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7. Observaciones
8. Recomendaciones
1. INTRODUCCION
La elaboracin de un diagnostico situacional permite conocer las
condiciones en que se desarrolla cualquier actividad identificando los
problemas existentes y aquellos potenciales con la finalidad de plantear las
alternativas de solucin en concordancia con el anlisis expuesto.
En materia de archivo el presente diagnostico nos permitir detectar los
problemas del Archivo Central de la Presidencia del Consejo de Ministros
respecto a todos los procesos tcnicos (organizacin, descripcin,
conservacin, servicio, transferencia, eliminacin, etc.), gestin administrativa,
empleo de materiales y equipos, recursos humanos, seguridad y salud en el
trabajo archivstico, actuacin del Comit de Evaluacin de Documentos
dependencia orgnica del Archivo Central en el marco de la Ley de
Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.
2. FINALIDAD
El presente documento tiene como finalidad brindar informacin esencial sobre
la realidad archivstica para desarrollar nuevas estrategias en cmo enfrentar
las necesidades archivsticas en el Archivo Central de la Presidencia del
Consejo de Ministros, sobre sus instalaciones y la documentacin que custodia,
precisando sobre los principales problemas y deficiencias que aquejan a ella,
as como tambin las condiciones que nos ha tocado afrontar como personal
que labora en dicha unidad, y a su vez presentar las recomendaciones para ser
tomadas en cuenta para el mejor tratamiento, crecimiento, manejo, control y
disponibilidad de los documentos.
3. ALCANCE
El presente documento comprende al archivo ubicado en el distrito del Rmac.
4. OBJETIVO GENERAL
Realizar un diagnstico que refleje la realidad archivstica de la documentacin
custodiada en el archivo central de la Presidencia del Consejo de Ministros.
5. OBJETIVO ESPECIFICO
Constituir un instrumento de gestin archivstica como es el Plan de Trabajo
que establezca las pautas y procedimientos que orienten las actividades
archivsticas a realizarse para la implementacin del archivo central de la
Presidencia del Consejo de Ministros.
DE LA INSTITUCIN:
a. Nombre de
MINISTROS
la
Institucin:
PRESIDENCIA DEL
CONSEJO
DE
6.2.
DEL ARCHIVO:
a. La Institucin cuenta:
Manual de procedimientos archivsticos.
Cuadro de Clasificacin.
El Archivo Central no se encuentra en la estructura orgnica de la
entidad, desde el ao 2006 es una funcin dentro de la Oficina de
Sistemas de la cual depende directamente, a su vez la Oficina de
Sistemas depende de la Oficina General de Administracin
b. La institucin no cuenta con:
o Tabla General de Retencin de Documentos
o Plan Anual de Trabajo de Archivo
o Manual de Organizacin y funciones del archivo
o Tabla de retenciones de documentos
o Reglamento del Sistema Institucional de Archivos
Sin embargo, cuenta con Inventarios Electrnicos en base Excel que
maneja el Archivo Central.
6.6.
DEL PERSONAL
Nombrados
3
1
-
: (01)
: (03)
: (02)
: (03)
Contratados
-
Capacitados en Archivo
2
3
LOCAL DE ARCHIVO
Infraestructura:
4
CONSTRUCCIN
Techo
Pared
Piso
MATERIAL
NOBLE
X
X
X
ADOBE
QUINCHA
PRE
FABRICADO
OTROS
Observaciones:
TENENCIA Y CONDICIONES DEL LOCAL:
En cuanto a la distribucin del espacio, la estantera ocupa un
10% del rea, la documentacin tanto en paquetes como en cajas
de Archivo ocupa el 60%, restando un 30% para las labores
propias del archivo, en donde se cuenta con equipo informtico,
muebles, mesa de trabajo y materiales.
5
ILUMINACIN:
Es artificial, contando con fluorescentes de barra en grupo de (03) por
cada ambiente, adems es importante resaltar la disposicin de
ventanas (o entradas de luz y aire) que se encuentran ubicadas por
necesidades de ventilacin (ver anexo 3, 4).
ESTADO DE LAS INSTALACIONES
ELECTRICAS
VENTILACIN
SANITARIAS
BUENA
X
MALA
OTROS
Puede mejorar
regular
MOBILIARIO Y EQUIPOS
Mobiliario / Equipo
CANTIDAD
Mesas de trabajo
04
Extintores
06
Escritorios
Sillas
Computadora
Aspiradoras
Ventiladores
Fotocopiadora
Impresora
Escner
Detector de Humo
Extractor de aire
Materiales de Escritorio
07
10
06
03
01
04
01
01
Existen
Para
trabajo en
archivo
01
0
Materiales de Seguridad
Botiqun
OTROS
ESTANTERA
Tipo
Caractersticas
Cantida
d
Material
N de
Cuerpos
N de
baldas
Fija
28
Metal - ngulo
ranurado doble
Corrediza
(ver anexo 4)
6.8.
DE LA DOCUMENTACIN
a. CANTIDAD
Unidades de conservacin
Primer Piso
Cajas
30 mil
archiveras
Paquetes
(transferencia
200
)
Total
0
0
7. OBSERVACIONES
8. RECOMENDACIONES
Siendo importante esta ltima parte del presente documento, a
continuacin se proceder a brindar las recomendaciones del caso en la
medida de quien suscribe se bas en hechos y visitas efectivas durante
la primera semana de trabajo en dicha institucin:
todos los funcionarios de dicha oficina para poder brindar los alcances
en cuanto se deba ir instruyendo en la nueva visin de trabajo; cuarto,
que se disponga de los materiales informticos ptimos, acceso a la red
para el intercambio de informacin adems de mantener una
comunicacin fluida a travs de los informes peridicos, sobre los
avances en el desarrollo del archivo del Archivo Central.
En tanto el espacio dispuesto en el local de archivo del Rmac debera
repotenciarse en cuanto a equipo logstico y de comunicaciones,
indicando que, mucha de su estructura y espacio, se encuentra en un
momento ptimo donde la documentacin puede tratarse con
disponibilidad para que tambin pueda servir de acopio de las futuras
transferencias documentales debidamente ingresadas e identificadas
para as hacer del servicio documental en el archivo un procedimiento
eficiente.
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