Arquivo Teoria e Prática - Marilena Leite Paes PDF

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A~QUIVO
TEOMA E PRTICA
1
MARILENA LEITE PAES
ARQUIVO
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TEORIA E PRATICA
3a EDiyO REVISTA E AMPLIADA
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1
1
FUNDA~O GETULIO VARGAS
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EDITORA
ISBN - 85-225-0220-X
Copyright e: 1986 Marilena Leite Paes
Direitos desta edic;ao reservados ~
EDITORAFGV
RuaJomalista Orlando Dantas, 37
22231-010- Rio de Janeiro, RJ- Brasil
Tels.: 0800-021-7777 - 21-3799-4427
Fax: 21-3799-4430
e-mail: editora@fgv.br- peciidoseditora@fgv.br
web site: www.editora.fgv.br
Impresso no Brasil 1 Printed in Brazil
Todos os direitos reservados. A re..Produs:ao nao autorizada desta publicacrao,
no todo ou em parte, constitui violac;ao do copyright (Lei n 9.610/98).
1 edic;ao - 1986
2 edic;ao - 1991
3 edic;ao rev. e ampl.- 1997
1 e 2 reimpressoes- 2002
3 reimpressao - 2004
4 e S reimpressoes - 2005
6! reimpressao - 2006
7 e 8 reimpressoes - 2007
9 e 1Q! reimpressoes - 2008
11 e 12 reirnpressoes- 2009
RE.VJS.Ao: Aleidis de Beltran e Fatim.a Caroni
EnrroRA<;:Ao ELETRNICA: Fatim.a Agra
CAPA: Trra linhas studio
Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca

Mario Henrique Simonsen/FGV
Paes, Marilena Leite
Arquivo: teoria e prtica 1 Marena Leite Paes. rev. ampl. - Rio de Janeiro : Editora FGV, 2004.
3. ed.
228p.
Inclui bibliografia e mdice.
l. Arquivos e arquivamento (Documentos). I. Funda~ao Getulio Vargas. TI. Ttulo.
CDD -651.53
CDU -651.53
Aos meus pas,

A Maria de Lourdes da Costa e Souza,
A Eloisa Riani,
Aos arquivistas brasileiros
,.
l.
l.
. ''A essencia da profissao de arquivista

manter til a memria da institui!<ao."
jorge Gustavo da Costa
1
.?
SUMRIO
Apresenta~;ao
da J"- edi~;ap
11
Apresenta~;ao das Fe 2!!. ;edi~;oes
13
'
Captulo 1 - rgaos de ~ocumenta~;ao
15
Arquivos, bibliotecas, museus

15
Centros de docmrienta~;ao ou informa~;ao
Paralelo entre biblioteca e arquivo
17
16
Captulo 2- Introdu~;ao! ao estudo dos arquivos

Origem
Conceito
Finalidade
Fun~;ao
Classifica~;ao
19
19 i
1~
2o
20
i 20
Terminologia arqu~vstica
23
Tipos de arquivam~nto
28
Classifica~;ao dos dpcumentos
29
Correspondencia, ~ua classifica~;iio e caracteriza~;ao
1
''3 - o
. _1 d.;.
-d
.
aap1tu1o
rgamza~;a9 e a ffilmstra.~;ao e arqmvos
Levantamento de dados
Anlise dos dados coletados
Planejamento
36
35
,,
__
36
31
35
Captulo 4- Gestao de documentos
Arquivos correntes
54
Arquivos intermedirios
53
115
Captulo 5- Arquivos permanentes
121
Atividades de arranjo
122
Atividades de descric;ao e publicac;ao
Atividades de conservac;ao
141
Atividades de referencia
146
Captulo 6 -Arquivos especiais
APRESENTACAO DA 3 EDICAO
l
126
A partir de 1986, quando foi publicada ~ 1.!. edic;ao deste manual, inmeras
147
Arquivo fotogrfico
148
,
Arquivo de fita magntica, filme e disco
Arquivo de recorte de jornal
154
Arquivo de catlogo impresso
154
153
Captulo 7- As tcnicas modernas a servic;o dos arquivos
Microfilmagem
155
Tecnologa da informac;ao .
155
157
Captulo 8- A poltica nacional de arquivos: Conselho Nacional de

Arquivos; Sistema Nacional de Arquivos
161
Anexo 1- Exerccios
165
Anexo 2- Respostas
183
Bibliografia
ndice analtico
213
221
inovac;es .tecnolgicas surgiram em decorrencia da evoluc;ao da humanidade,

coro reflexos em todas as reas da vida cotidiana do hornero.
Tais avanc;os, porm, nao invalidam os conhecimentos aqu transmitidos, por conterem eles fundamentos bsicos para a utilizac;ao eficaz e adquada da moderna tecnologa da informac;ao. possvel que em futuro nao muito
longnquo se tenha que reescrever e redefinir os conceitos e principios arquivsticos at aqui adotados. Mas, o fato que, no momento presente, ainda predorninam os sistemas e metodologas convencionais.
Apesar disso, julgou-se oportuno introduzir algumas alterac;es no texto
desta 3.!. edic;ao, coro o objetivo de atualizar mnimamente 'a matria, nao s
para atender a algumas questes tecnolgicas como para adequar a legislac;ao
recente alguns conceitos aqu formulados.
Assim, por exemplo, a destinac;ao de documentos, abordada no captulo
sobre Arquivos Permanentes das edic;es anteriores, conforme preconizava at
entao Schellenberg, foi includa no captulo dedicado a Gestao de Documentos, em decorrencia da ampliac;ao do conceito de arquivos correntes, claramente definido na Le n!! 8.159, de 8-1-1991, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos.
Concluindo, deixo aqu meus agradecimentos a Helena Correa Machado, exemplar, competente e generosa profissional, pelas sugestes oportunas
que contriburam para o aprimoramento desta edic;ao.
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1
Rio deJaneiro, 1997
1
~
Marilena Leite Paes
~"'e?J
APRESEN~ACAO DAS. 1 E 2 EDICOES

1
Com
o objetivo de Lprir a falta de publicac;ao especializada em lngua

portuguesa, notadamen~e no caso de arquivos institucionais e empresariais,
elaboramos, em 1969, o\ trabalho intitulado O papel da arquivstica na documentario, editado pelq Instituto de Documentac;ao da Fundac;ao Getulio
Vargas e impresso sob a forma de apostila, para uso dos alunos de seus cursos.
Reunindo conhe~imentos colhidos em vrias fontes bibliogrficas,
aquele modesto trabalhd foi sendo enriquecido e atualizado bienalmente, com
- de novas tecmcas,
,l.
. e meto
' dos, bem como com o resu1tado
a descnc;ao
teonas
da vivencia do dia-a-dia ~a busca de soluc;oes adequadas P!ll"~ os problemas do
mundo moderno.
\
A partir de 1972 trabalho passou a ser publicado sob o ttulo Arquivo: teora e prtica, ttulb este cuja essencia procuramos manter nestas edic;oes
por j estar consagrado ~unto aos interessados n matria e por se tratar, na
verdade, de urna ampla r~is~o e atualizac;ao dos trabalhos anteriores.
A transformac;ao ~a apostil em livro surgiu da necessidade de atender
as inmeras solicitac;oes ~irigidas a Fundac;ao Getulio Vargas pelas universidades mantenedoras de. cursos de arquivologia, biblioteconomia e documentac;ao, em geral, bem como\ de instituic;oes tcnicas e culturais, empresas etc.
Assim, considerando o objetivo deste livro, qual seja, o .de introduzir os
interessados no complei,o labirinto das tcnicas de arquivo, inclumos, nos
anexos, exerccios seguidqs de suas respectivas respostas, para habilitar o leitor
a avaliar seus conhecime~tos, aps a leitura da matria.
Na impossibilidad~ de mencionar todos os meus parentes, amigos, colegas e alunos, adotei nos bcemplos e nos exerccios os nomes de apenas alguns
deles como forma de exp}essar minha carinhosa homenagem a tantos quantos
me tem ensinado e ajuda#o a viver e a servir melhor.
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14
ARQUIVO: TEORIA E PRTICA
de justic;a registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Souza,

Maria Luiza Dannemann, Regina Alves Vieira e Jos Pedro Espose!, dentre outros, cujos ensinamentos e troca de experiencias inspiraram grande parte dos
conceitos aqui emitidos.
Cabe-me ainda registar os melhores agradecimentos ao prof. Benedicto
Silva, idealizador e diretor do Instituto de Documentat;o da Fundat;o Getulio Vargas desde sua criac;:o, em 1967, at sua extin;:o em 1990, pelo estmulo
e colaborac;:o que possibilitaram o lant;amento desta publica;:o.
A Terezinha de Jesus Santos, tcnica de informat;o, que fez a reviso
crtica e sugeriu urna srie de alterac;:es nas primeiras edi;:es que, sem dvida, muito contriburam para a melhoria deste trabalho, minha gratido toda
especial.
A Eloisa Helena Riani, falecida em 18 de marc;:o de 1989, em pleno vigor de sua maturidade, profissional das mais competentes e amiga leal, que
alm de colaborar na redat;o deste texto tomou a si a tarefa de revis-lo, meu
carinho fraterno e meu emocionado muito abrigada, agradecimento este que
estendo a Crsio Furtado de Mendonc;a, excepcional datilgrafo, pelo preparo
dos originais.
Rio deJaneiro, 1991

Marilena Leite Paes
r
CAPTULO
RGAOS DE DOCUMENTACAO
1
1. Arquivos, bibliotecas, museus

A escrita um conjunto de smbolos dos quais nos servimos para representar e fixar a linguagem falada.
Mas a escrita nao somente um procedimento destinado a fixar a palavra, um meio de expressao permanente; ela d tambm acesso direto ao mundo das idias. Nao s reproduz bem a linguagem articulada, mas permite ainda apreender o pensamento, e o faz atravessar o tempo e o espat;o.
O homem primitivo, tendo necessidade de um meio de expressao permanente, recorreu a urna engenhosa disposit;ao de objetos simblicos ou a sinais materiais (ns, entalhes, desenhos), que constituram a base dos primeiros
sistemas de escrita.
.Esses sistemas, ainda rudimentares, evoluram na medida em que os povos atingiam graus elevados de cultura ou absorviam o que havia de bom nas
civiliza;:oes mais adiantadas com quem mantinham relac;:oes comerciais.
Foi um longo processo de transformac;:ao e simplificac;:ao at o homem
atingir a perfeic;:ao da escrita fontica, isto , a invenc;:ao do alfabeto.
Paralelamente a evoluc;:ao da escrita, o homem aperfeic;:oou tambm o
material sobre o qual gravava seus sinais convencionais, alterando, como conseqencia, lenta e progressivamente, o aspecto dos "documentos", bem diferentes da forma pela qual hoje os conhecemos.
Logo que os pavos passaram a um estgio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e comec;:aram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades polticas, sociais, econornicas, religiosas e at mesmo
de suas vidas particulares. Surgiram, assim, os arquivos, destinados nao s -a
.1
16
guarda dos tesauros culturais da poca, como tambm a prote~ao dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimonios, bem como daqueles
que contavam a histria de sua grandeza.
Em pocas remotas, no entanto, esses arquivos eram poucos, pois o suporte da escrita era o mrmore, o cobre, o marfrm, as tbuas, os tabletes de argila e outros materiais. S mais tarde que apareceram o papiro, o pergaminho e, finalmente, o papel, que tornou possvel a reuniao de grandes arquivos.
Durante muito tempo as no~oes de arquivo, biblioteca e museu se confundiram, nao s pela finalidade e forma fsica dos documentos, mas tambm
porque estas institui~oes tinham o mesmo objetivo. Na verdade, elas funcionavaro como grandes depsitos de documentos, de qualquer espcie, produzidos
pelo hornero. Entretanto, a evolu~ao histrica da humanidade, aliada a fatores
culturais e tecnolgicos como, por exemplo, o advento da imprensa, pouco a
pouco for~ou a delimita~ao dos campos de atua~o de cada urna delas. Muito
embora as tres tenham a fun~ao de guardar, seus objetivos sao diferentes, podeudo ser assim definidos:
ARQUNO - a acumula~ao ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por urna institui~ao ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecu~ao de seus objetivos, visando autilidade que poderao
oferecer no futuro.
BIBUOTECA - o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta.
MusEU - urna institui~ao de interesse pblico, criada com a finalidade de
conservar, estudar e colocar a disposi~ao do pblico conjuntos de pefas e objetos de valor cultural.
Observa-se, entao, que a fmalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, enquanto a dos arquivos primordialmente funcional,
muito embora o valor cultural exista, urna vez que constituem a base fundamental para o conhecimento da histria.
2. Centros de documentagao ou informago
17
RGAOS DE DOCUMENTAQAO
contriburam significativamente para o aumento da complexidade dos documentos. Tais fatos gerJram grande massa de informa~6es e novas tipos fsicos
de documentos, como ~elatrios tcnicos, teses, patentes, desenhos, fotografias,
microfilmes, microfic~as, film~, diapositivas, discos, fitas. magnticas e, mais
recentemente, os prod~tos dos sistemas de computador- dtsquetes, CD-ROM
Esse constante d:escimento qualitativo e quantitativo, tambm chamada
de "explosao da inforlna~ao", provocou a evolu~ao e o aperfei~oamento das
tcnicas de registro e a~lise dos documentos, "a fim de poupar ao estudioso a
perda de tempo e o ekfor~o intil de, por carencia de informa~oes, resolver
problemas j sohicionddos ou repetir experiencias que foram testadas anteriormente" (Centro InterJmericano de Pesquisa e Documenta~ao em Forma~o
Profissional, 1970).
1
.
.
Tal a fun~ao dds centros de documenta~o ou informa~o, que abrangem
algumas atividades prJrias da biblioteconornia, da arquivstica e da informtica,
senda 0 seu campo bent maior, exigindo especializa~o no aproveitamento de documentos de toda espde. Em sntese, o centro de informa~oes tem por finalidade
coligir, armazenar, class~car, selecionar e disseminar toda a inf~rma~o. ~ "essen~
ca da documenta~ao d,eixou de ser o documento, para ser a informa~ao em SI
mesma" (Centro Inter$ericano de Pesquisa e Documenta~o em Forma~o Profissional, 1970).
[
O rgao de dodumenta~ao varia na sua finalidade, de acordo com os
propsitos fundamentlis de sua cria~ao. Trabalha com documentos, criandoos ou coletando-os ciaJsificando-os, conservando-os ou divulgando-os.
De acordo c~m ~uas caractersticas fsicas e a significa~ao de seu contedo, os documentos dev~m receber tratamento distinto, adequado a cada caso.
3. Paralelo entre biblioteca e arquivo
..
.
d fi .
d
Schellenberg (19,59b), arqulVlsta norte-amencano, e mu os campos e
atua~ao das biblioteca~ e dos arquivos, estabelecendo um pa,,ralelo entre esses
distintos rgaos de dobtmenta~ao. Suas caractersticas prindpais podem ser as. resurru"d as:
1
srm
!
1
O surto de progresso cientfico e tecnolgico desencadeado a partir do

sculo XIX, a rpida mudan~a dos limites de vrios campos do conhecimento
e as diversas rela~oes estabelecidas entre eles, o aparecimento de novas especializa~oes e profissoes, a cria~o de vrios tipos de organiza~oes, as atividades de
pesquisa ultrapassando os muros das universidades e inmeros outros fatores
ARQYNO
BIBLIOTEtA
1
Gnero de documentos
Documentos impressos
Documentos textuais
Audiovisual
Audiovisual
Cartogrfico
1 Cartogrfico
18
ARQUJVO: TEORIA E PRTJCA
continua!?o
Origem
Os document~s ~ao produzi?os e conservados com obeovos culturrus
Os documentos sao produzidos e conservados com objetivos funcionais
Aquisipo ou custdia
Os documentos sao colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou

doac;:iio
Os documentos existem em numerosos
exemplares
A significac;:iio do acervo documental nao
depende da relac;:iio que os documentos tenham entre si
Os documentos nao sao objeto de colec;:iio; proyem tao-s das atividades pblicas ou privadas, servidas pelo arquivo
Os documentos sao produzidos num nico exemplar ou em limitado nmero .de
cpias
Os julgamentos sao finais e irrevogveis

A documentac;:ao nao raro existe ern via
nica
Mtodo de classicafO
Utiliza mtodos predeterminados
Estabelece classificac;:ao especfica para

cada instituic;:ao, ditada pelas suas particularidades
Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significac;:iio dos documentos a

classificar
Exige conhecimento da relac;:ao entre as

unidades, a organizac;:ao e o funcionamento dos rgiios
Mtodo descritivo
Aplica-se a unidades discriminadas

As sries (anurios, peridicos etc.) sao
unidades isoladas para catalogac;:ao
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
T
Preserva-se a documentac;:ao referente a
urna atividade, como um conjunto e nao
como unidades isoladas
o julgamento nao tem carter irrevogvel

O julgamento envolve questiies de conveniencia, e nao de preservac;:ao ou perda
total
H uma significac;:ao organica entre os

documentos
Mtodo de avaliafO
Aplica-se a unidades isoladas
CAPTULO 2
Aplica-se a conjuntos de documentos

As sries (rgaos e suas subdivisiies, atividades funcionais ou grupos documentais
da mesma espcie) sao consideradas unidades para fins de descric;:ao
Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconornia trata de documentos

individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.
1. Origem
.1
H dvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmarn ter surgido na antiga Grcia, com a denomina~ao arch, atribuda ao palcio dos
magistrados. Da! evoluiu para archeion, local de guarda e depsito dos documentos_
Ramiz Galvao (1909) o considera procedente de archivum, palavra de
origem latina, que no sentido antigo identifica o lugar de guarda de documentos e outros ttulos.
2. Conceito
Al; defmi~oes antigas acentuavarn o aspecto legal dos arquivos, como depsitos de documentos e papis de. qualquer espcie, tendo sempre relafO
com os direitos das ins~tui~oes ou individuos. Os documentos serviarn ape,nas para estabelecer ou reivindicar direitos. Q!lando nao atendiarn mais a esta
exigencia, erarn transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu da a idia de
arquivo administrativo e arquivo histrico.
Q!anto a conceitua~ao moderna, Solon Buck, ex-arquivista dos EUAttulo que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo Nacional - assim
o definiu: '~quivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de suas atividades,
arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros" (Souza, 1950).
20
Desse conceito deduzimos tres caractersticas bsicas que distinguem os

arqu1vos:
l. Exdusividade de criaro e recepro por uma repartipq rma ou instituiro. Nao se considera arquivo urna cole~ao de manuscritos histricos, reunidos por uma pessoa.
2. Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prava
de transa~oes realizadas.
3. Carter organico que liga o documento aos outros do mesmo con/unto.
Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito m~nos do que quanqo em conjunto.
o
o
o
o
o
O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:

conjunto de documentos;
mvel para guarda de documentos;
local ande o acervo documental dever ser conservado;
rgao govemamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documenta~ao;
ttulos de peridicos - geralmente no plural, devido ainfluencia inglesa e
francesa.
21
INTRODUQiiO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
5. 1 Entidades mantenedoras
organiza~ies, os arquivos por elas produ-
Em face das caractLsticas das

zidos podem ser:
1
~ederal ~~;:~al
Pblicos
{
{
Estadual
I'flunicipal
1
Institui~ies
. .
.
Institucionais
IgreJas
'
..
e ucaqonais
<forpora~oes nao-lu<;:rativas
~ociedades, associa~ies
1.
~Irmas
{j;orpora~ies
Comerciais
{
Companhias
1
3. Finalidade
Farniliais ou pessoJis
1
A principal finalidade dos arquivos servir a adrninistra~ao, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da histria.
4.FUn{:O
A fun~ao bsica do arquivo tomar disponvel as informa~ies contidas
no acervo documental sob sua guarda.
5. Classifica{:o
Dependendo do aspecto sob o qual os arquivos sao estudados, eles podem ser classificados segundo:
o
o
o
o
as entidades mantenedoras;
os estgios de sua evolu~ao;
a extensao de sua atua~ao;
a natureza dos documentos.
5.2 Estgios de sua
e~olu9o
1
Para que os arquivps possam desempenhar suas fun~oes, toma-se indispensvel que os documeb.tos estejam dispostos de forma a servir ao usurio
com precisao e rapidez. metodologa a ~er adotada dever atender as necessidades da institui~ao a qu~ serve, como tambm a cada estgio de evolu~ao por
1
que passam os arqmvos.
Essas fases .sao defi"midas por Jean:Jacques Valette (1973) como as tres
idades dos arquivos: corrJnte, intermediria e permanente.
A
1
l. Arquivo de primeira lidade ou corrente, constitudo de documentos em

curso ou consultados freqentemente, conservados nos escritrios ou nas
reparti~ies que os rec~beram e os produziram ou em dependencias prximas de fcil acesso. i
2. Arquivo de segunda {dade ou intermedirio, constitudo de documentos.
que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgaos que os
receberam e os prod4iram podem ainda solicit-los, para tratar de assun.,
1
22
tos identicos ou retomar um problema novamente focalizado. Nao h necessidade de serem conservados prximos aos escritrios. A permanencia
dos documentos nesses arquivos transitria. Por isso, sao tambm chamados de "limbo" ou "purgatrio".
3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constitudo de documentos que
perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razao de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluc;:ao. Estes sao os arquivos propriamente ditos.
A cada urna dessas fases - que sao complementares - corresponde urna
maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente,
urna organizac;:o adequada.
5.3 Extensao de sua atua9ao

Qpanto a abrangencia de sua atuac;:ao, os arquivos podem ser setoriais e
gerais ou centrais.
Os arquivos setoriais sao aqueles estabelecidos junto aos rgaos operacionais, cumpt:indo func;:oes de arquivo corrente.
Os arquivos gerais ou centrais sao os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgaos que integram a estrutura de
urna instituic;:ao, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.
5.4 Natureza dos documentos

Sentindo. que as noc;:oes dominantes de arquivo se confundiam ora com
a forma fsica dos documentos, ora com sua finalidade, a cornissao especial
constituda durante o 12 Congresso Brasileiro de Arquivologa, realizado no
Rio de Janeiro, em 1972, com a finalidade de propor o currculo mnimo do
Curso Superior de Arquivo, hove por bem estabelecer e incluir no programa
do curso dois novos conceitos de arquivo, que refletem caractersticas peculiares a natureza dos documentos. Sao eles: arquivo especial e arquivo especializado.
Chama-se de arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas - fotografias, discos, fitas, cliches, rnicroformas,
slides, disquetes, CD-ROM - e que, por esta razo, merecem tratamento espe"
cial nao apenas ;oque se refere ao seu armazenamento, como tambm ao registro, acondicionamento, controle, conservac;:o etc.
L___ ,-
INTRODUQi\0 AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
23
Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos re-
,_
'
sultantes da experiencia humana num campo especfico, independentemente

da forma fsica que apresentem, como, por exemplo, os arquivos mdicos ou
hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia e assim por
diante. Esses arquivos so tambm chamados, impropriamente, de arquivos
tcnicos.
r
r
L
6. Terminologia arquivstica
No vasto campo da ciencia da informac;:ao, um dos aspectos que mais
tem preocupado os profissionais da rea , sem dvida, o estabelecimento de
urna terminologa especfica, capaz de atender a programas racionais de intercambio, disserninac;:o e recuperac;:ao da informac;:o.
Preocupada com o tema, a Associac;:ao dos Arquivistas Brasileiros (AAB)
criou, em 1977, o Cornite de Terminologa Arquivstica, que, aps concluir o
arrolamento da terminologa bsica, definiu idias e conceituou termos com o
objetivo de dar continuidade aos estudos iniciados em 1972- ampliando a
terminologa j adotada em nosso pais - e estabelecer um vocabulrio uniforme para a elaborac;:ao de um glossrio arquivstico, multilnge, patrocinado
pelo Conselho Internacional de Arquivos e pela Unesco.
Em 1980, criou-se na Associac;:ao Brasileira de Normas Tcnicas {ABNT)
urna Comisso de Estudos de Arquivologa para tratar do assunto, juntamente
com o grupo da AAB. A partir de entao, inmeras outras propostas de terminologa arquivstica vem sendo publicadas, sem, entretanto, a aprovac;:o de
qualquer rgao oficial.
O Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgao vinculado ao Arquivo Nacional, criou urna Comissao Especial de Terminologa Arquivstica para
examinar as propostas existentes, definir e aprovar urna terminologa arcuivstica.
r
.L
1
brasileira.
A seguir, so fornecidos Op termos cuja conceituac;:~o vem sendo, em geral, adotada pela comunidade arquivstica brasileira:
AcFJ!..VO- Conjunto dos documentos de um arquivo.

AcESso - Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, as quais podero variar em func;:o de clusulas restritivas.
.
Direc;:o, superviso e coordenac;:o das atividades
administrativas e tcnicas de urna instituic;:ao ou rgao arquivstico.
AoMINISTRA<;AO DE DOCUMENTO- Metodologa de programas para controlar. a
AoMINISTRA<;AO DE ARQUIVO -
' ~~"''"''-. """""""J
24
AROUIVO: TEORIA E PRTICA
cria;:ao, o uso, a normaliza;:ao, a manuten~o, a guarda, a prote;:ao e a destina-
;ao de documentos.
AR.QUNAMENTO - Opera;:ao que consiste na guarda de documentos nos seus devidas lugares, em equipamentos que lhes forero prprios e de acordo com um
sistema de ordena;:ao previamente estabelecido.
ARQUMSTA- Profissional de arquivo, de nvel superior.
ARQU!VSTICA - Princpios e tcnicas .a serem observados na constitui;:ao, organiza;:ao, desenvolvimento e utiliza;:ao dos arquivos.
.
AR.QUNO - 1. Designa;:ao genrica de um conjunto de documentos produzrdos
e recebidos por urna pessoa fisica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza org3nica de sua acumula;:ao e conservado por essas pessoas
ou por seus sucessores, para fins de prava ou informa;:ao. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo ter a qualifica;:ao respectiva, como, por exemplo:
arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico.
2. O prdio ou urna de suas partes, ande sao guardados os conjuntos arquivsticos. 3. Unidade administrativa cuja fun;:ao reunir, ordenar, guardar e
dispar para uso conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticos. 4. Mvel destinado aguarda de documentos.
ARQYNOLOGIA - Estudo, ciencia e arte dos arquivos.
ARQUNO CORRENTE - Conjunto de documentos em curso ou de uso freqente.
Tambm denominado arquivo de movimento.
AR.QUNO EM DEPSITO - Conjunto de documentos colocados sob a guarda de
um arquivo permanente, embora nao perten;:am ao seu acervo.
ARQUNO INTERMEDIARIO - Conjunto de documentos procedentes de arquivos
correntes, que aguardam destina;:ao fmal.
ARQUNO PERMANENTE- Conjunto de documentos que sao preservados, respeitada a destina;:ao estabelecida, em decorrencia de seu valor probatrio e informativo.
ARQUNO PRNADO - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por institui;:oes nao-governamentais, furnlias ou pessoas fisicas, em decorrencia de
suas atividades especficas e que possuam urna rela;:ao organica perceptvel
atravs do processo de acumula;:ao.
AR.QUNO PBUCO - l. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por
institui;:oes govemamentais de ambito federal, estadual ou municipal, em decorrencia de suas fun;:oes especficas administrativas, judicirias ou legislativas. 2. lnstitui;:ao arquivstica franqueada ao pblico.
ARRANJo - l. Processo que, na organiza;:ao de arquivos permanentes, consiste
na ordena;:ao - estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na or-
25
INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
dena~ao
'
das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais

dentro das sries. 2. PrJcesso que, na organiza;:ao de arquivos correntes, consiste em colocar ou distrihuir os documentos numa seqencia alfabtica, numrica ou alfanumrica, d~ acordo com o mtodo de arquivamento previamente
adotado. Tambm denqminado classifica;:ao.
AuTGRAFO - l. Assin~tura ou rubrica. 2. Designa;:ao de documento manuscrito, do prprio punhb do autor, esteja assinado ou nao.
AVA11AC]l.O- Processo de anlise da documenta;:ao de arquivos, visando a estabelecer sua destina;:ao, ~e acordo com seus valores probatrios e informativos.
CATALOGO - Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico,
cronolgico, onomsti~o ou geogrfico, incluindo todos os documentos pertencentes a um ou m~is fundos, descrit;JS de forma sumria ou pormeno. d
nza a.
CLASSIFICACO -Ver Artano, rtem 2.
COLEC]l.O.- Conjunto He documentos, sem rela;:ao organrca, aleatoriamente
1
..
acumulados.
CPIA - l. Reprodu;:ad de um documento, obtrda srmultaneamente a execu;:ao do original. 2. Repi,odu;:ao de um documento, obtida a partir do original.
COPIADOR - l. Livro cntendo pginas em papel liso ou pautado, nas quais
eram transcritas, em prdem cronolgica, pelos prprios autores ou por
copistas, cartas, oficios 1e outros tipos de correspondencia expedida. 2. Livro
contendo folhas "em papel de trapos", nas quais se fazia a cpia de documentos expedidos, usando-s~ processo de transferencia direta da tinta do original,
mediante umidade e prbssao. Esse processo foi muito usado no sculo XIX e
come;:o do XX.
CoRRESPONDENCIA - Coinunica;:ao escrita, recebida (passiva) ou expedida (ativa), apresentada sob vJias formas (cartas, cartoes postais, oficios, memorandos, bilhetes, telegramah podendo ser interna ou externa, oficial ou particular, ostensiva ou sigilosaj
DATAS-UMITES - Elemed~o de identifica;:ao cronolgica de urna unidade de
arquivamento, em que s~o indicadas as datas de incio e trmino do perodo
abrangido.
DEPSITO -Ato pelo qu~ arquivos ou cole;:oes sao colocados, fisicamente, sob
custdia de terceiros, serh que haja transferencia da posse ou propriedade.
DESCARTE -Ver EliminaJao.
DESCLASSIFICAC]l.o -Ato lpelo qual a autoridade competente libera a consulta
documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.

DESCRIC]l.O - Processo i~telectual de sintetizar elementos formais e contedo
1
26
textual de unidades de arquivamento, adequando-os ao instrumento de pesquisa que se tem em vista produzir (inventrio sumrio ou analtico, guia etc.).
DESTINAc;O - Conjunto de opera~6es que se seguem a fase de avalia~ao de documentos destinadas a promover sua guarda temporria ou permanente, sua
elimina~ao ou sua microfilmagem.
DOA<;AO - Ato pelo qual urna pessoa fsica ou jurdica transfere a terceiros de livre vontade, com carter irrevogvel, sem retribui~ao pecuniria, atravs
de instrumento jurdico adequa:do, do qual deverao constar as condi~oes da
cessao - a documental):aO que fue pertence.
DoCUMENTO - Registro de urna informal):aO independentemente da natureza
do suporte que a contm.
DocuMENTo DE ARQUIVO- l. Aquele que, produzido e/ou recebido por urna
instituil):aO pblica ou privada, no exerccio de suas atividades, constitua elemento de prava ou de informal):aO. 2. Aquele produzido ejou recebido por
pessoa fsica no decurso de sua existencia.
DocUMENTO OFICIAL - Aquele que, possuindo ou nao valor legal, produz efeitos de ordem jurdica na comproval):ao de um fato.
DocuMENTO PBUCO - Aquele produzido e recebido pelos rgaos do poder pblico, no desempenho de suas atividades.
DocuMENTO SIGILOSO - Aquele que, pela natureza de seu contedo informativo, determina medidas especiais de protel):aO quanto a sua guarda e acesso ao
pblico.
Doss!E - Unidade de arquivamento, formada por documentos diversos, pertinentes a um determinado assunto ou pessoa.
ELIMINA<;A.o - Destruil):ao de documentos julgados destitudos de valor para
guarda permanente.
ESPCIE DE DOCUMEmOS - Designal):aO dos documentos segundo seu aspecto
formal: ata, carta, certidao, decreto, edital, oficio, relatrio, requerirnento, gravura, diapositiva, filme, planta, mapa etc.
FUNDO - l. A principal unidade de 3.!ranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituda dos documentos pr<renientes de urna mesma fonte geradora
de arquivos. 2. A principal unidade de arranjo funcional nos arquivos permanentes, constituda dos documentos provenientes de mais de urna fonte geradora de arquivo reunidas pela semelhanl):a de suas atividades, mantido o princpio da proveniencia.
GENERO DE DOCUMENTOS - Designal):ao dos documentos segundo o aspecto de
sua representa~ao nos diferentes suportes: textuais, audiovisuais, iconogrficos
e cartogrficos.
INTRODUyAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
27
GuiA - Instrumento de pesquisa destinado a oriental):aO dos usurios no conhecirnento e utilizal):ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente.
NDICE - Lista sistemtica, pormenorizada, dos elementos do contedo de um
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para
indicar e facilitar sua localizal):aO no texto.
INSTRUMENTO DE PESQUISA - Meio de disseminal):aO e recuperal):aO da informal):iio utilizado pelos arquivos. Sao instrumentos de pesquisa, entre outros, catlogos, guias, ndices, inventrios, repertrios, tabelas de equivalencia.
INVENTARIO ANALTICO - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de urna de suas divisoes sao identificadas e pormenorizadamente descritas.
INVENTARIO suMARio - Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento .de um fundo ou de uma de suas divisoes sao identificadas e brevemente descritas.
ITEM DOCUMENTAL -A menor unidade arquivstica materialmente indivisvel.
LEGADO - Doal):aO feta por declaral):aO de ltima vontade.
LISTA DE EUMINAc;O - Relal):ao de documentos especficos a serem eliminados,
devidamente aprovada pela autoridade competente.
NOTAc;O - Elemento de identifical):ao das unidades de arquivamento, constituda de nmeros, letras, ou combinal):aO de nmeros e letras, que permite sua
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1
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localiza~ao.
PROCESSO - Termo geralmente usado na administral):ao pblica, para designar

o conjunto de documentos, reunidos em capa especial, e que vao senda organicamente acumulados no decurso de uma al):aO administrativa ou judiciria.
O nmero de protocolo, que registra o primeiro documento com o qual o
processo aberto, repetido externamente na capa,_ o elemento de controle e
arquivamento do processo.
PROTOCOLO - l. Denominal):ao geralmente atribuda a setores encarregados do
recebimento, registro, distribuil):aO e movimental):ao de documentos em curso.
2. Denominal):aO atribuda ao prprio nmero de registro dado ao documento.
3. Livro de registro de documentos recebidos ejou expedidos.
PROVENIENCIA - Princpio segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num
mesmo fundo, todos os documentos provenientes de urna mesma fonte geradora de arquivo. Corresponde a expressao francesa respect des fonds, e a inglesa provenance.
REcoLHIMENTO - Transferencia de documentos dos arquivos intermedirios
para os permanentes.
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ARQUIVO: TEORIA E PRTJCA
REPERTRIO - Instrumento de pesquisa no qual sao descritos, pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, podendo ser elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico.
REsPECT DES FONDS o' ARCHIVES -Ver Proveniencia.
SELEc;AO -Ver Avalia~ao.
SRIE - Designa~ao dada as subdivisoes de um fundo, que refletem a natureza
de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional ou por espcie documental.
As sries podem ser subdivididas em subsries.
SMBOLO- Ver Nota~ao.
TABELA DE EQUNALNCIA- Instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalencia de antigas nota~oes para as novas que tenham sido adotadas, em decorrencia de altera~oes no sistema de arranjo de um arquivo.
TABELA DE TEMPORALIDADE- Instrumento de destina~o, aprovado pela autoridade competente, que determina os prazos em que os documentos devem ser
mantidos nos arquivos correntes e intermedirios, ou recolhidos ao~ arquivos
permanentes, estabelecendo critrios para microfilmagem e elimina~ao.
TCNICO DE ARQUNO - Profissional de arquivo de nvel mdio.
TRANSFERNCIA - Passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermedirios.
TRIAGEM -Ver Avalia~ao.
UNIDADE DE ARQUNAMENTO- O menor conjunto de documentos, reunido de
acordo coro um critrio de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral,
sao denominados pastas, ma~os ou pacotilhas.
7. Tipos de arquivamento
A posi~ao em que sao dispostos fichas e documentos, e nao a forma dos
mveis, distinguir os tipos de arquivamento. Sao eles: horizontal e vertical.
No tipo horizontal, ps documentos ou fichas sao colocados uns sobre
os outros e arquivados em caixas, estantes ou escaninhos. O arquivamento horizontal "amplamente utilizado para plantas, mapas e desenhos, bem como
nos arquivos permanentes. Seu uso , entretanto, desaconselhvel nos arquivos
correntes, urna vez que para se consultar qualquer documento necessrio retirar os que se encontram sobre ele, o que dificulta a localiza~ao da informa~ao.
No tipo vertical, os documentos ou fichas sao dispostos uns atrs dos
outros, permitindo sua rpida consulta, sem necessidade de manipular ou remover outros documentos ou fichas.
INTRODUQi'\0 AO ESTUDO DOS ARQUJVOS
29
8. Classificayao do's documentos

1
Conforme suas 'raracteristicas, forma e contedo, os documentos poclero ser classificados s~gundo o genero e a natureza do assunto.
\
8.1 Genero
1
\
1
Q!anto ao geneip, os documentos podem ser:

O
escritos ou textuais: ~ocumentos manuscritos, datilografados ou impressos;

docun\.entos em formatos e dimens6es variveis, contendo re'
presenta~oes geogrficas,
arquitetonicas ou de engenharia {mapas, plantas,
perfis);
\
iconogrficos.' docUipentos em suportes sintticos, em papel emulsionado
ou nao, contendo imagens estticas (fotografias, diapositivas, desenhos,
gravuras;
1
filmogrficos: documentos em pelculas cinematogrficas e fitas magnticas de imagem {tap4), conjugados ou nao a trilhas sonoras, coro bitolas e
dimensoes variveis,J contendo imagens em movimento (filmes e fitas
videomagnticas); 1
sonoros: documento~ com dimensoes e rota~6es variveis, contendo registros fonogrficos (disl.cos e fitas audiomagnticas);
microgrficos: doc~dtentos em suporte filmico resultantes da microrreprodu~ao de imagens, m!ediante utiliza~ao de tcnicas especficas {rolo, micro'
ficha, jaqueta, cartao-janela);
1
O cartogrficos:
o
O
docum~ntos produzidos, tratados ou armazenados em computador (disquete, di~co rgido- winchester-, disco ptico).
.,
.
fi"
Ad ocumenta~ao escnta ou textua1 apresenta mumeros
tipos
s1cos ou
O infOrmticos:
-1.
espcies documentais crib.dos para produzir determinada a~ao especfica, tais

como: contratos, folhas lde pagamento, livros de contas, requisi~oes diversas,
atas, relatrios, regimentos, regulamentos, editais, certidoes, tabelas, question. correspond'enc1a
. e optros.
1
nos,
1
1
1
8.2 Natureza do assuqto

Q!anto a natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou
sigilosos.
A classilica~ao de qstensivo dada aos documentos cuja divulga~ao nao

prejudica a administra~ao,
30
31
INTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS
Considerarn-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam

ser de conhecimento restrito e, portanto, requeirarn medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgac;ao. Pela sua importancia, a matria objeto de legislac;ao prpria.
Segundo a necessidade do sigilo e quanto a extensao do meio em que
pode circular, sao quatro os graus de sigilo e as suas correspondentes categoras: ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
A classificac;ao de ultra-secreto dada aos assuntos que requeirarn excepcional grau de seguranc;a e cujo teor ou caractersticas s devarn ser do conhecimento de pessoas ntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Sao assuntos normalmente classificados como ultra-secretos aqueles da
poltica governarnental de alto nivel e segredos de Estado, tais como: negociac;oes para alianc;as polticas e militares, planos de guerra; descobertas e experiencias cientficas de valor excepcional, informac;oes sobre poltica estrangeira
de alto nvel.
Considerarn-se secretos os assuntos que requeirarn alto grau de seguranc;a e cujo teor ou caractersticas podem ser do conhecimento de pessoas que,
sem estarem ntimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, sejarn autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
Sao assuntos geralmente classificados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governarnentais, os assuntos extrados de matria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria
original, necessitam de maior difusao, tais como: planos ou detalhes de operac;oes militares; planos ou detalhes de operac;oes econmicas ou financeiras;
aperfeic;oamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados de elevado interesse sob aspectos fisicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de
pases estrangeiros e meios de processos pelos quais forarn obtidos; materiais
criptogrficos importantes que nao tenham recebido classificac;ao inferior.
A classificac;ao de confidencial dada aos assuntos que, embora nao requeiram alto grau de seguranc;a, seu conhecimento por pessoa nao-al}torizada
pode ser prejudicial a um individuo ou criar embarac;os administrativos.
Sao assuntos, em geral, classificados como confidenciais os referentes a
pessoal, material, fmanc;as e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse
das partes, como por exemplo: informac;oes sobre a atividade de pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes: radiofreqencia de importancia especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e
negativos que indiquem instalac;oes consideradas importantes para a seguranc;a
nacional.
Reservados sao os assuntos que nao devam ser do conhecimento do pblico, em geral. Recebem essa classificac;ao, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execuc;ao; cartas, fotografias
areas e negativos que indiquem instalac;6es importantes.
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~-
9. Correspondencia, sua classificagao e caracterizagao

1
Dentro do genero de documentos escritos, a correspondencia merece

tratamento especial por se constituir numa parte considervel dos acervos arquivsticos, urna vez que as ac;oes administrativas sao, em geral, desencadeadas por
seu intermdio.
A classificac;ao e a caracterizac;ao da correspondencia sao dois fatores da
maior importancia no desenvolvimento das tarefas de registro e protocolo.
Mas, o que vem a ser, afina], correspondencia?
Considera-se correspondencia toda e qualquer forma de comunicac;ao
escrita, produzida e destinada a pessoas jurdicas ou fisicas, e vice-versa, bem
como aquela que se processa entre rgaos e servidores de urna instituic;ao.
Ol;tanto ao destino e procedencia pode-se classificar a correspondencia
em extema e intema.
Por externa entende-se aquela correspondencia trocada entre urna instituic;ao e outras entidades ejou pessoas fisicas, como oficios, cartas, telegramas.
Intema a correspondencia trocada entre os rgaos de urna mesma instituic;ao. Sao os memorandos, despachos, circulares.
A correspondencia pode ser ainda oficial ou particular.
Oficial aquela que trata de assunto de servic;o ou de interesse especfico das atividades de urna instituic;ao.
Particular a de interesse pessoal de servidores de urna instituic;ao.
Q];tando a correspondencia encarninhada, em geral fechada, a urna
instituic;ao, h que se identific-la por suas caractersticas externas, para que,
se oficial, possa ser aberta, devidamente registrada e remetida ao destino correto.
Seguem-se alguns exemplos que servirao de subsidios na identificac;ao
da correspondencia oficial. Os nomes e enderec;os utilizados sao ficticios.
tdentificat;o da correspondmcia oficial
o Envelope dirigido a urna instituic;ao ou a qualquer de suas unidades ou
rubu~'d"'
-~-~""""""'"""""'"'-"'=""-~"'"--L~~- ,_ -_-'!""-::- ;::;-
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""'-"'''k,. e-
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32
ARQUJVO: TEORIA E PRTICA
A Companhia de Flores Tropicais

Rua Violeta, 213
23500- Rio de Janeiro- RJ
JNTRODUQAO AO ESTUDO DOS ARQUJVOS
Presidente da Companhia de Flores Tropicais

Dr. Andr Silva (tjitular anterior)
Rua Violeta, 213 1
23500- Rio deJarjeiro- RJ
1
Ao Departamento de Exporta~ao
Companhia de Flores Tropicais
Rua Violeta, 213
o Envelope dirigido a urna institui~io ou a qualquer de suas subunidades,
mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor, sem fazer men~ao ao cargo que exerce:
33
'
importante obs~rvar que a correspondencia oficial, mesmo quando

enquadrada em qualquet dos itens descritos, NAO DEVER. SER ABERTA
quando o envelope conti~er as indica~oes de CONFIDENCIAL, RESERVADO,
PARTICULAR ou equivale~te.
\
Ao Departamento de Exporta~ao
Companhia de Flores Tropicais
Dr. Joao Galvao
Rua Violeta, 213
23500 - Rio de J aneiro - RJ
o
Envelope dirigido a servidor de urna institui~ao, contendo, em segundo

plano, o cargo que exerce, mesmo que o nome do servidor nao corresponda ao atual ou real titular do cargo:
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Rua Violeta, 213
Dr. Andr Silva (titular anterior)
Rua Violeta, 213
Envdope dirigido aos titulares dos cargos, mesmo quando, em segundo

plano, conste um nome que nao seja o do real ou atual ocupante do cargo:
Dr. Hugo Figueiredo (titular atual)
Rua Violeta, 213
23500- Rio deJaneiro- RJ
'
--~e+l
CAPTULO 3
RGANIZACAO E ADMINISTRACAO
DE ARQUIVOS
1
A organizac;ao de arquivos, como de qualquer outro setor de urna instituic;ao, pressupoe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Estas fases se
constituiriam ero:
o
o
o
o
levantamento de dados;
anlise dos dados coletados;
planejamento;
implantac;ao e acompanhamento.
1. Levantamento de dados
Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por
urna entidade, seja ela pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alterac;oes,
seus objetivos e funcionamento - seria bastante dificil compreender e avaliar
o verdadeiro significado de sua documentac;ao.
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentes,
regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da
instituic;ao mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informac;oes sobre sua documentac;ao.
Assim sendo, preciso analisar o genero dos documentos (escritos ou
textuais, cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as es_(>cies de documentos mais freqentes (cartas, faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.);.
J'~t!~
36
37
ORGANIZAQO E ADMINISTRAQO DE ARQUIVOS
os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conserva~ao do acervo;

arranjo e classifica~ao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);
existencia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados
para conserva~ao e reprodu~ao de documentos; existencia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classifica~ao etc.
Alm dessas informa~ies, o arquivista deve acrescentar dados e referencias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel
de esmlaridade, forma~ao profissional), o equipamento (qi.Iantidade, modelos,
estado de conserva~ao), a localiza~ao fl.sica (extensao da rea ocupada, condi~ies de ilumina~ao, umidade, estado de conserva~ao das instala~ies, prote~ao
contra incendio), meios de comunica~ao disponveis (telefones, fax).
<
Embora nao se pdssa determinar, de forma generalizada, qual a melhor

do rgao de arctuivo na estrutura de urna institui~ao, recomenda-se
que esta seja a mais elevida possvel, isto , que o arquivo seja subordinado a
uro rgao hierarquicamehte superior, tendo ero vista que ir atender a setores
e funcionrios de difereJtes nveis de autoridade. A ado~ao desse critrio evit~ s~ios problemas na llrea das rela~ies humanas e das comunica~ies admintstratlvas.
Se a institui~ao j tentar coro um ~gao de documenta~ao, este ser, ero
princpio, o rgao mais ~dequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendencia moderna reun~ todos os rgaos que tenham como matria-prima a
posi~ao
informa~ao.
2. Anlise dos dados coletados

':.::;../
De posse de todos os dados mencionados no tem anterior, o especialista estar habilitado a analisar objetivamente a real situa~ao dos servi~os de
arquivo e a fazer seu diagnstico para formular e propor as altera~ies e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Ero sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documenta~o de
uma institui~ao correspondem :l. sua realidade operacional. O diagnstico seria,
portante, uma constata~ao dos pontos de atrito, de falhas ou !acunas existentes no
complexo administrativo, enfim, das razies que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
3. 1 Posi9ao do arqui~o na estrutura da institui9ao
Ao usurio nao interessa ande se encontra armazenada a informa~ao numa biblioteca, numa lnemria de computador, num microfilme, ou num
arquivo tradicional. Da la importancia da constitui~ao de sistemas de informa~ao, dos quais o arqu+o deve participar, dotados de recursos. tcnicos e materiais adequados para atender :l. acelerada demanda de nossos tempos.
1
.
3.2 Centraliza9fio ou lpescentraliza9ao

e coordena9ao d9s servi9os de arquivo
Ao se elaborar umlplano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito :l. centraliza~ao ou :l. descentraliza~ao dos servi~os de arquivo
em fase corrente. impdrtante esclarecer de imediato que a descentraliza~ao
se aplica apenas :l. fase cbrrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e
permanente, os arquivos qevem ser sempre centralizados, embora possam existir depsitos de documen~os fisicamente separados.
.
3. Planejamento
Para que um arquivo, ero todos os estgios de sua evolu~ao (corrente, intermedirio e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel
a formula~ao de um plano arquivstico que tenha em canta tanto as disposi~ies legais quanto as necessidades da institui~ao a que pretende servir.
Para a elabora~ao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posi~ao do arquivo na estrutura da institui~ao, centraliza~ao ou descentraliza~ao e coordena~ao dos servi~os de arquivo, escolha de mtodos de
arquivamento adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, r~
cursos humanos, escolha das instala~ies e do equipamento, constitui~ao de arquivos intermedirio e permanente, recursos financeiros.
3.2.1 Centraliza9ao
1
1
<
Por sistema centralizado de.arquivos correntes entende-se nao apenas a

reuniao da documenta~ao: ero um nico local, como tambm a concentra~ao
de todas as atividades de bontrole - recebimento, registro, distribui~ao, movimenta~ao e expedi~ao - qe documentos de uso corrente ero um mco rgao
da estrutUra organizacion~, freqentemente designado como Protocolo e kquivo, Comunica~ies e Arf:uivo, ou outra denomina~ao similar.
.
Dentre as inmerasi e inegveis vantagens que um sistema centralizado
oferece, citam-se: treinam~nto mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
1
38
possibilidades de padronizas;ao de normas e procedimentos, ntida delimitas;ao de responsabilidades, constituis;ao de conjuntos arquivsticos mais completos, redus;ao dos custos operacionais, economia de espas;o e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, nao se pode ignorar que urna centralizas;ao
rgida seria desaconselhvel e at mesmo desastrosa como no caso de urna instituis;ao de funbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas
desenvolvem atividades praticamente autnomas ou especficas, ou ainda em
que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes urnas das outras, as
vezes em reas geogrficas diferentes - agencias, fliiais, delegadas - carecendo,
portanto, de arquivos prximos para que possam se desincumbir, com eficiencia, de seus programas de trabalho.
3.2.2 Descentralizac;:ao
Recomenda-se prudencia ao aplicar esse sistema. Se a centralizas;ao rgida pode ser desastrosa, a descentralizas;ao excessiva surtir efeitos iguais ou
ainda piores.
O bom senso indica que a descentralizas;ao deve ser estabelecida levando-se em consideras;ao as grandes reas de atividades de urna instituis;o.
Suponha-se urna empresa estruturada em departamentos como Produs;ao, Comercializas;ao e Transportes, alm dos rgaos de atividades-meio ou
administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisoes
ejou ses;oes. Urna vez constatada~ necessidade da descentralizas;ao para facilitar o fluxo de inforrnas;oes, esta dever ser aplicada em nvel de departamento,
isto , dever ser mantido um arquivo junto a cada departamento, onde estarao reunidos todos os documentos de sua rea de atus;o, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisoes e ses;oes que o compoem. Para completar o sistema. dever ser mantido tambm um arquivo para a documentas;ao dos
rgaos administrativos.
A descentralizas;ao dos arquivos correntes obedece basicamente a dois
critrios:
o ceno;alizas;ao das atividades de controle (protocolo) e descentralizas;o dos
arquiVos;
o descentralizas;o das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Q!Iando se fala em atividades de controle est-se referindo aquelas
exercidas em geral pelos rgos de protocolo e comunicas;oes, isto : rece-
bimento, registro, classificas;o, distribuis;o, movimentas;o e expedis;o
dos documentos correntes.
39
CentralizafO das atividades de controle (protocolo) descentralizafiiO

dos arquivos. Neste sistema, todo o controle da documentas;o feto pelo rgao central de protocolo e comunicas;oes, e os arquivos so localizados junto
aos rgaos responsveis pela execuc;:ao de programas especiais ou funs;oes especficas, ou ainda junto as unidades administrativas localizadas em reas fisicamente distantes dos rgos a que esto subordinadas.
Q!Iando o volume de documentos reduzido, cada rgao dever designar um de seus funcionrios para responder pelo arquivo entregue a sua guarda e por todas as operas:oes de arquivamento decorrentes, tais como abertura
de dossies, controle de emprstimo, preparo para transferencia etc.
Se a massa docu~ental for muito grande, aconselhvel que o rgo
cante com um ou mais arquivistas ou tcnicos de arquivo em seu quadro de
pessoal para responder pelos arquivos.
A esses arquivos descentralizados denomina-se ndeos de arquivo ou arquivos setoriais.
DescentralizafiO das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Este sistema s dever ser adotado quando puder substituir com vant,agens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar nao somente os arquivos, como as
demais atividades de controle j mencionadas anteriormente, isto , os arquivos setoriais encarregar-se-o, alm do arquivamento propriamente dito, do registro, da classificas:ao, da tramitas;ao dos documentos etc.
Nesse caso, o rgo de protocolo e comunicas:oes, que tambm deve integrar o sistema. funciona como agente de receps:o e de expedis:ao, mas apenas no que se refere a coleta e a distribuis:ao da correspondencia externa. Nao
raro, alm dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentas:o administrativa da instituis:o.
A ops:ao pela centralizas;ao ou descentralizas:ao nao deve ser estabelecida
ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critrios
tcnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituis;ao a qual o arquivo
ir servir, suas atividades, seus tipos e vohime de documentos, a localizas:o fsica de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definis:o da melhor poltica a ser adotada.
J
)
40

ORGANIZAQAO E ADMINISTflAQAO DE ARQUIVOS
41
3.2.3 Coordena~ao
PATRIMONIO
1
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, seguram;:a e eficiencia imprescindvel a cria~ao de urna COORDENAc;AO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercer fun~oes normativas,
orientadoras e controladoras.
A coordena~ao ter por atribui~oes: prestar assistencia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a
manter a unidade de opera~ao e eficiencia do servi~o dos arquivos setoriais;
determinar normas especficas de opera~ao, a fnn de atender as peculiaridades
de cada arquivo setorial; promover a organiza~o ou reorganiza~ao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficiencia e a unidade de execu~ao de servi~o;
promover reunioes peridicas coro os encarregados dos arquivos setoriais para
exame, debate e instru~oes sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
Essa coordena~ao poder constituir-se em um rgao da administra~ao
ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda institui~ao,
seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos corn:ntes, dever. contar
sempre coro um arquivo permanente; centralizado, tambm chamado de arquivo de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes constitudo de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais
ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENA<;AO DO SISTEMA
seja urna de suas principais atribui~oes, a fim de que os documentos, ao Ihe serem entregues para guarda permanente, estejam ordenados e preservados dentro
dos padroes tcnicos de unidade e uniformidade exigidos pela arquivologia.
3.3 Esco/ha de mtodos de arquivamento

A importancia das etapas de leirantamento e anlise se faz sentir de
modo mareante no momento em que o especialista escolhe os mtodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documenta~ao corrente.
N a verdade, dificilmente se emprega um nico mtod~, pois h documentos que devem ser ordenados pelo assunto, nome, local, data ou nmero.
..
~ntretanto: coro base na anlise cuidadosa das atividades da institui~o,
~Iada a o~serva~o de como os documentos sao solicitados ao arquivo, possivel defmu-se qual o mtodo principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:
l ...
;;.
Brasilia
Rio de Janeiro
Sao Paulo
PESSOAL
ADMISSAO
1
1
1
1
Aguiar, Celso [
Bareta, Haydf
Borges, Francifco
Cardoso, Jur~dir
Castro, Lcia 1
Paes, Oswaldol
Paiva, Ernesto
Sllos, Zilda
Silva, Ana Mafia
1
DEMISSAO
FOLHAS DE PAGfmNTO
jan. a jul. de 1?80

ago. a dez. de l980
jan. a jul. de 1?81
1
PROMOc;AO
Supondo-se que
~sse esquema tenha sido elaborado observando-se as
considera~oes assinaladaS anteriormente, verifica-se que o
arranjo principal
por assunto. No assunt~ Patrimonio encontra-se um arranjo secundrio, por
localidade (geogrfico). J~ no assunto Admisso tero-se um arranjo secundrio,
e~ ordem alfabtica, pdo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento
1 d'ariO,
. secun
. em o rd em cronol'og1ca.
.
encontra-se um arranJO
Como se ve, o m~todo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos gepgrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como
auxiliares.
Outras modalidad~s de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por
exemplo, a documenta~~o pode ser separada em dois grandes grupos: o de
projetos de fmanciamentp - ordenados e arquivados pelo nmero de controle
que Ihes atribudo ao d.arem entrada e que, da por diante, ir Ihes servir de
referencia - e o grupo cqnstitudo de todo o restante da documenta~io, ordenada por assuntos.
1
42
ORGANIZAQAO EADMINISTRAQAO DEARQUIVOS
3.4 Estabe/ecimento de normas de funcionamento

Para que os trabalhos nao sofram solu;:ao de continuidade e mantenham uniformidade de a;:ao imprescindvel que sejam estabelecidas normas
bsicas de funcionamento nao s do arquivo em seus diversos estgios de evolu;:ao, como tambm do protocolo, urna vez que esse servi;:o , na maioria das
vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de irnplanta;:ao,
irao, juntamente coro modelos e formulrios, retinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da institui;:ao.
Exemplos de retinas ou normas de trabalho poderao ser encontrados
no captulo 4, dedicado a gestao de documentos.
,.
.
..
43
At a dcada de 70 a forma;:ao profissional dos arquivistas vinha senda

feita atravs de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, pela Funda;:ao Getulio Vargas e por outras institui;:oes.
O valor e a importancia dos arquivos oficiais e empresarials, para a
adrninistra;:ao e para o conhecimento de nossa histria, passou a ser tambm
objeto de interesse do governo federaL Assim que, a 6 de mar;:o de 1972, o
Conselho Federal de Educa;:ao aprovou a cria;:ao do Curso Superior de Arquivos, e a 7 do mesmo mes aprovou o currculo do Curso de Arquivstica como
habilita;:ao profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi
institudo o Curso Superior de Arquivologia, coro dura;:ao de tres anos e, em
4 de julho de 1978, foi sancionada a Le n 6.546, regulamentada pelo Decreto n 82.590, de 6 de novembro do mesmo. ano, que dispoe sobre a regulamenta;:ao das profissoes de arquivista e tcnico de arquivo.
3.5 Recursos humanos
3.5.2 Atributos
3.5.1 Formagao e regulamentagao profissional
O arquivo possui, atualmente, importancia capital em todos os ramos
da atividade humana. No entanto, ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas encarregadas dos servi;:os de arquivamento, falta essa que ir influir, naturalmente, na vida da organiza;:ao.
Teoricamente, o arquivamento de papis um servi;:o simples. Na prtica, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos
e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classifica;:ao dos papis.
Urna das vantagens da tcnica de arquivo capacitar os responsveis
pelo arquivamento para um perfeito trabalho de sele;:ao dos documentos que
fazem parte de um acervo, ou seja, separa;:ao dos papis que possuem valor futuro, contendo informa;:oes valiosas, dos documentos inteis ..
Um servi;:o de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. a
memria viva da institui;:ao, fonte e base de informa;:oes; oferece pravas das
atividades institucionais; aproveita experiencias anteriores, o que evita a repeti;:ao, simplifica e racionaliZa o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, torna-se necessria a prepara~ao de
pessoal especializado nas tcnicas de arquivo.
"Em questao de arquivo, a experiencia nao substitu a instru;:ao, pois 10
anos de prtica podem significar 10 anos de arquivamento errado e intil",
afirma a prot:~ Ignez B. C. D'Arajo.
Para o boro desempenho das fun;:oes dos profissionais de arquivo, sao

necessrias, alm de um perfeito conhecimento da organiza;:ao da institui;:ao
em que se trabalha e dos sistemas de .arquivamento, as seguintes caractersticas:
sade, habilidade em lidar coro o pblico, esprito metdico, discernimento,
paciencia, imagina;:ao, a~en;:ao, poder de anlise e de crtica, poder de sntese,
discri;:ao, honestidade, esprito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
3.6 Esco/ha das insta/ar;oes e equipamentos

L
De igual importancia para o boro desempenho das atividades de arquivo a escolha do local adequado, quer pelas condi;:oes fsicas que apresente ilumina;:ao, lirnpeza, ndices de urnidade, temperatura -, quer pela extensao
de sua rea, capaz de conter o acervo e permitir amplia;:oes futuras.
Michel Duchein, especialista em instala;:oes de arquivos e inspetor-geral
dos Arquivos da Fran;:a, tero vrios livros e artigos publjcados sobre a matria,
os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam coro problemas de constru;:ao ou adapta<;ao de locais destinados a guarda de documentos.
A lista dessas publica;:oes e de outras sobre a matria encontra-se na bibliografia ao final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento dever merecer
a aten~ao daqueles que estao envolvidos coro a organiza;:ao dos arquivos.
Considera-se equipamento o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensveis a realiza;:ao do trabalho arquivstico.
,-..~~RM:1o~
44
l ......./
45
ORGANIZACAO E ADMINIST~ACAO DE ARQUIVOS
Figura 2
3.6.1 Material de consumo

'
Material de consumo aquele que sofre desgaste a curro ou mdio prazos. Sao as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserc;:ao e outros.
'~
~~
t
J:'
/!
],
~
11\
ij
w
\"-""
tl1
FICHA um retangulo de carrolina, grande ou pequeno, liso ou pautado,

onde se registra urna informac;:o. As dimenses variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
GUIA DIVISRIA - um retingulo de cartao resistente que serve para separar as
partes ou sec;:es dos arquivos ou fichrios, reunindo em grupos as respectivas
fichas ou pastas. Sua finalidade facilitar a busca dos documentos e o seu
rearquivamento.
Nota;:ao
alfabtica
1
1
1
1
PROJE<;AO - a saliencia na parte superior da guia. Pode ser recortada no prprio cartao, ou nele ser aplicada, senda ento de celulide ou de metal.
A abertura na projec;:ao que recebe a tira de inserc;:ao chama-se janela.

p; i!
Nota;:ao
alfanumrica
No estudo das guias divisrias distinguem-se diversos elementos relacionados com sua finalidade e func;:es, conforme veremos em seguida.
\_,
Nota;:ao
numrica
w
\._
100-E
100
A notac;:ao pode Sfr ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o incio da sec;:ao e fechada quando ini:lica o principio e o fim (figura 3).
a saliencia, na parte inferior da guia, onde h um orificio chamada

agaveta (figura 1).
Figura 3
ilh. Por esse oriflcio passa urna vareta que prende as guias
Figura 1
11if
,_
Proje;:ao--t
\._
'~
~'
'~
'-'
llh
Nota;:ao
aberta
Notacao
fechada
+---- P
'~
,_
'-"
~'
NoTA<;Ao - a inscric;:o feta na projec;:o, podendo ser alfabtica, numrica

ou alfanumrica (figura 2).
Posi<;Ao - E o local que :a projec;:ao ocupa ao longo da guia. O comprimento

pode corresponder a me*de da guia, a um terc;:o, um quarto ou um quinto_
Da a denominac;:ao: prim'eira posic;:ao, segunda posic;:ao, terceira posic;:ao, quarta posic;:ao, quinta posic;:ao (figuras 4 e 5).
1
'
46
Figura 4
47
O que indica se uma guia prirnria, secundria, subsidiria ou especial a notac;iio e nao a projec;ao. O ideal seria que as guias prirnrias estivessem sempre ero prirneira posic;ao, as secundrias ero segunda posic;ao e assirn
por diante (figura 6).
Figura 6
Primelra
posi9o
Terceira
posi9ao
Segunda
posil;:o
Guia
primria
Figura 5
Guia
secundria
Guia
subsidiria
Especial
GuiA-FORA - a que tero como notac;iio a palavra FORA e indica a ausencia de

uma pasta do arquivo (figura 7).
Figura 7
Trs posi96es conjuntas
Cinco posiQoes conjuntas
FORA
Qpanto asua fimrio, a guia pode ser ainda:

o primria - indica .a primeira divisao de uma gaveta ou sec;ao de uro ar-
quivo;
o secundria - indica uma subdivisao da prirnria; ,
o suhsidiria - indica uma subdivisao da secundria;
o especial - indica a localizac;ao de uro nome ou assunto de grande fre.
qencia.
.1
TIRA DE INSERc;:AO - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada,

onde se escrevem as notac;oes. Tais tiras sao inseridas nas projec;oes da5 pastas
ou gu1as.
48
ARQU/VO: TEORIA E PRTICA
PASfA- urna folha de papelao resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que

serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto,
isto , lisa, ou ter projec;:ao (figura 8). Elas se dividem ero:
49
ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE AROUIVOS
Recomenda-se ainda que a escolha do equiparnento seja precedida de

pesquisa junto as fmhas especializadas, urna vez que constantemente sao
lanc;:adas no mercado Aovas linhas de fabricac;:ao. As mais tradicionais sao os
arquivos, fichrios, ca~as de transferencia, boxes, armrios de ac;:o etc. As mais
recentes sao os arquivbs e fichrios rotativos eletromecanicos e eletronicos,
bem como as estantes qeslizantes.
1
o individual ou pessoal- ande se guardarn documentos referentes a uro assunto ou pessoa ero ordem cronolgica;
o misceldnea - onde se guardarn documentos referentes a diversos assuntos

ou diversas pessoas ero ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenac;:ao cronolgica (figura 8).
Figura 8
ARMMuo DE ACO - uln mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos ou volumes encad'ernados .
.ARQUNO - Mvel de aJo ou de madeira, coro duas, tres, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de dive~sas dimensoes, onde sao guardados os documentos .
.ARQ_uwo DE FOLE - ub arquivo de transic;:ao entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentps erarn guardados horizontalmente, em pastas coro
subdivisoes, e carregado~ verticalmente.
.ARQUNOS HORIZONTAJS ~GOS- Pombal (ero forma de escaninhos) e sargento
(tubos metlicos usacoslpelo Exrcito ero campanha).
Box - Pequeno fichrio\ que se coloca nas mesas. usado para lembretes.
CAJXA DE TRANSFERENCIA!- Caixa de ac;:o ou papelao, usada especialmente nos
arquivos permanentes. \
EsTANTE - Mvel abertd, coro prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes,
onde sao colocadas as ;~ixas de transferencia. Modernamente, utilizada para
arquivos correntes, empiegando-se pastas suspensas laterais.
FICHRIO - uro mvel de ac;:o prprio para fichas, coro urna, duas, tres ou
quatro gavetas, ou conju~ado coro gavetas para fichas e documentos.
FICHRIO HORIZONTAL - 4lquele em que as fichas sao guardadas ero posic;:ao horizontal, urnas sobre as ~utras - modelo KARDEX. As fichas sao fixadas por
meio de bastoes metlic~s presos as gavetas. De~sa disposic;:ao das bastes resulta
que a primeira ficha pre~a, a partir do fundo, 1 ficar inteirarnente visveL deixando que da imediatanlente inferior aparec;:a ,urna faixa correspondente a dimensao da barra, e assinJ sucessivamente, lembrando o aspecto de urna esteira
- "arquivo-esteirinha".
faixas que aparecem funcionam como verdadeiras
projec;:oes, nas quais sao ~eitas as notac;:oes.
FICHRIO VERTICAL - Aqu~le em que as fichas sao guardadas em posic;:ii.o vertical, urnas atrs das outra:s, geralmente separadas por guias. o modelo mais
usado por ser mais econmico. As gavetas ou bandejas comportam grande nmero de fichas.
'
1
Com projel(ao
Lisa ou corrida
3.6.2 Material permanente

'~
~
'--j
,,.1
~'
:1
;,..-
"'-
1
1i
O material permanente aquele que tero grande durac;:ao e pode ser utilizado vrias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar ero con,ta os seguintes requisitos:
1
o economa de espac;:o (aproveitarnento mximo do mvel e mnimo de dependencia);

o conveniencia do servic;:o (arrumac;:ao racional);
o capacidade de expansao (previsao de atendimento a novas necessidades);
O invulnerabilidade (seguranc;:a);
o distinc;:1io (condic;:oes estticas);
o resistencia (conservac;:1io).
J\s
1
50
SUPORTE - Anna;ao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos,
servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas.
3. 7 Constitui9o de arquivos intermedirios e permanentes

Toda organiza;ao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou
grande portes, acumula atravs dos tempos um acervo documental que, mesroo depois de passar por fases de anlise, avalia;ao e sele;ao rigorosas, deve ser
preservado, seja para fms administrativos e fiscais, seja por exigencias legais,
ou ainda por questoes meramente histricas.
Nenhum plano de arquivo estara completo se nao previsse a constitui~ao do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Q!.anto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s deverao ser
criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.
Em geral, existem em ambito governamental, em face do grande volume de documenta~ao oficial e de sua descentraliza~ao fisica.
As entidades e empresas de carter privado dificilrnente necessitam desse
organismo, salvo no caso de institui~oes de grande porte, coro filiais, escritrios, representa~oes ou similares, dispersos geograficamente e detentares de
grande volume de documenta;ao.
3.7.1 Recursos financeiros

Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis nio apenas para instala;iio dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuten~o.
Nem sempre os responsveis pelos servi;os pblicos ou dirigentes de

empresas co"mpreendem a importancia dos arquivos e adrnitem as despesas, algumas vezes elevadas, concementes a tais servi;os. Torna-se necessria, ento,
urna campanha de esclarecimento no sentido de sensibiliz-los.
3.7.2 Elaborayo do projeto de arquivo

Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em conde elaborar o projeto de organiza~ao, a ser dividido ero tres partes. A
primeira constar de urna sntese da situac;ao real encontrada. A segunda, de
di~oes
J'
ORGANIZACAO E ADMINISTRACAO DE ARQUIVOS
51
anlise e diagnstico da situa~ao. A terceira ser o plano propriamente dito,

contendo as prescri~oes, recomendac;oes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implanta;ao.
3.8 Jmp/anta9o e acompanhamento. Manuais de arquivo

Recomenda-se que a :fuse de implanta~ao seja precedida de urna campanha de sensibilizac;ao que atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos.
Esta campanha, feta por meio de palestras e reunioes, objetiva informar as altera;oes a serem introduzidas nas rotinas de servi~o e solicitar a coopera~ao de todos, numa tentativa de neutralizar as resistencias naturais que
sempre ocorrem ao se tentar modificar o status quo administrativo de urna organiza;ao.
.
Parelelamente a campanha de sensibiliza~ao deve-se promover o tremamento nao s do pessoal diretamente envolvido na execu~ao das tarefas e fun;5es previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarao dos servic;os de arquivo, ou de cuja atua~ao depender, em grande parte, o exito desses
servi~os.
implant~;ao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fun de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissoes que venham a
o correr.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos -verificar se as
normas, rotinas, modelos e formulrios atendem as necessidades -, que dever ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho
de organiza~ao. Nele ficain registrados os procedimentos e instru~oes que irao
garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade
do trabalho atravs dos tempos.
Seria impossvel estabelecer padrees rgidos para a elabora~ao dos manuais, urna vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituic;oes a que
se referem. Entretanto, a experiencia nos permite indicar, em linhas gerais, os
elementos que devem constituir os manuais de arquivo. Sao eles:
o apresenta~ao, objetivos e abrangencia do manual;
o informa;oes sobre os arquivos da institui~ao, suas finalidades e responsabilidades; sua intera~ao e subordina~ao;
o organogramas e fluxogramas;
o conceitos gerais de arquivo, defmic;ao das opera~oes de arquivamento; terminologa;
.\
52
ARQUIVO: TEORJA E PRTICA
o detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados;

plano de classifica~ao de documentos com seus respectivos cdigos e ndices;
O tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem
ser apresentadas em separado.
Por ser o arquivo urna atividade dinfunica, o manual dever ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender as altera~oes que surgirem em
decorrencia da evolw;:ao da prpria institui_;:ao.
CAPTULO 4
GES~AO DE DOCUMENTOS
1
h~manidade
Assim como a
vem evoluindo tcnica, cientfica e culturalmente atravs dos sculbs, tambm o conceito de arquivos sofre modifica_;:oes
para atender aos desafi~s de um mundo em mudan_;:as.
Na antigidade, tomo observamos no captulo 2, prevaleca o conceito
legal dos arquivos. Os documentos serviam para estabelecer ou reivindicar dire1tos.
Em meados do sculo XIX come_;:a a desabrochar um crescente interesse
pelo valor histrico do~ arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria. O ~abalho dos arquivistas da poca se concentra, basicamente, na organiza~o e\ utiliza~_;:ao dos acervos dos arquivos.
Em meados do s~culo XX, principalmente a partir da II Guerra Mundial, em decorrencia do[ progresso cientfico e tecnolgico alcan_;:ado pela humanidade, a produ_;:ao 4e document~s cresceu a nveis tao elevados que superou a capacidade de co~trole e organiza_;:ao das institui_;:oes, as quais se viram
for_;:adas a buscar nova~ solu~oes para gerir as grandes massas documentais
.
acumul ad as nos arqmvo~.
Neste ambiente, s~rgiu nao apenas a teoria das tres idades dos arquivos,
mencionada no captulol2, como o novo conceito de gestao de documentos.
"Considera-se gestao de documentos o conjunto de procedimentos e
opera_;:oes tcnicas refere~tes a sua produ_;:ao, tramita_;:ao, uso, avalia_;:ao e arquivamento em fase correnfe e intermediria, visando a sua elimina_;:ao ou recolhimento para guarda pehnanente" (Lei Federal n 8.159, de 8-1-1991).
Desta conceitua~_;:ap podemos destacar as tres fases bsicas da gestao de
documentos: a produ~_;:aoj a utiliza~_;:ao e a destina~_;:ao.
1
1
1
54
ARQUIVO: TEORIA E PRATICA
Produro de documentos: refere-se
a elab9ra~ao dos documentos em de-
correncia das atividades de um rgao ou setor. Nesta fase, o arquivista deve

contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais a administra~ao da institui~ao e evitadas duplica~ao e emissao de vias desnecessrias; propor consolida~ao de atas normativos alterados ou atualizados com certa freqencia, visando a perfeita compreensao e interpreta~ao dos textos; sugerir
cria~ao ou extin~ao de modelos e formulrios; apresentar estudos sobre a adequa~ao e o melhor aproveitamento de recursos reprogrficos e infOrmticos;
contribuir para a difusao de normas e informa~oes necessrias ao bom desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos; participar da sele~ao dos recursos humanos que deverao desempenhar tarefas
arquiVsticas e afins. Em resumo, a gestao de documentos assumiu nas institui~oes papel tao relevante quanto a gestao de materiais e de recursos humanos,
embora ainda nao seja assirn reconhecido.
Utilizaro de documentos: esta fase inclu as atividades de protocolo
(recebirnento, classifica~ao, registro, distribui~o, trarnita~ao), de expedi~ao, de
organiza~ao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria,
bem como a elabora~ao de normas de acesso a documenta~ao (emprstimo,
consulta) e a recupera~ao de informa~oes, indispensveis ao desenvolvimento
de fun~oes administrativas, tcnicas ou cientficas das institui~oes.
Avaliaro e destinaro de documentos: talvez a mais complexa das tres
fases da gestao de documentos, se desenvolve mediante a anlise e avalia~ao
dos documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos
de guarda, determinando quais serao objeto de arquivamento permanente e
quais deverao ser eliminados por terem perdido seu valor de prava e de informa~ao para a institui~ao.
1. Arquivos .correntes
Conforme j se defmiu no captulo 2, os arquivos correntes sao copstitudos de documentos em curso ou freqentemente cnsultados como ponto
de partida ou prosseguirnento de planos, para fins de controle, para tomada
de decisoe5 das administra~oes etc.
No cumprirnento de suas fun~oes, os arquivos correntes muitas vezes

respondem ainda pelas atividades de recebirnento, registro, distribui~ao, movimenta~ao e expedi~ao dos documentos correntes. Por isso, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das institui~oes a designa~o de rgaos de
Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunica~ao ou outra denornina~ao similar.
55.
GESTO DE DOCUMENTOS
Embora as atividades de protocolo, expedi~ao e arquivo corrente sejam

distintas, o ideal que funcionem de forma integrada, com vistas a racionaliza~ao de tarefas comuns.
Assirn, devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, julgou-se oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes:
l.
2.
3.
4.
5.
Protocolo, incluindo recebimento e classifica~ao, registro e movimenta~o

Expedi~ao
Arquivamento - o arquivo propriamente dito

Emprstimo e consulta
Destina~ao
1. 1 Protocolo
~5es
No que se refere as retinas, poder-se-ia adatar as seguintes, com alteraindicadas para cada caso:
1.1.1 Recebimento e classifica9ao
Passos
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
Rotinas
Receber a correspondencia (malotes, balcao, ECT)
Separar a correspondencia oficial da particular (ver se~iio Correspondencia, sua classifica~iio e caracterizac;iio a p. 31)
Distribuir a correspondencia particular
Separar a correspondencia ofici.al de carter ostensivo da de carter sigiloso
Encaminhar a correspondencia sigilosa aos respectivos destinatrios
Abrir a correspondencia ostensiva
Tomar conhecimento da correspondencia pela leitura, verificando a existencia de antecedentes
Requsitar .ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes nao estiverem no
Arquivo, o Setor de Registro e Movimentac;iio informar onde se encontram e os solicitar para ser feta a juntada
1
Interpretar e classificar a correspondencia, com base no cdigo de assuntos
adotado, se for o caso
Apor carimbo de protocolo - numeradorjdatador, sempre que possve~
no canto superior direito do documento (figura 9)
Anotar abaixo do nmero e da data a primeira distribui~iio e o cdigo de
assunto, se for o caso
Elaborar o resumo do assunto a ser lanc;ado na ficha de protocolo
Encaminhar os papis ao Setor de Registro e Movimenta~o
.1
56
ARQIJ/VO: TEORIA E PR TI CA
57
GESTAD DE DOCUMENTOS.
Figura 9
Carimbo de protocolo
1
r
.1
DD
DESTINO:
CDIGO:
::::>
en
~
oo
o
C!l
Ci
'()
L
5
-w
a..
en
w
'
::;;
w
C!l
oco
w
1
1
<(
~
0:
zw
1.1.2 Registro e movimenta9ao

Este setor funciona como um centro de distribui~ao e redistribui~ao de
documentos. Suas atribui~oes podem ser assim descritas:
9
o
!L
oo
1f
f--
Lu
ii
::;;
i
w
u
w
::::>
0:
o
oo
:;<(
o
Passos
1
~
~~
2
'--"
e~
-~
'"-
J
:
li
"'-'
1!
:
1
/
4
5
6
Rotinas
Preparar a ficha de protocolo, em duas vas, anotando: nmero de protocolo; data de entrada; procedencia, espcie, nmero e data do documento; cdigo e resumo do assunto; primeira distribui~iio (figura lO)
Anexar a segunda va da ficha* ao documento, encaminhando-o ao seu
destino, juntamente com os antecedentes, aps o registro e as anota~6es
pertinentes nas respectivas fichas, se for o caso
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedencia e assunto, rearquivando-as em seguida (figuras 11 e 12)
Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numrica
Re~eber dos vrios setores os documentos a serem redistribudos; anotar
nas respectivas fichas (numricas) o novo destino
Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acorde com despacho de autoridade competente
<;
;
o_,
o
u.
trole no ambito desse rgao, e ser novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro rgao, devendo essa passagem ser feita por interm~dio do Setor de Registro e
Movimenta~o, que o redistribuir.
-------~--------------~-
o
5
[5
ow
<(
:e
oc"'
<(
z
olU
z
u ::::>
O en
o: en
!L <(
* Essa ficha ser retirada no rgiio a que o documento ~ destinado pelo responsvel pelo con-
o0:
a..
w
o<(
ti
::;;
u
Ci
:'!-
g,
tl,
en
>
C!l
u.
Figura 11
(]1
CXl
Ficha deprocedenda
PROCED~NCIA:
Documento
Esp. e n2
N
Protocolo
ASSUNTO
Data
-
1
)>
JJ
<
!?
-1
JJ
5>
m
JJ
)>
Gl
Figura 12
Ficha de assunto
~
D
m
D
CDIGO:
oC1
ASSUNTO:
Documento
Esp. e n
N
Protocolo
PROCEDONCIA
Data
--
en
---------------
(]1
(O
"-;
.
1'
60
ARQU/VO: TE ORlA E PRTICA
1.2. Expedi9o
Em geral sao adotadas as seguintes rotinas:
"-
Rotinas
Passos
'~
2
3
4
5
6
Receber a correspondencia (original, envelope e cpias em quantidades a serem determinadas)*

Verificar se nao faltam folhas ou anexos
Numerar e completar a data, no original e nas cpias
Separar o original das cpias
Expedir o original, com os anexos se for o caso, pela ECT, malotes ou
emmaos
Enc~ar as cpias, acompanhadas dos antecedentes que !hes deram on~em, ao setor de arquivamento, isto , ao Arquivo propriamente drto
dos documentos a senJ,m classificados. Cada ramo de atividade exige um mtodo diferente, adequad~ as suas finalidades. Da o problema dificil, quando se
quer organizar um ar4uivo, da escolha de um mtodo ideal de classifica~ao
para que a finalidade ~recpua do arquivo, que o acesso aos documentos, seja
plenamente atingida. 1
O mtodo de a~quivamento determinado pela natureza dos documentos a serem arquivadose pela estrutura da entidade.
Pode-se dividir ~s mtodos de arquivamento em duas classes:
11
Alfabtico
Geogrfico \
Numricos
de cpias para consulta imediata deveriio

prepar-las em papel de cor diferente. Estas cpias !hes serao restituldas aps a expedi~o.
1
1
1 {Alfabticos
~~!:::~os\
.
i Numricos
:g. comum enfatizar-se as
atividades de arquivamento num programa de

.
gestao de documentos.
Sem dvida, trata-se de urna tarefa arquivstica da maior importancia
urna v~ que, como j vimos, a fun~ao primordial dos arquivos disponibili~
zar as mforma~oes contidas nos documentos para a tomada de decisao e comprova~ao de direitos e obriga~oes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.
Mais i~portante, pois, do que guardar (arquivar) achar, rapidamente
(recuperar as mforma~oes), no momento desejado.
. Para se alcan~ar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir, os princip~I~ mtodos de ar:rtivamento ~tilizados para a organiza~ao dos acenros arquivtsttcos, as opera~oes desenvolvidas na fase do arquivamento, as rotinas e fin~ente, os critrios e procedimentos adotados no cumprimento da fu:~ao
mats nobre dos arquivos: sua utiliza~ao, mediante emprstimo e consulta.
1.3.1 Mtodos de arquivamento
A tar~fa de classificar documentos para um arquivo exige do classificador conhecrment~s nao s da administra~ii.o a que serve, como da natureza
1
1
cole~o
1.3 Arquivamento
Simples
Cronolgico
{ Dgito-terminal
Bsicos
* Os rgaos que desejarem manter urna
61
GESTAO DE DOCUMENTOS
Padronizados
Enciclopdico
{ Dicionrio
Duplex
{
Decimal
Unitermo ou Indexa~ao coordenada
~::;~tico
Sound~
Mnem0nico
, Rdoneo 1
d .
d .
d"
. d'
Estes meto os pe):tencem a 01s gran es sistemas: ueto e m treta.
Sistema direto \aquele em que a busca do documento feita diretamente no local ande se bcha guardado.
Sistema indireto ~ aquele em que, para se localizar o documento, pre1
ciso antes consultar um ndice ou um cdigo.
O mtodo alfanutnrico - combina~ao de letras e nmeros - nao se inclu nas dasses de mto~os bsicos e padronizados e considerado do sistema
. . d"ueto.
semi-m
1
Qyando se trata de planejar a organiza~ao de um arquivo ou fichrio,
os elementos constantes;, de um documento a considerar sao: nome (do reme1
62
tente, do destinatrio, ou da pessoa a quem se refere o documento); local., nmero, dat:Jl e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais
freqentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou arquivos em:
a)
b)
e)
d)
ordem alfabtica;
ordem geogrfica;
ordem numrica (simples ou cronolgica);
ordem de assunto.
Com referencia a ordem numrica, a data geralmente precedida por

nmero de ordem, como tambm pode ser considerada elemento subsidirio
nas outras ordenac;:ies.
Mtodos bsicos
Mtodo alfabtico. o mais simples, desde que o elemento principal
a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feta
diretamente, nao senda necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas sao dispostas na
ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetac;:ao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras.
As notac;:ies nas guias podem ser abertas ou fechadas, conforme indiquem o limite inicial ou os limites inicial e final. Notac;:ies simples abertas:
A, E, e; Al?, Ac etc.; notac;:ies compostas ou fechadas: Aa-M Am-Az etc.
H colec;:ies alfabticas de guias, variando seu nmero de acordo com o
maior ou menor detalhe na divisao alfabtica, o que ser determinado em
func;:ao da quantidade de documentos ou fichas que se tenha que guardar.
Alm das pastas indlviduais - urna para cada pessoa ou entidade - devem ser preparadas as pastas miscelnea. Estas pastas destinam-se a guardar documentos referentes a diversos correspondentes eventuais, que, porl serem poucos (de urna a no mximo cinco unidades para cada correspondente), nao
justificam a abertura de urna pasta individual. A ficarao os documentos, acumulando, at que se torne necessria a abertura de pasta individual. As pastas
miscelanea levam no~c;:ies iguais as das guias e podem ser arquivadas antes ou
depois das pastas individuais. Sua ordenac;:ao interna dever obedecer primeiramente a ordem alfabtica e, dentro desta, _a cronolgica.
Vantagens do mtodo al1ilbtico: rpido, direto, fcil e barato.
63
~-
Desvantagens: os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao
cansac;:o visual e a variedade de grafa dos nemes.
Regras de alfabeta90. O arquivamento de nemes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetac;:ao, e que sao as seguintes:
1. Nos nemes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o
prenome.
Exemplo: Joao Barbosa
Pedro Alvares Cabral
Paulo Santos
Maria Lusa Vasconcelos
Arquivam-se: Barbosa, Joao

Cabral, Pedro Alvares
Santos, Paulo
Vasconcelos, Maria Lusa
Obs.: Qgando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do
prenome.
Exemplo: Anbal Teixeira
Marilda Teixeira
P~ulo Teixeira
Vtor Teixeira
Arquivam-se: Teixeira, Anbal

Teixeira, Marilda
Teixeira, Paulo
Teixeira, Vtor
2. Soprenomes compo~tos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen nao se separam.
Exemplo:
Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde
Heitor Villa-Lobos
Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo
Villa-Lobos, Heitor
64
3. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou Sao seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.
Exemplo: Waldemar Santa Rita
Luciano Santo Cristo
Carlos Sao Paulo
Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar
Santo Cristo, Luciano
Sao Paulo, Carlos
65
GESTi\0 DE DOCUMENTOS
Arquivam-se: Alm~ida Filho, Antonio

Ribeiro Jnior, Paulo
Vascncelos Sobrinho,Joaquim
Vian~ Neto, Henrique
1
1
Obs.: Os graus de paren~esco s serao considerados na alfabeta~ao quando

servirem de elemento de distin~ao.
Exemplo: Jorge deiAbreu Sobrinho

Jorge de!Abreu Neto
Jorge deiAbreu Filho
4. As iniciais abreviativas de prenomes tem precedencia na classifica~ao de sobrenomes iguais.
.Exemplo:
Arquivam-se: Abreb. Filho, Jorge de

Abre~ Neto, Jorge de
Abreu Sobrinho,Jorge de
J. Vieira
Jonas Vieira
Jos Vieira
Arquivam-se: Vieira, J.
Vieira, Jonas
Vieira, Jos
5. Os artigos e preposi~oes, tais como a, o, de, d~ da, do, e, um, uma, nao sao
considerados (ver tambm regra n 9).
Exemplo: Pedro de Almeida
Ricardo d'Andrade
Lcia da Gimara
Arnaldo do Cauto
'~
Arquivam-se: Almeida, Pedro de

Andrade, Ricardo d'
C:imara, Lcia da
Cauto, Arnaldo do
6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior,
Neto, Sobrinho sao considerados parte integrante do ltimo sohrenome,
mas nao sao considerados na ordena~ao alfabtica.
Exemplo: Antonio Almeida Filho
Paulo Ribeiro Jnior
Joaquim Vasconcelos Sobrinho
Henrique Viana Neto
7 Os ttulos nao sao conslderados na

completo, entre parentes:es.
alfabeta~ao. Sao colocados aps o nome
Exemplo: Ministro! Mil ton Campos

Professot Andr Ferreira
General Paulo Pereira
Dr. Pedr9 Teixeira
1
Arquivam-se:
Cam~os, Milton (Ministro)

Ferreita, Andr (Professor)
Pereir~, Paulo (General)
TeixeJa, Pedro (Dr.)
1
1
1
8. Os nomes estrangeiros s~o considerados pelo ltimo sobrenome, salvo nos

casos de nomes ~spanh~ e orientais (ver tambm regras n"' 10 e 11).
!
Exemplos:
GeorgesiAubert
WinstoJ Churchill
Paul M4lle~
Jorge Schnudt
1
Arquivam-se: Auber~ Georges

Churchill, Winston
Mllei, Paul
Schmi~t, Jorge
1
66
9. & partculas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser consideradas.

O mais comum consider-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiscula.
Exemplo: Giulio di Capri
Esteban De Penedo
Charles Du Pont
John MacAdam
Gordon O'Brien
Arquivam-se: Capri, Giulio di
De Penedo, Esteban
Du Pont, Charles
MacAdam,John
O'Brien, Gordon
10. Os nomes espanhis sao registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de familia do pai.
Exemplo: Jos de Oviedo y Baos
Francisco de Pina de Mello
Angel del Arco y Molinerc;>
Antonio de los Ros
Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del
Oviedo y Baos, Jos de
Pina de Mello, Francisco de
Ros, Antonio de los
11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e rabes - sao registrados como
se apresentam.
Exemplo:
Embratel
lvaro Ramos & Cia.
Funda\=ao Getulio Vargas
A Colegial
The Library of Congress
Companhia Progresso Guanabara
Barbosa Santos Ltda.
Arquivam-se: lvaro Ramos & Cia.

Barbosa Santos Ltda.
Colegial (A)
Companhia Progresso Guanabara
Embratel
Funda\=ao Getulio Vargas
Library of Congress (The)
13. Nos ttulos de congressos, conferencias, reunioes, assemblias e assemelhados os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso deverao aparecer
no fim, entre parenb:;ses.
Exemplo: II Conferencia de Pintura Moderna
Qyinto Congresso de Geografia
32 Congresso de Geologa
Arquivam-se: Conferencia de Pintura Moderna (II)
Congresso de Geografia (Qyinto)
Congresso de Geologa (32)
Estas regr~s podem ser alteradas para melhor servir a organiza\=ao, d~sde
que o arquivista observe sempre o mesmo critrio e fa\=a as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.
Exemplo: Al Ben-Hur
Li Yutang
Exemplo: Jos Peregrino da Rocha Fagundes jnior

Jos Flix Alves Pacheco
Arquivam-se: Al Ben-Hur
LiYutang
Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos:
12. Os nomes de firmas, empresas, institui\=oes e rgaos governamentais devem

ser transcritos como se apresentam, nao se considerando, porm, para fins
de ordena\=ao, os artigos e preposi\=oes que os constituem. Admite-se, para
facilitar a ordena\=ao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parenteses aps o nome.
67
Peregrino Jnior, Jos

Flix Pacheco, Jos
Colocam-se remissivas em:
Fagunde; Jnior, Jos Peregrino da Rocha
Pacheco, Jos F~lix Alves
.1
68
Regras de ordena9a0. Para a ordena.;:ao dos itens pode-se adotar,

seja o critrio de letra por letra, seja o de palavra por palavra, consideradas
urna aps outra, na ordem em que aparecem no elemento a ordenar.
l. Letra por letra
Exemplo:
Monte Alegre
Monte Branco
Monteiro
Monte Mr
Montenegro
Monte Sinai
Monte Alegre
Monte Branco
Monte Mr
Monte Sinai
Monteiro
Montenegro
A escolha de um dos critrios implica a exdusao do outro.

Mtodo geogrfico. O mtodo geogrfico do sistema direto. A busca feta diretamente ao documento. Este mtodo preferido quando o principal elemento a ser considerado em um documento a PROCEDENCIA ou
LOCAL.
As melhores ordena~oes geogrficas sao:

o Nome do estado, cidade e correspondente.
Nome da cidade, estado e con:espondente.
69
GESTAD DE DOCUMENTOS
Exemplo:
Estado
Amazonas
2. Palavra por palavra

Exemplo:
Amazonas
i'
Cidade
Correspondente
1,
Manaus (capital)
Sobreira, Lufsa
ltacoatiara
Santos, Antonio J.
Ro de Janeiro (capital)
Rodrigues, lsa
Campos
Almelda, Jos de
Sao Paulo
Sao Paulo (capital)
Correa, Gilson
SaoPaulo
1
1
1
Lorena
Silva, Alberto
Ro de Janeiro
Rio de Janeiro
1
. . al
Nome da cidade, estado e correspondente. Qyando o prmcrp
elemento de identifica;:aJ a cidade e nao o. estado, deve-se observar a rigorosa
ordem alfabtica por cidJdes, niio havendo destaque para as capitais.
Exemplo:
!
1
1
Cidade
Campos
ltacoatiara
Estado
'
1
i
1
1
Lorena
Correspondente
Rio de Janeiro
Almeida, Jos de
Amazonas
Santos, Antonio J.
Sao Paulo
Silva, Alberto
Amazonas
Sobreira, Lufsa
Manaus
Rio de Janeiro
1
1
1
Ro de Janeiro
Rodrigues, lsa
SaoPaulo
Sao Paulo
Corrl:la, Gilson
Nesse caso nao !necessrio o emprego de guias divisrias correspondentes aos estados, pois ~ pastas sao guardadas em ordem alfabtica pela ciclade. imprescindvel, po~m, que as pastas tragam os nomes dos estados, em
segundo lugar, porque hl cidades com o mesmo nome em diferentes estados.
Exemplo:
BrasliJ (Distrito Federal)- Silva, Jackson

Brasilia' (Minas Gerais)- Leite, Edson
Itabaiaba (Paraba) - Santos, Therezinha
ltabai~a (Sergipe) - Souza, Lourdes da Costa e
1
Nome do estado, cidade e correspondente. Qyando se organiza

um arquivo por estados, as capitais devem ser alfhetadas em primeiro lugar,
por estado, independentemente da ordem alfabtica em rela~ao as demais cidades, que deverao estar dispostas aps as capitais.
Neste caso h necessidade de se utilizar guias divisrias com nota~oes
indicativas dos nomes dos estados.
i
1
Correspondencia com outros pases. Q!Iando se trata de correspondencia com outros p~ses, alfabeta-se em primeiro lugar o pas; seguido da
capital.e do correspone4te. As demais cidades seriio alfabetadas em oidem alfabtica, aps as respecti~s capitais dos pases a que se referem.
70
Exemplo:
Cidade
Correspondente
r-------------------T-------------------T--------Fran'<a
Paris (capital)
Lorena
Unesco
Vadim, Roger
Pereira, Jos
Portugal
Usboa (capital)
Coimbra
Portugal
Albuquerque, Maria
Porto
Ferreira, AntOnio
Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio.

Desvantagens: exige duas classifica;:5es -local e nome do correspondente.
Mtodos numricos. Qp.ando o principal elemento a ser considerado
em um documento o NMERO, a escolha deye recair sobre um dos seguintes mtodos: simples, cronolgi~o ou dgito-terminal.
Tais mtodoii sao indiretos, urna vez que, para se localizar um documento ou pasta, h que se recorrer a urn fndice alfabtico (em fichas), que fornecer o nmero sob o qual o documento ou pasta foram arquivados.
( 1
il
Exemplo:
Pafs
Fran'<aPortugal
M-1
M-1
M-1
M-1
Pedro Correa Filho

Carlos Sao Pedro
Lcia VIlla Verde
Oswaldo Paes
il
)1
No segundo caso, atribu-se a cada correspondente_ eventual um nmero prprio, precedido da letra Jvf_(de rniscehmea), arqu1vando-os nas pastas,
sem: considerar a ordena;:ao alfabet1ca.
Exemplo: M-1 Pedro Correa Filho
M-2 Carlos Sao Pedro
M-3 Lcia Villa Verde
.............................................
M-10 Oswaldo Paes

No primeiro caso, a nota<;ao das pastas miscelaneas seria M-1, M-2,
M-3 etc. e, no segundo caso, Ml-10, Mll-20, M21-30 etc. (figuras 13 e 14).
Figura 13
Primeiro caso
Figura 14
Segundo caso
A nurnera;:ao obedece semente aordena;:ao seqencial, embora a disposi;:ao flsica das pastas, nas gavetas ou estantes, possa apresentar peculiaridades
prprias a cada mtodo.
Mtodo numrico simples. O mtodo nmerico simples constitu-se

na atribui;:ao de um nmero a cada corresponden te ou cliente - pessoa flsica
ou jurdica -, obedecendo-se a ordem de entrada ou de registro, sem qualquer
preocupa;:ao com a ordena;:ao alfabtica, j que o mtodo exige um ndice alfabtico rernissivo (figuras 13 e 14).
Alm do registro (em livro ou fichas) das pastas ocupadas (figuras 15 e

16), a fim de se evitar que sejam abertas duas ou mais pastas com o mesmo
nmew, indispensvel urn fndice alfabtico, remissivo (figuras 17 e 18), em
~em o qual seria impossvel a localiza;:ao dos documentos.

.
Os cor.respondentes eventuais terao a sua documenta<;ao arquivada em
pastas miscelneas, que devem conter de 10 a 20 correspondentes cada urna.
As pastas rniscelaneas constituirao urna srie aparte, podendo a sua numera;:ao obedecer a dois critrios distintos.
fichas,
No primeiro, nurneram-se apenas as pastas, arquivando-se nelas os documentos dos correspondentes eventuais em ordem alfabtica, os quais receberao
o nmero da pasta.
Gavetas de arquivu ordenadas pelo mtodo numrico simples, induindo as sries

de pastas miscelaneas
72
73
Exemplo de Registro em fichas

Figura 15
Primeiro caso
Figura 16
Segundo caso
M1D0s~
M-1 Oswaldo Paes
J_
..................................
.............. !.................. ..
..................................
.. ............ .................. .
M-1 Lcia Villa Verde
M-3 ltCii f Villa
M-1 Carlos Sao Pedro
M-2 Carla , Sao Pedro
M-1 Pedro Correa Rlho
Correspondentes eventuais
M-1
l.
w~" 1 ~~ .. -.l
lr'-----'.1
Funda~iio
5 Oswaldo Peixoto
5 Oswaldo
4 Banco Nacional
4 Banco Na1 ional
3 Luiz Carlos Ribeiro
A,
2 Walter Rodrigues
'
Getulio Vargas
l=11nrl~r-;;r
1 Getulio Vargas
~elxoto
P~lo do C"'m
!
\ ____
"~===~' 1
(\
Rlho
Correspondentes eventuais
Correspondentes efetivos
_____.
Correspondentes efetivos
\'-----"'1
74
Exemplo de ndice alfabtico

Figura 17
Villa Verde, Lcia- M-1
Sao Pedro, Carlos- M-1
'
Rodrigues, Walter-2
Ribeiro, Luiz Carlos- 3
Peixoto, Oswaldo- 5
Paes, Oswaldo- M-1

Fundac;:ao Getullo Vargas- 6
Correa F~. Pedro- M-1
Castro, Paulo de -1
Banco Nacional- 4
la
Figura 18
Segundo caso
Villa Verde, Lcla- M-3
Sao Pedro, Carlos- M-2
'
j
Rodrigues, Walter-2
Ribeiro, Luiz Carlos- 3
Peixoto, Oswaldo- 5
'
Paes, Oswaldo-M-10
Fundac;:ao Getulio Vargas- 6
'
Correa ~. Pedro- M-1

Castro, Paulo de -1
BrA
Banco Nacional- 4
75
No mtodo numrico simples, pode-se aproveitar o nmero de urna

pasta que venha a vagar.
Por exemplo: em urna organizac;:ao existe urna pasta de n X, ande se
guarda a correspondencia de determinada firma. Por qualquer motivo a organizac;:ao termina suas relac;:oes comerciais com a referida fuma. Para que nao se
conserve urna pasta no arquivo corrente, sem utilidade, faz-se a transferencia
dos documentos - aps anlise e selec;:ao _: para o arquivo permanente, e aproveita-se o mesmo nmero coro um novo cliente. Qganto a ficha do ndice alfabtico, referente a primeira fuma, permanecer no fichrio acrescida de nova
indicac;:ao do lugar ande se encontra no arquivo permanente. O novo cliente,
que ocupa a pasta de n X, ter tambm urna ficha no ndice alfabtico em seu
respectivo lugar.
O mtodo numenco simples, fetas algumas adaptac;:oes, tem ampla:
aplicac;:ao nos arquivos especiais (discos, fotografas, filmes, fitas sonoras) e
especializados (projetos de engenharia, projetos de fmanciamento, pronturios
mdicos, cadastros de funcionrios).
Primeiro caso
'
GESTO DE DOCUMENTOS
Mtodo numrico cronolgico. Neste mtodo, alm da ordem numrica, tem-se de observar a data. Esta modalidade a adotada em quase todas
as repartic;:es pblicas.
Numera-se o documento e nao a pasta. O documento depois de autuado - colocado numa capa de cartolina, ande alm do nmero de protocolo
sao transcritas outras informac;:oes -'-, em geral, passa a ser denominado processo.
Ao planejar-se um modelo de ficha capaz de controlar o andamento
dos processos nas repartic;:oes, poder-se- indicar, mediante o desdobramento
da referida ficha, todos os elementos necessrios ao registro e a localizac;:ao desses documentos.
Assim, alm da ficha numrica, tambm chamada de ficha de protocolo, que o registro propriamente dito, ande ser indicada toda a movirnentac;:ao do documento ou processo, devem ser preparados ndices auxiliares (em
fichas) alfabtico-onomstico, de procedencia e de ass-qnto para facilitar a recuperac;:ao da documentac;:ao.
Neste captulo, nas figuras 10, 11 e 12, sao apresentados modelos de fichas adotados no mtodo cronolgico.
Nesse mtodo, quando se anula um registro, s se aproveita o nmero
se for na mesma data.
. o nico mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelnea, urna vez que cada documento recebe seu prprio nmero de registro,
constituindo-se num processo nico, ordenado em rigorosa ordem numrica.
hj
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76
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1-
~~
~
1
~
1
"--'
Vantagens do mtodo numrico cronolgico: maior grau de sigilo, menor possibilidade de erros por ser mais fcillidar coro nmeros do que coro letras.
Desvantagens: um mtodo indireto, abrigando duplicidade de pesquisa.
Dgito-terminal. Este mtodo surgiu em decorr~ncia da necessidade de

serem reduzidos erros no arquivamento de grande volume de documentos,
cujo elemento principal de identifica~ao o nmero. Entre as institui~oes de
grande porte que precisam arquivar parte considervel de seus documentos
por nmero podemos mencionar, entre outras, o INSS,- o Inamps, as companhias de seguros, os hospitais e os bancos.
Os documentos sao numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta urna peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos ero
tr~s grupos de dais dgitos cada um, sao !idos da direita para a esquerda, formando _pares.
Decompondo-se, por exemplo, o nmero 829.319, t~m-se os seguintes
grupos: 82-93-19.
Como a leitura feita sempre da direita para a esquerda, chama-se o
grupo 19 de primrio, o grupo 93 de secundrio e o grupo 82 de tercirio.
Q!lando o nmero for composto de menos de cinco dgitos, serao colocados zeros asua esquerda, para sua complementa~ao. Assim, o nmero 42.054
ser representado pelos grupos 04-20-54.
O arquivamento dos documentos, pastas ou fichas feto considerandose ero primeiro lugar o grupo primrio, seguindo-se o secundrio e fmalmente
o tercirio.
Assim, para se localizar a pasta 162.054 (16-20-54), o arquivista deve verificar, ero primeiro lugar, ande se encontram as pastas terminadas em 54; ero
seguida, localiza as pastas cujo grupo secundrio o nmero 20 e finalmente
'
'
a pasta desejada, de nmero 16.
Comparando-se a numera~ao dos mtodos numrico simples e dgitoterminal, tero-se a seguinte representa~ao:
Numrico simples
56.212
86.212
94.217
218.703
672.789
972.689
Dgito-terminal
21-87-03
05-62-12
08-62-12
09-42-17
97-26-89
67-27-89
Vtmtagens do mtodo digto-terminal redw;:ao de erras de arquivamento; rapidez na localizac;:ao e atquivamento, urna vez que trabalha com grupos de dais
dfgitos; expansio equifibrada do arquivo distribuido em tr~ grandes grupos;
possibilidades de divis~o eqitativa do trabalho entre os arquivistas.
Desvantagens: leitura riao-convencional dos nmeros; disposic;:o fsica dos documentos de acordo c6m o sistema utilizado na leitura.
1
Mtodos por 4ssunto. Quase toda organizac;:ao dispe de certo nmero de documentos que !devem, com vantagem, ser arquivados por ASSUNTO os referentes a admini+rac;:ao interna e suas atividades-fim.
Dependencia do volume de documentos a serem guardados por assunto,
pode-se escolher mto4os mais ou menos complexos, capazes de atender as necessidades.
\
O mtodo de ahuivamento por assunto nao , porm, de fcil aplicac;:io, pois depende de ~nterpretac;:o dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das !atividades institucionais. No entanto, o mais aconselhado nos casos de graAdes massas documentais e variedade de assuntos.
Comumente endontram-se pessoas que confundem assunto com tipo ffsico - espcie dos dd cumentos - e adotam como classificac;:io de assuntos
atas, correspond~ncia recebida e expedida, contratos, acordos, pareceres, telegramas, telex etc.
1
evidente que ~s espcies documentais t~m importancia, mas devem
ser adoradas como subdivises auxiliares. Por exemplo:
Assist~ncia jurfdica
.
e orrespo11Idencm
Pareceres
Edifcios e salas 1
Contratos lde locac;:ao
Atas de rehnies de condominio
1
1
1
O mesmo ocorr9 em relac;:ao a :lroced~ncia dos documentos, como, por

exemplo:
Admissio de pes~oal
para a Dir~toria
para o Departamento de Operac;:es
para o Dejlartamento Comercial
1
importante, pd,is, muita atenc;:o por parte do responsvel pela elaborac;:o do plano de classiflcac;:o para evitar tais distorc;:es.
78
Nao existem esquemas padronizados de classific~iio por assunto, como

acorre em rela;:iio a biblioteconomia - Classifica;:ao Decimal de Dewey
(CDD) e Classifica;:ao Decimal Universal (CDU).
Assim, cada institui;:ao dever, de acordo com suas peculiaridades, elaborar seu prprio plano de classifica;:ao, ande os assuntos devem .ser grupados
sob ttulos principais e estes subdivididos em ttulos especficos, partindo-se
sempre dos conceitos gerais para os particulares. O maior ou menor grau de
detalhamento a ser estabelecido obedecer as necessidades do prprio servi;:o.
A elabora;:iio desse esquema, ndice, plano ou cdigo de assuntos exige
um estudo completo da organiza;:ao a que se destina {suas finalidades, funcionamento etc.), o qual deve ser complementado por um levantamento minucioso da documenta;:ao arquivada.
Recomenda-se que tal levantamento seja feto em fichas para facilitar a
fase posterior de reuniao dos assuntos em classes, grupos e subgrupos, de escolha de termos significativos para represent-los e, finalmente, de op;:ao pelo
mtodo a ser adotado.
Objetivando a compreensao por parte de todos quantos ainda nao estao
familiarizados com este tipo de atividade, utilizam-se, no exemplo que se segue, termos conhecidos e assuntos bastante simples, de forma a ilustrar a dinamica a ser. obedecida no levantamento e na elabora;:ao dos esquemas de assuntos.
. Suponha-se que, em decorrencia de urna campanha natalina, tenham
sido arrecadados donativos sob as mais diversas formas e colocados num grande depsito, na medida em que eram recebidos, sem obedecer a qualquer espcie de ordena;:ao.
Para que a distribui;:ao dos donativos fosse procedida racionalmente, a
comissao organizadora da campanha sentiu a necessidade, em primeiro lugar,
de conhecer e classificar todo o material recebido.
Assim, depois de analisar o contedo do depsito, foram identificados
quatro grandes grupos: vesturio, roupas de cama e mesa, alimentos e medicamentos. Havia ainda valores e alguns objetos que nao se enquadravam em nenhum dos citados grupos, o que levou a comissao a criar um quinto grupo
para donativos diversos.
'Nurna segunda etapa, observou-se que o grupo de vesturio era constitudo de roupas e c;al;:ados para homens, mullieres e crian;:as, nos mais variados tipos e tamanhos.
Os artigos de cama e mesa tambm apresentavam variedades de formas
e tamanhos, o mesmo acontecendo em rela;:ao aos demais grupos.
79
Percebendo-se a necessidade de um detalhamento maior, os grupos foram divididos em subgrupos menores, possibilitando a ordena;:ao racional
dos objetos e artigos de forma a facilitar a sua distribui;:ao entre os interessados.
Como resultado desses estudos foi elaborado, entao, o seguinte plano:
Vesturio
roupas
dehomem
cam1sas
cal;:as
melas
casacas
palets
de mulher
SalaS
blusas
meias
casacos
vestidos
de crian;:a
recm-nascidos
de 1 a 4 anos
de 5 a 10 anos
de 10 a 15 anos
cal;:ados
de homem
de mulher
de crian;:a
Obs.: tanto as roupas como os cal;:ados foram subdivididos por tamanho de
manequim e nmero, dentro de cada categora.
Roupas de cama e mesa
len;:is
de solteiro
de casal
fronhas
de solteiro
de casal
l.
80
ARQUJVO: TEORJA E PRTICA
colchas
de solteiro
de casal
de cobertura
toalhas
de banho
derosto
de mesa
cobertores
de solteiro
de casal
Alimentos
massas
cereatS
feijao
arroz
farinha
enlatados
doces
Medicamentos
vernllfugos
antibiticos
vitaminas
Donativos diversos
valores
cheques
letras de clmbio
dinheiro em espcie
jias
panelas
1
movers
81
GESTO DE DOCUMENTOS
Pesquisas
Psicologa
Aplicada Jo trabalho
Aplicada ~ educa~ao
Ciencia poltic4
1
Administra~ao
Economa
Desenvolvtmento econmico
Custo de .J.ida
J
Cursos
Forma~ao
Especiliza~ao
Ps-gradua~ao
Mestrado 1
Doutoradd
1
Publica~oes
Impressao
de livros
de peridiJos
Postos de vendaJ
Exposi~oes
Nos exemplos forn~cidos procurou-se apenas demonstrar a linha de

pensamento que, a partir ~o levantamento das atividades de urna institui~ao,
servir de base para a constlru~ao de um plano ou esquema de assuntos, sobre
o qual serao aplicadas as ttnicas do mtodo de arquivamento escolhido como
. .m d'teado para cad a caso.
o mats
No arquivamento po~ assunto podem ser adotados mtodos alfabticos
e numencos.
1
1
'.
Mtodos alfabticds. Qy.ando o volume e a diversidade de assuntos

1
Aplicando os mesmos procedimentos, suponha-se, agora, que uma instituic;:ao voltada para a pesquisa, o ensino e a editorac;:ao de publicac;:oes tcnicas
tenha optado pela organizac;:ao de seus arquivos por assunto. Feitos os estudos
e levantamentos preliminares, foram identificados, alm dos assuntos de administrac;:ao interna, tr~s grupos que, por sua vez, foram subdivididos em subgrupos e divisoes assim distribudos:
da documenta~ao a ser ar~ivada sao pequenos, deve-se adotar um mtodo alfabtico, que poder obedech a ordem dicionria ou a ordem enciclopdica.
. a ordem dicionriaj os assuntos isolados sao dispostos alfabeti=ente, obedecen do-se somente ai seqencia das letras.
Exemplo: Cursos de .doutorado

Cursos de ~especializa~o
82
Cursos de formac;ao
Cursos de mestrado
Cursos de p~-graduac;ao
Exposic;es de publi.cac;es
Impressao de livros
Impressao de peridicos
Pesquisas de administrac;ao
PesquisaS de ciencia poltica
Pesquisas de custo de vida
Pesquisas de desenvolvimento economco
Pesquisas de economa
Pesquisas de psicologa aplicada a educac;ao
Pesquisas de psicologa aplicada ao trabalho
Postos de vendas de publicac;es
Na ordem c:ncidopdica, os assuntos correlatos sao grupados sob titulos
gerais e dispostos alfabeticamente. Coro a ordenac;ao enciclopdica surgem os
primeiros esboc;os de esquemas de classificac;ao.
Exemplo: Cursos
Especializac;ao
Formac;ao
Ps-graduac;ao
Doutorado
Mestrado
Pesquisas
Administrac;ao
Ciencia poltica
Economa
Gusto de vida
Desenvolvimento economco
Psicologa
Aplicada a educac;ao
Aplicada ao trabalho
PuhHcafes
Exposic;es
Impressao
de livros
de peridicos
Postos de vendas
83
Conforme se pode observar, os assunt<?S j apresentados ero exemplo anterior foram aqu dispostos alfabeticamente, obedecendo-se ora a ordem
dicionria, ora a ordem enciclopdica, de acordo coro o arranjo estabelecido
ero cada uro desses mtodos.
Mtodos numricos. Os mtodos numricos ideogrficos ou de assuntos mais conhecidos sao o duplex, o decimal e o unitermo, tambm conhecido como indexac;ao coordenada.
Sendo mtodos numricos, indispensvel que, alm do esquema ou
plano de classificac;ao, seja elaborado uro ndice alfabtico remissivo.
Os mtodos numricos aplicados aclassifi.cac;ao por assunto facilitam as
operac;es, pois basta marcar, coro uro nmero (smbolo), cada papel para indicar o local exato onde ele deve ser arquivado. Alm disso, muito mais fcil
fixar uro nmero do que qualquer outro smbolo formado por letras.
a) Mtodo duplex
Nesse mtodo a documentac;ao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do genero para a espcie e desta para a mincia.
Este mtodo remove a dificuldade apresentada pelo mtodo decimal relativamente a previsao antecipada de todas as atividades, pois o plano inicial
nao precisa ir alm das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes a
medida que outras necessidades forero surgindo. Embora .a quantidade de dasses seja ilimitada, exige-se, porm, muito cuidado para nao serem abertas pastas para assuntos, como primrias, de assuntos j includos ero subclasses.
Exemplo: Urna instituic;ao criada coro a fmalidade de promover pesquisas e cursos, e editar publicac;es tcnicas. Conseqentemcmte, seu arquivo
ter inicialmente as seguintes classes principais:
l. Pesquisas
2. Cursos
3. Publicac;es
Mais tarde, resolve prestar assistencia tcnica a outr~ instituic;es e desenvolver atividades de documentac;ao e informac;ao. Assim, ero decorrencia da
ampliac;ao de seu programa de trabalho, surge a necessidade de serem criadas
duas novas classes: 4. Assistencia Tcnica e S. Documentac;ao e Informac;ao,
pois nenhuma dessas duas matrias enquadra-se nas tres classes j existentes.
------------ -------~--- --------------
-------------'-"---'-'--"""---'-'-~=--
84
AROlJIVO: TEORIA E PRTICA
A ilustra~ao a seguir demonstrar a estrutura do mtodo duplex, no

qual a rela~ao entre as partes indicada por um tra~o-de-uniao.
O
1
1-1
1-1-1
1-1-2
1-2
1-3
Administra~ao
Geral
Pesquisas
Psicologia
Aplicada aeduca~ao
Ciencia poltica
14
1-4-1
1-4-2
1-4-2-1
1-4-2-2
b) Mtodo decimal
Economia
Desenvolvimento economico
Custo de vida
no Rio de Janeiro
em Sao Paulo
O mtodo decimdJ empregado nos arquivos baseado na tcnica do Sistema Decimal de MelvilDewey, ex-presidente da Associa~ao dos Bibliotecrios
Americanos. Este sistema foi aceito pelo Instituto Bibliogrfico de Bruxelas,
1
que o amplrou. H oe, e umvers al mente conh ec1'd o.
A Ciassifica~ao D~cimal de Dewey foi publicada em 1876, constando de
urna tbua ou tabela de~ assuntos e de um ndice que permite a sua rpida
localiza~ao.
Esta classifica~ao divide o saber humano em nove classes principais e
urna dcima reservada para os assuntos por demais gerais e que nao podem ser
includos em urna das nJve classes preestabelecidas.
Cada classe divldida da mesma forma em subclasses e urna dcima
para generalidades e assib sucessivamente, separando-se o nmero em classes
de tres algarismos por
ponto. A parte inteira do nmero composta de
tres algarismos. A parte decimal pode nao existir, como pode ter um, dois,
Cursos
3
3-1
3-1-1
3-1-2
3-2
3-3
Publica~5es
Assistencia Tcnica
S
5-1
5-2
5-3
5-3-1
5-3-1-1
O mtodo duplei oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal

no que se refere a agru~amento de assuntos, permitindo, porm, abertura ilimitada de classes, razao ~ela qual o mais preferido.
Apresenta, em coptrapartida, algumas desvantagens: se nao forem bem
definidas as classes, encdntraremos documentos que tratam do mesmo assunto
arquivados em mais de ~m lugar.
Administra~ao
2
2-1
2-2
2-3
2-3-1
2-3-2
4-1
4-2
4-3
85
Forma~ao
Especializa~ao
Ps-gradua~ao
Mestrado
Doutorado
Impressao
de peridicos
de livros
Pastos de vendas
Exposi~oes
Colabora~ao com outras institui~oes

Estgios em rgaos da empresa
Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao tcnicas
Documenta~ao
e Informa~ao
Sistema de bibliotecas
Sistema de arquivos
Automa~ao e processamento de dados
Sistemas
Documenta~:ao de sistemas
'
9m
tres ou m~is_ ~garismos.

A drvrsao dos assuntos parte sempre do geral para o particular.
Ainda nao h um1 classifica~ao universal para os arquivos. Assim, cada

arquivo dever fazer a s4a prpria classifica~ao. Depois de um decido estudo
do sistema de Dewey, apltcamos somente sua tcnica e nao a classificario.
Para que se torne possvel levar a bom termo urna classifica~ao desta
ordem, necessrio fazer-se um estudo cuidadoso da institui~ao, familia ou
personalidade a que d~er servir o arquivo, e estabelecer o plano geral da
classifica~ao. O mais dificil determinar quais as nove classes principais que
compreendem em si tod:a e qualquer espcie de documentos produzidos ou
recebidos pela institui~ao; familia ou personalidade.
As 10 primeiras ~ivisoes sao denominadas classes; as 10 seguintes,
subclasses, e, a seguir, respectivamente, divisoes, grupos, subgrupos; subse1
~oes etc.
>
86
A tbua, tabela ou esquema, com a classifica~ao adotada, tem o nome

de dassificador ou cdigo e nao dispensa um ndice alfabtico.
A seguir um trecho da classifica~ao de Dewey:
Classes
Subdiviso da dasse 6
600
610
620
630
640
650
660
670
680
690
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Obras gerais
Filosofia
Religao
Ciencias Sociais
Filologia
Ciencias Puras
Ciencias Aplicadas
Belas"Artes
Literatura
Histria e Geografia
Ciencias Aplicadas
Medicina
Engenharia
Agricultura
Ciencias e Artes Domsti~as
Servi~os Gerenciais
Indstrias Q!lmicas
Manufaturas
Manufaturas - Miscelanea
Constru~ao
Subdiviso da subdasse 610
Outra subdiviso
610
611
612
613
614
615
616
617
618
619
616
616.1
616.2
616.3
616.4
616.5
616.6
616.7
616.8
616.9
Medicina
Anatoma
Fisiologa Humana
Higiene Pessoal
Sade Pblica
Terapeutica
Clnica Mdica
Cirurgia
Ginecologa
Pediatra
Clnica Mdica
Cardiologa
Sistema respiratrio
Sistema digestivo
Sistema endcrino
Dermatologa
Urologa
Sistema muscular
N eurologia
Diversas doen~as do carpo
E assim por diante. A medida que se apre~enta um assunto, ternos de

procurar ande coloc-lo, partindo sempre do geral para o particular.
A TCNICA DE DEWEY APliCADA A UM ARQUIVO
000
100
110
111
112
87
120
130
140
141
142
142.1
142.2
200
210
220
230
231
232
300
310
311
312
320
330
400
410
420
430
500
510
520
530
531
531.1
600
700
800
900
Ciencia poltica
Adrninistra~ao
Economa
Desenvolvimento econmico
Custo de vida
no Rio de Janeiro
em Sao Paulo
Cursos
Forma~ao
Especializa~ao
Ps-gradua~ao
Mestrado
Doutorado
Publica~oes
Impressao
de peridicos
de livros
Postas de vendas
Exposi~oes
Assistencia Tcnica
Colabora~ao
com outras institui~oes

Estgos em rgaos da empresa
Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao tcnica
Documenta~ao e Informa~ao
Sistema de bibliotecas
Sistema de arquivos
Automa~ao e processamento de dados
Sistemas
Documenta~ao de sistemas
(Vaga)
(Vaga)
(Vaga)
Assuntos Diversos
Adrninistra~ao
Geral
Pesquisas
Psicologa
Aplicada a educa~ao
O mtodo decimal apresenta as seguintes vantagens: a) todos os assuntos relacionados com determinado tpico ficam reunidos em grupos; b) os nmeros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na m~
mria; e) expansao ilimitada para _as subdivisoes dos assuntos.
88
Como desvaritagens podemos mencionar: a) limitalfO de 10 nmeros

para a classificalfO; b) necessidade de se prever o desenvolvimento das atividades da institui'fo, bem como preparo e muita atenlfo do arquivista.
Tanto no mtodo duplex quanto no decimal, urna vez concludo o plano de classifica~fo, deve-se elaborar imediatamente o ndice alfabtico, que
funcionar como instrumento auxiliar na recupera~fo das informa~fes.
A seguir ser apresentado o ndice correspondente aos exemplos oferecidos
nos mtodos duplex e decimal, razo pela qual aparecem as duas formas de numeralfo.
Duplex
Decimal
Administra~ao (pesquisas de)
1-3
130
Administra~ao Geral
000
Arquivos (sistemas)
5-2
520
Assistencia Tcnica
4
5-3
5-1
1-2
Bibliotecas (sistema)
Ciencia polftica (pesquisas)
Colabora~ao com outras instituil;:oes
Cursos
Especializa~ao
Forma~ao
Ps-gradua~ao
Doutorado
M estrado
Gusto de vida (pesquisas)
Desenvolvimento econmico (pesquisas)
Documenta~ao e lnforma~ao
Documenta~ao de sistemas
Economa (pesquisas)
Gusto de vida
Desenvolvimento econmico
Educa~ao
Estgios em rgaos da empresa

Exposi~oes de publica~oes
lmpressao de publica~oes
lnforma~ao
4-1
2
2-2
2-1
2-3
2-3-2
2-3-1
1-4-2
1-4-1
5
5-3-1-1
1-4
1-4-2
1-4-1
1-1-2
400
530
510
120
410
200
220
4-2
3-3
210
230
232
231
142
141
500
531.1
140
142
141
112
420
330
3-1
5
310
500
89
continua!fio
Duplex
3-1-2
Pedidos diversos de assistencia e orienta~ao tcnica
4-3
3-1-1
Uvros (impressao)
ndice alfabtico
Automa~ao
Peridicos (impressao)
Pesquisas
Administra~ao
1-3
1-2
1-4
Ciencia polftica
Economa
Psicologa
1-1
Postas de vendas
Processamento de dados
3-3
5-3
Psicologa (pesquisas)
1-1
Aplicada
aeduca~~o
Aplicada ao trabalhb
Publica~oes
1-1-1
Exposi~oes
lmpressao
Pastos de venda
Sistemas
1-1-2
de arquivos
110
330
530
110
112
111
300
520
510
320
Vendas de publica~oes
3-2
de processamento ~e dados
100
130
120
140
330
Trabalho (pesquisas)
312
430
311
3-3
3-1
3-2
5-2
5-1
5-3
1-1-1
de bibliotecas
Decimal
310
320
530
111
e) Unitermo ou indexa9~0 coordenada

1
O mtodo unitermb ou indexas:iio coordenada foi desenvolvido por

Mortimer Taube, nos EU.Aj em princpios de 1950.
Embora nao se reco~ende sua aplicas:iio nos arquivos convencionais, a
indexa'fo coordenada vem\ sendo utilizada, coro grande exito, principalmente
nos arquivos especiais e esp,ecializados.
O mtodo consiste ein se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente, de acordo coro sua entrada no arquivo. Esse nmero, denon.inado nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assina1ado no documento, em lu;;ar visvel e previamente
determinado.
1
90
9i
Figura 19
Exemplo:
Ficha-ndice
N"
20
29
46
101
0004
CONSELHOS DIRETOR E CURADOR

Palavras-chave
Descritores
Resumo: Reunlii.o conjunta dos Conselhos Diretor e

Curador, para deliberar sobre Relatrio e Prestac;:ii.o de
Cantas, relativos a 1962. Rio de Janeiro, auditrio do
120 andar, 24 de marc;:o de 1963.
5 fot b/p.
Informativo,
Conselho Curador (FGV)

Conselho Diretor (FGV)
Reunies
Barbosa, Manoel
Brito, Oswaldo
Vital, Hugo
Xavier, Pedro
2(4):72-5, abr. 1963.
Sua finalidade identificar e localizar o documento quando solicitado.

Urna vez numerado, procede-se a anlise do documento, de ande devem
ser destacados todos os elementos identificadores que servirao a pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenomenos,
objetos etc. Tais elementos devem ser transcritos em urna ficha-ndice, sob a
forma de palavras-chave, quando os termos forem extrados dos documentos
analisados, ou descritores, quando utilizadas palavras constantes de um ou
mais Thesauritcnicos (vocabulrio controlado). Para os assuntos deve ser cuidadosamente elaborada urna relac;ao de termos especficos, e, sobretudo, precisos, com as remissivas necessrias, a fim de se evitar o emprego de sinonimos e
palavras diferentes para expressar urna mesma idia ou conceito.
Da ficha-ndice devem constar inda outras informac;es complementares sobre a apresentac;ao ftsica do documento, a quantidade, a referencia biblio1
grfica em caso de publicac;ao etc.
A ficha-ndice, alm de fornecer urna descric;ao pormenorizada dos documentos a que se refere, funciona como instrumento de controle dos nmeros de registro e do acervo.
Para cada palavra-chave prepara-se urna ficha, dividida em lO colunas,
nmeradas de O a 9. O nmero de registro transcrito na ficha ou fichas correspondentes as palavras-chave escolhidas para sua identificac;ao, na coluna
cujo algarismo coincidir com o final do nmero atribudo ao documento.
col una
col una
col una
9
6
ca luna
As fichas-ndice sao arquivadas em ordem numrica e as demais em rigorosa ordem alfabtica dos descritores ou palavras-chave.
Os documentos sao arquivados em ordem numrica - nmero de registro - em pastas, envelopes ou caixas.
A pesquisa feta por intermdio das fichas de palavras-chave, as quais
devem ser consultadas superpostas, urna vez que o mtodo aqu descrito funciona abase de comparac;ao. Superpondo-~, verifica-se qual o nmero ou nmeros que .aparecem nas fichas selecionadas; estes corresponderao aos documentos desejados.
No exemplo apresentado em seguida, pode-se observar que os nmeros 0004 e 0210 aparecem nas tres fichas consultadas, indicando, assim, os
documentos desejados.
1
1
Figura 20
VITAL, Hugo
o
0110
0140
~..1...
....il~
1
0011
0111
0161
0271
2
0172
0242
0252
3
~
00731 0004
0153
0124
0163
0164
0193
5
0135
0225
0275
0265
6
0126
0136
0196
0226
0266
7
0227
0297
8
0076
0166
0178
0246
0256
9
0269
1
0111
2
0102
3
0003
0273
5
0005
6
0006
0226
7
0117
0227
6
0226
0286
9
0279
REUNIES
o
0210
4
0004
0294
0267
CONSELHO DIRETOR DA FGV
5%35
92
A aplica~ao da indexa~ao coordenada, se desaconselh~da para documentos textuais em geral, recomendvel para arquivos fotogrficos, sonoros e outros arquivos constitudos de documentos especiais tais como projetos, plantas,
desenhos tcnicos, catlogos industriais etc.
Mtodos padronizados
93
Como seria impos~{vel determinar-se urna cor para cada letra do alfabeto, urna vez que seriam decessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devdm ser atribuidas as projec;:es das pastas em func;:ao da
segunda letra do nome d~ entrada e nao da inicial, a qual indicar a sec;:o alfabtica correspondente para sua ordenac;:o. Assim, pode-se concluir que em
cada letra do alfabeto exiktiro pastas nas cinco cores da chave.
Exemplo:
1
Com a evolu~ao das empresas, a intensifica~ao do comrcio, o ata da industrializa~ao e outros fatores, mtodos novos foram surgindo para que os arquivos melhor atendessem as necessidades das organiza~oes.
Juntamente com os nmeros e as letras, foi empregado tambm o artificio das cores, em combina~ao com os anteriores.
Entre os mtodos padronizados pode-se citar: o variadex, o automtico,
o soundex, o rneo e o mnemnico.
Aqui se abordar apenas o variadex por ser o mais conhecido e de uso
mais comum. O automtico e o soundex nao tem aplica~ao prtica nos arquivos brasileiros; o rneo e o mnemnio sao obsoletos.
Figura 22
Names
Entrada
C. Catram, SA.
Dcourt, Maria Luiza
Rgueiredo, Hugo
Flores, Jos Antonio
Pontes, Armando
Trota, Luiz
i
1
l
1
1
Figura 21
Letras
L_
Cores
A, B, C, O e abreviacoes
E, F, G, H e abrevia;:oes
ouro
rosa
1, J, K, L, M, N e abreviacoes
O, P, Q e abreviacaes
R, S, T. U, V, W, X, Y, Z e atireviacoes
verde
azul
palha
Q. (abrevia9ao)
D.!i.court
Fjgueiredo
Flores
PQntos
Trota
ouro
rosa
verde
verde
azul
palha
Mtodo variadex. Este mtodo urna variante do alfabtico.

Com o objetivo de minimizar as dificuldades apresentadas pelo mtodo
nominal, a Remington Rand concebeu o mtodo variadex, introduzindo as
cores como elementos auxiliares para facilitar nao s o arquivamento, como a
localiza~ao de documentos.
A idia do mtodo consiste basicamente em dividir os arquivos em se~6es menores, restringindo, assim, o campo de pesquisa e a manipula~ao de
pastas ou fichas.
Neste mtodo, concebido pela Remington, trabalha-se com urna chave
constituda de cinco cores:
Cores
Estes dossies estari~ arquivados, respectivamente, nas letras C, D, F, F,

p e T, e as notac;:es estar!am inscritas em projec;:es (etiquetas) nas cores ouro,
rosa, verde, azul e palha. i
Quando adorado q mtodo variadex deve-se utilizar pastas com projec;:es; nos fichrios, as fic~as devem ser coloridas.
Quanto a posic;:o ~as projec;:es, o mtodo muito semelhante ao alfabtico comum: na primeira posic;:ao coloca-se a guia alfabtica; na segunda posic;:ao, a pasta de diversosl na terceira e quarta posic;:es, as pastas com nomes
especiais e as guias-fora.
A grande vantagerri do variadex que, adorando vrias cores dentro de
cada letra do alfabeto, o ~rabalho se reduz em at 80%, evitando-se, desta forma, arquivamentos errneos e agilizando-se a pesquisa.
As cores da chave lsao cambiveis em func;:o de nossas conveniencias.
Sendo o trabalho de arq*ivo criativo por excelencia, sugere-se urna chave na
qual as abreviac;:es receberh cor especial- o branco- para represent-las.
.
'
Finalizando, conyeniente 1em brar que art1'f{cws
como numeros
e ~ores, especialmente estas ltimas, nao devem ser utilizados apenas como enfe1te
ou com a intenc;:o de da~ melhor aparencia aos arquivos, e sim como elemento coadjuvante da pesquis~.
1
1
t
t
94
Mtodo alfanumrico
O mtodo alfanumrico no nem considerado bsico, pois foi concebido a partir do alfabtico nominal, e nem padronizado, urna vez que sua aplica~o independe de equiparnentos e acessrios especiais, tais como pastas, guias,
projec;:es etc.
Conforme j foi assinalado, urna das vantagens do mtodo alfabtico
nominal a possibilidade de arquivarnentos errneos, que ocorrem no s
pela existencia de nomes e palavras com a mesma pronncia e grafia semelhante, mas nao igual, como pelo grande volume de documentos a serem arquivados.
Tais dificuldades podem ser contornadas pelo uso de cores, conforme j
se viu no mtodo variadex, ou ainda empregando-se nmeros, como acontece
com o mtodo alfanumrico.
Este mtodo trabalha com urna tabela constituida de divises do alfabeto, previamente planejadas a critrio do profissional responsvel pela sua elaborac;:o e numeradas em ordem crescente. Usarn-se notac;:es fechadas para se
evitar que, urna vez numeradas, as divises sejarn alteradas.
Quaisquer arnpliac;:es ou reduc;:es na tabela implicaro renumerac;:o
de todos os documentos.
Exemplo:
Aa-Af
Ag-Al
Am-As
2
3
4
At-Az
Ba-Bl
S
Bm-Bz
6
Ca-Ch
7
Ci-Cl
8
Cm-Co = 9
Cp-Cz
10
Da-De
11
Df-Dh
12
Di-DI
13
Dm-Do = 14
Dp-Dr
15
Ds-Dz
16
Ea-Ec
17
18
Ed-Eg
Eh-El
19
Em-Ep
20
Eq-Er
21
Es-Ez
22
Fa-Fl
23
Fm-Fz
24
Ga-Gi
25
Gj-GI
26
Gm-Gz = 27
Ha-Hi
28
Hj-Ho
29
Hp-Hz
30
Ia-lm
31
In-Iz
Ja-Jf
Jg-Jl
32
33
34
]m-Jo
Jp-Jz
Ka-Kz
la-Le
U-lli
U-Lo
Lp-Lr
ls-Lz
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
Ma-Me=
Mf-Mi. =
Mj-Mo =
Mp-Ms =
Mt-Mz =
Na-NI =
Nm-Nz =
Oa-Oh
so
Oi-01 = 51
95
Om-Op = 52
Oq-Oz
53
Pa-Pf
54
Pg-Ph
SS
Pi-PI
56
Pm-Pp
57
Pq-:Pz
58
Qa-Qu
59
Qv-Qz
60
61
Ra-Re
62
Rf-Rh
Ri-Rl
63
Rm-Rn = 64
Ro-Rp
Rq-Rs
Rt-Rz
Sa-Si
Sj-SI
Sm-So
Sp-St
Su-Sw
Sx-Sz
Ta-Te
Tf:TI
'Ij-TI
Tm-Tn =
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
To-Tu
Tv-Tz
Ua-Ue
Uf..Uh
Ui-Um
Un-Uz
Va-Ve
Vf..Vl
Vm-Vz
Wa-Wz
Xa-Xz
Ya-Yz
Z:a-Zz
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
Assim, as pastas individuais teriarn como notac;:o os nomes colocados

aps o nmero correspondente a sua diviso alfabtica.
Exemplos: 1 -Acrsio, Paulo (Aa-M= 1)
1 -Monseca, Joo (Aa-M= 1)
2 -Almeida, Mrio (Ag-Al =2)
2 -Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2)
3 -Amaral, Roberto (Am-As = 3)
4 -Atila, Jorge (At-Az = 4)
Neste mtodo, as pastas miscelanea tero por nota~o apenas o nmero
correspondente a sua diviso.
Exemplo: 13-Di-Dl
Para se arquivar ou rearquivar urna pasta, procura-se inicialmente o nmero da diviso alfabtica e, s ento, dentro da diviso, que nos atemos a
seqencia alfabtica, restringindo, assim, as possibilidades de erro.
Sua desvantagem consiste na prvia determina~o do nmero de divises alfabticas que devero compor a tabela, devendo-se, portanto, para isso,
proceder a cuidadoso estudo sobre o grau de incidencia de nomes, letra por letra.
1.3.2 Operagoes de arquivamento

Antes de prosseguir, oportuno fazer urna pausa nesta carninhada pelas
tcnicas de arquivo para refletir um pouco sobre a razo de tantos cbnceitos,
principios, mtodos e rotinas de trabalho at aqui descritos.
96
AAQUJVO: TEOAJA E PATICA
A resposta bastante simples: preservar a memria das instituic;:oes

como prava de suas atividades no tempo e no espac;:o e fornecer ao usurio do
arquivo informac;:oes precisas, completas e no mais curto espac;:o de tempo.
. ~ara isso, pre.ciso t:,r sempre em mente que todo o arsenal metodolgico utilizado nos arqmvos nao tem um fim em si mesmo.
Com freqencia e apreensao, verifica-se urna preocupac;:ao exagerada
nao s com fichas, recibos, protocolos, guias de remessa, numerac;:ao de documentos, bem como com a microfilmagem e a automacrao, e nenhuma, ou quase nenhuma, atenc;:ao quanto carreta ordenac;:ao do acervo e um atendimento
e~i~:Ute ao usu~o. Em g:ral, isto acorre quando os servic;:os de arquivo sao
dirig.d~s e exercrdos por letgos, sem nenhurna formac;:ao arquivstica, que ocupam trus cargos no falso pressuposto de que arquivo apenas bom senso.
O resultado que o objetivo dos arquivos se perde na malha da burocracia, transformando-os em meros depsitos de papelrio, ou exposic;:ao permanente de equipamentos sofisticados.
Nao se deve temer, pois, afirmar que todas as ac;:oes desenvolvidas num
arquivo t&m urna nica finalidade: recuperar rapidamente a informac;:ao devidamente organizada.
Assim, de nada adiantam ambientes requintados, equipamentos modernos, mtodos avanc;:ados, diversidade de controles, geralmente inteis, se os documentos nao estao reunidos adequadamente e nao podem ser rapidamente
localizados.
o arquivista exercer suas tarefas visando sempre perfeita formac;:ao

dos ~c.ervos e autilizacrao otimizada dos documentos pelo usurio, seja ele o
administrador ou o pesquisador.
Dentre essas tarefas, o arquivamento, isto , a guarda propriamente dita
do documento, deve ser procedido com todo cuidado e atencrao, urna vez que
o futuro da documentacrao de urna instituicrao depender do bom ou do mau
tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente.
P~; isso, ~t7s de se guardar os documentos no arquivo, isto , nas pastas, doSSles e move1s correspondentes, o arquivista dever obedecer a urna seq&ncia de etapas.
97
lnspegao
N esta primeira etapa, ~ arquivsta examina cada documento para verificar se os mesmos se destina.ni ao arquivamento. Tal verifica;;:ao se procede mediante a leitura do ltimo! despacho ou pela observancia de urna rotina
preestabelecida.
1
Exemplos:
Despacho: Arquive-se,l para arquivamento etc.

Rotina:
Aps a nul:nera;;:ao, o projeto ser arquivado; a cpa azul
ser arquiv~da em ordem cronolgica etc.
Embora na maiora d~s vezes o destino dos documentos remetidos ao
arquivo seja o arquivament~, ndspensvel que se proceda anspecrao, pas
acorre com certa freqencaique estes se dirijam ao arquivo para solicitar urna
informa;;:ao, ser anexado ou ~pensado a outro, ou ainda para aguardar algurna
exigencia.
Estudo
Consiste na leitura culdadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe dever ser atribu~da, a existencia de antecedentes, bem como a necessidade de serem fetas ref~rencias cruzadas (figura 23).
i'
Classificagao
Concludo o estudo qo documento, o arquivista pass a aetapa de classifica;;:ao, que consiste na de}erminafo da entrada e das referencias cruzadas
que lhe serao atribudas.
A classifica;;:ao se furldamenta basicamente na interpreta{o dos documentos. Para isso, indispe~svel conhecer o funcionamento e as atividades
desenvolvidas pelos rgaos g'ue recebem e produzem os documentos remetidos
ao arquivo. Outro fator quelcontribui substancialmente para urna carreta chissifica;;:ao a maneira pela qJal o documento ser solicitado.
A observancia dessa orienta;;:ao importante, especialmente quando se
trata de arquivamento por aJsunto.
i
Resumindo, todos osi documentos de, para ou sobre urna pessoa, assunto ou acontecimento deve~ estar classificados sob o mesmo ttulo e arquivados juntos, formando, ass~, urna unidade de arquivamento, a qual denominamos dossie.
Da precisao com que estas forem cumpridas depender

vamento dos documentos.
carreta arqui-
Embora, na ~~~ca, tais etapas sejam vencidas urna ap6s outra sem que
se perceba onde se llliClam e ande terminam, cada urna delas ser aqu examinad,:" separadamente, a saber: inspec;:ao, estudo, elassificac;:ao, codificacrao, ordenac;:ao e guarda dos documentos.
.
98
Figura 23
FOLHA DE REFERE:NCIA
1
CABEQALHO DO ASSUNTO
o
ASSUNTO:
DOCUMENTO:
N
DATA
ESPCIE
REMETENTE
DESTINATRIO
ANO
99
preciso que se chame a atenc;:o para a correlac;:o existente entre classificac;:o de assuntos e forrnac;:ao de dossies.
Corn o objetivo de facilitar os trabalhos de recuperac;:ao da inforrnac;:o,
de anlise e avaliac;:o de documentos para guarda ou elirninac;:iio, recomenda-se
que, dentro de urna rnesrna classificac;:o de assuntos, sejam constitudos
. dossies prprios para cada caso especfico, separando-os dos dernais que rratern de generalidades.
Suponha-se que, no plano de classificac;:o adorado por urna instituic;:o,
o cdigo numrico para congressos e conferencias seja 920. O arquivista dever rnanter no arquivo urna pasta geral corn a notac;:o 320- Congressos e Conferencias, onde sero arquivados documentos relativos a convites no-aceitos,
ou nao-respondidos, para participar de eventos dessa natureza, folhetos e inforrnac;:es diversas sobre congressos e conferencias etc. Para cada congresso ou
conferencia promovido pela instituic;:o o~ que contar corn a sua participac;:o,
dever ser constituido urn dossie especial.
Dentro da classificac;:iio, poder-se- dispor os dossies em ordem alfabtica do ttulo do evento ou ern ordem cronolgica de sua realizac;:o.
Dentro das gavetas do arquivo, as pastas seriam assirn dispostas:
Se adorada a ordem alfabtica dos eventos:

920- Congressos, conferencias (geral)
920- Conferencia de Docurnentac;:o (1 ) 20 a 26-02-74
920- Conferencia de Docurnentac;:o (3) 05 a 07-08-83
920- Conferencia de Processamento de Dados (1 0) 02 a 04-09-81
920- Congresso Brasileiro deArquivologia (4a) 16 a 21-10-80
920- Congresso Brasileiro de Arquivologia (5a) 17 a 22-10-82
920- Congresso Nacional de Inforrnac;:o (1 a) 5 a 12-03-75
l.
Se adorada a ordem cronolgica do evento:

VER
920 -
Congressos, conferencias (geral)
920-20a26-02-74
1 Conferencia de Docurnentac;:o
920-05 a 12-03-75
a Congresso Nacional de Inforrnac;:o
920-16 a21-10-80
920-02a04-09-81
920-17 a22-10-82
920-05a07-08-83
4" Congresso Brasileiro de Arquivologia

100 Conferencia de Processamento de Dados
5a Congresso Brasileiro de Arquivologia ..
3" Conferencia de Inforrnac;:o
- --~---------. . . . . . ."-=~~=-~~a
100
AROU/VO: TE ORlA E PRTICA
Codificaga
continua~o
Na etapa de codifica~ao, o arquivista apoe, nos documentos, os smbolos correspondentes ao mtodo de arquivamento adotado: letras, nmeros, letras e nmeros e cores.
Recomenda~se que a codifica~ao seja feta a lpis, a fim de possibilitar
eventuais corre;:oes. A codifica~ao reduz o tempo de ordena~ao, facilita o arquivamento e a localiza;:ao.
Passos
3
4
5
Ordenagao
a disposi~ao dos documentos de acorde com a classifica~ao e a

codifica~ao dadas. Nessa opera;:ao os documentos podem ser dispostos em pilhas, escaninhos ou classificadores, enquanto as fichas devem ser separadas por
guias. Sao dais os objetivos da ordena~ao:
o Agilizar o arquivamento: gaveta e pasta sao abertas apenas urna vez, o movmento feto em urna s dire~ao.
o Racionaliza~ao do trabalho: reuniao dos documentos de urna mesma
pessoa ou sobre um mesmo assunto antes que o arquivista se dirija ao
mvel arquivador.
7
8
9
10
11
Promover a restaJra~iio das folhas em mau estado de conservac;:ao

Classificar as cMas da correspondencia expedida, anotando o cdigo
adotado em toda~ as cpias
Preencher as Fo!hbs de Referencia no caso de o documento exigir mais de
urna classificac;ao!
.
Encaminhar a c~ia em papel de cor distinta das demais ao rgao que
elaborou a correspondencia
Arquivar urna cpia por assurtto, no dossie prprio, acompanhada dos
antecedentes que lhe deram origem, se for o caso
Arquivar outra c~ia em ordem numrico-cronolgica
Arquivar todos osj documentos de acorde com o mtodo adotado
Conservar em ordem os documentos arquivados
Avaliar as gavetas Ido arquivo corren te, transferindo ou recolhendo o material de consulta !para o arquivo intermedirio ou permanente, ou ainda
propendo a elimi'nac;:ao dos documentos que tenham perdido o seu valor
documental ou c6rrespondam a duplicatas desnecessrias (ver item Destinac;:ao
Dar as buscas neqessrias para atender aos pedidos de antecedentes fetos
pelo setor de recepimento e classificac;iio ou a esclarecimentos solicitados
pelo setor de regi~tro e movimentac;:ao
Lavrar as certidoe$ mandadas fornecer pela autoridade competente
-
12
13
a coloca~ao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou es-
tante. Da aten~o dispensada a esta opera~ao, como tambm as demais, depender o exito do trabalho. Um documento arquivado erradamente pode ficar
perdido, embora esteja "guardado" dentro do mvel.
1.3.3 Rotinas
Para que o arquivamento dos documentos se proceda de forma carreta,
o arquivista dever seguir determinadas rotinas, as quais se sugere como subsdio:
1
2
Rotinas
Receber os documentos e examin-los a fim de nao serem guardados
aqueles cujas a;:oes ainda nao tenham sido concludas
Verificar a classifica~ao atribuda no ato do recebimento ratificando-a ou
retificando-a
'
.
Rotinas
1
1
Guarda dos documentos (arquivamento propriamente dito)
Passos
101
1.4 Emprstimo e
con~ulta
!
Esta , sem dvida, luma atividade nobre dos arquivos, urna vez que corresponde a prpria essencla de sua formac;ao: servir a administra~ab e ahistria.
Todo trabalho arq~ivstico, do recebirnento ao arquivamento, desenvolvido visando a recuper~c;ao rpida e completa da inforrnac;ao. importan'
te, pois, que o arquivista hao
se perca no meio do caminho e enverede pelos
atalhos dos controles exJe~sivos, dos registros inteis, da m utilizac;iio da
tecnologa moderna e tantos outros que possam desvi-lo do objetivo a ser alcanc;ado.
i
Assim, todas as opha;:5es efetuadas no curso do trabalho arquivstico
devem estar voltadas para la utilizac;iio racional das inforrnac;oes. Da a importancia do bom relaciona~ento entre arquivistas e usurios, urna vez que a eficiencia dos arquivos depe~de tambm destes ltimos.
Na verdade, pode-s~ afirmar que nao s o usurio do arquivo como
todos os demais serviciare~ de um_ instituic;iio interferem na sua constituic;ao.
1
102
1
1
i
t
Para ilustrar, sao citadas a seguir algumas situac;:es do cotidiano: um diretor que viaja levando documentos do arquivo e esquece de devolve-los; um
executivo que entrega a um especialista um dossie para ser examinado, sem
que seja cobrada sua restitu;:ao; urna secretria que, a pedido ou nao de seu
superior, retm os documentos em lugar de remete-los ao arquivo, formando o
que se costuma chamar de arquivos paralelos; um funcionrio que retira papis das pastas para duplic-los e nao os repe no devido lugar; um mensageiro que distribu erradamente os papis.
Essas ocorrencias provocam !acunas nos conjuntos documentais, muitas

vezes com graves conseqencias.
Outro aspecto que envolve a seguranc;:a dos arquivos diz respeito a consulta e emprstimo. De modo geral, adorado o seguinte critrio: documentos
de arquivo s podem ser consultados ou cedidos, por emprstimo, aos rgos
que os receberam ou produziram, aos rgos encarregados das atividades a que
se referem os documentos e as autoridades superiores, na mesma linha hierdrquica. Por exemplo: urna folha de pagamento s deve ser emprestada aos funCionrios do Servic;:o de Pessoal, ao diretor administrativo e ao presidente da
instituic;:ao. Suponha-se, entretanto, que o diretor de Produc;:ao Industrial solicite ao Arquivo folhas de pagamento para realizar urn trabalho estatstico; o
Arquivo s poder emprest-las com a autorizac;:ao do Servic;:o de Pessoal, urna
vez ser este o rgo responsvel pela sua elaborac;:o.
Recomenda-se ainda que, salvo em casos excepcionais, os documentos
jamais sejam retirados das pastas para emprstimo. Para facilitar a consulta, o
arquivista poder assinalar na pasta, com urna tira de papel, onde se encontra
o documento desejado.
Quanto aos prazos para emprstimo de dossies, suger~-se que devam estar compreendidos numa faixa de 10 dias, podendo, entretanto, ser renovados
mediante sua apresentac;:ao ao Arquivo.
Considerando-se as implicac;:es ticas e os riscos que acompanham o
emprstimo de documentos, indispensvel que se exerc;:a o seu controle, no
senti~o nao s de garantir a integridade do acervo, como tambm de informar
com seguranc;:a onde se encontra a documentac;:ao.
Nesta fase dever ser utilizada a guia-Jora, que ficar no lugar da pasta,
juntamente com o Recibo de Dossie (figura 24). Este deve conter os seguintes
dados: data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa,
ndice da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsvel pelo
emprstimo.
O emprego da guia-Jora facilita o rearquivamento e possibilita a cobranc;:a das pastas nao-devolvidas no prazo estipulado.
103
Para facilitar sua cobranc;:a, deve ser instituido o fichrio de lembretes

ou vigilancia contnua (follow-up) para controle de prazos, que poder ser organizado em diversas modalidades. A mais simples constituida de 12 guias de
projec;:oes centrais, com notac;:es correspondentes aos meses, e mais 31 guias
com projec;:es em cinco posic;:es, correspondendo aos das do mes. Diariamente
0 fichrio dever ser consultado e cobrados efou renovados os emprstimos.
1.4.1 Retinas
Para que a operac;:ao de emprstimo seja efetuada com os cuidados requeridos, tornam-se necessrias algumas rotinas bsicas.
Passos
2
3
4
S
6
Rotinas
Atender as requisic;:oes oriundas dos vrios rgaos
Preencher em duas vias o formulrio Recibo de Dossie
Colocar a segunda via no lugar da pasta retirada para emprstimo
Arquivar a primeira via assinada pelo requisitante no fichrio de lembretes - follow-up -, em ordem cronolgica para efeito de controle de prazos
Preencher e encaminhar o formulrio Cobranc;:a de Dossie (figura 25}
quando a pasta nao tiver sido restituida no prazo estipulado
Arquivar a pasta e eliminar a segunda via do recibo
Apor o carimbo RESTITUDO (figura 26) na primeira via assinada pelo
requisitante e devolve-la
Figura 24
Recibo de dossie
ARQUIVO
RECIBO DE DOCUMENTAQAO
CLASSIFICAQAODECIMAL - - - - - - - - - - - - - - - -
PEDIDO POR _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __
EM_ _ _ DE
DE 19_
ENCAMINHEI
Aii:iivliiia.............
RECEBI
......Fiesi:iasvel ......
104
105
di~eren;:as
Figura 25
Cohranfa de dossie
Devido a essas
relativas ao valor e afreqencia de uso dos documentos, a avaliaro, ~ selero, a eliminaro de documentos devem ser cuidadosamente estudadas, pjanejadas e implantadas.
'
COBRANCA DE DOSSir=
1.5.1 Anlise, avaliaJao, selegao e eliminagao

Solicitamos a devolw;:ao da documentac;:ao abaixo relacionada ou o pedido de renovac;:ao
do respectivo emprstimo. Em caso de renovac;:ao, queira indicar o prazo e restituir este
formulrio ao Arquivo Central.
Essa seqencia dd operac;:es consiste em estabelecer o prazo de vida dos

documentos, de acordol com seus valores probatrio ou informativo. Assim
como os museus nao cdnservam em seu poder todas as pinturas existentes, da
mesma forma torna-se destitudo de lgica que urna instituic;:ao conserve inde'
finidamente todos os ddcumentos
que receba ou produza.
Os museus de ahe fazem urna tri3;gem das pinturas a conservar, em
func;:o do valor, e as in~tituic;:es tambm devem verificar o valor de cada documento e determinar cls que sero conservados ou eliminados- destrudos,
vendidos ou doados.
O valor do docurhento determinado em func;:o de todas as suas possveis finalidades e tambk do tempo de vigencia dessas finalidades.
Em relac;:o ao seJ valor, os documentos podem ser:
1
Renovar at:_ _ _ _ _ _ _ __
Rio de Janeiro,
de
de19
Arquivista
Figura 26
Carimbo de restituipo
-Aqueles que devem ser conservados indefinidamente por

serem de importancia vi!:al para a organizac;:o.
PERMANENTES- Os qu~, pela informac;:ao que contem, devem ser conservados
indefinidamente.
TEMPORARIOS Quando se pode determinar um prazo ou determinada data
em que cessa o valor do :documento.
PERMANENTES VITAIS
A eliminac;:o nao pode ser feita indiscriminadamente, nem deve basearse simplesmente em dat~s ou perodos rgidos, ao fim dos quais se possa destruir rudo.
H que se proced~r criteriosamente, estabelecendo prazos sim, mas baseados nos valores atribufdos aos diversos documentos, de acordo com o seu
contedo, cor as infor~ac;:es neles comidas e jamais em razao da espcie documental ou apresentac;:o fsica.
Assim, os estudos para determina;:o da caducidade devem ser feitos
por comisso idonea, us~almente denominada Comisso de Anlise de Documentos, constituda por membros efetivos e eventuais. Os efetivos sao o chefe
do Arquivo e representa'ntes dos rgos administrativo, financeiro e jurdico.
1- os representantes do orgao' - fi1m, os qua1s
. ~o' serao
. sao
Os membros eventurus
1
1.5 Destina9ao
Alguns documentos tero valor temporrio e outros tero valor permanente e jamais deverao ser eliminados.
H documentos que freqentemente sao usados como referencia, h outros aos quais se faz referencia coro menos freqencia ou quase nao sao usados
e ainda existem aqueJes que, aps a conclusao do assunto, nao sofrem nenhum
uso ou referencia.
convocados a medida q4e forem senda analisados os documentos relativos as

suas atividades.
106
Os princpios bsicos que deverao nortear o trabalho de anlise da comissao consistem em verificar:
o se houver algum contrato, conserv-lo no arquivo permanente em carter

definitivo.
o importancia do documento com rela;ao aos valores administrativo,

probatrio ou histrico;
o possibilidade e custo de reprodu;ao (microfllmagem);
o espa;o, equipamento utilizado e custo do arquivamento;
o prazos de prescri;ao e decadencia de direitos (legisla;ao vigente);
o nmero de cpias existentes e locais onde os dados sao anotados.
2. Conservaro e obras
Instrumentos de destinagao
Sao atos normativos elaborados pelas comissies de anlise, nos quais
sao fixadas as diretrizes quanto ao tempo e local de guarda dos documentos.
H dois instrumentos bsicos: tabela de temporalidade e lista de el.iminaro.
Tabela de temporalidade. o instrumento de destina~ao que determina os prazos em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes efou intermedirios, ou recolhidos aos arquivos permanentes, estabelecendo critrios para microfllmagem e elimina;ao.
A tabela de temporalidade s deve ser aplicada aps sua aprova;ao pela
autoridad e competente. Nela os documentos sao descritos de forma clara para se
evitar interpreta;ies erradas, especialmente quando se tratar de sua elimina;ao.
Exemplos:
Cartes de ponto
Conservar por sete anos no Servi;o de Pessoal, ou no Arquivo Intermedirio, eliminando em seguida, urna vez que, pelo tem XXIX do artigo 7Q da
Constitui;ao Federal, promulgada em 5-10-1988, os crditos trabalhistas prescrevem em cinco anos, no curso do contrato de trabalho. No caso de rescisao
de contrato, o empregado poder reclamar at o limite de dois anos os crditos nao prescritos no decorrer do contrato.
L ::o roru=[o,
1
107
Edificios
l. Condominio e limf"'Z'
~o
prazo de cmco anos no rgao, eliminando-os
o recibos e documentos anlogos sobre pagamentos.

o originais: arquiv-los por dois anos no arquivo corrente, transferindo-os aps ao arquivo intermedirio, onde serao preservados por
mais trs anos. Findo esse prazo sera microfilmados e eliminados.
Os microfilmes serao conservados no arquivo permanente;
o cpias: conserv-las na Superintendencia dos Imveis por dais anos.
o or;amento: conserv-lo no arquivo corrente pelo prazo de trs anos para
confronta;oes, ehminando-o aps.
o contratos.
o originais: conserv-los no arquivo permanente em carter definitiva,
o cpias: conserv-las no arquivo corrente pelo prazo de trs anos, para
possveis confrontas, eliminando-as aps.
o requisi;oes de servi;o e/ou pedidos de conserto.
o originais: conserv-los por dais anos na Superintendencia dos Imveis para estudos sobre custos, podendo ser eliminados em seguida;
o cpias: conserv-las por um ano nos rgaos requisitantes, eliminando-asaps.
3. Documentos patrimoniais (escrituras e similares).
o originais: microlilm-los para atender as consultas e conserv-los, em carter
permanente, na caixa-forte da institui~ao, sob a responsabilidade do tesoureiro e custdia do arquivo permanente.
o cpias. a;tenticadas em cartrio (microfilme ou outra forma, segundo os
termos da le): conserv-las no arquivo permanente, tambm em carter definitivo.
1
4. Guarda e seguranra (acesso fora do horrio de expediente).

o Memorandos e comunica;oes internas solicitando autorizJ;ao para entrada na institui;ab fora do horrio de expediente, conserv-los por um ano
no arquivo corren te e elimin-los em seguida.
Folhas de pagamento
Considerando que a aposentadoria ocorre aos 35 anos de servi~o, as folhas de pagamento serao microfilmadas e conservadas no arquivo intermedirio pelo prazo de, no mnimo, 40 ;nos.
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109
GESTO DE DOCUMENTOS
108
Lista de e/iminar;ao. urna relac;:o especfica de documentos a serem

eliminados numa nica operac;:o e que necessita ser aprovada pela autoridade
competente.
o lugares, edificios, objetds etc.;

o fenmenos: o que acon~eceu a pessoas, lugares, edificios e objetos (atividades, ocorrencias, episdfos).
Exemplo:
Critrios que regulam a eliminayao de documentos

1
Especificac;:ao dos documentos

Atas de condominio
Controle de entrada/salda de vefculos
Controle orc;:amentrio
Convites diversos
Declarac;:ao de vida e residencia
Entrada lora do horrio de expediente
Expedic;:ao de correspondencia (relac;:es)
Folhas de informa<;:ao (cplas)
Guias de bancos
Notas de remessa de material
Presta<;:es de cantas de malotes
Quadros de horrios
Recortes de jornais (duplicatas)
Seguros (aplices vencidas)
Teletones (pedidos de conserto)
Xerox (requisi<;:es de cplas)
Datas
1970-1980
1978-1981
1980-1981
1978-1980
1975-1981
1972-1982
1948-1980
1973-1979
1945-1980
1947-1981
1955-1977
1968-1972
1965-1982
1947-1977
1961-1981
1980-1981
Quantidade
8pastas
25 pastas
3 pastas
4 pastas
84 pastas
28 pastas
183 pastas
6 pastas
294 pastas
43 pastas
348 pastas
15 pastas
131 pastas
2 pastas
52 pastas
5 pastas
Para o preparo dos instrumentos de destinac;:o a Comisso de Anlise

de Documentos deve obedecer a determinados critrios de avaliac;:o e selec;:o
que iro orientar o complexo trabalho de retenc;:o e/ou eliminac;:o, a saber:
Critrios que regulam a reten9ao de documentos
Quanto a valores de prova:

devem ser conservados documentos que provem como a instituic;:o foi organizada e como funciona (origem, programas de trabalho, diretrizes, relatrios de atividades, normas, documentos fiscais etc.);
devem ser conservados documentos que possam responder a questes tcnicas relativas as operac;:es da organizac;:o (pesquisas, projetos, material didtico ou publicac;:es produzidas etc.).
Quanto a valores de informac;:o devem ser conservados documentos referentes a:

o pessoas: fsicas e jurdicas;
Em geral, podem
se~ eliminados:
1
o documentos cujos texto~ estiverem reproduzidos em outros ou que tenham

sido impressos em sua tptalidade;
o cpias cujos originais sejam conservados;
o documentos cujos elem~ntos essenciais se achem reproduzidos em outros;
o documentos de pura fotmalidade, como c?nvites, cartas de agradecimento
e outros;
o documentos que se tomarem obsoletos e nao mais representarem interesse
para a adrinistrac;:ao.
1
A aplicac;:ao desses crhrios dever, acima de tudo, basear-se no bom senso e na prudencia.
i
Urna vez determinada
a eliminac;:ao de documentos, devem ser prepara
dos os termos de eliminar~o correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta, a identificac;:ao Idos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos documentos e q.antidade, bem como, se for o caso, a indicac;:ao do
instrumento de destinac;:aol (tabela de temporalidade ou lista de eliminac;:ao)
que autoriza a destruic;:ao (figura 27).
O ato de eliminar, ptopriamente dito, deve ser feto de forma racional.
Os processos mais indicado~ sao: a fragmentac;:ao, a macerac;:ao, a alienac;:ao por
venda ou doac;:ao. A incine~ac;:ao - processo condenado -, quer pelo aumento
do ndice de poluic;:ao que 1provoca, quer pela impossibilidade de reciclagem
do papel, nao deve ser adotfda.
1
Considerayoes
ge~ais
1
A primeira grande se,ec;:ao de papis deve ser feta no arquivo corrente,

quando da sua transferencia para o arquiv intermedirio ou recolhimento
para o arquivo permanente~ Esta tarefa deve ser realizada coro a assistencia e
orieritac;:ao do arquivista-chcife e sempre de acordo coro os prazos estabelecidos
nos instrumentos de destin~c;:ao.
A eliminac;:ao deve ~erecer atenc;:ao especial. Nos EUA, por exemplo, a
eliminac;:ao de documentos pblicos regida por lei.
110
GESTiO DE DOCUMENTOS
111
1.5.2 Transferencia, recolhimento
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Para melhor compreensao do assunto, cumpre relembrar aqu os conceitos de transferencia e recolhimento, bem como os tipos de arquivos existentes.
Denomina-se traniferencia a passagem dos documentos dos arquivos correntes
para os intermedirios. Q!:Lando a transferencia feita para os arquivos permanentes recebe a denominac;:ao recolhimento.
Q!:Lanto aos tipos de arquivos existentes, j se viu no captulo 2 que, segundo o estgio de evoluc;:ao por que passam os documentos e devido afreqencia de uso e aquantidade de referencias feitas a eles, os arquivos sao classificados em corrente, intermedirio e permanente.
AR.Q_UNO CORRENTE- Onde sao guardados os documentos de uso freqente e
aqueles em que o ato administrativo ainda na"a terminou.
AR.QUNO INTERMEDIARIO - Onde sao guardados os documentos de menor fre-
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qencia de uso e que aguardam destinac;:ao final.
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AR.QUNO PERMANENfE - Onde sao guardados os documentos cuja freqencia de
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uso espordica e que sao conservados em razao de seu valor histrico,

probatrio ou informativo.
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importante nao se chegar aerrnea conclusao de que os documentos

colocados no arquivo intermedirio ou no arquivo permanente j nao tem valor. Se assim fosse, eles nao seriam guardados e sim eliminados, doados,
vendidos, destrudos etc.
A transferencia e o recolhimento sao feitos, pois, em razao da freqencia de uso e nao do valor do documento. Assim, corrente, intermedirio e permanente sao gradac;:6es de freqencia de uso e nao de valor de documento, embora seja recomendvel a prtica da avaliac;:ao e selec;:ao nessa oportunidade.
A transferencia dos documentos do arquivo corrente para o intermedirio e o recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos facilita o arquivamento e a localizac;:ao de documentos, pois libera espac;:o e
economiza recursos materiais.
A transferencia e o recolhimento de documentos requerem planejamento cuidadoso, com vistas aescolha de mtodo econmico e eficiente.
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Tipos de transferencia
H dais tipos bsicos de transferencia: permanente e peridica.
Permanente a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase
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112
ARQUiVO: TEORIA E PRTICA
sempre, que se indique em cada documento a data em que dever ser transferido. S aplicada em casos especiais.
Peridica a remo;:o de documentos, em intervalos determinados. Ela
pode ser efetuada em urna etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um perodo determinado, senda esta ltima conhecida como peridica de mnimo e
mximo.
Na transferencia peridica em urna etapa, os documentos julgados de
valor so recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, no h arquivo intermedirio e a transferencia recebe o neme
especfico de recolhimento.
Na transferencia peridica em duas etapas - tambm conhecida por
dupla capacidade, transferencia mltipla ou mtodo do ciclo- os documentos so transferidos para o arquivo intermedirio, ande permanecem durante
determinado perodo e, posteriormente, s.e julgados de valor, so recolhidos
em carter definitivo para o arquivo permanente.
H instiruic;:es, entretanto, que, pelas suas proporc;:es, no comportam
um arquivo intermedirio. Nesses casos, a fim de no congestionar os arquivos
correntes com documentos pouco consultados, mas que ainda no podem ser
recolhidos para o arquivo permanente, pode-se separar essa documentac;:o
em baterias, mveis ou gavetas diferentes, conforme ilustram as figuras 28,
29 e 30.
113
B-C
E-G
Figura 30
Gavetas diferentes
A-B
F-H
N-P
C-E
1-M
Q-R
T-Z
Figura 28
Baterias diferentes
Arquivo corrente
Na transferencia ~-'"''~'v,u.-... de mnimo e mximo os documentos compreendidos dentro de

data mnima e mxima so retirados das pastas e
transferidos, desde que
sido emitidos ou recebidos dentro do perodo
fixado.
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1
rais
1
Documentos
nao-correntes
Para que a transfere~cia ou o recolhimento sejam eferivados ordenadamente, recomenda-se a ela~orac;:o de um calendrio, no qual, de comum acordo entre as partes inreressa'das, so fiXados os perodos em que cada rgo dever realizar aquelas operac;:pes (figura 31).
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At a primeira metade do sculo XX a tradic;:ao arquivstica clssica considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histrica. Assirn,
os documentos passavam diretamente de um a outro estgio, nao senda preVista nenhuma fase de transic;:ao.
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2. Arquivos intermedirios
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As listas devem relacionar o ttulo d~ pastas, datas-limite e quantidade.

Podem indicar tambm os prazos fixados para sua conservac;:ao e/ou eliminac;:ao
(figura 32).
Ao se. efetuar a transferencia ou recolhimento, recomendvel procederse a urna revisao nas pastas para certificar-se da nao-existencia de falhas de ordenac;:ao ou classificac;:ao. Normalmente nessa ocasiao que se promove a
desinfestac;:ao e a restaurac;:ao dos documentos.
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115
A opc;:ao do mtodo de transferencia nao altera o mtodo de arquivamento, que deve ser o mesmo tanto no arquivo corrente, quanto no intermedirio e no permanente.
Ao se efetuar a transferencia, recomenda-se colocar no lugar das pastas
transferidas urna ficha com a sua indicac;:ao. Os arquivos permanentes devem
manter um livro de registro, no qual se anotarao a data da transferencia e os
ttulos das pastas recebidas. Urna lista descritiva em duas vas deve acompanhar os documentos. A segunda va, aps a conferencia, ser devolvida ao rgao recolhedor coro o recibo do arquivo; e a primeira servir para controle e
localizac;:ao da documentac;:ao, at que sejam elaborados os instrumentos de
pesquisa.
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Q],Iando as instituic;:oes contavam coro espac;:o, conservavam os seus documentos por longo tempo, muitas vezes sem condic;:oes adequadas para sua
preiervac;:ao; outras, por falta de espac;:o, recolhiam precocemente documentos
ainda de uso corrente, congestionando o arquivo permanente com documentac;:ao ainda necessria aadministrac;:ao.
Com o crescimento da massa documental, produzida em quantidades
cada vez maiores, a situac;:ao agravou-se.
.1
Foi entao que, na busca de urna soluc;:ao, surgiu a teora da "idade intermediria" e com ela a noc;:ao de depsitos intermedirios, cujo acervo constitudo de papis que nao estao mais em uso corrente.
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Atualmente os arquiyos intermedirios tornaram-se urna necessidade reconhecida por administradbres e arquivistas.
Sua /nfaO princip}J consiste em proceder a um arquivamento transitro, isto , em assegurar a ~reservac;:ao de documentos que nao sao mais movmentados, utilizados pela Jdministrac;:ao e que devem ser guardados temporal
riamente, aguardando pe~o cumprimento dos prazos estabelecidos pelas
comissoes de anlise ou, e~ alguns casos, por um processo de triagem que decidir pela eliminac;:ao ou luquivamento definitivo, para fins de prova ou de
!
pesqmsa.
Em diversos pases es arquivos intermedirios aparecem com nomes
distintos. Nos EUA e no Canad sao chamados de Records Centers; naFranc;:a, de Prarchivage, na Al~manha, de Zwisc,henarchive; na Gra-Bretanha, de
Limbo.
.
Os norte-americano~ dao grande importancia aos records centers_ urna
vez que proporcionam ao governo considervel economa. Existem dezenas
desses depsitos distribud9s por todo o pas.
As des pesas com as construc;:oes de depsitos intermedirios sao be m
menores, se comparadas as Idos depsitos tradicionais. Pesquisas efetuadas nos
EUA, junto aos rgaos da a!:lministrac;:ao pblica federal, comprovaram que neles eram guardados cerca d~ 7 mil quilometros de documentos. Tais nmeros
evidenciaram que a quantidade de depsitos disponveis nao era suficiente.
Sentiram, entao, que os pa:?is de uso nao-corrente, conservados nos rgaos da
administrac;:ao, tornavam-selantieconomicos, e por esta razao o sistema passou
a ser ardorosamente defend~do pelos arquivistas norte-americanos. 1
Na Franc;:a, a noc;:ao de pr-arquivo nasceu aps ter sido adotada no Canad, nos EUA e na Inglat~rra. Duas experiencias paralelas foram lanc;:adas no
incio dos anos 70, urna re(erente aos Arquivos Nacionais (arquivos dos ministrios e administrac;:oes centrais do Estado) e outra aos Arquivos Departamentais.
A primeira delas i a da Cidade Interministerial de Arquivos, em

Fontainebleau, que receber toda a documentac;:ao da idade intermediria produzida pelos ministrios e ldministrac;:oes centrais do governo - a excec;:ao dos
ministrios de Assuntos ~teriores e Defesa Nacional - e que naquele local
aguardar a decisao sobre ~ua eliminac;:ao ou recolhimento aos Arquivos Na1
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117
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ClOnalS.
A lei federal que regulamenta o! arquivamento intermedirio nos EUA est publicada na Rev.
Archivum, 12, 1971.
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118
No Canad, a experiencia reveste-se de grande impom1ncia pela sua

antigidade, desenvolvimento e sistematizac;:ao. Este pas possui depsitos
em Ottawa, Toronto, Montreal, Vancouver, Edmonton, Winnipeg, Hali&x e
Quebec.
A gestao dos papis do governo federal canadense depende da direc;:ao
que administra os documentos ainda nao arquivados definitivamente. Essa direc;:ao age em perfeita harmona com os Arquivos Histricos e constitu urna
unidade administrativa autonoma, sob a autoridade do arquivista federal presidente do Conselho Consultivo dos Arquivos Pblicos - que tem a missao
de assistir aos ministrios e aos rgaos do governo federal na definic;:ao da poltica de gestao de documentos. Esse comando prope sugestes, inspeciona e
providencia a formac;:o de recursos humanos especializados na guarda de papis conservados nas administrac;:es.
.
A principal vantagem desse sistema a economa considervel de espac;:o e de recursos material e humano.
Em 1965, na entao Repblica Federal da Alemanha foi criado um depsito nas proximidades de Bonn, destinado a receber os documentos que emanam dos departamentos ministeriais federais por um prazo determinado, a excec;:ao dos ministrios dos Negcios Exteriores e da Defesa, que tem os seus
servic;:os separados. Em 1971, foi construdo um prdio para depsito intermedirio em Sankt-Augustin gerido exclusivamente por arquivistas. Os documentos ali recebidos sao parte integrante dos arquivos federais.
O arquivo intermedirio assim concebido tem a dupla vantagem de
centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as administrac;:es. Ele evita a eliminac;:ao descontrolada e permite
urna verdadeira poltica de conservac;:o dos arquivos.
Na Inglaterra adotou-se o Arquivo lntermedirio - Limbo - aps a
11 Guerra Mundial. Foi criado em 1950, em Hayes, subordinado ao Public
Record Office.
Diversos outros pases j possuem arquivos intermedirios.
No Brasil, pelo disposto no Decreto na 76.387, de 2 de dezembro de
1975, o Arquivo Nacional passou a contar com urna Divisao de Pr-Arquivo, instalada em Braslia. Este primeiro centro regional de arquivos intermedirios iniciou suas atividades recebendo a documentac;:ao dos ministrios e
demais rgaos do governo federal, j produzida em Braslia, a pattir de 1960,
quando foi transferida a capital.
GESTO DE DOCUMENTOS
119
2.2 Tratamento, armazenamento e /oca/iza9o da documenta9o

Imediatamente aps a conferencia da documentac;:ao transferida, deve
ser providenciada a sua limpeza e, se necessrio, a sua desinfestac;:ao.
Os documentos recolhidos aos arquivos interrnedirios conservam a
classificac;:ao que !hes foi dada nos arquivos correntes. Os smbolos ou notac;:oes que lhe forem atribudos pelo arquivo interrnedirio serao usados apenas
para localizac;:ao no momento de atender a consultas. Esses smbolos serao
transcritos nas duas vas das listas, ou relac;:oes de transferencia, antes da restituic;:ao ao rgao recolhedor da via que lhe destinada.
A ordem em que pastas, caixas ou volumes transferidos sao armazenados pode ser apenas a ordem de recebimento; ou outra qualquer adotada de
acordo com as conveniencias e possibilidades.
Como a propriedade da documenta<;ao continua a ser da administra<;ao
que a produziU:, s a esta ser permitido o acesso aos documentos, podendo,
porm, dar autorizac;:ao para que outros os consultem.
2.3 Recomenda9es especiais

O arquivo interrnedirio dever ser subordinado tcnica e administrativamente ao arquivo permanente, a fim de evitar a proliferac;:ao de depsitos e
manter uniforme a poltica arquivstica. Para isso deve ser dirigido por profissionais de arquivo de alto nvel, conhecedores dos mtodos tradicionais de
classificac;:ao e elabora<;ao de instrumentos de pesquisa.
2.4 Constru9o e equipamento

A economa a razao principal da criac;:ao de arquivos interrnedirios.
Por este motivo, os custos de sua construc;:ao e dos equipamentos nao devem
superar em gastos os dos arquivos tradicionais. Tem-se que considerar o valor
do terreno (situado em local afastado dp centro urbano), da construc;:o e dos
equipamentos, que devem ser simples e de baixo custo.
As dimensoes devem ser fixadas em func;:ao da massa de papis a receber e da previsao de crescimento. A construc;:ao deve ser dotada de meios
modernos para protec;:ao contra incendio, explosao, inundac;:oes, poluic;:ao atmosfrica, excesso de umidade e de luz solar. Deve tambm possibilitar comu-.
nicac;:oes fceis e relativamente rpidas com as administrac;:es que os utilizam,
assim como fcil acesso aos seus funcionrios.
-,
.!
CAPTULO 5 .
1
AROU\IVOS PERMANENTES
Como j se viu, arq~ivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos ou recebidos por hm govemo, organiza~ao ou firma, no decorrer de
suas atividades, e arquivadds ou conservados para efeitos futuros.
O destino dos arqu~vos passar por urna lenta evolu~ao que os afasta
cada vez mais de seu objetivo primitivo. Com o passar do tempo, embora diminua o seu valor administrativo, aumenta a sua importancia como documenta~ao histrica. Nao s~ pode dividir o arquivo em dois compartimentos:
velho (o u histrico) e adrr\.inistrativo. N a realidad e, sao pura e simplesmente
arquivos em incessante protesso de transforma~o.
Os documentos hist6ricos de hoje foram os administrativos de ontem e
os documentos administrJtivos de hoje serao os documentos histricos de
1
amanh a.
Mesmo os documer:jtos histricos de hoje podem tornar-se novamente
administrativos amanha, p~r diversas circunstancias, devido a sua utiliza~ao.
Apesar de os arquiv~s serem conservados primariamente para frns administrativos, constituem base fundamental para a histria, nao apenas do
rgao a que pertencem, mas tambm do povo e suas rela~oes sociais e economicas.
A fun~ao de um ar4uivo permanente reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consul~ dos doc~mentos oficiais, de uso nao-corrente, ou
seja, concentrar sob sua custdia, conservar e tornar acessveis documentos
nao-correntes, que possam tornar-se teis para fins administrativos, pesquisas
!
histricas e outros frns.
1
1
1
122
Essa idia de concentra~ao deve ser considerada de maneira ampla. Nao

simplesmente o recolhimento do material de que o rgao de origem deseja
ver-se livre; esse recolhimento reclama inspe~ao, sele~ao para transferencia, inclusive assistencia e orienta~ao ao rgao de origem na organiza~ao de seus arquivos correntes, visando a futura separa\=aO do material de valor permanente
daquele que nenhum valor possui.
A expressao de uso nao-corrente aplica-se aos documentos nao mais necessrios em rela~ao as atividades rotineiras do rgao criador.
Em pases como os EUA e a Fran~a, o ndice de preserva~ao de documentos produzidos pelo governo, em carter permanente, de 5 e 20%, respectivamente.
O principal objetivo da reuniao dos arquivos ern rgao central tomlos acessveis e colocar a disposi~ao dos usurios a experiencia do passado, tanto quanto ela se reflita em um documento. Cada conjunto de-documentos
reservatrio da experiencia humana, que s poder ser adequadarnente utilizada se estiver racionalmente arranjada e conservada.
O arquivo permanente, sendo o resultado da reuniao dos arquivos correntes, recebe a docurnenta\=ao originria de diferentes setores e cresce ern
grande propor\=ao. Sua administra~ao , portanto, bem rnais complexa que a
dos arquivos corrente e intermedirio.
Classificarn-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:
l. Arranjo- reuniao e ordena~ao adequada dos documentos.
2. DescripTo e pubh"cafo - acesso aos documentos para consulta e divulga~ao do acervo.
3. ConservafO- medidas de prote~ao aos documentos e, conseqentemente,
do local de sua guarda, visando a impedir sua destrui~ao.
4. Referncia- politica de acesso e uso dos documentos.
1. Atividades de arranjo
Ern arquivologia entende-se por arranj'o a ordena~ao dos documentos
em fundos, a ordena~ao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens
documentais dentro das sries.
O arranjo urna das func;oes rnais importantes ern um arquivo e, por
isso, deve ser feto por pessoa qualificada e especializada.
As atividades desenvolvidas no arranjo sao de dois tipos: intelectuais e
fsicas.
ARQUIVOS PERMANENTES
123
As intelectuais consistem na anlise dos documentos quanto a sua forma, origem funcional e contedo.
As atividades fsicas se referern a coloca~ao dos papis nas galeras, estantes ou caixas, seu empacotarnento, flxac;ao de etiquetas etc.
H considervel diferenc;a entre o arranjo do arquivo corrente e o do arquivo permanente. Tais diferen~as decorrem das atribui~oes especficas de cada
urn e, por isso, suscitarn situac;oes prprias e soluc;oes adequadas.
Q!lanto aos arquivos intermedirios, nao existem mtodos ou princpios especficos de arranjo no sentido tcnico da palavra aqui empregado. N esses arquivos, de guarda transitria, aplicarn-se apenas critrios racionais de disposic;ao dos documentos em estantes ou armrios.
A prpria origem do material condiciona o tratarnento a lhe ser dispensado. No arquivo corrente a docurnenta\=ao recente e provrn de setores prximos, que a utilizarn com freqencia. No arquivo permanente os documentos, procedentes dos arquivos correntes, j vem ordenados, segundo urn
mtodo {alfabtico, geogrfico, numrico, cronolgico ou por assunto).
No arquivo permanente, o arquivista nao se interessa apenas pelo arranjo dos papis de determinado setor, mas se ocupa da ordenac;ao de todos os
documentos sob sua guarda e que provem de mltiplos rgaos, onde forarn
manipulados por inrneros funcionrios.
Ao tratar a docurnentac;ao de uso nao-corrente, o arquivista obedecer a
pravenincia dos arquivos, principio bsico da arquivologia, segundo o qual devem ser rnantidos reunidos, num mesmo fUndo, todos os documentos provenientes de urna mesma fonte geradora de arquivo. O principio da proveniencia
corresponde a expressao inglesa provenance e a francesa respect des fnds, tambm muito usada no Brasil em virtude da forte influencia francesa na forma~
c;ao proflssional dos arquivistas brasileiros.
Q!lando o fundo constitudo de documentos de generas diversos
corno filmes, fotograflas, fltas magnticas, videoteipes, desenhos, material bibliogrfico e outros, estes podem ser fisicamente armazenados em local diverso, desde que sejam feitas as referencias correspondentes no fundo ao qual pertencem.
Urna das dificuldades encontradas na aplicac;ao do princpio da provr}niencia refere-se a deterrninac;ao das unidades administrativas que irao se constituir em fundos de arquivo.
A escolha desses fundos dever ser estabelecida de acordo com as. circunstancias e conveniencias, obedecendo a dois critrios.
J
J
T
1
1
J
1
124
125
l. Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de urna mesma fonte

geradora de arquivos.
Exemplo: Ministrio da Agricultura, Companhia Brasileira de Alimentos, Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria, Empresa Brasileira de
Assistencia Tcnica e Extensao Rural, Companhia de Financiamento da Produ~ao, Companhia Brasileira de Armazenamento; cada urna dessas institui~oes
se constituir num fundo.
2. Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de urna fonte

geradora de arquivo, reunidos pela semelhan~a de suas atividades, mantido,
porm, o princpio de proveniencia.
possvel, a ordem orig~ria. S depois de uro levantamento poder-se- julgar se possvel fazer-~e qualquer altera;:ao.
O arranjo original pde ser modificado de forma a corrigir desvos de
estrutura geral do conjunto, se esses deSVIos fioram atr1"bm'dos a enganos
dos administradores o~ se sao o resultado de urna modifica~ao temporria
de conserva~ao dos dof:umentos.
No arranjo do conju~to, os interesses das pesquisas histricas sao considerados secundrios.
Deve-se ter ero mente ~ue os documentos que contero as normas da organib
d
.
2
za~ao a que pertenceram constituem o arca ou~o o conunto.
Nenhum conjunto, ericadernado ou nao, deve ser desmembrado sem que
se tenha investigado olmotivo de sua constitui~ao.
O desmembramento de conjuntos ou amarrados de documentos isolados
permissvel; porm, ca1o sejam muito consultados, prefervel conserv-los
reunidos.
Os documentos espJsos que apresentem indica~oes, externas ou internas,
de terem previamentb formado parte de urna srie ou dossie devem, se
possvel, ser novamen~e includos nos referidos conjuntos.
Documentos que nao: estavarn, originariamente, juntos, s devem ser combinados se forero abslutamente da mesma natureza.
Instrumentos formaiJ, originais, nao importa quanto estragados estejam,
ou quao pequenos seiam os seus fragmentos, nunca devem ser destrudos,
mesmo que existam d~plicatas, confirma~oes ou cpias autenticas.
Se o documento orig~al est ero boas condi~oes, cpias esparsas (que nao
perten~af\1 a dossie ~u srie alguma e sem valor paleogrfico) podem ser
destrudos.
A fim de se completJr uro conjunto, deve-se preparar urna lista dos documentos que lhe faltarh, para facilitar a sua procura. Se eles nao mais existirem, procurar transc+~oes dos originais ou cpias depositadas ero outros
conjuntos.
i
Documentos que de~ois de terem desaparecido de uro conjunto a ele voltarem, por ddiva ou fmpra, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara
i
a sua origem.
1
Exemplo: Agricultura, incluindo a documenta~ao do Ministrio da

Agricultura, Companhia Brasileira de Alimentos, Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuria, Empresa Brasileira de Assistencia Tcnica e Extensao Rural, Companhia de Financiamento da Produ~ao, Companhia Brasileira de Armazenamento; neste caso, o fundo ser Agricultura, atividade comum a todas
as institui~oes mencionadas.
1
1
1
1\
Os fundos podem ser subdivididos ero sries e subsries, que refletem a

natureza de sua composi~ao, seja ela estrutural, funcional, ou at mesmo por
espcie documental.
Ainda, utilizando-se os mesmos exemplos, as sries de cada fundo, no
critrio estrutural, corresponderao aos setores que integram a estrutura das institui~oes. Exemplo: cada Secretaria do Ministrio da Agricultura, cada rgao
da Companhia Brasileira de Alimentos etc. No critrio funcional, as sries seriam as prprias institui~oes, urna vez que o fundo Agricultura, fun~ao principal dessas institui~oes.
A escolha das sries e subsries obedecer, portanto, amesma orienta~ao
adotada para os fundos, urna vez que estes se constituem ero parte dos fundos.
A Associa~ao dos kquivistas Holandeses (1973), ero seu livro Manual
de arranjo e descriro de arquivos, cita vrias regras para o arranjo dos documentos, das quais destacam-se as seguintes:
o
o
o
o
o Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, ero ordem de: procedencia, data, nmero, assunto e nome.
O
O mtodo de arranjo deve ser sempre baseado na organiza~ao primitiva,

que corresponde a organiza~ao da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de uro conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto
1
1
1
- " . Se n~o
- h ouAo organizar o arquivo, devefse procurar ord enar a sua "pasta d e 1"d en tifica~ao
ver os originais dos atas refer~ntes a sua cria~ao, o arquivista deve lan~ mao de cp1as dos
documentos iniciais, que certabente foram publicados em rgiios oficiais, pmcurando, assim,
restabelecer a" ,;,ximo essa p~sta, pois, no futuro, ser o inicio da histria da institui~ao.
.
126
1. 1 Smbolos de nota;o
Os smbolos so de grande utilidade, urna vez que servem de elemento
de identifica~o e localiza~o dos fundos, sries ou subsries de documentos
dentro do acervo.
Podem ser puros, isto e, constituidos apenas de nmeros ou letras, ou
mistos, com combina~o de letras e nmeros. Como toda codifica~o ou
simbologa, sua escolba meramente convencional.
Para melbor compreensao do assunto, suponham-se alguns exemplos:
AG/Ar
1 (1-4)
AG -Administra~o Geral (Fundo)
A -Diretoria Administrativa (Srie)
p -Servi~o de Pessoal (Subsrie)
1 -Nmero da caixa onde sero conservados os documentos
(1-4)-Nmero dos dossies dentro das caixas
AG/F0-1
20 (5-8)
-Administra~o Geral (Fundo)
-Diretoria Financeira (Srie)
-Servi~o de Or~ento (Subsrie)
-Corresponde a urna subsrie especial de propostas or~amentrias
20 -Nmero da caixa
(5-8)-Nmero dos dossies ou pastas dentro das caixas
AG
F
O
-1
Os smbolos de nota~ao nas lombadas das caixas sao apenas os correspondentes ao fondo, st!rie, subst!rie e ao nmero da caixa; nao se indicam os
nmeros dos dossies e pastas. Entretanto, no inventrio citam-se todos os elementos que constituem a nota~o~
127
,--
o substancia, indicando-se unidade de
organiza~ao, fun~oes,
ra~es, assuntos;
o estrutura, indicando-se esquema de classificac;:ao adotado, unidades de arquivamento, datas abrangentes, classes ou tipos flsicos dos documentos,
quantidade.
L
[
l.
Alm de tomar o acervo acessvel, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o contedo e as caractersticas dos documentos. Vrios sao os
instrumentos de que pode dispor um arquivo.
Com a fmalidade de colaborar com a AAB no sentido de normalizar,
no Brasil, a elaborac;:ao desses instrumentos, ser transcrito a seguir, com algumas adapta~es, o trabalho de Maria Amlia Porto Miguis, Roteiro para ela. borafO de instrumentos de pesquisa em arquivos de custdia (1976).
2. 1 Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa

Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a dire~ao de seu
presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa bsicos.
Aps a compara~ao de suas estruturas, bem como dos termos usados para
design-los, tanto no Brasil, quanto no exterior, o grupo constatou - nao raras
vezes- a imprecisao (quando nao a cohfusao) existente. Nao s o mesmo termo ou expressao usado com diferentes acepc;:oes em diversos pases, como o
num mesmo pas. A falta de urna normaliza~ao da terminologa, cada autor
d ao seu trabalho a designa~ao que melhor lbe apraz.
Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros nao dispoe de instrumentos de pesquisa e nem mesmo de um mnimo de orientac;:iio, o grupo
selecionou e definiu os quatro seguintes tipos:
l.
2.
3.
4.
Guia
lnventrio
Catlogo
Repertrio
2.2.1 Guia
Obra destinada
-,
l
2. Atividades de descric;:ao e publicac;:ao

O trabalho de um arquivo s se completa com a elabora~o de instrumentos de pesquisa, que consistem na descri~ao e na localiza~o dos documentos no acervo, "e se descinam a orientar os usurios nas diversas modalidades de abordagem a um acervo documental" (Miguis, 1976:7).
A descri~ao dos conjuntos documentais deve ser feita em rela~ao a sua:
atividades, ope-
a orienta~ao dos usurios no conhecimento e na utiliza-
~ao dos fundos que integram o acervo de um arquivo permanente. o instru-
mento de pesquisa mais genrico, pois se prope a informar sobre a totalidade

dos fundos existentes no arquivo. Sua fmalidade informar sobre o histrico,
128
a natureza, a estrutura, o perodo de ternpo, a quantidade de cada fundo integrante do acervo total do arquivo. O guia deve incluir ainda as seguintes inforrnac;:es:
o enderec;:o e relefone do arquivo;
O horrio de funcionarnento;
o indicac;:o de estac;:o de metro e linhas de onibus que servern
O regularnento da sala de consulta;
O recursos tcnicos oferecidos (cpias xerox, microfilme etc.);
o requisitos exigidos do pesquisador.
a localidade;
Para ilustrar a apresentac;:o desse instrumento torne-se o exernplo a seguir, que corresponde ao trecho do guia de urna instituic;:o imaginria, no
caso a Fundac;:o X, induindo apenas a descric;:o de dois de seus fundos.
"129
AHOUIVOS PERMANENTES
Estrutura
i
O fundo compostJ das seguintes sries:
1
o
o
o
o
o
Assemblia-Geral
\
Conselho Diretor
Conselho Curador
Conselho Tcnico, extirho em 1948
Presidencia
' . estao
- orgaruza
. dos por assuntos,
Os documentos quel.mtegram as senes
obedecendo ao cdigo de cJassificac;:o adotado nos arquivos correntes, de acordo com o estabelecido no Manual de arquivo da instituic;:ao.
i:.l
Perodo: 1944-1982.
\
Qpantidade 202 caixas e lBS volumes, que oc~pam 32,8m lineares.
.
1,
Fontes complementares
Fundac;:ao X. Funda}ao X 30 anos a serviro do Brasil. Rio de Janeiro,
1
ADMINISTRAc;O SUPERIOR- AS
Histrico
A importancia desse fundo, apesar de pouco volurnoso, decorre do fato
de reunir documentos referentes a crialfo e a constiruic;:ao da prpria Fundac;:ao X; contrn atas da Assernblia Geral e dos Conselhos Diretor, Curador e
Tcnico, relatrios anuais de suas atividades e prestac;:es de contas, escudos sobre reforma da organizac;:o interna, regularnentos, acordos, contratos e convenios com diversas instituic;:es nacionais e estrangeiras. O fundo inclui ainda
docurnenrac;:o referente a depoirnentos e entrevistas do presidente, solenidades
cornernorativas das datas da instituic;:o, discursos diversos, visitas de rnisses
tcnico-cientficas estrangeiras, visitantes ilustres - nacionais e estrangeiros - ,
congressos e sirnpsios, inaugurac;:o do edificio-sede, filiac;:o a entidades nacionais e estrangeiras, concesso de bolsas de estudo.
O exarne dessa docurnentac;:o, especialmente das atas dos rgos de direc;:o superior, dos relatrios anuais e prestac;:es de comas, fornecer ao pesquisador urna viso global do desenvolvimento das atividades da Fundac;:o X
atravs dos ternpos, sua importancia no cenrio scio-polrico-culrural do pas,
bern corno da filosofia que tern noneado seus destinos.
Natureza
O acervo constitudo, principalmente, de atas, cartas, certides, curr~
culos, oficios, recorres de jornais, telegramas, diplomas, filmes, fotografias e
rnedalhas.
1974. XN, 410p. ilustr. 23cfu.

Instrumentos de pesquisa \
lnventrio sumrio de todas as sries, Inventrio analtico das subsries
1
especiais da Presidencia.
i
1
1
ESCOLA NACIONAL DE ADMINISTRA<;AO (ENA)
Histrico
A ENA foi criada erh 15 de abril de 1952, subordinada ao Instituto de
1
Administrac;:ao da Fundac;:ab X.
Em 1972 o InstitutJ foi extinto. A partir dessa data a escola passou a
ser subordinada a Direc;:ao Executiva, que, em 1974, teve sua denominac;:ao alterada para SuperintendenciJ Geral.
A escola tem por ruJaiidade promover cursos de formac;:ao e ps-graduac;:ao, proceder a pesquisas e\ estudos, divulgar trabalhos tcnicos e prestar assistencia tcnica na rea da aqministrac;:ao pblica e empresarial.
De 1952 a 1957, p4-a atender as necessidades emergentes na Amrica
Latina, realizou cursos esp~ciais, com durac;:ao de seis meses, para alunos brasi-
.
1 .
.
1euos e atmo-amencanos.
No setor de assistenc:ia tcnica fmnou importantes convenios com inmeras instituic;:oes, entre as\quais destacarn-se o Departamento Nacional de Estradas de Rodagem, a Sup~rintendencia Nacional de Marinha Mercante e o
Banco Nacional de Desenvblvimento Econmico e Social.
130
131
Edita a Revista de Administrafo, de periodicidade trimestral, e obras

didticas.
Natureza
O acervo constituido de farra documentac;:io sobre cursos, dossies de
alunos, termos de convenios, correspondencia com instituic;:es latino-americanas e projetos de assistencia tcnica.
Estrutura
Compem o fundo da ENA as seguintes sries:
o
o
o
o
o
Gabinete do Diretor
Secretaria Escolar
Centro de Pesquisas Administrativas
Centro de Assistencia Tcnica
Divisio de Publicac;:es
Os dossies de alunos que integram a srie da Secretaria Escolar estio organizados em ordem alfabtica, pelo prenome, dentro de cada curso, os quais
se. encontram dispostos cronologicamente. Os documentos das demais sries
estio ordenados segundo o cdigo de classificac;:io de assuntos.
Perodo: 1952-1980.
Quantidade: 525 caixas, que ocupam 60m lineares.
Fontes
complementares
Relatrios anuais de atividades da Escola.
Instrumentos de pesquisa
Inventrio Sumrio de todas as sries, repertrio relativo a srie do Centro de Assistencia Tcnica.
Entre os bons guias, em Hngua portuguesa, merecem destaque os de
Achiam (1981), Damasceno & Cunha (1974), o do CPDOC (1979) e o de
Pagnocca & Camargo (1982), os quais se recomendam a consulta.
_2.2.2 lnventrio
lnventrio sumrio
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de
tima de suas divises sio identificadas e descritas sucintamente.
Trata-se de instrumento do tipo arrolamento, cuja organizac;:ao deve refletir o arranjo adotado para a disposic;:ao do fundo, ou parte dele, como urna
srie, por exemplo.
Sua finalidade descrever a composic;:io do fundo - ou parte dele, pela
enumerac;:ao de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas - e ao
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para
cada fundo.
O inventrio deve ser precedido de urna introduc;:ao contendo informac;:es sobre os seguintes elementos:
o modalidade de incorporac;:ao do fundo no acervo do arquivo;
o breve notcia histrica sobre a instituic;:ao, a pessoa ou a familia da qual o
fundo proveniente;
o explicac;:ao. sobre o modo de consulta do inventrio.
O inventrio sumrio fundamental e deve ser o prirneiro instrumento
de pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos pblicos - constitudos de documentos de carter oficial - quanto para os de arquivos priVados.
A seguir, tome-se como exemplo trechos de inventrios das sries que
integram o fundo da Administrac;:ao Superior da Fundac;:ao X, que, na fase corrente, classifica seus documentos por assunto, adotando o mtodo numrico
decimal. O cdigo numrico que antecede os ttulos representa, assirn, o nmero da classificac;:ao adotada pelo arquivo corrente.
A notac;:io destinada a localizac;:ao dos itens do inventrio representada por letras que indicam o fundo {AS), as sries (ASS.G), as subsries, seguidas
do nmero da caixa onde se encontram armazenados.
SRIE: PRESIDENCIA-AS/PF
ltens
Titulo
Datas
abran gentes Quant.
001
Comissao de reda;;ao dos estatutos
194445
1 pt.
002
Alvars de localiza;;ao
1944-54
1 pt.
002
Registro do Cadastro Geral dos

Contrlbuintes
1957
1 pt.
002
Registro de Titules e Marcas
1947-50
1 pt.
002
Registro de Titules e Marcas
1951-59
003
Relatrios anuals
1944-58
Localiza;;ao
ASIPF 1
1 pt.
14 V.
~---------
2-17
]
]
I/
132
1::i3
11
~
il
conrinUaijO
if
li
ltens
"~
'---'
\,__,,
!i
"-
SRIE: CONSELHO DI RETOR- AS/CD

Titulo
Datas
abran gentes Quant.
003
Relatrios anuais
1959-80
010
Criac;:ao da Fundac;:ao X
1944-45
010
Escritura de constituic;:ao
21 V.
2pt.
Localizac;:ao
18-28
29
1944
1 pt.
10
011.401 Correspondencia do presidente
1945,49-50
2 pt.
AS/PF 29
5 pt.
30
11
014.2
Filiac;:ao a instituic;:oes internacionais
1947-52
12
044.2
Doadores-fundadores
1944
13
351.D1
15 pt.
ltens
ITrtulo
011.2
Formac;:ao dJs primeiros conselhos
011.2
011.2
Atas -Jivro 1
Correspondencia
011.2
Homenagemlao conselheiro
\._...
2 pt.
35
14
407.2
Bolsistas estrangeiros
1946-49
4pt.
36
15
520
Assistencia tcnica- Casa da Moeda
1947
1 pt.
37
16
520
Assistencia tcnica- Fundac;:ao
17
520
18
520
19
920
1963-70
3 pt.
ltens
1
2.
lntulo
1976
1 pt.
Datas
abran gentes Quant.
Atas -livro
~ 1
1945-80
011.3
Correspondhcia
1945-46,
38
1
2
1 V.
48-50
Localizac;:ao
AS/CC
1 pt.
1953-67
4 pt.
SRIE: CONSELHO TCNICg- AS/CT'
1962-63
1 pt.
ltens
Assistncia tcnica- Universidade
Cornernorac;:oes. 30" aniversrio

da Fundac;:ao X
1 pt.
011.3
Assistencia tcnica -Instituto Brasi-
de Brasffia
1946
AS/OC
1973
leiro de Bibliografia e Docurnentac;:ao
1 V.
SRIE: CONSELHO CURADdR- AS/CC
Fundac;:aoX
Calouste Goulbenkian
2pt.
1944-50
cornernorativo dos 30 anos da
1944
Localizac;:ao
Eugenio Gud,in
31-34
Preparo e lrnpressao do livro
Datas
abran gentes Quant.
1973-74
3 pt.
39-41
ITrtulo
Datas
abran gentes Quant.
Localizac;:ao
Atas mimeografadas
Atos, instruc;:oes de sdrvic;:o e circulares
1945-46
1 pt.
1948
1 pt.
AS/CT
INVENTRIO SUMRIO DO FUNDO DA ADMINISTRA<;:AO SUPERIOR DA FUNDA<;:AO X

SRIE: ASSEMBLIA GERAL- AS/ASS.G
1
r
1
ltens
Titulo
Datas
abran gentes
Quant.
Localizac;:ao
011.1
Mernbros da 1 Assernblla Geral
1944
1 pt. AS/ASS.G 1
12
011.1
Correspondencia
1944-60
2 pt.
011.1
Atas -livro n 1
rnar. 45-jun. 60
1 V.
011.1
Uvro de presenc;:as n 1
mar. 45-jun. 60
1 V.
011.1
Documentos referentes as
assemblias gerais
1945-80
011.1
Beic;:oes
1960
1 pt.
34v.
011.1
Atas -livro n 2
mar. 61-abr. 80
1 V.
011.1
Livro de presenc;:as n 2
mar. 61-abr. 80
1 V.
011.1
Currlculos diversos
s.d.
1 pt.
2-18
19
20
*A numeraijO dos itens destina-se a facilitar sua localizaljo no In dice que dever complementar o inventrio.
i
l!
L_
Como modelos de inventrios sumrios destacam-se os de Boullier de

Branche (1960a), o do atquivo particular de Rodrigo de Souza da Silva Pontes
(Brasil, Ministrio das tela~oes Exteriores, Arquivo Histrico, 1967) e o de
Rangel (1939).
i
Boullier de Brandhe, diretor dos Arquivos de Sarthe (Fran~a), convidado por Jos Honrio R6drigues, na ocasiao diretor do Arquivo Nacional, elaborou o Inventrio sumlu-io dos documentos da Secretaria de .Estado da Marinha (1960a) e introduzih no Brasil os melhores padroes da moderna tcnica
.
arquivstica. Em nota liminar da publica~ao, Jos Honno ese1arece a ongem
do fundo inventariado, keguida de nota histrica sobre o Ministrio da Marinha e a sucessao dos titJlares da pasta, no perodo abrangido pela documental
.
~ao inventariada.
Extinto em 1948, antes da do~ao do mtodo de classifica~ao, razao pela qua! sua documentaijlio deixou de ser codifica4.
134
AROLJIVO: TEORIA E PRTICA
continua~ao
lnventrio analtico
001
010 Cria~;ao da Fundacao X

Entrevista com a imprensa sobre a criacao da Funda;:ao;
exposicao de motivos n 2.697, de 29 de julho de 1944,
solicitando ao presidente da Repblica isencao de
impostas federais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira
sobre aspectos legais a serem cumpridos para cria~;ao da
Funda;:ao; correspondncia sobre composi~;ao dos
Conselhos Diretor e Curador, 1944-45.
AS/PF
AS/PF
2pt.
29
18
AS/PF
520 Assistencia tcnica- Universidade de Brasilia

Convenio assinado para eiabora~;ao de projeto referente a
reorganiza~;ao administrativa da Universidade, 1962-63.
19
38
1
910 Comemora~;ies. 300 aniversrio da Funda~;ao X

Correspondencia de felicita~;ies; discurso de Maurlcio
Lobo ao Inaugurar-se o busto do presidente; documentos
diversos relativos
AS/PF
T
AS/PF
1 pt.
3pt.
organiza~;ao dos festejos,
1973-74.
AS/PF 39/41
002 Registro de Titulas e Marcas

DociJmentos diversos referentes ao registro dos titulas dos
peridicos editados pela Funda~;ao X, 1947-50.
1 pt.
Locaiiza~;ao
002 Registro no Cadastro Geral dos Contribuintes

Correspondencia trocada com o Ministrio da Fazenda,
visando ao registro da Funda~;ao X no Cadastro Geral dos
Contribuintes, 1957.
1 pt.
AS/PF 18-28
002 Alvars de localiza~;ao

Correspondencia trocada com os rgaos competentes para
obter e renovar anualmente os alvars de localiza~;ao e funcionamento, 1944-54.
1 pt.
2-17
003 Relatrios anuais

ldem, referente ao periodo 1959-80. Anexo ao relatrio
de 1980 encontra-se relatrio especial de C. Castro Uma
21 V.
Comissao de reda~;ao dos estatutos

Antepro]eto dos estatutos e rela~;ao dos membros componentes da Comissao, 1944-45.
1 pt.
AS/PF
sobre a situacao financeira da Funda;:ao.
INVENTRIO ANALfTICO DA SRIE DA PRESIDENCIA DA FUNDA<;:O X, 1944-80

Descrl~;ao
003 . Relatrios anuais

lnclui informa;:ies sobre as atividades desenvolvidas por
todos os rgaos que integram a Funda;:ao. iiustram os
relatrlos, quadros e tabelas estatisticas, 1944-58.
14v.
Localiza~;ao
ltens
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um

fundo ou de urna de suas divises sao identificadas e descritas pormenorizadamente.
Sua finalidade propiciar ao usurio um conhecimento individualizado das unidades de arquivamento, atravs da descric;lio minuciosa de seu contedo. Neste caso, aconselhvel a assessoria de especialista, por exigir domnio do tema a ser descrito.
Para exemplificar e oferecer ao leitor oportunidade de confronto, ser
apresentado a seguir o inventrio analtico da Presidencia da Fundac;:ao X,
cujos itens foram descritos anteriormente de forma sumria.
ltens
135
AS/PF
002 Registro de Titulas e Marcas

Documentos diversos referentes ao registro dos titulas da
Escala Nacional de Administra~;ao e da Escala Nacional
de Direito Pblico, 1951-59.
1 pt.
AS/PF
Para complementar o estudo da matria, sugere-se a leitura do Catlogo

da colefO visconde do Rio Branco (Brasil, Ministrio das Relac;:oes Exteriores,
Instituto Rio Branco, s.d.) e do lnventrio analtico do arquvo da Casa Imperial do Br~sil, 1807-1816(Museu Imperial, Petrpolis, 1974), que descrevem arquivos privados e sao revestidos de caractersticas especiais.
O primeiro, indevidamente chamada de catlogo - porque se configura
como uro inventrio analtico -, minuciosamente descrito e sente-se ~ orientac;:1i.o segura do seu coordenador, o historiador Jos Honrio Rodrigues.
J
J
.1
"1
1
1
1
136
O segundo permite urna visao completa da composi~ao das unidades

de arquivamento, no perodo de 1807 a 1816. Por ter havido necessidade de
dar novo arranjo as unidades de arquivarnento, foi elaborada urna tabela de
equivalncia ou concordancia para remeter o usurio das antigas as novas nota~oes (1974:276-311).
continua~ao
Descri9ii.o
ltens
Localiza9ii.o
Boletins de qcorrncias- outubro de 1950 a janeiro de
1952. lnclui informapoes retrospectivas sobre a cria9ii.o da

Funda9ii.oX
-
2.2.3 Catlogo
137
ASIPF
102
AS/PF
29
Cria9ii.0 da Funda;:~o X
Certidao de Registro do 5 Oficio de Registro de Titulas e
1
Documentos. Uvro A, n 1, do Registro Civil de Pessoas Jurfdicas,
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico, incluindo todos os documentos, pertencentes a um ou a mais fundos, descritos de forma sumria ou pormenorizada.
Sua finalidade agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado perodo de tempo, ou que
digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares especficos existentes num
ou mais fundos.
A ttulo de exemplo, segue-se um trecho do catlogo temtico.
n de ordem 203, n dk protocolo 25.256. Rio de Janeiro, 15 de ja1
10
Caixa Econmica Federal dos estados do Paran, Rio de Janeiro

e Sao Pauio; autarqJias. Contm correspondncia e reia;:oes,
1
11
12
Entrevista ca~ a imprensa sobre a cria;:ao da Funda;:ao,

em 20 de setembro d~ 1944; exposi9ii.o de motivos n 2.697, de
r;ao. 1944-45. 2 pt.

Localiza9ao
-Estatutos
AS/ASS.G 1
3
4
Canse/ha Curador- ASICC

Atas do Conselho Curador, 1945-60, 1 v.
Membros componentes do 1 Conselho, 1944. 2 pt.
AS/CC
AS/CC
Atas do Conselho Diretor, 1944-50. 1 v.
AS/CD
Forma9ao dos primeiros conselhos, 1944.2 pt.
AS/CD
ASIPF
102
Presidencia- AS!PF
-
Boletins Informativos
Boletim-Ano 1, n 1-7,9-11, 1946. Contm matria sobre
a histria da Funda9ii.o X, legisla9ii.o, atividades, diretrizes, plano

de trabalho. 1 v.
15
AS/PF
29
AS/PF
AS/PF
29
Planos de trabal ha 1
Estudo apres~ntado pela sra. Nelly Leite sobre atividades
a serem
Canse/ha Diretor- AS/CD
AS/ASS.G 1
29
tatutos; anteprojeto e ersao final, 1944-45. 1 pt.
Membros da 1- Assemblia Geral. Correspondncia con-
AS/PF
Estatutos da Funda9ii.o X: Comissao de Reda9ii.o dos Es-
14
vidando diversas personalidades para participarem dessa

Assemblia. Rela9ii.o de membros, 1944. 1 pt.
Escritura de CflnStitui;:ao do 17 Offcio de Notas, tabeliao

dr. Luiz Cavalcanti. LiVro 476, lis. 6 v. Rio de Janeiro, 18 de setembro de 1944. 1 pt.
~plicitando ao presidente da Repblica isen-
bre aspectos legais a ferem cumpridos para a cria;:ao da Funda-
Assemblia Gera/- ASIASS.G

Atas da Assemblia Geral-livro n 1, de mar9o de 1945
a junho de 1960. 1 v.
31
AS/PF
AS/PF32-34
;:ao de impostas fede/ais; parecer de C. A. Bittencourt Pereira so-
13
Descri9ao
1944-45. 1 pt.
1
Doadores-fundadores: Uvros de assinaturas, 1944. 4 v.
29 de julho de 1944,
CATLOGO DA DOCUMENTAQO REFERENTE A CRIAQO

DA FUNDAQO X
(Data oficial de cria9ii.o: 18 de setembro de 1944)
ltens
neiro de 1945. 2 fls. 1

Doadores-funpadores: governos de estados e territrios;
desenvolvida~ e os recursos financeiros necessrios, ou-
tubro de 1944. 1 pt.
1
1
Para melho,r compr~ensao do assunto sugerem-se as obras de O!,Iesada

Zapiola (1948) e ele Rau & Silva (1955-58).
Q!,esada, ao descrevkr as rela~oes diplomticas entre EUA e Argentina,
no perodo 1810..30 deixa\ claro a conceitua~~o de catlogo ao afirmar que
"neste trabalho, unicament~ se faz a descri~ao daqueles grupos de documentos
diplomticos, nos quais di~eta ou indiretamente se faz referencia a Repblica
Argentina ou a Amrica dcj> Sul, sempre que o documento referenciado tenha
alguma rela~ao com nossoipas, suprirnindo-se o material que nao corresponda ao assunto especfico ddte catlogo" (1948:10).
------~--------------------------------~-
AROUiVO: TEORIA E PRTICA
138
J 0 trabalho de Rau &: Silva se caracteriza como catlogo, porqu~ o assunto enfocado o Brasil e os documentos foram arralados em sua totalidade.
As autoras afirmam nao terem omitido sequer os documentos anteriormente
divulgados. Deram-lhes apenas tratamento menos detalhado.
2.2.4 Repertrio
0 instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo
um critrio temtico, cronolgico, onomstico ou geogrfico.
Nesse tipo de instrumento est presente um juzo de valor que estabelece ou nao a inclusao de determinado documento. Sua elabora~ao s se justifica em casos especficos, qual?-do h inten~ao de ressaltar documentos indivi-
duais relevantes.
A disposi~ao das entradas e demais informa~oes se assemelha a do catlogo, sendo os itens descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcri~ao
de documentos na ntegra.
Como subsdio, apresenta-se parte de um repertrio elaborado pelo critrio cronolgico.
REPERTRIO REFERENTE A CRIAc;:O DA FUNDAc;:O X
(No periodo 1944-46)
Descric;:ao
ltens
1
18-9-1944
Escritura de constituic;:ao do 172 Offcio de Notas, tabeliao
Dr. Luiz Cavalcanti. Uvro 476, lis. 6 v. Rlo de Janeiro. 29 fls.
20-9-1944
Entrevista concedida a imprensa sobre a criac;:ao da Fundac;:ii.o X, na qua! o presidente afirma "a Fundac;:ao X uma instituic;:ao de carter tcnico, educativo e cultural, que certamente desempenhar atlvidades pionelras em nosso pa!s".
Localizac;:ao
AS/PF
AS/PF
4fls.
29
29
'
Outro exemplo de repertrio pode ser encontrado no Catlogo coletivo
dos arquivos brasileiros: repertrio referente aIndependencia do Brasil (Bra-
139
sil, Arquivo Nacional, 1972), cujo carter seletivo bem configurado pela nota explicativa ao afirmar que "arralamos somente documentos de
maior importancia e elementos concretos que pudessem ser teis aos estudiosos .. : (p. 2).
Da mesma maneira que no trabalho precedente, Flavio Guerra relaciona
em sua obra apenas os documentos julgados "mais interessantes" (1962:14).
2.3 Instrumento de pesquisa auxiliar
2.3.1 ndice
urna lista sistemtica, pormenorizada, dos elemetos do contedo de
um documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem
para indicar. sua localiza~ao no texto. Sua finalidade remeter rapidamente o
leitor ao contexto onde se acha inserido o termo indexado e apresenta-se de
duas formas: como obra independente ou como parte integrante da obra
indexada.
Como exemplo de ndice que constitu obra independente, recomendase o trabalho de Dabbs publicado em 1972. E como modelos que integram a
obra, citam-se o Catlogo da colero visconde do Rio Branco (Brasil, Ministrio das Rela~;oes Exteriores, Instituto Rio Branco, s.d.), o trabalho de Guerra
(1962), o Inventrio do arquivo Leito da Cunha, haro de Mamar (Museu
Imperial, Petrpolis, 1972) e a publica~ao de Rau &: Silva (1955-58).
Q!Ianto a elabora~ao de ndice propriamente dito, pode-se indicar consulta s obras de Collinson (1971) e Knight (1974), que fomecem informa~oes
precisas sobre a dificil tarefa de indexar.
Nao h ndice cumulativo. Cada volume apresenta os seus, que usualmente sao de nomes e de assuntos, numa s ordem alfabtica. No caso de
indexa~ao de ilustra~;oes, as normas tcnicas utilizam o termo tabel~ e nao ndice de ilustra~;oes.
T
1
2.3.2 Tabela de equivalencia ou concordancia

um instrumento de pesquisa auxiliar que d a equivalencia de antigas
para as novas que tenham sido adotadas, em decorrencia de alterano sistema de arranjo.
nota~oes
~oes
140
141
Exemplo:
TABELA DE EQUIVALENCIA ENTRE AS NOTAQES DO INVENTARIO
PRELIMINAR E AS DO INVENTARIO ANALITICO
Smbolo atual
Smbolo anterior
XI
XII
XIII
XIV
XIV
XIV
XXXII
178
221
233
275
276
277
ASIASS.G
ASICC
ASICD
ASIPF
AS/PF
2
3
ASIPF
1.129
BAP
439
2.4 Recomenda96es quanto e/abora9ao

do instrumento de pesquisa
O fundo, a srie e a subsrie da documentac;:ii.o que se pretende divulgar
devem estar identificados e distribuidos pelos locais de guarda - arquivos, estantes, prateleiras - segundo um arranjo estabelecido conforme as normas da
arquivstica.
Isso se aplica tanto aos arquivos pblicos, quanto aos privados. Somente
aps estar a disposic;:ii.o fsica dos documentos devidamente caracterizada num
arranjo sistemtico, caber o planejamento do guia e, sucessivamente, dos demais instrumentos de pesquisa. A parte descritiva deve conformar-se, igualmente, as prescric;:es arquivsticas.
No planejamento da tarefa, alguns elementos bsicos devem ser levados
em considerac;:ii.o:
natureza da documentac;:ii.o;
o sistema de arranjo;
O disponibilidade de recursos humanos e financeiros;
o adequac;:ii.o do tipo de instrumento ao objetivo que se visa alcanc;:ar.
O
No I Encontro de Bibliotecrios e Arquivistas Portugueses, realizado em

Coimbra, de 1 a 3 de abril de 1965, Costa (1966) sintetiza as normas gerais
sugeridas por diversos especialistas e organizac;:es internacionais, das quais
transcrevem-se algumas adaptac;:es:
2. Se isso acontecer, tleve-se primeiramente elaborar os meios de pesquisa

para aqueles ncl4os que nao disponham de nenhum instrumento antes de refazer-se osij existentes, embora deficientes.
3. Em igualdade de \circunstancias, deve-se dar preferencia aos ncleos
mais consultados belo seu valor intrnseco ou interesse pblico e nao
aos que sao mais do agrado do arquivista.
4. Colocar os instrurbentos de trabalho adisposic;:ao dos pesquis adores em
salas e fichrios, p~blicando, ou pelo menos duplicando, os que disserem respeito aos n~cleos mais importantes e consultados.
5. Para facilitar a cori.sulta deve haver um guia de todos os instrumentos
de trabalho adispsic;:ao do usurio.
6. Todos os instrumntos de trabalho devem ter os respectivos ndices e
urna introduc;:ao l,sobre a instituic;:a~ e seus ncleos documentais"
(1966:267-8).
3. Atividades de conberva'rao
1
A conservac;:ao compreende os cuidados prestados aos documentos e,

conseqentemente, ao loba! de sua guarda.
Para a construc;:ao ~e um arquivo, o ideal um local elevado, com o mnimo de umidade, em lea isolada, com previsao de ampliac;:ao futura e precauc;:ao contra o fogo. O baterial a ser empregado, tanto quanto isso seja possvel, deve ser nao-inflamiivei, utilizando-se pedra, ferro, concreto e vidro.
A luz, o ar seco, a hmidade, o mofo, a temperatura inadequada, a poeira, gases e inmeras prag~, a mdio e longo prazos, sao altamente prejudiciais
aconservac;:ao do acervo documental.
Luz- A luz do dia deve Jer abolida na rea de armazenamento, porque nao s
acelera o desaparecimentb das tintas, como enfraquece o papel. A prpria luz
artificial deve ser usada c~m parcimnia.
A.R. SECO - outro fator de enfraquecimento do py.pel.
UMIDADE - Alm de exerher o mesmo efeito do ar seco, propicia o desenvolvmento do mofo. O ndicJ de umidade ideal situa-se entre 45 e 58%.
TEMPERATURA- Nao develsofrer oscilac;:6es, mantendo-se entre 20 e 22o. O calor
constante destri as fibra do papel. O ideal a utilizac;:ao ininterrupta de aparelhos de ar condicionadb e desumidificadores, a fim de climatizar as reas de
armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Nao sendo vivel tal prtica,
deve-se empregar slica-g~l, acondicionada em recipientes plsticos, no. fundo
das gavetas ou estantes para combater a umidade.
1
" l. Nenhum ncleo documental deve estar privado dos indispensveis elementos de pesquisa.
142
PoEI~ E ~ASES -
Contribuem para o envelhecimento prematuro dos papis.

A poe1ra e composta de partculas em suspensao que penetram nas fibras do
papel. Quando este manuseado faz-se sentir a sua ac;ao cortante. As emanac;es deletrias dos gases tambm destroem as fibras do papel.
PRAGA Determinados insetos sao atrados pela celulose do papel, cola, goma
ou casena: mas a umidade a principal causadora de seu aparecimento, pois
neste ambiente encontram condic;es ideais para se desenvolverem.
Sao as seguintes as principais operac;es de conservac;o: a) desinfestac;ao; b) limpeza; e) alisamento; d) restaurac;ao ou reparo.
3. 1 Desinfestar;ao
O mtodo de combate aos insetos mais eficiente a fumigac;ao. A subsa ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantla da mtegndade do papel e da tinta sob sua ac;ao.
~xistem clmaras especiais para fumigac;o. O processo consiste em introdu~r os d~cumentos na camara, onde se faz o vcuo, aplica-se o produto
qumiCO- timol, DDT, fluoreto de sdio, cristais de paradicloro-benzeno ou
kiloptera lquido - e submetem-se os documentos a ac;ao do fumigante pelo
prazo de 48 a 72 horas, aproximadamente. Em seguida, repete-se o vcuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos. Com a fumigac;o os insetos, em qualquer fase de desenvolvimento, sao completamente destrudos.
, . Quando nao existem camaras apropriadas pode-se fazer a fumigac;ao na
propna re~ de armazenamento, calafetando-a e introduzindo o gs por meio
de mangue1ras, sob a protec;ao de mscaras.
t~ncia .qufm~ca
AROU!VOS PERMANENTES
143
rada. Na falta de equipamento adequado, aconselha-se usar o ferro de engomar

caserro.
3.4 Restaurar;ao
A restaurac;:ao exige uro conhecimento profundo dos papis e tintas empn!gados. Vrios sao os mtodos existentes.
O mtodo ideal aquele que aumenta a resistencia do papel ao envelhecimento natural e as agressoes externas do meio ambiente - mofo, pragas, gases, manuseio - sem que advenha prejuzo quanto a legibilidade e flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.
Nos mtodos mais comuns aplica-se urna pelcula protetora em um dos
lados do papel, por meio de soluc;ao vaporizadora, imersao ou dos processos
de laminac;:ao e silking. Essa pelcula nao deve impedir a passagem dos raios
ultravioletas ou infravermelhos. O processo deve ser fcil e tao elstico que
permita o tratamento dos documentos antigos como modernos, seja qual for
o seu estado de conservac;ao. A matria-prima e o equipamento utilizados devem ser de baixo custo e de fcil aquisic;ao.
3.4.1 Banho de gelatina
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o

que aumenta a sua resistencia, nao prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os documentos, porm, tratados por este processo, que manual, tornam-se suscetveis ao
ataque dos insetos e dos fungos, alm de exigir habilidade do executor.
3.2 Limpeza
Em pases desenvolvidos h instalac;es especiais para a operac;ao de limpeza, que a fase posterior a fumigac;ao. Na falta dessas instalac;es usa-se um
pano macio, urna escova ou um aspirador de p.
3. 3 A/isamento
Co~sist: em colocar os docum~ntos em bandejas de ac;o inoxidvel, expondo-os a ac;ao do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante
urna hora, em urna camara de umidificac;o. Em seguida, sao passados a ferro,
folha por folha, em mquinas eltricas. Caso existam documentos em estado
de fragilidade, recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressao mode-
3.4.2 Tecido
Processo de reparac;ao em que sao usadas folhas de tecido muito fmo,
aplicadas coro pasta de arnido. A durabilidade do papel aumentada consideravelmente, mas o emprego do arnido propicia o ataque de insetos e fungos,
impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, alm de reduzir a
legibilidade e a flexibilidade.
3.4.3 Silking
Este mtodo utiliza tecido - crepeline ou musseline de seda - de grande durapilidade, mas, devido ao uso de adesivo a base de arnido, afeta suas
l
1
144
145
qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a reprodu~ao e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos sao pouco prejudicados. , no entanto, um processo de difcil execu~ao e cuja mart:ri:l-prima
de alto custo.
deve haver um espa~o de ~mm, deiXando o documento so to dentro das duas

laminas (ver figura 33).
1
!
Figura 33
3.4.4 Lamina9ao
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com urna folha de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa
hidrulica, sob pressao mdia de 7 a 8kg/cm e temperatura entre 145 a 155C.
O acetato de celulose, por ser termoplstico, adere ao documento, juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as qualidades
permanentes do papel sao asseguradas sem perda da legibilidade e da flexibilidade, tornando-o imune a a~o de fungos e pragas. Qualquer mancha resultante do uso pode ser removida com gua e sabao.
O volume do documento reduzido, mas o peso duplica. A aplica~ao,
por ser mecanizada, rpida e a matria-prima, de fcil obtenc;:ao. A fotografia
simplificada e o material empregado na restaurac;:ao nao impede a passagem
dos raios ultravioletas e infravermelhos. Assim, as caractersticas da lamina~ao
sao as que mais se aproximam do mtodo ideal.
3.4.5 Lamina9ao manual
1
Rtaadesiva
DOCUMENTO'
Pelfculas de
polister
l
1
Este processo, desenvolvido na ndia, utiliza a matria-prima bsica da

laminac;:ao mecanizada, embora nao empregue calor nem pressao, que sao
substitudos pela acetona. Esta, ao entrar em contato com o acetato, transforma-o em camada semiplstica que, ao secar, adere ao documento, juntamente
com o papel de seda.
A laminac;:ao manual, tambm chamada de laminac;:ao com solvente,
oferece grande vantagem aqueJes que nao dispem de ri;!cursos para instalar
equipamentos mecanizados.
3.4.6 Encapsula9ao
Utiliza basicamente pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.
O documento colocado entre duas laminas de polister fixadas nas
margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a fita
Ao terminar a opera~ao, corta-se o excesso de polister e arredondam-se

as extremidades para que sb evitem acidentes com as pessoas que manipulam
os documentos e danos aoJ demais que !hes estiverem prximos. A encapsula~ao considerada um dos \mais modernos processos de restaurac;:ao de docu1
.
mentos.
.
Alm das tcmcas aqm descntas, apltcadas por especialistas na arte da
restaurac;:ao, existem meios nais simples que podem ser empregados em pequenos reparos pelos prprios \arquivistas no dia-a-dia de seu trabalho, tais como
usar papel de seda japonesa\- j existe similar no Brasil- e cola Carbox Metil
Celulose, em p - oferecid~ no comrcio a quilo. Preparar urna mistura com
20g deste p e meio litro dJ gua moma - filtrada e fervida - e bater at atingir a consistencia de gelatin~ transparente. Aplicar o preparado no verso da folha, por meio de pincel - fesmo que contenha informac;:ao - e, em seguida,
aderir o papel de seda que, por ser transparente, nao omite o texto.
146
4. Atividades de referencia
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as polticas de acesso e de uso dos documentos.
Por poltica de acesso devemos entender os procedimentos a serem
adotados em relac;:ao ao que deve ou pode ser consultado. Compete ao arquivo
determinar a liberac;:ao ou restric;:ao de acesso, aps analisar os aspectos polticos e legais que envolvem as informac;:es, bein como os direitos de terceiros,
ou determinac;:ao de autoridade superior.
O!,Ianto apoltica de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categoras de usurios que terao
acesso ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consultas.
Devem tambm ser promovidas exposic;:es de documentos e atividades
culturais de interesse da comunidade - cursos, palestras, concursos - .bem
como dispar de servic;:os de reproduc;:ao (microfilme, xerox etc.) e de informac;:es, com proflssionais capazes de auxiliar os pesquisadores na completa utilizac;:ao do acervo.
r
1
CAPTULO 6
AROUIVOS ESPECIAIS
An:tes de se abordar o tema, conveniente registrar o empenho com

que os arquivistas se dedicam aos arquivos de papis como tambm as demais
formas documentais surgidas em decorrencia da tecnologa moderna - fotograflas, microformas, discos, fltas udio e videomagnticas e todos os 'produtos dos sistemas de computador.
Subsiste ainda a idia, embora errnea, de que os arquivistas manipulam apenas documentos convencionais e meramente administrativos - correspondencia, memorandos, processos etc. Em conseqencia, os demais documentos, como relatrios tcnicos, planos de trabalho, projetos, desenhos,
plantas e outros, muitas vezes chamados impropriamente de arquivos tcnicos,
sao encaminhados a bibliotecas, centros de documentac;:ao, servic;:os de audiovisuais etc.
Conforme explicitado no capitulo 2, arquivos especializados sao aqueles
que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experiencia humana
num campo especifico, independentemente da formt sica que apresentem.
Sao exemplos os arquivos hospitalares ou arquivos mdicos, os arquivos de impr!nsa, os arquivos de engenharia e assim por diante.
Viu-se tambm que arquivos especiais sao aqueles que tem sob sua guarda documentos_ em diferentes tipos de suportes e que, por esta raziio, merecem
tratamento especial nao apenas no que se refere ao seu armazenamento, como
tambm ao registro, acondicionamento, controle e conservac;:ao. Ambos, entretanto, arquivos especiais e especializados, estao perfeitamente inseridos no
campo da arquivologia, que dispe dos principios e t~cnicas para a sua carreta
organizac;:ao.
148
U m jornal o u revista, urna esta~ao de TV o u de rdio, alm de seu prprio arquivo como empresa, ter tambm um ou vrios arquivos especiais,
contendo material informativo para pesquisa de seu corpo redatorial, bem
como para guarda de discos, filmes, titas udio e videomagnticas, recortes de
jornais e fotografias, os quais deverao ser administrados, embora distintos,
como um conjunto arquivstico.
Tratar-se- aqui dos arquivos especiais mais freqentemente encontrados
e que sao os de fotografias, titas audiomagnticas, filmes, discos, recortes de
jornais e catlogos impressos.
1. Arquivo fotogrfico
As atividades de um arquivo fotogrfico devem ser desenvolvidas basicamente em cinco fases: recep~ao e identifica~ao, preparo, registro, arquivamento
e pesqmsa.
1. 1 Recepfiio e identificayiio
& fotografias e os negativos devem ser encaminhados ao arquivo pelos
diversos rgaos que integram a organiza~ao, acompanhados das informa~oes
indispensveis ao registro. Q!tando tal nao ocorre, torna-se necessrio manter
entendimentos coro os remetentes das fotos, no sentido de identific-las.
149
ARQUIVOS ESPECIAIS
Nestes casos o cdigo ou o nmero servirao para identificar e localizar

nao urna, mas um grupp de fotos, que serao posteriormente arquivadas, juntas, na mesnia pasta ou envelope. Procedimento identico ser aplicado aos neganvos.
1
i
1
1.3 Registro
Urna vez codificakas ou numeradas, destacam-se das fotografias todos

os elementos que possarJ servir a pesquisa: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares orl objetos: Tais elementos serao transcritos numa ficha
1
principal (figuras 34 e 3~), que ser desdobrada de forma a atender as peculiaridades de cada caso (fi~ras 36 e 37). Para .os assuntos, deve-se elaborar urna
lista de termos especficos coro as remissivas necessrias, a fim de se evitar o
emprego de sinnimos el palavras diferentes para expressar a mesma idia. Da
ficha devem constar ainda informa~oes complementares sobre a apresenta~ao
fsica da fotografia (brarlco e preto ou em cores), a quantidade, inclusive de
i
negativos, a referencia bibliogrfica, em caso de publica~o, e outros dados
pertinentes a cada caso.
1
'
'
Figura 34
Unitenno: ficha-ndice
1.2 Preparo
N0525
ARQUIVO CENTRAL
Os mtodos mais utilizados para o arquivamento de fotografias sao os

de assunto, o numrico simples e o unitermo, em fuce de sua simplicidade de
opera~ao, rapidez de acesso e localiza~ao, e inmeras possibilidades de recupe-
Palavras-chave
1
ra~ao.
"-
'-'
'-
"~
'
'''-'
Dependendo do mtodo utilizado, as fotografias recebem um cdigo de

assunto - atribudo em func;io do assunto principal - ou um nmero de registro - em ordem crescente, controlado em livro prprio - assinalados, em
lpis macio, no verso da fotografia e nas pastas ou envelopes em que ser
acondicionada.
A experiencia demonstra que nem sempre h necessidade de se codificar ou numerar cada foto. Q!tando se recebem cinco, 10, 20 ou mais fotos de
urna mesma cerimonia, acontecimento, local ou objeto, fotografados de angulos diferentes, deve-se dar o mesmo cdigo ou nmero de registro a cada urna
das fotos e negativos.
Descritores
Resumo:
lnstala~ies do ~rquivo Central da FGV. Ro de
Janeiro, 22 de malo de 1975)

1
7 fol. b/p, 21
pro~as e 7 negativos.
1
Arquivo Central
Ediffcios
Sales, Eliana Balbina Rora
Pestana, Marli Soares
1
1
Informativo, 7{6):31-6, jun. 1975.

1
1
Pimenta
Riani, Eloisa Helena
150
151
AROUIVOS ESPECIAIS
Figura 37
Numrico simples: ficha de assunto
Figura 35
Numrico simples: ficha principal
0525
0525
lnstalac;:oes do Arquivo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de maio
de 1975.
ARQUIVO CENTRAL
lnstalac;:oes do Arqulvo Central da FGV. Rio de Janeiro, 22 de malo
de 1975.
7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.

7 fot. b/p, 21 provas e 7 negativos.
1. Arquivo Central. 2. Edificios. 3. Sales, Eliana Balbina Rora. 4. Pestana,
1. Arquivo Central. 2. Editrcios. 3. Sales, Eliana Balbina Rora. 4. Pestana,
Marli Soares Pimenta. 5. Riani, Eloisa Helena
Marli Soares Pimenta. 5. Riani, Eloisa Helena.
Conforme o mtodo adotado, as fichas principais devem ser arquivadas

pelo cdigo do assunto ou em ordem numrica, e as demais, em fichrio prprio, em rigorosa ordem alfabtica de nomes, assuntos, locais, objetos etc. e
em ordem cronolgica das datas.
Figura 36
Unitermo: ficha de descritor
ARQUIVO CENTRAL
1.4 Arquivamento
0500
0512
0525
1.4.1 Fotografa
Para se evitar a deteriora~ao pela umidade e acidez, as fotografias devem

ser acondicionadas em folders confeccionados em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plstico. Devem ser identificadas
pelo mesmo cdigo de assunto ou nmero de registro dado ao grupo de fotos
que contem e arquivadas pelo cdigo do assunto principal ou em ordem numrica crescente, conforme o mtodo a,dotado, em mveis de a~o.
da maior importancia saber-se1quem quem na fotografia.
Para se proceder a identifica~o das pessoas retratadas, quando dispostas
em grupos dispersos, utilizam-se folhas de papel cristal, sobre as quais se decalcam, com caneta hidrogr:ifica, o contorno das cabe~as, numerando-as e relacionando abaixo os nomes correspondentes a cada nmero (figura 38). Essas folhas receberao o cdigo do assunto ou o nmero de registro correspondente s
fotos a que se referem e serao arquivadas em separado, urna vez que a acidez
do papel prejudicial as fotografias.
152
Figura 38
153
ARQUIVOS ESPECIAIS
quivo em data posterior. ~e adotado o mtodo numrico simples e o unitermo essas fotos devem recbber outro nmero de registro, seguindo-se, da por
di~te as rotinas estabeleclidas. No fichrio de negativos serao anotadas as informa<;oes necessrias conforme j foi descrito.
,
1.4.3 lbum
i
Os lbuns que obbdecem a formatos e dimensoes nao-padronizados,
devem ser arquivados em ~eparado, horizontalmente, colocando-se no arquivo
ficha remissiva informandb a sua localiza<;ao.
'
1 -
Ademilson Rodrigues
7-
3-
8-------------
5-
6-
2 - ElianaBalbinaF.Sales
4 -
9 -
A pesquisa ser feit~ por meio das
1.5 Pesquisa
-----------
10-
sultadas antes de se
decorrentes do uso.
fichas principais e secundrias, con-
manus~ar as fotografias, a frm de preserv-las dos desgastes

\
1
1.4.2 Negativo
Devido as peculiaridades de seu suporte - filme - os negativos devem
ser acondicionados em tiras, em envelopes confeccionados em papel de pH
neutro ou polietileno.
O cdigo do assunto ou o nmero de registro e o da fotografia correspondente devem ser transcritos no envelope em que o negativo for acondicionado.
O grupo de negativos - acondicionados individualmente em envelopes
de papilene - referentes a um mesmo acontecimento deve ser colocado em envelope de papel de pH neutro, em dimenses especiais, ande ser igualmente
transcrito o nmero do registro. Esses envelopes sero arquiVdos numericamente, em fichrios tamanho 4 x 6".
Quando as fotos forem encaminhadas ao arquivo sem os respectivos negativos, no lugar destes ser feta urna anota<;ao a fim de justificar a "aparente" falha na seqencia nl1;1llrica. O mesmo procedimento deve ser mantido
quando acorrer caso inverso, isto , quando os negativos forem encaminhados
sem as fotos.
H casos em que as fotografias sao remetidas acompanhadas de um nmero superior de negativos, cujas fotos correspondentes s dao entrada no Ar-
2. Arquivo de fita
ma~ntica, filme e disco
~ara
Os procedimentos
o arquivamento de fitas udio e videomagnticas, filmes e discos, guard~das as particularidades de cada suporte, sao muito
semelhantes aos aplicados ~o arquivo fotogrfico.
Nestes casos, os mtodos de arquivamento mais indicados sao o numrico simples e o. unitermoJ Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco,
receber um nmero de re~istro que os identificar e localizar no acervo.
Para possibilitar a ~esquisa, devem ser preparadas fichas que permitam
recuperar as informac;:oes ~travs de cada um dos elementos de interesse dos
usurios, tais como assun\:os, nomes (de conferencistas, autores, mterpretes,
compositores, orquestras, tegentes, diretores etc.), datas, ttulos (de conferencias, congressos, msicas, ~lmes etc.) de lugares, acontecimentos, generas musicais (tango, sinfona, rack etc.).
Alm dessas inform~c;:oes, as fichas deverao conter as especificac;:oes tcnicas. No caso de litas auJiomagnticas: o lado da fita (lado 1 ou 2), os nmeros-limite que demarcam ~s registros gravados, o tempo de dura<;ao, a data da
grava<;ao, o tipo de gravadd~ e suas caractersticas; no caso de filmes: o comprimento e a bitola do filme, se sonoro ou silencioso, em cores ou em branco e
preto, o tempo de durac;:ao~ no caso de discos: a durac;:ao da execuc;:ao, o nmero de faixas de cada lado, a' rotac;:ao do disco etc.
1
154
3. Arquivo de recorte de jornal

Em geral, os recortes de jomais sao arquivados, com vantagem, por assunto, podendo-se aplicar qualquer um dos mtodos usuais, ou seja, o dicionrio, o enciclopdico, o decimal ou o duplex.
Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, a fim de nao
dificultar o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de colora~ao
de papis, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.
O arquivista dever apor do lado superior direito do recorte a fonte de
onde foi extrado, bem como a data do jornal.
Caso seja adotado o mtodo numrico simples ou o do unitermo ser
indispensvel o preparo de fichas por assunto, por nomes de pessoas, por locais ou acontecimentos.
CAPTULO 7
AS TCNICAS MODERNAS
A SERVICO DOS ARQUIVOS
l
4. Arquivo de catlogo impresso

1
Alm da correspondencia e de outros documentos convencionais, as

empresas possuem tambm impressos e catlogos produzidos ou nao por elas,
e que devem receber tratamento arquivstico.
O arquivamento poder ser feto por assunto, por nome das firmas ou
por artigos referenciados nos catlogos.
Urna vez escolhido um desses elementos dever-se- preparar fichas que
possibilitem a recupera~ao da informa~ao pelos outros dois elementos. Assim,
se a escolha recair sobre o arquivamento dos catlogos por assunto deverao ser
preparadas fichas para os nomes das firmas e para os artigos neles mencionados.
Se o arquivamento for feto pelos nomes das firmas, serao preparadas fichas para os assuntos e para os artigos. E, finalmente, se o arquivamento for
feto pelos artigos, devem ser elaboradas fichas para os nomes das firmas e
para os assuntos.
,
Sugere-se que o mtodo a ser apliddo seja o alfabtico, tanto para os
nomes de firmas e de artigos quanto para os assuntos.
Nada impede, porm, que se adote o mtodo numrico simples. N este
caso, cada catlogo receber um nmero de registro, pelo qual ser arquivado,
devendo ser organizados fichrios com entrada pelo nome das firmas, pelos
asssuntos e pelos artigos constantes dos catlogos.
1. Microfilmagem
Nao objetivo deste livro oferecer ao leitor, neste captulo, informa~oes
tcnicas sobre mquinas, filmes, processos qumicos etc., que poderao ser encontradas em catlogos de fabricantes e em obras arraladas nas bibliografias
especializadas.
Deseja-se prestar alguns esclarecimentos sobre a tao controvertida aplica~ao da microfilmagem nos arquivos, que, para esta autora, ainda nao foi adequadamente compreendida em nosso pas, e apresentar sugestoes de ordem
prtica para sua ado~ao.
Ningum pode negar o fascnio que a microfilmagem, assim como a informtica, exerce sobre os profissionais e os usurios da informa~ao. E, como
si acontecer, tudo o que fascina gera posicionamentos radicais. Assim, destacam-se, de um lado, os que acreditam ser o microfilme um instrumento mgico para reduzir massas de arquivos e, do outro, os que alimentam forte preconceito contra ele.
Os adeptos do primeiro grupo, em geral, exacerbam a aplica~ao do
microfilme como fator de economa, colocando em destaque a questiio do espa~o fisico e dos gastos decorrentes do elevado "valor locativo das reas urbanas" (Oliveira & Rosa, 1981). Os do segundo grupo, em sua grande maioria,
s aceitam o microfilme como instrumento de consulta, visando unicamente
a preservar os originais do manuseio.
J
J
l
]
156
Nao se pode deixar de criticar a posic;:ao dos que apresentam a microfilmagem como soluc;:ao milagrosa para reduzir espac;:o, fundamentando sua argumentac;:ao na economa dela decorrente, sem considerar, deliberadamente
ou nao, os altos custos dos equipamentos, dos filmes, da manutenc;:ao de um
sistema microgrfico e, sobretudo, dos recursos humanos necessrios ao preparo da documentac;:ao para microfilmar.
A propsito, o especialista frances Michel Duchein {1981) - talvez o
mais conceituado arquivista contemporaneo- observa: "Na Franc;:a, h alguns
anos, realizou-se, com a participac;:ao de especialistas de microfilme, um estudo
comparativo dos prec;:os da microftlmagem de 100m lineares de documentos e
da construc;:ao e instalac;:ao de um edificio para conservar os mesmos 100m de
documentos. O estudo foi feto por duas equipes distintas: urna do Arquivo
Nacional e outra de urna firma de material fotogrfico. Cada equipe elaborou
seu trabalho de modo totalmente independente. A equipe do Arquivo Nacional concluiu que a conservac;:ao dos documentos originais custaria tres vezes
menos do que sua microfilmagem e a equipe da firma de material fotogrfico
concluiu que a microfilmagem custaria cinco vezes mais do que a construc;:ao
de um edificio".
Da mesma forma, pode-se criticar aqueles que, a pretexto de preservar a
memria institucional, acumulam inutilmente papis que, aps cumprir sua
finalidade administrativa ou jurdica, poderiam, pelo valor meramente informativo de seu contedo, ser substituidos por microfilmes, ou, em muitos casos, simplesmente eliminados.
A discussao entre os que advogam urna ou outra corrente de pensamento
vem-se perpetuando inocuamente atravs dos tempos, porque a essencia da
questao ainda nao foi devidamente colocada: o custo-benefcio da microfilmagem.
A opc;:ao pelo uso da microgrfica jamais poder basear-se apenas no
exame fro dos custos ejou economa decorrentes de sua implantac;:ao. Dirigentes e profissionais, alm dos custos, deverao considerar, sobretudo, as vantagens da microfilmagem como instrumento tecnolgico auxiliar nao s para
preservar documentos origin.is, passveis de destruic;:ao pelo manuseio, como
tambm para garantir a seguranc;:a do acervo contra fiuto, incendios, inundac;:oes etc., agilizar a recuperac;:ao das informac;:6es e facilitar o seu intercambio,
preencher !acunas dos acervos arquivsticos ou ainda substituir, em situac;:6es
especficas, grandes volumes de documentos de guarda transitria.
O enfoque deformado da matria tem sido responsvel pelo insucesso
de inmeros programas de microfilrnagem, desacreditando e enfraquecendo a
imagem de urna tecnologa que, corretainente aplicada, contribu para o aprimoramento dos servic;:os do arquivo.
-----
AS Tt:CNICAS MODERNAS A SERVICO DOS ARQUIVOS
157
Assim, a implantac;:ro ou adoc;:ao da microfilmagem nao tao simples

como pode parecer a prirr(eira vista.
Um bom servic;:o d~ microfilmagem pressupoe, em primeiro lugar, a organizac;:ao arquivstica dos documentos e o estabelecimento de um criterioso
programa de avalia~ao e selec;:ao do acervo documental.
Urna vez organizadbs os arquivos e os documentos devidamente selecionados, o especialista, baseddo na anlise da documentac;:ao a ser microftlmada,
dever proceder a um estJdo de viabilidade econmica, de acordo com as disponibilidades financeiras !da instituic;:ao, definindo e propondo, conforme o
caso, urna das seguintes opc;:oes ou a combinac;:ao de mais de urna delas:
1
o contratar servic;:os de tlerceiros para realizar todas as fases da microfilmagem: preparo, microftlrhagem, processamento e duplicac;:ao;
o microfilmar a docume~tac;:ao na prpria instituic;:ao e contratar servic;:os de
terceiros para as fuses d~ processamento e duplicat;:ao;
o executar todas as fases 9a microfilmagem na prpria instituic;:ao;
o construir instalac;:6es aqequadas para arquivamento da documentac;:ao, ad:::tando-se a microfilmag~m apenas para documentos raros ou de significativo valor histrico.
\
'
De conformidade cdm a. opc;:ao escolhida, s en tao poder-se- dimensionar o quadro de pessoal ~ecessrio, os equipamentos, filmes e demais materiais e acessrios, as insta~ac;:oes para laboratrio, arquivos de seguranc;:a e de
consulta, tratamento tcn!ico dos documentos e seu armazenamento, bem
como estabelecer as norm~ de funcionamento de todo o sistema que for adotado.
. Estes sao, em linhaslgerais, os pontos fundamentais que devem ser analisados e colocados em disoussao.
Cada instituic;:ao deJer encontrar a soluc;:ao que melhor atenda as suas
peculiaridades, examinand~ todas as vantagens e desvantagens que envolvem a
microfilmagem, sem perdet de vista que os custos dela decorrentes devem ser
.
cons1'd erados como mvestunento

e nao como d espesa.
1
!
1
2. Tecnologia da inforr;na.;:ao4
i
Na histria da evol~c;:ao da humanidade, duas fantsticas invenc;:oes podem ser apontadas como ~esponsveis pelos progressos tcnicos, cientficos e
1
1
Transcri(:ao parcial de artigo dai autora, publicado no Boletim da AAB, 4 (1), jan.fmar. 1994,
sob o ttulo "Os arquivos e as novas tecnologias".
158
culturais alcan<rados pelo hornero desde a sua origem at os nossos dias: a imprensa, em meados do sculo XV, e a informtica no sculo atual.
Dispensvel arralar aqui as inmeras modificac;:es que foram sendo
introduzidas no cotidiano das pessoas em decorrencia dessas descobertas e
seus desdobramentos em novas tecnologias, desenvolvidas num ritmo cada va.
mais rpido, transformando-se num fenmeno complicado de administrar,
visto que qualquer mudanc;:a requer um perodo prprio de assimilac;:ao e
adaptac;:ao.
Certamente, esses fenomenos da modernidade- velocidade versus avanc;:os tecnolgicos - invadiram o universo daqueles que tero a informac;:o como
matria-prima de seu desempenho profissional, entre os quais estamos ns arquivistas, bibliotecrios, documentalistas, analistas de sistemas e tantos outros.
Essa nova realidade suscita nos espritos curiosos e criativos inmeras
questes, muitas delas ainda sem respostas, nao s sobre o papel dos arquivos
em face dos desafios tecnolgicos do mundo contemporaneo como tambm
sobre o perfil do profissional capaz de enfrentar tais desafios.
inquestionvel o fato de que, queiramos ou nao, a tecnologa rompeu
com os esquemas tradicionais relacionados com a informac;:ao e coro o documento, como resultado dos avanc;:os obtidos na rea das comunicac;:es, da utilizac;:ao de novos equipamentos e materiais distintos dos convencionais (o pergaminho e, principalmente, o papel), tais como: filmes, vdeos, fitas audiomagnticas, documentos informticos etc.
Ao arquivista, como profissional, cabe a obrigac;:ao de conservar, administrar e difundir toda e qualquer informac;:ao, independentemente de suas caractersticas fsicas.
Sua responsabilidade pode ser considerada ainda maior em face dos riscos de perda das informac;:es em virtude da fragilidade dos novas suportes, da
falta de padronizac;:o de equipamentos que permitam a recuperac;:o das informac;:es no futuro e, sobretudo, do desconhecimento por parte daqueles que
criam esses novos documentos do valor que os mesmos representam para a
histria e o funcionamento das organizac;:es.
A partir dos anos 80, a explosao do uso de microcomputadores em todas as suas verses e aplicac;:es, das mais simples, como a edic;:ao de textos, at
as mais complexas, vem-se constituindo no mais fantstico de todos os instrumentos facilitadores do armazenamento, tratamento e recuperac;:o de informac;:es. Em contrapartida, se inadequadamente utilizados, podero ser responsveis pelo desaparecimento de registros e, conseqentemente, colocar em risco a
integridade dos acervos arquivsticos.
AS TCNICAS MODERNAS A SERVIQO DOS ARQUIVOS
159
Entre as mais recentes tecnologas produzidas no mundo encantado da

informtica podemos mencionar: o -tratamento digital de imagens, seu armazenamento em disco ptico, que possibilita nao s sua rpida recuperac;:ao,
como sua visualizac;:ao em vdeo ou ainda sua impressao em papel, muitas vezes com qualidade superior aos originais; as tcnicas de fluxo de trabalho
( workOoW), que, atravs de software adequado, criam urna auto-estrada eletrOnica, onde as imagens dos documentos trafegam veloz e automaticamente entre as estac;:oes de trabalho; a multimdia, que possibilita a combinac;:ao de
sons, textos e imagens, em movimento ou nao, oferecendo recursos cada va.
maiores na rea da informac;:ao, com reflexos imprevisveis para o futuro da
humanidad e.
preciso, porm, lembrar que tais ayanc;:os tecnolgicos, ao lado das
vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexao e
exigem soluc;oes dentro de curto espac;:o de tempo, a saber: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferencia peridica das informac;:oes para outros suportes;
obsolescencia, em prazos de quatro a cinco anos, dos equipamentos necessrios a leitura das informac;:oes armazenadas; falta de padronizac;:ao na fabricac;:ao de equipamentos e suportes, limitando ou mesmo inviabilizando a
interac;:ao dos recursos materiais disponveis e, finalmente, os altos custos de
conservac;:ao e manutenc;:ao fsica de acervos informticos.
Entretanto, o trabalho nos arquivos deve ser desenvolvido sem preconceitos, e os arquivistas devem estar preparados profissionalmente para utilizar
todos os meios disponveis para se obter, rapidamente, informac;:es confiveis,
precisas e completas.
As mudanc;:as continuarao ocorrendo e sempre coro grande velocidade,
o que nos impede de profetizar sobre o futuro.
Se o sculo X1X caracterizou-se pela revoluc;:ao industrial, o sculo XX
ser, coro certeza, lembrado como o portal de entrada na era da revoluc;:o da
infurmac;:ao.
.!
1
1
.A
CAPTULO 8
POlTIC~ NACIONAL DE ARQUIVOS

!
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
SISTE~A NACIONAL DE ARQUIVOS
Aps tres dcadas! de tentativas para dotar o Brasil de urna lei de arquivos, foi fmalmente promulgada, ero 8 de janeiro de 1991, a Lei n2 8.159, que
dispoe sobre a poltica ~acional de arquivos pblicos e privados, cabendo ao
Conselho Nacional de .rquivos {Conarq), rgao vinculado ao Arquivo Nacional, definir essa poltica como rgao central do Sistema Nacional de Arquivos
{Sinar), ambos criados :JOr for~a de seu artigo 26 e regulamentados pelos decretos n"' 1.173, de 29 dd junho de 1994, e 1.461, de 25 de abril de 1995.
A cria~ao do CoJarq constituiu, sem dvida, uro grande passo para o
estabelecimento de uro~ eficiente rede de arquivos pblicos e privados, que
possibilitar o aperfei~o~mento das institui~oes, a sirnplifica~ao e a racionaliza~ao de procedirnentosl a redu~ao dos custos de manuten~ao da burocracia
administrativa, o melho~ aproveitamento dos recursos humanos e materiais, o
desenvolvimento de programas participativos e, sobretudo; a ado~ao de uro
comportamento tico nJ gerencia da coisa pblica, ero decorrencia do acessoi
democrtico as informa~pes por parte dos cidadaos.
Dentre as compet~ncias do Conarq, destacam-se as seguintes:
o defmir normas gerais! e estabelecer diretrizes para o pleno funcionamento
do Sistema Nacional\de Arquivos (Sinar), visando agestao, apreserva~ao e
ao acesso aos documeptos de arquivo;
o promover o inter-rela~ionamento de arquivos pblicos e privados, coro vistas ao intercambio e aintegra~o sistemica das atividades arquivsticas;
162
o zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiem o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos;
o estimular programas de gestao e de preserva~ao de documentos produzidos
e recebidos por rgaos e entidades, nos ambitos federal, estadual e municipal, em decortencia das fun~oes executiva, legislativa e judiciria;
o subsidiar a elabora~ao de planos nacionais de desenvolvnento, sugerindo
metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
o estimular a implantac;ao de sistemas de arquivos nos poderes Legislativo e
Judicirio, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos municpios;
O declarar como de interesse pblico e social os arquivos privados que contenham fontes relevantes para a histria e o desenvolvimento nacionais, nos
termos do art. 13 da Le n 8.159/91.
Em razao das func;oes normativas atribuidas ao Conselho, a sua representatividade est assegurada nao apenas na esfera govemamental, como tambm entre diversos segmentos da sociedade civil. Presidido pelo diretor-geral
do Arquivo Nacional, o Conarq constitu-se de 16 membros conselheiros, representantes do Poder Executivo Federal, do Poder Judicirio Federal, do Poder Legislativo Federal, do Arquivo Nacional, das universidades mantenedoras
de cursos de arquivologia, dos arquivos pblicos estaduais e municipais; da Associac;ao dos Arquivistas Brasileiros e de instituic;oes nao-govemamentais que
atuem nas reas de ensino, pesquisa, preservac;ao e/o u acesso a fontes documentais.
Sua.composi~ao, portante, espelha a convergencia de interesses do Estado e da sociedade, de modo a compatibilizar as questoes inerentes a responsabilidade do poder pblico perante a preserva~ao do patrimonio arquivstico
brasileiro e o direito dos cidadaos as informa~oes.
Para melhor funcionamento do Conarq e maior agilidade na operacionalizac;ao do Sinar, foi prevista a crac;ao de camaras tcnicas e de cornissoes
especiais com a incumbencia de elaborar estudos e normas necessrias a
implementa~ao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados, cabendo
ao Arquivo Nacional dar suporte tcnico e administrativo ao Conselho.
O Decreto n 2 1.173, de 29 de junho de 1994, que "dispoe sobre a competencia e o funcionamento do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq} e do
Sistema Nacional de Arquivos (Sinar}", estabelece, em seu artigo 12, como
membros natos do sistema, os arquivos federais dos poderes Executivo, Legislativo e Judicirio e os arquivos estaduais e municipais dos poderes Executivo,
Legislativo e Judicirio, tendo como rgao central o Conarq. Preve tambm
A PO LIT! CA NACIONAL DE ARQUIVOS
163
que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema mediante convenio com o rgo central.
Compete aos integrantes do sistema:
o promover a gestao, a preservac;ao e o acesso as informac;es e aos documentos na sua esfera de competencia, em conformidade com as diretrizes e
normas emanadas do rgao central;
o disseminar, em sua rea de atuac;ao, as diretrizes e normas estabelecidas
pelo rgao central, zelando pelo seu curnprimento;
o implementar a racionalizac;ao das atividades arquivisticas, de forma a garantir a integridade do ciclo documental;
o garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
o apresentar sugestes ao rgo central para o aprimoramento do sistema;
o prestar informa~es sobre suas atividades ao rgao central;
o apresentar subsidios ao rgao central para a elaborac;ao dos dispositivos legais necessrios ao aperfeic;oamento e a implementac;ao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;
o promover a integrac;ao e a modernizac;o dos arquivos em sua esfera de
atuac;ao;
o propor ao rgao central os arquivos privados que possam ser considerados
de interesse pblico e social;
o comunicar ao rgao central, para as devidas providencias, atos lesivos ao
patrimonio arquivistico nacional;
o colaborar na elaborac;ao de cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitrias referentes a
arquivos;
o possibilitar a participac;ao de especialistas nas camaras tcnicas e comisses
especiais constituidas pelo Conarq;
o proporcionar aperfeic;oamento e reciclagem aos tcnicos da rea de arquivo,
garantindo constante atualizac;o.
Os integrantes do sistema, cabe ressalvar, seguirao as diretrizes e normas
emanadas do rgo central, sem prejuzo de suas subordinac;es ou vinculac;es administrativas.
~1
ANEXO
EXERCCIOS*
1
2
3
4
Alfabtico
Dicionrio
Geogrfico
J
Numrico simples
Dgito-terminal
1
1
Enciclopdic~
Duplex e dec1mal
8 e 9 Decimal
\
10
Numrico cronolgico
r.
' .
i
Al1anumenco
11
1
12
Variadex
l. MTODO ALFABUCO
1
Ordene alfabeticamente, identro de cada grupo, os nomes dados a seguir:

1
1
)
)
)
)
Amilcar Teixeira
Joao Barbosa
Alfredo Barbosa
A. Barbosa
1
) Amilcar Teixeira Filho

1,
* fu respostas encontram-se n~ anexo 2.
166
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
) Maria Angelica Velasques

) Antonio Jardim Valrio
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
) J. C. Arantes & Cia.

) Junta de Concilia~ao Trabalhista
) Associa~ao Co!Jlercial de Sao Paulo
) Associated Press
) Associa~ao dos Arquivistas Brasileiros
) Margaret O'Brien
) John Mac Luan
3. MTODO NUMRICO SIMPLES

a) Organize' o arquivo, considerando que as pastas miscelnea deverao conter,
no mximo, tres correspondentes, e cada uro deles coro at cinco cartas.
) Nair von Uslar
b) Elabore o ndice alfabtico rernissivo.
) S Congresso Brasileiro de Arquivologia

)
)
)
)
4 Congresso Internacional de Arquivos

1 Congresso de Arquivos e Bibliotecas
F Conferencia de Arquivos e Bibliotecas
3 Congresso Nacional de Arquivistas
(
(
(
(
(
(
2. MTODO GEOGRFICO
a} Organize uro arquivo geogrfico pelos estados.
Salvador - Baha - Camilo Portes

Ilhus - Baha - Antonio Feitosa
Salvador - Bahia - Marta Campos
Itabuna - Bahia - Marita Campos
Jequi- Baha- Roberto Falco Portes
Itabuna - Baha - Alberto Falcao Portes
Ilhus - Baha -Jorge Freitas
Salvador - Bahia - Maria Campos
Itabuna - Bahia - Aimor & Cia. Ltda.
Jequi- Baha- Roberto Antunes Portes
) Sir Laurence Olivier

) Marie Du Pont
(
(
(
{
(
{
(
{
(
(
(
{
167
b) Organize uro fichrio geogrfico pelas cidades.
) Luiz Jos de Oliveira

) Maria Angela Velasques
) Cidlia Boaventura
(
(
EXERCICIOS
)
}
}
}
}
}
)
}
}
}
Amazonas - Manaus - Magalhaes & Cia.

Alagoas - Macei - Lcia Miguel Pereira
Piau -lhesina -J. Teixeira Leite
Pernambuco - Recife - M. Marins & Cia.
Pernambuco - Olinda- Marins Sociedade Ano~a
Paran- Curitiba- Francisco Rizental
Paran - Curitiba - Robert Prochet
Minas Gerais - Sabar - Hugo Mariz de Figueiredo
Minas Gerais - Belo Horizonte - Volf Rotholz
Rio Grande do Norte- Natal- Joao Galvao de Medeiros
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
(
Jorge Monteiro- lO cartas

Paulo Ribeiro - 5 cartas
Armando Alves & Companhia- 6 cartas
Rogrio Bragan~a- 10 cartas
Sociedade Brasileira de Ensino - 2 cartas
Antonio de Moraes Sobrinho - 11 cartas
Carmen Del Rio - 4 cartas
Sydnei Dantas - 7 cartas
Guilherme Torres - 7 cartas
Nicolau Gomes - 9 cartas
Alberto Leao - 1 carta
Centro Brasileiro de Pesquisas Fsicas - 10 cartas
Brito Alves & Cia. - 20 cartas
Jos Alves Bretas- 50 cartas
Raimundo Correa - 28 cartas
Paulo A. C. de Carvalho - 35 cartas
Helena Hughs - 15 cartas
Ricardo Esteves - 5 cartas
J oao de Faria - 2 cartas
168
(
(
(
(
(
(
(
(
)
)
)
)
)
)
)
)
ARQU!VO: TEORIA E PRTJCA
Imobiliria Panorama S.A. - 12 cartas

Cla Lindenberg - 8 cartas
Casemiro Montmor - 4 cartas
Luiz Martins - 10 cartas
Paul di Franco - 17 cartas
Aldo Diegues - 3 cartas
Paulo Barreto Filho - 7 cartas
Antonio Lourenc;o Neto - 12 cartas
EXERCICJOS
169
Publicidad e
Exposic;oes
Relatrios
Correspondencia partic4Iar do diretor
Estatutos
Assemblia Geral
Conselho Diretor
Outros assuntos
1
i
1
4. DGITO-TERMINAL
a) Ordene os dossies dos correspondentes a seguir, obedecendo a numerac;ao
que !hes foi atribuda segundo o mtodo dgito-terminal.
001299
032.699
129.129
159.544
305.218
306.818
483.920
588.029
784.020
984.120
Angela de F. Rotholz
Vera Lucia Machado
Nilza Maria Lobo
Lia Temporal Malcher
Lectcia dos Santos
Fernando Silva Alves
Lourdes Costa e Souza
Helena Correa Machado
Maria Amlia Gomes Leite
Regina Alves Vieira
b) Organize um ndice alfabtico remissivo desses correspondentes.
Frias
Pagamentos
1
\
Salrio-farnlia
Assistencia psicolgica
Conservac;ao e recuperac;~o
Inventrios
i
Operac;oes bancrias
Patrimonio
1
Comunicac;oes
.1
6. MTODO
ENCICLO~DICO
1
Organize um esquema d~ assuntos, em ordem enciclopdica, adotando como

classes principais: Organi.Zac;:ao, Pessoal, Orc;:amento, Material, Comunicac;:oes e
1
Patnmomo.
0
Prdios e salas
1
Regulamentos
,
Organogramas
Admissao
Aluguel de salas
Receita
Correios
Condomnio
Telex
Gratificac;:oes de func;:oes
Aquisic;:ao de material
Lirnpeza e conservac;:ao de prdios
Salrios
Baixas de material
1
Mudanc;:as
,
111
5. MTODO DICIONARlO
Organize os assuntos a seguir em ordem dicionria.
Treinamento de pessoal
Aperfeic;oamento de pessoal
Assistencia tcnica
Material permanente
Aquisic;ao de material de consumo
Previdencia e assistencia social
Recrutamento de pessoal
Q!adros e tabelas de pessoal
Relac;oes pblicas
1
1
170
Concorrencias
Licitac;:es
Casas de empregados
Terrenos
Despesa
Dispensa de pessoal
Telgrafos
Frias
Gratificac;:es por tempo de servic;:o
Rdio
Previdencia social
Licenc;:as
Satlite
EXERCICIOS
Duplex
171
Decimal
SOLENIDADES, EVENTOS DIVERSOS
Congressos
Aulas inaugurais. Discursos
Visitas, visitantes
8. MTODO DECIMAL
a) Organize um esquema de assuntos a partir do nmero da dassificac;o.
Adiantamento de crdito
Antigidade
Aposentadoria
Aproveitamento de funcionrio
Arquivos
7. MTODOS DUPLEX E DECIMAL
Auxilios diversos
Borracha
Codifique os assuntos a seguir pelos mtodos duplex e decimal a partir da

dasse 3.
Cadeiras
Contratados
Duplex
Decimal
PUBUCA<;ES
Permuta de publicac;:es
Exposic;es e feiras de livros
Postas de vendas. Representantes
No pais
No estrangeiro
Direitos autorais
ENSINO
Cursos
Recrutamento
Alunos
Matrculas
Trancamento
Taxas. Anuidades. Mensalidades
Bolsas de estudos
ASSISTENCIA TCNICA
Intercambio cultural
Acordos. Convenios
Crditos
Crditos adicionais
Des pesa
Diarista
Elaborac;:o do orc;:amento
Extranumerrio
Fitas de mquina
Funcionrio
Gratificac;:es
Lpis
Licenc;:a-prernio
Licenc;a para tratamento de sade
Licenc;:as
Mquinas
Mquinas de calcular
Mquinas de escrever
Material
Material de consumo
262
012.1
017
016
114
242
123
112
021
260
261
250
023
210
020
124
010
019
122
0182
018.1
018
113
113.2
113.1
100
120
.1
J
!
r
!
172
Material permanente
Mensalista
Merecirnento
Mesas
Nomea~;ao
111
011
Nomear;;ao em comissao
Nomea~;ao efetiva
Nomea~;ao interina
011.3
011.2
Or~;amento
200
121
000
Papel
Pessoal
Promo~;ao
Readmissao
Receita
Reintegra~;ao
de funcionrio~
do or~mento
Subvenr;;oes
Tarefeiros
Transferencia ex-oHicio
Transferencia de funcionrio
Transferencia a pedido
Vota~;ao do orr;;amento
San~o
110
022
0122
011.1
012
015
240
014
230
241
024
013.1
013
013.2
220
b) Classifique os assuntos a seguir pelo esquema que voce acabou de organizar.
\_
,_
173
9. MTODO DECIMAL 1
1
a) Organize um esquem4 de assuntos e numere pelo mtodo decimal, utilizando os ttulos a segujr.
1
Concursos de monografia.S
Solenidades. Comemorar;;ob
Inventrios de material [
Proposta or<;:amentria
Comunicar;;oes de posse
ASSUNTOS DIVERSOS
Permuta de livros
Sistemas (processamento d~ dados)
Supleinenta<;:io de verbas
.Publicar;;oes (livros, peridi~os etc.)
Documenta<;:io de sistemas\
Estgios em rgaos especializados
Acordos. Convenios de assistencia tcnica
RECURSOS HUMANOS 1
Imveis
\
Compra de livros
1
Impressao de obras institucionais
ASSISTENCIA TCNICA 1
Avaliar;;ao de custos de sistemas
ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTABEIS
Aluguel de edificios
Visitas. Visitantes
Terrenos
1
Aquisi<;:io de material permmente
Regimentes. Regulamentos 1
Requisi~;ao de funcionrios i
Folhas de pagamento
\
Sele<;:io de pessoal
COMUNICA<::OES
Aquisic;ao de material de cohsumo

ORGANIZACO
Grupos de trabalho
'
1
'--"
EXERCICJOS
l.
2.
3.
4.
S.
6.
7.
8.
9.
10.
Contratar;;ao de tarefeiro
Pedido de transferencia para outro departamento
Solicitar;;ao de pagamento em espcie relativo a licen~;a-premio
Nomea~;ao de funcionrios para cargo em comissao
Encaminhamento de boletim de merecirnento para fms de promo~;ao
Convoca~;ao de reuniao para aprovar or~;amento anual da institui~;ao
Pedido de subven~;aoa Seplan
Licita~;ao para compra de mquinas de escrever
Controle de estoque de papel
Solicitar;;ao de abertura de crdito especial para implantar Servi~;o de Microfllmagem
174
Prestac;:ao de servic;:os de processamento de dados por terceiros

Pagamento de pessoal
Pedidos de donativos e auxlios diversos
Gratificac;:es a pessoal
Pedidos diversos de assistencia tcnica
Relatrios
Servic;:o telefonico
Aperfeic;:oamento de pessoal
Comisses
Aquisic;:ao de ediflcios
Utilizac;:ao de programas no computador
Planos e roteiros de trabalho
Impresso de peridicos
Colaborac;:o com outras instituic;:es
Admisso
Doac;:o de livros
Congressos. Conferencias. Seminrios
INFORMTICA
Automac;:o. Processamento de dados
Concursos e provas
Mtodos de trabalho
Telex
Subvenc;:es e auxilios
Conservac;:o. Recuperac;:o de material
PATRiMONIO
Prestac;:o de servic;:os de processamento de dados a terceiros
MATERIAL
Orc;:amento
Correios e Telgrafos
Cesso de funcionrios para participar de trabalhos tcnicos em outras insti-
175
EXERC(CIOS
l. Restituic;:ao de processo referente
a requisic;:ao
de Jos Valentim da Rocha
Jnior
2. Informac;:oes sobre a realizac;:ao do Seminrio Universidade/Administrac;:ao
Pblica
3. Pedidos de colaborac;:ao de um arquivista, pelo perodo de um mes, para
organizar os arquivos de urna instituic;:ao congenere
4. Comunicac;:ao da posse do sr. Jos Augusto Gomes da Silva no cargo de diretor do Museu Histrico
1
L
r
1~
5. Estudos sobre o regimento da instituic;:ao

6. Criac;:ao de Comissao de Anlise de Documentos
7. Importac;:ao de equipamentos de telex
8, Convocac;:o para concurso de calculista
9. Estudos de viabilidade econmica referentes
talac;:ao dos escritrios da fuma
acompra de prdio para ins-
10. Assinatura de revista tcnica

11. Solicitac;:ao de estgio
12. Pagamento de jeton por participac;:ao em reunioes do Conselho
13. Convite para solenidade de fim de ano
14. Regulamento de concurso de monografias
15. Recomendac;:oes do 5Q Congresso Brasileiro de Arquivologia
16. Pedido de autorizac;:ao para que urna turma de alunos visite o Arquivo
17. Manuais de programas e de sistemas
18. Impressao dos estatutos da instituic;:ao
19. Cantas de telefone
20. Pedido de R$5.000,00 para ajudar campanha de Natal
11
10. MTODO CRONOLGICO
tuic;:es
b) Organize um ndice al&btico remissivo.
e) Classifiq1,1e e codifique os assuntos a seguir pelo esquema de classificac;:o
que voce acabou de organizar.
Protocole a correspondencia anexa, adotando os modelos das fichas constantes

das pginas 57, 58 e 59, figuras 10, 11 e 12, e classificando os assuntos de acordo com o esquema correspotidente ao exerccio nmero 9, pgina 190, que
voce organizou:
176
177
EXERCICIOS
a) Correspondencia n 1
b) Correspondencia n 2
DELEGACIA DO MINISTRIO DA FAZENDA

SERVICO DE !NATIVOS E PENSIONISTAS MILITARES
INSTITUT BRASILEIROI DE ADMINISTRAI;AO
DMF/SIP/8.948
CENTE-C-476/83
Rio de Janeiro, 26 de junho de 1983
Sao Paulo, 19 de maio de 1983
CARIMBO DE PROTOCOLO
Secretaria de Administra;:o
N 1.979
Data: 29/6/83
Cdigo: 920
Destino: DEP
Secretaria de Administra;:o
N790
Data: 21/5/83
Cdigo: 150
Destino: Dep. Pessoal
limo. Sr.
i
Jos Barbosa Neves
Departamento de Estudos e Planejamento da Secretaria de Administragao
do Estado de Sao Paulo
Av. 9 de Julho, 239, 12 an,dar
Sao Paulo - SP
1
1
Senhor Chefe
Restituo a V. S o processo anexo, n 9. 720/43, referente requisigao de Jos Valentim da Rocha Jnior, tendo em vista nao ser mais necessrio a este seNigo.
Aproveito a oportunidade para renovar a V. S os protestos de estima e consideragao.
Prezado Senhor
1
(ass.) Therezinha Bastos Alkmin

Subst. do chefe SIP
limo. Sr.
Chefe do Departamento de Pessoal
da Secretaria de Administragao do Estado de Sao Paulo
Lamentando o nacb-comparecimento de um representante da Secretaria de Administragao !no Seminrio Universidade/Administrar;;ao Pblica, realizado na USP, no !perodo de 15 a 20 de junho de 1983, sob os
auspcios do IBA, temas oll prazer de remeter, em anexo, as conclusoes do
evento.
Aproveitamos a o~ ortunidade para expressar-lhe os nossos protestos de aprego e admiragaq.
Atenciosamente,
1
Affonso Campos
Diretor Executivo
178
EXERCICIOS
e) Correspondencia n2 3
d) Correspondencia na 4

DEPARTAMENTO. DE DOCUMENTAQO
MUSEU HISTRICO NACIONAL
179
Of. n 971
DMF/DpD/15.435
l
Rio de Janeiro, 31 de agosto de 1983
So Paulo, 28 de agosto de 1983
Secretaria de Administrac;:ao
N 4.028
Data: 4/9/83
Cdigo: 940
Destino: SA
Secretaria de Administrac;:o
N 3.568
Data: 31/8/83
Cdigo: 813
Destino: DpD
Do: Diretor do. Museu Histrico Nacional

Ao: Secretrio de Administrago do Estado de So Paulo
Senhor Chefe
Tenho a honra de me dirigir a V. S11 para solicitar a cooperago tcnica dessa Secretaria Delegacia do Ministrio da Fazenda.
Muito contribuiri~ para a melhor organizago de nossos arquivos a
colaborago de urna arquivista pelo periodo de um mes.
Agradecendo desde j a aten9o dispensada ao presente pedido,
aproveito a oportunidade para reiterar a V. S11 os protestos de minha alta
considerago.
Crsio Mendonga
Chefe do Departamento de Documentago
limo. Sr.
Jacques Jones Netto
Chefe do Departamento de Documentago
da Secretaria de Administragao do Estado de So Paulo
Senhor Secretrio
Tenho a honra de comunicar a V. S que, em data de 19 do corrente, assumi o cargo de di retor do Museu Histrico Nacional, anteriormente
exercido pelo academice Ricardo Arruda.
Esperando continuar a merecer por parte de V. S o mesmo apoio e
cooperago com que sempre foi distinguido o meu antecessor, desejo informar que esta instituigo no poupar esforgos para contribuir com sua
cooperago em todos os setores que lhe dizem respeito, podendo V. S
contar com esta casa incondicionalmente dentro da sua condigao de museu.
Atenciosamente,
Jos Augusto Gomes da Silva
Di retor
r
1
180
e) Correspondencia na 5
EXERCICIOS
181
11. MTODO VARIADEX

1
a) Codifique os nomes a s~guir, de acordo com a chave de cores da pgina 92

1
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

PR-REITORIA DE EXTENSO UNIVERSITRIA
b) Ordene esses nomes:
Ana Lcia Gomes de Castilhos

Andra Botelho Lopes Coimbra
Angela Nascimento dos Sa ntos
Beatriz Pedroza Aguinaga [
C. Catram & Cia. Ltda. i
Claudia Maria de Andrad Leopoldina
Elizabeth Trisuzzi Costa 1
Janete Hideko Hagiwara
Marcia Rodrigues Loureiro:
Maria da Glria Aran tes Kbpke
Maria Helena Costa Pereir1 de Lyra
Maria Lemas Barbosa TeixJira
Marla Ignez Ferreira Jaeger[
Maria Rita de Carvalho
\
Moyss Cohen
Paulo Roberto Elian dos sabtos
Regina da Luz Moreira
1
Rogrio Machado Riscado i
Rosimary Cabral da Silva
Sonia Maria da Rocha Abreu
Virgnia Maria Spinelli Hottz
Zilda Rodrigues de Souza [
1
Of. n 900/83
Santa Maria, 5 de outubro de 1983
Secretaria de Administra;:ao
N 5.829
Data: 9/1 0/83
Cdigo: 920
Destino: DpD
Senhor Che fe
lmensamente gratos pela atengao, sentido cooperador e de
discernida viso em apoio a esta Universidade, queremos agradecer ternos permitido realizar com as profs lgnez Felipe e Elizabeth Baptista d&
Oliveira o nosso Seminrio de Arquivo.
A capacidade das ministrantes e o inusitado interesse despertado
nesta instituigo serviram para que possamos incrementar as atividades
pro postas.
Aproveito e apresento o mais elevado conceito de estima e considerago.
Atenciosamente,
Kleber Altivo Machado
Pr-Reitor de Extensao Universitria
limo. Sr.
Jacques Jones Netto
Chefe do Departamento de Documentagao
da Secretaria de Administrago do Estado de Sao Paulo
1
1
12. MTODO ALFA.NUMRICO

1
a) Codifique os nomes a seguir, pelo mtodo alfanumrico, de acordo com a

chave das pginas 94-5:
b) Ordene esses no mes:
Alvaro Pinto da Silva
urea Parente da Fonseca
Beatriz Aparecida Boselli Br~ga
Denir ta do Patrocinio
Edelweiss Carvalho 'Bemates
1
-----..
~~-.
-,---
---~--.
182
Erilza Galvao dos Santos

Ivani Beltrami de Faria
Maria Alice de Azevedo Andrade
Maria de Ftima Snchez Alvarez
Maria de Ftima Vieira Lopes
Maria Isabel Rodrigues Pequeno
Maria Leonilda Bernardo da Silva
Maria Thereza Chermont de M. Vaz
Maria Schaetzle Braga
Marise Maleck de O. Cabral
Marlene da Costa Barros
Rejane Arauja Benning
Solange Loureiro Teixeira
Sonia Maria Martins
Valria Faria de Oliveira
Vera Lcia Ferreira Bellardi
ANEXO 2
RESPOSTAS
l. MTODO ALFABTICO
Jagrupo:4,3,2, 1,5
Barbosa, A.
Barbosa, Alfredo
Barbosa, Joo
Teixeira, Amilcar
Teixeira Filho, Amilcar
2agrupo:5,3,2,4, 1
Boaventura, Cidlia
Oliveira, Luiz Jos de
Valrio, Antonio Jardim
Velasques, Maria Angela
Velasques, Maria Angelica
3agrupo:4,5,2,3, 1
Associa!fo dos Arquivistas Brasileiros

Associa!fo Comercial de Sao Paulo
Associated Press
J. C. Arantes & Cia.
Junta de Concilia!fo Trabalhista
r-
'
,_
184
4Qgrupo:3,2,4, 1,5
185
RESPOSTAS
Salvador - Bahia - Cainpos, Maria

Salvador - Bahia - Campos, Marta
Salvador - Baha - ForteJ, Camilo
1
Du Pont, Marie
Mac Luan,John
O'Brien, Margaret
Olivier, Laurence (sir)
Uslar, Nair Von
5Qgrupo:3,4,2, 1,5
Conferencia de Arquivos e Bibliotecas (11'-)
Congresso de Arquivos e Bibliotecas (1)
Congresso Brasileiro de Arquivologia (5)
Congresso Internacional de Arquivos (4)
Congresso Nacional de Arquivistas (3)
3. MTODO
NUMRido SIMPLES
.1 (atn"bux~ao
.
de numeras
'
. - do arqwvp
)' oTganiZafaO
aos correspond entes): 1, 2,
3, 4, M-1, 5, M-1, 6, 7, ?, M-1, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, M-2, 16, 17, M-2, 18,
19, M-2, 20, 21.
[
1
b) ndice alfabtico remisJivo:

1
Armando Alves & Compafiliia - 3

Barreta Filho, Paulo - 20
Bragan~a, Rogrio - 4
Bretas, Jos Alves- 11
Brito, Alves & Companhid - 10
Carvalho, Paulo A. C. - 13
Centro Brasileiro de Pesqu~sas Fsicas - 9
Correa, Raimundo - 12
Dantas, Sydnei - 6
Del Rio, Carmen - M-1
Diegues, Aldo - M-2
Esteves, Ricardo - 1S.
Paria, Joao de- M-2
1
Franco, Paul di -19
Gomes, Nicolau - 8
Hughs, Helena -14
1
lmobiliria Panorama S/
16
Leao, Alberto - M-1
Lindenberg, Cla - 17
Louren~o Neto, Antonio -\21
Martins, Luiz - 18
Monteiro, Jorge - 1
Montmor, Casemiro --'- M-~
Moraes Sobrinho, Antoniojde- 5
Ribeiro, Paulo - 2
Sociedade Brasileira de Ensino- M-1
Torres, Guilherme - 7
1
2. MTODO GEOGRFICO
a) Arquivo geogrfico pelos estados: 2, 1, 9, 7, 8, 6, 5, 4, 3, 10
Alagoas - Macei - Pereira, Lcia Miguel
Amazonas - Manaus - Magalhaes & Cia.
Minas Gerais - Bdo Horizonte - Rotholz, Volf
Minas Gerais - Sabar - Figueiredo, Hugo Mariz de
Paran - Curitiba - Prochet, Robert
Paran - Curitiba - Rizental, Francisco
Pernambuco - Recife - M. Marins & Cia.
Pernambuco - O linda - Marins Sociedad e Anonima
Piau - Teresina - Leite, J. Teixeira
Rio Grande do Norte- Natal- Medeiros, Joao Galvao de
1
1
Al1
b) Arquivo geogrfico pelas cidades: 10, 1, 9, 4, 7, 5, 2, 8, 3, 6

Ilhus - Bahia - Feitosa, Antonio
Ilhus - Bahia - Freitas, Jorge
ltabuna - Bahia - Aimor & Cia. Ltda.
ltabuna - Bahia - Campos, Marita
ltabuna- Bahia- Portes, Alberto Falcao
Jequi - Bahia - Portes, Roberto Antunes
Jequi - Bahia- Portes, Roberto Falciio
186
4. DGITO-TERMINAL
a) Ordenac;ao dos dosses:
30.52.18
Lectcia dos Santos
30.68.18
Fernando Silva Alves
Lourdes Costa e Souza
48.39.20
Maria Amlia Gomes Leite
78.40.20
Regina Alves Vieira
98.41.20
Helena Correa Machado
58.8029
12.9129 Nilza Maria Lobo
La Temporal Malcher
15.95.44
00.12.99 Angela de F. Rotholz
Vera Lucia Machado
0326.99
RESPOSTAS
187
Inventrios
Material permanente
Operac;oes bancrias
Outros assuntos
Pagamentos
Patrimonio
Prevdencia e assistencia social
Publicidade
~adros e tabelas de pessoal
Relac;6es pblicas
Relatrios
Salrio-famlia
Treinamento de pessoal
.1
b) ndice alfabtico remissivo:

Alves, Fernando Silva
Leite, Maria Amela Gomes
Lobo, Nilza Mara
Machado, Helena Correa
Machado, Vera Lucia
Malcher, La Temporal
Rotholz, Angela F.
Santos, Lectcia dos
Sciuza, Lourdes Costa e
Vieira, Regina Alves
38.68.18
78.40.20
12.91.29
58.80.29
03.26.99
15.95.44
00.12.99
30.52.1'8
48.39.20
98.41.20
6. MTODO ENCICWPDICO
COMUNICACOES
Correios
Rdo
Satlite
Telgrafos
Telex
MATERIAL
Aquisic;:io
Concorrencias. Lcitac;6es
Baixa
5. MTODO DICIONRIO
Aperfeic;oamento de pessoal
Aquisic;ao de material de consumo
Assemblia Geral
Assistencia psicolgica
Assistencia tcnica
Comunicac;oes
Conselho Dretor
Conservac;:io e recuperac;ao
Correspondencia particular do diretor
Estatutos
Exposic;oes
Frias
OR<;AMENTO
Despesa
Receta
ORGANIZAc;AO
Organogramas
Regulamentos
PATRIMONIO
Prdos e salas
Aluguel
Condomnio
Limpeza e conservac;:io
Mudanc;as
Terrenos
.1
188
189
8. MTODO DECIMAl
PESSOAL
Adrnissao
Casas de empregados
Dispensa
Frias
Gratificac;:oes
de func;:oes
por tempo de servic;:o
Licenc;:as
Previdencia social
Recrutamento
Salrios
7. MTODOS DUPLEX E DECIMAL

Duplex Decimal
3
300
3-1
310
3-2
320
3-3
330
3-3-1
331
3-3-2
332
34
340
4
400
4-1
410
4-1-1
411
4-1-2
412
4-1-3
413
4-1-3-1
413.1
4-1-3-2
4132
4-2
420
5
500
5-1
510
5-2
520
6
600
6-1
610
6-2
620
6-3
630
RESPOSTAS
PUBUCA~OES
Permuta de publicac;:oes
Exposic;:oes e feiras de livros
Postas de vendas. Representantes
No pas
No estrangeiro
Direitos autorais
ENSINO
Cursos
Recrutamento
Alunos
Matrculas
Trancamento
Taxas.Anuidades.Mensalidades
Bolsas de estudos
ASStSTENCIA TCNICA
Intercambio cultural
Acordos. Convenios
SOlENIDADES, EVENTOS DIVERSOS
Congressos
Aulas inaugurais. Discursos
Visitas, visitantes
*Pode ser includo tarnbm em PATRIMONIO, entre aluguel e condomfnio..
a) Organizac;:ao de um e~quema de assuntos a partir do nmero da classifica~o.

\
000
PESSOAL
010
~uncionrio
011
Nomea~o
011.1
Interina
0112
Efetiva
011.3
Em cornissao
012
Promo~o
012.1
Antigidade
0122
Mc;:recirnento
013
Transferencia
013.1
Ex-officio
0132
A pedido
014
Reintegrac;:ao
015
Readrnissao
016
Aproveitamento
017
Aposentadoria
018
Licenc;:as
018.1
Para tratamento de sade
0182
Premio
019
Gratificac;:oes
020
Extranurnerrio
021
1
Contratados
~
i
M~~~
1
023
Diaristas
024
Tarefeiros
100
MATERJ!AL
'
110
E'ermanente
111
Mesas
112
Cadeiras
113
Mquinas
113.1
de escrever
1132
de calcular
114
Arquivos
120
Consumo
121
Papel
122
Lpis
1
1
1
----.
--~--+---------------_.
190
123
124
200
210
220
230
240
241
242
250
260
261
262
Borracha
Fitas de mquina
OR<;AMENTO
Elabora~o
Vota~o
San~o
Receita
Subvent;ies
Auxilios diversos
Despesa
Crditos
Adicionais
Adiantamento
b) Classifi.cac;:ao de assuntos pelo esquema organizado.
1) 024; 2) 0132; 3) 0182; 4) 011.3; 5) 0122; 6) 230; 7) 241; 8) 113.1; 9) 121; 10) 261.
9. MTODO DECIMAL
a) Organizac;:ao de uro esquema de assuntos e numerac;:ao pelo mtodo deci-
mal.
000
010
020
030
031
040
041
100
110
120
121
130
140
150
160
161
162
200
210
ORGANIZAy\0
Regimentas. Regulamentos
Relatrios
Grupos de trabalho
Comisses
Mtodos de trabalho
RECUB50S~OS
Recrutamento
Sel~o
Concursos e provas
Aperfeic;:oamento
Admissao
Requisic;:ao de funcionrios
Pagamentos
Folhas de pagamento
Gratifi.cac;:es
MATERIAL
Aquisi~o
191
RESPOSTAS
211
212
220
230
300
310
311
320
330
400
410
411
411.1
411.2
412
500
510
520
530
600
610
611
611.1
611.2
612
613
613.1
613.2
700
710
711
712
713
720
721
722
723
723.1
800
810
Consumo
Permanente
Conserva~ao. Recupera~ao
lnventrios
ASSUNTOS FINANCEIROS E CONTABEIS
Or~amento
Propostas or~arnentrias
e auxilios
. Suplementac;:ao de verbas
PATRIMNIO
Im6veis
Edificios
Aquisic;:ao
Aluguel
Terrenos
COMUNICA<;ES
Telex
Servic;:o telefnico
INFORMTICA
Automac;:ao. Processamento de dados
Sistemas
Avalia~ao de custos
Documenta~o de sistemas
Utiliza~ao de programas
Prestac;:ao de servic;:os
A terceiros
Por terceiros
PUBLICA<;ES
Aquisic;:ao de livros, peridicos etc.
Compra
Subven~es
Doa~o
Permuta
Impressao de publicac;:es
Obras institucionais
Peridicos
Monografias
Concursos
ASSISTENCIA TCNICA
Colaborac;:ao coro outras instituic;:es
.1
192
811
812
813
820
900
910
920
930
940
950
Pedidos diversos de assistencia

Estgios em rgaos especializados
Cessao de funcionrios para participar de
trabalhos tcnicos em outras institui'tes
Acordos. Convenios
ASSUNTOS DIVERSOS
Solenidades. Comemora'ies
Visitas. Visitantes
Comunica'tes de posse
b) fndice alfabtico remissivo.
RESPOSTAS
193
Avalia'rao de custos de sistrmas

611.1
Cessao de funcionrios palra participar de trabalhos tcnicos em outras
institui'ioes...
813
Colabora~ao com outras ihstitui~oes
810
813
Cessao de funciorlrios...
Estgios em rgao1~ especializados
812
Pedidos diversos de assistencia...
811
Comemora'ioes
910 !
Comissoes
031
Compra ver Aquisi~ao
Comuriica.,;:oes
500 ,
510
Servi.,:o telefonicoi
530
Telex
520
Comunica.,;:oes de posse
940
Concursos e pravas
de monografias 1 723.1
de sele.,:ao de pessal
121
Conferencias
920
Congressos. Conferencias.ISeminrios
920
Conserva.,;:ao. Recupera.,;:aoi de material
220
Convenios
820
~ 10
Doa.,:ao de livros
7121
Documenta.,;:ao de sistema~
611.2
Donativos diversos
9SO
Edificios
411
Aluguel
411.~
Aquisi.,:ao
4
Estgios em rgaos especia~izados
812
Folhas de pagamento
[161
Gratifica.,;:oes a pessoa!
1162
Grupos de trabalho
0~0
Imveis
410
Edificios
4111
Terrenos
412 !
Impressao
de monografias 723
de obras institucio)lais
721
i722
de peridicos
1
820
Acordos. Convenios
Admissao de pessoal
140
Aluguel de edifcios
411.2
Aperfei'roamento de pessoal
130
Aquisi'to
de edifcios
411.1
de livros, peridicos etc.
710
de material de consumo
211
de material permanente
212
Assinaturas de peridicos
711
800
Assistencia tcnica
Acordos. Convenios
820
Cessao de funcionrios
813
Colabora~o com outras institui'tes
Assuntos diversos
900
940
Comunica'tes de posse
Solenidades. Comemora'tes
910
Visitas. Visitantes
930
Assuntos financeiros e contbeis
300
Automa~o. Processamento de dados
610
Presta'iao de servi'tos
613
Sistemas
611
Utiliza'iao de programas
612
950
Auxlios diversos
810
920
950
q.1
194
Informtica
600
Automac;ao. Processamento de dados
230
Inventrio de material
Jetons
162
Livros
Compra
711
712
Doac;ao
720
Impressao
713
Permuta
Material
200
Aquisic;ao
210
220
Conservac;ao. Recuperac;ao
Inventrios
230
Mtodos de trabalho
040
Monografias
Concursos
723.1
lmpressao
723
Obras institucionais
721
Orc;amento
-310
Propostas orc;amentrias
311
Organizac;ao
000
Pagamento de pessoal
160
Folhas de pagamento
161
Gratifi~ac;oes
162
Patrimonio
400
lmveis
410
Pedidos diversos de assistencia tcnica
811
Pedidos de donativos e auxilios diversos
950
722
Peridicos
Permuta de livros
713
Pessoal
100
041
Prestac;ao de servic;os de processamento de dados
613.1
a terceiros
por terceiros
613.2
Processamento de dados
610
Prestac;ao de servic;os
613
Sistemas
611
Utilizac;ao de programas
612
Programas (utilizac;ao)
612
AROUIVO: TEORIA E PRTIC A
l3
RESPOSTAS
195
Proposta on;arnentria
311
Pravas de selec;ao de pessoal
121
Publicac;oes
700
Aquisic;ao
710
Impressao
722
Recrutarnento de pessoal
110
Recuperac;ao de material
220
Recursos humanos
100
Admissao
140
Aperfeic;oarnento
130
Pagarnentos
160
Recrutamento
110
150
Requisic;ao de funcionrios
Selec;ao
120
Regimentas: Regularnentos
010
Relatrios
020
Requisic;ao de funcionrios
150
Roteiros de trabalho
041
Selec;ao de pessoal
120
Concursos e pravas
121
Seminrios
920
Servic;o telefnico
530
Sistemas (processarnento de dados)
611
Avaliac;ao de custos
611.1
Documentac;ao de sistemas
611.2
Solenidades. Comemorac;oes
910
320
Subvenc;oes e auxilios
Suplementac;ao de verbas
330
Telefones
530
Telgrafo
510
Telex
520
Terrenos
412
Utilizac;ao de programas no computador
612
Visitas. Visitantes
930
b) Classificac;ao de assuntos pelo esquema organizado.
1) 150; 2) 920; 3) 813; 4) 940; 5) 010; 6) 031; 7) 212, com remissiva em 520;
8)121; 9) 411.1; 10) 711; 11) 812; 12) 162; 13) 910; 14) 723.1; 15) 920; 16) 930;
17) 611.2; 18) 721; 19) 530; 20) 950.
( ,(
(,
,---.....
!='

Servic;:o de !nativos e Pensionistas Militares
PROCEDNCIA
Sao Paulo - SP
fe
790
N' DO PROTOCOLO
21-5-83
DATA DE ENTRADA
19-5-83
DATA DO DOCUMENTO
150
CDIGO DO ASSUNTO
Offcio
ESPCIE
DMF/SIP. 8.948
N" DE ORIGEM
_.._
(D
tl
(')
e5
z
s
8
ASSUNTO
Restitu processo n9 9.720/43 referente
a requisic;:ao de Jos Valentim da Rocha
Jnior.
DISTRIBUic;:AO
1 Dep. Pessoal
DATA
RECEBIDO
DATA
)>
:n
21-5-83
o
e
2"
<
3'
-!
o
:n
:;;
m
FGV- SCM- FICHA DE PROTOCOLO
:n
~
)>
:n
(/)
o(/)
fe
920
1.979
CDIGO DO ASSUNTO
N' DO PROTOCOLO
ADMINISTRACAO
Carta
29-6-83
DATADEENTRADA
1 ESPCIE
26-6-83
CENTE-C-476/83
- ---- PROCEDNCIA----------Rio-de-Janeiro-- RJ----------- ----DATADO.DOCUMEiiiTO_____ "N"DFORIGEM------------~INSTITUTO BRASILEIRO DE
ASSUNTO
Remete concluses do Seminrio Universidade/Administrac;:ao Pblica, realizado na
USP, de 15 a 20 de junho de 1983.
DISTRIBUICAO
1'
DEP
DATA
RECES IDO
DATA
29-6-83
2
3'
4'
s
FGV- SCM -FICHA DE PROTOCOLO
(D
-.J
......
co
OJ
DELEGACIA 00 MINISTRIO DA
FAZENDA
3.568
813
N DO PROTOCOLO
CDIGO DO ASSUNTO
31-8-83
Offcio
DATA DE ENTRADA
PROCED~NCIA
ESPCIE
28-8-83
Sao Paulo - SP
DMF/DpD/15.435
DATA DO DOCUMENTO
NDEORIGEM
ASSUNTO
Solicita assistlncia tcnica para organiza\)i.O de seus arquivos, colocando

daquela Delegacia um arquivista, pelo perfodo de um mls.
DISTRIBUIQAO
1'
DATA
DpD
a disposi9i.o
RECEBIDO
DATA
)>
31-8-83
:0
2"
<
3'
o
-l
4'
:0
5>
FGV- SCM - FICHA DE PROTOCOLO
m
"U
:0
o
)>
1
l;,u,,;,
~!!:~'
IJI'I'W
1 "
:0
m
en
"U
940
4.028
CDIGO DO ASSUNTO
N DO PROTOCOLO
Offcio
4-9-83
ESPCIE
DATA DE ENTRADA
PROCED~NCIA
971
31-8-83
Ro de Janeiro - RJ
NDEORIGEM
DATA DO DOCUMENTO
ASSUNTO
Jos Augusto Gomes da Silva comunica sua posse no cargo de di retor do Museu Histrico
Nacional.
DATA
DISTRIBUIQAO
DATA
RECEBIDO
4-9-83
SA
2'
3'
4'
5'
FGV" SCM - FICHA DE PROTOCOLO
......
;_
-'
r3o
.e
5.829
920
N DO PROTOCOLO
Pr-Reitoria de Extenso Universitria
CDIGO DO ASSUNTO
9-10-83
Offcio
DATA DE ENTRADA
PROCEDNCIA
ESPCIE
5-10-83
Santa Maria- RS
DATA DO DOCUMENTO
900/83
NDEORIGEM
ASSUNTO
Agradece colabora;:o de lgnez Felipe e Elizabeth Baptista de Oliveira no Seminrio de

Arquivo promovido por aqueJa Universidade.
DISTRIBUIQAO
DATA
DpD
RECES IDO
DATA
)>
9-10-83
:n
o
e
-i
2l
:n
5"
:;;
-----------
,:nm
FGV- SCM -FICHA DE PROTOCOLO
)>.
-i
o
)>
PROCED~NCIA:
:n
.K:
,m
UJ
UJ
UJ
Documento
N"
Protocolo
ASSUNTO
Esp. e n2
Of. DMF/
Data
--
~ ~IP/8..9~.8.~ ~ ~~ 19-5~83~-- ~-Re"tit!.!i. P!:QQ?.l1.l1.9~I?l~LE~nte..t.r.?quj.i;:-~~~J.os~~"'l'ntirru:!a_~~
~:n.
790
Rocha Jnior
o
~
m
-u
Of. DMF/DpD/
15.435
28-8-83
Solicita assist!ncia tcnica de um arquivjsta
3.568
:0
o
om
om
z
o
;;:
1\)
-----
--------
o
.....
PROCEDtNCIA:
INSTITUT~BRASILEIRO DE ADMINISTRA<;AO
Documento
Ng
Protocolo
ASSUNTO
Esp. e n2
Data
Carta-GENTE
C-476
26-6-83
Remete conclsoes do Seminrio Universidade/Administrayao

Pblica
"TI
1.979
j;
-o
::IJ
om
z
o
;;:
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:0
o
e
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9
-l
s
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.,
m
:0
o
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~l,
r"''
:0
le
PROCEDtNCIA:
m
.,
Documento
Esp. e n
Of. 971
Data
31-8-83
N
Protocolo
ASSUNTO
4.028
Comunicayao de posse do diretor
"TI
)>
-o
::IJ
oo
o
zm
o
;;:
-1'\)
:-'
:--
r-
:-,
.e
PROCEDtNCIA:
t\)
52
Documento
ASSUNTO
Esp. e n
Data
Of. 900
5-10-83
Agradece participa;:ao de servidores da Secretaria no

Seminrio de Arquivo, promovido pela Universidade
N"
Protocolo
.,
5.829
)>
:g
o
o
m
o
zm
o
5>
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:0
o
e
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l!iii
l-~:~'
CDIGO: 150
:0
.e
ASSUNTO:
'1l
o
~
)>
en
Documento
PROCEDtNCIA
Esp. e n
;::
REQUISICAO DE FUNCIONRIOS
Data
N
Protocolo
Of.DMF/SIP/
..... _8.9.'1.8 .....
..._19.::5=83~-- ___ Oelegacia.do.Ministrio.daEazenda:.~Serv..Jnativos.e._____ ~-

Penses Militares
790
.,
)>
om
)>
en
en
--
01
r.--------------~----,--------------------------------------------
........,..___ _
CDIGO:
8'13
.e
ASSUNTO: CESSO DE FUNCIONARIOS PARA PARTICIPAR DE

TRABALHOS TCNICOS.EM OUTRAS INSTITUICES
Documento
PROCEDJ:NCIA
Esp. e n2
Data
Of.DMF/DpO/
'15.435
28-8-83
Delegacia do Ministrio da Fazenda - Departamento de

Documentago
NO
Protocolo
3.568
-n
C'i
~
o
?;;
en
e
)>
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o
e
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-i
:D
>
m
-a
:D
o
--
)>
--
,_tL'
;.:
1",--------
--- - -
CDIGO:
920
.e
ASSUNTO:
:IJ
CONGRESSOS, CONFER~NCIAS, SEMINARIOS
-a
Documento
rn
PROCEDJ:NCIA
Esp. e n
Data
Carta-GENTE
C-476
26-6-83
Of. 900
5-'10-83
Instituto Brasileiro de Administrago

Universidade Federal de Santa Maria- Pr-Reitoria
de Extenso Universitria
N
Protocolo
'1.979
-n
5.829
C'i
)>
?;;
en
e
-...
--
}--
_;
~r-j
208
FICHA DE ASSUNTO
RESPOSTAS
209
11. MTODO VARIADEX

1
a) Codifica'ro de nomes.l
1
ou
ro
D...
.,;
NO MES
C\J
CODIFICA<;O
(cores)
1
Ana Lucia Gomes de Cas~ilhos

Andra Botelho Lopes Cdimbra
Angela Nascimento dos S~ntos
Beatriz Pedroza Aguinaga
C. Catram & Cia. Leda. 1
Claudia Maria de Andrad~ Leopoldina
Elizabeth Trisuzzi Costa
1
Janete Hideko Hagiwara [
Marcia Rodrigues Loureirp
Maria da Glria Arantes Kopke
Maria Helena Cosca PereJa de Lyra
Maria Lemos Barbosa Te~eira
Maria Ignez Ferreira Jaeger
Maria Rica de Carvalho
Moyss Cohen
i
Paulo Roberto Elian dos Sancos
Regina da Luz Moreira !
Rogrio Machado Riscadd
1
Rosimary Cabral da Silva
Sonia Maria da Rocha Abteu
Virgnia Maria Spinelli H~ccz
Zilda Rodrigues de Souzal
1
UJ
en
en
oa..
z
<U..I
UJ
en
UJ
'0
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0:
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o
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S:
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Ql
({)
::>
:::2
U)
U)
ae
C')
ro
e;;
b) Ordena'ro de nomes, inscritos em paseas, tiras de inser'ro ou fichas, nas

cores indicadas.
1
1
(])
"<!"
Ol
o
(!J
iS
{)
E
:::J
A ~
Q)
ci.
U)
:::
Ol
()
o uro
azul
o uro
rosa
o uro
rosa
azul
o uro
azul
azul
palha
rosa
o uro
o uro
azul
o uro
azul
verde
verde
ouro
azul
azul
Abreu, Sonia Maria/ da Rocha (ouro)

. Aguinaga, Beatriz Pbdroza (rosa)
C -C. Cacram & Cia. Jeda. (ouro)

Carvalho, Maria Ri~a de (ouro)
Cascilhos, Ana Luc~ Gomes de (o uro)
Cohen, Moyss (azril)
1
210
ARQUIVO: TEORIA E PRATICA
Coimbra, Andr Botelho Lopes (azul)

Costa, Elizabeth Trisuzzi (azul)
H -
Hagiwara, Janete Hideko (ouro)

Hottz, Virginia Maria Spinelli (azul)
Jaeger, Maria Ignez Ferreira (ouro)
Solange Loureiro Teixeira

Sonia Maria Martins
Valria Paria de Oliveira
Vera Lcia Perreira Bellardi
K -
Kopke, Maria da Glria Aranres (azul)
b) Ordenac;:ao dos no mes.
L -
L~opoldina,
Claudia Maria de Andrade (rosa)

Loureiro, Marcia Rodrigues (azul)
Lyra, Maria Helena Costa Pereira (palha)
M -
Moreira, Regina da Luz (azul)
R -
Riscado, Rogrio Machado (verde)
2
3
5
5
5
5
6
6
7
23
24
40
43
51
54
54
68
68
68
74
84
S -Santos, Angela Nascimento dos (ouro)

Santos, Paulo Roberto Elian dos (ouro)
Silva, Rosimary Cabra! da (verde)
Souza, Zilda Rodrigues de (azul)
T -
Teixeira, Maria Lemos Barbosa (rosa)
12. MTODO ALFANUMRICO

a) Codifica\=ao dos nomes.
lvaro Pinto da Silva
urea Parente da Fonseca
Beatriz Aparecida Boselli Braga
Denir La do Patrocnio
Edelweiss Carvalho Bernates
Erilza Galvao dos Santos
Ivani Beltrami de Paria
Maria Atice de Azevedo Andrade
Maria de Ftima Snchez Alvarez
Maria de Ftima Vieira Lopes
Maria Isabel Rodrigues Pequeno
Maria Leonilda Bernardo da Silva
Maria Thereza Chermont de M. Vaz
Maria Schaetzle Braga
Marise Maleck de O. Cabra!
Marlene da Costa Barros
Rejane Arauja Benning
68
24
54
5
68
23
211
RESPOSTAS
74
43
51
5
'J
- Alvarez, Maria de Ptima Snchez

- Anclrade, Maria Atice de Azevedo
- Barros, Marlene da Costa
- Bellard~ Vera Lcia Perreira
- Benning, Rejane Arauja
- Bemates, Edelweiss Carvalho
-Braga, Beatriz Aparecida Boselli
- Braga, Maria Schaetzle
- Cabra!, Marise Maleck de O.
- Paria, Ivani Beltrami
- Ponseca, urea Parente
- Lopes, Maria de Ptima Vieira
- Martins, Sonia Maria
- Oliveira, Valria Paria de
- Patrocnio, Denir La do
- Pequeno, Maria Isabel Rodrigues
- Santos, Erilza Galvao dos
- Silva, lvaro Pinto da
- Silva, Maria Leonilda Bernardo
- Teixeira, Solange Loureiro
- Vaz, Maria Thereza Chermont de M.
3
2
40
54
68
84
6
7
5
5
.1
'
BIBLIOGRAFIA
1
1
1
Legisla~ao
Lei n 5.433, de 8 de maio d~ 1968, dispoe sobre a microfilmagem de documentos.

1
Decreto n 64.398, de 24 delabril de 1969, regulamenta a Lei n 5.433, de 8 de

maio de 1968, que dispoe ~obre a microfilmagem de documentos. Revogado
pelo Decreto n 1.799, de 30: de janeiro de 1996.
1
Decreto n 75.657, de 24 de ~bril de 1975, cria o Sistema de Servi~os Gerais (Sisg)

no Dasp.
Decreto n 79.099, de 6 de irneiro de 1977, dispoe sobre documentos sigilosos.

Revogado pelo Decreto n 2l134, de 24 de janeiro de 1997.
1
Lei n 6.546, de 4 de julho d~ 1978, dispoe sobre a regulamenta~ao das profissoes

de arquivista e tcnico de ari:uivo.
1
\ ...
Decreto n 82.308, de 25 dd setembro de 1978, institui o Sistema Nacional de

Arquivos. Revogado pelo D~creto n 1.173, de 29 de junho de 1994.
ii
1
1
Decreto n 82.590, de 6 de novembro de 1978, regulamenta a Lei n 6.546, de

4 de julho de 1978, que disp9e sobre a regulamenta~ao das profissoes de arquivista e tcnico de arquivo.
1
Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, dispoe sobre a poltica nacional de arquivos

pblicos e privados.
!
1
Decreto n 1.173, de 29 de jrlnho de 1994, dispoe sobre a competencia, organiza~ao e funcionamento do C~nselho Nacional de Arquivos (Conarq) e do Sis.tema
Nacional de Arquivos (Sinal:).
214
215
BIBLIOGRAFIA
Decreto n2 1.799, de 30 de janeiro de 1996, regulamenta a Le n 2 5.433, de 8 de

maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais.
___. Ministrio das Relac;oes Exteriores. Arquivo Histrico. Arquivo particular de Rodrigo de Souza da Silva Pontes. 1967. 41p. mimeog.
Decreto n2 2.134, de 24 de janeiro de 1997, regula o art 23 da Le n2 8.159, de 8

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Calmes, Alan. Practica! realities of computer-based finding aids: the NARS A-1
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Livros e peridicos
Canad. Arquivo Pblico. Departamento de Administrac;ao de Arquivos Correntes. Arquivos corren tes: organZafO e fncionamento. Trad. de Nilza Teixeira
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(Documentation, bibliotheques et archives: tudes et recherches, l.}
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Collinson, Robert L. ndices e indexafO. Sao Paulo, Polgono, 1971.
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Nacional, 1973. 167p.
Congresso Brasileiro de Arquivologia, 12 Ro de Janeiro, 1972. Terminologa

arquivstica. Trabalho elaborado por urna equipe da Associac;iio dos Arquivistas
Brasileiros. 9p. mimeog.
Associac;ao Brasileira de Normas Tcnicas. Normalizafo da documentafo no

Brasil. 2 ed. Ro de Janeiro, Instituto Brasileiro de Bibliografia e Docurnentac;ao,
1964.127p.
Continolo, Giuseppe. Como organizar o arquivo; guia prtico para classificac;iio

,,
de documentos e fichas para a organizac;ao dos servic;os de arquivo. Lisboa, Prtico [s.d.] 291p. il. (Dire~o de empresas.)
Avedom, Don M. Workflow; business process redesign- BPR. Mundo da Ima. gem. Sao Paulo, Cenadem (1}, jan.jfev. 1994.
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Costa, Avelino de Jesus da. Princpios gerais da elaborac;ao de instrumentos de
trabalho em arquivologia (arquivos pblicos e arquivos eclesisticos). In: Encontro de Bibliotecrios eArquivistas Portugueses, 12 , Coimbra, 1965.Actas. Coimbra,
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Boullier de Branche, Henri. Inventrio sumrio dos documentos da Secretaria

de Estado da Marinha. Ro de Janeiro, Arquivo Nacional, 1960a.
___. Relatrio sobre o Arquivo Nacional do Brasil Ro de Janeiro, Arquivo

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Dabbs, Jack Autry. The MariaAo Riva

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Brasil. Arquivo Nacional. Catlogo coletivo dos arquivos hrasileiros: repertrio

referente Independncia do Brasil Ro de Janeiro, Arquivo Nacional, 1972.
(Instrumentos de trabalho, 24.)
Pal~io archives: a guide. Mxico, Jus,
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J
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NDICE ANALTICO
"'-'
A
Acesso aos documentos
poltica de 146
1
Administra~o de arquivos i
Ver Arquivos
1
lbuns fotogrficos
1
Ver Arquivos especiais 1
Alfabeta~ao
'
regras 63
1
Aliena~ao de documentos 1
~r Elimina~ao de documentos
Alisamento de documentos! 142
Anlise de documentos 1
Arquivamento de documentos
mtodos 40, 60
1
nos arquivos correntes 160
nos arquivos especiais 151
opera~oes 95
1
V. tb. Mtodos de arquiV:unento
Arquivamento horizontal Z8
Arquivamento vertical 28 !
Arquivista
caractersticas 43
forma~o profissional f3
regulamenta~o profissi?nal 43
Arquivos
administra~o 35
1
atua~o 17
caractersticas 20
constru~o 141
classifica~o 20
defini~ao 19
ds
designa~oes da palavra 19
finalidade 20
fun~es 20
na estrutura organizacional 37
normas de funcionamento 42
objetivos 16
organiza~o 35
anlise da dados 36
implanta~o e acompanbamento 51
levantamento de dados 35
planejamento 36
origem da palavra 19
surgimento 15
V. tb. Planejamento arquivstico;
Proveniencia dos arquivos
Arquivos correntes
arquivament 60
atividades 54
constitui~ao 54
defini~o 111
expedi~o 60
protocolo 55
V. tb. Mtodos de arquivamento
Arquivos de cust6dia
1-&r Arquivos permanentes
Arquivos especiais
defini~o 22, 147
tipos 148
arquivo de catlogo impresso 154
arquivo de disco 153
arquivo de fUme 153
arquivo de fita magntica 153
222
arquivo fotogrfico 148, 152

arquivo de recorte de jornal 154
V. tb. Doc. audiovisuais;
Doc. cartogrficos; Doc. iconogrficos
Arquivos especializados
defini~iio 22, 147
Arquivos gerais 22
Arquivos intermedirios
constru~iio
119
cria~o
50, 115
defini~o 111
documentos 119
em cutres paises 117
fun~o
117
Arquivos permanentes
atividades 121
cria~o 50
defini~iio
111
documentos 111
fim~o 121
Arquivos setoriais 22
Arranjo de documentos 122
regras 124
V. tb. Fundos de arquivo
Assuntos
~r Plano de dassifica~o
Avalia~iio de documentos 105
B
Banho de gelatina 143
V. tb. Restaura~o de documentos
Bibliotecas
atua~o 17
objetivos 16
Branche, Boullier de 133
Buck, Solon 19
e
Catlogo
~Instrumentos de pesquisas
Catlogo impresso
Ver Arquivos especiais
Centraliza~iio de arquivos 37
V. tb. Descentraliza~o de arquivos
Centros de documenta~iio
fim~o 17
Centros de inrorma~o
~Centros de documenta~o
Classifica~o por assuntos 97
V. tb. Plano de classifica~iio
223
fNDICE ANALfTICO
Classifica~o
descri~o
Classifica~iio
desinfesta~o
de documentos 29
decimal de Dewey 85
em arquivos 86
V. tb. Mtodo decimal; Mtodos de
142
destina~o 104
elimina~o 108, 109
emprstimo 101
arquivamento
Cobran~ de documentos 102
Codifica~o de documentos 100
encapsula~o
144
genero 29
inspe~o 97
lamina~o 144
leitura 97
limpeza 142
ordena~o 100
recolhimento 111
restaura~o 143
reten~o 108
sele~o 105
transferencia 111
uso 146
valor 105
Documentos audiovisuais 29
V. tb. Arquivos especiais
Documentos cartogrficos 29
Documentos confidenciais 30
Documentos escritos
~r Documentos textuais
Documentos iconogrficos 29
Documentos ostensivos 29
Documentos reservados 30
Documentos secretos 30
Documentos sigilosos 29
Documentos textuais 29
Documentos ultra-secretos 30
Dossie
Collinson, Robert L 139

Conserva~o de documentos 141
elementos ambientais 141
opera~oes 142
V. tb. Encapsula~o de documentos;
Lamina~o de documentos
Consulta aos documentos 101
Coordena~iio de arquivos 40
Correspondencia
defini~o 31
externa 31
interna 31
oficial 31
identifica~iio 31
particular 31
Costa, Avelino de Jesus da 140
D
Dabbs, Jack Autry 139
Dados
anlise 36
levantamento 35
Descarte
Ver Elimina~o de documentos
Descentral~iio de arquivos 38
V. tb. Centraliza~o de arquivos
Descri~o de documentos 126
Desinfesta~o de documentos 142
Destina~o de documentos 104
Dewey, Melvil 85
Discos
Documentos
acesso 146
alisamento 142
anlise 105
a'rquivamento lOO
arranjo 122, 124
avalia~o 105
classifica~o 29
cobran~ 102
codifica~o lOO
conserva~o 141
consulta 101
forma~o
99
recibo 102
Duchein, Michel 43
Duplex
Ver Mtodos de arquivamento
E
Elimina~o de documentos
critrios 109
lista 108
processos 109
V. tb. Tabela de temporaldade
Emprstimo de documentos 101
Encapsul~iio de documentos 144
V. tb. Conserva~iio de documentos
.~
Escrita
126
defini~o
15
evolu~o 15
Estudo de documentos
Ver Leitura do documento
Expedi~o
Ver Arquivos correntes
F
Ficha-ndice 90
Filmes
Fitas magnticas
Forma~iio profissional
. ~r Arquivista
Fotografas
~r Arquivos especiais
Fumiga~iio de documentos
Ver Desinfesta~iio de documentos
Fundos de arquivo
.
critrios de escolha 123
V. tb. Arranjo de documentos
G
Galviio, Ramiz 19
Genero dos documentos 29
Gestiio de documentos 53
Guarda de documentos lOO
Guerra, Flivio 139
Guias
Ver Instrumentos de pesquisa
Guias divis6rias 44
Indexa~o coordenada
~rUnitermo
ndice
defini~o
139
ndice alfabtico 88
exemplos 88
Informtica 157
Inspe~o de documentos 97
Instala~oes arquivsticas 43
Instrumentos de pesquisa 126
elabora~o
140
planejamento 140
tipos 127
catlogo 136
guia 127
inventrio analtico 134
--____,------------------
224
inventrio sumrio
130
repertrio 138
Inventrio analtico
Inventrio surnrio
K
Knight, G. Norman 139
L
Lamina~o
de documentos 144
manual 144
V. tb. Conserva~o de documentos
Leitura do documento 97
Limpeza dos documentos 142
M
Manuais de arquivo 51
Material arquivstico
de consumo 44
permanente 48
Mtodos de arquivamento 60
alfabtico 62
alfanumrico 94
dgito-terminal 76
geogrfico 68
numrico cronolgico 75
numrico simples 70
por assunto 77
decimal 85
dicionrio 81
duplex 83
enciclopdico 82
V. tb. Arquivamento de documentos;
Arquivos correntes; Classifica~o
decimal de Dewey
unitermo 89, 149
variadex 92
Microfilmagem 155
Miguis, Maria Arnlia Porto 126
Museus
objetivos 16
\..._
N
Negativos
Nota~lio
defini~o 44
smbolos 126
\...._,'
~---~--------
------
fNDJCE ANALfTICO
225
"Respect des fonds"

l.fr Proveniencia dos arquivds
Respeito aos fundos
!
l.fr Proveniencia dos arquivds
Restaura~lio de documentos 143
V. tb. "Silking"; Banho de gelatina
Reten~o de documentos
1
1
critrios 108
Rodrigues, Jos Honrio 133
Ordem alfabtica
Ordem alfanumrica
l.frMtodos de arquivamento
Ordem numrica
Ordem por assunto
l.fr Mtodos de arquivamento
Ordena~lio dos documentos 100
Ordena~lio dos itens
Organiza~o de arquivos
l.frArquivos
Schellenberg, T. R. 17
i
Sele~lio de documentos 105
1
"Silking" 143
1
V. tb. Restaura~ao de docum~ntos
Silva, Maria Fernanda Gomes dd 138, 139
"Pasta de identifica~lio" 125

Pastas 47
Planejamento arquivstico 36
V. tb. Arquivos; Projeto de arquivo
Plano de classifica~lio 77
exemplo 79
V. tb. Classifica~o por assuntos
Prindpio bsico de arquivologia
Ver Proveniencia dos arquivos
Prindpio da proveniencia
Projeto de arquivo 50
V. tb. Planejamento arquivstico
Protocolo 55
"Provenance"
Proveniencia dos arquivos 123
V. tb. Arquivos
'
Tabela de concordancia
VerTabeia de equivalencia
Tabela de equivalencia 139
,
Tabela de temporalidade 106 /
V. tb. Elimina~lio de documentos
Taube, Mortimer 89
Tecido na restaura~o 143
Tecnologa da informa~o 157
Temporalidade
VerTabela de temporalidade
Teoria das tres idades 21
Terminologia arquivstica 23
Transferencia de documentos
exemplos 112
tipos 111
u
Uni termo
Uso dos documentos 146
V
Valette, Jean Jacques 21
Valor dos documentos 105
Variadex
Q
Qyesada Zapiola, Carlos A. 137
R
Rau, Virginia 137, 138
Recibo de dossie
VerDossie
Recolhimento de documento~ 111
Recortes de jornal
Regulamenta~o profissional
Ver Arquivistas
Repertrio
l.fr Instrumentos de pesquisa
- - - - - ~1
----~~~~~~~--------------------------~
E nao posso resistir ao 1 desejo de

destacar, no desempenh_st profissional
dessa j consagrada autora, mais urna
valiosa contribuiqao: seu inegvel esforqo
na obten~ao dos resultados que come;:am
a ser colhidos pelo Conarq.
Justifica-se o destaque pelo contraste: as
tres dcadas anteriores, de tentativas
frustradas de dotar o Brasil de normas e
a~ao sistemica na rea, e o momento
atual, em que j podemos cultivar a
esperan~a de sair da fase da aspira;:ao
romiintica para urna realidade racional,
em relaqao aos arquivos. Antes, ainda
que os objetivos certos j estivessem
presentes, os resultados do . exerccio
normativo dos arquivistas eram escassos.
Crdito, pois, para o Arquivo Nacional,
para os membros do Conarq e, notadamente, para Marilena - urna\ verdadeira
agente de mudanqas. Mes!Tl'o.:;sem titularidade oficial a altura da fhqao que
exerce, ela nao esmorece na coordena91io
exaustiva e polivalente das realiza;:oes do
Conselho, onde coloca, alm de toda a
sua experiencia arquivstica, seus conhecimentos de administra;:ao e, sobreludo, seu ideal crisUo de servir, ainda
que a recompensa material nao esteja a
altura do seu esforqo.
Por todos esses motivos. de se esperar
que Marilena, na qualidade de artfice
competente da escalada normativa do
Arquivo Nacional. possa brindar seus
leitores lanqando brevemente um livro
sobre a rica experiencia de impulsionar o
Coi]selho Nacional de Arquivos.
Helena Corra Machado

Membro do Conarq e consultora do
Arquivo do Estado do Rio de Janeiro
j
\
..,
1

Arquivo Teoria e Prática - Marilena Leite Paes PDF

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MARILENA LEITE PAES

Ficha catalogrfica elaborada pela Biblioteca

Aos meus pas,

. ''A essencia da profissao de arquivista

Apresenta~;ao das Fe 2!!. ;edi~;oes

Arquivos, bibliotecas, museus

Captulo 2- Introdu~;ao! ao estudo dos arquivos

Captulo 4- Gestao de documentos

Captulo 5- Arquivos permanentes

Captulo 7- As tcnicas modernas a servic;o dos arquivos

Captulo 8- A poltica nacional de arquivos: Conselho Nacional de

inovac;es .tecnolgicas surgiram em decorrencia da evoluc;ao da humanidade,

Rio deJaneiro, 1997

Marilena Leite Paes

APRESEN~ACAO DAS. 1 E 2 EDICOES

o objetivo de Lprir a falta de publicac;ao especializada em lngua

ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

de justic;a registrar os nomes de Maria de Lourdes da Costa e Souza,

Rio deJaneiro, 1991

1. Arquivos, bibliotecas, museus

ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

2. Centros de documentagao ou informago

3. Paralelo entre biblioteca e arquivo

O surto de progresso cientfico e tecnolgico desencadeado a partir do

ARQUJVO: TEORIA E PRTJCA

Os document~s ~ao produzi?os e conservados com obeovos culturrus

Os documentos sao produzidos e conservados com objetivos funcionais

Os documentos sao colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou

Os julgamentos sao finais e irrevogveis

Utiliza mtodos predeterminados

Estabelece classificac;:ao especfica para

Exige conhecimento do sistema, do contedo e da significac;:iio dos documentos a

Exige conhecimento da relac;:ao entre as

Aplica-se a unidades discriminadas

INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

o julgamento nao tem carter irrevogvel

H uma significac;:ao organica entre os

Aplica-se a unidades isoladas

Aplica-se a conjuntos de documentos

Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconornia trata de documentos

ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

Desse conceito deduzimos tres caractersticas bsicas que distinguem os

O termo arquivo pode tambm ser usado para designar:

INTRODUQiiO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

organiza~ies, os arquivos por elas produ-

Em face das caractLsticas das

5.2 Estgios de sua

l. Arquivo de primeira lidade ou corrente, constitudo de documentos em

ARQUIVO: TEORIA E PRTICA

5.3 Extensao de sua atua9ao

5.4 Natureza dos documentos

INTRODUQi\0 AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos re-

sultantes da experiencia humana num campo especfico, independentemente

AcFJ!..VO- Conjunto dos documentos de um arquivo.

' ~~"''"''-. """""""J

AROUIVO: TEORIA E PRTICA

cria;:ao, o uso, a normaliza;:ao, a manuten~o, a guarda, a prote;:ao e a destina-

INTRODUCAO AO ESTUDO DOS ARQUIVOS

das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais

documentos anteriormente caracterizados como sigilosos.

ARQUIVO: TEORIA E PRTICA