UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ

CURSO ADMINISTRACIN II
Licda. Carmen A. Valenzuela Aguilar
INSTRUMENTOS Y TECNICAS DE O & M
ORGANIGRAMAS
Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza y/o campo de trabajo requieren de un marco de actuacin para
funcionar. Este marco lo constituye la estructura orgnica, que no es sino una divisin ordenada y sistemtica de sus unidades de
trabajo atendiendo al objeto de su creacin.
Su grfica se conoce como organigrama, que es el mtodo ms sencillo para expresar la estructura, jerarqua e interrelacin de los
rganos que la componen en trminos concretos y accesibles.
CONCEPTO DE ORGANIGRAMA
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas o unidades
administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
Los organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa u organizacin que refleja, en forma
esquemtica, la posicin de las reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.
OBJETO: Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin.
UTILIDAD:

Proporcionan una imagen formal de la organizacin.

Constituyen una fuente de consulta oficial
Facilitan el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de jerarqua.
Representan un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional.

CRITERIOR FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIN:

Precisin: En los organigramas, las unidades administrativas y sus interrelaciones deben definirse con exactitud.
Sencillez: Deben ser lo ms simple posible, para representar la(s) estructura(S) en forma clara y comprensible.
Uniformidad: En un diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su
interpretacin.
Presentacin: Su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben preparase complementando tanto
criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su objetivo.
Vigencia: Para conservar su validez tcnica, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se
anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin as como la fecha de autorizacin.
CLASIFICACIN: Los organigramas pueden clasificarse cuatro grandes grupos:
1.

POR SU NATURALEZA
Microadministrativos: Corresponden a una sola organizacin, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de
las reas que la conforman.
Mesoadministrativos: Contemplan a todo un sector administrativo, o a dos o ms organizaciones de un mismo sector.
Mesoadministrativos: Consideran una o ms organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar
que el trmino mesoadministrativo corresponde a una convencin utilizada normalmente en el sector pblico, aunque tambin
puede utilizarse en el sector privado

2.

POR SU MBITO
Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin hasta determinado nivel jerrquico, dependiendo de su
magnitud y caractersticas.

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de una unidad administrativa o rea de la organizacin.

3.

POR SU CONTENIDO
Integrales: Es la grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o
dependencia.

Organigrama Integral
Funcionales: Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones
que tienen asignadas las unidades incluidas en el grfico.

De puestos, plazas y unidades: Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de
plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporarse los nombres de las personas que ocupan las plazas.

4.

POR SU PRESENTACIN
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los
diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se
recomienda su uso en los manuales de organizacin.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles
jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen
horizontalmente.

Mixtos: La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de graficacin.
Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base.

De bloque: Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en
conjunto varias unidades administrativas ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico.

TIPOS DE ORGANIGRAMAS
ORGANIGRAMAS HORIZONTALES:
Representan los mismos elementos de los anteriores y en la misma forma, slo que comenzando el nivel mximo jerrquico a la
izquierda y hacindose los dems niveles sucesivamente hacia la derecha

ORGANIGRAMAS CIRGULARES:
Estn formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad mxima en la empresa, a cuyo alrededor se trazan crculos
concntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacin. En cada uno de estos crculos se coloca a los jefes
inmediatos, y se les liga con lneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

ORGANIGRAMAS ESCALARES: Consiste en sealar con distintas sangras en el margen izquierdo los distintos niveles jerrquicos,
ayudndose de lneas que sealan dichos mrgenes.

DISEO:

Figuras: Las figuras se utilizan para representar en el grfico de la organizacin las unidades que la conforman.
stas pueden ser de nivel directivo, medio o superior, operativo (sustantivos o adjetivos), de asesora y
desconcentrados.
Forma: Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del
organigrama. Adems, en funcin de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan
horizontalmente, as como utilizar rectngulos para representar las unidades.
Dimensin Los rectngulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes.
Colocacin de las figuras: La ubicacin de las figuras en el grfico debe apegarse a las siguientes consideraciones:
En diferente nivel jerrquico: La disposicin de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los
diferentes niveles jerrquicos que existan en la organizacin, los cuales varan segn su naturaleza, funciones,
sector, mbito, contenido y presentacin.
En el mismo nivel jerrquico: Numeracin empleada en la estructura orgnica. Se deben presentar primero las
unidades sustantivas, y a continuacin las adjetivas o de apoyo.
Lneas de conexin: Para mostrar los diferentes tipos de relaciones que se presentan en una estructura de
organizacin se emplean lneas.
Relacin lineal: Es aquella en que la transmisin de la autoridad y responsabilidad correlativas a travs de una sola
lnea, establece una relacin de subordinacin entre las diversas unidades que aparecen en el grfico de la
organizacin.
Recomendaciones:
Utilizar un trazo ms grueso para las lneas que interconectan las figuras rectangulares, que el que se utiliza
para trazar estas ltimas.
Las lneas de conexin no deben terminar con flechas orientadas hacia abajo, porque se rompe con el principio
de autoridad-responsabilidad, adems de crear la impresin de una estructura con un flujo del trabajo
estrictamente vertical.
Todas las unidades que dependen de un superior deben quedar vinculadas a l por una sola lnea
Evitar todos los trazos y tramos injustificados
Mantener el mismo grosor de las lneas de interconexin en todo el organigrama. La importancia o jerarqua de
un rgano no se amplifica marcando ms las lneas.

Relacin de autoridad funcional: Representa la relacin de mando especializado, no la de dependencia jerrquica. La

autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de lnea, o entre un rgano especializado y los subordinados
de otras unidades de lnea.
Relacin de asesora: Es aquella que existe entre unidades que brindan informacin tcnica o conocimientos especializados
a unidades de lnea. Normalmente, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad tcnica derivada de su

preparacin y/o experiencia, lo cual les permite proponer a las unidades de lnea las medidas o criterios para resolver un
asunto, pero no para transmitrselas como rdenes.
Existen dos tipos de esta clase de relacin:
-

Relacin de asesora interna: Es la que proporcionan las unidades asesoras, que forman parte de la estructura
organizacional, a los rganos de lnea. Estas unidades asesoras estn conformadas con recursos humanos, materiales,
financieros y tecnolgicos de la organizacin. Su ubicacin en el organigrama se suele representar por medio de lneas
continuas de trazo fino colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de la unidad a la cual se adscriben.

Relacin de asesora externa: Es la que suministran unidades asesoras a los rganos de lnea, que aunque
forman parte del grfico de la organizacin, desempean sus funciones en forma independiente de sta. Su colocacin
en el organigrama se hace a travs de lnea de trazo discontinuo colocadas perpendicularmente a la lnea de mando de
la unidad de la cual dependen jerrquicamente.

Relacin de coordinacin: Es aquella que tiene por objeto relacionar a diferentes unidades de la organizacin,
destacndose la interaccin que debe existir en funcin del desarrollo de las funciones que tienen encomendadas. Se
representa por medio de lneas largas de trazo discontinuo.

Relacin con rganos desconcentrados: Los rganos desconcentrados se colocan en el ltimo nivel del
organigrama. Entre stos y el resto de la organizacin deben trazarse una lnea de eje para establecer su distincin.

Relacin con comisiones:

Intersecretariales: Este tipo de mecanismo se integra con representantes de diferentes instituciones oficiales.
Cuando se incorporan al grfico de la organizacin, se les ubica adscritos al titular en un rectngulo de trazo
discontinuo ligado perpendicularmente a la lnea de mando por una lnea de coordinacin.
Comisiones internas: Estas comisiones se incluyen en el organigrama, en dependencia jerrquica directa del
rgano rector de sus actividades, y su presentacin se hace mediante un rectngulo y lnea de trazo discontinuo.

TECNICAS PARA ELABORAR ORGANIGRAMAS

ORGANIGRAMA: Llamado tambin ORGANOGRAMA, es una tcnica de representar, esquematizar, parcialmente la organizacin.
Tambin podemos definirlo como La expresin de la estructura de una organizacin que evidencia el acoplamiento entre las partes
componentes.
El Organigrama debe ser de una presentacin clara y de fcil interpretacin, los principales elementos que presentan son:
a)
La funcin que se expresa
b)
La posicin jerrquica y la dependencia de los cargos
c)
La relacin que une a las dependencias entre si.
El organigrama circular es el que se maneja con la Calidad Total.
Para la elaboracin de organigramas se debe tener esttica, debe impactar a la hora de presentarse a la Junta Directiva.
El Organigrama vertical evita el efecto de la Triangulacin
TCNICAS PARA ELABORAR LAS GRAFICAS:
Los elementos grficos son CASILLAS Y LENEAS
Tamao y forma de la casilla:
a)

b)

la casilla ms grande debe ser la del Cargo en el que deseemos poner ms nfasis pro
ejemplo: GERENCIA.
Las casillas medias se usan para identificar
dependencia o cargos.

c)
c)

Las casillas largas pero estrechas se usan para los supervisores del cargo al que se asigne la
a} casilla mayor: Ej. Si el Gerente tiene un consejo o directorio este estara representado por
una casilla larga.

d)

Las casillas ms pequeas se usan para los asesores y consultores.

e) Lnea delgada para casilla de asesores, dependencias y superiores y sirve para conectar las
casillas de staff.
f)

Lnea mediana se usa para la casilla principal donde se desea hacer nfasis.

g)

Lnea gruesa: representa la lnea de AUTORIDAD.

h)

Lnea punteada: se usa para comits rganos afuera de la lnea de autoridad.

El contenido de las casillas determina la clasificacin del organigrama.

Si en la casilla dice:
Jefe de Servicio

El organigrama ser JERARQUICO

COMPRAS

El organigrama expresar la FUNCION

Juan Prez

El organigrama ser NOMINATIVO

J. Prez, Compras
J. Prez, JEFE
JEFE COMPRAS

El Organigrama ser MIXTO

UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ

CURSO ADMINISTRACIN II
Licda. Carmen A. Valenzuela Aguilar
DIAGRAMAS DE PROCESO Y DIAGRAMS DE FLUJO
DIAGRAMADCIN:
Diagramar es representar grficamente hechos, situaciones, movimientos, relaciones o fenmenos
de todo tipo por medio de smbolos que clarifican la interrelacin entre diferentes factores y/o
unidades administrativas, as como la relacin causa-efecto que prevalece entre ellos.
Concepto de Diagrama de Flujo
Los diagramas de flujo (o flujogramas) son diagramas que emplean smbolos grficos para
representar los pasos o etapas de un proceso. Tambin permiten describir la secuencia de los
distintos pasos o etapas y su interaccin.
Las personas que no estn directamente involucradas en los procesos de realizacin del producto o
servicio, tienen imgenes idealizadas de los mismos, que pocas veces coinciden con la realidad.
La creacin del diagrama de flujo es una actividad que agrega valor, pues el proceso que representa
est ahora disponible para ser analizado, no slo por quienes lo llevan a cabo, sino tambin por
todas las partes interesadas que aportarn nuevas ideas para cambiarlo y mejorarlo.
Ventajas que ofrece la tcnica de diagramacin
De uso: Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel jerrquico.
De destino: Al personal que intervendr en los procedimientos le permite identificar y realizar
correctamente sus actividades.
De aplicacin: Por la sencillez de su facilita la prctica de las operaciones.
De comprensin e interpretacin: Puede ser comprendida por todo el personal de la organizacin
o de otras organizaciones.
De interaccin:
Permite el acercamiento y mayor coordinacin entre diferentes reas u
organizaciones.
De simbologa: Disminuye la complejidad grfica por lo que los mismos empleados pueden
proponer ajustes o simplificacin de procedimientos, utilizando los smbolos correspondientes.
De diagramacin: Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren tcnicas ni plantillas o
recursos especiales de dibujo.
Recomendaciones para el uso y aplicacin de smbolos
En cuanto a dibujo
Es conveniente no mezclar en un mismo lado del smbolo varias lneas de entrada y

salida.
-

Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos.
El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida.
Las lneas de unin se deben representar mediante lneas rectas; en caso necesario
se utilizan ngulos rectos.
Para efectos de presentacin, es recomendable que los smbolos rengan tamao
uniforme, salvo el caso que se requiera hacer resaltar alguna situacin especial.

En cuanto a su contenido y/o uso

-

La relacin del contenido del smbolo de operacin debe ser realizada mediante
frases breves y sencillas, para facilitar su comprensin.
Cuando el smbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe contener el
nombre completo de ella. En caso de utilizar iniciales para identificarla, se debe anotar su
significado al pie de la hoja del diagrama.
El smbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte en
cuestin.
Si existen varios ejemplares de un documento, el original se tiene identificar con la
letra o y las copias mediante dgitos 1, 2, 3, etc.. Es recomendable hacer esta anotacin en
el extremo inferior derecho del smbolo.

El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe ser
igual en los conectores de entrada y salida.
Cuando existe una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color
al smbolo o a su contenido., lo cual facilita su localizacin. Otra opcin es colocar antes o
despus del conector el smbolo terminal cuya identificacin sea el nombre de la unidad
administrativa, el nombre de una operacin, etc., en donde se encuentre el conector destino.
Es aconsejable que el contenido del conector de pgina sea numrico, y que el
smbolo que indica el destino contenga el nmero de pgina donde contina el diagrama, y a su
vez, el smbolo que indica la procedencia contenga el nmero de pgina de donde proviene el
diagrama.

Smbolos usados en los diagramas de flujo.

Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico incoherente o no convencional transmite un
mensaje deformado o es ineficaz para comprender el proceso que se pretende estudiar. De ello
surge la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos a los que se les confiere un
significado preciso y convenir tambin en determinadas reglas en cuanto a su aplicacin.

Desarrollo del Diagrama de Flujo

Las siguientes son acciones previas a la realizacin del diagrama de flujo:
* Identificar a los participantes de la reunin donde se desarrollar el diagrama de flujo. Deben estar
presentes el dueo o responsable del proceso, los dueos o responsables del proceso anterior y
posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.
* Definir que se espera obtener del diagrama de flujo.
* Identificar quin lo emplear y cmo.
* Establecer el nivel de detalle requerido.
* Determinar los lmites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
* Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedar fijado el comienzo y el final
del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al
proceso siguiente.
* Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que estn incluidos en el proceso a
describir y su orden cronolgico.
* Si el nivel de destalle definido incluye actividades menores, listarlas tambin.
* Identificar y listar los puntos de decisin.
* Construir el diagrama respetando la secuencia cronolgica y asignando los correspondientes
smbolos.

* Asignar un ttulo al diagrama y verificar que est completo y describa con exactitud el proceso
elegido.

Ejemplo: Reparacin de la PC
MACRO
Cuando se desarrolla el diagrama de flujo es importante considerar el tipo y cantidad de informacin
requerida por el usuario del mismo.
Probablemente la direccin de la empresa no est interesada en los detalles y le sea suficiente una
descripcin genrica del proceso. Este es el caso del ejemplo anterior, un diagrama de flujo a nivel
macro.
En cambio, si el objetivo del diagrama es la capacitacin de nuevos empleados o la bsqueda de
oportunidades de mejora, ser necesario disponer de una descripcin detallada del proceso y
hablamos de un diagrama de flujo a nivel micro, como muestra el ejemplo siguiente.
Entre ambos niveles, el macro y el micro, se ubican los diagramas con una cantidad media de
detalles.

MICRO
Conclusiones
Los diagramas de flujo son una herramienta valiosa para la mejora de los procesos, permiten detectar las
actividades que agregan valor y aqullas que son redundantes o innecesarias.
Tambin son de gran utilidad durante el desarrollo de la documentacin de los Sistemas de Gestin, pues
proveen una descripcin de los procesos y un detalle de las operaciones mucho ms amigable que los
procedimientos e instructivos basados en texto.
Contribuyen a resolver uno de los principales problemas, que es la resistencia del personal a emplear los
documentos como referentes para el desempeo de las tareas. Una copia ampliada del diagrama de flujo al
alcance de los operadores del proceso facilita la consulta y promueve la creatividad.
Es conveniente emplear programas especficos para la confeccin de los diagramas de flujo. En general,
estos programas son de manejo sencillo y facilitan notablemente la tarea.--

Reglas para dibujar un diagrama de flujo.

Los Diagramas de flujo se dibujan generalmente usando algunos smbolos estndares; sin embargo, algunos
smbolos especiales pueden tambin ser desarrollados cuando sean requeridos. Algunos smbolos
estndares, que se requieren con frecuencia para diagramar programas de computadora se muestran a
continuacin:

Inicio o fin del programa

Pasos, procesos o lneas de instruccin de programa de computo
Operaciones de entrada y salida
Toma de decisiones y Ramificacin
Conector para unir el flujo a otra parte del diagrama
Cinta magntica
Disco magntico
Conector de pagina
Lneas de flujo
Anotacin
Display, para mostrar datos
Enva datos a la impresora
Observacin: Para obtener la correcta elaboracin de los smbolos, existen plantillas. Las puedes
conseguir en Papeleras.
Smbolos grficos
Dentro de los smbolos fundamentales para la creacin de diagramas de flujo, los smbolos grficos
son utilizados especficamente para operaciones aritmticas y relaciones condicionales. La siguiente
es una lista de los smbolos ms comnmente utilizados:
+

Sumar

Menos

Multiplicacin

Divisin

Mas o menos

Equivalente a

>

Mayor que

<

Menor que

Mayor o igual que

Menor o igual que

o <> Diferente de
Si
No
Reglas para la creacin de Diagramas
1.
2.

3.

4.
5.
6.
7.

Los Diagramas de flujo deben escribirse de arriba hacia abajo, y/o de izquierda a derecha.
Los smbolos se unen con lneas, las cuales tienen en la punta una flecha que indica la
direccin que fluye la informacin procesos, se deben de utilizar solamente lneas de flujo
horizontal o verticales (nunca diagonales).
Se debe evitar el cruce de lneas, para lo cual se quisiera separar el flujo del diagrama a un
sitio distinto, se pudiera realizar utilizando los conectores. Se debe tener en cuenta que solo se
vana utilizar conectores cuando sea estrictamente necesario.
No deben quedar lneas de flujo sin conectar
Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas
palabras.
Todos los smbolos pueden tener ms de una lnea de entrada, a excepcin del smbolo final.
Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de salida.