Mdulo: II

Unidad: 4

OFIMTICA

JUAN MANUEL
VARGAS LLANOS

Semana: 7

ACCESS

CONTENIDOS TEMTICOS
Fundamentacin terica de bases de
datos.

Elementos bsicos de Access.

Crear y modifica tabla de datos.
Relaciones entre tablas.

Formularios, Informes.

Iniciar Access 2007

Existen dos formas bsicas:

Desde el botn Inicio situado en la

esquina inferior izquierda de la pantalla.

Desde el icono de Excel

del escritorio.

Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes

operaciones:

Hacer clic en el botn cerrar,

este botn se encuentra

situado en la parte superior derecha de la ventana de Access.

Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4, con

esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas

activa en ese momento.
Hacer clic sobre el men Botn Office

Salir.

y elegir la opcin

Pantalla Inicial

Botn Office

Panel de
Exploracin

Barra de Acceso rpido

Tipo de Campos

Barra de estado

Barra de ttulo

Barras de
desplazamiento

Botn de ayuda

Las Barras
La barra de ttulo

La barra de ttulo contiene el nombre del

programa y del archivo con el que estamos
trabajando en el momento actual. En el extremo
de la derecha estn los botones para minimizar,
maximizar/restaurar
y cerrar.

 La barra de acceso rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms

habituales de Access como Guardar ,

Deshacer

Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los

botones que se desee. Para ello hacer clic en la flecha
desplegable de la derecha y selecciona Personalizar

Banda de opciones de acceso rpido.

 Se abrir un cuadro de dilogo como el

siguiente:

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del

programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Crear,

por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con

la creacin de los diferentes elementos que se pueden

crear en Access.

En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles,

las reconocers porque tienen un color atenuado.

 Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso

por teclado. De esta forma aparecern pequeos

recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la

tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para
acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

 Las opciones no disponibles en el momento actual se

muestran semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a

pulsar la tecla ALT.
Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas,
la barra se minimizar para ocupar menos espacio.
De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas

y las opciones quedarn ocultas.

Opciones del Botn Office

Este men
contiene algunos
de los comandos
que solan
aparecer en el
men Archivo en
versiones
anteriores de
Access

Permite personalizar las opciones de Access.

En Access 2003 corresponde a:
Herramientas/Opciones/Personalizar

Base de Datos
Es un conjunto de datos que estn organizados para un

uso determinado y el conjunto de los programas que

permiten gestionar estos datos es lo que se denomina

Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2007 tienen la extensin
.ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se
organizan en Tablas.

Tablas de datos.
Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para
almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un
tema o asunto particular.
Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes
datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente,
direccin,...
Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente
forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro

registro.

Crear una base de datos

Para crear una nueva base de datos se debe:
Hacer clic sobre la opcin Nuevo del Botn de Office

Aparecer la ventana de Introduccin a Microsoft Office Access.

Selecciona la opcin Base de datos en blanco.

 A continuacin aparecer en un panel a la derecha de la

pantalla el siguiente cuadro:

Aqu debers indicar el Nombre de archivo de la base de

datos.
Para seleccionar la carpeta donde guardar el archivo puedes

hacer clic en el botn Buscar ubicacin

Pulsar el botn Crear para crear la base de datos.

Por defecto, Access abrir una nueva tabla para que puedas
empezar a rellenar sus datos

La forma de crear una tabla en vista diseo consiste

en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las
distintas

columnas

que

esta

tendr

otras

consideraciones como claves, etc...

Otra forma rpida de llegar a la vista Diseo es
haciendo clic en el botn de Vista de Diseo en la
barra de estado

 En la primera fila escribir el nombre del primer campo,

al pulsar la tecla INTRO pasamos al tipo de datos, por
defecto nos pone Texto como tipo de dato. Si
queremos cambiar de tipo de datos, hacer clic sobre la
flecha de la lista desplegable de la derecha y elegir
otro tipo.

Los diferentes tipos de datos de Access 2007

son:

Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Tiene una longitud

por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos
como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

Memo: Se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de
65.536 caracteres. Access recomienda para almacenar texto con formato o documentos largos, crear un campo Objeto OLE
en lugar de un campo Memo.
En Access 2007 se puede ordenar o agrupar por un campo Memo, pero Access slo utiliza los 255 primeros caracteres
cuando se ordena o agrupa en un campo Memo.

Nmero: Para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo
nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los
tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales; el tipo Id. de rplica se utiliza para claves auto numricas en bases
rplicas.

Fecha/Hora: Para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999.

Moneda: Para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que
contengan entre uno y cuatro decimales. La precisin es de hasta 15 dgitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4
dgitos a la derecha del mismo.

Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los
clculos. Un campo Moneda tiene una precisin de hasta 15 dgitos a la izquierda de
la coma decimal y 4 dgitos a la derecha. Un campo Moneda ocupa 8 bytes de
espacio en disco.

Autonumrico: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero

aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a
una tabla. Los campos Autonumrico no se pueden actualizar.

S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No,
Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios.

Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y

utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin de hipervnculo puede tener
hasta tres partes:
Texto: el texto que aparece en el campo o control.
Direccin: ruta de acceso de un archivo o pgina.

Subdireccin: posicin dentro del archivo o pgina.

Sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

Existe otra posibilidad que es la Asistente para bsquedas... que crea un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de
lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para
bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos
basndose en los valores seleccionados en l.

La clave principal

La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla

y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave
podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual
identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero

podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo.

Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes

pasos:

Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal.

Hacer clic sobre el botn Clave principal en el marco Herramientas de

la pestaa Diseo.

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que

dicho campo es la clave principal de la tabla.

Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios

campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla Ctrl y el
campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en
el botn anterior .

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la

clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden
haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal.

Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos

reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error de
este tipo:

Modificar el diseo de una tabla.

Si una vez creada una tabla, se quiere cambiar algo de su
definicin (por ejemplo, aadir una nueva columna,
ampliar una columna que ya existe, borrar una columna,
etc...) tendremos que realizar una modificacin en su
diseo:
Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a
modificar, en el caso de que no lo estuviera.
Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar,
seleccionar Vista Diseo en el men contextual:

Aparecer la ventana de diseo de tablas

Para modificar la definicin de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y realizar
las sustituciones necesarias.

Para aadir un nuevo campo,

Ir al final de la tabla y escribir la definicin del nuevo campo, O

Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botn de la pestaa Diseo, en este
ltimo caso el nuevo campo se insertar delante del que estamos posicionados.

Para eliminar un campo,

Posicionarse en el campo y hacer clic en el botn

de la pestaa Diseo. o

Seleccionar toda la fila correspondiente al campo haciendo clic en su extremo izquierdo y cuando

est remarcada pulsar la tecla Supr o Del.

Se borrar el campo de la definicin de la tabla y los datos almacenados en el campo tambin

desaparecern.

Por ltimo, guardar la tabla.

Introducir y modificar datos en una tabla.

Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel
de Exploracin.
Desde el Panel de Exploracin hacer clic derecho sobre

la tabla a rellenar y seleccionar la opcin en el men

contextual.
Si esta en la vista de Diseo de tabla, hacer clic sobre el

botn Vistas de objeto y elegir Vista Hoja de datos en la

pestaa Inicio o diseo.

 En los tres casos aparecer la ventana Hoja de datos:

Cada fila sirve para introducir un registro.

Escribir el valor del primer campo del registro.

Pulsar INTRO para ir al segundo campo del registro.

Cuando termine de introducir todos los campos del primer registro,

pulsar INTRO para introducir los datos del segundo registro.

En el momento en que cambie de registro, el registro que estaba

introduciendo se almacenar, no es necesario guardar los registros de

la tabla.

Hacer clic sobre el botn Cerrar

para terminar con dicha tabla.

 Si quiere borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el

cuadro de la izquierda del registro.

El registro quedar seleccionado.
Pulsar la tecla SUPR del teclado o hacer clic en el botn

Eliminar que se encuentra en el panel Registros de la

pestaa Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla.

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla
utilizar la barra de desplazamiento:
La barra indica en qu registro esta situado y el nmero total de registros de la tabla.
El recuadro en blanco dice el registro actual.
Al final donde pone de 3 nos indica el nmero total de registros que en este caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones se realiza las operaciones indicadas a

continuacin:
para ir al primer registro de la tabla.
para ir al registro anterior en la tabla.
para ir al registro siguiente en la tabla.

Nota: Tambin puede desplazarse por los diferentes

campos y registros pulsando las teclas FLECHA
ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y
FLECHA DERECHA del teclado.

para ir al ltimo registro de la tabla.

para crear un nuevo registro que se situar automticamente al final de la tabla.

Mscara de entrada

Se utiliza la mscara de entrada para facilitar la entrada de datos y

para controlar los valores que los usuarios pueden introducir. Por
ejemplo, puedes crear una mscara de entrada para un campo

Nmero

de

telfono

que

muestre

exactamente

cmo

debe

introducirse un nmero nuevo: (___) ___-____.

Access dispone de un Asistente para mscaras de entradas que nos

facilita el establecer esta propiedad, y al cual accederemos al hacer
clic sobre el botn que aparece a la derecha de la propiedad a
modificar una vez activada dicha propiedad.

Se puede definir una mscara de entrada utilizando los siguientes caracteres:

Carcter

Definicin

Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).

Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo Edicin, pero se eliminan cuando
se guardan los datos; signos ms y menos permitidos).

Letra (A a Z, entrada obligatoria).

Letra (A a Z, entrada opcional).

Letra (A a Z, entrada opcional).

Letra o dgito (entrada opcional).

&

Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).

Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

.,:;-/

Marcador de posicin decimal y separadores de miles, hora y fecha.

<

Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.

>

Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar de mostrarse de izquierda a derecha. Los
caracteres introducidos en la mscara siempre se rellenan de izquierda a derecha. Puedes incluir el signo de exclamacin
en cualquier lugar de la mscara de entrada.

Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \A se muestra slo como A).

Las Relaciones

Una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos

procedentes de ms de una tabla .

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos,

ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de

ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo

en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho

campo ser clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla
principal (de la que parte relacin) y la otra ser la tabla secundaria

(destino de la relacin).

Tipos de relaciones.

Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

Relacin Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla slo puede estar relacionado con un nico registro de la
otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: Se tiene dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con una lista de Alcaldes,
una poblacin slo puede tener un alcalde, y un alcalde lo ser nicamente de una poblacin.

Relacin Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) slo puede estar relacionado con un
nico registro de la otra tabla (tabla principal) y un registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener ms de
un registro relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Por ejemplo: Se tiene dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y otra con los habitantes, una
poblacin puede tener ms de un habitante, pero un habitante pertenecer (estar empadronado) en una nica

poblacin.

Relacin Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con ms de un registro de la
otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: Se tiene dos tablas una con los datos de clientes y otra con los artculos que se venden en la
empresa, un cliente podr realizar un pedido con varios artculos, y un artculo podr ser vendido a ms de un
cliente.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla intermedia entre las dos tablas.
Siguiendo el ejemplo anterior sera definir una tabla lneas de pedido relacionada con clientes y con artculos.

GRACIAS