Tcnologo en Contabilidad y Finanzas.

EJECUCIN DE PROCESOS CONTABLES CON LA

APLICACIN DE TCNICAS Y NORMATIVADAD VIGENTE
PARA LAS MYPIMES DE SANTANDER

Fecha:
ENERO DE
2014

MATERIAL DE APOYO

1. SOPORTES CONTABLES INTERNOS

1.1. NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte
contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer
registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u
operaciones para las cuales no existen documentos internos especficos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la empresa realice con terceros,
necesariamente deben tener soportes vlidos como son las facturas. Una factura no puede ser
reemplazada por una nota de contabilidad o cualquier otro documento diferente. Por ejemplo,
cuando ser realiza compra de bienes, el nico documento vlido es la factura, o documento
equivalente en el caso que la operacin se realice con una persona no obligada a facturar.
La nota de contabilidad debe tener una numeracin consecutiva, que permita tener un control
sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior. Igualmente debe contener la
fecha de elaboracin y las personas que intervinieron en su elaboracin.

1.2. NOTA DEBITO Y NOTA CREDITO

Puesto que la nota de contabilidad tiene como funcin el registrar operaciones en la contabilidad,
debe contener claramente las cuentas utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los
respectivos valores dbito y crdito.

Nota Dbito

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Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor
valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por
financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.
Casos en que corresponde emitir una nota de dbito.
Se pueden emitir estos documentos para aumentar el valor de una factura en los
siguientes casos:
Aumento por diferencias de precios.
Intereses por operaciones a plazo.
Por gastos de cobranza de una factura.
Para dejar sin efecto la emisin de una nota de crdito.
En general, por cualquier motivo que se aumente el monto de lo facturado.
Nota Crdito
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o
cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su
contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito.
Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia
para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad

Casos en que corresponde emitir una nota de crdito.

Disminucin del valor de la factura por:
Por diferencias de precio.
Descuentos o bonificaciones otorgados despus de la facturacin.
Sumas que se deben restituir a los compradores por devolucin de las mercancas.
Si se emite mal una nota de dbito, esto se subsana emitiendo una nota de crdito.
En general cualquier valor que disminuya el monto facturado.

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1.3. LA NOMINA
La nmina es un documento de soporte donde el empleador relaciona los pagos de cada
periodo contable a sus trabajadores. Consta de tres partes:
Es la parte informativa donde se relaciona todo el encabezamiento: razn social de la
empresa, NIT, periodo de pago, nombre del documento, nombre y cargo del trabajador, das
laborados, consecutivo, salario bsico.
Consta del devengado y el deducido.
La conforman los parafiscales y las deducciones o apropiaciones para prestaciones sociales y
las firmas de quien elabora, revisa y aprueba.

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1.4. FACTURA DE VENTA

Es un documento tributario de venta que registra la transaccin comercial obligatoria y
aceptada por ley, acredita la venta de mercancas u otros bienes y servicios.
Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercancas u otros bienes, porque con ella
queda concluida la operacin.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestacin de servicios cuando la operacin se realice con sujetos del Impuesto a las Ventas
cuando tengan derecho a ello.
Las facturas slo se emitirn a favor del adquiriente o usuario que posea nmero de Registro
nico de Tributario RUT, exceptundose este requisito en operaciones de exportacin.

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Requisitos:
1. Razn Social o apellidos y nombre y NIT del comprador de los bienes o servicios.
2. Estar denominada expresamente como factura de venta y llevar un nmero que
corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta preimpresa.
3. La fecha de expedicin es indispensable. La de vencimiento opcional y, en caso de no
existir, se entender un plazo de 30 das calendario desde la fecha de presentacin.
4. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
5. Valor total de la operacin, junto con la discriminacin del IVA pagado. Es
indispensable discriminar los impuestos dentro de la factura.
6. La fecha de recibo de la factura, con indicacin del nombre, o identificacin o firma de
quien sea el encargado de recibirla.
7. Se recomienda que todos estos datos estn en la factura o en la gua de transporte. El
sello es recomendado para personas jurdicas.
8. Se recomienda firma original del vendedor o prestador del servicio, con sello si es persona
jurdica.
9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Resolucin de
autorizacin de la numeracin expedida por la DIAN. Debe estar vigente.
10. Razn Social o apellidos y nombre y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

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11. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura pre impreso.

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