copias elaboradas, entre otras.
-Lectura y correccin
en pantalla
Durante la elaboracin de un documento, es comn que se corrija entre dos y tres veces
antes de su versin definitiva. Al hacer la revisin y correccin en papel se est gastando el
doble del papel, de modo que un mtodo sencillo para evitar el desperdicio de papel es
utilizar el computador para hacer la revisin en pantalla, que adicionalmente nos ofrece la
posibilidad de utilizar correctores ortogrficos y gramaticales antes de dar la orden de
impresin.
De esta manera solo se imprime la versin final del documento para su firma o radicacin.
-Evitar copias e impresiones
innecesarias
Es importante determinar, antes de crear o generar mltiples ejemplares de un mismo

documento, si son realmente indispensables. En la mayoria de los casos, existen medios
alternativos para compartir o guardar copias de los documentos de apoyo tales como el
correo electrnico, la intranet, repositorios de documentos o carpetas compartidas. Un
ejemplo de impresiones innecesarias puede ser los correos electrnicos, ya que pueden ser
ledos en la pantalla y guardar, de ser necesario, en el disco duro del computador. Si no
~~
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
r)
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
AlCALnlA
MAYOR
oe BOGOT o.c.
""UI[!
Versin: O
Ho.p~.1 Simn Bolvar

111
NMlI E.S.E.
sabe cmo hacer una copia de seguridad de sus correos electrnicos solicite la colaboracin
de los expertos en informtica de la entidad, usualmente existen mesas de ayuda donde le
aclararn todas sus dudas al respecto.
-Guardar archivos
no impresos
en el computador
En los casos que no se requiera copia impresa de los documentos, se recomienda

almacenarles en el disco duro del computador, discos compactos, OVO u otro repositorio o
medio tecnolgico que permita conservar temporalmente dicha informacin. Es importante
que las entidades cuenten con polticas claras sobre la forma de nombrar o rotular, clasificar
y almacenar documentos digitales, con el fin de que puedan ser preservados y garanticen su
recuperacin y acceso para consulta. En este aspecto es importante que los servidores
pblicos adopten las directrices formuladas por el Comit de Archivo de la entidad,
atendiendo a las recomendaciones y normas que en materia de preservacin digital emita el
Archivo General de la Nacin. Conocer el uso correcto de impresoras y fotocopiadoras
Es
importante que todos los servidores pblicos conozcan el correcto funcionamiento de
impresoras, fotocopiadoras y multifuncionales para evitar el desperdicio de papel derivado
por errores en su utilizacin. De ser necesario, debern realizarse sesiones de asistencia
tcnica sobre el manejo de estos equipos.
-Reutilizar el papel usado por una cara
Se utilizarn las hojas de papel usadas por una sola cara para la impresin de borradores,
toma de notas, impresin de formatos a diligenciar de forma manual, listas de asistencia,
entre otros.
-Reciclar
El reciclaje del papel disminuye los requerimientos de rboles para la fabricacin de papel
reciclado, as como la emisin de elementos contaminantes. Por tal motivo las entidades y
los servidores pblicos debern mantener polticas y acciones que faciliten la seleccin en la
fuente y el reciclaje del papel.
Promover
la implementacin
de herramientas
de tecnologa
[Sustituir]
-Uso de la Intranet
La mayora de las entidades deben aprovechar al mximo sus servicios de red interna y sus
portales de Intranet. Dentro de alcance y uso de estos servicios se puede evitar la impresin
est la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamao que
no admiten el correo electrnico.
Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de informacin y referencia en lnea y
eventualmente constituyen el medio ideal para consolidar elementos de interaccin y trabajo
colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre muchos otros, que pueden convertirla en
soporte para la gestin de conocimiento y la innovacin en las entidades.
-Uso del correo electrnico
~.
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT -PG-570-001
ALCA1...D&AMAYOR
OEBOGOTo..c.
Hospital
Simn Bolvar
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
FISICO y
Versin: O
Hospnal Simn Sollvar

111 NiYIllE.S.E.
El correo electrnico debe constituir la herramienta preferida para compartir informacin

evitando el uso de papel, pero es necesario que las entidades establezcan y promuevan
polticas de uso apropiado entre los servidores pblicos para evitar que se transformen en
repositorios de basura digital, por ejemplo:
No imprimir correos electrnicos a menos que sea estrictamente indispensable .
En caso de necesitar la impresin, depurar de contenido que no aporte informacin como
los textos de "Este mensaje puede contener informacin confidenciaL .. ", entre otros.
-Herramientas de colaboracin
Herramientas de colaboracin tales como espacios virtuales de trabajo, programas de
rnensajena
instantnea,
aplicaciones
de teleconferencia,
calendarios
compartidos,
aplicaciones para uso y edicin de documentos compartidos, entre otros, pueden ofrecer
oportunidades significativas para intercambiar informacin de forma rpida y efectiva,
evitando la utilizacin del papel.
Las entidades debern promover su uso, cuidando de implementar las medidas de
seguridad necesarias para garantizar que no se ponen en riesgo sus activos de informacin.
-Aplicaciones
contenido
de gestin
de documentos
electrnicos
de archivo
y gestin de
El elemento ms importante para disminuir la utilizacin del soporte en papel es el empleo

de documentos en formato electrnico, bien sea que estos hayan sido migrados mediante
procedimientos de escaneo, o que hayan sido creados mediante aplicaciones ofimticas,
programas de diseo, entre otras herramientas informticas.
Para garantizar la correcta
administracin de estos documentos electrnicos de archivo es necesario el uso de una
aplicacin que permita su captura, registro, clasificacin, archivo, que controle el acceso,
facilite la publicacin y recuperacin as como su disposicin final, con todas las medidas de
seguridad necesarias.
Las entidades debern implementar herramientas de gestin de documentos electrnicos de
archivo y de gestin de contenido con el fin de asegurar un adecuado manejo de su
informacin. La implementacin deber ajustarse a las normas, polticas y estndares
internacionales y aquellas normas tcnicas que sean adoptadas y/o homologadas por parte
del Archivo General de la Nacin y el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las
Comunicaciones.
BENEFICIOS DE LA DIGITALlZACION
Localizacin efectiva de documentos.

Disminucin en gastos de almacenamiento.
Mltiples copias de archivos de documentos.
Manipulacin adecuada y segura de la informacin.
lit
Hospital
Simn Bolvar
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Cdigo:
GFT-PG-570-001
11
AL.CALOlA MAYOR
DE BOGOT D-C.
GESTiN DEL AMBIENTE FISICO y

TECNOLOGICO
!%LN
Versin: O
Hospnal Simn BOllvar

111Ntvel E.Re.
Depuracin de documentos.
Se elimina la humedad, polvo y deterioro por mal manejo de documentacin.
PROCESO DE GESTiN DOCUMENTAL
DEL HSB
El objetivo del proceso de Gestin Documental es administrar los documentos

que se
producen y reciben en la entidad garantizando su organizacin, conservacin, custodia y
disposicin final, mediante, la centralizacin del sistema para la administracin de archivos y
los servicios ofrecidos por el centro de documentacin.
Desde la perspectiva de la Ley 594 General de Archivos, se define Gestin Documental
como el "Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin".
La
gestin documental se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo
procesos tales como la produccin,
recepcin, distribucin, consulta, organizacin,
recuperacin y disposicin final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros
aspectos, a la adopcin de las Tablas de Retencin Documental, instrumento archivstico
que identifica las funciones y procedimientos, los documentos que se producen, reciben y
deben conservar, con sujecin al principio de eficiencia que rige la funcin administrativa, y
al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administracin pblica, agentes dinamizadores de la accin estatal y sustento natural de sus
procesos informativos.
El Hospital Simn Bolvar tiene establecidos
encuentran pendientes por actualizacin:
GFT-PR-570-001
GFT-PR-570-002
GFT-PR-570-003
CONSERVACiN
los siguientes
procedimientos
pero se
Organizacin y Transferencia Documental

Consulta y Prstamo Interno de Documentos
Aplicacin y Actualizacin de las TRD
Y MANTENIMIENTO
PREVENTIVO
El artculo 46 de la Ley 594 de 2000 establece que los Archivos de la Administracin Pblica
debern implementar un Sistema Integrado de Conservacin en cada una de las fases del
ciclo vital de los documentos (TRD).
El Sistema Integrado de Conservacin, se define como el conjunto de estrategias y procesos
de ,,conservacin acordes con el sistema de archivos establecido en la entidad, bajo el
concepto de Archivo Total, para asegurar el adecuado mantenimiento de sus documentos,
independientemente del tipo de soporte, garantizando la integridad fsica y funcional de toda
la documentacin, desde el momento de su emisin, durante su perodo de vigencia, hasta
su depsito final o sea en cualquier etapa de su ciclo vital.
El HSB define entonces las actividades que deben ejecutarse y su periodicidad en las reas
de Archivo, las cuales cuentan con espacios en los cuales se almacena la documentacin
correspondiente
al archivo central. As mismo, el programa se aplica a algunas
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
Hospital
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GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOLOGICO
Cdigo:
GFT-PG-570-001
FISICO y
Hospital
Versin: O
tAl..,
Simn Bolf.-ar
111N""IE,S,E_
dependencias de la entidad en las cuales hay archivo de gestin, que no han realizado la
transferencia de la documentacin,
dando lugar a archivos mixtos conformados por
documentacin de archivo central y de gestin. El HSB se estructura bajos reas como se
muestra a continuacin:
INFRAESTRUCTURA
Caractersticas
Fsicas
Segn datos histricos el archivo del HSB tiene en sus depsitos 2.399 Metros Lineales es
decir 9.561 cajas aproximadamente; sumando las dependencias y las Historias Clnicas. La
capacidad de la infraestructura actual de los archivos con la capacidad instalada esta
excediendo el limite de espacios para seguir custodiando y conservando la misma.
Inspeccin
y Mantenimiento
Las actividades de inspeccin y mantenimiento

de Gestin, Archivos Central.
se deben ejecutar en las reas de Archivo
El objetivo de esta actividad es la de verificar que las condiciones de infraestructura no

pongan en riesgo la conservacin de la documentacin, por lo que de requerirse se debern
desarrollar actividades que mantengan el inmueble en el cual se encuentra el archivo en
buenas condiciones, evitando las reparaciones de emergencia o no planeadas.
Las actividades previas al mantenimiento a desarrollar, son:
-Proteger la documentacin.
Durante el mantenimiento de pisos, muros, puertas, ventanas, tuberas y tomas elctricas,
puede levantarse material particulado, por lo que es necesario cubrir las cajas y la
documentacin
suelta con telas impermeables
o plstico, hasta que terminen las
operaciones.
-Reubicacin de la documentacin.
En caso de que el mantenimiento de la estantera o archivadores requiera reubicar la
documentacin, es necesario buscar una estantera provisional con el propsito de no ubicar
la documentacin en el suelo.
MONITOREO y CONTROL DE CONDICIONES
AMBIENTALES
El monitoreo y control de condiciones ambientales

ubicadas en la entidad y a las bodegas externas,
condiciones ambientales ptimas de los documentos.
Actividades.
Monitoreo de Humedad Relativa y Temperatura.
va dirigido
a las reas de archivo
i'
con el ...objetivo de garantizar unas
'1 ~
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
I~
Hospital
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Cdigo:
GFT -PG-570-001
11
AlCALOlA
MA_VOR.
DE BOOOT
GESTiN DEL AMBIENTE

TECNOlOGICO
FISICO y
DC.
'AH!!
Versin: O
HospHal Simn 80llvar

IIINIveIE.5.E.
Cuando se sospeche que la documentacin ubicada en las reas de archivo de la Entidad,

se encuentra en riesgo por situaciones relacionadas con la humedad y la temperatura, el
HSB, contratar la medicin de las condiciones ambientales.
Durante las visitas de inspeccin a las bodegas externas se verificarn que las instalaciones
cumplen las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura humedad
relativa, ventilacin, contaminantes
atmosfricos e iluminacin, de acuerdo con lo
establecido en el Acuerdo 037 de 2002, y dejara constancia de ello en el Formato de visita
tcnica (Anexo No.6).
Es importante recordar que las reas de trabajo no deben compartir el mismo espacio con
las reas de almacenamiento de documentacin, asimismo, teniendo en cuenta que los
equipos deben rotar por diferentes oficinas.
Control
de Incidencia
Lumnica.
En las reas de Archivo Central, por el tiempo de permanencia de la documentacin, es

necesario eliminar el ingreso de iluminacin natural, por lo cual se recomienda que la
iluminacin para estos espacios sea completamente artificial.
Limpieza
de reas de Archivo
La limpieza de pisos, estanteria y dems mobiliario de las reas de archivo (depsitos) del
HSB, deber hacerse como mnimo una vez al mes, ya que con esta actividad se controlan
las cargas de polvo y de contaminantes biolgicos que son los causales de un buen nmero
de deterioros en los bienes documentales.
Para las reas de archivo de la entidad, las actividades de limpieza se coordinarn con el
rea de servicios generales del HSB y deber realizarse de acuerdo con las indicaciones del
Instructivo de Limpieza y Desinfeccin de reas y Documentos de Archivo del Archivo
General de la Nacin.
Las reas de trabajo debern ser programadas diariamente. Tanto la programacin como
los controles deben quedar consignados en formatos (cronogramas) diseados con este
propsito.
Seguimiento
Es necesario que el Grupo de Gestin Documental o quien haga sus veces, realice el
seguimiento a la..
'realizacin y frecuencia de la limpieza de las reas de Archivo a travs de:
Visitas de verificacin a las Areas de Archivo, para observar si la limpieza se est realizando
segn las recomendaciones dadas, estas visitas pueden ser durante la ejecucin de la
actividad o despus de esta.
Control
de plagas
El control de plagas debe hacerse en todas las reas que componen el Archivo, estos
procesos que se mencionan a continuacin tienen como finalidad no slo garantizar un
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FISICO y
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Hospital Simn Bolfva,
111NiVel E.S.E.
ambiente de salubridad para las personas que all laboran, sino que adems contribuyen en
el campo de la conservacin preventiva del patrimonio documental que se custodia en las
oficinas y los archivos del HSB.
Desinfeccin:
La desinfeccin encaminada a reducir y controlar microorganismos.
Desinsectacin
La desinsectacin para erradicar invertebrados asociados a los espacios de archivo y que
en el caso de termitas y gorgojos pueden llegar a ocasionar daos considerables.
Desratizacin
La desratizacin que garantizar que ratas y ratones no empleen los materiales como nidos.
Metas a corto plazo
En la actualidad se est realizando los ajustes de las Tablas de Retencin Documental en
cada dependencia del HSB, para lo cual se establecer.
- Capacitar al equipo de trabajo de gestin documental
- Aplicar los principios archivsticos dentro de la administracin.
Metas a mediano
Plazo
- Divulgacin de la resolucin con la aprobacin de la actualizacin de las TRD.

- Revisar y Actualizar las TRD
- Asesorar a la administracin en el desarrollo de polticas, procedimientos y otras mejoras
estructurales como soporte a la gestin de documentos.
Metas a Largo Plazo
-- Elaborar las Tablas de Valoracin Documental TVD para determinar la conservacin y la
disposicin final de los documentos del fondo. Iniciar el proceso de eliminacin de aplicacin
de las TRD y TVD siguiendo los lineamientos establecidos a la normatividad vigente.
- Modificar el PGD a fin de incluir todos los temas relacionados con documento electrnico y
el sistema integrado de conservacin.
- Realizar un diagnstico de la situacin actual de la gestin documental, enfocada al tema
del documento electrnico y el sistema integrado de conservacin.
- Definir las fases del PGD para documentos electrnicos.
6. VOCABULARIO
DEL PROGRAMA
Acceso: conjunto de medidas establecidas para recuperar los registros y permitir su

consulta a las reas y/o personal autorizado.
Afuera o Testigo: Es una ficha o formato que queda en el lugar de un documento que ha
sido prestado.
Almacenamiento:
Lugar donde se ubican y guardan los registros.
00
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FISICO y
......,
Versin: O
HOSp~.15Im6n
BOliva,
111NIYeI E_S_E_
Archivo
de gestin
(administrativo,
activo
de oficina):
"Comprende
toda la
documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar
respuesta o solucin a los asuntos iniciados". Ley 594 de 2000
Archivo electrnico:
Es el conjunto de documentos electrnicos, producidos y tratados
archivsticamente, siguiendo la estructura orgnico-funcional del productor, acumulados en
un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su
gestin. Acuerdo 60 de 2001
Archivo histrico "Es aqul al que se transfieren desde el archivo central los documentos
de archivo de conservacin permanente". Ley 594 de 2000.
Archivo total: concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su
ciclo vital.
Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin. Art. 3 Ley 594.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos
de gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen
teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su produccin o recepcin en la oficina (archivo de gestin) y su conservacin temporal
(archivo central), hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente (archivo
histrico) .
Clasificacin
documental:
"Proceso archivstico mediante el cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y
subseccin), de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad"
Comit de archivo: Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos
de los archivos.
Comunicaciones
Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las
funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.
Conservacin
de documentos:
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas
para garantizar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido
Consulta de documentos:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la informacin que contienen.
Correspondencia:
Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las
entidades, a ttulo personal, citando o no el cargo del servidor. No generan trmites para las
instituciones.
Custodia: Una de las funcipnes fundamentales de un servicio de archivo consistente en
asegurar la proteccin material de los documentos y su accesibilidad.
Digitalizacin:
Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra de
manera analgica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que slo puede ser
leda o interpretada por computador
Disposicin final de los documentos:
Seleccin de los documentos en cualquier etapa del
ciclo vital, con miras a su conservacin temporal, permanente, o a su eliminacin conforme a
lo dispuesto en las Tablas de Retencin Documental y/o Tablas de Valoracin Documental.
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111NIVel E.S.E.
Disposicin:
Accin por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de conservacin
establecido
para los registros. Por ejemplo: destruccin,
transferencia
al cliente,
microfilmacin, entre otros
Distribucin
de documentos:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos
lleguen a su destinatario.
Documento:
Conjunto constituido por un soporte y la informacin que contiene, utilizado
como prueba o con fines de consulta.
Documento electrnico
de archivo: Es el registro de informacin generada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrnicos, que permanece en estos medios
durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y
debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivsticos.
Documento
Original:
Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y
caractersticas que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento Pblico: Es el producido o tramitado por el servidor pblico en ejercicio de su
cargo o con su intervencin.
Eliminacin
de documentos:
Actividad resultante de la disposicin final sealada en las
tablas de retencin o de valoracin documental, para aquellos documentos que han perdido
sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su informacin en otros
soportes Expediente: Conjunto de documentos constituido o bien orgnicamente por la
administracin de origen para la consecucin o tratamiento de un asunto, o bien como
agrupacin lgica durante su clasificacin en el archivo.
Foliacin: Acto de enumerar las hojas.
Fondo documental:
Es la totalidad de las series documentales de la misma procedencia o
parte de un archivo que es objeto de conservacin institucional, formada por el mismo
archivo.
Gestin documental:
Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin.
Identificacin:
Accin que permite reconocer los registros y relacionarlos con el producto o
la actividad involucrada en el sistema integrado de gestin.
Microfilmacin:
Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes
en pelcula
Ordenacin
documental:
Ubicacin fsica de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado.
Organizacin
de los documentos:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificacin,
ordenacin y descripcin de los documentos de una institucin, como parte integral de los
procesos archivsticos.
Produccin documental:
Generacin de documentos de las instituciones en cumplirniepto
de sus funciones...
Radicacin
de comunicaciones
oficiales:
Es la actividad por medio de la cual, las
entidades asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su
trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la Ley. Estos trminos, se
empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.
Radicacin de documento como nuevo: Se selecciona cuando el documento a radicar no
tiene ningn antecedente en la Entidad.
'1~
1)
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OEDOGOTQ..C.
ISol&!
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111N.....,I E.S.E.
Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desarrolladas.
Registro de Comunicaciones
oficiales: Es la actividad por medio de la cual, las entidades
ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:
Nombre de la persona y I o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o cdigo de la(s)
Dependencia(s) competente(s), Nmero de radicacin, Nombre del servidor responsable del
trmite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Resolucin: Forma de pronunciamiento de los rganos de gobierno y de los altos mandos
institucionales.
Retencin de documentos:
"Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos
deben permanecer en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en
la tabla de retencin y de valoracin documental
Seleccin documental: Actividad de la disposicin final sealada en las tablas de retencin
o de valoracin documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una
muestra de documentos de carcter representativo, para su conservacin permanente
Serie documental:
Conjunto de unidades documentales
de estructura y contenido
homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplo: actas, acuerdos, resoluciones, hojas de
vida, historias labores, contratos, informes, rdenes de pago, proyectos, entre otros.
Subserie: aquellos documentos que son el resultado de una misma gestin y cuyo contenido
temtico se refiere a un asunto especfico. Se derivan de las series y renen documentos de
estructura y contenido homogneos. Ejemplo: serie: contratos, subserie: contratos de
prestacin de servicios. Contrato de obra, etc.
Soporte documental:
Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los
materiales empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales,
fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental
(TRD): listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
Tipo documental: unidad documental simple.
Trmite de documentos:
Curso del documento desde su produccin o recepcin hasta el
cumplimiento de su funcin administrativa
Transferencia
de archivos: Son los traslados de documentos de archivo de gestin al
central, sin alteracin de sus propiedades, para su conservacin cautelosa y cuya frecuencia
de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atencin de trmites.
Transferencia
primaria: traslado de los documentos del archivo de gestin al archivo
central, teniendo en cuenta las tablas de retencin documental.
Transferencia Secundaria: Es el trasladof' de documentos del archivo central (o intermedio)
al permanente (o histrico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoracin
secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la proteccin de los documentos
con valor social (cultural e histrico), ms all de las necesidades institucionales de
conservarlos.
Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre
otros elementos, las carpetas, las cajas y los libros o tomos.
Unidad documental:
es la pieza mnima que rene todas las caractersticas necesarias
para ser considerada como documento, por ejemplo: acta, informe, comunicacin. La unidad
lit
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11
ALCALOfA MAYOR
DEOOOOTD.C.
WI&'
Versin: O
Hospnal Simn 80llvar

111NM!I ERE.
documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja
cuando lo constituyen varios, formando un expediente.
Valoracin
documental:
proceso por el cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos hojas de vida o historias laborales, contratos, actas,
informes, entre otros con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
archivo.
Valores primarios (administrativo,
legal, contable, fiscal y tcnico): es el que tienen los
documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario,
es decir a los involucrados en el asunto.
Bibliografia
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN. Acuerdo No. 049 de 2000. Por el cual
se desarrolla el artculo 61 del aptulo 7 " Conservacin de Documentos" del Reglamento
general de Archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Bogot:
2000.
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN. GUiA PARA LA IMPLEMENTACiN
UN PROGRAMA DE GESTiN DOCUMENTAL. Bogot: 2005
DE
Direccin de Gobierno en lnea, Alta Consejera para el Buen Gobierno y la Eficiencia

Administrativa, Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones. Cero
papel en la administracin pblica: Buenas Prcticas para reducir el consumo de papel.
Disponible [en lnea] http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero
papellguia-1cero-papel. pdf
/,

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GESTiN DEL AMBIENTE FISICO y

Hospital Simn 80llvar

1. JUSTIFICACION DEL PROGRAMA

3.1 Poltica correspondiente

4. DESARROLLO DEL PROGRAMA

5. BASE LEGAL Y SOPORTE DOCUMENTAL RELACIONADO

GESTiN DEL AMBIENTE

H09pnal Simn 80llvar

Dando cumplimiento al artculo 21 de la Ley 594 de 2000 - "Ley General de Archivos",

El Programa de Gestin Documental es un modelo integral de gestin que se ajusta a los

GESTiN DEL AMBIENTE

HospHal Simn 801lvar

2. Lograr la efectividad del modelo de prestacin de servicios de salud,

del talento humano, fortaleciendo

El presente programa, se articula de manera directa a la Poltica "Gestin

GESTiN DEL AMBIENTE

Hosp~al Simn Bollvar

3.2.3 Poltica de Gestin y Administracin

"En el Hospital Simn Bolvar 111 Nivel E.S.E. Nos comprometemos

Poltica de Calidad o Mejoramiento

"En el Hospital Simn Bolvar III Nivel E.S.E. Nos comprometemos

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Hospn.1 Simn BOllvar

3.2.6 Poltica de Gestin Ambiental

Fotocopia e imprime lo indispensable

3.2.8 Poltica de confidencialidad

"En el Hospital Simn Bolvar 111 Nivel E.S.E. Nos comprometemos

3.3 Grupo de estndares

del Sistema nico de Acreditacin

El programa de Gestin Documental se relaciona

Estndares de Gestin de la Tecnologa: se enfoca en la gestin integral de todos los

GESTiN DEL AMBIENTE

Estndares de Mejora Continua:

Hospnal SlmOn 8allvar

el resultado esperado del cumplimiento

Que la Institucin tenga un proceso de calidad que genere resultados centrados en el

la aplicacin del programa.

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GESTiN DEL AMBIENTE

Hospllal Simn 80lfvar

Resaltar la importancia que tienen los documentos de archivo generados en la

Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje

Hospnal Simn Bolvar

Lograr una acertada normalizacin en los procedimientos para el recibo, radicacin y

GESTiN DEL AMBIENTE

Hospital Simn BotMir

El diseo y desarrollo de un programa de gestin documental obedece a un plan de accin

GESTiN DEL AMBIENTE

Hospital Simn BDllvar

La Gestin de Documentos debe inscribirse como un programa estratgico de la

Dada la importancia de la Tabla de Retencin Documental como un elemento indispensable

GESTiN DEL AMBIENTE

Hcspltal Simn Bolfvar

Primera Etapa: Investigacin preliminar

Analizar la produccin y trmite documental teniendo en cuenta las funciones

Tercera Etapa: Actualizacin elaboracin

El Coordonador de Gestin Documental preparar la propuesta de Tabla de Retencin

Cuarta Etapa: Aplicacin.

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Hospital Simn Bolvar

GESTiN DEL AMBIENTE

Nmero: indica el consecutivo de la comunicacin externa. Corresponde al cdigo

Datos del destinatario: a partir de la ciudad y la fecha se dejan de tres a cuatro