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Herramientas administrativas.

No enamorarse de ellas y
olvidarse del negocio
Muy bien seores, estos son nuestros objetivos para el siguiente ao Dice
uno de los directores de una empresa. Debemos dar lo mejor de nosotros
para alcanzarlos:
Y todos los directores y/o gerentes salen contentos y emocionados de la
reunin. Estn comprometidos con estos objetivos porque con lo propuesto,
estarn generando miles y millones de dlares en un plazo muy corto de
tiempo. Inmediatamente asignan a los responsables para que trabajen en esto
y no se renen hasta el ao siguiente, cuando sera la prxima junta para la
presentacin de resultados.
Llega el ao de los objetivos y se inicia con la contratacin de personal nuevo,
consultores, entrenadores, expertos e inexpertos. En pocas palabras entra y
sale gente de todo tipo en la empresa.
Llega el momento de presentar los resultados y sorpresa: No logramos nada!
Esta situacin es muy comn en las organizaciones. Los objetivos se
establecen en trminos de actividades y herramientas y no en trminos de
resultados. El propsito de las estrategias, herramientas y metodologas
(comoSix Sigma), es apoyar al logro de los objetivos de la organizacin. Si no
tenemos claro cules son los resultados que queremos lograr, es imposible
saber cules herramientas debemos utilizar.
Pero tambin es necesario saber cmo nos pueden ayudar las herramientas y
las metodologas, as como debemos saber para qu sirven los martillos y

destornilladores. Si queremos clavar un clavo no tiene sentido usar un


destornillador, pero tampoco tiene sentido usar un mazo.
Muchas empresas quieren resolver problemas sencillos con herramientas muy
robustas como Six Sigma, y de igual manera resolver problemas muy
complejos con solo implementar ISO 9001 en la organizacin. Debemos
entender que es necesario usar la herramienta adecuada para el resultado
que se quiere lograr.
Esta falta de entendimiento es la razn por la cual muchas empresas han
generado prdidas en vez de ganancias, como ha sido el caso de Six Sigma la
cual no ha logrado los resultados que muchos esperaban al utilizar esta
metodologa para la mejora radical de los procesos (Weeks, 2011).
Pero esto no solo le ha pasado a Six Sigma, sino tambin a ISO 9001. En el
ao 2009 se perdieron certificaciones en todo el continente americano (ISO,
2010) y la experiencia dice que es por la falta del alineamiento estratgico y el
tener una visin en utilidades a corto plazo. El no tener una visin clara hacia
la implementacin de esta normativa puede generar ms problemas que
resultados. La misma norma nos dice que la adopcin de un Sistema de
Gestin de la Calidad debe de ser una decisin estratgica de la organizacin
(ISO, 2008), es decir, debe de ser un como a los objetivos que se quieren
lograr.
Otra estrategia de la cual se ha abusado es el outsourcing, provocando altos
costos en las empresas, en vez de reducirlos, debido a los problemas de
calidad en los productos por no tener una cadena robusta entre proveedororganizacin-cliente.

Un

estudio

determin

que

mientras

ms

una

organizacin subcontrata los procesos ms problemas le trae, por lo que


recurren nuevamente al Insourcing (Seibert & Schiemann, 2011).
Y por qu todas estas herramientas y metodologas tienen tan buena fama?
Son varias las razones, una de ellas es por los casos de xitos. El hecho de
que estas herramientas no estn dando los resultados esperados no significa
que sean malas, simplemente significa que las organizaciones no saben para
que sirven y tampoco saben cmo emplearlas adecuadamente. Otra razn, y
en mi opinin la principal, es la publicidad engaosa que realizan muchas
empresas que prestan estos servicios, prometiendo grandes resultados en
poco tiempo. Similar a prometer un rascacielos para un par de semanas.
Es interesante ver como el Dr. Edwards Deming nos comentaba muchos aos
atrs en eliminar la visin de utilidades a corto plazo y enfocarnos en el
producto y en la satisfaccin el cliente. Lograr calidad y competitividad toma
tiempo y esfuerzo. No existen las varitas mgicas. Los resultados se logran
con una buena definicin de objetivos y determinacin de necesidades de los
clientes, apoyados por el uso adecuado de herramientas, metodologas y
estrategias.
LOS LINEAMIENTOS PARA SU DESARROLLO SON LOS SIGUIENTES:
1. Tienen hasta 15 minutos para LEER y DISCUTIR el caso de estudio entre
los integrantes.
2. Escribirn un ensayo de hasta una pgina tamao carta, con mrgenes de
1 pulgada a cada extremo. Tamao de fuente 12 a espaciado sencillo.
3. En el ensayo expondrn las siguientes preguntas:
Qu importancia tiene las herramientas administrativas.

Cul de las herramientas consideran ms efectivas.


Cmo gerentes de calidad de una empresa, Cmo consideran el
manejo de la informacin mostrada en el artculo?

4. Recuerden que un ensayo tiene estos elementos:


- Una introduccin al tema
- Desarrollo de la problemtica
- Conclusiones propias
Todo desarrollado en forma de bloque.

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