Sop Sarana Prasarana

1
SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN SARANA PRASARANA
Morality Intellectuality Entrepreneurship
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Jl. Sutorejo 59 Surabaya
Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096
http://www.um-surabaya.ac.id, Email: rektorat@um-surabaya.ac.id
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
PELAYANAN SARANA PRASARANA

Kode Dokumen
Revisi
Tanggal
Diajukan Oleh
Dikaji Ulang Oleh
Dikendalikan Oleh
Disetujui Oleh
:
:
:
:
1/SOP-BAU/2013
0
April 2013
Kepala BAU
Kusaini, SE
Warek 2
Dr. Mahsun Jayadi, M.Ag

Ketua Pusat Penjaminan Mutu
Drs. Noto Adam, MM

Rektor
Dr. dr. Sukadiono, MM
DAFTAR ISI
Lembar Pengendalian 2
Daftar Isi..... 3
SOP Pengajuan sarana dan prasarana perkuliahan...................................... 4
SOP Pengadaan.................................................................................................... 5
SOP Permintaan dan Penyerahan Barang........................................................ 6
SOP Pengkodean Barang Inventaris Kantor.................................................... 7
SOP Inventarisasi................................................................................................. 8
SOP Mutasi Barang.............................................................................................. 9
SOP Pemeliharaan............................................................................................... 10
SOP Penggunaan ruang/gedung...................................................................... 11
SOP Penggunaan ruang perkuliahan/lab bersama........................................ 12
SOP Peminjaman Barang..................................................................................... 13
SOP Penghapusan Barang................................................................................... 14
SOP Perbaikan Barang Inventaris..................................................................... 15
SOP Pemakaian Mobil Dinas.............................................................................. 16
SOP Pemakaian Telephon................................................................................... 17
SOP Penggunaan Faksimile................................................................................ 18
SOP PENGAJUAN SARANA PRASARANA

PERKULIAHAN

Revisi : 0
Halaman : 1
Tanggal: 13 April 2013
dari 3
Kode/No : 1.1/SOP-BAU/2013
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan pelaksanaan pendataan pengajuan sarana

prasarana perkuliahan unit kerja
Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari BAU mengirimkan surat usulan pengadaan
sarpras perkuliahan dari unit kerja, kompilasi pemilahan barang barang,
penyusunan pengajuan anggaran.
Definisi
1.
2.
3.
Aset/harta kekayaan adalah sumber daya yang memiliki nilai ekonomi dan
dapat diukur dalam satuan uang dapat berupa barang/jasa
Sarana adalah segala sesuatu yang dipakai sebagai alat/media pendukung
proses pendidikan, alat perkantoran, dan sarana lainnya
Prasarana adalah perangkat penunjang utama suatu proses pendidikan
yang berupa ruang belajar, ruang administrasi, dan prasarana lainnya
Referensi
1.
2.
Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah Surabaya
RAB Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
4.
5.
BAU mengirimkan surat permohonan usulan pengadaan sarana prasarana

perkuliahan kepada Unit kerja.
Unit kerja menyusun rencana kebutuhan sarana prasarana perkuliahan
selama 1 tahun.
BAU menerima rencana kebutuhan sarana prasarana perkuliahan unit
kerja dan dilakukan kompilasi pemilahan barang.
Setelah dilakukan kompilasi barang BAU membuat usulan anggaran
Usulan anggaran diajukan kepada Rektor
SOP PENGADAAN
Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan kegiatan pengadaan sarana prasarana

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari penetapan RAB unit kerja, usulan realisasi,
proses pengadaan, penerimaan barang di BAU.
Definisi
Pengadaan adalah terjadinya transaksi pertukaran dengan penyerahan sejumlah

uang untuk memperoleh sejumlah barang dan jasa yang selanjutnya menjadi
milik universitas
Referensi
1. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

2. RAB Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Uraian Prosedur :
1. Unit kerja mengajukan usulan realisasi anggaran pengadaan sarana

prasarana ke Rektor.
2. Rektor mendisposisikan usulan realisasi anggaran ke Warek II untuk
diverifikasi ke BAU.
3. BAU melaporkan hasil verifikasi ke Warek II sesuai dengan RAB unit kerja.
4. BAU melakukan proses pengadaan sesuai dengan disposisi Warek II.
SOP PERMINTAAN DAN PENYERAHAN

BARANG

Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan untuk menetapkan prosedur permintaan atau

penyerahan barang
Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari permintaan dari unit kerja ke BAU sampai
dengan penyerahan barang
Definisi
1. Permintaan barang merupakan permohonan barang untuk penunjang kegiatan
akademik
2. Penyerahan barang merupakan penyerahan barang Univesitas kepada unit kerja
untuk kegiatan penunjang akademik
3. Hibah merupakan perolehan sejumlah barang untuk universitas tanpa
menyerahkan sejumlah sumber daya ekonomi

Referensi

Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Unit kerja membuat surat permintaan barang ke BAU.

Ka.BAU mendisposisikan ke Bag. RumahTangga untuk dilakukan
verifikasi.
Bag. RumahTangga melakukan verifikasi barang dan mengecek persediaan
barang di gudang .
Bag. RumahTangga menyiapkan permintaan barang unit kerja.
Bag. RumahTangga melakukan pencatatan permintaan barang.
Bag. RumahTangga menghubungi unit kerja untuk penyerahan barang.
SOP PENGKODEAN BARANG INVENTARIS

KANTOR
Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan kegiatan Pengkodean barang inventaris kantor

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan barang,

pencatatan, sampai pendistribusian
proses pengkodean,
Definisi
Pengkodean adalah pemberian kode barang inventarisasi kantor
Referensi

2. Pedoman pengkodean barang
Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
4.
BAU menerima pengadaan barang dari distributor.

BAU melakukan pengkodean sesuai dengan pedoman pengkodean.
BAU melakukan pencatatan barang inventaris baik secara hardcopy (print
out) dan SIM Aset.
BAU menghubungi unit kerja untuk penyerahan barang.
SOP INVENTARISASI
Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan proses pengolongan dan pendataan Aset

Universitas.
Ruang Lingkup
Prosedur ini mulai dari permintaan update data inventaris pada unit kerja,
penerimaan update data dari unit kerja, proses pengolahan atau pendataan
ulang, laporan data inventaris aset universitas
Definisi
Inventarisasi adalah kegiatan dalam melakukan pendataan, pencatatan, dan

peloporan barang milik Universitas dengan kenyataan mengenai jumlah, nilai,
harga, kondisi dan keberadaan seluruh barang milik Universitas yang dimiliki
dalam rangka tertib administrasi dan mendukung kehandalan laporan barang
milik Universitas dan laporan keuangan.
Referensi

Uraian Prosedur :
1. BAU mengirimkan surat update data inventarisasi aset pada unit kerja.
2. BAU menerima data update inventarisasi aset unit kerja dan melakukan
pengolahan dan pendataan ulang melalui SIM Aset.
3. BAU melaporkan data terbaru inventaris aset Universitas
10
SOP MUTASI BARANG

Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan proses pelaksanaan mutasi barang dari unit
kerja ke BAU.
Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan barang yang akan dimutasi dari unit
kerja ke BAU untuk dijadikan barang persediaan.
Definisi
Mutasi barang adalah merupakan penyerahan barang dari satu unit ke unit lain
di lingkungan universitas tanpa menerima sumber daya ekonomi
Referensi

Uraian Prosedur :
1. Unit kerja mengusulkan barang yang akan dimutasi ke BAU.

2. BAU mendata dan menverifikasi usulan mutasi barang dengan data
inventaris barang unit kerja
3. BAU memeriksa kondisi barang mutasi dari unit kerja
4. Barang mutasi disimpan digudang untuk jadi barang persediaan
11
SOP PEMELIHARAAN
Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan pemeliharaan rutin sarana dan prasarana

Universitas.
Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk pemeliharaan rutin sarana dan prasarana

Universitas yang dilakukan secara terjadwal dan periodik
Definisi
Pengamanan, pemeliharaan, dan rehabilitasi adalah perawatan dan perbaikan

pada aset yang menjadi tanggung jawab universitas
Referensi

2. Jadwal atau Mou pemeliharaan dengan rekanan atau penyedia jasa
perawatan
Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ka.BAU menugaskan staf BAU untuk mengecek jadwal pemeliharaan

sarana dan prasarana.
Staf BAU melaporkan hasil pemeriksaan dan mengusulkan anggaran
pemeliharaan.
Ka. BAU mengajukan anggaran pemeliharaan ke Warek II.
Warek II mengeluarkan surat perintah mulai kerja (SPMK) kepada
penyedia jasa atau BAU untuk mulai pemeliharaan.
Penyedia jasa melakukan pemeliharaan dan melaporkan hasilnya ke Ka.
BAU.
Ka. BAU menvalidasi hasil laporan pemeliharaan.
Penyedia jasa menagihkan biaya pemeliharaan ke BAK.
12
SOP PENGGUNAAN RUANG/GEDUNG

Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan ruang atau gedung.

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman penggunaan ruang

atau gedung oleh unit kerja, ORTOM, ORMAWA dan UKM, koordinasi unit
terkait, penjadwalan, pelaksanaan.
Definisi
Penggunaan/pemanfaatan adalah penggunaan seluruh aset yang ada yang

dimanfaatkan untuk kepentingan universitas
Referensi

Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah
Surabaya
2. Daftar ruang di Universitas.
3. Jadwal kegiatan.
Uraian Prosedur :
1. Unit kerja, ORTOM, Organisasi Eksternal, pribadi mengajukan surat

peminjaman penggunaan ruang/ gedung ke Rektor atau Warek II
2. Unit kerja, UKM dan ORMAWA mengajukan surat peminjaman
penggunaan ruang/gedung yang disetujui oleh pembina ke BAU
3. Rektor atau Warek II medisposisi surat ORTOM, Organisasi Eksternal,
pribadi ke BAU untuk di proses sesuai ketentuan.
4. BAU mengkoordinasikan ke pihak terkait.
5. Pihak ORTOM, Organisasi Eksternal, pribadi mentrasfer biaya sewa
gedung ke rekening Universitas
6. BAU menjadwalkan kegiatan dan mengeluarkan surat keterangan
kegiatan.
13
SOP PENGGUNAAN RUANG

PERKULIAHAN/LAB BERSAMA

Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan ruang perkuliahan/lab bersama.

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman penggunaan ruang

perkuliahan/lab bersama hingga pelaksanaan kegiatan.
Definisi

Referensi

Surabaya
2. Daftar ruang di Universitas.
3. Jadwal kegiatan.
Uraian Prosedur :
1. BAU mengirinkan surat permohonan jadwal perkuliahan/kegiatan

praktikum ke Fakultas
2. Fakultas mengirimkan jadwal perkuliahan atau praktikum
3. BAU melakukan kompilasi/mengatur ruangan sesuai dengan jadwal
perkuliahan yang diajukan oleh fakultas
4. BAU mengundang rapat koordinasi tentang penggunaan jadwal
perkuliahan atau praktik sebelum kegiatan perkuliahan berjalan
5. BAU mengumumkan jadwal penggunaan ruangan di setiap ruang
kuliah maupun laboratorium bersama
6. BAU melakukan entry di dalam sim tentang jadwal penggunaan ruang
kuliah.
14
SOP PEMINJAMAN BARANG

Kode/No : 1.10/SOP-BAU/2013 Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan peminjaman barang Universitas

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman barang oleh Unit kerja,
ORMAWA dan UKM, koordinasi unit terkait, sampai pengembalian
Definisi
Peminjaman barang adalah peminjaman terhadap barang-barang yang dimiliki
Universitas Muhammadiyah Surabaya
Referensi

2. Daftar sarana prasarana
Uraian Prosedur :
1. Unit kerja, ORMAWA dan UKM mengajukan surat peminjaman barang

yang disetujui oleh pembina ke Ka.BAU.
2. Ka.BAU menvalidasi ke Bag. RumahTangga untuk di fasilitasi sesuai
dengan ketersediaan.
3. Bag. Rumahtangga mengecek ketersediaan perlengkapan barang.
4. Bag. Rumahtangga mengkoordinasikan dengan Unit kerja, ORMAWA dan
UKM tentang ketersediaan perlengkapan barang
5. Bag. Rumahtangga mencatat peminjaman barang Unit kerja, ORMAWA
dan UKM
6. Bag. Rumahtangga menghubungi Unit kerja, ORMAWA dan UKM untuk
mengambil sarana dan prasarana yang dipinjam.
7. Setelah selesai kegiatan Bag. Rumahtangga menghubungi Unit kerja,
ORMAWA dan UKM tentang pengembalian perlengkapan sarana dan
prasarana.
15
SOP PENGHAPUSAN BARANG

Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan proses penghapusan barang milik Universitas

Ruang Lingkup
Prosedur ini mulai dari usulan, berita acara, pelaporan penghapusan barang
Definisi
Penghapusan aset adalah transaksi untuk menghapus barang milik universitas

dari Daftar Induk Inventaris Universitas berdasarkan Surat Keputusan
Penghapusan
Referensi
1.
2.
3.

Daftar inventaris barang
Daftar usulan penghapusan barang
Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
4.
5.
BAU mengidentifikasi barang yang perlu dihapuskan beserta alasan

penghapusan.
BAU mengusulkan penghapusan barang ke Warek II.
Warek II mengeluarkan disposisi persetujuan penghapusan barang.
Bau mengeluarkan berita acara penghapusan barang.
BAU melaporkan proses penghapusan barang.
16
SOP PERBAIKAN BARANG INVENTARIS

Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan pengajuan perbaikan barang inventaris.

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan surat pengajuan perbaikan barang
dari unit kerja, pengecekan kondisi barang, pelaporan dan pengajuan anggaran,
proses, pencairan anggaran
Definisi
Pengamanan, pemeliharaan, dan rehabilitasi adalah perawatan dan perbaikan

pada aset yang menjadi tanggung jawab universitas
Referensi

Surabaya
2. Data Inventaris Aset Universitas
Uraian Prosedur :
1. BAU menerima surat pengajuan perbaikan barang dari unit kerja

2. Ka. BAU mendisposisi ke staf untuk dicek kondisi dan di laporkan.
3. Staf BAU melaporkan kerusakan dan pengajuan anggaran biaya
perbaikan.
4. Ka. BAU mengajukan anggaran biaya perbaikan ke Warek II.
5. Warek II mendisposisikan ke unit terkait untuk dicairkan
17
SOP PEMAKAIAN MOBIL DINAS

Revisi : 0
Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan peminjaman mobil dinas.

Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman mobil dinas oleh Unit
kerja, Surat Tugas perjalan dinas, koordinasi unit terkait,
sampai
pengembalian.
Definisi

Referensi

Surabaya
2. Data aset inventaris Universitas
Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Unit kerja mengajukan surat peminjaman mobil dinas atau surat tugas
perjalanan dinas.
ORMAWA atau UKM mengajukan surat peminjaman mobil yang di
ketahui dan disetujui oleh Warek III ke BAU.
Ka.BAU mendisposisikan ke Bag. kendaraan untuk di fasilitasi sesuai
dengan ketersediaan.
Bag. kendaraan mengecek jadwal penggunanaan kendaraan dinas.
Bag. kendaraan mengkoordinasikan dengan Unit terkait.
Bag. Kendaraan menjadwalkan pengunaan kendaraan dinas.
Bag. Tata usaha membuat surat tugas untuk pelayanan kendaran dinas
luar kota.
18
SOP PEMAKAIAN TELEPHON

Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan pemakaian telepon.

Ruang Lingkup
Prosedur ini mulai dari pemberitahuan ke petugas, pencatatan telepon keluar,

proses pelayanan telepon.
Definisi

Referensi

Uraian Prosedur :
1.
2.
3.
4.
Unit kerja meminta ijin atau memberitahukan kepada petugas (sekretariat

rektorat) jika akan melakukan sambungan telepon keluar (kepentingan
dinas).
Petugas mencatat nomor Telepon keluar.
Petugas menyambungkan telepon ke pihak terkait.
Unit kerja bicara seperlunya
19
SOP PENGGUNAAN FAKSIMILE

Halaman : 1
dari 3
Tujuan
Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan faksimile.

Ruang Lingkup
Prosedur ini mulai dari pemberitahuan ke petugas, pencatatan nomor faksimile

proses pelayanan faksimile
Definisi

Referensi

Uraian Prosedur :
1. Unit kerja meminta ijin kepada petugas (sekretariat rektorat) jika akan
mengirim faksimile keluar (kepentingan dinas).
2. Petugas mencatat nomor faksimile.
3. Petugas mengirimkan faksimile

Sop Sarana Prasarana

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sop Sarana Prasarana

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

1

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN SARANA PRASARANA

Morality Intellectuality Entrepreneurship

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN SARANA PRASARANA

Dikaji Ulang Oleh

Dr. Mahsun Jayadi, M.Ag

Drs. Noto Adam, MM

Dr. dr. Sukadiono, MM

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

SOP PENGAJUAN SARANA PRASARANA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Sebagai pedoman dan rujukan pelaksanaan pendataan pengajuan sarana

Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

BAU mengirimkan surat permohonan usulan pengadaan sarana prasarana

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

Sebagai pedoman dan rujukan kegiatan pengadaan sarana prasarana

Pengadaan adalah terjadinya transaksi pertukaran dengan penyerahan sejumlah

1. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

1. Unit kerja mengajukan usulan realisasi anggaran pengadaan sarana

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

SOP PERMINTAAN DAN PENYERAHAN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Sebagai pedoman dan rujukan untuk menetapkan prosedur permintaan atau

menyerahkan sejumlah sumber daya ekonomi

Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

Unit kerja membuat surat permintaan barang ke BAU.

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

SOP PENGKODEAN BARANG INVENTARIS

Sebagai pedoman dan rujukan kegiatan Pengkodean barang inventaris kantor

Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan barang,

1. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

BAU menerima pengadaan barang dari distributor.

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

Sebagai pedoman dan rujukan proses pengolongan dan pendataan Aset

Inventarisasi adalah kegiatan dalam melakukan pendataan, pencatatan, dan

Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

SOP MUTASI BARANG

Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

1. Unit kerja mengusulkan barang yang akan dimutasi ke BAU.

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

Sebagai pedoman dan rujukan pemeliharaan rutin sarana dan prasarana

Prosedur ini berlaku untuk pemeliharaan rutin sarana dan prasarana

Pengamanan, pemeliharaan, dan rehabilitasi adalah perawatan dan perbaikan

1. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

Ka.BAU menugaskan staf BAU untuk mengecek jadwal pemeliharaan

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

SOP PENGGUNAAN RUANG/GEDUNG

Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan ruang atau gedung.

Prosedur ini berlaku mulai dari pengajuan peminjaman penggunaan ruang

Penggunaan/pemanfaatan adalah penggunaan seluruh aset yang ada yang

1. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem

1. Unit kerja, ORTOM, Organisasi Eksternal, pribadi mengajukan surat

SOP Pelayanan Sarana Prasarana Universitas Muhammadiyah Surabaya

SOP PENGGUNAAN RUANG

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Sebagai pedoman dan rujukan penggunaan ruang perkuliahan/lab bersama.