Carrera:

Ingeniera
Logstica y Transporte

en

Materia: Logistica de abastecimiento

Empresa Ferguson Crest

Docente: Hector Medina Ayala

Formato de manual de compras

Lzaro Crdenas, Mich; 01 de marzo de 2015

Planificacin de compras

A) Todos los gastos del plantel o rea corporativa, debern tener previamente
autorizada la orden de compra en original y una copia.
B) Las solicitudes de requerimiento, deben efectuarse por el rea interesada.

C) Las solicitudes para el desarrollo comunitario, siempre debern ser expedidas el

interesado, quien deber requisitarlas en su totalidad
D) Las solicitudes de autorizacin de compra de los artculos de papelera, toner y
limpieza debern realizarse de manera quincenal (01 al 05 y del 15 al 20)
E) Las rdenes de compra se recibirn los martes y jueves de 9:00 a 18:30 hrs. Y el
trmite de autorizacin tardar mximo tres das hbiles.
Las caractersticas que se deben tomar en cuenta al hacer el llenado de una solicitud de
requerimiento son las siguientes:

FECHA: La fecha de elaboracin.

DEPENDENCIA: Se escribir el nombre de la dependencia solicitante.
CANTIDAD: El nmero de piezas por artculo.
DESCRIPCIN: Descripcin del articulo solicitado.
OBSERVACIONES: Se debe especificar concreta y concisamente el motivo de la
solicitud, as como la fecha en que solicita se le entregue el bien o servicio.
LNEA FINAL: Se deber colocar una lnea punteada despus del ltimo artculo para
delimitar la solicitud, ello para evitar anomalas.
FIRMA: El responsable del rea solicitante deber firmar toda solicitud presentada,
siempre dirigida al departamento de compras.

Seleccin de procedimientos de compras

CUANTAS PARA APROBACIN DE COMPRAS:

Ferguson Crest para agilizar sus procesos ha determinado unos montos establecidos
directamente:

VALOR Y/O
CUANTIA

AUTORIZADOR

Hasta 10 Salarios
Min

Director Financiero o
Secretario General

Superior 30 Salarios
min.

Dep. Contabilidad

Hasta 200 Salarios

min.

Dep. logistica

Superior a 200
Salarios min.

Direccion general

Los criterios para realizar compras mayores a $10 000 son los
siguientes:
- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de
proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mnimos legales exigidos:
Estatuto Tributario Art 617 o documento equivalente (Recibo caja
menor)
- Deben ser consultadas y autorizadas por el Director general.
- No requerir seguimiento de proveedores ni evaluacin de gestin
anual

Formulacion de bases y trminos de referencia

Criterios y mecanismos de evaluacin

Gestion de contratos y proveedores

Se deber garantizar el adecuado registro de proveedores, para poderles asignar la

compra de los artculos y materiales requeridos para el desempeo de las actividades de
las Dependencias.
Se deber garantizar la transparencia en el registro de proveedores y permitirles el
acceso al padrn.
Cada proveedor es responsable de su inscripcin, as como de mantenerse actualizado
en el padrn de proveedores, por medio de una renovacin, a la cual se le dar el mismo
tratamiento que la inscripcin, esto para ser considerado como activo en las compras del
municipio.
El Padrn de Proveedores deber cuando menos de contener:
a
b
c
d
e
f
g
h
i
j
k
l

El nombre y denominacin o razn social.

Contener nmero de folio del proveedor (asignado en el Departamento de
Contabilidad).
Lugar y Fecha de solicitud.
Giro en que opera y porcentaje por actividad as como clase de mercanca o
descripcin del servicio que ampara.
Copia del recibo de pago hecho en la Tesorera.
Copia de Identificacin con foto del propietario o apoderado legal.
Copia de comprobante de domicilio (agua, luz y/o telfono).
Copia de la Cdula del Registro Federal de Contribuyentes.
Copia de la ltima declaracin fiscal (anual y mensual).
Copia del acta constitutiva (en caso de ser persona moral).
Copia del acta de nacimiento (en caso de ser persona fsica).
Copia de la C.U.R.P. (en caso de persona fsica)

m Calidad del producto y/o servicio.

n Tiempo de entrega del producto y/o servicio.
Nota: La inscripcin en el padrn de proveedores tendr la vigencia correspondiente a un
ao calendario (del mes de enero al mes de diciembre de cada ao).
El Departamento de Compras ser el responsable de dar de baja del sistema, al
proveedor que tenga ms de un ao y no renueve su inscripcin en el padrn.
Se deber llevar un registro del desempeo de los proveedores y este debe ser parte de
la informacin contenida en el Padrn de Proveedores el cual deber de cubrir por lo
menos los siguientes aspectos:
a
b
c

Calidad del producto y/o servicio brindado.

Tiempo de entrega del producto. (informacin que proporcionar la Dependencia
solicitante)
Costos de producto y/o servicio referente a otros proveedores que manejen un
producto similar.

Ser responsabilidad del Departamento de Compras realizar una revisin al Padrn de

Proveedores, por lo menos una vez al ao para asegurarse la actualizacin del mismo. La
fecha de la ltima revisin deber ser colocada al inicio del padrn.
Las nicas reas autorizadas para realizar modificaciones al padrn de proveedores son:
a
b

El Departamento de Contabilidad de la Tesorera Municipal.

El Departamento de Compras.

El Departamento de Compras ser la nica dependencia que podr dar de alta a los
proveedores en el sistema.
El Departamento de Contabilidad de la Tesorera Municipal ser el responsable de
asignar la cuenta contable y la activacin dentro del sistema a cada proveedor mediante
la autorizacin expresa por parte del Departamento de Compras.
Ser Responsabilidad del Departamento de Compras por lo menos con un mes de
anticipacin sobre el vencimiento del registro a cada proveedor, indicando en el mismo
aviso las consecuencias que genera dicho vencimiento.

Recepcion de bienes y servicios

La Mercanca deber ser recibida por la Encargada de Servicios Administrativos

quien se asegurar de que la mercanca recibida est de acuerdo con la Orden de
Compra y sus especificaciones.
La Encargada de Servicios Administrativos proceder a firmar el Conduce o
Factura como prueba de haber recibido conforme la Mercanca.
La Mercanca recibida ser entregada bajo firma del Conduce o Factura al
departamento que la solicita.
Nota: Deber informarse a Contabilidad de la recepcin del Activo Fijo para su
registro y numeracin antes de ser distribuido.
La Encargada de Servicios Administrativos anexar el Conduce o Factura a la
Orden de Compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud de cheque.
Los Activos Fijos Comprados debern ser incluidos en el Seguro contra todo
riesgo. Los Activos de montos menores se incluirn al realizar la revisin peridica
de la cobertura del seguro. Los activos de alta cuanta como son la adquisicin de
vehculos, equipo de cmputos, etc. se asegurarn al momento de su adquisicin.

Procedimientos de pago
PARA COMPRAS HASTA EL MONTO DE RD$4,000.00
No requiere cotizaciones escritas.
Servicios Administrativos elige proveedor tomando en consideracin la calidad de
producto, precios, servicios y condiciones de pago.

Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio asignado

como solicitado.
Direccin Ejecutiva firma Orden de Compra en seal de aprobacin.
PARA LAS COMPRAS CON MONTO DESDE RD$4,001.00 HASTA
RD$7,000.00
Se requieren por lo menos dos cotizaciones escritas.
Direccin Ejecutiva autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad del
producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio
asignado como solicitado.
Direccin Ejecutiva Firma Orden de Compra como aprobacin.

PARA COMPRAS DESDE RD$7,001.00 HASTA RD$30,000.00

Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas.
Direccin Ejecutiva autoriza las cotizaciones tomando en cuenta calidad del
producto, precios, servicios y condiciones de pago.
Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio
asignado como solicitado.
Direccin Ejecutiva Firma Orden de Compra como aprobacin.
PARA COMPRAS DE MONTOS MAYORES DE RD$30,000.00
Se requieren por lo menos tres cotizaciones escritas.
La Direccin Ejecutiva somete el expediente completo de la Cotizacin al Comit
de Compras para su consideracin y aprobacin.
Servicios Administrativos prepara la Orden de Compra y firma en el espacio
asignado como solicitado.
Direccin Ejecutiva Firma Orden de Compra como aprobacin.
En compras mayores de RD$100,000.00 se mantiene este mismo procedimiento
con la excepcin de que el expediente de cotizacin tambin debe ser
ratificado por el Comit Coordinador.

Politica de inventarios

Autorizaciones para el proceso de compras

Encargada de servicios administrativos

Firma la Orden de Compra en el espacio de preparado por y la remite anexa con

el Formulario de Cotizacin ya autorizado y el de Requisicin Interna, a la
Direccin Ejecutiva para su aprobacin.
Prepara Orden de Compra en original y dos copias (FORM.PC3).
Firma la Orden de Compra en el espacio de Preparado Por y la remite anexa con
el formulario de cotizaciones ya autorizado y el de Requisicin Interna a la
Direccin Ejecutiva para su aprobacin.
Direccion ejecutiva
Recibe la Orden de Compra con sus anexos y revisa si todo est correcto.
a) Si tiene observaciones se comunica con el Encargado de Servicios
Administrativos.
Firma la Orden de Compra en el espacio de autorizado y la devuelve al Encargado
de Servicios Administrativos
Encargado de servicios administrativos
Recibe la Orden de Compra con sus anexos.

Organigrama de la entidad