Escuela Superior Politcnica de Chimborazo

Facultad Administracin de Empresas

Ingeniera de Contabilidad y Auditora

Materia:
Informtica Contable
Tema:
Funciones de Mnica 8.5
Integrantes:

Benavides Lizbeth
Jessica Tuapanta

Docente:
Ing. Htalo Veloz
Paralelo:
"Cuarto 1"

Riobamba- Ecuador

Tabla de contenidos

FACTURAS..................................................................................................... 8

DEVOLUCIN DE CRDITOS..........................................................................10

INVENTARIOS.............................................................................................. 13

CUENTAS POR COBRAR................................................................................ 16

CUENTAS POR PAGAR................................................................................... 18

AYUDAS....................................................................................................... 19

CONTABILIDAD............................................................................................ 19

CUENTAS CORRIENTES................................................................................. 23

GUAS DE REMISIN..................................................................................... 25

10

CLIENTES PROVEEDORES........................................................................26

11

PARMETROS........................................................................................... 28

CONCLUSIONES.................................................................................................. 33
RECOMENDACIONES.......................................................................................... 33
BIBLIOGRAFA................................................................................................... 34

INTRODUCCIN
En nuestra vida cotidiana es fundamental emplear la tecnologa para la eficiencia del
trabajo dentro de una empresa para ello se utiliza programas contables que facilitan para
mayor rendimiento de la organizacin.
En nuestro saber diario utilizamos los que es el programa Mnica ya que es un programa
de computador ideal para su negocio. Le permite realizar las facturas, controlar el
inventario, realizar listas de precios, tener un archivo de clientes, proveedores, manejar las
cuentas por cobrar, las cuentas corrientes, y la contabilidad bsica de su empresa. Puede ser
utilizado en cualquier pas del habla castellana.
Para ello a continuacin procedemos a detallar para que sirve cada mdulo y que funcin
emplea.

OBJETIVOS
Objetivo general

Detallar los mdulos de Mnica 8.5 y su funcionamiento.

Objetivo especifico

Conocer el manejo y aplicacin de Mnica 8.5

Investigar sus mdulos.
Demostrar en el aula lo investigado.

RESUMEN
MNICA 8.5 es ideal para negocios dedicados a la comercializacin de productos de
cualquier tipo. Por ejemplo si su empresa es una ferretera, una farmacia, venta de ropa, etc.
entonces se puede utilizar esta programa sin problemas, todo lo que necesita para instalar
es una computadora.

FACTURAS.-Le permite crear facturas, modificarlas y eliminarlas. Ud. puede especificar

sus propios Nmeros. De factura, ordenar las facturas por diferentes criterios (fechas,
clientes, vendedor, etc.).

INVENTARIO.-Controla los productos en el almacn: crea, modifica elimina productos

(el cdigo del producto puede ser hasta de 14 caracteres), puede hacer su lista de precios,
precios-costo, para un grupo de productos, cambiar de precios de uno o varios productos a
la vez.

CUENTAS POR COBRAR.-Cuando vende al crdito, MNICA 8.5 le permite controlar

las facturas vencidas, abiertas, pagos parciales, etc.
Ud. puede tener un listado de clientes impagos, facturas canceladas, vencimientos de las
prximas facturas. Asimismo obtener el estado de cuenta de cualquier cliente en cualquier
momento.

CUENTAS POR PAGAR.-Si su empresa quiere llevar un registro de compras de sus

proveedores, entonces este mdulo, le permite saber a qu proveedores le debe, cundo se
vencen las facturas, etc. Calendario de pagos para el proveedor. Estado de pagos para cada
proveedor.

CUENTAS CORRIENTES.-Su empresa ahora puede llevar una 1,000 cuentas

corrientes. Es muy fcil crear un nuevo cheque en la cuenta corriente de la empresa, hacer
sus depsitos, consultar los saldos, clasificar los cheques, etc. Hacer un cheque es como
escribir uno en su chequera, solamente tiene que llenar los espacios en blanco. Realiza una
reconciliacin con el estado de cta. de su banco.

CONTABILIDAD.-Diseado especialmente para el profesional contable. Registro de

asientos por partida doble, SE puede definir su tabla contable utilizar la que viene
diseada especialmente para su pas el cual puede ser manejado en multinivel (Agrupacin
de cuentas).

SUMMARY
MONICA 8.5 is ideal for dedicated to the marketing of any business. For example if your
company is a hardware store, a pharmacy, selling clothes, etc. then you can use this
program without problems, all you need is a computer to install.
FACTURES.-Allows you to create invoices, modify, and delete. You. You can specify your
own numbers. Invoice, invoices sort by different criteria (date, customer, vendor, etc.).
INVENTORY.-Control products in stock: create, modify, delete products (product code
can be up to 14 characters), you can make your price list, price-cost, for a group of
products, changing prices of one or more products at a time.
ACCOUNTS COBRAR. Sells credit-When Monica 8.5 lets you control the overdue
invoices, open, partial payments, etc.
You can have a list of defaults customers, canceled bills, bills of upcoming maturities. Also
get the status of any customer account at any time.
ACCOUNTS PAGER.-If your company wants to keep track of purchases from suppliers,
then this module lets you know which suppliers will be, when the bills are due, etc.
Payment schedule for the supplier. State payments for each vendor.
ACCOUNTS CORRIENTES.-Your company can now lead a 1,000 or checking accounts.
You can easily create a new check on the current account of the company, make deposits,
check balances, sort checks, etc. Make a check is like writing one in your checkbook, you
only have to fill in the blanks. Make a reconciliation with the state of CTA. Your bank.

CONTABILIDAD.-Designed especially for professional accounting. Registry entries

twice, you can define your accounting table or use the coming designed especially for your
country which can be handled in multilevel (pooling).

MDULOS DE MNICA
1

FACTURAS
Este mdulo le permite realizar las facturas prcticamente
a cualquier formato que se requiere en su pas. Por
ejemplo puede realizar facturas con impuesto, sin
impuesto, aplicar el impuesto a un producto o a varios,
diferentes impuestos para diferentes productos.

1.1

Ingresa nuevas facturas

1.2

Modificar la factura

1.3 Eliminar factura

Dar clic en la opcin eliminar.
2

DEVOLUCIN DE CRDITOS.

2.1

Facturas de lotes

Esta opcin le permite emitir automticamente un grupo de facturas similares. Por ejemplo
si su empresa tiene que facturar cada fin de mes por servicio de mantenimiento de equipos
de oficina, por la misma cantidad a un grupo de clientes y siempre por la misma cantidad,
entonces esta opcin es ideal. El proceso para realizar una facturacin es el siguiente:
Definir una Factura Gral.- Ud. debe definir un estimado en la seccin de estimados (del
Men general elegir estimados y crear un estimado, no importa el nombre del cliente ya que
este ser cambiado por cada cliente). Este nro. De estimado contiene el modelo general de
la factura que se va a emitir a cada cliente. El nro. de este estimado debe ser incluido en
este botn.
Adicionar un cliente.- Le permite incluir un cliente en el grupo al cual se le emitir las
facturas. Especificar el cdigo presionar la tecla buscar para ubicar el cliente de la lista
general de clientes.
Eliminar un cliente.- Le permite eliminar un cliente del grupo de clientes, por ejemplo
cuando el cliente ha dejado de utilizar el servicio, entonces utilizar esta opcin para
eliminarlo del grupo.
Ver grupo.- Le permite ver en pantalla u obtener un listado de los clientes a los cuales se
les va emitir las facturas. Los clientes que se muestran marcados con un asterisco * son
los que pertenecen al grupo a los cuales se emite la factura.
Iniciar proceso.- Cuando se ha definido la factura y el grupo de clientes entonces presionar
este botn en el cual se le muestra una ventana solicitando si existe ya un pago por
adelantado y la fecha que debe mostrarse en las facturas. El proceso de facturacin por lotes
puede tomar algunos segundos varias horas dependiendo de la cantidad de clientes a los
cuales tiene que emitir esta factura.

2.2

Reportes varios

La pestaa de reportes se utiliza para emitir informes impresos de las facturas realizadas.
Ud. puede obtener las ventas por fechas, por clientes, por vendedor. Los impuestos que se
van a pagar por concepto de ventas, por productos

2.3

Enlace de contabilidad

El mdulo de facturacin esta enlazado con la contabilidad de tal manera que al emitir una
factura, automticamente emite su correspondiente asiento contable. Es necesario, sin
embargo, definir exactamente de qu manera se va a generar el asiento contable.
2.4

Cuentas de enlace

Las cuentas de enlace permiten realizar asientos automticos cuando crea una factura, un
pago, un movimiento en el inventario, etc. Es decir al momento de grabar una factura por
ejemplo, automticamente se genera el asiento respectivo en los libros contables (Diario,
Mayor) y se actualizan los informes contables.

3 INVENTARIOS
Esta opcin le permite manejar todo lo relativo a los productos del inventario: Crear nuevos
productos, modificarlos, eliminarlos, crear cotizaciones, rdenes de compra, manejar el
kardex, etc. De la pantalla principal de MONICA

3.1 Kardex
El Kardex sirve para mantener un control de los tems que entran y salen del almacn,
MNICA mantiene un control por cada uno de los productos que se ingresan al inventario.
Cada vez que se ingresan un nuevo artculo al inventario MNICA automticamente abre
un nuevo registro para ese producto, es decir no es necesario realizar ningn tipo de
procedimiento por parte del usuario
3.2

Etiquetas

3.3

Enlace a contabilidad

4 CUENTAS POR COBRAR

Esta seccin tambin es conocida como cartera. Este mdulo le permite llevar un control de
las ventas al crdito, pagos, dbitos y crditos que tiene con sus clientes. Para ingresar a
esta seccin, simplemente presionar el botn de Cuentas por cobrar
4.1

Recibir pagos a crdito

4.2

Pagos por facturas

4.3

Compras dbitos

En esta seccin Ud. puede generar un dbito para el cliente, por ejemplo gastos de
transporte de la mercadera a su almacn. Tambin puede registrar alguna compra que
realiza su cliente, sobre mercadera que no pertenece al inventario, por ejemplo equipo de
oficina que est rematando, o ventas ocasionales. Para ingresar un dbito simplemente
hacer un clics en el botn del cual le muestra un botn para llenar los datos pertinentes. La
fecha de vencimiento es determinada por Ud. sin embargo se le muestra una fecha
predeterminada. As mismo tiene la opcin de imprimir un comprobante de pago para el
cliente sobre la transaccin realizada
4.4 Eliminacin pagos compras
Algunas veces debido a errores de tapeo cambios de ltimo momento es necesario
eliminar un documento en el mdulo de cuentas por cobrar, simplemente use este botn y
confirme la eliminacin, luego puede proceder a realizar un nuevo documento para
correccin. Debe tener en cuenta sin embargo que algunos documentos a no pueden ser
eliminados, esto se debe a que a veces estos documentos ya han sido aplicados para cerrar
ciertos dbitos y/o crditos
4.5

Estado de cuantas del cliente

4.6 Consultas varias

Ud. puede ver un detalle del documento simplemente presionando la tecla Ver doc. El cual
le mostrara un detalle del documento en referencia. Por ejemplo el detalle de un documento
le puede mostrar, si el documento est cerrado (es decir si ha sido pagado) an se
encuentra abierta, as mismo nos dice que documentos se han cancelado.

4.7 Cerrar el periodo

Esta opcin se utiliza para calcular los balances de los clientes y generar los estados de
cuenta. Debe hacerse notar que una vez cerrado un perodo, estos documentos ya no pueden
ser cambiados. Esto se extiende para la facturacin.

4.8 Reportes de cuentas por cobrar

En la seccin de reportes varios Ud. puede obtener los resmenes de pagos de sus clientes,
las facturas pagadas, reportes de facturas vencidas a 30, 60 dias. Tambin puede consultar
reporte de la comisin de vendedores, etc. Por ejemplo si desea un estado de cuenta
interino, es decir provisional, puede utilizar el botn de Estado de cta. Interino. La
mayora de los botones son auto explicativo.
La mejor manera de ver la efectividad y utilidad del reporte es ejecutar un reporte de prueba
para verlo en pantalla, sin tener la necesidad de realizar una impresin.
5 CUENTAS POR PAGAR
Este mdulo le permite manejar las compras que realiza a sus suplidores abastecedores,
por ejemplo cuando compra al crdito, Ud. puede registrar estas compras en estas pantallas,
as como los pagos los cuales pueden ser parciales totales.
5.1 Pagos a crdito
Utilizar esta seccin para ingresar pagos que realiza a sus distribuidores, simplemente del
men de CTAS por cobrar, hace un clic en Pagos/Cr y luego llenar el cuadro que se muestra
en pantalla. Previo a realizar este proceso es necesario seleccionar una empresa o suplidor a
la cual se va a aplicar el pago crdito

5.2 Dbitos y compras

Cuando se realiza una compra a un suplidor, se puede hacer una orden de compra
tambin puede registrar la compra directamente en esta pantalla. Asimismo puede ingresar
un dbito, por ejemplo un pago por transporte de mercadera que le haya realizado su
suplidor, la compra de muebles de oficina, es decir transacciones que normalmente no
involucran al inventario. Cuando ingresa una deuda Ud. debe ingresar la fecha de
vencimiento, despus de esa fecha se comienzan a generar intereses sobre esa deuda (el
porcentaje aplicado viene del inters que se especific cundo cre al suplidor).
5.3 Cierre del periodo
Esta opcin le permite calcular los balances finales de sus suplidores, es decir, saber cunto
le debe a cada distribuidor, adicionalmente obtiene los estados de cta. por cada distribuidor,
es decir, una relacin de pagos y compras realizados para cad distribuidos desde el inicio
del negocio o desde el ultimo cierre realizado.
5.4 Reportes por cuentas por pagar
La pantalla de reportes le permite una variedad de informes. Por ejemplo tiene el reporte de
Resumen de pagos, que le permite ver los pagos realizados a sus suplidores en un perodo
de fechas (adicionalmente tiene otra informacin como el nro. de compras y el saldo
pendiente a su suplidor).
Otro reporte importante de mencionar es el Balance a los proveedores, en la cual se
resumen los saldos que su negocio tiene con sus suplidores, asi como otros datos
interesantes como, la ltima compra realizada a su suplidor, el crdito que le tiene asignado,
etc.
6 AYUDAS
Se detalla todos los mdulos con sus diferentes funciones.
7

CONTABILIDAD

La Contabilidad se define como la planificacin, conservacin, anlisis e interpretacin de

los actividades econmico-financieras toda transaccin deber ser registrada en los 'libros
contables' del Programa

7.1

Plan
de Cuentas

Catlogo

En esta opcin se
define el
catlogo de cuentas que la empresa va a manejar o emplear durante todo su proceso
contable, Mnica ya nos ofrece un Plan de cuentas predefinido por el programa lo podemos
modificar o bien crear uno propio.
7.2 Cierre del Periodo
Al Finalizar el periodo fiscal se debe realizar el 'cierre' de las cuentas de Ventas y de Gastos
y obtener los reportes financieros.
Para proceder a cerrar el periodo fiscal en el computador tiene que ingresar a

La opcin de Contabilidad del men de contabilidad.

La opcin Cierre de periodo

Luego hacer un clic en Procesar cierre.

Ud. debe ingresar la fecha en la cual desea cerrar el periodo MONICA le 'sugiere'
una fecha basada en la fecha de inicio de la contabilidad.

7.3

Cuentas de Enlace

Permiten realizar asientos automticos cuando crea una factura, un pago, un movimiento en
el inventario, etc. Al momento de grabar una factura automticamente se genera el asiento
respectivo en los libros contables y se actualizan los informes contables.

7.4

Asientos Contables

En esta opcin nos permite crear, modificar o eliminar los asientos contables.

Se compone de

1. Fecha.- Mnica ya le presenta la fecha actual. Este campo es obligatorio y no puede

ser dejado en blanco
2. Campo de referencia.- Se refiere a una descripcin sumariada y significativa del
asiento contable,
3. Comprobante.- Este es un campo opcional. Ud. Puede indicar alguna referencia
que se utiliza en el movimiento contable, si se necesita un documento escrito el
cual es llamado comprobante.
4. Fuente.- Indica el origen de la transaccin contable, la cual puede ser clasificado
como un ingreso, un egreso, una fuente de ventas, etc.
5. Cdigo de cuenta.- Aqu debe ingresar el cdigo de la cuenta contable.
6. Comentario.- Aqu puede incluir una breve descripcin acerca de la cuenta
contable.
7. Dbitos.- Ingresar el monto correspondiente a esta cuenta, si corresponde a un
dbito.
8. Crditos.- Si la cuenta contable tiene un monto asignado a este concepto, ingresar
dicho monto en esta columna.
9.
7.5

Registro Tributario.- En su programa, podra aparecer la descripcin , RUC,

Libros Contables Libro Diario Libro Mayor

Mnica le puede proporcionar el libro Diario (contiene todos los asientos que ingresa al
sistema) y el libro Mayor (Transacciones separadas por cuenta).
Libro Diario

Libro Mayor

7.6

Reportes Contables

Se utiliza para generar informes que se requiera en la empresa. Balance General o Estado
de resultados.
7.7

Modificar/eliminar asientos contables

Se puede modificar o eliminar los asientos contables, para ello simplemente se debe elegir
el botn de modificar o eliminar de la pantalla de la contabilidad y luego elegir el asiento
correspondiente.

CUENTAS CORRIENTES

Este mdulo le permite realizar los cheques de su empresa. Se puede emitir, modificar e
inclusive imprimir los cheques de la cuenta corriente de su empresa. Este programa le
puede llevar hasta 100 diferentes cuentas corrientes.

8.1 Abrir una nueva Cta. Cte.

Clic en cuenta corriente, hacer un clic en el botn de Crea Cta luego llenar los datos que se
le solicitan en esta pantalla. Bsicamente ingresar el nro. de su cta. cte., una descripcin
general de la cta. y la numeracin para los cheques.

8.2

8.3

Crear Cheques
En la pantalla general de los cheques en el cual se muestra la figura de un cheque
simplemente presionar el botn que dice Nuevo,

Llenar los campos correspondientes: Fecha, cantidad y el cdigo del beneficiario del
cheque, si no lo sabe tipiar LISTA y dar ENTER,

Luego elegir al beneficiario de la lista crear uno nuevo.

Saltar al campo de Referencia, ingresar el motivo por el cual se emite el cheque

Presione el botn de Aceptar, el cual le pide confirmacin del nuevo cheque que va
ingresar.

Si Ud. confirma, entonces el nuevo cheque es ingresado y se muestra en la parte

inferior

Depsitos / retiros de la cta. cte.

Utilizar esta seccin para hacer depsitos en su cuenta corriente, ocasionalmente tambin
puede retirar dinero sin tener que utilizar la chequera
8.4

Consultar cheques

Se puede realizar diferentes consultas a los cheques que realiza, para ello, simplemente
hacer un clic sobre la hoja de Consulta Chequera de la pantalla de cuentas corrientes la cual
le muestra una pantalla con los cheques emitidos.

8.5

Cheques cobrados

Se puede registrar con MONICA los cheques que han sido cobrados y de esta manera
controlar su cuenta ms eficientemente
8.6

Impresin de cheques

Los cheques pueden ser impresos en formas especiales es decir se puede solicitar al banco,
cheques especialmente diseados para ser impresos por su computadora.
8.7

Reconciliar la Cta. cte.

Consiste en comparar el estado de su cta.cte. que le reporta el banco, con el control que Ud.
est llevando en MONICA.
8.8

Crear categoras de cheques con cuentas contables

Para crear categoras para las cuales se emiten cheques vaya a

8.9

Clasificacin del cheque

1
2

MONICA
Cuentas Corrientes
Varios
Crea Cat.

Utilizando las cuentas asignadas a cada categora

Utilizando la cuenta de enlace definida en el mdulo contable.

GUAS DE REMISIN

Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisin de los bienes vendidos. En
l, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su conformidad, y con ello queda
concretado el derecho del vendedor a cobrar y la obligacin del comprador a pagar. Sirve
de base para la preparacin de la factura.

En esta opcin se debe llenar los campos requeridos, al igual que los otros mdulos esta
nos permite crear, modificar imprimir eliminar etc.
Adems se puede tener los datos exactos de la fecha y a quien se emiti una Gua de
remisin mediante la opcin reportes.
10 CLIENTES PROVEEDORES
PASOS PARA CREAR CLIENTES
1.- Clic en clientes- proveedores.

2.- Clic en clientes.

3.-Clic en crear empresa.
4.-Llenar los datos correspondientes al cliente.
5.-Clic en adicionar.
6.-Confirmamos el registro.

PASOS PARA CREAR PROVVEDORES SON:

1.- Clic en clientes- proveedores.
2.-Clic en proveedores.
3.-Clic en crear empresa.
4.-Llenar los datos correspondientes al proveedor.
5.-Clic en adicionar.
6.-Confirmamos el registro.

11 PARMETROS
11.1 Generales
Le permite definir el nombre de su empresa, el tipo de moneda, los impuestos a aplicar, etc.
Esta opcin debe ser revisada cuando instala el software por primera vez.

11.2

Accesorios

11.3 Accesos
Esta seccin le permite cambiar las claves de acceso.

11.4 Archivos histricos

Ud. puede almacenar informacin de los diferentes documentos (Facturas, estimados, etc.)
de perodos aos pasados en archivos auxiliares, de esta manera se tiene al sistema en
buena performance ya que cuando los archivos crecen con informacin, el procesamiento
de cualquier documento.

11.5 Definir punto de venta

Este botn permite trabajar a MONICA en modo de venta directa al pblico como una
mquina registradora.

11.6 Definir formatos

Se puede cambiar la forma de impresin de los cheques puede usar esta opcin para ajustar
la posicin de impresin de sus cheques.
Igualmente puede usar formato pre-impreso para sus estimados o proformas. El cual le
permite usar una pgina en papel blanco, o un formato pre-establecido

11.7 Tablas
Esta opcin le permite cambiar valores a tablas secundarias del programa: la tabla del
inventario, la tabla de vendedores y la tabla de las empresas
11.8 Chequear archivos
Esta opcin es til para revisar archivos que pudieran estar causando algn problema, en el
programa.

11.9 Respaldar informacin

Permite transferir informacin de su empresa a otro subdirectorio de su computador.
Cuando Mnica se instala se crea un folder o directorio con el nombre de MO8_xxxx
(donde xxxx pueden ser nmeros y letras), este directorio est ubicado en el disco C:\ de su
computador. Si desinstala el programa, estas copias de seguridad NO son eliminadas.

11.10 Transferir de versin previa

MONICA le permite cambiar de versiones previas, desde versin 4.10 hasta la ms reciente
versin de MONICA para ello ingresar a la pantalla correspondiente e indicar el
subdirectorio en el que se encuentra la versin anterior.

CONCLUSIONES

Mnica es su asistente de negocios en espaol para facilitar la contabilidad de una

empresa, de esta forma obtenga fcilmente sus facturas, inventario en sus empresas,
catlogo de ventas, grficos, cuentas corrientes, contabilidad, archivo de clientes,
proveedores, etc.
Es ideal para pequeos y medianos negocios que se dediquen al comercio.
Mnica es fcil de trabajar, es muy sencillo de instalar en su computador, viene con
un manual en espaol.

RECOMENDACIONES

Se debe tener mucho cuidado al momento de parame trizar la empresa y proceder a

su registro pues con esto se obtendr una correcta contabilidad.
Se debe emplear Mnica dependiendo el tamao de nuestra empresa, debido a que
si es muy grande esta presentar errores.

BIBLIOGRAFA
Mnica 8.5. (2011). Recuperado el 14 de Junio de 2015, de Mnica:
http://www.monica8.com/
Technote. (2012). Recuperado el 14 de Junio de 2015, de Mnica:
http://www.technotel.com/monica-modulos.html#2