Professional Documents
Culture Documents
Keyword
Information representation; Archival information representation; Brazilian Standard Archival
Description; Encoded Archival Description; Archives Hub.
1 Trabalho apresentado como trabalho de concluso de curso por Ricardo Sodr Andrade, para obteo do grau
de Bacharel em Arquivologia, no Instituto de Cincia da Informao/UFBA.
2 Assessor de Tecnologia do Arquivo Pblico da Bahia (Fundao Pedro Calmon). Graduado em Arquivologia
pelo Instituto de Cincia da Informao da UFBA. Editor do Portal do Arquivista (http://www.arquivista.net).
Web: http://www.feudo.org.
70
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
1 Introduo
A representao da informao, enquanto processo, uma atividade de extrema
importncia para os sistemas de informao arquivsticos.
Aes tradicionais de representao da informao arquivstica se mostram
insuficientes no contexto digital. Criar e manter uma representao digital de informao
arquivstica requer o entendimento e aplicao de normas de descrio e formatos de
codificao.
Esse trabalho apresenta a Norma Brasileira de Descrio Arquivstica (Nobrade) e o
formato Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) como ferramentas ideais para que as
instituies arquivsticas disponibilizem na Internet as informaes descritivas relativas aos
seus acervos.
So apresentadas as reas e elementos descritivos propostos pela Nobrade, assim como
as etiquetas correspondentes, existentes no formato EAD-DTD, que explicado, brevemente,
quanto sua estrutura e formas de uso.
Argumentos so apresentados para reforar a afirmao de que as instituies
precisam participar de esforos colaborativos de mbito tcnico, criando uma inteligncia de
grupo para o tratamento dos documentos e informaes neles registradas.
Considera ainda que a Nobrade e a EAD-DTD podem auxiliar na consolidao de
redes de arquivos, possibilitando a implantao de uma base tecnolgica de apoio rede, at
mesmo materializando-a. Para isso, fez-se uma apresentao do projeto britnico denominado
Archives Hub, que disponibiliza, em um nico mecanismo de busca, cerca de 20.000
instrumentos de pesquisa normalizados com a ISAD(g) e codificados com a EAD-DTD. A
Nobrade um desdobramento brasileiro da norma de descrio internacional, a ISAD(g).
Espera-se que redes de arquivos estaduais e nacionais se baseiem em normas e
formatos como os propostos, para sua efetiva consolidao, ultrapassando os aspectos
unicamente tcnicos das aes colaborativas, para passar a oferecer servios sociedade,
baseados nessas aes de colaborao.
2 Acesso e representao da informao arquivstica
A informao a matria que diversas instituies tomam como seu principal motivo
de existir, o objeto das aes que desenvolvem. Entre essas instituies esto as
arquivsticas, que presenciam uma revoluo tecnolgica que questiona as prticas
tradicionais, na medida em que proporciona novas possibilidades e provoca alteraes nas
anteriormente existentes.
71
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
73
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
Ainda que objetos digitais respectivos dos documentos sejam devidamente criados, a
ao de representar a informao em meio digital no pode prescindir do uso de um conjunto
de metadados. H um elo entre o contedo informacional e seu contexto de criao que no
pode ser quebrado e sua manuteno garantida por meio de estruturas de informao que
descrevem a informao e seu contexto.
Usar conjuntos de metadados para descrever um objeto informacional nada mais que
afirmar, de forma estruturada, as caractersticas do objeto informacional. De forma simplista,
um conjunto de metadados poderia ser comparado ao conjunto de campos de um formulrio.
3 Disponibilizao de bases de dados arquivsticas na web
O desenvolvimento de ambientes web para disponibilizao de representao de
informao arquivstica, que tambm poderiam ser chamados de sistemas de recuperao de
informao arquivstica com interface web, so estruturas complexas, apesar do que se
poderia imaginar frente relativa facilidade na construo de websites e, at mesmo, alguns
sistemas web, baseados em plataformas de gesto de contedo com recursos que permitem
uma fcil customizao.
De todos os aspectos que podem ser levantados quando da construo dos ambientes
web, o que se refere adeso de padres dos mais importantes. Um ambiente construdo
para funcionamento isolado, isto , sem possibilidade de cooperao tcnica e
interoperabilidade, acaba por no usufruir de diversas vantagens que podem garantir a
preservao digital dessas representaes.
O uso de um mesmo conjunto especfico de padres e normas por distintas instituies
permite a criao de grupos de discusso acerca de prticas de tratamento documental e de
redes de arquivos fortes, operantes e cooperativas.
A escolha dos padres tambm propicia um campo de reflexo importante, padres
abertos podem significar a no dependncia de monoplios e/ou fornecedores de solues
especficos. A dependncia institucional a um fornecedor ou padro proprietrio pode
comprometer a curto, mdio ou longo prazo a continuao de boas iniciativas.
Aps as escolhas, as construes desses ambientes tambm demandariam o
desenvolvimento de bases de dados consistentes, que tambm gozariam da caracterstica
benfica da interoperabilidade.
Instituies arquivsticas que pudessem conectar suas bases de dados formariam
conglomerados que, por sua vez, poderiam formar as redes de arquivos estaduais e nacional.
Uma grande rede de arquivos brasileira (ou transnacional) normalizada e padronizada
74
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
permitiria acessos remotos, cruzados e simultneos, como o que Real (2004, p. 46) imagina
para Portugal.
Este trabalho apresenta critrios, de forma breve, e componentes que devem ser
observados e/ou utilizados quando da construo de bases de dados arquivsticas que tenham
por objetivo alcanar os usurios por meio da Internet. Os critrios so: Acesso Remoto,
Interoperabilidade e Preservao Digital. Os componentes so a Nobrade e a EAD-DTD.
tcnicos importantes quanto ao uso da norma e os campos descritivos previstos nela, com as
respectivas recomendaes de uso. As informaes a seguir foram baseadas ou extradas da
prpria norma, exceto alguns comentrios que foram realizados quando considerado
conveniente.
Aspectos tcnicos da Nobrade
Normas e padres geralmente carregam consigo inmeras vantagens inerentes
uniformizao e/ou racionalizao de procedimentos e processos. No caso de uma norma de
descrio arquivstica, podemos citar o possvel salto de qualidade nos processos tcnicos de
representao da informao at as vantagens que o pesquisador usufrui por utilizar
instrumentos de pesquisa com as informaes semelhantemente estruturadas.
A Nobrade uma norma pensada de forma que seja possvel utiliza-la em sistemas de
recuperao de informao manuais ou automatizados, porm, no estabelece formatos de
entrada ou sada de dados. Para intercmbio de informaes entre instituies, a norma
reconhece ser insuficiente, apesar de se considerar um requisito fundamental. Em nota de
rodap, a Nobrade cita a Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD), que ser vista mais
adiante, como uma possvel soluo para tornar possvel o dito intercmbio de informaes.
A norma aponta dois aspectos a que chama de pressupostos bsicos: o respeito aos
fundos e a descrio multinvel. O primeiro uma referncia a um dos princpios da
arquivologia, o respect des fonds, que Bellotto (2004, p. 29) descreve como agrupamento
sistemtico dos papis de um fundo de forma a no se misturarem com os demais fundos. O
segundo pressuposto uma referncia descrio realizada do geral ao particular, onde o
profissional percorre a formao hierarquizada do arranjo, representando cada parte em sua
substncia e estrutura, atentando para que relacione informaes relevantes em cada nvel de
descrio, sem repetio, na medida em que avana nos nveis.
Os nveis de descrio so relacionados como sendo: acervo da entidade custodiadora
(nvel 0), fundo ou coleo (nvel 1), seo (nvel 2), srie (nvel 3), dossi ou processo (nvel
4) e item documental (nvel 5). So admitidos como nveis intermedirios o acervo da
subunidade custodiadora (nvel 0,5), a subseo (nvel 2,5) e a subsrie (nvel 3,5).
Nem todos os nveis precisam ser implementados, como alerta a norma, mas alguns
nveis s podem ser alcanados aps a realizao do anterior, como no caso da descrio dos
itens documentais que s podem ser tratados aps a descrio do dossi ou processo
correspondente.
78
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
1. rea de identificao
Cdigo de referncia*
Objetivo: Identificar a unidade de descrio.
Regra(s): Registre, obrigatoriamente, o cdigo do pas (BR), o cdigo da
entidade custodiadora e o cdigo especfico da unidade de descrio.
Ttulo*
79
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
2. rea de contextualizao
Nome(s) do(s) produtor(es)*
Objetivo: Identificar o(s) produtor(es) da unidade de descrio.
Regra(s): Registre a(s) forma(s) normalizada(s) do(s) nome(s) da(s) entidade(s)
produtora(s) da unidade de descrio.
Histria administrativa/Biografia
Objetivo: Oferecer informaes referenciais sistematizadas da trajetria do(s)
produtor(es), da sua criao ou nascimento at a sua extino ou falecimento.
Regra(s): Registre de maneira concisa informaes relacionadas historia da
entidade coletiva, famlia ou pessoa produtora da unidade de descrio.
Histria arquivstica
Objetivo: Oferecer informaes referenciais sistematizadas sobre a histria da
produo e acumulao da unidade de descrio, bem como sobre a sua
custdia.
Regra(s): Identifique a natureza da acumulao do acervo e registre sucessivas
transferncias de propriedade e custdia, intervenes tcnicas ao longo do
80
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
de arranjo e ordenao.
NBR 6023.
6. rea de notas
83
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
adotado.
Regra(s): Identificar os pontos de acesso que exigiro maior ateno na
gerao de ndices e realizar a indexao de assuntos de maneira controlada
sobre elementos de descrio estratgicos para a pesquisa.
Na Nobrade, cada elemento possui comentrios e outras informaes, alm das que
foram citadas, que devem ser conhecidas para a correta utilizao da norma.
Recomenda-se que a instituio estabelea diretrizes prprias para o preenchimento de
cada elemento descritivo. A prpria Nobrade faz indicaes teis nesse aspecto. Todavia,
recomenda-se que as instrues sejam validadas e/ou alteradas de acordo com a realidade de
cada instituio.
A descrio arquivstica do acervo um trabalho que demanda planejamento e
execuo cuidadosa. essa atividade que definir a eficincia do sistema de recuperao de
informao arquivstica.
necessrio ter ateno especial com a rea de pontos de acesso e indexao de
assuntos, pois a disponibilidade de um vocabulrio controlado pode elevar a qualidade do
acesso informao.
Em um determinado momento, quando as descries dos nveis iniciais tenham sido
finalizados, ser possvel passar para o prximo passo, a codificao das informaes
descritivas.
Para codificar instrumentos de pesquisa normalizados em meio digital indicamos um
formato denominado Descrio Arquivstica Codificada (EAD-DTD) que baseada em uma
tecnologia denominada XML, que ser apresentada antes da EAD-DTD, a seguir.
3.2.2 XML - Extensible Markup Language
A tecnologia Extensible Markup Language (XML) uma linguagem de marcao de
dados. Neutra, independente de software ou hardware especfico, a XML permite uma
descrio textual e estruturado de informaes. Etiquetas (tags) so utilizadas para marcar
(da o markup do nome) um dado ou informao. Veja no exemplo:
<arquivistas>
<cdigo valor=01>
<nome>Ricardo</nome>
<aniversrio>03/03/1983</aniversrio>
</cdigo>
<cdigo valor=02>
85
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
<nome>Rosane</nome>
<aniversrio>12/01/1983</aniversrio>
</cdigo>
</arquivistas>
<carros>
<modelo>Belina</modelo>
</carros>
<cidades>
<bairro>Belina</bairro>
</cidades>
Aps entender como o XML pode ser utilizado, importante compreender como
possvel definir um tipo de documento XML por meio de uma Document Type Definition
(DTD).
Uma DTD constitui um padro, formalmente declarado, de formatao de documentos
XML, apontando quais etiquetas so permitidas para uso, em quais circunstncias devem ser
utilizadas e quais as relaes hierrquicas entre elas (DCIO, 2000). As DTDs so
desenvolvidas para especficas necessidades, como o caso da DTD para codificao de
descrio arquivstica, que ser apresentada posteriormente.
A declarao formal das etiquetas, das estruturas e das relaes permite que, por
exemplo, diferentes arquivistas em distintas instituies codifiquem seus instrumentos de
pesquisa, de forma que o produto seja um documento XML semelhante em estrutura. Assim,
caso seja necessrio, seria possvel a conectividade entre os sistemas de informao de suas
respectivas instituies.
A escolha de uma DTD importante tanto para o momento prtico de criao do
documento XML, para permitir a intercomunicao entre as instituies e tambm na troca de
experincia tcnica entre elas, considerando que estas usam um mesmo padro.
Os exemplos de cdigos XML apresentados anteriormente no seguem nenhuma DTD
formalmente declarada, por causa de sua estrutura simples, porm documentos XML mais
complexos, como instrumentos de pesquisa arquivsticos, demandam o uso de uma DTD
especfica para que haja padronizao em sua estrutura.
J existe uma DTD especfica para instrumentos de pesquisa arquivsticos, a
Descrio Arquivstica Codificada, a EAD-DTD.
3.2.3 Descrio Arquivstica Codificada, a EAD-DTD
As possibilidades que os computadores proporcionaram aos servios de informao,
como o controle de grande quantidade de informao e a comunicao destas por redes
telemticas, so facilmente percebidas. Aproveitar as tais possibilidades seria uma tarefa
melhor realizada com o auxlio de padres, formatos, normas ou qualquer tipo de acordo
prvio que indicasse s instituies como os procedimentos devem ser executados.
Referente codificao de informaes arquivsticas, algumas iniciativas de
padronizao foram criadas e produtos desenvolvidos.
Uma dessas foi o MARC Format for Archival and Manuscripts Control (MARC
AMC), especfico para uso em documentos de arquivo e desenvolvido na dcada de 1970.
Esse formato um reflexo, um indicativo da ocorrncia de tentativas empreendidas no sentido
87
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
89
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
Acima tm-se um exemplo real de uso de uma das etiquetas da EAD: Jorge Amado
indicado como produtor do acervo que est sendo descrito. A etiqueta utilizada foi
origination, qualificada com o atributo label, cujo valor creator indica que o dado
marcado se referia ao produtor da documentao.
Um editor XML pode auxiliar na criao de um documento EAD. As hierarquias sero
mais facilmente cumpridas, pois o editor, orientado pela DTD, no permitir o uso de uma
etiqueta em posio hierrquica irregular.
Um documento EAD possui trs partes, cada uma encabeada por uma etiqueta. So
elas:
<ead>
<eadheader>
<eadid>[...]</eadid>
<filedesc>
<titlestmt>
<titleproper>[...]</titleproper>
</titlestmt>
</filedesc>
</eadheader>
<archdesc level="fonds">
<did>[...]</did>
<dsc type="combined">[...]</dsc>
</archdesc>
</ead>
Etiquetas
Sero apresentadas algumas das cerca de 140 etiquetas da EAD-DTD. As etiquetas
escolhidas foram as que se referem aos elementos de descrio da Nobrade.
No h indicao da hierarquia de uso, apenas uma tabela de equivalncia entre as
reas e elementos de descrio e as etiquetas EAD julgadas equivalentes.
90
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
NOBRADE
EAD
Exemplo de informao
<titleproper>
<unitid>
1.2 Ttulo
<title>
<subtitle>
<unitdate>
<archdesc> e <c>
<dimensions>,
<physdesc> e <extent>
<origination label="creator">
<bioghist>
<custodhist>
<acqinfo>
<scopecontent>
1.3 Data(s)
1.4 Nvel de descrio
BR APB Colonial-010103
1820-1950
-
(Continua...)
91
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
NOBRADE
EAD
<appraisal>
3.3 Incorporaes
<accruals>
<arrangement>
<accessrestrict>
<userestrict>
Exemplo de informao
92
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
(Continua...)
NOBRADE
4.3 Idioma
4.4 Caractersticas fsicas e
requisitos tcnicos
4.5 Instrumentos de pesquisa
EAD
<physdesc> + <language>
<phystech>
<otherfindaid>
Exemplo de informao
<originalsloc>
<bibliography>
<phystech>
<odd>
<archref>
93
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
(Continua...)
NOBRADE
EAD
<author>
<descrules>
<filedesc>
[]
<publicationstmt>
<date normal=></date>
[...]
</publicationstmt>
[]
</filedesc>
Exemplo de informao
O arquivo foi organizado de acordo com os
procedimentos do CPDOC publicados em: Centro
de Pesquisa e Documentao de Histria
Contempornea do Brasil CPDOC. Metodologia
de organizao de arquivos pessoais: a
experincia do CPDOC. 4. ed. revista e
atualizada. Rio de Janeiro: Ed. Fundao Getulio
Vargas, 1998. 104 p.
Equipe: Pesquisador responsvel Clia Maria
Leite Costa; Estagiria Viviane Marins
Fagundes
CONSELHO INTERNACIONAL DE
ARQUIVOS. ISAD(G): norma geral internacional
de descrio arquivstica, adotada pelo Comit de
Normas de Descrio, Estocolmo, Sucia, 19-22
de setembro de 1999. 2. ed. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2001. 119 p. (Publicaes
tcnicas, n. 49).
23 dezembro de 2003.
<filedesc>
[]
<publicationstmt>
<date normal=1223203> 23
dezembro de 2003</date>
[...]
</publicationstmt>
[]
</filedesc>
94
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
<controlaccess> + <subject>
95
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
4 Disponvel em http://www.iantt.pt/downloads/Orient_desc_arq_v1.pdf
98
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
que devem se tornar realidade o quanto antes, de modo a contribuir para a melhoria da
viso social dos Arquivos, para disseminar a informao contida nos acervos um
pblico mais amplo que o normal e ajudam as instituies a avanarem em seu
conhecimento tcnico.
Referncias
ANDRADE, Ricardo Sodr; BORGES, Jussara; JAMBEIRO, Othon. Digitalizando a
memria de Salvador: Nossos presente e passado tm futuro? Perspect. cinc. inf.,
Belo Horizonte, v.11 n.2, p. 243-254, mai./ago. 2006.
BELLOTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 2. ed. rev. e ampl.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos. NOBRADE: Norma Brasileira de Descrio
Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2006.
DCIO, Otvio C. XML: Guia de consulta rpida. Rio de Janeiro: Novatec, 2000.
FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e cincia da informao. Rio de Janeiro: FGV,
2005(a).
FONSECA, Vitor Manoel Marques da. A norma brasileira de descrio. In:
CONGRESSO DE ARQUIVOLOGIA DO MERCOSUL, 6, 2005, Campos do Jordo.
Anais... So Paulo: Associao dos Arquivistas de So Paulo, 2005(b).
HAGEN, Accia Maria Maduro. Algumas consideraes a partir do processo de
padronizao da descrio arquivstica. Ci. Inf., V. 27, n. 3, 1998. Disponvel em:
<http://www.ibict.br/cienciadainformacao/viewarticle.php?id=350>. Acesso em: 24 out.
2006.
HILL, Amanda. Bringing archives online through Archives Hub. The Journal of
Society of Archivists, vol. 23, n. 2, 2002. Disponvel em:
<http://www.archiveshub.ac.uk/JSAarticle.pdf>. Acesso em: 03 jul. 2007.
MARCONDES, Carlos Henrique; SAYO, Lus Fernando. Documentos digitais e
novas formas de cooperao entre sistemas de informao em C&T. Ci. Inf.
MRDERO ARELLANO, Miguel Angel. Preservao de documentos digitais. Ci. Inf.,
Braslia, v. 33, n. 2, p. 15-27, maio/ago. 2004.
ODDONE, Nanci; ANDRADE, Ricardo Sodr. Acesso informao baseado em Open
Archives: a experincia do Holmes. In: SEMINRIO NACIONAL DE BIBLIOTECAS
UNIVERSITRIAS, 14, 2006, Salvador. Anais... Salvador, 2006.
99
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br
100
Revista Ponto de Acesso, v. 1, n. 2, p. 70-100, jul./dez. 2007
www.pontodeacesso.ici.ufba.br