CONJUNTO

RESIDENCIAL SANTA
ANA

INFORME FINAL DEL

DIAGNSTICO
ADMINSTRATIVO Y
FINANCIERO
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Pablo
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un resumen corto del contenido del documento. Escriba aqu una descripcin
breve del documento. Una descripcin breve es un resumen corto del
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INTRODUCIN
El Diagnstico es una actividad vivencial que involucra a un grupo de
personas de una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones
a situaciones problemticas o conflictivas, sometindose a un autoanlisis que debe conducir a un plan de accin concreto que permita
solucionar la situacin problemtica.
Las bases del Diagnstico Organizacional es que al igual que las personas,
las empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos
para identificar posibles problemas antes de que stos se tornen graves.
Estos exmenes peridicos constituyen un sistema de control que permite
optimizar el funcionamiento de las empresas o instituciones. Al ser
identificados los problemas en el funcionamiento de la empresa, surgen
acciones mediante un diagnstico dirigidas a su eliminacin o disminucin
que en conjunto constituyen una parte importante de la planeacin
operativa.
Debemos notar que en un diagnstico se est evaluando el
comportamiento del sistema. De la misma manera que un mdico
examina a un paciente y lo compara mentalmente con el funcionamiento
de una persona sana. No necesariamente un diagnstico organizacional es
el obligado Punto de Partida de un proceso de planeacin, ya que es
necesario saber dnde estamos antes de decidir a donde queremos ir y
como debemos llegar a ese punto.
El objetivo principal del Diagnstico radica en cuantificar el estado de
madurez actual de la organizacin con los estndares nacionales o
internacionales que debera manejar la empresa, identificando de una
manera rpida, precisa y concisa las reas potenciales de desarrollo en
ella.
Las areas que se evaluarn en el conjunto residencial SANTA ANA son:
1.
2.
3.
4.
5.

rea administrativa.
Manuales y documentos.
Buenas prcticas de administrativas.
Recursos Humanos
Econmico financiero.

CARACTERIZACIN DEL DIAGNSTICO

Objetivo del diagnstico
Determinar la situacin actual del Parque residencial SANTA ANA, con el
propsito de identificar problemas en las reas: administrativa, financiera
y contable

Objeto de estudio
OBJETO DE ESTUDIO
UBICACIN

Conjunto Residencial SANTA ANA

Calle Chile E4-64 y Calle Ros

Alcance del diagnstico

El diagnstico abarcar las reas administrativa y financiera contable.

Justificacin tcnica y legal

Justificacin tcnica.
El presente diagnstico permite conocer los procesos operativos por
donde hay que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una mejora
inmediata. Proporciona datos para estructurar una planeacin temporal,
hasta que se fijen el nuevo rumbo, objetivos de la organizacin y se
implanten cambios en los sistemas y procesos de la organizacin.

Justificacin legal.
No existe impedimento legal que prohba realizar el presente diagnstico
situacional. Por el contrario, los siguientes artculos facultan a la Asamblea
General y a su directorio realizarlo.
Captulo III: Del Conjunto: Art.13. De la aprobacin del presupuesto,
faculta a la Asamblea General y a su directorio a pedir el rendimiento de
cuentas en lo que respecta al presupuesto de mantenimiento,
conservacin, seguridad y dems gastos realizados en el perodo por
quin ejerza la administracin del Parque Residencial.
Captulo IV: Deberes y Atribuciones de la Asamblea General.
Art. 15. Son deberes y atribuciones de la Asamblea General:

a) Elegir y remover de su cargo al Presidente y al Administrador de la

Asamblea de Copropietarios, segn sea el caso.
b) Examinar y resolver sobre informes, cuentas, balances y presupuestos
que le presenten el Directorio General y la persona que ejerza la
administracin.
f) Ordenar, cuando lo estime necesario o conveniente, la fiscalizacin de
las cuentas y caja de administracin.

Marco terico
Qu es un diagnstico situacional?
Como ya se mencion anteriormente, el Diagnstico situacional es una
actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa
o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones
problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe
conducir a un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin
problemtica.
Las reas que se diagnosticarn son los siguientes:
1. rea financiera-contable; y,
2. rea administrativa.
Ventajas y desventajas del diagnostico
A continuacin se enumeran las ventajas y desventajas del diagnstico
situacional realizado a conjunto habitacional:
VENTAJAS
1. Al aplicarlo se despertar el espritu de grupo entre todos los que
habitan en el conjunto.
2. Es participativo y dinmico.
3. La gente se siente comprometida con las soluciones.
4. Da una estructura lgica a la problemtica.
5. Es una manera muy eficiente en tiempo y recursos para encontrar
problemas.
6. Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a
trabajar con urgencia y conseguir una mejora inmediata.
7. Proporciona datos para estructurar una planeacin temporal, hasta que
se fijen el nuevo rumbo, objetivos de la organizacin y se implanten
cambios en los sistemas y procesos de la organizacin
8. Como metodologa es muy clara y contiene elementos que pueden ser
combinados con otras metodologas para crear enfoques particulares ms
eficientes.
9. El modelo normativo nunca es especificado y puede ser diferente para
diversas personas.

10. No todos los grupos sociales estn listos para este tipo de
interacciones.
11. El definir problemas despierta expectativas de solucin.
12. Puede provocar conflictos interpersonales.
13. Puede ser manipulado.
Beneficios del diagnostico
Evidentemente al aplicar el Diagnstico en una organizacin como lo es el
Conjunto Habitacional Santa Ana, lo primero que se espera es obtener
beneficios, de acuerdo a la situacin que requiera el diagnstico y de
acuerdo al tipo de diagnstico que se aplique se obtendrn beneficios a
corto o mediano plazo, sin embargo, al final del camino los beneficios se
pueden generalizar para todo tipo de organizacin y para todo tipo de
diagnstico de la siguiente manera:
1. Concienciacin del estado actual del Conjunto en las reas financieracontable y administrativa.
2. Identificacin de las reas potenciales de desarrollo organizacional.
3. Calificacin comparativa de las diferentes reas de la organizacin.
4. Crear elementos de anlisis para el desarrollo de planes futuros.
5. Crea las bases para el desarrollo de Indicadores de Gestin.

DESARROLLO DEL DISGNSTICO

SITUACIONAL
ANTECEDENTES DEL DIAGNSTICO
La Asamblea General Extraordinaria de Copropietarios del Conjunto
Residencial Santa Ana, reunida el sbado 1 de mayo del 2010, elige
como administrador al Sr. Cristian Roberto Quirz Cririboga por un perodo
de un ao, con las atribuciones y facultades constantes en la Ley de
Propiedad Horizontal, su respectivo Reglamento y el Reglamento interno
del Conjunto Residencial y tendr la representacin judicial y extrajudicial
en forma individual o conjuntamente con el seor Presidente en casos
especficamente sealados por la Ley y los Reglamentos.
El 3 de Mayo es notificado al Sr. Cristian Quirz y acepta el cargo de
administrador del Conjunto Residencial. En dicho documento consta la
firma del nuevo administrador, aceptando el cargo y sus nuevas
responsabilidades, confirman su posesin el Sr. Luis Cartagena
(PRESIDENTE), Sra. Mariana Schulde (SECRETARIA).
Como en todo Sistema Participativo el proceso es tan importante como el
resultado ya que el espritu de grupo generado y el conocimiento de las
opiniones y problemas de otros componentes de la organizacin son

beneficios casi tan importantes como el de identificar y resolver

problemas.
El procedimiento general de Diagnstico Organizacional consta de los
siguientes pasos o fases, para llevar a cabo este diagnstico al conjunto
habitacional, se dividirn por fases, las mismas que se dan a conocer a
continuacin:
1.
2.
3.
5.
7.
8.

FASE
FASE
FASE
FASE
FASE
FASE

1:
2:
3:
4:
5:
6:

Seleccin del Grupo de Trabajo.

Entrenamiento del Grupo de Trabajo.
Generacin de Sntomas Individuales.
Proceso de Sntesis y Generacin de Problemas.
Planteamiento de Soluciones.
Generacin de Plan de Accin.

1. FASE 1: Seleccin del Grupo de Trabajo.

El 13 de octubre del 2010, siendo las 20h10 minutos se rene el directorio
del Parque Residencial Santa Ana, donde luego se constata el qurum
correspondiente. En esta acta de reunin, el Sr. Carlos Estrella manifiesta
que existe manipulacin de la documentacin en el rea administrativa y
otras novedades.
Por tal razn el Sr. Carlos Estrella mociona que se conformen comisiones
las mismas que tendrn autonoma propia, cuyo requisito fundamental
para su conformacin es que sean profesionales en el rea relacionada.
Para el efecto las comisiones quedan conformadas de la siguiente
manera:
1. COMISIN DE AUDITORA
1. Eco. Marco Herrera
2. Ing. Pablo Proao
3. Ing. Sandra Asimbaa
2. COMISIN DE LO LEGAL
1. Dra. Ivonne Vlez
2. Dra. Olga Cando
3. COMISIN DE LO SOCIAL
1. Dra. Piedad Cadena
2. Sra. Adriana Venegas
3. Sra. Elizabeth Guerrn

Para llevar a cabo esta primera fase se siguieron las siguientes

recomendaciones:
1. Se selecciona a un grupo de personas que tengan las siguientes
caractersticas:
a) Conocimiento del sistema.
b) Que sea representativo de los componentes del sistema.
c) Que incluya a gente con poder de decisin.
d) Este grupo debe conformar de 3 personas por comisin.
El grupo de trabajo seleccionado es la directiva actual del conjunto y la
Comisin de Auditora, los mismos que cumplen con los requisitos
anteriores, sus integrantes son:
DIRECTORIO

1
2

DENOMINACIN DEL CARGO

PRESIDENTE
VICEPRESIDENTE

APELLIDOS Y NOMBRES
Luis Cartagena
Carlos Estrella

COMISIN DE AUDITORA
1

INGENIERO
ADMINISTRACIN
EMPRESAS

EN Pablo Proao Martnez

DE

2. FASE 2: Capacitacin del grupo de trabajo.

Para el cumplimiento de esta fase, la actual directiva se reuni con el
propsito de establecer el objetivo del diagnstico, sus ventajas y
desventajas y cules seran las posibles reacciones de la(s) persona(s)
involucrada(s).
La capacitacin fue dictada por el Ing. Pablo Proao Martnez, durante 3
sesiones:
1. 13 de noviembre del 2010
2. 6 de enero del 2011
3. Sbado 9 de Enero del 2011 de 19h00 a 23h00
Los temas tratados fueron los siguientes:
1. El proceso administrativo.
1.1. Planificacin.
1.2. Organizacin.
1.3. Direccin.

1.4. Ejecucin.
1.5. Control.
1.5. Sistemas de informacin gerencial.
2. Administracin financiera y presupuestaria.
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.

Qu son las finanzas

Principales reas de las finanzas.
Porqu conocer las finanzas administrativas.
Estados financieros y su anlisis

3. Modelos de diagnstico situacional.

3.1.
3.2.
3.3.
3.4.

Diagnstico por procesos

Identificacin de problemas.
Jerarquizacin de problemas.
Objetivos generales y especficos para solucionar problemas.

3. FASE 3: Generacin de sntomas individuales.

Para la realizacin de esta fase, el Equipo de Mejoramiento conformado
por el seor presidente, vicepresidente y el Ing. Pablo Proao se reunieron
el sbado 9 de enero del 2010, con el propsito de realizar una lista de
cada persona sobre los sntomas del sistema a diagnosticarse,
identificando las siguientes caractersticas:
1. Fenmeno revelador de una enfermedad.
2. Seal o indicio de alguna cosa que va a suceder.
3. Manifestacin de funciones alteradas.
Los resultados fueron los siguientes: Lista de fenmenos, seales y
manifestaciones.
1. Falta de conservacin y del orden de los ttulos del inmueble.
Planos, memorias, contabilidad, administracin financiera y
presupuestaria del condominio.
2. No existe un inventario fsico de materiales y equipos que le
pertenecen al Conjunto.
3. Se encontraron faltantes de las llaves incompletas.
4. Carencia de dotacin de seguridad al personal.
5. No existen informes econmicos.
6. No existe documentacin donde se evidencie la administracin del
Conjunto.
7. No existen informativos, memos, cartas, oficios que evidencien la
adopcin oportuna de medidas correctivas para la conservacin de
los bienes del inmueble y del personal al cargo de Administrador.

8. No existe documentacin que soporte las reparaciones del Conjunto.

9. No existen informes que evidencien los ingresos y egresos de la
administracin del segundo semestre del 2010.
10.
No existe una planificacin del trabajo del personal.
11.
No existe el Manual de Valoracin y Clasificacin de Puestos.
12.
No existe un Manual de Funciones.
13.
Falta de existencias de tiles de aseo para que el personal
realice el mantenimiento del Condominio.
14.
Incumplimiento evidente del horario de trabajo del
administrador.
15.
No existe un anlisis estadstico del censo realizado el ao
anterior.
16.
No existe un estudio de seguridad en caso de siniestros.
17.
Incumplimiento de disposiciones y resoluciones, disposiciones
y rdenes emanadas por el Directorio del Condominio, por parte del
Administrador.
18.
Despreocupacin del mantenimiento de las luces del
condominio.
19.
No existe la celebracin de contratos de trabajo con los
empleados del condominio.
20.
Negligencia en el custodio y manejo del dinero y pertenencias
comunes del condominio.
21.
No existe la planificacin estratgica para el segundo
semestre del 2010.
22.
No existe el presupuesto proyectado y real para el ao 2010.
23.
No existe el respaldo documental sobre el cobro de cuotas
extraordinarias para casos de emergencias y aquellas que vayan de
acuerdo con las necesidades del inmueble.
24.
Despreocupacin absoluta sobre la satisfaccin de las
necesidades del los dueos de los departamentos.
25.
Falta de la aplicacin de los procesos de induccin a los
nuevos dueos y arrendatarios de los departamentos.
26.
Incumplimiento de los deberes y atribuciones que le asigna la
Ley de Propiedad Horizontal y su Reglamento, Reglamento interno
que se dicte a todos los rganos de Administracin del inmueble
constituido en condominio; y,
27.
No existe la aplicacin de las Normas de Contabilidad
Generalmente Aceptadas.
DIAGNOSTICO DOCUMENTAL FINANCIERO-CONTABLE
Los documentos que se evaluaron son los siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.

facturas
Recibos
Actas de entrega recepcin
Notas de venta y
Facturas de gastos

Hallazgos
1. RECIBOS
En la primera visita realizada el sbado 13 de noviembre del 2010 al
PARQUE RESIDENCIAL SANTA ANA con el propsito de realizar el
levantamiento de informacin se encontraron dos reciberas, en la
segunda visita realizada el 27 noviembre del 2010 se encontr una sola
Recibera.
No existe las lllaves donde reposa la documentacin propiedad exclusiva
del conjunto, por lo que se opta con la autorizacin del directorio a
violentar la seguridad para contar con la documentacin respectiva
motivo de este diagnostico, videnciando la fuga y prdida de
documentacin.
1.1. Detalle de las Reciberas
Se encuentran 65 reciberas, numeradas de la 1 a la 62 en las cuales se
encuentran de la 1 a la 60 con su respectivo respaldo, la 61 y 62 no
consta con cuerpo.
1.2. Hallazgos
El da 27 de noviembre que se realizo la segunda visita, no se encontr
una de las dos reciberas en la cual constaban datos del 2010.
1.3. Notas aclaratorias
La Recibera ha sido utilizada para diferentes tipos de gastos como son:
Gastos generales y
Gastos sueldos
1.4. Recomendaciones
1.1. En lugar de Recibera se debera utilizar vale de caja (caja chica), ya
que estos son impresos y numerados, detallando su concepto con la firma
respectiva del presidente.
2. FACTURAS
En la primera visita realizada el sbado 13 de noviembre del 2010 al
PARQUE RESIDENCIAL SANTA ANA con el propsito de realizar el
levantamiento de informacin se encontraron tres carpetas de FACTURAS
(2008.2009.2010), llenas y un block de facturas vacas, en la segunda
visita realizada el 27 noviembre del 2010 se encontr dos carpetas de
FACTURAS (2008. 2009.
2.1. Detalle De los blocks de Facturas
Se encuentran dos carpetas de facturas, la primera del 2008 numeradas
de la 101 desde el 25 de agosto2008, Hasta la 291 de 2 de diciembre de

2008, numeradas del 292 desde 5 de enero 2009 hasta la 525 de 16 de

mayo del 2009, la segunda carpeta inicia con el numero de factura 524 de
23 de mayo del 2009, hasta la 868 del 8 de enero del 2010.
2.2. Hallazgos
El da 27 de noviembre que se realizo la segunda visita, no se encontr
una de las dos carpetas de FACTURAS en la cual constaban datos del
2010.
La primera carpeta que corresponde al ao 2008, con faltantes de
facturas las cuales se detallan a continuacin; 112- 114- 124 -140 -155159 -160 -161-165 -167 -168 -169 -173- 174- 178 180 -188 -190 -192 222 -229 -232 -236 -238- 239- 241 -246- 251- 252 -253- 255 -259
261- 265 268- 276 -277 - 285 -286 con su respectivo respaldos, en
dicha carpeta tambin se observo facturas del ao 2009 en las cuales ,
hubieron los siguientes faltantes: 300-328-337-380-389-393-394-466.
En la segunda carpeta se encontr una factura faltante (667).
2.3. Notas aclaratorias
En la primera visita realizada el sbado 13 de noviembre del 2010 al
PARQUE RESIDENCIAL SANTA ANA con el propsito de realizar el
levantamiento de informacin, el actual administrador sustrajo la
documentacin correspondiente del ao 2010 con factura nmero 868
hasta 1308 y un block se facturas vacas la cual iniciaba de la 1039.
Aduciendo que el trabajo que se estaba realizado no tena validez alguna,
puesto que l no tena que dar informes ni razn alguna a ninguna
persona de este conjunto residencial.

4. FASE 4: Proceso de Sntesis y Generacin de

Problemas.
Para la definicin y planteamiento del problema general del Conjunto
residencial, se utiliz una tcnica de investigacin cientfica conocida
como rbol de problemas, el mismo que hace uso de los sntomas y
causas que presenta el objeto de estudio.
El problema que se deriv de esta tcnica es:
Negligencia (descuido, falta de cuidado y falta de aplicacin) en el
conocimiento, aplicacin y combinacin de la ciencia administrativa por
parte del Sr. Cristian Quirz, nombrado como Administrador del conjunto,
producto de su desconocimiento, no existe ningn tipo de insumos

administrativos que permitan la formulacin, implementacin y

evaluacin y control en los recursos operacionales propiedad del Parque
residencial Santa Ana.

FASE 5: Planteamiento de Soluciones.

Para la solucin del problema principal detectado en la Fase 4, de deben
plantear las siguientes soluciones:
1. Convocar a Asamblea General.
2. Que la Asamblea nombre al nuevo Directorio.
3. Que el Nuevo Directorio nombre al nuevo Administrador, el mismo
que deber ser nombrado bajo el perfil profesional requerido para
administrar recursos humanos, financieros y materiales.
4. Hacer responsable personal y pecuniariamente al Sr. Cristian Quirz
por la negligencia en la administracin del Parque Residencial,
aplicando para el efecto el Reglamento Interno, Captulo IV de los
Deberes y Atribuciones del Administrador, Articulo 17 literal d y ,
que en su parte pertinente dice:
Recaudar, dentro de los primeros diez das de cada mes y mantener
bajo su responsabilidad personal y pecuniaria las cuotas ordinarias
y extraordinarias de los copropietarios y en caso de mora, en
primera instancia realizar una gestin extrajudicial y si persistiere la
mora en el pago, deber cobrarlas junto con los intereses legales
establecidos y los de mora.
Cabe hacer una aclaracin, el Directorio del Parque Residencial,
envi oportunamente comunicados al Sr. Cristian Quirz con fechas
28 de octubre de 2010; 4, 5 y 25 de Noviembre del 2010 donde se
le pide oportunamente que presente la informacin relacionadas
con los literales: a, b, c, d, e, f, g, h, i, j, k, l, m, n, o, p y q del
Captulo IV: Deberes y atribuciones del Administrador. Sin tener
respuesta alguna por parte del mencionado Administrador, lo que
hace suponer que no existe el menor respeto al Directorio, y lo que
es peor aun a la Asamblea General de copropietarios que lo
nombro.

FASE 6: Generacin del Plan de Accin.

Se ha recomendado que el plan de accin sea diseado por el nuevo
Directorio nombrado por la Asamblea. Sin embargo se recomienda seguir
las siguientes acciones:
1. Convocar a la Asamblea General de Copropietarios.
2. Nombrar a la nuevo Directorio.
3. Dentro del Directorio se debe nombrar al nuevo Administrador.

4. Para el nombramiento del nuevo Administrador se recomienda

seguir los siguientes pasos, de lo contrario el problema continuar
en el conjunto habitacional.

Realizar un reclutamiento y seleccin del nuevo administrador

dentro del Conjunto Habitacional, el mismo que deber pasar
por un proceso de seleccin por parte del Directorio.
En el caso de no haber personas que ocupen el puesto de
Administrador, se recomienda reclutar y seleccionar de fuera
del Conjunto; es decir, se contratar realizando un
llamamiento por el diario de mayor circulacin de la cuidad.

El perfil deseado del nuevo Administrador deber ser el siguiente:

Ttulo profesional de Ingeniero en Administracin de

empresas, Ingeniero Comercial, Economista, Ingeniero en
Finanzas.
Contar con experiencia en la administracin de organizaciones
en especial de Conjuntos Habitacionales.

5. Reformar el Reglamento Interno del Parque Residencial Santa Ana.

6. Disear el Estatuto Interno del Parque Residencial, con el propsito
de normar y especificar el vaco del Reglamento Interno y de
Propiedad Horizontal.
7. Realizar el presupuesto que regir los destinos del Parque
Residencial para el ao 2011.
8. Realizar un inventario de activos fijos propiedad del Conjunto
Habitacional.
9. Realizar la planificacin Estratgica para el ao 2011.
10.
Realizar un Plan Operativo que detalle la Planificacin
Estratgica.
11.
Realizar un Plan de Desarrollo Organizacional para el Conjunto.
12.
Realizar procesos de capacitacin a los habitantes del
Conjunto en lo que respecta a seguridad.
13.
Llevar la contabilidad, siguiendo las Normas Internacionales de
Contabilidad, acorde a los requerimientos del Conjunto Habitacional.
14.
Llevar adecuadamente la administracin financiera y
presupuestaria del Conjunto.

Conclusiones
1. Se recomienda a la Asamblea General nombrar a las personas ms
idneas para que formen parte del Nuevo Directorio.
2. Una vez nombrado el directorio, seguir las recomendaciones
realizadas en la fase 6, numeral 4.

Recomendaciones.

1. Se recomienda seguir la fase numero 6.