UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

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Universidad del Per, DECANA DE AMRICA

Facultad de Ciencias Sociales
Ao de la Promocin de la Industria Responsable y Compromiso Climtico

PROFESOR:

Jos Villa Crdova

CURSO:

Gestin y Administracin de Archivos

TEMA:

Normatividad Archivstica

INTEGRANTE:

Chico Yactayo Eliana Marina

Ciudad Universitaria, 16 de Mayo de 2014.

III Curso Taller

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INFORME N 0001/MINJUS-CR-EMCHY/2014
A

: Ana Espinoza Huamayalli

Jefa de la Unidad de Administracin y Archivo

De

: Eliana Marina Chico Yactayo

Tcnico Auxiliar

Asunto

: Informe tcnico del Archivo del Consejo de Reparaciones

Fecha

: Mayo de 2014

Es grato dirigirme a usted y presentarle el informe tcnico sobre el archivo del

Consejo de Reparaciones, correspondiente al mes de Mayo del ao en curso.
I.

MARCO NORMATIVO
I.1 Directiva N004-86-AGN-DGAI. Normas para la Formulacin del
Programa

de

Control

de

Documentos

para

los

archivos

administrativos del Sector Pblico Nacional. Anexo 1 Inventario de

las Series Documentales.
I.2 Directiva N005/86-AGN-DGAI. Normas para la transferencia de
documentos en los archivos Administrativos del Sector Pblico
I.3

Nacional.
Directiva N 007/86-AGN-DGAI. Normas para la conservacin de
documentos en los archivos Administrativos del Sector Pblico

I.4

Nacional.
Decreto Supremo

001-2000-JUS.

Reglamento

sobre

la

aplicacin de normas que regulan el uso de tecnologas avanzadas

en materia de archivo de documentos e informacin a entidades
pblicas y privadas.
II.

DIAGNSTICO
II.1 Marco contextual
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El Consejo de Reparaciones es un rgano colegiado adscrito al

Ministerio de Justicia y Derechos Humanos, creado el 2006 y entra en
funcionamiento el 2007. Tiene como mandato la creacin del Registro
nico de Vctimas (RUV), de todas las personas que han sufrido alguna
afectacin en el periodo de la violencia poltica acaecida en nuestro pas
de mayo de 1980 a noviembre de 2000.
Es un instrumento que servir para la implementacin del Plan Integral
de Reparaciones.
El Archivo del Consejo de Reparaciones empez su funcionamiento
especializado desde julio de 2010. La principal tarea es el inventario y
organizacin de los expedientes tcnicos generados como parte de la
elaboracin del Registro nico de Vctimas.
El Archivo se encuentra ubicado en la sede del Consejo de Reparaciones
en Miraflores, junto a las dems oficinas del mismo, ocupando ocupa un
rea aproximada de amente 60 metros cuadrados destinados para el
Archivo.
Cabe mencionar que se contaba con dos locales. Hasta Diciembre de
2013 se tena un local en Magdalena, gracias al apoyo de la orden
Claretiana se cont con un espacio ubicado en el Hogar de Mara.
Se transfiri el 70 % del acervo que albergaba y el 30 % restante se
reorden en Miraflores y Pueblo Libre. A su vez se mantuvo el convenio
establecido con el Concilio Nacional Evanglico del Per que vence en
Junio del presente ao, para lo cual se efectuarn labores de
reorganizacin de espacio en la sede de Miraflores, considerando una
prxima transferencia al Archivo Central para mediados de ao.

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II.2 Personal
En cuanto al personal que labora en el archivo son dos personas:
Asistente Junior: Egresado de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos, Facultad de Ciencias Sociales, con estudios de postgrado en la
Escuela Nacional de Archiveros del Per . Labora en la institucin hace
cinco aos aproximadamente. ](La ENA por si sola no puede organizar
cursos de post grado, quien le brinda esa distincin es la U. de Post
Grado de Ciencias Sociales de la UNMSM).
Tcnico auxiliar: Egresado de la Universidad Nacional Mayor de San
Marcos, Facultad

de Letras y Ciencias Humanas, con estudios de

postgrado en la Escuela Nacional de Archiveros del Per. Labora en la

institucin ao y medio
II.3 Acervo documental
El acervo del Archivo del Consejo de Reparaciones custodia los
expedientes tcnicos de cada vctima ya sea individual (Libro I) o
colectiva como los centros poblados y comunidades (Libro II).
En la actualidad el Archivo ha logrado inventariar aquellos registros que
inicialmente no contaba con su respectiva identificacin y tratamiento, se
ha inventariado y organizado un 70% del total, que a su vez ya ha sido
transferido al archivo central del Ministerio de Justicia y Derechos
Humanos.
Cabe mencionar que desde junio de 2013 el principal objetivo del
archivo es la transferencia de su acervo al Archivo Central del Ministerio
de Justicia. Al momento se ha efectuado la transferencia del 60% de los
expedientes de libro I y el 10% del Libro II.

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En el campo de la conservacin los expedientes estn debidamente

identificados, preservados de cualquier material metlico que pueda
daar al documento (grapas, faster, possit, etc) y bien conservadas sus
unidades archivsticas, debido a la constancia en la limpieza y la
adecuada ventilacin natural de sus instalaciones a travs de ventanas
de vidrio.
Se debe considerar que desde el inicio de las labores de recojo de
informacin (2007) el Consejo de Reparaciones consider dentro de sus
procedimientos digitalizar y escanear las fichas de registro y as facilitar
los procesos de evaluacin y calificacin.
Desde el 2010, el Consejo de Reparaciones tom la decisin de
externalizar

el

proceso

de

digitalizacin,

como

parte

de

las

modificaciones de sus procedimientos y recorte presupuestal.

A nivel interno el proceso de evaluacin y calificacin, y consulta se
realiza utilizando las fichas digitales, ms no el fsico. Permite la
consulta de los casos a travs de las pginas web, aplicar la estrategia
del teletrabajo, facilitando el trabajo descentralizado (regiones).
Tambin se posee alrededor de 5000 audios, que contienen informacin
de testimonios de vctimas individuales y colectivas, que hasta la fecha
no han sido trabajados, por motivos de falta de presupuesto.
Se cuenta con estantera metlica de seis niveles. El acceso a las
unidades archivsticas es con la ayuda de una escalera de tres
peldaos, con lo que se facilita su traslado a la mesa de trabajo .
En el archivo se cumple con las protecciones bsicas como el uso de
guardapolvo,

guantes

mascarillas

cuando

se

manipulan

los

expedientes y las cajas, as como el uso del alcohol para desinfectar los
objetos con agentes biolgicos.
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III.

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ANLISIS
3.1 Se ha logrado su organizacin basada en el principio de procedencia
y se ha garantizado su conservacin preventiva. Sin embargo, an falta
por inventariar, completar, unificar, organizar, y conservar registros de
recientes campaas y mdulos.
3.2 Se han realizado a la fecha dos transferencias al Archivo Central. Se
ha cumplido con la Directiva N005/86-AGN-DGAI. Normas para la
transferencia de documentos en los archivos Administrativos del Sector
Pblico Nacional. Las labores fueron contempladas como parte del
desarrollo del plan anual de trabajo.
La documentacin a transferir contaba con un inventario detallado,
perfectamente organizada, conservada y rotulad a. La transferencia no
fue objeto de ninguna observacin.
El mes XXX se realiz una transferencia de yyy metros lineales al
Archivo Central del MINJUS, sin observaciones al respecto.
3.3 El archivo del Consejo de Reparaciones sigue trabajando el 30% de
documentacin restante, teniendo como fundamento los procesos
archivsticos.
3.4 La infraestructura del archivo se est acondicionando para recibir la
documentacin generada en lo que va el transcurso del ao,
proveniente de los diversos mdulos a nivel nacional.
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3.5 Existe un mal concepto o desconocimiento al creer que el proceso

de digitalizacin, es decir la captura de la imagen es suficiente para
reemplazar al soporte en papel.
Por ese lado se est incurriendo en el Decreto Supremo N 001-2000JUS. Reglamento sobre la aplicacin de normas que regulan el uso de
tecnologas avanzadas en materia de archivo de documentos e
informacin a entidades pblicas y privadas.
3.6 Por otra parte se ha dado prioridad a los expedientes tcnicos,
dejando de lado valiosa informacin contenida en los audios, los cuales
carecen de un tratamiento, estando en falta .

IV.

CONCLUSIONES
El Archivo del Consejo de Reparaciones es un archivo de gestin, que
ha aplicado los procesos archivsticos solo hacia los expedientes
tcnicos.
Su acervo est adems constituido por audios, los cuales no han sido
trabajados hasta la fecha, no ha sido contemplado dentro del
presupuesto.
Se han transferido el 70% de expedientes tcnicos, entre Libro I y Libro
II, trabajando actualmente el 30 % para la realizacin de una tercera
transferencia a mediados de ao.
En el segundo semestre se recepcionar mayor documentacin
proveniente de los diferentes mdulos a nivel nacional del Registro
nico de Vctimas.

V.

RECOMENDACIONES
El archivo debe realizar campaas de concientizacin hacia el resto de
oficinas, a fin de procurar la mejor conservacin de los documentos, a
fin de garantizar su correcta manipulacin y preservacin.
Realizar una ambientacin adecuada de la infraestructura del archivo,
considerando las transferencias a efectuar, contrarrestndolas con la
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documentacin por recepcionar de los diferentes mdulos a nivel

nacional.
Evaluar si el personal es suficiente para la realizacin de las futuras
labores, considerando la gestin de prcticas pre profesionales o el
contrato de personal de apoyo, de acorde a las necesidades, que
permitan el cumplimiento de las metas estipuladas, segn el plan anual
de trabajo.
Informarse sobre la existencia de

lineamientos establecidos por el

MINJUS en materia de digitalizacin de documentos. Coordinar en base

a las pautas establecidas.
Asesoramiento con las normas legales y fedatarios informticos, para la
realizacin del proceso de digitalizacin con valor legal.
Es todo cuanto tengo a bien informar a usted para los fines que
considere pertinentes.

Atentamente

Eliana Marina Chico Yactayo

Tcnico Auxiliar
Consejo de Reparaciones
Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

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VI.

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ANEXOS (FOTOGRAFAS)

Distribucin de unidades archivsticas en

estanteras.

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Mdulo de atencin para el Registro nico de

Victimas

Registro de
vctimas

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