1

MTODOS DE DESCRIPCIN
ARCHIVSTICA

Lic. Miguel Angel Vsquez Guilln

PRIMERA UNIDAD
LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA, SU RELACIN CON OTRAS
FUNCIONES ARCHIVSTICAS Y SU APLICACIN PRCTICA
2

La descripcin archivstica. Definicin y evolucin del concepto.

El documento de archivo y sus caracteres externos e internos.

Relacin entre la descripcin y otras funciones archivsticas. La
Gestin documental.
La descripcin y el control documental
Introduccin a los instrumentos de descripcin. La planificacin
de la descripcin.
La gua y el inventario como instrumentos
La descripcin de unidades documentales y los puntos de
acceso o ndices.

PRIMERA SESIN
LA DESCRIPCIN ARCHIVSTICA.
DEFINICIN Y EVOLUCIN DEL
CONCEPTO.

DESCRIPCIN
4

DESCRIPCION ARCHIVSTICA
5

INSTRUCCIN PARA EL GOBIERNO DEL ARCHIVO

GENERAL DE SIMANCAS
6

mandamos al dicho secretario

Diego de Ayala sacar una
relacin no menos sustancial que
breve de todo lo que hubiere y
hallare en el dicho archivoy
que de la dicha relacin se
conforme un libro con la distincin
y claridad que la sabr hacer,
notando en cada capitulo y en la
margen del el cajn y libro
donde se hallara cada una de las
escripturas contenidas en la dicha
relacin

LEGISLACION ARCHIVISTICA
PERUANA - 1985
7

Proceso tcnico archivstico que

consiste en identificar, analizar
y determinar los caracteres
externos e internos de los
documentos con la finalidad de
elaborar los auxiliares o
instrumentos descriptivos.
Los auxiliares o instrumentos
descriptivos son medios que
permiten conocer, localizar y
controlar los fondos
documentales de cada entidad.
Archivo General de la Nacin (1999) Legislacin Archivstica
Peruana. Lima.

CONSEJO INTERNACIONAL DE
ARCHIVOS - 1988
8

Descripcin:
Elaboration des instruments de
recherche en vue de faciliter le
connaissance et la Consultation des
fonds et collections
Elaboracin de los instrumentos de
bsqueda a fin de facilitar el
conocimiento y la consulta de los
fondos y colecciones.
(1988) Dictionnarie de terminologie archivistique (2da edition). K.G.
Saur Mnchen. New York, London, Pars.

ARCHIVO NACIONAL DE CUBA

1990
9

Descripcin de documentos:
Proceso que consiste en la elaboracin del resumen
del contenido del documento, y que incluye adems,
la anotacin del nombre del fondo, de la parte
estructural o grupo temtico al que pertenece, del
ndice, fechas extremas, cantidad de hojas, cifrado
del mismo y nmero del inventario, entre otros. La
complejidad de la descripcin vara en
dependencia de la categora del fondo. La
descripcin puede realizarse adems, a
expedientes, grupo de expedientes, legajos u otra
unidad de conservacin.
Archivo Nacional de Cuba (1990). Diccionario de archivologa (p. 16).
La Habana: Editorial Academia.

ANA VIRGINIA GARCA DE

BENEDICTIS COSTA RICA - 1994
10

Descripcin:
Parte de la tarea archivstica
que engloba las diversas
actividades desplegadas por
el archivista para elaborar los
instrumentos que facilitan el
acceso a los fondos
(1994) Glosario de terminologa archivstica, en Revista del Archivo
Nacional de Costa Rica (1-12). San Jos: Archivo Nacional de Costa
Rica.
Subdirectora del Archivo Nacional de Costa Rica (1991
2008)

MINISTERIO DE CULTURA DE
ESPAA 1995
11

Descripcin:
Fase del tratamiento
archivstico destinada a la
elaboracin de los instrumentos
de consulta para facilitar el
conocimiento y consulta de los fondos
documentales y colecciones de los
archivos.
Subdireccin General de los Archivos Estatales (1995) Diccionario de terminologa archivstica. Madrid: Ministerio
de Cultura.

AGN COLOMBIA
1996
12

Descripcin documental:
Proceso de anlisis de los documentos
de archivo o de sus agrupaciones,
materializado en representaciones que
permitan su identificacin, localizacin
y recuperacin de su informacin para
la gestin o la investigacin

Grupo de Archivos Iberoamericanos (1996). Hacia un diccionario de terminologa archivstica

iberoamericano (p. 46). Santa F de Bogot: AGN Colombia.

VICTOR HUGO AREVALO JORDAN

ARGENTINA - 1996
13

Descripcin documental:
Comprende el anlisis de
los documentos: de sus tipos,
tanto diplomticos como
jurdicos, de su contenido,
del lugar y fecha de su
redaccin, de sus caracteres
externos y de los datos
para su localizacin.
(2003). Diccionario de trminos archivsticos (p. 89). Buenos Aires: Ediciones del Sur.

CONSEJO INTERNACIONAL DE
ARCHIVOS - 1999
14

Descripcin archivstica:
Elaboracin de una representacin
exacta de la unidad de descripcin y,
en su caso, de las partes que lo
componen mediante la recopilacin,
anlisis, organizacin y registro de la
informacin que sirve para identificar,
gestionar, localizar y explicar los
documentos de archivo, as como su
contexto y el sistema que los ha
producido.
Consejo Internacional de Archivos (2000). Norma Internacional de Descripcin Archivstica ISAD
(G) (p. 16). Madrid: Ministerio de Cultura.

15

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS

TCNICAS Y CERTIFICACIN
COLOMBIA - 2004
Descripcin archivstica:
El conjunto de actividades que desarrolla
el archivo para producir catlogos,
ndices, inventarios y otros, los cuales son
instrumentos descriptivos o de consulta de
los documentos.

ICONTEC (2004). Norma general para la descripcin archivstica, NTC

4095 (p. 3). Bogot..

ANTONIA HEREDIA
ESPAA- 2011
16

Descripcin archivstica:
Funcin archivstica que forma parte
de la gestin documental y consiste en
elaborar representaciones de
documentos de archivo, de
agrupaciones documentales y de
otras entidades archivsticas (agentes,
funciones, normas, tema, lugar) a
partir de sus atributos para facilitar
el acceso de los usuarios a la
informacin contextualizada de sus
contenidos.
(2011). Lenguaje y vocabulario archivsticos, algo ms que un diccionario (p.
84). Andaluca: Junta de Andaluca, Consejera de Cultura.

COMISIN DE NORMAS ESPAOLAS DE

DESCRIPCIN ARCHIVSTICA - 2012
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Descripcin archivstica:
Elaboracin de representaciones de
documentos de archivo y, en su caso,
de otras entidades archivsticas
(agentes, funciones, etc.). Este trmino
tambin designa los resultados del
proceso
(2012). Modelo Conceptual de Descripcin Archivstica y Requisitos de Datos Bsicos de las
Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes y Funciones (p. 17). Madrid: Ministerio de
Educacin, Cultura y Deporte.

FINALMENTE
18

QU ES LA DESCRIPCIN
ARCHIVSTICA?

19

Es la representacin exacta de los documentos de

Archivo, sus agrupaciones u otras entidades
archivsticas con la finalidad de que sus usuarios
accedan a la informacin que stas poseen.
Mientras que la descripcin documental, nos
permite controlar su produccin y ubicacin en el
Archivo.

TALLER
20

DE TODOS LOS CONCEPTOS EXPLICADOS EN

CLASE, ELABORE UNA TABLA COMPARATIVA.
IDENTIFIQUE LAS CARACTERSTICAS O ELEMENTOS
QUE TIENEN EN COMN.
SUSTENTE Y DISCUTA CON SUS COMPAEROS

CATEGORA DEL FONDO

21

Rango del fondo, determinado

por su valor informativo y
cientfico-histrico, su plenitud,
el lugar de importancia de la
institucin o persona
formadora del mismo.
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Archivo Nacional de Cuba (1990). Diccionario de archivologa (p. 9). La

Habana: Editorial Academia.