VALORACIN DOCUMENTAL

VALORACIN DOCUMENTAL

Nelson Javier Pulido Daza 1

INTRODUCCIN
La valoracin documental, puede ser definida segn el diccionario de
terminologa archivstica como la fase del tratamiento archivstico que consiste
en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservacin o
eliminacin total o parcial 2 de igual manera segn Mara Luisa Conde es el
proceso de anlisis y seleccin cuyo objetivo es establecer los plazos de
transferencias, conservacin y acceso de las series documentales

As mismo,

el reglamento general de archivos de Colombia la define como el proceso por

el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos
con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo 4
En ese sentido, la NTC-ISO-15489 define valoracin documental como la labor
intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los
documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del
ciclo vital 5

Biblioteclogo de la Universidad de la Salle. Abogado de la Universidad Catlica de Colombia. Magster

en Docencia Universitaria de la Universidad de la Salle. Asesor Sistema Nacional de Archivos. Docente del
programa de Sistemas de Informacin, Bibliotecologa y Archivstica de la Universidad de la Salle. Correo
electrnico: npulido@unisalle.edu.co - njpulido@yahoo.com
2 El Diccionario de terminologa archivstica, Normas Tcnicas de la DAE, n 1, Madrid, 1993, utiliza
para ellas dos definiciones perfectamente diferenciales.
3 La identificacin y valoracin de los fondos documentales de la administracin estatal: problemas y
metodologa: actas de las primeras jornadas para la identificacin y valoracin. p. 18.
4 Reglamento General de Archivos; 3 edicin. Bogot, D.C. : Archivo General de la Nacin Colombia,
2003. p. 45.
5 NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogot, 2010. p. 5.
1

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Una vez que se encuentran identificados los tipos documentales y definidas

las series documentales, as como la jerarqua entre ellas, corresponde proceder
a su valoracin en miras de su disposicin final.
En el campo de los archivos de hoy, el volumen documental est generando
uno de los principales desafos con que ha de enfrentarse la persona encargada
de organizar y mantener un Sistema de Gestin de Archivos. El volumen
documental, por una parte, nace del aumento de gestin de las instituciones; sin
embargo, se incrementa mayormente por la facilidad que proporciona la
tecnologa para la multiplicacin de reproducciones de la documentacin
original. Consecuentemente, tal volumen crea necesidades de espacio para su
almacenamiento y de personal con las competencias necesarias para su
organizacin y descripcin.
Desde el punto de vista archivstico no es posible encontrar justificacin a la
eliminacin de documentos, por cuanto es imposible establecer con certeza
absoluta cundo los componentes de una serie documental no volvern ser
utilizados. Tampoco es del todo vlido el criterio de destruir documentos de los
cuales existen copias, pues cada copia est en una oficina distante y pervive
dando lugar a secciones distintas.
As, tericamente, todos los documentos deberan conservarse, pero la
produccin actual ha crecido en tal proporcin que resulta muy difcil plantear
su conservacin total. Por esta razn, es actualmente aceptada la corriente
norteamericana que plantea la necesidad de una valoracin documental con
vistas a la seleccin, en la que son razones de peso la consideracin de los costos
de almacenamiento y conservacin.

La eliminacin estar precedida de una seleccin de los documentos, tras una

evaluacin que analice sus valores (de ah su nombre de valoracin): primario
para la propia institucin que los origina y que nace en el momento de
producirse el documento archivstico (administrativos, fiscales, legales, entre
otros); secundario que perdurara tras su uso corriente para referencia e
informacin de investigadores.

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Pueden existir criterios generales para la valoracin, teniendo como base el ciclo
vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es
importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la
produccin documental. Estos criterios permitirn determinar si un documento
est en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen
relacin a los VALORES PRIMARIOS en tanto que la tercera puede contener o
no documentos con VALORES SECUNDARIOS. 6

1. LA VALORACIN PRIMARIA Y VALORACIN SECUNDARIA

En ese orden de ideas, el trmino valoracin se ha asociado con los de
seleccin, descarte y expurgo, en distintos momentos de la evolucin de la
Archivstica como disciplina y segn las distintas tradiciones pero siempre han

GuaparaeldiseoeimplementacindeunsistemadeGestindearchivos.GobiernodeChile.2011.
p.43

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jugado un papel importante, las formulaciones hechas por Theodoro

Schellenberg en 1956 y que han sido recogidas y reinterpretadas dentro de
distintos contextos. En ese sentido, se considera a Schellenberg como uno de los
tericos ms influyentes en cuanto a la valoracin que recoge el pensamiento de
Hilary Jenkinson, en el sentido de ver a los archivos como evidencia imparcial y
de Karl Otto Muller, para quien lo que no merece preservarse nunca debera ser
admitido

en

un

archivo.

(Kolsrud

1992:

30).

La formulacin que hace Theodoro Schellenberg de los valores primarios y

valores secundarios y especialmente de los valores evidnciales y los valores
informativos, ha sido el punto de partida para la valoracin dentro de muchos
contextos y objeto de una amplia discusin en las ltimas dcadas. (Klep 1992:
al 63). 7

LUIS ALFONSO GUTIERREZ. El archivista de hoy, valoracin documental fundamento terico de la

archivista [en lnea] http://luisgutierrezjimenez.blogspot.com/2008/04/valoracion-documental.html
[citado en 16 de Octubre de 2011]

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Valor
Administrativo:
el
que
contiene un documento o una serie
de documentos, para la entidad
productora, relacionado con el
trmite o asunto que motiv su
creacin. Este valor se encuentra en
todos los documentos producidos o
recibidos en cualquier institucin u
organismo para responder a una
necesidad administrativa mientras
dure su trmite y son importantes
por su utilidad referencial para la
toma de decisiones y la planeacin.
VALORES PRIMARIOS DE LOS
ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS
(ARCHIVO LOCAL Y ARCHIVO
CENTRAL) 8

Valor Jurdico: aquel del que se

derivan derechos u obligaciones
legales regulados por el derecho
comn.
Valor Legal: aquel que tienen los
documentos
que
sirven
de
testimonio ante la ley.
Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud
que tienen los documentos para
Hacienda Pblica.
Valor Contable: es la utilidad o
aptitud de los documentos que
soportan el conjunto de cuentas,
registros de los ingresos y egresos y
de los movimientos econmicos de
una entidad pblica.

Gua para el diseo e implementacin de un sistema de Gestin de archivos, Op. Cit., p. 44

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Son

aquellos

que

sirven

de

referencia para la elaboracin o

reconstruccin de cualquier actividad
de la administracin; como fuente
primaria para la historia y como
VALORES SECUNDARIO DEL

testimonio de la memoria colectiva.

ARCHIVO PERMANENTE O

Son el Patrimonio Documental de la

ARCHIVO HISTRICO 9

comunidad que los cre y los utiliza.

Algunos

documentos

nacen

con

valores permanentes, por las razones

arriba citadas. Otros alcanzan estos
valores como resultado del proceso
de valoracin.

Expirada la vigencia administrativa, es necesario plantear la valoracin

histrica para efectos de la conservacin permanente. Esta valoracin histrica
debe tener en cuenta:

Valores sustanciales, en cuanto pueden dejar constancia de hechos y

circunstancias significativas relacionadas con la existencia de un organismo o

dependencia, entre ellos los que hacen referencia a los orgenes (actas de
fundacin o creacin), a la organizacin y funcionamiento (ordenanzas,
reglamentos, actas de juntas), a la labor y funciones esenciales de cada
dependencia (aqu puede entrar ya la seleccin sobre la base de muestreo), a las
tareas operativas de trmite (partes de asistencia, citaciones) en las que la
eliminacin puede llegar a ser total.

Gua para el diseo e implementacin de un sistema de Gestin de archivos, Op. Cit., p. 45

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Valores informativos: por la informacin que pueden ofrecer, no slo de

la propia institucin como tal, sino de hechos, personas, acontecimientos, pero

teniendo en cuenta que tal informacin sea exclusiva, es decir, no sea
informacin habitual de otros documentos.

Del anlisis de estos valores, que de ninguna manera son excluyentes, se

establecer el valor histrico, difcil de fijar por cuanto las tendencias histricas
cambian de una poca a otra. Por ejemplo, los testimonios sobre demografa,
sobre contabilidad, sobre actividades de la sociedad no han sido apreciados
hasta hace algunas dcadas; un expediente de sancin disciplinaria cobra un
inters histrico indiscutible si el encartado llega a ser un personaje relevante.
La determinacin del valor permanente siempre hace surgir dudas profundas.
Hay

documentos

que

por

su

propia

naturaleza

son

imperecederos

(documentacin del Registro Civil, los tratados internacionales); sin embargo,

hay documentos que testimonian actos que, cumplidos, pierden su valor para el
productor (un expediente de compra, un juicio concluso) y sin embargo pueden
ser informacin valiosa para el estudio de una institucin o ciertos aspectos de
la sociedad. 10
2.

LA MACROVALORACIN

De la misma forma que en la clasificacin en inclusive en materia de

Descripcin Documental se ha pasado de posiciones orgnicas a posiciones ms
funcionales, en materia de Seleccin tambin se ha dado un giro en este sentido,
en la determinacin de los valores cientfico- culturales. Terry Cook 11 afirma en
un artculo, publicado en revista Tabula, que la macro valoracin es una
combinacin entre la teora, la estrategia y la metodologa de la valoracin de
documentos en Archivstica. El anlisis funcional es una parte bsica de la
macro valoracin y parte de varias premisas, entre ellas las siguientes que son
fundamentales:

10

11

Ibd., p. 46

TerryCook,ProfesordelprogramaygraduadoenArchivstica.DepartamentodeHistoria.Universidad
deManitoba.Canad.

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El modelo de macrovaloracin sostiene que algunos documentos son

declarados de mayor valor por el impacto social de las funciones, programas y
actividades representadas en los documentos, en los cuales se reflejan puntos de
interseccion entre:

Los productores de documentos.

Las tendencias socioeconomicas: funciones, programas, actividades

Los usuarios a quienes afectan las funciones de un organismo.

Hay oficinas de primer interes (catalogadas como estrategicas) que ofrecen un

reflejo de los valores sociales a traves de su funcionalidad. Entonces, amas que
valorar millones de documentos o miles de sistemas,m series y colecciones, el
archivero debe ver, segn Cook, cuya posicion compartimos, el bosque entero
mas que unos pocos arboles.
La interrogante fundamental entonces no es que se ha escrito, donde esta y que
valor tiene para la investigacion, sino mas bien qu funciones o actividades del

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productor deberian ser documentadaa, quien tuvo un motivo para crear un

documento, para qu y para

quin. 12

Esto conlleva a la pregunta Qu productores de documentos o funciones

tienen mas importancia? En vez de Qu documentos tiene mas importancia?.
De estos conceptos se desprende nuestra recomendacin en el sentido de
privilegiar la elabvoracion de tablas de conservacionde documentos sobre las
valoraciones parciales, pues estas ultimas conducen a la valoracin de las partes
y se puede perder de vista la totalidad.
Decir que la macrovaloracin es una aproximacin a la valoracin basada ms
en funciones que en documentos es slo parcial, pues se va ms all, se centra
en el analisis no solo en la funcin, la estructura y el ciudadano, elementos que
combinados , reflejan el funcionamiento del Estado dentro de la sociedad civil.
En sintesis, se estudia el impacto de una entidad o un programa en la sociedad.
Ademas en el analisis se deben buscar multiples versiones y puntos conflictivos
de debate entre el ciudadano y el Estado dentro de la sociedad civil, en vez de
asumir la linea politica oficial. Se deben buscar documentos que den voz a los
marginados, a los perdedores y los ganadores. Es decir, la macrovaloracin
intenta documentar tanto la funcionalidad como la disfuncionalidad de un
Estado y sus programas; privilegia la diferencia frente a la verdad nica, la
multiplicidad frente a la ortodoxia y lo personal frente a lo oficial.

3.

PARA QUE SE HACE LA VALORACIN DOCUMENTAL?

Por tanto, La valoracin ante todo es el proceso tcnico de anlisis intelectual

de la produccin documental de la institucin que tiene como objeto identificar
los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera
establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina, como
en el archivo central y sealar su disposicin final.

12

TREJOS RAMREZ, Xinia. La valoracin documental en Costa Rica: coleccin cuadernillos del Archivo
Nacional. Serie Qu es y que hace un archivo? No. 21, 2008. p. 25

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De otra parte, la valoracin tambin propende por la preservacin de los

documentos que informan y testimonian sobre el desarrollo institucional,
sociocultural, cientfico y tecnolgico de las entidades y la poblacin que los
produjo.
Dado que la valoracin tiene como fin ultimo la conservacin y la preservacin
de la documentacin del valor secundario; esta labor tiende a construir el
patrimonio histrico documental.
Igualmente, como resultado del proceso de valoracin se debe conservar no
solo los documentos de valor permanente, sino tambin la visin de quienes los
valoran; todas las decisiones respecto a la valoracin de series o asuntos deben
registrarse en las tablas de valoracin documental.
En el caso de los fondos acumulados la valoracin de los documentos y la
viabilidad para la aplicacin de las TVD debe ser liderada por el Comit de
Archivo de la entidad y en lo posible por un equipo interdisciplinario en el cual
se recomienda incluir un profesional con experiencia en investigacin
histrica. 13
La valoracin implica un trabajo de cuidadoso anlisis documental y de
erudicin y no un mero procedimiento como lo ven algunos, ya que implica
entender factores tales como la historia del creador de los documentos, las
funciones, las atribuciones legales, la estructura organizacional, los procesos de
toma de decisiones, los procedimientos de creacin de documentos, la
naturaleza, la organizacin y administracin de los documentos y los cambios
ocurridos en el tiempo.
La teora de la valoracin debe buscar especificar aquellos atributos genricos,
interconexiones y puntos de interseccin especiales o de conflicto que existen,

CASILIMAS ROJAS, Clara Ins. Fondos acumulados, manual de organizacin. Archivo General de la
Nacin. [en lnea] http://www.slideshare.net/guestc44b69/manual-fondos [citado en 16 de octubre de
2011]
13

10

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entre los creadores de documentos y los patrones o sea las funciones, las
actividades y los
4.

programas. 14

LA VALORACIN DOCUMENTAL ELECTRNICA

La Archivstica es considerada como ciencia por unos o protociencia por otros,

lo cierto es que para su estudio pueden reconocerse tres dimensiones, a saber:
los archivos, los documentos y la informacin. Sobre los dos ltimos pesa la
idea tradicional de la individualidad en virtud de la naturaleza fsica de los dos
soportes. La discusin se inicia al tratar de entender los documentos
electrnicos, pues el soporte y la informacin no estn ligadas entre s
permanentemente, pues la versatilidad de los procesos tecnolgicos de
fijacin y migracin de la informacin a uno u otro soporte, o bien a cientos
de ellos al mismo tiempo, as como la posibilidad de transformar la informacin
sin perder la esencia, hace que est ligamen sea solo virtual.
Esta idea genera a su vez una serie de interrogantes sobre el tratamiento
archivstico de los documentos contenidos en los soportes electrnicos, pues la
metodologa tradicional seala el ciclo de vida como fundamento de la
Valoracin Documental; es decir, el origen, utilidad y finalizacin (o
conservacin) del documento, el cual, es visto luego de que este se haga gestado
y analizado los valores.
El record continuum (registro continuado) como propuesta metodolgica, se
basa en la idea de la gestin de documentos como un proceso continuo (no
intervenido, sin etapas) desde el momento de la concepcin, pero observable en
cuatro dimensiones: la del acontecimiento, la del registro documental, la del
riesgo y la del impacto social. En este orden, desde el punto de vista archivstico
se obliga a valorar previo a gestar el documento, pues la decisin fundamental
recae en expectativas del soporte en cuanto a conservacin, accesibilidad y

14

BADA ROSALES, Amanda. Valoracin documental antecedentes. [en lnea] http://adabiac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb02.htm [citado en 16 de Octubre
de 2011]

11

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autenticidad a largo plazo, algo aun ms sensible cuando el documento por

considerar es de valor permanente.
Diversas investigaciones sobre el tema pueden encontrarse en normas, guas
proyectos y modelos con ms participacin internacional e interdisciplinaria. Al
respecto, pueden destacarse DLM fuorum, de cuyo seno nace la Gua de
informacin Electrnica, que en realidad ofrece una serie de recomendaciones
generales sin que llegue al tratamiento especifico de la valoracin del
documento electrnico. De su misma simiente, el modelo de Requisitos para la
administracin de archivos electrnicos, tambin conocido como Moreq (1999),
destaca una serie de requisitos funcionales y generalizados para un sistema de
gestion de documentos electrnicos de archivo (SGDEA). Conlleva a una serie
de elementos por considerar, sin llegar a ser puntual en temas de valoracin de
documentos.
En tal sentido, Jordi Serra propone una clasificacin de primer orden del
fenmeno del documento electrnico para su mejor entendimiento y
tratamiento. Propiamente, considera desarrollar estrategias de valoracin
independientes para los documentos ofimticos, los correos electrnicos, el
ambiente web y las bases de datos. As mismo, describe diez principios y
aplicaciones puntuales que van desde establecer tablas de plazos hasta los sitios
de custodia que correspondan. Siendo este aporte recomendable para su
anlisis. 15

15

SRUH RODRIGUEZ, Yainer. Archivo nacional de costa rica, Memoria Congreso Archivstico Nacional
2009. p. 84.

12

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BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFIA
1. BADA ROSALES, Amanda. Valoracin documental antecedentes. [en
lnea]
http://adabiac.org/investigacion_arch_civil/articulos/arch_civil_anterior/04art_arb
02.htm [citado en 16 de Octubre de 2011]
2. CASILIMAS ROJAS, Clara Ins. Fondos acumulados, manual de
organizacin. Archivo General de la Nacin. [en lnea]
http://www.slideshare.net/guestc44b69/manual-fondos [citado en 16
de octubre de 2011]
3. Gua para el diseo e implementacin de un sistema de Gestin de
archivos. Gobierno de Chile. 2011
4. El Diccionario de terminologa archivstica, Normas Tcnicas de la
DAE, n 1, Madrid, 1993, utiliza para ellas dos definiciones
perfectamente diferenciales.
5. La identificacin y valoracin de los fondos documentales de la
administracin estatal: problemas y metodologa: actas de las primeras
jornadas para la identificacin y valoracin.
6. NORMA TECNICA COLOMBIANA, NTC-ISO-15489, Bogot, 2010.
7. LUIS ALFONSO GUTIERREZ. El archivista de hoy, valoracin
documental fundamento terico de la archivista [en lnea]
http://luisgutierrezjimenez.blogspot.com/2008/04/valoraciondocumental.html [citado en 16 de Octubre de 2011]
8. Nacional. Serie Qu es y que hace un archivo? No. 21, 2008.
9. Reglamento General de Archivos; 3 edicin. Bogot, D.C. : Archivo
General de la Nacin Colombia, 2003.
10. SRUH RODRIGUEZ, Yainer. Archivo nacional de costa rica, Memoria
Congreso Archivstico Nacional 2009.
11. TERRY COOK, Profesor del programa y graduado en Archivstica.
Departamento de Historia. Universidad de Manitoba. Canad.
12. TREJOS RAMREZ, Xinia. La valoracin documental en Costa Rica:
coleccin cuadernillos del Archivo

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