Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

INFORME DE SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN DE LA

CALIDAD

UNIVERSIDAD DE CRDOBA

UNIDAD DE CONTROL INTERNO

Abril Agosto 2012

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

INTRODUCCIN

La Unidad de Control Interno realiz seguimiento al Sistema Integral de Gestin de

Calidad (SIGEC) con corte del 01 de Abril al 31 de Agosto del 2012, revisando el
consolidado de la Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras, los Mapas de
Riesgo, los Compromisos Adquiridos en la revisin de la Alta direccin,
Normatividad Aplicable, Encuestas de Satisfaccin y Servicio No conforme de los
procesos del SIGEC incluyendo a la Unidad Administrativa Especial de Salud.
Este informe muestra los resultados arrojados en este seguimiento y de dictan
algunas recomendaciones para la mejora de los procesos.

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

Acciones Correctivas Preventivas y de Mejoras de los procesos del

Sistema Integral de Gestin de Calidad
La Unidad de Control Interno realiz seguimiento a las acciones correctivas
preventivas y de mejora de los procesos del SIGEC, revisando los avances de las
actividades establecidas en los planes de mejoramiento producto de las No
conformidades de Auditorias Externas, Internas y bajo resultados de los
indicadores de Gestin.
La tabla 1 excluye las acciones producto de las Auditorias Externas, debido a que
es el ente certificador quien cierra dichas actividades y evala la eficacia de las
mismas.
Para este seguimiento se tiene en cuenta el registro FGDC - 008 Consolidado de
correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora. La Tabla 1 muestra el
resumen de la informacin de este seguimiento.

Procesos

Tabla 1. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras

No
Planes de
%
Conformidades
# No
# Total de No Mejoramiento
Eficacia
Cerradas por Conformidades
Conformidades vencidos en
del
ser Acciones
Abiertas
el periodo
periodo
eficaces

Planeacin
Institucional

0,00

Gestin de
Calidad

50,00

Comunicacin

33,33

Docencia

18

17

15

17,65

Investigacin

13

13

11

15,38

Extensin

20,00

21

17

18

17,65

12

11

27,27

Gestin
Documental

100

Gestin del
Desarrollo
Tecnolgico

24

18

16

44,44

Gestin y
Desarrollo del
Talento
Humano
Gestin
Financiera

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

Procesos

Tabla 1. Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejoras

No
Planes de
%
Conformidades
# No
# Total de No Mejoramiento
Eficacia
Cerradas por Conformidades
Conformidades vencidos en
del
ser Acciones
Abiertas
el periodo
periodo
eficaces

Infraestructura

0,00

Gestin Legal

25,00

Gestin del
Bienestar
Institucional

16,67

Gestin de
Adquisicin y
Contratacin

0,00

Seguimiento y
Control

0,00

UAES

0,00

151

130

27

124

22,96

Total

Al iniciar el seguimiento, el SIGEC tena 151 no conformidades de las cuales se

cerraron 27, por lo anterior, existen 124 no conformidades abiertas en el SIGEC.
(Estos clculos no incluyen las no conformidades productos de Auditorias de entes
externos)
Para el clculo de la eficacia se excluyen los planes de mejoramiento que tienen
fecha de implementacin despus del 31 de agosto del 2012. La eficacia en las
acciones del SIGEC para este periodo fue de 22.96%. La grfica 1 muestra la
eficacia de Sistema Integral de Gestin de Calidad por proceso.

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

% de Eficacia de los procesos

120

100

100
80
50

60

44,4
33,3

40

17,6 15,4 20 17,6

20

27,3

25

16,7

Grfica 1
Es de resaltar que los procesos: Comunicaciones, Planeacin Institucional,
Docencia, Gestin Financiera, Gestin y Desarrollo del Talento Humano,
Infraestructura, Gestin de Adquisicin y Contratacin, Bienestar Institucional y la
UAES, a la fecha del seguimiento, aun no haban enviado los planes de
mejoramiento, producto de las no conformidades identificadas en la auditoria
interna de calidad de la vigencia 2012 y/o auditorias de Control Interno.
Para este periodo el SIGEC tena 19 no conformidades producto de Auditorias
Externa. La grafica 2 muestra las no conformidades por procesos.
6

# de No Conformidades

5
5

4
4
3
2

2
1

1
0
1

Grfica 2

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Riesgos de los Procesos

La Unidad de Control Interno para este periodo, realiz seguimiento a los controles
establecidos en los mapas de riesgo de los procesos del SIGEC. La grfica 3
muestra los porcentajes de implementacin de los controles por proceso.

% de Controles ejecutados

120

100

95

100

82,5

81,56
80
60

100

91,67 94

72,22

71,43

86,67

79,2
65,63

94

65,45

44,44

40
20
0
0

Grfica 3
El porcentaje total de controles ejecutados del mapa de riesgo institucional es del
76.49 %.

Compromisos Adquiridos en la revisin por la Alta Direccin al SIGEC.

La grfica 4 muestra los porcentajes de ejecucin de los compromisos adquiridos
en revisin de la alta direccin, por los procesos del SIGEC. Es de aclarar que los
compromisos adquiridos, que tienen fecha de implementacin despus del 31 de
agosto del 2012, no se tienen en cuenta en este informe.

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

% de Compromisos ejecutados

120

100

100

100
80

75

80

75

60
60

50

42,86
40

40

37,5 40

33,33

25 21,43

33,33

20

20
0

Grfica 4
Indicadores de Gestin.
De acuerdo con la informacin suministrada por la Unidad de Planeacin y
Desarrollo relacionada con el consolidado de resultados de los indicadores del
SIGEC, se reportaron 58 indicadores de Gestin de los cuales once (11)
indicadores no alcanzaron la meta mnima establecida. El proceso de Gestin del
Bienestar Institucional no reporto sus indicadores en las fechas establecidas,
debido a los retrasos en el semestre acadmico. La tabla 2 muestra los indicadores
que no alcanzaron la meta mnima establecida en la ficha del indicador.
Tabla 2. Indicadores
PROCESO

INDICADOR

FRMULA

Planeacin
Institucional

Ejecucin del
Plan
Operativo

(N de objetivos
ejecutados/Total
objetivos
planteados)*100%

META
MIN SATIS SOB
60%

75%

90%

RESULTADOS
DEL
INDICADOR
56%

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

Tabla 2. Indicadores
META
PROCESO

INDICADOR

Comunicacin

Medicin
imagen
positiva en
medios de
comunicacin

Gestin de la
Calidad

Acciones
Correctivas,
Preventivas y
de Mejora del
Autocontrol
de los
Procesos

Extensin

Docentes de
tiempo
completo
vinculados en
el desarrollo
de la
extensin

Extensin

Estudiantes
vinculados en
el desarrollo
de la
extensin

Extensin

Recursos
destinados a
realizacin de
proyectos de
extensin

Artculos
publicados en
revistas
Investigacin
indexadas
reconocidas
por

FRMULA
Nmero de noticias
positivas que se
divulgan a travs de
medios impresos,
radiales y virtuales de
acuerdo a las
actividades
desarrolladas por la
Universidad./Total de
noticias que se divulgan
a travs de medios
impresos, radiales y
virtuales de acuerdo
(N de acciones
Correctivas, Preventivas
y de Mejora definidas e
implementadas que no
sean producto de las
Auditora de Calidad /
Total de Acciones
Correctivas, Preventivas
y de Mejora del SIGEC)
x 100
(Nmero de docentes de
tiempo completo
vinculados en el
desarrollo de la funcin
de extensin/ Nmero
total de docentes de
tiempo completo de la
Institucin) x 100%
(Nmero de estudiantes
vinculados en el
desarrollo de la funcin
de extensin / Nmero
total de estudiantes de
la Institucin) x 100%
(Recursos destinados a
ejecucin de proyectos
de extensin / Total de
recursos de
Investigacin y
Extensin) *100%
(Nmero de artculos
publicados en revistas
indexadas en el periodo
actual
-Nmero
de
artculos publicados en
revistas indexadas en el

MIN SATIS SOB

RESULTADOS
DEL
INDICADOR

80%

90%

100%

63 %

30

50

70

21,00%

20%

30%

40%

14%

10%

20%

30%

1%

30%

40%

50%

3,31%

10%

20%

30%

9,60%

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

Tabla 2. Indicadores
META
PROCESO

INDICADOR

FRMULA

periodo
anterior)/
Nmero de artculos
publicados en revistas
indexadas en el periodo
anterior x 100%
No. de transferencias
realizadas en el
Cumplimiento
Gestin
semestre *100/ No. de
de
Documental
transferencias
transferencias
programadas en el
semestre
ndice de
(No. de funcionarios
Gestin Y
Cumplimiento
capacitados segn el
Desarrollo del
del plan
PIC/Total de
Talento
Institucional
funcionarios
Humano
de
proyectados en el
Capacitacin
PIC)*100
((Capital de trabajo
periodo actual - Capital
Variacin del
Gestin
de trabajo periodo
Capital de
Financiera
anterior) / Capital de
Trabajo
trabajo periodo
anterior)*100
N de acciones
preventivas/correctivas/
de mejora
Seguimiento y
Acciones
eficaces*100/Total de
Control
Eficaces
acciones
preventivas/correctivas/
de mejora eficaces
formuladas

MIN SATIS SOB

RESULTADOS
DEL
INDICADOR

Colciencias

60%

80%

95%

80%

85%

90%

42,42

0%

10%

20%

30%

-19,79%

60%

70%

80%

28,07

Satisfaccin del Cliente

Para el periodo de seguimiento la Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestin
de la Calidad se encontraba aplicando a los usuarios, por medio de la pgina web
de la Institucin la encuesta de satisfaccin al SIGEC, por lo tanto no se tena
conocimiento de los resultados arrojados por dicha encuesta.
Servicio No Conforme
Durante el primer semestre del 2012, se recepcionaron, por medio del Sistema de
Peticiones, Reclamos y Sugerencias SPRS, diecisiete (17) servicios no conformes.
La Tabla 3 muestra los servicios de la institucin afectado.

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Servicios No
Conformes
Fallas de
Academusoft
Notas no
publicadas
Cobros indebidos
en Biblioteca
Cancelacin de un
programa
Inconformismo
con Prestamos de
Equipos de
Computo
Demoras en
proyectos de
Investigacin

Tabla 3. Servicios No Conformes

Procesos
Docencia

Investigacin

Bienestar
Institucional

Total

Problemas con el
curso de ingles
Inconformidad con
el servicio de
Cafetera
Total

Extensin

1
2

13

2
1

17

Aspectos por Mejorar.

Redefinir los planes de mejoramiento que no han sido eficaces para el cierre
de las no conformidades, de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento
para acciones correctivas, preventivas y de mejora PGDC-003.
Ejercer mayor control y seguimiento, por parte de los lderes de los
procesos, a la ejecucin de las actividades establecidas en los planes de
mejoramiento.
Remitir oportunamente a la Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestin
de Calidad, los planes de mejoramiento producto de las auditoras de
Control Interno y de Auditorias Internas de Calidad.
Los lderes de procesos en conjunto con sus equipos de mejoramiento
deben tener en cuenta las metodologas propuestas para el anlisis de

Informe de Seguimiento al Sistema Integral de Gestin de Calidad

causas al momento de formular planes de mejoramiento con el objeto de

asegurarse de que las acciones planteadas sean eficaces.
Actualizar los Mapas de Riesgos de los Procesos de acuerdo a la nueva
metodologa aprobada en el SIGEC.
Ejecutar todos los controles y acciones establecidas en los mapas de riesgos
de los procesos, para reducir los riesgos identificados.
Establecer planes de mejoramiento para aquellos indicadores que no
alcanzaron la meta mnima.
Divulgar y socializar el formato FMAM 008 Control de Servicio no
Conforme.