Ref.

1-2014-97 - 98/2014/SGC - 420

Seor:
KEVIN RODAS

Asunto: Concepto Tcnico Digitalizacin de Historias laborales

Cordial saludo seor Rodas,
El Archivo General de la Nacin - AGN, ha recibido su comunicacin radicada con el N 12014- 97,relacionada con la consulta de informacin sobre la obligatoriedad de tener archivos
hoja de vida, afiliacin y retiro de pensiones y si el archivo de historias laborales se puede
digitalizar con un software que asegure la fiel copia del original y as es posible deshacer las
hojas fsicas. Al respecto nos permitimos atender su solicitud en los siguientes trminos:
Conviene precisar en primer lugar, que las consultas que se presenten a esta Entidad se
resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas
en el ejercicio de las atribuciones de direccin y coordinacin de la funcin archivstica del
Estado Colombiano expresamente sealadas en la Ley 594 de 2000, y se circunscribe a hacer
claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las
disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto,
cindonos en todo a las normas vigentes sobre la materia.
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, es importante mencionar que el Archivo General de la
Nacin viene trabajando en su reglamentacin, en especial con el uso de las nuevas
tecnologas y de hecho por la iniciativa cero papel en articulacin con las entidades del
Gobierno Nacional como el Ministerio de Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones,
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y la Presidencia de la Repblica.
Es importante mencionar que los documentos hoja de vida, afiliacin y retiro de pensiones
entre otros, son documentos de archivo y por ende tiposdocumentales del expediente de
Historia Laboral y del cual existe una obligatoriedad por parte de lasentidades, en la creaciny
conformacin de expedientes a partir de las funciones y procesos delrea responsable de esta
funcin; igualmente de conformidad con el cuadro de clasificacin documental y la tabla de
retencin documental, instrumentos quedeben ser adoptados por la entidad. Ahora bien, el
expediente se debe crear desde el primermomento que se inicia un trmite, actuacin o
procedimiento, hasta la finalizacin del mismo,abarcando los documentos que se generen
durante la vigencia e incluso en consideracin a laprescripcin de las actuaciones
administrativas, fiscales y penales; es decir los expedientes seconforman con la totalidad de los
documentos de archivo agrupados en desarrollo de un mismotrmite, actuacin o

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procedimiento, independientemente del tipo de informacin, formato osoporte y deben

agruparse formando series o subseries documentales.
Adicionalmente, la Entidad en cumplimiento con las normas establecidas por el AGN y a travs
de la responsabilidad que tiene el Comit Interno de Archivo, formule la poltica de archivo y
gestin documental con sujecin a lo establecido en la Ley General de Archivos y en especial lo
sealado en el artculo 6 del Decreto 2609 de 2012 y estar acorde con sus propias
caractersticas y necesidades, administrativas, funcionales, documentales, legales y fiscales.Por
lo anterior, su propuesta de digitalizar con un software que asegure la fiel copia del original y as
es posible deshacer las hojas fsicas, deber hacerse de conformidad con lo dispuesto en la
poltica en mencin y estar armonizada con los otros sistemas administrativos y de gestin
establecidos en la entidad o por el Gobierno Nacional.
Igualmente conviene recordar algunas disposiciones legales y tcnicas que sugerimos tener en
cuenta para cuando el Comit Tcnico de Archivo estudie las modificaciones o adopte la poltica
de archivo y de gestin documental:
DISPOSICIONES GENERALES ARCHIVSTICAS
Dentro de su mbito de aplicacin, la Ley 594 de 2000 en su Art. 19 establece que las
entidades podrn incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de
sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico,
siempre y cuando se cumpla con los requisitos de organizacin archivstica de los documentos
y realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos
como la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad,
perdurabilidad y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el
funcionamiento razonable del sistema.
De esta manera, la digitalizacin como tcnica reprogrfica puede ser aplicada a cualquier tipo
de documento, siempre y cuando la aplicacin de este procedimiento corresponda a una
decisin fundamentada en la poltica de gestin documental y al programa de gestin
documental de la entidad, segn lo estipulado en el Decreto 2609 de 2012 que reglamenta el
Ttulo V de la Ley General de Archivos sobre Gestin de Documentos; a la Circular ExternaN
005 de 2012 mediante la cual el AGN recomienda cmo llevar a cabo procesos de digitalizacin
y comunicaciones oficiales electrnicas en el marco de la iniciativa Cero Papel ; y al protocolo
de digitalizacin establecido por el AGN, de modo que se garantice que el documento
reproducido es una copia veraz, fiable, autentica e integra tal como el original y se asegure su
accesibilidad y permanencia a travs del tiempo.
Sin embargo, la digitalizacin de documentos de ninguna manera implica la eliminacin o
destruccin fsica de los documentos originales. La Ley 594 de 2000 en su Art. 49 establece
que en ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan

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sido reproducidos por cualquier medio y en el caso puntual de las historias laborales, el Archivo
General de la Nacin ha conceptuado que este tipo de expedientes deben conservarse
debidamente organizados y en sus soportes originales, por un periodo de por lo menos 80 aos
posteriores a la prestacin del servicio por parte del trabajador, debido a los efectos legales que
estos archivos puedan tener para el reconocimiento y pago de la pensin, para las decisiones
de instancias judiciales, en el marco de la garanta y salvaguarda del derecho fundamental a la
seguridad social, y porque este tipo de expedientes aportan a la investigacin histrica en el
campo de la ciencias sociales.
Como complemento de lo expuesto anteriormente, la Circular Externa N 002 de 2012 del AGN,
refiere las recomendaciones para las diferentes entidades interesadas en adquirir o desarrollar
sistemas de gestin de documentos, como quiera que la administracin de documentos de
archivo que se originan en sistemas de informacin, debe cumplir con unos mnimos, para el
cumplimiento de las polticas de Gestin Documental de conformidad con a las Tablas de
Retencin Documental de la Entidad.
En este sentido, para la adquisicin de un Sistema de Gestin de Documentos Electrnicos
deArchivoy determinar si un software cumple los requerimientos funcionales (Servicios del
sistema, usuarios - grupos y roles, clasificacin documental, metadatos, retencin y disposicin
final, bsquedas, informes, exportacin etc) y no funcionales (Seguridad, Usabilidad,
Disponibilidad, Soporte, Garanta etc), las entidades privadas que cumplen funciones pblicas,
debern tener en cuenta los requerimientos particulares de la entidad, las normas NTC
ISO15489-1 (Creacin y registro, clasificacin, gestin y almacenamiento, retencin, disposicin
final y documentacin de procesos de la gestin documental), NTC ISO15489-2, y el Modelo de
Requisitos para la Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo (MoReq), el cual constituye
una gua internacional de especial utilidad para cualquier tipo de organizacin.
Adicionalmente, se publicaron las guas de cero papel en la administracin pblica que pueden
ser consultadas en el link www.preservandoparaelfuturo.org;puntualmente ycomo herramienta
procedimental, la Gua No. 5 Digitalizacin Certificada de Documentos,ya que la digitalizacin
certificada tiene valores probatorios y en este tipo de documentacin, esta reproduccin se
constituye en copia de respaldo en caso de prdida o deterioro de los papeles originales.
Para ampliar la informacin relacionada con su solicitud, puede consultar la circular 04 de 2003,
en la que se establecen los criterios tcnicos para la organizacin de la historia laboral, y el
Acuerdo 05 de 2013, por el cual se estipulan los criterios bsicos para la clasificacin,
ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas, especialmente el pargrafo del Art. 15 sobre la obligacin de la elaboracin
y diligenciamiento de la hoja de control durante la etapa activa de los expedientes de historias
laborales, a fin de garantizar la integridad y completitud de los mismos.

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Finalmente le informamos que esta Subdireccin realiz la identificacin de las principales

normas tcnicas internacionales de diferentes organismos de normalizacin como: ISO,
AFNOR, BS, ANSI, AIIM, ARMA, IEC, AENOR, Australian Standard, las cuales se irn poniendo
paulatinamente a disposicin del pblico para su consulta. La identificacin involucra temas
como gestin de documentos, sistemas de informacin, almacenamiento, repositorios digitales ,
medios pticos, ente otros.
A

partir

de

la

identificacin

se cre

una

matriz,

la cual

podr

consultar

en:

http://preservandoparaelfuturo.org/herramientas -y-publicaciones/herramientaslineamientos

En los anteriores trminos dejamos rendido nuestro concepto el cual debe considerarse dentro
de los parmetros establecidos en el Art. 28 del Cdigo de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo.
Cordialmente,

LILLIANA M AYORGA TOVAR

Encargada de las Funciones de la Subdireccin de Tecnologas de Informacin
Archivstica y Documento Electrnico TIADES.
Anexos: N/A
Copia:
N/A
Proyect: Claudia Cecilia Castillo Segura Profesional Especializado Grupo de Preservacin Digital y Medios Tecnolgicos.
Revis: Carlos Enrique Rojas Nez Coordinador Grupo de Preservacin Digital y Medios Tecnolgicos.
Lilliana Mayorga Tovar - Encargada de las Funciones de la Subdireccin TIADE.
Archivado en: Oficina Asesora Jurdica - Serie Documental:Conceptos Tcnicos.

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