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Traitement des avoirs
Lobjet de cette fiche de procdure est de dfinir la notion davoir et de dcrire la
procdure appliquer en laboratoire et en dlgation en fonctions des diffrents cas
rencontrs.
I-
III- PARTICULARITES
1- Lorsquun avoir se rapporte plusieurs factures payes :
Le laboratoire ne peut pas faire la saisie, il envoie lavoir original + les copies des
factures concernes.
La dlgation vous enverra aprs avoir fait la saisie dans BFC, la procdure
dintgration dans GESLAB.
2- Lorsquun avoir se rapporte plusieurs factures non payes :
Le laboratoire saisit la facture uniquement, il envoie lavoir original + les factures
originales concernes
La dlgation vous enverra aprs avoir fait la saisie dans BFC, la procdure
dintgration dans GESLAB.
3- En cas de rception dune facture et dun avoir total :
Aucune saisie ne doit tre effectue dans GESLAB.
Vous devez conserver les pices en laboratoire et solder la commande en ajoutant
une ligne de commentaire avoir n XX du XX .
4- Avoirs FRAM et carte achat portant sur un exercice antrieur :
Les avoirs concerns sont communiqus au laboratoire par la dlgation ainsi que la
procdure appliquer.
5- R-imputations comptables :
Les r-imputations comptables sont saisies par le ple comptabilit et portent soit :
sur le compte comptable : aucun impact dans GESLAB.
sur lorigine de crdit : La dlgation vous enverra une procdure quand vous aurez
des r-imputations effectuer.
IV- INTEGRATION DUNE FACTURE EN MODIFICATION AVEC UN MONTANT A 0
Ne concerne que les factures sur commandes standards
Lintgration dune facture en modification avec un montant 0 peut tre source dcarts
entre GESLAB et BFC si lintgration nest pas correctement effectue.
En effet, il convient de distinguer deux cas :
1er cas :
avoir total en quantit : lavoir total est gal en montant et en quantit la facture qui
a dj t paye.
annulation dune facture : il sagit dune annulation effectue dans BFC par le ple
comptabilit suite une erreur de saisie des gestionnaires SFC.
2me cas :
Dchargement ultrieur total dans BFC : la rduction ne porte que sur les montants.
Votre gestionnaire SFC vous indiquera par mail dans quel cas vous vous trouvez
afin dappliquer la procdure adquate.
Procdure dtaille :
Dans Dossier/gestion courante, je cherche ma commande et je la d-solde.
Pour info : fentre services faits avant lintgration de lavoir dans GESLAB
Faire la mme chose pour la ligne suivante de la facture. Les quantits sont maintenant
entre parenthses
Pour amener la facture zro il faut maintenant cliquer sur ajouter . Une ligne avec un
montant ngatif se cre automatiquement
Dcocher la case cumul quantit
Dans la case dsignation notez le numro de lavoir du fournisseur, et renseignez
ventuellement le taux de TVA applicable
Vous pouvez fermer la fentre ligne facture . GESLAB retourne dans la fentre facture.
Vous devez valider votre saisie en cliquant sur OK
Le message suivant apparait.
Cliquer sur OK pour valider votre saisie. Fermer ensuite la fentre facture
La facture en modification avec montant zro a disparu de la boite dintgration
Vous pouvez fermer la boite dintgration