PROJECT CHARTER

Ttulo del proyecto:

SISTEMA DE MATRCULA ONLINE COLEGIO SAN JUAN BOSCO

Patrocinador del
proyecto:

Lic. Jose Coronado Mesa Directora de la Institucin

Educativa Privada SAN
JUAN
BOSCO
de
Huancayo.

Director del
proyecto:

JOSE ANTONIO SAENZ

CLEMENTE

Fecha preparado:

03/05/2015

Cliente de
proyecto:

Institucin
Educativa
Privada
SAN
JUAN
BOSCO de Huancayo.

Proyecto propsito o justificacin:

En la Institucin Educativa San Juan Bosco de Huancayo, en la actualidad se observa por la demanda
de alumnos y la congestin del Proceso de Matricula el propsito es de: facilitar el proceso de matrcula,
implantando un proceso de matricula mediante un sistema web que brinde la informacin necesaria para
realizar una matrcula y reducir el tiempo que esto conlleva.

Descripcin del proyecto:

El proyecto consistir en investigar, Analizar y Desarrollar el Sistema de Matricula Online como soporte
acadmico en la labor De alumnos docente y Administrativo en la Institucin Educativa San Juan
Bosco .El software a desarrollar consiste en un sistema de matrcula Web completamente
independiente, por lo cual ser necesario incluir los datos de los estudiantes para poder mantener un
registro mas organizado de lo que se est haciendo, ser necesaria la inclusin de informacin bsica
de los usuarios en este caso los profesores y alumnos que se van a estar logueando a la aplicacin, a
la vez a como en el primer uso se necesitara que la persona encargada digite datos como la cantidad de
cursos, profesores disponible, requisitos, co-requisitosentre otros que se detallaran mas adelante.
Proyecto y los requisitos de producto:
-

Acta de Constitucin Firmada y Aprobada

Director de Proyecto Asignado
Cronograma de trabajo Establecido
Asignacin de Hitos Bien Definidos
Base de datos de alumno

Criterios de aceptacin:
Realizar la coordinacin con los Directivos de la Institucin Educativa Privada SAN JUAN BOSCO de
Huancayo, a fin de identificar los criterios de aceptacin bajo las cuales el proyecto debe ser
considerado y desarrollado, observando s cumple con las especificaciones exigidas por las normas de
calidad.

La Reduccin del 20 % de del retraso de matricula

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Criterios de aceptacin:

Mejora de la Base de datos para otros procesos de Matricula

Mejora de retorno de inversin en 5% del proceso de Matricula

Riesgos iniciales:
-

Falta de experiencia con uso de tecnologa.

Demora en la toma de decisiones por parte de los directivos de la organizacin.
Contar con equipos u ordenadores obsoletos.
Falta de Aprobacin del Presupuesto.
Trabajos no programados, no calendarizados, imprevistos, etc.
-Corto tiempo de plazos.
-Presupuesto limitado.
-Errores significativos en la definicin de alguno de los puntos clave del proyecto (planificacin, alcance,
etc.).
Recursos Humanos

-Mala comunicacin entre los integrantes del grupo del Proyecto.

-Faltas de asistencia reiteradas de los integrantes del grupo del Proyecto.
-Incumplimiento de las tareas asignadas por parte de algn integrante del grupo del Proyecto.
-La ausencia prolongada o abandono de alguno de los miembros del grupo del Proyectopor causas
ajenas.
Calidad
-Baja calidad de los documentos entregables
-Errores significativos en el desarrollo del proyecto tcnico.
Tecnolgico
-Prdida de informacin vital del proyecto.
-Algn miembro del equipo se queda incomunicado en un momento clave.
Competencia
-Riesgo de ser superado por la competencia en la evaluacin del Proyecto por parte de la de la I.E. SAN
JUAN BOSCO de Huancayo.

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Objetivos del proyecto
Alcance:
Simplificar el proceso de
matrcula de estudiantes
implantando unaalternativa
tecnolgica para realizar el
proceso
Agilizar las
labores
del plantel
administrativo como
lo
son la
asignacin
de
profesores a un respectivo
curso, la visualizacin de
los requisitos que presenten
los estudiantes a la hora de
matricular un curso, la
asignacin de horarios para
cursos,
consulta
de
expedientes, notas entre
otros

Mejorar la disponibilidad
de consulta de horarios,
cursos, profesores a los
alumnos.
Llevando
expedientes detallados y
actualizados
Agilizar
el proceso
de matricula por medio de
una herramienta
que permita
mltiples
matriculas desde el hogar
Economizar
gastos
manteniendo los registros
disponibles a la poblacin

Criterios de xito

Proceso
de
Adquisicin
del
Software dentro de los
plazos establecidos y
las
caractersticas
requeridas
Diseo del Software
acorde
al
los
requerimientos de la
parte
interesada
(stakeholder)

Persona que aprueba

La I. E.SAN JUAN BOSCO por

medio
del
Sub
Director
Administrativo
Project Manager

OBJETIVO
Reducir el
retraso de
proceso de Matricula para
una atencin de calidad al
estudiante
Tiempo:
3 meses

Cualquier cambio que se genere

dentro de la implementacin la
I.E. y pruebas respectivas o
cualquier otro inconveniente un

La I. E. SAN JUAN BOSCO

por medio del Sub Director
Administrativo Lic. Elvis Taipe
Crdenas.

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estimado de 2 meses

Project Manager

Costo:
S/. 10,000.00

Presupuestar los costos de este

proyecto
nos
ayuda
a
determinar los materiales a
emplear y personal para el
desarrollo del proyecto

La I. E. SAN JUAN BOSCO

por medio del Sub Director
Administrativo Jos Coronado
Mesa Project Manager

Aplicar el ISO 9001 tendremos

la normas y seguridad que esta
normas nos sugiere para la
aplicacin y uso de esta norma

La I. E. SAN JUAN BOSCO

por medio del Sub Director
Administrativo Jos Coronado
Mesa Project Manager

Calidad:
ISO 9001

Otros:

Hitos Resumen

Fecha de
vencimiento

Presentacin del Project Chrter

03 de Mayo

Anlisis y Estudio de la Organizacin del sistema online

09 de Mayo

Realizar la proyeccin inicial de la matricula online

Elaborar un informe para los inversionistas.

16 de Mayo
23 de Mayo

Presupuesto estimado:
Contempla la dedicacin de trabajo de la elaboracin del proyecto el cual se estima en el tiempo
mencionado anteriormente, sugiriendo las dietas, desplazamiento, gastos derivados de materiales de
oficina y amortizacin de para los equipos informticos utilizados dentro del periodo del proyecto.

Nivel de autoridad de jefe de proyecto

Las decisiones de personal:
Las decisiones del Project Manager es la de planificar, gestionar y ejecutar el proyecto conjuntamente
con el equipo de trabajo con el objetivo que se cumpla los objetivos del proyecto. Tambin se encargara
de comunicarse directamente con los representantes de la I.E.P. en caso de cualquier inconveniente,
opinin o detalle sobre el proyecto

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La gestin del presupuesto y la varianza:
El Project Manager, tiene la autoridad para tomar decisiones sobre el control y la asignacin del
presupuesto del proyecto a la espera de la aprobacin de los Directivos de la I.E. SAN JUAN BOSCO
Huancayo.

Decisiones tcnicas:
El Project Manager, tiene la autoridad para tomar decisiones tcnicas sobre el proyecto. Sin embargo,
todos los aspectos tcnicos y las decisiones se tomarn en asesora con los expertos en la materia
sobre el proyecto.
Despus de ver en que se falla hay que tomar decisiones tcnicas, para solventar el problema en
auditora, se debe tener cuidado en la identificacin de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues
a veces se esconden detrs de otros, no debemos confundir causas con efectos ni medios con fines.
Resolucin de conflictos:
Se espera que el Project Manager, negocie con las partes interesadas en nuestro caso los Directivos de
la I.E. y resolver los conflictos que puedan surgir durante el proyecto.
Debemos actuar de acuerdo al caso y percepcin, de la siguiente manera:
Aceptar el conflicto como deseable en ciertas ocasiones.
Incorporar nuevas personas en una situacin existente.
Reestructurar la organizacin.
Introducir programas diseados para incrementar la competencia.
La estimulacin del conflicto puede jugar un rol importante dentro de los proyectos en los cuales es
importante fomentar la creatividad y la innovacin continuamente.
Ruta de escalada para conocer las limitaciones de autoridad:
Cualquier inconveniente que no se pueda resolver por el Project Manager y su equipo de trabajo
solicitar apoyo o intervencin de las instituciones privadas conocidas del tema para su solucin.
Cualquier artculo o cuestiones que no se resuelven por el Project Manager o equipo de proyecto ser
llevado a consulta a la categora de Director. Si no se resuelve all, la cuestin fluir al nivel Ejecutivo en
comit de consulta.

Aprobaciones:
.

Lic. Jos Coronado Mesa Director de la

Institucin Educativa Privada san Juan Bosco de
Huancayo.

Gerente de proyecto firma

El patrocinador o iniciador firma

Nombre del Gerente de proyecto

Nombre del autor o patrocinador

Huancayo, 23 de Mayo de 2015

Huancayo, 23 de Mayo de 2015

Fecha

Fecha

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