Elaborado por:

Prof. Reyes Fabin Moreno

Ing. Paola Otero

Marzo 2015

Descripcin de la actividad
La gestin de adquisiciones en una empresa incluye una serie de procesos
para la adquisicin de productos o servicios, la gestin y administracin del
contrato y la gestin de de los cambios necesarios para administrar contratos u
rdenes de compra. Tambin comprende una buena seleccin y negociacin
con los proveedores y un control de los riesgos que puedan surgir durante el
proceso de adquisicin. De todos estos puntos se tratar en los siguientes
apartados.
Durante el proceso de planificacin del proceso de adquisiciones se
identificarn las necesidades del proyecto que se puedan satisfacer de mejor
forma comprando o adquiriendo los productos, servicios o resultados fuera de la
organizacin. Uno de los puntos clave de esta fase del proceso ser considerar
si es conveniente adquirir, qu, cmo y cundo hacerlo. Para ello se deber
definir la estrategia ms adecuada para la eleccin de fuentes, se debern
definir de forma clara los requisitos, se planificar el proceso de la solicitud de
oferta que se lanzar a los proveedores potenciales y se desarrollarn una serie
de criterios que ayudarn a evaluar a los proveedores de tal forma que resulte
ms fcil elegir al que ms convenga a la organizacin.
1. Para qu sirve el proceso de gestin de las adquisiciones de un
Proyecto?
Durante el desarrollo de un proyecto es probable que sea necesario
realizar la compra o adquisicin de productos as como de servicios o resultados
externos, es decir, fuera del equipo del proyecto. El objetivo de la gestin de las
adquisiciones es el de definir los procedimientos para la tarea de compra de
estos productos o servicios que puedan ser requeridos durante la ejecucin del
Proyecto. Dentro de estos procesos se incluye la gestin de contratos y el
control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes
de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto,
entendindose por contrato aquel documento legal que se establece entre un
comprador y un vendedor, y que presenta un acuerdo vinculante para ambas
partes, en el cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o
resultados especificados, y el comprador a proporcionar dinero o cualquier otra
contraprestacin vlida. Es de suma importancia gestionar de forma activa el
ciclo de vida de los contratos y redactar cuidadosamente los trminos y
condiciones de las adquisiciones, de modo que se puedan evitar algunos de los
riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor.
2. Cules son los 4 procesos que se deben ejecutar en la gestion de las
adquisiciones de un proyecto?}
Planificar las Adquisiciones
Se busca resolver las principales necesidades para el proyecto como qu
es lo que vamos a comprar, cmo, cunto y a quin comprar, por lo que
una de las decisiones que debemos tomar primero es si tenemos que

producir el insumo segn la calidad de nuestros proveedores o en realizar

una compra segn la especializacin y la economa de escala que podamos
conseguir.
Dependiendo del tipo de contrato que elijamos tendremos diversos retos
que superar por lo que debemos analizar cul es la forma de contratacin
que se presta mejor para nuestras necesidades y la experiencia que
podamos tener, las modalidades pueden ser llave en mano, precio fijo,
costos reembolsables, pago con anticipos, pago contra entrega, entre las
principales modalidades.
Efectuar las Adquisiciones
Consiste en realizar la convocatoria a los proveedores que puedan
satisfacer nuestros requerimientos para que hagan llegar sus propuestas
tcnicas y econmicas, para luego revisar las propuestas y elegir a los
proveedores con los cuales tomamos la decisin de hacer la contratacin.
Para efectuar de mejor manera las adquisiciones se recomienda disear un
sistema o matriz para la seleccin de los proveedores en la que pondremos
en base a criterios como las garantas que nos puede ofrecer el vendedor,
su servicio de postventa, la valoracin econmica, la experiencia que pueda
tener, la rapidez de la entrega, etc.
Administrar las Adquisiciones
Una vez realizada la contratacin tenemos que ir evaluando en el tiempo la
performance de los proveedores en relacin a los requisitos que le hemos
exigido en el contrato firmado y de ser requerido ir gestionando los cambios
en los contratos para asegurar el cumplimiento de los objetivos del
proyecto.
A travs de las revisiones de desempeo podemos evidenciar los logros y
fracasos que se pueden haber tenido y se hace un monitoreo al avance y
cumplimiento por parte del proveedor. Segn lo especificado en el contrato
o lo que acordemos entre el vendedor y el comprador se podrn realizar
inspecciones por parte del comprador.
Cerrar las Adquisiciones
Consiste en aprobar y dar por cerrado cada uno de los contratos una vez
cumplido con los entregables pactados en el contrato, que en la mayora de
casos ser un requisito para el pago al proveedor. De presentarse alguna
reclamacin se debe haber previsto cuales son los mecanismos para
resolver una controversia o de ser necesario ir a un arbitraje.
3. En qu consiste la planificacin de las adquisiciones de un proyecto y
cules son las tcnicas y las herramientas que se utilizan?
Planificar las adquisiciones es el proceso bsico donde se documentan las
decisiones de compra para el proyecto, se especifica la forma de hacerlo e
identifica posibles vendedores. Realizar una correcta planificacin de las

adquisiciones permite obtener una efectiva y apropiada oferta, seleccin de

vendedor, adjudicacin del contrato y cierre de la adjudicacin con xito.
El proceso Planificar las Adquisiciones tambin incluye la consideracin de
posibles vendedores, en particular si el comprador desea ejercer algn tipo de
influencia o control sobre las decisiones de compra. Tambin se deber
considerar quin es el responsable de obtener o ser titular de permisos y
licencias profesionales relevantes que puedan ser exigidos por la legislacin,
alguna regulacin o poltica de la organizacin para ejecutar el proyecto.
El proceso Planificar las Adquisiciones incluye la consideracin de los
riesgos derivados de cada decisin de hacer o comprar. Incluye asimismo la
revisin del tipo de contrato que se planea utilizar para la mitigacin de riesgos,
y a veces transferir los riesgos al vendedor.
Herramientas y Tcnicas
Anlisis De Hacer O Comprar
El anlisis de hacer o comprar es una tcnica general de gestin utilizada para
determinar si un trabajo particular puede ser realizado de manera satisfactoria
por el equipo del proyecto o debe ser adquirido de fuentes externas. Es posible
que la organizacin del proyecto cuente con la capacidad necesaria, pero que la
misma se encuentre comprometida con otros proyectos, en cuyo caso el
proyecto en cuestin podra requerir que los esfuerzos sean suministrados por
una organizacin externa a fin de cumplir con los compromisos establecidos en
el cronograma. Las restricciones al presupuesto pueden influir en las decisiones
de hacer o comprar. Si se decide efectuar una compra, entonces tambin
deber decidirse si se va a adquirir o a alquilar. Un anlisis de hacer o comprar
debe tener en cuenta todos los costos relacionados, tanto directos como
indirectos de apoyo. Por ejemplo, el anlisis de la alternativa de compra incluye
tanto los costos reales de compra del producto como los costos indirectos de
apoyo al proceso de adquisicin y al elemento comprado. Durante el anlisis de
compra tambin se tienen en cuenta los tipos de contrato disponibles. El reparto
de riesgos entre comprador y vendedor determina los tipos de contrato
adecuados, mientras que los trminos y condiciones especficos del contrato
son los que formalizan el grado de riesgo que asumen el comprador y el
vendedor. Algunas jurisdicciones disponen de otros tipos de contrato, como por
ejemplo contratos basados en obligaciones del vendedor - no del cliente - y las
partes que participan en el contrato tienen la obligacin de identificar el tipo de
contrato adecuado tan pronto se llegue a un acuerdo sobre la ley aplicable.

Juicio De Expertos

A menudo se utiliza el juicio de expertos para evaluar las entradas y

salidas de este proceso. El juicio de expertos en compras tambin se puede
utilizar para desarrollar o modificar los criterios que se aplicarn en la evaluacin
de las propuestas de los vendedores. El juicio de expertos legales puede
requerir los servicios de un abogado para colaborar con los aspectos, trminos y

condiciones especficos de las adquisiciones. Dicho juicio, incluidas la

experiencia comercial y tcnica, puede aplicarse tanto a los detalles tcnicos de
los productos, servicios o resultados adquiridos como a los diferentes aspectos
de los procesos de gestin de las adquisiciones.

Tipos de Contratos
El riesgo compartido entre el vendedor y el comprador est determinado
por el tipo de contrato. Todas las relaciones legales contractuales se encuadran
en una de las siguientes dos categoras:
Contratos de precios fijos: Esta categora de contrato implica establecer
un precio total fijo para un producto o servicio definido que se va a prestar.
Contratos de costos reembolsables: Esta categora de contrato implica
efectuar pagos (reembolsos de costos) al vendedor por todos los costos
legtimos y reales en que incurriera para completar el trabajo, ms los
honorarios que representen la ganancia del vendedor.
4. Cules son los procedimientos que se deben cumplir en la planificacin de
las adquisiciones?

Este paso est influenciado por varios factores, tales como qu ests adquiriendo
(obras, bienes o servicios), las condiciones del mercado, la complejidad de los
requisitos, el valor monetario estimado de la adquisicin, el lugar de ejecucin y la
urgencia.
Tipos de procedimientos de adquisicin:
Tipos de
Procedimientos

Licitacin Abierta

Licitacin Cerrada

Mtodos de solicitud
de ofertas

Tipos de adquisicin

Convocatoria Pblica
a Licitar

Obras, Bienes y
Servicios

Solicitud de
Propuestas

Obras y Servicios

Carta de Invitacin

Obras, Bienes y
Servicios

Solicitud de
Propuestas

Obras y Servicios

Invitacin a Cotizar

Obras, bienes y
servicios

Umbrales
monetarios

70,000 USD

< 70,000 USD

Salvo excepciones ver
3.5.1.2.

2,500 USD
Adjudicacin Directa

Carta de Invitacin

Obras, bienes y
servicios

Slo en casos
excepcionales.

Al analizar los procedimientos de adquisicin debes considerar que la

Licitacin Cerrada y la Adjudicacin Directa son mecanismos excepcionales, y an
cuando no se desaconseja su uso, por ser excepcionales, es preciso identificar
con claridad cundo y en qu circunstancias procede su aplicacin.

Conclusin
La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de compra
o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener
fuera del equipo del proyecto. La organizacin puede ser la compradora o
vendedora de los productos, servicios o resultados de un proyecto. La Gestin de
las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestin del contrato y de
control de cambios requeridos para desarrollar y administrar contratos u rdenes
de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto. La Gestin
de las Adquisiciones del Proyecto tambin incluye la administracin de cualquier
contrato emitido por una organizacin externa (el comprador) que est adquiriendo
el proyecto a la organizacin ejecutante (el vendedor), as como la administracin
de las obligaciones contractuales contradas por el equipo del proyecto en virtud
del contrato.
Estos procesos interactan entre s y con los procesos de las otras reas de
conocimiento. Dependiendo de los requisitos del proyecto, cada proceso puede
implicar el esfuerzo de un grupo o persona. Si bien los procesos se presentan aqu
como componentes diferenciados con interfaces definidas, en la prctica se
superponen e interactan de formas que no se detallan en la Gua del PMBOK.

Bibliografa

Gmez-Senent Martnez, E. El proyecto y su direccin y gestin. Ed. S. P.

UPV. 1999

LLED, P (2014). Director de Proyectos

http://www.ppmci.com.co/contenidos.php?Id_Categoria=461

http://datateca.unad.edu.co/contenidos/104005/AVA_20151/OVI_UNIDAD_1/PMBOK_Gestion_Adquisiciones.pdf