La organizacin de los RRHH

Apoyo a la gestin contable

Gestin de correspondencia
Archivo de la documentacin
Comunicacin y secretara

La organizacin en actividades de
apoyo administrativo
Finalidad: orientar a todas las partes de la
empresa para lograr obtener los objetivos
Necesita: Un diseo organizacional, Crear una
estructura, hay que tener en cuenta una serie de
criterios:
La divisin del trabajo de la organizacin que
conforma los puestos y los departamentos.
Las lneas de autoridad formal.
Los mecanismos utilizados para coordinar los diversos
puestos y tareas en la organizacin.

Herramientas para lograr una buena

coordinacin
Reuniones.
Sistemas de recompensa para toda la organizacin.
Grupos y equipos de actuacin rpida, que tienen
como finalidad solventar cualquier tipo de problema de
la empresa.
Contar con personas que coordinen cuya finalidad es
unir equipos o grupos de trabajo diferentes para
realizar una tarea puntual.
Directivos integradores.
Cultura organizacional

Procedimientos de trabajo
Consisten en describir detalladamente cada una de las
actividades a seguir en el proceso laboral, por medio del
cual se garantiza la disminucin de errores
Caractersticas

Cada empresa tiene un procedimiento de trabajo individualizado.

Su uso es muy recomendable para trabajos repetitivos.
Se adaptan a las distintas situaciones que se le presentan a la
empresa.

Beneficios

Aumento de rendimiento en el trabajo.

Hacen posible adecuar la mejor solucin a los problemas.
Coordinan y ordenan todas las tareas de la empresa.

Estructura

Fecha y lugar de elaboracin.

Unidades a las que afecta.
Contenido del documento.
Normas operativas.

Calidad de la organizacin
Indicadores del nivel de calidad
de la empresa

Aumento de la demanda.
Quejas de los clientes.
Fallos en el producto o
servicio.
Conflictos laborales.
Qu indicadores afectan a la
propia actuacin profesional
Cmo podramos contribuir a la
mejora de la calidad del producto
o servicio final?

Factores sobre los que influye la

calidad
AUMENTO DE LA
PRODUCTIVIDAD

AUMENTO DE LOS
BENEFICIOS DE LA
ORGANIZACIN

AUMENTO DE LA
SATISFACCIN
DEL CLIENTE

DISMINUCIN DE
COSTES

DISMINUCIN DE
PRECIOS

Indicadores de calidad como afectan a

la actuacin personal

Orden
Distribucin efectiva de tiempo y tareas
Consecucin de objetivos
Puntualidad en la entrega de tareas
Trato con el cliente
Comunicacin efectiva entre departamentos

Los grupos y equipos de trabajo

Conjunto de empleados de una empresa que
realizan una labor similar, cada uno realiza su
labor y son responsables individualmente.
Trabajan bajo las indicaciones de un mismo jefe
Conjunto de personas con habilidades
complementarias que estn ligadas a un proyecto
comn, usan indicadores de desempeo y reglas
estructuradas y son mutuamente responsables
de su ejecucin

Los grupos. Caractersticas

Entidades inmersas en otras ms grandes, la empresa.
Los miembros externos reconocen y diferencian al
grupo.
Los individuos que lo componen se sienten parte del
mismo.
Conviven en un contexto real.
Se forma para lograr alcanzar unos objetivos comunes.
Los crea un sujeto superior.
Realizan tareas similares.
Los miembros del grupo poseen objetivos diferentes.

Equipos. Caractersticas
Tienen un objetivo comn.
Los miembros del equipo
necesitan unos de otros.
Miembros con conocimientos y
habilidades diferentes. Sinergia
Los miembros del equipo son
responsables de sus
actuaciones y de los resultados
que se obtengan.
Ver video

Diferencias entre grupos y equipos de

trabajo

GRUPOS

EQUIPOS

RESPONSABILIDAD

INDIVIDUAL

INDIVIDUAL Y COLECTIVA

CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES

SIMILARES

COMPLEMENTARIOS

DESEMPEO

INDIVIDUAL. No dependen unos

de otros

COLECTIVO. Dependen unos de

otros

Un equipo es un grupo. No todos los

grupos son un equipo
Seala si las siguientes situaciones describen un grupo o un equipo,
indicando las razones por las cuales crees que se trata de equipos o de
grupos, y si est justificada la creacin de estos equipos:
Los trabajadores del Departamento de Recursos Humanos
Los miembros del rea de I+D de una empresa tecnolgica que
desarrolla aplicaciones para ser utilizadas en telfonos mviles.
Los dependientes de la misma planta de un gran almacn, cada uno
responsable de su sector.
Los miembros del rea de comunicacin comercial de una empresa
formados por publicistas, economistas, comerciales y diseadores
grficos, etc.
Los mdicos del rea de traumatologa en un hospital
Los trabajadores que trabajan dentro de un quirfano

Elementos y estructura del grupo de

trabajo
E. estticos (por quin est formado el grupo)
Tamao: en las empresas, suelen darse una serie de circunstancias a causa del aumento del
tamao del grupo,.
Homogeneidad/heterogeneidad: es necesario establecerla para que se adapte mejor a los
objetivos
Caractersticas de los miembros que integran el grupo: es importante para la cohesin del
mismo conocer a cada individuo, desde sus actitudes hasta sus prejuicios.
Posicin social y estatus: alude al lugar que ocupa un individuo dentro de la empresa.
Normas grupales: herramienta que marca las pautas y las reglas que guan la conducta de sus
integrantes.

E. dinmicos (cmo se organiza el grupo)

Cohesin del grupo: grado en que un individuo se siente miembro del grupo y se interrelaciona
con el resto de individuos.
Afiliacin grupal: nivel de identificacin de un individuo con su grupo.
Rol: conducta que se le asocia a un individuo dentro del grupo.
Sistema de comunicacin: tipo de estructura comunicativa que se aplica en la empresa.
Sistema ideolgico: conjunto de valores, preferencias, comportamientos, etc.
Naturaleza de las tareas: la realizacin de las tareas dentro del grupo da lugar a una serie de
estructuras.

Clasificacin de los grupos

Duracin

Perpetuos
Temporales

Nivel de
formalidad

Formales
Informales

Finalidad
Nivel jerrquico
Estructura del
grupo

De cambio y desarrollo de la organizacin

De produccin
De gestor de problemas
De resolucin de conflictos

Vertical
Horizontal

Centrada en los valores del grupo

Centrada en los valores de los individuos

El grupo ideal
El nmero de miembros que lo forman no debe ser >20
ni <10.
Deben existir una serie de normas que regulen el
comportamiento de sus miembros.
Es necesario renovar a los individuos o las tareas que
realizan cada cierto tiempo para evitar la
desmotivacin o la falta de inters.
Es importante que sus integrantes posean
conocimientos multidisciplinarios para que la
resolucin de problemas sea ms fcil.
Debe tener un lder que facilite la buena comunicacin
dentro del grupo para favorecer el trabajo en el mismo.

Normas del grupo de trabajo

Normas que regulan la produccin.
Normas que regulan la consecucin de objetivos.
Normas que regulan el comportamiento, para obtener:

Funcionamiento fluido (coordinacin)

Comportamiento apropiado entre los miembros (buen ambiente)
Perduracin del grupo (cohesin de los miembros)
Creacin de una base de valores (sentimiento de pertenencia)

Separar el trabajo de los posibles problemas externos al grupo.

Ser puntuales en las reuniones de grupo o equipo.
En ningn caso interrumpir a alguien que est hablando.
Analizar todas las ideas por el grupo.
No realizar crticas personales a los integrantes del grupo.
Los problemas o conflictos internos entre integrantes del grupo o equipo se solucionan
en su interior.
Las decisiones se tomarn de manera democrtica.
Colaborar con el resto de miembros.

Roles en el grupo
Papel que un miembro de un equipo o grupo de
trabajo asume y desempea.
Para que un grupo o equipo de trabajo dentro de
la empresa tenga un rendimiento eficaz, es
necesario que los individuos asuman dos tipos de
roles:
El de facilitador de tarea: El papel de facilitador de
tarea tiene como principal cometido ayudar y guiar al
grupo o equipo a cumplir sus objetivos de tareas.
El de relaciones: tiene como finalidad que exista
armona entre los integrantes del grupo o equipo de
trabajo.

Roles personales: actitud de los

miembros al realizar las tareas

Finalidad de las tcnicas de dinmica

de grupos
Las tcnicas de dinmica de grupos son un conjunto de procedimientos
y procesos con una estructura lgica, que se utilizan para facilitar el
funcionamiento de un grupo para el logro de un objetivo concreto
Las tcnicas de grupo tienen como finalidad implcita los siguientes
factores:
Desarrollan el sentimiento del nosotros.
Ensean a pensar activamente.
Desarrollan capacidades de cooperacin, intercambio,
responsabilidad, autonoma, creacin y consenso.
Ensean a escuchar de modo positivo y comprensivo.
Crean sentimiento de seguridad, vencen temores e inhibiciones.
Favorecen las relaciones personales, permitiendo el desarrollo
social del individuo.

El trabajo en grupo en tareas de apoyo

administrativo

Adems de las caractersticas que por s presenta un grupo o equipo de trabajo, para apoyar en labores
administrativas, es necesario que el grupo o equipo adquiera las siguientes habilidades:
Habilidades estratgicas: el grupo o equipo de trabajo debe saber centrarse en los objetivos claves.
Habilidades relativas a las tareas: el grupo o equipo de trabajo debe saber cul es el mejor camino
para poder lograr los objetivos.
Habilidades relativas al trato con el resto de miembros del grupo: este tipo de habilidades hace
referencia a saber motivar, solucionar conflictos que se produzcan en el seno del grupo o equipo de
trabajo, etc.
Habilidades de autoconocimiento: si individualmente un integrante conoce sus cualidades, sabr
qu puede aportar al grupo o equipo de trabajo.
El grupo de trabajo, al ser apoyo en las actividades administrativas, tendr las siguientes funciones:
Contables: dentro de este mbito, se encuentran tareas tales como llevar la contabilidad financiera
y de costes, elaborar balances, confeccionar la cuenta de resultados, etc.
De correspondencia: tareas tales como la confeccin y redaccin de las comunicaciones internas y
externas a la empresa, el registro y la distribucin del correo que llega a la empresa, etc.
De archivado: tareas relativas a clasificar los documentos de la empresa, guardar dicha
documentacin el tiempo que sea necesario, etc.
De comunicacin y secretara: tareas que ayudan a que las relaciones de la empresa fluyan
correctamente, tales como la realizacin de reuniones, la elaboracin de circulares, informes o
cualquier tipo de documento con tal fin, la elaboracin de comunicados, concretar entrevistas, etc.

ACTITUD
Una "actitud" de un empleado puede considerarse como
la disposicin para actuar de un modo ms que de otro,
en relacin con factores especficos relacionados con el
puesto
Implicase con la empresa (sentimiento de pertenencia)
Comprometerse con el propio trabajo (hacer lo mejor
posible)
Colaboracin con los compaeros
Saber escuchar
Ser Ordenado
Ser Puntual

VALORES TICO-PROFESIONALES
INTEGRIDAD
Mostrar un comportamiento honesto en todo momento. Por ejemplo, un empleado que trabaja
en una caja registradora espera para recibir el dinero y depositar la cantidad correcta de dinero al
final de la noche.

RESPONSABILIDAD
Se espera que todos los empleados de todos los sectores acten responsablemente en sus
acciones. Eso significa ser puntual, aceptar la responsabilidad cuando las cosas van mal y trabajar
hacia una solucin. Y a veces puede significar trabajar ms tiempo de lo previsto.

COLABORACIN
En casi todas las industrias, los valores ticos en el lugar de trabajo constan de trabajo en equipo.
Eso es porque la mayora de las empresas creen que cuando la moral es alta y todos trabajan
juntos, el xito llegar. As que es importante que los empleados trabajen en equipo ya sea
ayudando a los compaeros de trabajo en un proyecto, enseando a los nuevos empleados o
siguiendo las instrucciones de un supervisor.

CONDUCTA
La conducta de los empleados es un aspecto integral de los valores ticos en el trabajo. Los
empleados no slo deben tratar a otros con respeto, exhibiendo un comportamiento adecuado
en todas las facetas del trabajo. Esto incluye en el uso de vestimenta apropiada, utilizando un
lenguaje que se considera adecuado en la oficina y conducirse con profesionalidad. Cada empresa
aplica sus propias reglas especficas sobre la conducta, y por lo general lo hace sumamente claro
en los manuales del empleado y manuales de capacitacin.