cOsTOSPropuesta técnica y metodolégica: Hans Auer (PROGRAM, S.A.) Mauricio Quintana (GTZ/PROMOCAP) Mediacién pedagégica, disefio y diagramacion: ASOCIACION CEPSE 9 Av. 2-28, Zona 1, Ciudad Guatemala, Guatemala C.A. Telefax: + (502) 2238-4831 cepse@intelnet.net.gt Editado y publicado por: Programa Promocién de la Microempresa, Pequefia y Mediana Empresa en Guatemala. GTZ/PROMOCAP 13 Calle 2-60, Zona 10, Edificio Topacio Azul 5° nivel of. 502 Ciudad Guatemala, Guatemala CA. Tels. + (502) 2363-0308 / 2363-0688 Fax: + (502) 2363-0708 E-mail: promocap@atzpromocap.org.gt PROGRAM, S.A. Consultores 0 Calle “A” 0-18 Zona 10, Quetzaltenango, Guatemala C.A. Telefax: + (502) 7761-5919 E-mail: auer@guate.net.gt sabinochan@intelnet.net.gt Diciembre 2006PRESENTACION La Cooperacién Técnica Alemana (GTZ), a través de su Programa “Promocién de la Microempresa, Pequefia y Mediana Empresa en Guatemala -GTZ/PROMOCAP-”, tiene como objetivo que MiPyMES y personas emprendedoras con potencial de desarrollo, en dreas geograficas seleccionadas, aumenten su competitividad tanto en el mercado de bienes y servicios, como en el laboral, contribuyendo de esta manera al proceso de paz y a la democratizacién del pais. De manera particular, su componente Capacitacién Emprendedora y Servicios Empresariales -CASE- pretende que se fortalezca la sostenibilidad de la oferta de capacitacién emprendedora para jévenes, y la oferta de servicios de desarrollo empresarial para subsectores seleccionados Una de las lineas clave de trabajo de dicho componente es la consolidacién e institucionalizacién de instrumentos que permitan el aumento de la empleabilidad juvenil, contribuyendo asi al establecimiento de estrategias que faciliten la exitosa insercién laboral de la juventud guatemalteca. En tal sentido, el Manual para la Generacién de Proyectos Empresariales -GPE- disefiado en forma conjunta por GTZ/PROMOCAP y la empresa consultora PROGRAM S.A., pretende que la juventud que participa en los sistemas formal y no formal de la educacién guatemalteca, pueda desarrollar un proceso que le facilite pensar, proponer, disefiar y evaluar ideas que puedan convertirse en proyectos personales, particularmente de cardcter empresarial y con una mayor probabilidad de éxito. El Manual de GPE que presentamos esta estructurado en forma modular y sencilla, pretendiendo que el mismo invite a quienes participan en el proceso, a concluirlo en su totalidad, poniendo en juego su creatividad, su capacidad de anilisis, el trabajo en equipo y sobre todo su capacidad de tomar decisiones, contrastando sus propuestas con la realidad. Esperamos contribuir con este material al esfuerzo que realizan en Guatemala las instituciones que tienen como objetivo “la educacién para el trabajo”, fortaleciendo su oferta técnica; y, de manera particular, esperamos que la juventud que es atendida por estas organizaciones sea beneficiada directamente con la iniciativa. Sybille Thielsch Coordinadora de Programa GTZ/PROMOCAPIntroduccién Costos Costeo Costos variables Costos de mano de obra Costos fijos Depreciacién Costos fijos por producto 0 servicio Costos totales y por producto en quetzales Ganancias Resumen de costos Punto de equilibrio Retroalimentacién Anexo Formulario de costos de producto en quetzales o1 02 02 03 03 04 04 os 06 06 07 12 13 14éTendré 0 no ganancias con mi proyecto empresarial?, étodo lo que logre vender es ganancia? o, écudl debe ser el precio de mi producto o servicio?, écudnto debo vender para recuperar el dinero que he invertido y obtener ganancias? iiiQué preguntas!!! Pero debes poder responderlas. Hay personas que no “logran ver" si ganan o pierden, que no entienden por qué su negocio no logra generales ganancias... Quizés no se dieron el tiempo de pensar, antes de iniciarlo, si ese tipo de actividad econémica les seria rentable 0 no... En este médulo, te dards cuenta de que no es dificil conocer sobre costos y cuanto debes vender para obtener ganancias. iTe retamos! éAceptas?...Después de que ya viste todos los temas anteriores, ahora verds un tema de suma importancia para cualquier empresario 0 empresaria, y se le conoce como COSTOS. COSTO es la cantidad de dinero que la empresa gasta para producir y vender sus productos o servicios: (~ Se llama COSTEO a la manera en que se calculan los costos para producir/vender un producto o proveer un servicio. Cuando la persona empresaria conoce a fondo sus costos y sabe costear, es capaz de tomar mejores decisiones ya que con ellas puedes: — Reducir y controlar los costos en el proceso de produccién y en el funcionamiento de la empresa. Localizar puntos débiles de tu empresa. Idear nuevos procesos de produccién y de administracién Controlar cémo afectan las medidas realizadas. Comparar entre alternativas de: inversion, productos 0 servicios, diferentes periodos de tiempo. vVu¥y Yy Y obtener una base para calcular el precio de los productos y servicios que vas a vender. Pero ojo: el precio finalmente lo decide el mercado (competencia y clientes). las facturas que das, te dicen tus ingresos. Para realizar un costeo que ayude a tu empresa a alcanzar el éxito, la informacién que necesitas se encuentra en tus cotizaciones, hojas de tiempo de produccién, en las facturas que recibes al comprar. las que recibes, te dicen tus gastos.Los negocios tienen costos diferentes. Sin embargo, en todo negocio o empresa existen dos tipos de costos: - Costos variables - Costos fijos COSTOS VARIABLES: Son los costes que estan relacionados directamente con los productos 0 servicios que produces y vendes, los materiales empleados, asi como la mano de obra utilizada. Son los costos que cambian cuando la “produccién” varia. Ejemplos: Materia prima El empaque El agua para limpiar los productos La mano de obra Comisiones sobre ventas KANN Ee Para un comerciante, los costos de material —~ son los costos de compra de mercaderia para su venta, ) El costo de material aumenta en la misma proporcién como aumenta la cantidad de productos o servicios elaborados o prestados. Esto significa que si no produces, no gastas en material. EJEMPLO DE COSTOS VARIABLES Cantidad de | Costo materia | Costomano | Costo variable jugos a prima (fruta, de obra total producir_|_azicar, leche) 1 2.00 1.50 93.50 2 94.00 Q3.00 Q7.00 8 Q16.00 Qi2.00 (28.00 Costo de mano de obra variable: significa que el empresario paga sélo por el producto elaborado. En el ejemplo anterior, pagard Q1.50 por cada jugo terminado. Si la persona produjera 8 jugos, el costo de mano obra sera Q12.00 (8 x Q 1.50). Un costo variable también puede ser el pago de la comisién por la venta de un producto. Por ejemplo, la vendedora recibe Q0.50 de comisién si logra vender 1 jugo. Por lo tanto, si vende 50 jugos, seran Q25.00. A la suma de los diferentes costos variables por producto o servicio se le llama Costo total variable por producto o servicio. a Soma’)‘0. MO0y, » COSTOS FIJOS: Son los costos que no estan relacionados directamente con los productos 0 servicios que vendes, tales como: alquiler de local, sueldos fijos, depreciacién, intereses, electricidad, agua, promocién, etc. Son los costos que tendras que pagar independientemente de si la empresa produce o no. DEPRECIACION: a sabes que es depreciacién? Empezaré contandote que la depreciacién es un costo para tu negocio o empresa. Basicamente, se define como la pérdida en el valor por desgaste del equipo, herramientas, maquinaria o vehiculos. La depreciacién del valor de un equipo o maquina se calcula por afio, mes o dia, * La depreciacién anual se calcula al dividir el precio de! equipo o maquina entre el numero de afios utiles. Para obtener la depreciacién mensual, se divide la depreciacién anual entre 12; y para calcular la depreciacién diaria, se divide la depreciacién’ mensual entre los dias trabajados por mes Para calcular la depreciacién de la licuadora, la refrigeradora, cuchillo, cucharén y vasos, “E! Juguito Feliz” realiza las siguientes operaciones: EJEMPLO DE DEPRECIACION DE LA JUGUERIA Precio Vida ceil Diario de compra [ates Anual Mensual_|(30 dias * mes)| Licuadora 250.00 3 983.33 6.04 0.23 isos oor 92,000.00 5 400.00 33.33 quit E ilo, eachardn vases 600.00 2 300.00 25.00 0.83 ste) TOTAL 783.33 | 965.27 2.17___/“Tos negocios o empresas tienen costos fijos que no se pagan mensualmente, por ejemplo: seguros, licencias, herramientas y utiles de escritorio, etc. Para obtener estos costos, se divide el costo del servicio entre el nimero de meses en que seran utilizados. Costos fijos por producto o servicio Se suman todos los Costos Fijos y éstos deben ser divididos y compartidos por C cada producto 0 servicio que el negocio elabore o venda. ) Ejemplo: Costes fijos mensuales de una jugueria: Q1,200 en este tiempo se produjeron 420 jugos. Entonces, se divide 1,200 entre 420 y te da 2.86. Por cada jugo producido, hay un costo fijo de 2.86. Y sila jugueria produjera en el mismo mes el doble de jugos, es decir 840, entonces el costo fijo por jugo se reduce a la mitad: 1,200 dividido 840 igual a 1.43. éSabes que es el COSTO ora? | El costo total es la suma de todos los costos fijos y variables.oe Ejemplo: & COSTOS TOTALES Y POR PRODUCTO (en Quetzales) Cantidad de jugos producidos en| 1 420 840 el mes Costos fijos Sores 1,200.00 1,200.00 1,200.00 Costos 3.50 1,470.00 2,940.00 variable Costo TOTAL 1,203.50 2,670.00 4,140.00 Costo por roducto 1,203.50 6.36 4.93 1 jug) Este ejemplo muestra claramente que si produces més, el costo por unidad, en este caso un jugo, se reduce, ya que en una mayor cantidad de productos se comparte el costo fijo. _ Me imagino que te estas preguntando, éen qué te puede ayudar esta informacién? Te ayudaré para tomar una buena estrategia de ventas para aumentar tus ganancias. Ejemplo: En el mercado se vende el jugo que tu produces a un precio promedio de Q6.50. Has visto que con este precio puedes vender los 420 jugos al mes. Pero si bajas el precio a Q6.00, podrias vender sin ningtin problema 840 jugos en e| mismo tiempo. idad de jugos 420 840 jo de venta 96.50 6.00 Costo por jugo 96.36 94.93 Ganancia por jugo Q0.14 Qu.07 Total ganancia 958.80 9898.80 ((€Qué pasara con las ganancias? Calculemos. A pesar de haber bajado el precio de los jugos de Q6.50 a Q6.00, la ganancia con la mayor venta es atin 15 veces mayor, X(Bee ahora, refrescaré tu mente con un breve RESUMEN DE COSTOS. Costo total = costo fijo + costo variable EE un instrumento de planificacién y contro! COSTO FIJO Son los costos que deben pagarse atin cuando el negocio no “produzca” y que no cambian aunque varie la “produccién”. iCUIDADO, PUEDEN VARIAR CON EL TIEMPO! + Arrendamiento del local y del equipo + Intereses + Amortizaciones o depreciaciones + Seguros Impuestos fijos Servicios publicos y/o privados (luz, teléfono, gas, etc.) + Sueldo y prestaciones laborales COSTO VARIABLE Son los costos que varian cuando la “produccién” varia: Insumos de un producto Empaque Agua para limpiar los productos Materiales Comisiones sobre ventas a Soma’)Con cada siguiente unidad producida, reducimos los costos fijos por unidad. (3 la Depreciacio: El desgaste del equipo o de la herramienta se convierte en un costo, el cual se puede recuperar distribuyendo la inversién inicial a lo largo de todo el periodo de su vida util. Otro ejemplo de depreciacién: Valor de compra de una estufa 480.00 Vida util estimada 4 afios Si quieres averiguar cual es la depreciacién mensual para el célculo de costos, tienes: Depreciacién anual (Q480.00 dividido 4) igual a Q120.00 por afio Depreciacién mensual (Q120.00 dividido 12) igual a Q10.00 por mes. En la prdctica, la depreciacién es el dinero que debes ir reservando para la renovacién de ia maquina o herramienta cuando se agote su vida util.Para conocer tus oo Y para que conozcas los costos de tu producto debes realizar los siguientes pasos. Costo de un producto o servicio (en Quetzales) Empresa: El Juguito Feliz Producto/ Servicio: Jugos Fecha: _20/01/ 2006 Jugos producidos al mes: 420 1, Costo Variable 1.1 Costo de materiales / insumos por producto/servicio = Costo M.P./Insumos 1 Producto/Serv. Materia Prima/ | Costo Unitario | X Cantidad Insumos costos variables, en el primer [| Fruta(2 Bananos) cuadro escribe: [| azicar (4 onzas) costos de materia costos de materia [Leche (vase) y lo multiplicas por la cantidad a producir. Costo de M.P./Insumo por unidad 1.2 Costos de mano de obra variable por producto/servicio Tipo Mano de obra En este cuadro debes escribir los costos de: Empleado Costo 7 S (hora de trabajo) ,cantidad de produccién por| hora Q2.00 = Costo M.O, por unidad * Dinero pagado por una cantidad de jugos producidos por hora. De la suma del resultado de ambos cuadros obtendrds el costo total variable por unidad. 1.3 COSTO TOTAL VARIABLE POR UNIDAD (Materia Prima + Mano de Obra ) 9 Soma0yy Costo Total Mano de obra por unidad Qt.50 Q3.50En los siguientes cuadros, escribe tus costos fijos por mes y la depreciacién por mes. 2. Costos fijos por mes (en Quetzales) Rubro. Alquiler ‘Seguros Energia Teléfono Promocién y publicidad Sueldos fijos ‘Sueldo empresario /a Intereses Administrativos Costo mensual 9400.00 Q100.00 80.00 Q100.00 Q454.73 Depreciacién maquinaria y equipo (poner dato de depreciacién) Maquinaria/] Precio equipo Total Costo fijo por mes ‘0. MOoy, Q1,200.00 Licuadora 250.00 Refrigeradora usada [| 92,000.00 Equipo {cuchillo, harén, vasos etc.) 600.00 983.33 400.00 (300.00 Total depreciacién3. Costo por producto/servicio El total del costo fijo por mes lo divides entre la cantidad de productos por mes. Al sumar tu costo variable al costo fijo, te da como resultado el costo total del producto. Costos variables (punto 1.3) 93.50 Q1,200.00 Total costo fijo por mes = Q2.86 Total cantidad de productos/servicios por mes 420 Costo total del producto/servicio (Suma costo variable + costo fijo) SornaoyAhora, te ensefiaré équé es el PUNTO DE EQUILIBRIO? Es el punto en donde se cruzan los COSTOS TOTALES con las. VENTAS TOTALES del mes. Se le llama PUNTO DE EQUILIBRIO porque en ese punto la empresa o negocio no tiene PERDIDA ni GANANCIA, Y ésta es una muestra de la grafica donde puedes visualizar el punto de equilibrio. Ingresos Q J s.000 00. Ganancia Venta Q6.50 por cada jugo 2,500.00 unto de equilibrio aoe SS \ 2,000.00 Costos variables Q3.50 por jugo 41,500.00: 2 ~~ Costes fijos \ 41,000.00- - Q1,200 par mes 500.00" 100200 300400 500 ——> Cantidad de de jugos por mes Me imagino que en estos momentos te estaras preguntando éen qué me ayuda el punto de equilibrio? ganancias. En el ejemplo anterior, se tendria | que vender como minimo 411 jugos al mes. |COSTOS VARIABLES: los que varian | cuando la produccién varia. Soma’) Retroalimentacion _—_—————__— Recuerdas que ... } EL COSTEO lo haces para |) calcular y conocer cuanto te costara producir los jugos. productos 0 sus servicios. El costo se divide en: EL COSTO es la cantidad de dinero que la empresa gasta para producir y vender sus COSTOS FIJOS: los que tienes que pagar, no importando si produccién/venta alta o baja. Los costos fijos incluyen: alquiler del local, sueldos fijos, electricidad, depreciacién, maquinaria y equipo, etc. DEPRECIACION: es el desgaste del equipo, herramientas, maquinaria y vehiculos, ES importante que lo tomes en cuenta para obtener el costo total de lo que estas produciendo para vender. tienes |ANEXO Empresa: Costo de un producto o servicio en Quetzales Fecha: Producto/Servici 1. Costo variable ‘ales / insumos por producto/servicio X Cantidad | = Costo M.P./Insumos 1 Producto/Serv. 1.1 Costo de materi Costo unitario Materia prima/ insumos Costo de M.P./Insumo por unidad 1.2 Costos de mano de obra variable por producto/servi / Cantidad de Costo M.O. por unidad Tipo hora de trabajo) produc Mano de obra _| (hora de trabajo) produces Costo Total Mano de obra por unidad 1.3 COSTO TOTAL VARIABLE POR UNIDAD (Materia prima + Mano de obra)ANEXO 2. Costos fijos por mes en Quetzales Rubro Costo mensual Alquiler Seguros Energia Teléfono Promoci6n y publicidad Sueldos fijos Sueldos empresario /a Intereses Administrativos Depreciacién de maquinaria y equipo (poner dato de depreciacién) Total Costo fijo por mes = FE equipo Total depreciaciénANEXO 3. Costo por producto/servicio Costos variables (punto 1.3) Total costo fijo por mes Total cantidad de productos/servicios por mes Costo total del producto/servicio (Suma costo variable + costo fijo) Moo, Ug = o CL]