Tema 2 - Mariano Garcia - Archivistica

EXPERTO EN CONSERVACIN Y GESTIN DEL
PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA UNIA,

ESPAA. DIPLOMATURA EN CONSERVACIN Y
GESTIN DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA
PUCP, PER
(2012/13)
Mdulo I. ARCHIVSTICA Y CIENCIAS AUXILIARES
TEMA 2.
ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y
FUNCIONES. INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS. LOS SISTEMAS DE
ARCHIVOS
DR. MARIANO GARCA RUIPEREZ
TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

de documentos. Los sistemas de archivos

CONTENIDO
GUIA DOCENTE ............................................................................................................................................ 5
1
1.1
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4
1.1.5
1.1.6
1.2
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.3
1.3.1
1.3.2
1.3.2.1
1.3.2.2
1.3.3
2
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.3
2.4
2.4.1
2.4.2
3
3.1
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.3
3.3.1
3.3.2
ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. ............ 7

ARCHIVSTICA ............................................................................................................................... 7
Archivstica, archivologa un poco de historia ................................................................ 7
Concepto ............................................................................................................................ 10
Objeto ................................................................................................................................ 11
Finalidad............................................................................................................................ 11
Principios ........................................................................................................................... 11
Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentacin .................................... 12
ARCHIVO ..................................................................................................................................... 13
Concepto ............................................................................................................................ 13
Fines y funciones de los archivos ...................................................................................... 15
Medios................................................................................................................................ 16
Clases de archivos ............................................................................................................. 18
DOCUMENTO DE ARCHIVO ........................................................................................................... 19
Concepto ............................................................................................................................ 19
Unidades documentales simples y compuestas .................................................................. 20
Los expedientes ............................................................................................................................ 22
Los registros ................................................................................................................................. 25
Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) ............................ 26
INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS ...................................................................... 34

CONCEPTO DE INGRESO ............................................................................................................... 34
CLASES DE INGRESOS .................................................................................................................. 34
Ingresos ordinarios. Las transferencias ............................................................................ 34
Ingresos extraordinarios.................................................................................................... 36
CONCEPTO DE SALIDA ................................................................................................................. 38
CLASES DE SALIDAS .................................................................................................................... 38
Permanentes ...................................................................................................................... 38
Temporales ........................................................................................................................ 39
LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS .......................................................................................... 40
CONCEPTO DE SISTEMA ............................................................................................................... 40
TIPOS DE SISTEMAS ARCHIVSTICOS............................................................................................. 42
Sistema archivstico institucional ...................................................................................... 42
Sistema de Archivos ........................................................................................................... 43
Sistema nacional de Archivos ............................................................................................ 43
ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS .................................................................................. 44
Legislacin ......................................................................................................................... 45
rganos directivos y consultivos ....................................................................................... 46

3.3.3
3.3.4
4
Archivos y centros tcnicos ................................................................................................ 46

Recursos humanos, materiales y econmicos .................................................................... 47
BIBLIOGRAFA CITADA EN EL TEXTO ........................................................................... 48

GUIA DOCENTE
ASIGNATURA. 1.2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y

salidas de documentos. Los sistemas de archivo.
Denominacin del Mdulo
Mdulo I. Archivstica y ciencias auxiliares
Duracin y ubicacin temporal
Competencias:
Crditos ECTS y carcter

2 ECTS. Carcter Virtual
27 de agosto a 2 de septiembre de 2012.
Los conocimientos adquiridos en esta asignatura permitirn al alumno:
la distincin clara de un documento de archivo, en papel o electrnico, de cualquier

otro registro de informacin,
la organizacin de los documentos de archivo ,aplicando el principio de procedencia

o de respeto a los fondos, en el caso de un fondo,
el reconocimiento de las edades documentales a partir del uso de los documentos
la distincin de los diferentes tipos de Archivos y sus funciones prioritarias
la plasmacin de un Sistema de Archivos en un determinado territorio o de una red o

sistema archivstico en cualquier organizacin
la discusin sobre la permanencia de los principios archivsticos.
las diferentes modalidades de adquisicin y de salidas de documentos
Difcilmente sin el conocimiento de la Archivstica se pueda ejercer de archivero, de docente de la

archivstica o integrarse en proyectos de investigacin archivstica.
La gestin documental y la administracin de Archivos necesitan de los conocimientos
archivsticos.
Requisitos previos (en su caso):

Sera conveniente tener un acercamiento al ejercicio de la profesin.

Actividades formativas y su relacin con las competencias:
Lectura y comentario de algn texto archivstico bsico
Acciones de coordinacin (en su caso):
Sistemas de evaluacin y calificacin:
El sistema de evaluacin vendr determinado por el inters y participacin del alumno, a travs de
la plataforma virtual, tras el ofrecimiento del texto relativo a esta asignatura y en el plazo
establecido para tal efecto.
Ser completada por un ejercicio prctico consistente en un cuestionario de 20 preguntas con tres
respuestas cada una de ellas, para eleccin de una.
El cuestionario ser cumplimentado a travs de la plataforma digital
La nota final se obtendr de la medida entre la nota personal derivada del inters y preguntas
planteadas y de la nota del cuestionario.
Breve descripcin de los contenidos:
La Archivstica, como ciencia de los documentos de archivo y de los Archivos, como
instituciones, es del todo indispensable en la formacin de cualquier archivero. La delimitacin de
su objeto, de sus principios y de su metodologa supone el contexto para la profundizacin
posterior de las funciones archivsticas, sobre las que abunda el programa.
Archivstica y gestin documental van de la mano, la primera como ciencia nos ofrece las bases
para la aplicacin de la segunda.

Es la Archivstica sin discusin y de forma inexcusable

la ciencia en la que han de beber quienes aspiren a ser
archiveros, con independencia del Archivo donde vayan
a ejercer.
Antonia Heredia. 2012. 18
ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS
PRINCIPIOS Y FUNCIONES.
1.1
Archivstica
ARCHIVOS.
1.1.1 Archivstica, archivologa un poco de historia

El trmino archivstica como ciencia de los archivos se utiliza en Espaa desde hace solo unas
dcadas. Aparece as en la Cartilla de organizacin de archivos de Antonio Matilla Tascn (1960,
5-6), pero compartiendo contenido con otros conceptos como archivonoma o archivologa. Poco a
poco el trmino archivstica ha ido adquiriendo hegemona en la bibliografa espaola,
posiblemente por influencia francesa, aunque en Hispanoamrica siga utilizndose el de
archivologa, como delata la obra clsica de Aurelio Tanodi, Manual de archivologa
hispanoamericana o la ms reciente Introduccin a la archivologa: Gua de estudio de M.
Vzquez Murillo. Tambin hay autores espaoles, como Taurino Burn, que se decantan por esa
misma acepcin.
Podemos considerar la archivstica como una ciencia? Eduardo Nez Fernndez, en su libro
Organizacin y gestin de archivos (1999, 24) analiz el concepto de Archivstica y tras examinar
las posturas de los diferentes autores distingui tres grupos. El primero lo formaban los que la
consideran como una disciplina con unos principios y tcnicas especficas para el tratamiento y la
organizacin de archivos (Tanodi en 1960, etc.). El segundo, los que manifiestan que es una ciencia
an en fase de formacin (Cruz Mundet en 1994, etc.) y el tercero estara constituido por los que

creen que como ciencia ya consolidada posee unos principios y un mtodo riguroso y contrastable
(Antonio Matilla Tascn, Elio Lodolini, Antonia Heredia Herrera, entre otros.). Y esta situacin se
mantiene en la actualidad. As, J. R. Cruz Mundet, en el libro Administracin y documentos de
archivos. Textos fundamentales (2011a, 16) sigue afirmando que es una "ciencia en formacin".
La archivstica es una ciencia que empez a difundir sus fundamentos tericos en el siglo XIX. La
sistematizacin de las tcnicas necesarias para arreglar y conservar los archivos haba empezado a
ser ya significativa a partir de la segunda mitad del siglo XVIII, a la par que se desarrollaba la
diplomtica. Es llamativo que no se difundieran sus principios y sus mtodos hasta el siglo XIX
teniendo en cuenta que la existencia de archivos se remonta a la aparicin de la escritura y desde
entonces debieron adoptarse criterios de organizacin y de conservacin de los documentos. Los
instrumentos descriptivos existentes elaborados en Espaa y en otros pases europeos desde la Edad
Media as lo ponen de manifiesto. Pero esos inventarios y catlogos manuscritos, y la explicacin
de los mtodos seguidos en su elaboracin, permanecieron guardados en los propios archivos que
describan sin que tuvieran difusin. Diferentes autores destacan la importancia de determinadas
publicaciones en el nacimiento de la archivstica y en especial se refieren al libro de los holandeses
Muller, Feith y Fruin, titulado Handleiding voor het ordenen en beschreijven van Archieven,
aparecido en 1898, pero no debemos olvidar que Espaa fue uno de los primeros pases en difundir
por medio de la imprenta su teora y prctica archivstica. El primer trabajo impreso que
conocemos, publicado en Santiago de Compostela el ao 1828, es obra de Froiln Troche y Ziga
y lleva por ttulo el de El Archivo cronolgico-topogrfico. Instruccin de archiveros, mtodo fcil,
sencillo y de poco coste para el arreglo de los archivos. En 1830, Facundo Porras Huidobro edit
en Madrid su Disertacin sobre Archivos y reglas de su coordinacin. A estas dos obras le
seguiran otras publicadas en las imprentas espaolas bastantes aos antes que el texto mencionado
de los archiveros holandeses, pero es obvio que no tuvieron su misma repercusin.
Este proceso de difusin terica, que apenas hemos esbozado, cont con el respaldo de la creacin
de diferentes instituciones para formar archiveros en distintos pases europeos. La primera fue la
francesa cole des chartes, nacida en 1821. La Escuela de Diplomtica espaola se abri en 1856.
En ese periodo la archivstica fue considerada prioritariamente como una ciencia auxiliar de la
Historia. La apertura de los archivos a la investigacin conforma avanzaba el siglo XIX influir

decisivamente en la consolidacin de esta ciencia y en su plasmacin terica. Despus, ya iniciado

el siglo XX, comenzara a jugar un papel importante como auxiliar de la Administracin, al fijar su
atencin tambin en los documentos administrativos, pero ni su desarrollo ni su evolucin fue
uniforme en todos los pases.
A lo largo del siglo XX, como nos indica Antonia Heredia, la archivstica se ha ido consolidando
frente a otras disciplinas, fijando su objeto, estableciendo sus mtodos y normalizando su
terminologa. En este camino han influido decisivamente los cambios habidos en la valoracin del
proceso documental, en el tipo de usuarios y en el papel de los archiveros. En cuanto al primer
punto, la archivstica se ha desvinculado de su apego a los archivos histricos demostrando que sus
principios son vlidos para todo el proceso documental (archivos de oficina, centrales
administrativos, intermedios e histricos). No en vano Vicenta Corts Alonso defendi ya hace aos
que los archivos son antes gestin que cultura. Otro hecho indudable que ha modificado el papel de
esta ciencia ha sido el de que los archivos pasaran de ser centros nicamente abiertos para algunos
eruditos a prestar servicio a los ciudadanos, en un sentido muy amplio, y a la propia
Administracin. La utilizacin de los archivos ha pasado de ser privilegio de unos pocos a ser un
derecho de todos. Y esto ha condicionado toda la labor archivstica. Por ltimo los archiveros, cuyo
nmero ha aumentado considerablemente en las ltimas dcadas, han abandonado progresivamente
sus prcticas historicistas y se han preocupado por la organizacin y descripcin de los fondos
documentales, siguiendo criterios cada vez menos personalistas y ms consensuados.
La archivstica acta en la actualidad en dos mbitos distintos pero complementarios, uno terico y
otro prctico. El terico comprende la historia, el objeto, el mbito de actuacin (archivos y
documentos) y el mtodo reflejado en la obtencin de un conjunto estable de principios, normas y
terminologa; mientras que el prctico es el resultado de la continua aplicacin de un conjunto de
tcnicas y procedimientos para la organizacin, conservacin y difusin de los documentos y la
informacin (Alberch, 2003, 21).
Ahora se escribe sobre la archivstica integrada. Se defiende al archivero con formacin integral y
por lo tanto se le exige que tenga conocimientos de disciplinas tan variadas como el derecho
administrativo, la historia, la paleografa y diplomtica, la informtica, las tecnologas de la

informacin, la lingstica, el marketing, pues una de las caractersticas de la archivstica es su

interdisciplinariedad. Esto implica que el archivero posea nuevos conocimientos adquiriendo una
formacin ms completa. Los procesos selectivos a los que debe someterse para acceder a la
profesin recogen en sus temarios y pruebas esta nueva realidad.
Sin duda, la produccin de los documentos electrnicos est provocando una amplia renovacin en
el quehacer archivstico. Para A. Heredia, entre las caractersticas de esta archivstica renovada
estaran la atencin preferente a los documentos, antes que a los Archivos (y de ah la importancia
de la gestin documental), el protagonismo de las funciones y procesos, la anticipacin de las
funciones archivsticas a antes de la produccin de los documentos y la sustitucin de la autonoma
del trabajo archivstico por la corresponsabilidad (Heredia, 2012, pp. 26-27).
1.1.2 Concepto
El Dictionary of archival terminology, publicado por el Consejo Internacional de Archivos en 1984,
entenda por sta la "disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y de su
funcin". Casi diez aos despus, el Diccionario de terminologa archivstica publicado por el
Ministerio de Cultura espaol, indicaba que era la "disciplina que trata de los aspectos tericos y
prcticos (tipologa, organizacin, funcionamiento, planificacin, etc.) de los archivos y el
tratamiento archivstico de sus fondos (1993, 18).
Antonia Heredia defini la Archivstica, en su Archivstica general (1987, 11), como la "ciencia
que estudia la naturaleza de los archivos, sus principios de conservacin y organizacin, y los
medios para su utilizacin". En su ltimo libro Lenguaje y vocabulario archivstico (2011, 44), la
archivera sevillana seala que podemos entender tambin por Archivstica la "ciencia de los
documentos de archivo y de los Archivos como custodios de aquellos y como sistemas responsables
de su gestin, as como de la metodologa aplicada a unos y a otros y cuyo objetivo es potenciar el
uso y servicio de los documentos y de los Archivos".
Jos Ramn Cruz Mundet, en su libro Diccionario de archivstica (2011b, 76-77), recoge entre
otras las siguientes definiciones: 1. Ciencia de los archivos; 2. Conjunto de conocimientos y de
mtodos para el tratamiento de los documentos y de los archivos; y 3. Ciencia emergente cuyo
10

objeto son los documentos y los archivos, cuya finalidad es almacenar informacin y hacerla
recuperable para su uso, y cuyo mtodo se articula en torno a las normas archivsticas.
Est claro, en el examen del contenido de estas definiciones, que en las ltimas dcadas la
archivstica est evolucionando desde una ciencia archicntrica hacia una ciencia docucntrica.
1.1.3 Objeto
El objeto de esta ciencia son los archivos y los documentos que contienen. Antonia Heredia ha
justificado invertir este orden y considerar, pues, como objeto de la archivstica los documentos y
Archivos, indicando que no hay Archivos sin documentos, aunque estos pueden existir sin aquellos.
Esta posicin se justifica en que el trabajo del archivero sobre los documentos no se inicia en los
Archivos sino que se adelanta a etapas anteriores (Heredia, 2012, 21), llegando a participar incluso
en su proceso de creacin.
1.1.4 Finalidad
Como indica Eduardo Nez (1999, 32) la archivstica pretende la organizacin de los fondos
documentales con vistas a su posterior utilizacin. Es decir, su finalidad ltima es lograr que los
archivos presten servicio a travs de los documentos y de la informacin que contienen a los
productores (personas o instituciones) y a los ciudadanos.
1.1.5 Principios
Tradicionalmente, y por lo que se refiere a la organizacin de los fondos documentales, se han
destacado dos principios bsicos: el de procedencia y el de respeto al orden natural. En esencia
ambos pueden agruparse y definirse como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en
el fondo documental del que procede y en este fondo en su lugar de origen (Heredia, 2011, p. 150).
Este principio determina la estructura del fondo y su orden natural, y queda representado en el
cuadro de clasificacin.
11

ltimamente y por influencia canadiense se est recalcando como fundamento de la archivstica el

ciclo vital de los documentos, difundido por Schellenberg en 1956, lo que no supone ninguna
contraposicin con el principio de procedencia. En sntesis, tal y como indica J. R. Cruz Mundet
(2011b, p. 109) por l se establece que un documento tiene una vida similar a un organismo
biolgico, pues nace (fase de produccin), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de
expurgo). Esas edades, tres o cuatro segn los autores, se corresponden con la sucesiva custodia y
uso de los documentos en distintos archivos (archivo de oficina, archivo central, archivo intermedio
y archivo histrico), de tal forma que nada ms producirse se conserva y utiliza en el archivo de
oficina y de ah se inicia un proceso que puede terminar pasados veinticinco o treinta aos con su
conservacin definitiva en un archivo histrico, si antes no ha sido eliminado como consecuencia de
los procesos de valoracin y seleccin. Con la e-administracin las edades documentales se reducen
a dos, una de produccin o administrativa y otra de custodia (Heredia, 2012, p. 25). El
reconocimiento del ciclo vital de los documentos implica la necesidad de la unidad y de la
continuidad del tratamiento archivstico desde su produccin hasta su eliminacin o conservacin
permanente.
1.1.6 Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentacin

La archivstica, la biblioteconoma y la documentacin componen lo que algunos autores
denominan como ciencias de la documentacin (Cruz, 2003, 66). Entre sus similitudes J. R. Cruz
Mundet menciona las siguientes: 1) La gestin de documentos va encaminada en las tres
profesiones a satisfacer las necesidades de informacin de la sociedad; 2) La difusin de la
informacin se realiza en las tres mediante instrumentos giles y precisos; 3) La utilizacin de las
nuevas tecnologas en la reproduccin y en el almacenamiento de la informacin es comn a
archiveros, bibliotecarios y documentalistas; y 4) El uso de soportes documentales comunes (desde
el papel a los discos pticos) implica las mismas necesidades en orden a su tratamiento fsico
(instalacin, conservacin, restauracin).
Las tres ciencias se diferencian por los mtodos que utilizan sus profesionales, por el origen y
caractersticas de los documentos sobre los que trabajan, por las normas que utilizan en su
descripcin que condicionan los instrumentos resultantes, por el tipo de usuarios al que van
12

dirigidos preferentemente sus servicios, por las condiciones arquitectnicas de sus instalaciones,
etc. Recordemos que los documentos de archivo son originales, nicos, y se producen de forma
natural y seriada, pues son el resultado documental de la actividad y organizacin de personas e
instituciones a lo largo del tiempo. Los libros y revistas conservados en las bibliotecas no son
nicos (dependen del volumen de la tirada), ni originales (estn impresos) ni se producen de forma
natural y seriada, pues ingresan merced a compras, permutas o donaciones. A los centros de
documentacin slo les preocupa la informacin que contienen los documentos de archivo, los
libros y las revistas. Adems las normas que regulan el acceso a las bibliotecas, archivos y centros
de documentacin son diferentes lo que condiciona tambin el tipo de usuario que acude a estos
centros y las caractersticas de sus instalaciones.
1.2
Archivo
1.2.1 Concepto
Ya sabemos que la Archivstica es la ciencia de los archivos y de los documentos que contienen, y
que incluso podemos invertir este orden. El concepto de archivo ha sido objeto de muchas
definiciones, tantas como archiveros (Heredia, 2011, 46). Una de las ms antiguas y completas que
conocemos es la aportada por Fermn Abella, en 1877, pues defini el archivo como "no slo la
reunin o conjunto de papeles, documentos, libros y registros de una oficina, corporacin o casa
particular cuando estn metdicamente ordenados, sino el lugar en que se conservan y custodian
para que sirvan de consulta". Es decir, nos habla de un conjunto organizado de documentos que
prestan servicio y tambin del lugar en el que se conservan.
Para Vicenta Corts, en su Manual de Archivos Municipales (1982, 19) el archivo es el "conjunto
de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o institucin, pblica o privada,
en el transcurso de la gestin de asuntos de cualquier ndole, los producidos y los recibidos, de
cualquier fecha, los cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e
informacin, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores". Pero, como sabemos,
no solo es un conjunto de documentos.
13

En Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol, de 25 de junio de 1985, se define el archivo

como el "conjunto orgnico de documentos o la reunin de varios de ellos, reunidos por las
personas jurdicas, pblicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su
utilizacin para la investigacin, la cultura, la informacin y la gestin administrativa. Se entienden
tambin por archivos las instituciones donde se renen, conservan, ordenan y difunden para los
fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgnicos".
Es decir, se ha utilizado el trmino archivo para definir un conjunto organizado de documentos, el
lugar donde se conservan y la institucin que los gestiona. Entender como archivo el espacio fsico,
es decir el continente, tiene cada vez menos defensores pues la mayora de los autores prefieren
utilizar en la actualidad en su lugar expresiones como repositorios, depsitos o centros de archivo.
As en el Real Decreto 1708/2011 por el que se establece el Sistema Espaol de Archivos se
considera "archivo": 1) El conjunto orgnico de documentos, o la reunin de varios de ellos,
producidos o reunidos por las personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas; y 2) Las entidades,
que de acuerdo con las normas internacionales de descripcin archivstica, comprenden
instituciones, personas y familias, que renen, conservan, organizan, describen y difunden los
conjuntos orgnicos y las colecciones de documentos.
Para Antonia Heredia (2011, 46) caben las siguientes acepciones del trmino "archivo": 1)
continente; 2) contenido; 3) institucin; 4) sistema; y 5) registro de informacin. La archivera
sevillana se decanta por las acepciones de institucin y sistema y recoge como primera definicin la
siguiente: "Institucin o sistema responsable de las funciones integradas en la gestin de
documentos y en la administracin de Archivos de una organizacin". Recordemos ahora que en su
manual titulado Qu es un archivo? (2007, 30) reserv el trmino Archivo, escrito con
mayscula, a la institucin que conserva, trata y sirve los documentos de archivo que guarda, el
trmino archivo, escrito con minscula, al contenido documental del Archivo, identificado con
todos los documentos conservados en l, ya sea de un solo fondo o varios y el trmino fondo
documental al conjunto orgnico de documentos procedente de una institucin, colectivo o
persona, testimonio y prueba de su respectiva gestin.
14

Tambin J. R. Cruz Mundet recogi como primera definicin del trmino "archivo" en su
Diccionario de archivstica (2011b, 78) la de "sistema corporativo de gestin que contribuye de
manera efectiva mediante una metodologa propia a la definicin de los procesos de produccin
administrativa, garantizando la correcta creacin de los documentos, su tratamiento, conservacin,
acceso y comunicacin".
Esta identificacin de archivo con el sistema responsable de la gestin documental de una
organizacin gana cada da ms adeptos pero, como hemos indicado, es un trmino que puede tener
variados significados dependiendo de cada autor.
1.2.2 Fines y funciones de los archivos

Hace ya bastantes dcadas T. Schellenberg se refiri a los fines de los archivos manifestando que su
cometido era recoger, conservar y servir los documentos. Para el desarrollo de estos fines es preciso
realizar distintas tareas o funciones que se han englobado en las ltimas dcadas bajo el concepto de
"gestin documental". Por ella entendemos el conjunto de intervenciones archivsticas realizadas
desde la produccin de los documentos hasta despus de decidida su conservacin permanente.
Sirve para todos los documentos a lo largo de toda la red de archivos, desde los de oficina hasta los
histricos" (Heredia, 2007, 90). Es decir, como dira Eduardo Nez Fernndez la gestin de
documentos abarca desde la fase de diseo de los tipos de documentos que se van a producir en el
sistema hasta la fase de conservacin permanente de los seleccionados para ello.
En la gestin documental estn integradas, pues, todas las actividades precisas para el cumplimiento
de los fines de los archivos, es decir la produccin o recepcin, identificacin, valoracin,
seleccin, eliminacin, conservacin, organizacin, descripcin y difusin de los documentos.
Obviamente existen operaciones de tratamiento archivstico con mayor incidencia en los
documentos administrativos o en los histricos, as, por ejemplo, la seleccin y eliminacin es
propia de los primeros.
Si la gestin documental incide sobre todo en el archivo entendido como "conjunto organizado de
documentos", es decir en el contenido documental de un archivo, la administracin de archivos se
centra en la segunda acepcin, es decir, la que lo identifica como institucin o sistema responsable
15

de las funciones integradas en la gestin de documentos. Pero ambas son complementarias y

necesarias.
Est claro que para el desarrollo de la gestin documental se precisa el funcionamiento efectivo de
una buena administracin de archivos que el Diccionario de terminologa archivstica espaol, en
su edicin de 1995, pues no figura en la de 1993, entiende como la "organizacin responsable de la
aplicacin de la poltica archivstica a travs de la direccin, planificacin y control de los
programas establecidos". Para Antonia Heredia las principales manifestaciones de la administracin
de archivos seran: 1) Elaboracin de textos legales, reglamentarios y normativos; 2) Normalizacin
de formularios; 3) Aprobacin de tablas de valoracin y calendarios de conservacin; 4)
Adquisicin de documentos; 5) Integracin de Archivos en el Sistema; 6) Control de Archivos; 7)
Implantacin de aplicaciones informticas; 8) Distribucin de recursos econmicos y humanos; 9)
Planificacin de acceso a los puestos de trabajo y a la formacin; 10) Equipamiento y
mantenimiento de instalaciones; 11) Planes de reproduccin y de restauracin; 12) Integracin en
planes de gestin de calidad; 13) Planificacin y distribucin de subvenciones, etc.
Tanto de la gestin documental como de la administracin de Archivos se tratar ms por extenso
en otros temas de este mismo curso.
1.2.3 Medios
Para que un Archivo, entendido como sistema o institucin, pueda desarrollar adecuadamente sus
funciones y cumplir con sus fines debe estar dotado de un marco normativo regulador eficiente
(leyes y otras normas y reglamentos), ha de disponer de recursos tanto humanos como materiales
adecuados y suficientes (personal, instalaciones, medios econmicos) y debe contar con un
programa de actuacin archivstica que contemple desde la clasificacin y ordenacin de
documentos, hasta la valoracin y seleccin documental, la descripcin archivstica, la
informatizacin de la gestin archivstica y la formacin de usuarios (Llans, 2006, 17).
Al marco regulador nos referiremos ms adelante, al tratar de los sistemas archivsticos. Tampoco
ahora nos detendremos en la gestin documental, que desarrollarn otros profesores, ni a las
16

caractersticas de las instalaciones de Archivo. Pero s queremos indicar que entre los recursos con
los que debe contar un Archivo destacan los econmicos y humanos.
Los medios econmicos en los archivos pblicos estn contemplados en los correspondientes
presupuestos de las instituciones de las que dependen. Su montante vara enormemente de unos
centros a otros. Archivos dependientes de las mismas instituciones, como ocurre con las
administraciones locales, pueden tener presupuestos muy diferentes, variando su cuanta por
mltiples factores, no solo de ndole econmico. Los polticos, al establecer anualmente esos
presupuestos, pueden demostrar su sensibilidad hacia el patrimonio documental de la institucin
que gobiernan. Mayores recursos econmicos permiten mejorar notablemente la gestin
documental. Esos recursos van destinados fundamentalmente al pago de la nmina del personal del
Archivo; a la compra, renovacin o mantenimiento de las instalaciones, equipos y mobiliario
(estanteras, muebles archivadores, ascensores, ordenadores, reprografa, climatizacin, deteccin y
extincin de incendios, seguridad, etc.); a gastos de administracin (correo, telfono, luz, agua), a la
adquisicin de material de oficina y de archivo (cajas archivadoras, sobres, papel, carpetillas, etc.),
a la compra de libros y revistas para mejorar la biblioteca y hemeroteca especializada, etctera. A
todos estos gastos, que podemos considerar ordinarios, se pueden aadir otros ms espordicos y
que solo se dan en los Archivos ms grandes. En concreto nos referimos a la adquisicin,
restauracin y reproduccin de documentos, y al desarrollo de actividades culturales, caso de las
exposiciones y publicaciones, por citar algunas.
El tipo de personal que trabaja en un Archivo depende de variadas circunstancias, aunque lo
habitual en centros de tamao grande es que los recursos humanos estn constituidos por tcnicos
de archivo, personal especializado, personal administrativo y personal auxiliar o subalterno. El
archivero, fue definido por O. Gallego como el "profesional que recoge, custodia, selecciona y
organiza la documentacin producida y recibida por un ente u organismo pblico o privado como
resultado testimonial de su propia actividad, la analiza y describe, e informa y certifica sobre ella. A
l le corresponde planificar, organizar y dirigir los servicios del archivo en su ms amplio sentido,
estableciendo las normas adecuadas. Tambin elabora informes y asesora a los usuarios". En
bastantes Archivos, sobre todo los mejor dotados, trabajan, adems, tcnicos ayudantes que
colaboran con el archivero en las tareas descritas. Para actividades concretas que requieren una
17

formacin especfica se puede disponer de tcnicos expertos en reprografa, restauracin,

informtica que constituiran lo que hemos denominado personal especializado. Estas ltimas
tareas pueden estar externalizadas prestndose por personal ajeno al centro mediante los
correspondientes contratos. El personal administrativo suele encargarse del mecanografiado, del
control de prstamos, del registro de correspondencia y de otras tareas similares; y entre el personal
auxiliar o subalterno, o como queramos denominarlo, podemos incluir, entre otros, a los porteros,
vigilantes, ordenanzas y limpiadores.
1.2.4 Clases de archivos

Son muchas las clasificaciones que podemos hacer de los archivos. Siguiendo a Antonia Heredia
(1987, 69-70)) distinguimos:
a) Por su productor: archivos pblicos y archivos privados.
b) Por la funcin bsica de la persona o institucin productora de la que dependan. Entre los
pblicos s encontraran los judiciales, los militares, los legislativos, etc. y, entre los
privados, los personales, los nobiliarios, los eclesisticos y los de empresas. No obstante
debemos tener en cuenta que no siempre est clara la diferencia entre pblico y privado,
variando segn los pases y segn la diferente legislacin.
c) Por el nmero de fondos que conservan: singulares o nicos, y mltiples.
d) Si nos detenemos solo en los archivos pblicos podemos clasificarlos:
e) Por el mbito territorial en el que la institucin productora ejerce su jurisdiccin: locales,
provinciales, regionales y nacionales.
f) Por la administracin de la que dependan. En Espaa se distinguen los archivos de la
administracin local, de la administracin autonmica y de la administracin central o
estatal.
g) Por la edad de los documentos (archivos de oficina, archivos centrales administrativos,
archivos intermedios y archivos histricos).
h) Por su finalidad (archivos administrativos y archivos histricos)
18

1.3
Documento de archivo
1.3.1 Concepto
El trmino "documento" es un concepto muy polivalente y su significado es distinto segn la
ciencia que lo utiliza. En los diccionarios ms utilizados del espaol se identifica con doctrina,
enseanza, diploma, carta, relacin, testimonio escrito, comunicacin, conocimiento, cosa En un
sentido amplio T. Schellenberg defini documento como testimonio de la actividad del hombre
fijado en un soporte perdurable que contiene informacin. Esta idea de soporte ms informacin
est presente en las aportaciones de reconocidos documentalistas que entienden el documento como
una comunicacin fijada, grabada o adherida a un soporte, o simplemente el soporte de una
informacin.
Ahora a nosotros nos interesa acotar ese concepto y referirnos solo al documento de archivo, pues
no todos los documentos, como es obvio, son documentos de archivo. El problema es que en las
aportaciones de los diferentes autores sobre el concepto de documento de archivo las hay
excesivamente prolijas y contradictorias (F. Fuster) o se refieren a su produccin pblica (A.
Tanodi, M. Vzquez o H. L. Bellotto), lo que limita su validez.
En Espaa, segn la Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico, se entiende por documento toda
expresin en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresin grfica, sonora o en
imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informticos. Se
excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Unos aos despus el Diccionario de
terminologa archivstica (1993, 32) adems de esa acepcin recoga la de testimonio material de
un hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas fsicas o jurdicas,
pblicas o privadas, de acuerdo con unas caractersticas de tipo material y formal.
Una de las ltimas definiciones publicadas es la aportada por la Comisin de Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica, en junio de 2012. Para sus integrantes un documento de archivo es una
"unidad de informacin mnima grabada en cualquier soporte, producida por un agente en el
ejercicio de sus funciones, que constituye el testimonio material de una o varias acciones o hechos
(de naturaleza jurdica o no)" (CNEDA, 2012, 18).
19

Algunas aportaciones realizadas en pases de Hispanoamrica inciden en esa lnea. As en el

Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, 73) junto con definiciones de distintos
tipos de documentos (cartogrficos, electrnicos, impresos...) se incluye el siguiente concepto
genrico de documento: "Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou
formato" En Mxico, segn el texto Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin
de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal, aprobado
en el ao 2004, un documento de archivo es "aquel que registra un hecho, acto administrativo,
jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de las dependencias y entidades". Y en el glosario que acompaa al Reglamento
General de Archivos de Colombia, aprobado en 1994, se establece que documento de archivo es un
"registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades
o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o
cultural y debe ser objeto de conservacin."
Nos interesa ahora acotar estas definiciones con la ayuda de los comentarios realizados por A.
Heredia en su libro Lenguaje y vocabulario archivsticos (2011, 91-93). Un documento de archivo
tiene contenido (tema), estructura formal (tipologa) y adems es producido en un contexto (rgano
productor, funciones y actividades de ese rgano). El documento de archivo se caracteriza por su
naturalidad, su autenticidad, su integridad, su fiabilidad y su objetividad. La naturalidad radica en su
produccin inexcusable y en sus relaciones naturales con su productor y con la funcin/actividad
que ste tiene atribuidas. Por ello, afirma que un documento de archivo se produce, no se crea, y,
como tal, lo podemos considerar como la unidad bsica de cualquier agrupacin documental y
tambin como la unidad de descripcin menor.
1.3.2 Unidades documentales simples y compuestas

El documento de archivo se identifica en el contexto archivstico con la unidad documental simple,
pero tambin existen unidades documentales compuestas. Recordemos que la Comisin de Normas
Espaolas de Descripcin Archivstica ha definido unidad documental como el "elemento bsico de
un fondo, grupo de fondos, coleccin o serie, constituido por un documento de archivo (unidad
documental simple) o por varios que formen una unidad documental compuesta" (2012, 21). Y por
20

sta ltima entiende la "unidad de informacin integrada por varias unidades documentales
interrelacionadas por un asunto comn, producida por uno o varios agentes en el ejercicio de sus
funciones, que constituye el testimonio material de una o varias actividades/procesos o de parte de
una actividad/proceso". Para A. Heredia (2011, 186) la unidad documental compuesta es la
denominacin archivstica del documento de archivo compuesto y sirve para su representacin
genrica a la hora de la descripcin.
Las unidades documentales simples son el resultado de un solo acto (una actio y una conscriptio),
mientras que las compuestas surgen de un proceso complejo formado por distintos actos
encaminados a la resolucin de un asunto. La casi totalidad de las series producidas en la actualidad
por las instituciones pblicas son unidades documentales compuestas, bien expedientes o registros,
aunque no todos los autores estn de acuerdo con esta clasificacin, especialmente en lo relacionado
con la inclusin de los registros (Heredia, 2005, 75), pues los hay que consideran a los expedientes
como la nica unidad documental compuesta. Tambin, otros autores entienden que los documentos
compuestos adoptan tres formas principales: expedientes, dosieres y registros (Lpez, 2007, 153). Y
los hay que incluyen entre ellos a los documentos principales con anexos que a mi modo de ver no
dejan de ser expedientes incompletos.
Los dosieres son documentos compuestos formados por la agrupacin de documentos simples
relacionados entre s por su temtica o por cualquier otra caracterstica, sin responder por ello a
cuestiones procedimentales o de tramitacin administrativa. Obedecen a una prctica consistente en
agrupar todos los documentos que se refieran a un tema concreto, a una persona, a una fecha,
pues lo que interesa en los dosieres es la cantidad y calidad de informacin obtenida, sin importar
cul ha sido su origen y su produccin. Y si tienen un cierto sentido en los archivos privados su
existencia es incompatible con la gestin documental de las organizaciones pblicas. En ellas tiene
mucho ms incidencia archivstica los expedientes y los registros a los que nos referiremos a
continuacin.
21

1.3.2.1 Los expedientes

La unidad documental compuesta ms usual es el expediente, que en Espaa tuvo una primera
regulacin general en la Ley de Bases de 19 de octubre de 1889, que exigi la formacin en cada
ministerio de reglamentos de procedimiento administrativo. Pero estos documentos compuestos
surgieron con la formacin del Estado Moderno (escasos antecedentes en la Edad Media) y por
influencia de la administracin de justicia. Definidos por Heloisa L. Bellotto como el conjunto de
documentos de tipologas diferentes cuya reunin es obligatoria para que se llegue a la consecucin
de un acto administrativo; y en la Norma ISAD (G), en la versin espaola del ao 2000, como "la
unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el
proceso de organizacin archivstica, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto", han
sido objeto de diferentes clasificaciones.
Segn Olga Gallego los expedientes pueden clasificarse tomando como base la diversidad de
organismos encargados de su tramitacin (legislativos, judiciales, administrativos, militares y
gubernativos) o el tipo de procedimiento seguido (general o especfico). Con arreglo a ste, en el
folleto titulado Archivos de Oficina, editado por el Ministerio de Cultura espaola, en 2003, se
clasifican los expedientes distinguiendo los sometidos a procedimiento y los no reglados. Estos
ltimos son "aquellos que materializan cualquier actividad de una oficina, sin que pretendan la
resolucin administrativa de un asunto", pues se hallan en ella "a efectos de estadstica, constancia o
informacin". Incidiendo en el procedimiento nos interesa ahora recoger la clasificacin realizada
en algunos textos legales espaoles que distinguen entre los expedientes de conocimiento, los
expedientes de informacin o consultivos, y los expedientes de resolucin (Lpez, 2007, 176). Los
expedientes de conocimiento son aquellos que no exigen un trmite especial y han de surtir efecto
en las respectivas dependencias con fines estadsticos, de constancia o archivo (por ejemplo, los
expedientes de investigadores de un archivo). Los expedientes de informacin o consultivos tienen
por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas referentes a la materia de que se trate,
iniciados por encargo de la superioridad o a iniciativa de la propia oficina. Estos expedientes
pueden formar parte de unos trmites superiores que suelen terminar en una resolucin. Mientras
que los expedientes de resolucin son aquellos que, por disposiciones legales reguladoras del
22

procedimiento, deben dar lugar a la adopcin de un acuerdo o decisin fundamentada. Entre esos
expedientes resolutivos, los de carcter judicial son los que tienen un procedimiento ms riguroso.
Un expediente est compuesto por los documentos que se producen y se incorporan en l de manera
sucesiva conforme avanza el procedimiento y que estn protegidos por la carpetilla o guarda
exterior que los contiene y agrupa. En el exterior de esa carpetilla, como si de la cubierta de un libro
se tratara, debe figurar el extracto o resumen que le identifica y describe y, tambin, a veces,
aprovechando el reverso de esa cubierta la relacin de contenido o breve descripcin de cada uno de
los documentos que le integran con su fecha y nmero de orden. Pero esto ltimo es cada vez
menos habitual.
Los documentos que forman un expediente han sido clasificados distinguiendo entre los recibidos
(originales) y los producidos (borradores, minutas y copias) que van acompaados de otros
utilizados para impulsar la tramitacin (decretos, notas marginales) y por ello se distinguen los
documentos originales, los no originales y los marginales. Tambin por su contenido se diferencian
los documentos esenciales (informes, resoluciones...) de los documentos de enlace (oficios de
remisin, notas internas...). Y por su procedimiento se clasifican en documentos de iniciacin, de
instruccin y de terminacin.
Entre los documentos bsicos de un expediente estaran, segn Isabel Seco (1994, 127), las
instancias o solicitudes, los informes, las actas y los oficios. Pero en un expediente administrativo la
tipologa documental es muy amplia y variada. As, por poner un ejemplo, entre los oficios F.
Gonzlez Navarro distingua las comunicaciones, las notificaciones, los requerimientos, los
emplazamientos y las citaciones. La denominacin y contenido de estos documentos vara segn
cada pas.
No es el momento de hacer un anlisis de los tipos documentales concretos que pueden encontrarse
formando parte de un expediente. Los ms utilizados actualmente en Espaa han sido bsicamente
analizados, incluyendo su estructura, en el libro Manual de Documentos Administrativos, que
public el Ministerio de Administraciones Pblicas espaol en 1993 y ha sido objeto de varias
reediciones, pero no siempre es fcil su clara identificacin dado que la prctica administrativa
23

introduce elementos de confusin, y no slo por cambios en las denominaciones. As con las
palabras "splica", "pedimento", "peticin", "instancia", o "solicitud" es posible que nos estemos
refiriendo al mismo tipo documental.
En cuanto al contenido que debe figurar en el extracto o resumen que identifica cada expediente no
existe tampoco uniformidad. As, por ejemplo, en Mxico, segn el texto Lineamientos Generales
para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la
Administracin Pblica Federal, aprobado en el ao 2004, la identificacin del expediente debe
contener como mnimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Seccin;
IV. Serie; V. Nmero de expediente o clasificador (el nmero consecutivo que dentro de la serie
documental identifica a cada uno de sus expedientes); VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre
del expediente; VII. Asunto (resumen o descripcin del expediente); VIII. Valores documentales;
IX. Vigencia documental; X. Nmero de hojas tiles al cierre del expediente (nmero total de hojas
contenidas en el expediente).
El ayuntamiento de Barcelona elabor unas normas para la tramitacin de expedientes en 1994. En
ellas se seala que en la cubierta de cada uno de ellos deba contemplarse la siguiente informacin:
Nombre del Ayuntamiento, Fecha de inicio del expediente, Nmero del expediente, Nmero de
registro de entrada del documento de inicio del expediente, Nombre del rgano gestor (encargado
de su trmite o instruccin segn la normativa orgnica vigente), Nombre de la Unidad, rea y
mbito (o instancias anlogas) donde el rgano gestor se encuadra, Asunto objeto del expediente,
Fecha de finalizacin del expediente, Cdigo del Archivo (en su da) y Nmero de hojas que
forman el expediente una vez se haya concluido el asunto administrativo que lo ha generado. En
estas mismas normas se sealaba que todos los expedientes deban ir numerados, en la parte
superior derecha de la cubierta, ya que ese nmero servira para identificarlo. El nmero expresara
el orden sucesivo de apertura de los expedientes dentro de cada rgano competente para tramitarlos.
La numeracin se compondra como norma general de dos partes: la que expresa el orden de
apertura y la que indica el ao en que se abre, ambas separadas con una barra. El nmero de
identificacin figurara en la cubierta del expediente y en los dictmenes y propuestas que se
elevasen a los rganos de gobierno para su resolucin. Tambin se consignara en las notificaciones,
24

las comunicaciones y los oficios que se formulen en relacin con el expediente, y en los informes,
dictmenes, comparecencias y en otros documentos que se hayan de incorporar.
1.3.2.2 Los registros

Los registros han sido definidos como documentos compuestos, en forma de libro o de cuaderno, en
donde se asientan, uno detrs de otro, los documentos otorgados o recibidos por una persona o
entidad con fines jurdico-administrativos o fiscales. En el Diccionario de terminologa archivstica
(1993, 46) se recogen cuatro acepciones de este concepto, aunque la que nos afecta es la que indica
que registro es el "instrumento resultante de una accin administrativa en el que se materializa el
acto de registrar, normalmente en forma de volumen, y que contiene la inscripcin, generalmente
numerada en orden cronolgico, de informaciones consideradas de suficiente inters como para ser
exacta y formalmente asentadas".
Si los expedientes estn formados por un conjunto de documentos de tipologas diferentes, los
registros son unidades documentales compuestas formadas por documentos de la misma tipologa.
Para la recordada Olga Gallego Domnguez, los registros se usan en cualquier actividad que
requiera la anotacin sistemtica con numeracin progresiva o en orden alfabtico de personas que
dependan de una institucin o que se relacionan con ella (registros de soldados, de detenidos,
padrones, matrculas fiscales, etc.), o de la documentacin enviada o recibida. En este sentido, los
integrantes de la Mesa de Trabajo de Archivos Municipales, en la propuesta de cuadro de
clasificacin de fondos de ayuntamiento, publicada en 1996, aunque entendieron como registro el
"conjunto de documentos, referidos a asuntos diversos, ordenados cronolgicamente y dispuestos en
forma de libro, por ejemplo, libros de actas, libros de caja...)", tambin aplicaron este concepto a
todos aquellos documentos que contengan informacin repetitiva que afecte a muchas personas o
bienes, vaya o no encuadernada, como hojas sueltas (nminas) o fichas (tarjetas de racionamiento),
aunque su ordenacin no tenga que ser exclusivamente cronolgica. Este concepto tan amplio de
registro no parece contar en la actualidad con tantos defensores y eso que su existencia es tan
antigua como la de los propios expedientes, pues en Espaa se remonta a la Edad Media, aunque
podemos decir que son tan antiguos como los propios archivos. Los registros reales castellanos
25

debieron existir ya en tiempos de Alfonso VI. A lo largo del siglo XIX se crean en Espaa el
Registro Civil, el Registro de la Propiedad, el Registro de Hipotecas, y el Registro de Penados, entre
otros. Y lo mismo ocurri en otros pases europeos y americanos.
Los libros registro de entrada y salida de correspondencia, habituales en la actualidad en todos los
organismos pblicos, surgieron en el siglo XIX. En Espaa, por influencia europea, especialmente
alemana, no se redactaron hasta iniciada la dcada de 1870 en los ministerios de la administracin
central. En la mayora de los ayuntamientos espaoles habr que esperar para que este hecho se
produzca hasta la aprobacin del Estatuto Municipal de 1924. Aunque registros de correspondencia
parciales existieron con anterioridad a esas fechas.
Los registros se pueden clasificar segn distintos criterios. Pueden ser voluntarios u obligatorios.
Segn su naturaleza cabe distinguir entre los registros administrativos o copiadores en los que se
asientan los documentos expedidos o recibidos por una institucin o persona, de forma ms o menos
abreviada; y los registros jurdico-administrativos o registros-acta en los que se registran actos
realizados de hechos voluntarios (casamientos, contratos, poderes, etc.) o actos registrados de
hechos naturales (nacimientos, defunciones, etc.). Los primeros registran, pues, documentos y los
segundos, actos. Manuel Romero Tallafigo (2005, 130) prefiere la distincin entre registros de
memoria que copian a texto completo cartas y cdulas expedidas, y registros de funcin que
reflejan las labores burocrticas de inicio, tramitacin, instruccin, resolucin y comunicacin de
expedientes. Los registros administrativos tienen como principales funciones servir de prueba, de
seguridad y de publicidad.
1.3.3 Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)

Ya vimos que una unidad documental puede ser simple o compuesta. Esas unidades forman parte de
agrupaciones documentales superiores, que pueden ser naturales, si estn basadas en el principio de
procedencia, o artificiales si obedecen a criterios subjetivos.
No es el momento de relatar pormenorizadamente los cambios habidos en su clasificacin o
denominacin pero al menos nos detendremos en los producidos en los ltimos aos, teniendo en
cuenta que son conceptos y contenidos que se utilizarn en otras asignaturas de este curso,
26

especialmente en las relacionadas con la organizacin, descripcin, valoracin y seleccin de los

documentos.
En la Norma ISAD(G), en la versin espaola del ao 2000, se incluyen como niveles de
organizacin y descripcin de un fondo los siguientes: fondo, subfondo, serie, subserie, unidad
documental compuesta y unidad documental simple. Todos esos niveles podan incluir otros niveles
intermedios si se consideraban necesarios. Dejaban as de utilizarse en Espaa los trminos de
"seccin" y "subseccin" para identificar las agrupaciones documentales existentes dentro de un
fondo, aunque stos se siguieron utilizando en pases de habla hispana como refleja el Instructivo
para elaborar el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, elaborado en el ao 2004, por el
Archivo General de la Nacin de Mxico. Al igual en el Manual de Organizacin de Fondos
Acumulados publicado por el Archivo General de la Nacin de Colombia, en 2004, se recogen
como divisiones de un fondo las de seccin, subseccin, serie y subserie. Pero el debate sobre la
denominacin de las agrupaciones documentales no estaba resuelto, ni siquiera en Espaa, y as
sigue.
En la primera versin, y hasta ahora nica, de la Norma Espaola de Descripcin Archivstica
(NEDA), aparecida en diciembre de 2005, se contemplaron los siguientes niveles de descripcin de
un fondo, que se corresponden con sus agrupaciones documentales: fondo, 1 divisin del fondo, 2
divisin de fondo,, serie /serie facticia, subserie, fraccin de serie/fraccin de subserie, y unidad
documental simple o compuesta. De esta manera tan sencilla, utilizar el trmino "divisin del
fondo" tantas veces como la complejidad de ste lo requiriera, se resolva el problema que
ocasionaba el uso de trminos como "secciones", "subsecciones", "subsubsecciones" o similares. En
trabajos posteriores los integrantes de la CNEDA han simplificado, bajo la denominacin de unidad
documental, la distincin entre unidad documental simple o compuesta que s apareca en el texto
de 2005, y han incluido el concepto de "componente documental" para referirse a la descripcin
concreta de una parte de la unidad documental (por ejemplo un sello, una firma o el texto de un
documento inserto). Pero, como es obvio, un componente no es una agrupacin documental, como
tampoco lo es una unidad documental simple.
27

Aunque en la NEDA desapareca la agrupacin identificada como subfondo no ocurri lo mismo en

las adaptaciones de la Noma ISAD(G) realizadas por otros colectivos profesionales espaoles. As,
en la Norma de Descripcin Archivstica de Catalua (NODAC), aparecida en el 2007, los niveles
de descripcin, y por ende las divisiones de un fondo, eran las siguientes: subfondo, grupo de series,
serie, unidad documental compuesta, y unidad documental simple. Las agrupaciones de fondo y
subfondo correspondan a productores, las de grupo de series y serie a funciones, competencias y
actividades, mientras que las relativas a unidades documentales se referan a documentos
individualizados que podan estar constituidos por ms de un documento o por uno solo.
Sea cual sea la estructura que nos sirva para agrupar los documentos de un fondo est claro que
como nivel superior se encontrar el propio fondo y como nivel inferior las unidades documentales
que lo integran. Entre medias caben diferentes agrupaciones jerarquizadas, con sus variadas
denominaciones, de entre las que sobresale la serie. Y recordemos que un archivo puede estar
formado por uno o ms fondos, y por diferentes colecciones.
Detengmonos ahora en las caractersticas de las agrupaciones documentales, por encima de las
unidades documentales.
En la versin espaola del ao 2000 de la Norma ISAD(G), se define fondo como el "conjunto de
documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgnicamente y/o
acumulados por una persona fsica, familia o institucin en el transcurso de sus actividades y
funciones como productor".
En ella se incluye tambin la definicin de subfondo considerado como la "subdivisin del fondo
consistente en un conjunto de documentos relacionados entre s que se corresponde con las
subdivisiones administrativas de la institucin u organismo que lo origina, y cuando esto no es
posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares de la propia
documentacin". En la propia definicin se abre la posibilidad de que en instituciones complejas los
subfondos puedan dividirse a su vez en otros subfondos. Es decir, que volveramos al problema de
las subsecciones, subsubsecciones, etc. ya planteado, por eso la Comisin de Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica adopt el criterio de establecer, en la versin de la NEDA de diciembre de
28

2005, como agrupaciones documentales las "divisiones del fondo", tantas como fueran precisas. Es
decir lo que en la ISAD(G) son subfondos en la NEDA son divisiones de fondo. Y esto es un gran
acierto.
El problema es que, como ha expresado Javier Barbadillo (2007, 35-36), no parece existir un
mtodo exacto que permita decidir cundo puede considerarse que los documentos acumulados por
una entidad administrativa constituyen un fondo y cundo, tan slo, un subfondo, divisin o seccin
de un fondo. La cuestin ha sido estudiada por numerosos autores. El archivero de Guadalajara
manifiesta que una entidad administrativa puede considerarse como entidad productora de un fondo
si posee, al menos, atribuciones directivas sobre su mbito de competencia. Una forma de evitar el
problema del nivel administrativo de las entidades productoras de fondos consiste en admitir la
existencia de una jerarqua de fondos en el caso de las organizaciones complejas. Entonces, tanto
los conjuntos documentales de las entidades principales como los que producen las entidades
subordinadas pueden ser considerados fondos. As lo propuso Duchein. Sin mayores problemas, J.
R. Cruz Mundet habla de grupos de entidades, fondos emparentados, fondos principales, fondos
secundarios o subordinados. Pero este tema sigue abierto.
Con todo, las principales agrupaciones documentales dentro de cualquier fondo son las series.
Cuando clasifiquemos sus documentos, tanto si utilizamos criterios orgnicos, como funcionales o
mixtos, las series permanecern, lo que no ocurrir con otras agrupaciones superiores pues su
composicin y denominacin variarn con arreglo al cuadro de clasificacin adoptado. Incluso una
misma serie puede ser producida por diferentes rganos, formando parte de distintos fondos. La
serie es pues la unidad bsica de cualquier fondo a efectos de organizacin. Veamos a continuacin
qu se he entendido por serie documental.
Para el archivero norteamericano T. Schellenberg, serie era "un grupo de documentos, expedientes o
dossier que han sido reunidos juntos por una actividad especfica. Antonia Heredia define serie
documental como la "sucesin o conjunto de documentos testimonio continuado de una actividad
que son producidos por uno o ms agentes responsables de esa actividad" (2011, 166). Por su parte
J. R. Cruz Mundet recoge dos acepciones (2011b, 326). La primera identifica serie con el "conjunto
de documentos producido de manera continuada en el tiempo como resultado de una misma
29

actividad y regulada por una norma de procedimiento; y la segunda con "documentos que teniendo
la misma procedencia permanecen unidos porque forman parte de un sistema archivado
reconocible, porque son resultado de la misma actividad, o porque poseen un formato similar y
pertenecen a una funcin particular".
En el Diccionario de terminologa archivstica (1993, 49) aparece recogido como "un conjunto de
documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y
regulado por la misma norma jurdica y/o de procedimiento". En la Norma ISAD(G) se la define
como "documentos organizados de acuerdo con un sistema de archivo o conservados formando una
unidad como resultado de una misma acumulacin, del mismo proceso archivstico, o de la misma
actividad; que tienen una forma particular; o como consecuencia de cualquier otra relacin derivada
de su produccin, recepcin o utilizacin". Y con esta ltima propuesta se abre el concepto de seria
a cualquier tipo de agrupacin documental bsica.
Con independencia de los matices introducidos en cada una de estas definiciones podemos, con
Javier Barbadillo, definir serie como el "conjunto de documentos de la misma procedencia que son
el resultado de una misma actividad" por lo que lo ms habitual es que respondan a la misma
tipologa. Es decir, una serie documental es un conjunto de documentos de la misma procedencia
producidos en el ejercicio de una determinada actividad, en un perodo de tiempo concreto y con
caractersticas tipolgicas propias y distintivas (Garca, 2007, 35). Las series pueden estar formadas
por la agrupacin de unidades documentales simples (por ejemplo, bandos o edictos de un alcalde)
o por unidades documentales compuestas (caso de expedientes de multas de trfico, causas
criminales). Es esa actividad especfica (multar por infracciones de trfico, juzgar delitos
penales) cuyo reflejo documental sigue una tramitacin concreta y especfica lo que permite
identificar y diferenciar la serie. Todos los documentos que forman una serie tienen notables
similitudes en cuanto a su contenido, a su estructura y obviamente a su productor. Y su
denominacin especfica suele venir asignada por el propio legislador y viene recogida en la norma
en la que se basa su tramitacin. Es obvio, tambin, que existen series documentales que no estn
reguladas por el derecho administrativo o por cualquier norma concreta pero que son fcilmente
reconocibles e identificables, como ocurre con los diarios personales de los archivos privados.
30

Un fondo puede estar constituido por unas pocas series o por miles (como ocurre con los
municipales). Su nmero variar dependiendo de la complejidad organizativa y competencial del
rgano productor o agente, utilizando la terminologa de la CNEDA. Recordemos que esta comisin
de expertos espaola define agente como "la institucin, familia o persona responsable o
involucrada en la creacin, produccin, gestin documental, etc. de documentos de archivo".
Conviene aclarar que suele producirse alguna confusin entre serie y tipo documental, pero debe
tenerse en cuenta que una serie es siempre un conjunto determinado de documentos, que existen,
que son reales, que tienen fecha, productor y contenido, mientras que un tipo es un elemento
utilizado para la identificacin y clasificacin de dichos documentos, y para su denominacin. Un
tipo no es un documento, no es una cosa ni un grupo de cosas, sino un conjunto de criterios que
sirven para caracterizar y diferenciar a la unidad documental. El tipo documental no deja de ser un
modelo terico que refleja una determinada estructura formal del documento y que una vez
vinculado a un productor y a una actividad concreta, y repetirse en el tiempo, formara la serie.
En las dos ltimas dcadas ha habido propuestas de clasificacin de las series documentales. En el
Diccionario de terminologa archivstica del Ministerio de Cultura espaol (1993, 49-50),
incluyeron conceptos como serie cerrada, serie abierta, serie complementaria y serie paralela.
Veamos ahora qu se ha entendido por tales. Una serie abierta es la generada por un sujeto
productor que contina en el ejercicio de sus actividades administrativas. La serie cerrada ha dejado
de producirse por desaparicin del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la
norma de procedimiento. Son series complementarias aquellas que, respondiendo a trmites
administrativos diferentes, contribuyen todas a la realizacin de un mismo objetivo, resultando as
una informacin complementaria (caso de los expedientes de contratacin y los proyectos tcnicos.
Y se consideran series paralelas las que materializan actividades dentro de las funciones
administrativas comunes (gestin econmica, gestin de personal) y que, en consecuencia, son
producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen este cometido, como ocurre con
los expedientes de aprobacin de gasto. Con posterioridad se han ido afianzando otras
denominaciones, tales como series antecedentes, series relacionadas, series precedentes, series
descendentes, series duplicadas, etc., especialmente en los modelos de anlisis de series utilizados
en los estudios de valoracin y seleccin de documentos.
31

Tambin ha habido propuestas de diferenciar la series distinguiendo entre las series genricas y las
series especficas explicando que una serie de carcter general o genrica puede ser desarrollada en
otras ms especficas, dependiendo de la mayor o menor complejidad de la organizacin. Y con esta
distincin nos acercamos al concepto de subserie documental, que es ajeno a la tradicin
archivstica espaola, pero no a la europea. Aparece por primera vez en la versin del ao 2000 de
la Norma ISAD(G), al igual que el de subfondo. En la NEDA, de diciembre de 2005, la subserie
adquiere plena validez, pero, como sabemos, se desestima el uso de subfondo. Por subserie entiende
A. Heredia (2011, 173) el "conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en
razn de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razn de destinatarios o de
beneficiarios de dicha actividad o en razn de criterios geogrficos". Pero esta postura defendida
por los miembros de la CNEDA no es compartida por otros profesionales espaoles. Para J. R. Cruz
Mundet (2006, 198) se entiende por subserie un conjunto de "documentos agrupados, que
responden a determinadas fases de un procedimiento o pasos de un proceso, y que se establecen, por
lo general, debido a necesidades prcticas de agrupacin e individualizacin, de ah el nombre de
facticios". Algo similar haba expresado Luis Martnez Garca (1999, 95) al entender que las
subseries son "dentro de las series, agrupaciones que son consecuencia de prcticas de ordenacin y
clasificacin de la documentacin realizada por la propia institucin o por variaciones y
peculiaridades del procedimiento".
Jos Ramn Cruz Mundet ha advertido que el concepto de subserie carece de correlato, no ya con
alguna tradicin, sino con los usos administrativos pblicos y privados que dan lugar a la
produccin de documentos y de sus agrupaciones. A veces esas agrupaciones facticias as
denominadas se realizan por cuestiones de instalacin de los documentos, de formatos
No queremos terminar este repaso de las agrupaciones documentales sin dejar de mencionar a las
fracciones de serien que fueron definidas por A. Dupl (2005, 41) como "cada una de las divisiones
cronolgicas de unidades documentales pertenecientes a una serie, que resultan del establecimiento
de plazos concretos sealados por las transferencias y/o de los sucesivos expurgos. De una forma
ms general y menos finalista, en el documento de la CNEDA, de junio de 2012, se entiende por
fraccin de serie el "conjunto de documentos de una serie, normalmente correlativos, conservados
en una o varias unidades de instalacin". Pero es posible que ni siquiera sea necesaria la mencin de
32

las unidades de instalacin puesto que es algo que no se precisa para el resto de agrupaciones
documentales, y ni siquiera tienen que ir "correlativos". O sea, que una fraccin es una parte de una
serie. Este trmino se ha utilizado en los ltimos aos para delimitar la parte o segmento de la serie
que ha sido identificada, transferida, valorada o seleccionada. Pero tambin puede indicar la porcin
de la serie que est organizada y descrita, o instalada en diferentes depsitos, o constituida por
diferentes soportes. Es decir, podemos utilizar el concepto de "fraccin de serie" para cualquier
actividad archivstica relacionada con la gestin documental, siempre que nos refiramos a una parte
y no a la totalidad de las unidades documentales que constituyen la serie documental. Incluso,
debemos tener en cuenta que raramente conservamos en los fondos documentales una serie
completa, que est constituida por todas las unidades documentales producidas. De todas formas, la
irrupcin de este concepto en la archivstica actual est relacionada con los procesos de
transferencias y seleccin. Y a los primeros nos vamos a referir a continuacin.
33

INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS
2.1
Concepto de ingreso
Ya sabemos que no existen archivos sin documentos y, recordando a Schellenberg, una las
funciones de los archivos es conservar los documentos pues esa conservacin condiciona el resto de
actividades archivsticas relacionadas con la gestin documental. Si el documento no es conservado
no podremos organizarlo, ni describirlo, ni instalarlo, ni valorarlo, ni difundirlo Y para que pueda
ser conservado debe haber ingresado en el Archivo.
Estos ingresos estarn condicionados por el calendario de transferencias establecido y por los plazos
de conservacin de las diferentes series documentales, de tal forma que habr series que una vez
producidas y perdida su vigencia administrativa (centrndonos en documentos pblicos) no sern
incorporadas al archivo al haberse establecido su eliminacin por las propias unidades productoras.
Como tampoco deben ingresar en el archivo los documentos de apoyo informativo. Estos ltimos
estn formados por ejemplares mltiples, fotocopias, folletos publicitarios, textos legislativos
cuya utilidad reside en la informacin que contienen y son utilizados para ayudar en la tramitacin
de las distintas unidades documentales. Pueden tener utilidad para el productor pero no son
documentos de archivo.
Por ingreso de documentos podemos entender (Mesa, 2010, 64) la "funcin archivstica que tiene
como fin la entrada de documentos en el archivo para su custodia y servicio y que se realiza por la
va regular de transferencia o por las extraordinarias de compra, donacin, legado, depsito y pago
de impuestos".
2.2
Clases de ingresos
2.2.1 Ingresos ordinarios. Las transferencias

El ingreso ordinario de documentos en el archivo se realiza mediante lo que hemos denominado
como transferencia o remisin. Por ella se entiende el traspaso regulado y peridico de documentos
y la responsabilidad sobre ellos, desde las unidades de produccin al Archivo o desde un Archivo al
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siguiente de la red (Heredia, 2011, 181). La unidad de transferencia es la fraccin de serie

identificada con una o varias unidades de instalacin, aunque lo habitual es que en una transferencia
se remitan fracciones de distintas series, no solo de una, pero eso s bien diferenciadas.
Esas transferencias se producen de forma peridica con arreglo a un calendario consensuado entre
el Archivo y las unidades de produccin. Esos periodos de realizacin de las transferencias pueden
estar establecidos en el reglamento del sistema de Archivos o en las normas internas de cada
institucin archivstica [Cermeno, 2009, 180]. Como indica A. Heredia, la regularidad y generalidad
de las transferencias son testimonio del buen funcionamiento de una red de archivos y, por ende, de
un sistema de Archivos.
Es obvio que teniendo en cuenta la teora de las tres edades de los documentos pueden producirse al
menos hasta tres transferencias ordinarias. La primera ira del archivo de la oficina productora al
archivo central. La segunda del archivo central al archivo intermedio, y la tercera desde ste al
histrico. Los plazos y permanencia de los documentos en unos y otros son variados.
Tradicionalmente se viene afirmando que deben permanecer cinco aos en los archivos de oficina
antes de ser transferidos al central. En stos pueden pasar diez aos antes de ser enviados al archivo
intermedio. Transcurridos en ste otros quince aos, esos documentos pueden pasar a ser
conservados en el archivo histrico, si as se ha determinado en las tablas de valoracin documental.
Todo lo descrito puede simplificarse cuando se trate de organizaciones poco complejas en las que
solo se produce una transferencia, la que refleja el envo de los documentos de los archivos de
gestin o de oficina al archivo general o histrico.
Las transferencias ordinarias exigen la descripcin de los documentos afectados en las denominadas
hojas, relaciones o formularios de remisin o de transferencia, cuyo contenido y estructura suele
estar normalizado para cada sistema de Archivos en el correspondiente reglamento o en otras
normas internas. Con la formalizacin y comprobacin del contenido de esas hojas se transmite la
responsabilidad del servicio y custodia de esos documentos entre las partes intervinientes, reflejada
en las firmas de los responsables del envo y recepcin. Y su control se realiza mediante el
correspondiente instrumento, tradicionalmente denominado libro registro de transferencias, y ahora
35

con la ayuda de bases de datos. No queremos alargarnos ms en este tema porque ser objeto de
ms atencin en otras de las asignaturas de este curso.
2.2.2 Ingresos extraordinarios

Los ingresos extraordinarios de documentos en un Archivo se producen de manera excepcional y
responden a las figuras jurdicas de compra, donacin, legado y depsito. Algo comn a todas ellos
es que se trata de ingresos de fondos ms o menos completos, o de documentos, generados por
productores diferentes a los de la administracin titular del archivo destinatario. No ocurre esto con
los reintegros extraordinarios de documentos.
Por compra se entiende una forma de ingreso de fondos, fracciones de fondos o unidades
documentales en un archivo resultado del acuerdo logrado entre los poseedores de esos documentos
y la institucin archivstica, o la administracin de la que dependa. Por l, los primeros pierden la
propiedad de los documentos a cambio de una contraprestacin econmica previamente
consensuada. Ese acuerdo suele documentarse en un expediente concreto y materializarse en un
contrato o convenio, o incluso en una factura.
La compra de documentos de origen pblico es un procedimiento extrao que raramente se utiliza
para incrementar fondos documentales, pero suele ser habitual si el origen de esos documentos es
privado. En Espaa hay ejemplos recientes de fuertes desembolsos por parte de la administracin
central para adquirir fondos de particulares (agentes literarios, escritores, miembros de la
nobleza). Determinar el valor econmico de un documento, o de un conjunto de documentos, no
es una tarea nada sencilla por su condicin de nicos e irrepetibles. Y aunque su determinacin se
suele realizar por una comisin de expertos esa valoracin estar condicionada por la cantidad que
el vendedor quiera recibir y la que el comprador, es decir la administracin, est dispuesta a pagar
en razn al inters histrico, o de otro tipo, que tengan los documentos ofertados. La administracin
espaola utiliza en determinados casos el derecho de tanteo o de retracto para la adquisicin de
bienes del patrimonio documental espaol; y a veces tambin ha recibido documentos como parte
del pago de impuestos estatales (caso del de sucesiones) por sus poseedores. La adquisicin de
36

documentos concretos, por ejemplo fotografas, carteles o similares, suele afrontarse, sin ms
requisitos, con los presupuestos anuales asignados a cada Archivo dado su bajo coste.
Ms habitual que la compra es el ingreso de documentos en un Archivo en virtud de una donacin
lo que supone la transmisin intervivos de la propiedad de los mismos sin que implique ningn
coste econmico. Si el cedente lo ha hecho mediante una manda testamentaria, es decir el
propietario de esos documentos ya ha fallecido, la figura jurdica es la de legado. En ambos casos,
antes de su aceptacin, el Archivo habr valorado el inters que tienen esos documentos para
incrementar con ellos el patrimonio documental de esa institucin, pues esa recepcin o ingreso
implica siempre dedicar recursos a su organizacin, descripcin y conservacin. Adems, teniendo
en cuenta su contenido o productor, habr aconsejado sobre la conveniencia de que se custodien en
ese o en otros archivos pblicos.
Tambin pueden ingresar documentos de forma extraordinaria en un Archivo utilizando la figura
jurdica del comodato por la cual el propietario de los documentos conserva la propiedad pero el
Archivo adquiere su uso. O por la de depsito por la que el archivo depositario se compromete a
guardarlos por un periodo de tiempo, sin que ello implique adquisicin de uso (Mesa, 2010, 64).
Lo ms habitual es que cada uno de esos ingresos extraordinarios de lugar a un expediente
administrativo en el que se manifieste el inters que tienen esos documentos para la institucin
receptora, reflejado en informes tcnicos, y los acuerdos adoptados entre las partes intervinientes.
Adems es preciso incluir una descripcin lo ms pormenorizada posible de esos documentos.
Por ltimo, entendemos por reintegro de documentos un tipo de ingreso extraordinario en el que el
archivo destinatario recibe documentos producidos por la institucin de la que depende pero que se
conservaban hasta entonces en otros archivos pblicos o privados, como consecuencia de las
guerras, confiscaciones u otras causas. Y, si proceden de otros archivos, para el receptor significar
un ingreso extraordinario pero para el emisor se tratar de una salida permanente. Y es a la salida de
documentos a lo que a continuacin prestaremos atencin.
37

2.3
Concepto de salida
Por salida de documentos entendemos el conjunto de procesos por los que los documentos,
definitiva o temporalmente, se dan de baja en el Archivo (Heredia, 2011, 164).
2.4
Clases de salidas
2.4.1 Permanentes
La salida permanente se produce cuando los documentos salen definitivamente, como resultado de
su transferencia, eliminacin, retorno a su propietario o de una poltica de reorganizacin de fondos
que impliquen su traslado a otro archivo [Cruz, 2011b, 319).
Las salidas por transferencia siguen los mismos criterios ya expuestos en las entradas. Bien distinta
es la salida de documentos de un Archivo para proceder a su eliminacin. sta es una consecuencia
lgica del proceso de valoracin y seleccin que se aplica a los documentos administrativos en
varios sistemas de Archivos. En algunos de ellos, no en todos, se han aprobado calendarios de
conservacin (o tablas de valoracin, como tambin se denominan) de las principales series
documentales que generan sus agentes productores. En esas tablas queda reflejado el tiempo de
permanencia de las series analizadas en cada Archivo (oficina, central, intermedio o histrico) y su
destino definitivo, sea su eliminacin (indicando cundo y en qu archivos deben ser eliminados) o
su conservacin permanente. Es decir, los documentos que forman cada serie documental, una vez
estudiada, tendrn asignados, una fecha de eliminacin, s as lo ha decidido la administracin de
archivos que los gestiona. De todas formas, en Espaa esos procesos de valoracin, y por ende de
susceptible eliminacin, solo afectan a los documentos generados despus de 1940 (al menos eso
ocurre en Catalua). Y aunque de todo ello se tratar en una asignatura concreta de este curso,
adelantamos ya que por "calendario de conservacin" se entiende, en el Real Decreto 1708/2011 por
el que se establece el Sistema Espaol de Archivos, "el instrumento de trabajo fruto del proceso de
valoracin documental, en el que se recoge el plazo de permanencia de los documentos de archivo
en cada una de las fases del ciclo vital para su seleccin, eliminacin o conservacin permanente y,
en su caso, el mtodo y procedimiento de seleccin, eliminacin o conservacin en otro soporte".
38

Ya apuntamos que pueden salir documentos, e incluso fondos, de manera definitiva para su
conservacin en otros Archivos no dependientes del mismo sistema por cuestiones de reintegracin
o reorganizacin. En Espaa, los mal llamados "papeles de Salamanca" seran un claro ejemplo de
estas salidas permanentes.
2.4.2 Temporales
Las salidas temporales de documentos de un Archivo suelen producirse cuando las oficinas que los
produjeron, u otras autorizadas, los solicitan en prstamo con el fin de que su contenido les sirva
para la gestin de otras unidades documentales en tramitacin o a para resolver directamente
peticiones informativas de diferentes interesados. En los reglamentos de los archivos, o de los
sistemas a los que pertenezcan, se establecen habitualmente las condiciones y duracin de esos
prstamos. Y as, en ellos, se determina qu documentos se pueden prestar, de qu antigedad, por
cunto tiempo, etc. Todos los prstamos realizados quedarn reflejados en un instrumento de
control, el libro registro de prstamos, o en una base de datos con un contenido similar al de los
campos de ese libro, cuyos antecedentes en Espaa se remontan a la Baja Edad Media con los
denominados "libros de conocimientos".
En Espaa, lo habitual es no permitir la salida de un documento en prstamo de un Archivo durante
ms de tres meses, aunque hay excepciones. Los prstamos pueden ser renovados si as se precisa
por necesidades administrativas. Estos plazos no son tan rgidos en el caso de otras salidas
temporales como ocurre con la celebracin de actividades culturales (exposiciones, presentacin de
libros) que requieren la salida de documentos concretos del Archivo, previa la formalizacin del
correspondiente expediente. Tambin, con el mismo requisito, pueden salir documentos para la
realizacin de reproducciones de calidad por parte de empresas especializadas, generalmente
durante un tiempo breve. Este puede alargarse si el motivo de la salida obedece a tareas de
conservacin (encuadernacin, limpieza) o restauracin de los documentos. A veces pueden estar
fuera del Archivo varios aos por sta ltima causa. En los expedientes individualizados que
reflejarn la tramitacin de estas salidas temporales no deben faltar los informes tcnicos en los que
se establezcan las condiciones que garanticen su reingreso, ni los acuerdos o decretos de los rganos
que gobiernan la institucin archivstica aprobando esas salidas.
39

LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS
Al estudiar el concepto de archivo destacamos que en la actualidad la acepcin ms usual es la que

lo identifica con institucin o sistema responsable de las funciones integradas en la gestin de
documentos. Tambin en prrafos anteriores hemos visto la importancia de los sistemas de
archivos, por lo que es preciso detenernos ms pormenorizadamente en esta cuestin.
3.1
Concepto de sistema
Empecemos examinando qu se entiende por "sistema". Los primeros autores que difundieron su
uso en Espaa fueron Mara Jess lvarez-Coca y Eduardo Gmez-Llera, en su artculo "Redes y
sistemas de archivos. Legislacin. rganos. Centros. Recursos", aparecido en el Boletn de
ANABAD en 1988. Eduardo Nez ha demostrado que el concepto de sistema de archivos es
ajeno a la archivstica inglesa, italiana o francesa. Para l (1999, 140) falta una definicin clara y
precisa del concepto, al igual que falta una definicin clara del trmino red de archivos. Y en eso
estamos.
En el Diccionario de terminologa archivstica (1993, 51) se define sistema archivstico como el
"conjunto de normas e instituciones que participan en la direccin, seguimiento, coordinacin e
inspeccin de los programas para la conservacin, tratamiento y difusin del patrimonio
documental. Componen el sistema archivstico los archivos, los servicios archivsticos, la
administracin de archivos, la legislacin archivstica y el personal".
Antonia Heredia, en su libro Qu es un archivo? (2007, 69-70) indica que "sistema de Archivos o
archivstico es una estructura tcnico-administrativa integrada por: leyes y normas que afectan a los
documentos y a los Archivos, por rganos (directivos y consultivos), por centros (sobre todo
Archivos y otros centros especializados en informacin archivstica, en restauracin, en
reproduccin, etc.) y por recursos (humanos y econmicos) cuyo fin comn es la defensa y mayor
servicio del Patrimonio documental". Con ligeros cambios Jos Ramn Cruz Mundet (2011b, 328)
define "sistema archivstico" como el "conjunto de normas, rganos, centros y servicios,
responsable de la gestin eficaz de los documentos y de los archivos".
40

Ahora bien, la primera mencin del concepto sistema de archivos en la normativa espaola
aparece recogida en la Ley 16/1985, de Patrimonio Histrico Espaol, en concreto en su art. 66. Por
l se da a entender que el sistema espaol de archivos est formado por los archivos y los servicios
de carcter tcnico y docente relacionados con los mismos. Habr que esperar hasta la aprobacin
del Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Espaol de
Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administracin General del Estado y de sus
Organismos Pblicos, para encontrar un desarrollo real de este concepto y una definicin ms
acorde con los tiempos. En concreto en su art. 2 se establece que un sistema archivstico es un
"conjunto de normas reguladoras, as como de rganos, centros y servicios competentes en la
gestin eficaz de los documentos y de los archivos". Es decir, un texto muy similar al recogido
anteriormente de J. R. Cruz Mundet, pues no en vano este archivero haba participado en la
redaccin de este texto normativo.
Entre la aprobacin de la Ley 16/1985 y el Decreto 1708/2011, se aprobaron en Espaa distintas
leyes autonmicas sobre archivos y patrimonio documental en el que se normalizaron sus
respectivos sistemas archivsticos.
En Catalua, su Ley 10/2001, de 13 de julio, de Archivos y Documentos, en su art. 16.1, establece
que el Sistema de Archivos de Catalua es "el conjunto de rganos de la Administracin y de
archivos que, con normas y procedimientos, garantizan, de acuerdo con sus valores, la gestin, la
conservacin, la proteccin y la difusin correctas de la documentacin de Catalua, y el acceso a la
misma".
En el art. 2 de la Ley 7/2011, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andaluca, se
indica que el sistema archivstico de Andaluca es un "conjunto de rganos, archivos y centros que
llevan a cabo la planificacin, direccin, coordinacin, ejecucin, seguimiento e inspeccin de la
gestin de los documentos integrantes del Patrimonio Documental de Andaluca y de los archivos
integrados en dicho sistema archivstico".
Como acabamos de comprobar, rganos, centros, servicios, archivos, normas, medios y
procedimientos son conceptos que se incluyen en las definiciones recogidas. Todas ellas las
41

podemos resumir, siguiendo a Rosa Mara Lpez Alonso (2009, 219), indicando que "sistema de
Archivos" es "un conjunto de normas, rganos, centros y servicios que, dotados de recursos,
cooperan entre s para la prestacin de un servicio".
3.2
Tipos de sistemas archivsticos
Luis Fernando Jan Garca (2003, 122) en su anlisis sobre los sistemas de archivos distingue entre
cuatro modelos o categoras de integracin de los archivos y que denomina de la siguiente manera:
a) Sistema archivstico institucional
b) Sistema de Archivos
c) Sistema Nacional de Archivos
d) Redes de Archivos
La nota que caracteriza a los archivos que forman una red de Archivos es su especificidad. Sus
fondos documentales han sido generados por similares instituciones productoras. Las redes de
archivos pueden formar parte de cualquiera de los sistemas que vamos a analizar a continuacin. Y
ya sealamos que por red de archivos se entiende el "conjunto de archivos, de igual tipologa, para
el que se prev un mismo modelo de gestin documental" y el "conjunto de Archivos de una
institucin que de acuerdo con el ciclo vital de los documentos constituyen una sucesin de centros
para la residencia de los documentos segn su edad, con una gestin documental nica" (Heredia,
2011, 157).
3.2.1 Sistema archivstico institucional

El "Sistema archivstico institucional" es el modelo de integracin de todos los archivos de una
entidad con la finalidad de lograr la organizacin de sus documentos y su puesta en servicio. Este
sistema depende de la institucin productora y del fondo documental generado y su organizacin.
Los elementos de este sistema seran: los archivos que lo forman (archivos de gestin, archivo
central, intermedio e histrico), la administracin que se encarga de su gestin y planificacin, los
servicios tcnicos que le sirven de apoyo, la normativa y los recursos precisos para su
42

funcionamiento (instalaciones, personal, medios tcnicos y tecnolgicos). Un ejemplo claro de este

modelo podra representarlo los archivos de una diputacin o de un ayuntamiento de cierta entidad.
La plasmacin terica de la organizacin y funcionamiento de estos sistemas de archivo
institucionales queda reflejada en los correspondientes reglamentos, al menos en Espaa.
3.2.2 Sistema de Archivos

El "Sistema de Archivos" est formado por todos los archivos de una regin o territorio concreto,
siempre siguiendo a L. F. Jan Garca.
Para este autor los rasgos que caracterizan a un sistema de Archivos son, por un lado, que los
archivos que lo forman son muy variados, procedentes de instituciones distintas (pblicas e incluso
privadas), y, por otro, que se ubican en un espacio geogrfico determinado que califica como
regional.
Por lo tanto para l hay tantos Sistemas de Archivos en Espaa como comunidades autnomas.
Cada uno de esos Sistemas de Archivos gozara de absoluta autonoma en relacin con los dems,
aprobando normas que solo afectan a los archivos de esa comunidad.
3.2.3 Sistema nacional de Archivos

Por ltimo, para el archivero costarricense, un "sistema nacional de Archivos" se caracteriza por
a) Su carcter nacional (abarca todo el territorio del pas)
b) Est constituido por todos los archivos pblicos, y privados (que lo decidan), del pas
c) Disea, planifica y aprueba la poltica archivstica nacional
d) Sus competencias estn amparadas en una norma de rango superior con aplicacin a todo el
pas
Resumamos, segn Luis Fernando Jan Garca,
43

a) Lo que prima en un "sistema archivstico institucional" es la institucin productora, su

fondo documental y la organizacin de ste.
b) Un "sistema de Archivos" est conformado por el conjunto de archivos de un espacio
geogrfico concreto.
c) El "sistema nacional de Archivos" es nico al agrupar a todos los archivos, pblicos o
privados, de un Estado. Es el encargado de dictar las polticas archivsticas nacionales.
3.3
Elementos de un sistema de archivos
Los elementos que conforman un sistema de Archivos han sufrido interesantes variaciones como
hemos podido comprobar al estudiar el concepto.
Los elementos de un "sistema archivstico", segn el Diccionario de terminologa archivstica
publicado en 1993, son los archivos, los servicios archivsticos, la administracin de archivos, la
legislacin archivstica y el personal. Pero en esta publicacin, al menos en esa edicin, no se aclara
qu se entiende por servicios archivsticos, por administracin de archivos o por personal.
Recordamos que para Antonia Heredia un sistema de Archivos est formado por leyes y normas que
afectan a los documentos y a los Archivos, por rganos (directivos y consultivos), por centros
(sobre todo Archivos y otros centros especializados en informacin archivstica, en restauracin, en
reproduccin, etc.) y por recursos (humanos y econmicos). Por "Administracin de Archivos"
entendemos esos rganos directivos o consultivos, y de sus manifestaciones ya hemos hablado
anteriormente.
De una manera ms precias, Rosa Mara Lpez Alonso (2009, 219) ha escrito que los elementos de
un sistema de Archivos son:
a) La normativa o legislacin que regula su funcionamiento.
b) Los rganos directivos, ejecutivos, coordinadores, asesores o consultivos.
c) Los centros o instituciones archivsticas con su contenido o documentos archivsticos.
d) Los servicios tcnicos especializados de informacin, de reprografa, de conservacin, que
apoyan en aspectos concretos a los rganos y a los centros de archivos.
44

e) Los recursos materiales, econmicos, tcnicos, tecnolgicos y humanos, destacando los

archiveros.
f) Las relaciones entre los distintos elementos: de coordinacin, de jerarqua, etc.
g) Los fines: prestacin de servicios a los usuarios. Es lo que justifica la existencia del Sistema
de Archivos.
Incluso hay autores y normas que amplan estos elementos especialmente si lo que describen son
"sistemas de archivos institucionales". As el Decreto 160/2006, que aprueba el Reglamento del
Sistema de gestin documental de Canarias, incluye como uno de sus elementos "las operaciones y
tcnicas administrativas y las funciones archivsticas". Y Joaquim Llans, en su Manual de normas
y procedimientos archivsticos de la Universidad Pblica de Navarra (2006, 17), recoge dentro de
la definicin del sistema archivstico de esa Universidad "los principios metodolgicos, las tcnicas
y herramientas archivsticas que sirven de fundamento bsico a la definicin de polticas y normas
que rigen la gestin y el tratamiento documental de la Universidad.
Ahora vamos a detenernos en cada uno de esos elementos, al menos en los ms importantes y
brevemente.
3.3.1 Legislacin
La legislacin archivstica, segn el Diccionario de terminologa archivstica (1993, 40) es el
"conjunto de leyes, reglamentos y normas tcnicas que regulan la reunin, control, conservacin,
proteccin jurdica y organizacin de los archivos de un pas". Esta definicin es aplicable a
cualquier sistema de archivos amoldndola a su mbito territorial.
En su aplicacin es importante tener en cuenta el principio de jerarqua normativa. En Espaa, el
sistema espaol de Archivos est condicionado por las normas de mbito europeo que le puedan ser
aplicables. Los sistemas de Archivos de las distintas comunidades autnomas, junto con la
legislacin propia en su mbito competencial exclusivo, estarn regulados por las normas estatales
que le sean de aplicacin. Los sistemas de Archivos de los municipios o diputaciones, si es que
llegan a alcanzar esa complejidad, podrn aprobar reglamentos que los regulen, pero en su
45

redaccin seguirn los principios y disposiciones de rango estatal y las que haya aprobado la
comunidad autnoma a la que pertenezca.
3.3.2 rganos directivos y consultivos

La ejecucin de la poltica archivstica prevista en cada Sistema depende de los rganos directivos o
ejecutivos (direcciones generales, subdirecciones, servicios, etctera). A ellos les compete pues la
Administracin de Archivos, entendida como el conjunto de funciones y actividades para
gerenciar los archivos y otras instituciones archivsticas por los rganos que tienen competencia
para ellos (Heredia, 2011, 40). Tambin existen rganos asesores que con el nombre de juntas,
consejos o comisiones realizan tareas consultivas. Las atribuciones, composicin y normas de
funcionamiento de estos rganos varan segn los diferentes sistemas de archivos y de ello se da
cuenta en las normas que lo regulan. El Sistema Espaol de Archivos, por ejemplo, tiene como
rganos consultivos y de asesoramiento a la Comisin de Archivos de la Administracin General
del Estado, al Consejo de Cooperacin Archivstica, y a la Comisin de Normas Espaolas de
Descripcin Archivstica.
3.3.3 Archivos y centros tcnicos

Los Archivos de un sistema se agrupan formando redes. Pero hay diferencias entre ellas segn la
caracterstica elegida para integrar los archivos en esa red. Hay redes que agrupan a sus archivos en
razn a la territorialidad, otras por la titularidad de los fondos y las hay que se basan en la edad de
los documentos. En Espaa, ejemplos seran la red de archivos histricos provinciales de una
comunidad autnoma (territorialidad), la red de archivos de delegaciones de las distintas consejeras
(titularidad) o la formada por los archivos de oficina, centrales e histrico de una diputacin
provincial (edad de los documentos). Por el art. 8 del Real Decreto 1708/2011 por el que se
establece el Sistema Espaol de Archivos se clasifican los Archivos del "Sistema de Archivos de la
Administracin General del Estado", atendiendo al ciclo vital de los documentos, en: a) Archivos de
oficina o de gestin; b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos
pblicos dependientes de los mismos; c) Archivo intermedio y d) Archivos histricos. Como
centros tcnicos de ese Sistema, dependientes del Ministerio de Cultura espaol, se encuentran el
46

Centro de Informacin Documental de Archivos (CIDA) y el Servicio de Reproduccin de

Documentos (SRD).
3.3.4 Recursos humanos, materiales y econmicos

La dotacin de personal y de recursos econmicos en los diferentes "Sistemas de Archivos"
depende de los presupuestos asignados por las instituciones a las que pertenecen. La pertenencia a
una determinada red de archivos dentro de un sistema puede condicionar la dotacin de esos
recursos humanos y econmicos.
En Espaa, en el Sistema de los Archivos Estatales, ahora llamado Sistema de Archivos de la
Administracin General del Estado, el personal se clasifica en tres categoras: Cuerpo Facultativo
de Archiveros (creado en 1858), Cuerpo de Ayudantes de Archivos y Cuerpo de Auxiliar de
Archivos. Esta diferenciacin est en razn de la titulacin exigida para el acceso a los procesos
selectivos. En los sistemas de Archivos de las comunidades autnomas se han creado sus propios
cuerpos de funcionarios con denominaciones diferentes. En Castilla-La Mancha, por ejemplo,
trabajan en los archivos autonmicos personas adscritas al Cuerpo Tcnico de la Escala Tcnica de
Archivos, Bibliotecas y Museos, al Cuerpo Ejecutivo de la Escala Administrativa de Archivos y
Bibliotecas y al Cuerpo Auxiliar de la Escala Auxiliar de Archivos y Bibliotecas. Las funciones
archivsticas que desarrollan los tcnicos que prestan servicio en los archivos de las distintas redes
integradas en un sistema de Archivos pueden ser muy similares, pero, al menos en Espaa, puede
haber grandes diferencias en los procesos selectivos (pruebas y temarios) superados y en la
remuneracin econmica que perciben.
47

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Tema 2 - Mariano Garcia - Archivistica

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EXPERTO EN CONSERVACIN Y GESTIN DEL

PATRIMONIO DOCUMENTAL POR LA UNIA,

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

ARCHIVSTICA: DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. PRINCIPIOS Y FUNCIONES. ............ 7

Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series) ............................ 26

INGRESOS Y SALIDAS DE DOCUMENTOS ...................................................................... 34

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

Archivos y centros tcnicos ................................................................................................ 46

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

ASIGNATURA. 1.2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y

Crditos ECTS y carcter

Los conocimientos adquiridos en esta asignatura permitirn al alumno:

la distincin clara de un documento de archivo, en papel o electrnico, de cualquier

la organizacin de los documentos de archivo ,aplicando el principio de procedencia

el reconocimiento de las edades documentales a partir del uso de los documentos

la distincin de los diferentes tipos de Archivos y sus funciones prioritarias

la plasmacin de un Sistema de Archivos en un determinado territorio o de una red o

la discusin sobre la permanencia de los principios archivsticos.

las diferentes modalidades de adquisicin y de salidas de documentos

Difcilmente sin el conocimiento de la Archivstica se pueda ejercer de archivero, de docente de la

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

Sera conveniente tener un acercamiento al ejercicio de la profesin.

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

Es la Archivstica sin discusin y de forma inexcusable

1.1.1 Archivstica, archivologa un poco de historia

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

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decisivamente en la consolidacin de esta ciencia y en su plasmacin terica. Despus, ya iniciado

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informacin, la lingstica, el marketing, pues una de las caractersticas de la archivstica es su

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ltimamente y por influencia canadiense se est recalcando como fundamento de la archivstica el

1.1.6 Diferencias y similitudes con otras ciencias de la documentacin

TEMA 2. Archivstica: documentos y archivos. Principios y funciones. Ingresos y salidas

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En Ley 16/1985 de Patrimonio Histrico Espaol, de 25 de junio de 1985, se define el archivo

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1.2.2 Fines y funciones de los archivos

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de las funciones integradas en la gestin de documentos. Pero ambas son complementarias y

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formacin especfica se puede disponer de tcnicos expertos en reprografa, restauracin,

1.2.4 Clases de archivos

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Algunas aportaciones realizadas en pases de Hispanoamrica inciden en esa lnea. As en el

1.3.2 Unidades documentales simples y compuestas

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1.3.2.1 Los expedientes

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1.3.2.2 Los registros

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1.3.3 Las agrupaciones documentales (fondos, divisiones de fondo y series)

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especialmente en las relacionadas con la organizacin, descripcin, valoracin y seleccin de los

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Aunque en la NEDA desapareca la agrupacin identificada como subfondo no ocurri lo mismo en

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