Tarea de Politicas Grupal

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS
ROATAN
CARRERA:
Gerencia de Negocios
ASIGNATURA:
Polticas de Negocios
TEMA:
Manual general de polticas y procedimientos
CATEDRATICO(A):
Ing. Gerardo Prez
INTEGRANTES:
Sara Matute
(201210070102)
Amanda Martnez (201210070148)
Roatn, Islas de la Baha, 15 de Abril del 2015
INDICE
Polticas de Facturas
INTRODUCCION
Eldons Supermarkets es una organizacin con fines de lucro,

con metas y objetivos monetarios determinados por sus
inversionistas y directivos; para cumplir tales objetivos se
siguen estrategias y tcticas que integran la combinacin de
todos nuestros recursos humanos, materiales y financieros.
Ante la necesidad de cumplir objetivos para lograr el
desarrollo y crecimiento en todas las reas de nuestra
organizacin,
es
indispensable
establecer
polticas,
procedimientos, reglamentos y directrices generales y
estndares que deben seguirse de manera formal por todo el
personal involucrado en nuestras operaciones.
Este
manual
contiene
las
principales
polticas
y
procedimientos que en esta empresa se han establecido para
garantizar el desarrollo uniforme, eficiente y eficaz de las
actividades implicadas en lo concerniente a cada puesto de
trabajo, y por lo tanto, requiere de la observancia de todo el
personal que labora en la empresa, y de igual forma requerir
de las revisiones y actualizaciones conforme a las demandas
que surjan producto del crecimiento de la empresa y otros
factores, lo cual estar a cargo de los directivos.
Objetivos Generales:
Ofrecer y garantizar honestidad en el negocio hacia el cliente logrando una

actitud de servicio que consiga fidelidad y confianza de los clientes
Objetivos Especficos:
Ofrecer productos a precios competitivos.
Operar la empresa, respetando la calidad y dignidad humana tanto de los

empleados, como de los clientes.
Ofrecer excelentes servicios a cada uno de los clientes.
Satisfacer las necesidades de demanda en el sector.
Competir por calidad no por precios.
MISIN:
Brindar permanentemente calidad en la atencin y el servicio para satisfacer las
necesidades y requerimientos de nuestros clientes a travs de la mejora continua
en cada uno de nuestros procesos, con base en un espritu noble de
responsabilidad social.
VISIN:
Ser el Supermercado lder a nivel insular en servicio al cliente, variedad de
productos, precios accesibles y proyeccin comunitaria.
Ser una empresa de mejora constante tanto a nivel de operaciones y servicios,
comprometidos al mismo tiempo con el mejoramiento de la calidad de vida de la
familia hondurea.
NUESTROS VALORES
Responsabilidad.
Honestidad.
Esfuerzo.
Confianza.
Aprendizaje.
Respeto y Tolerancia.
Disciplina.-Lealtad.
Discrecin y Prudencia.
POLTICA DE FACTURACIN
Elaborado por:
Departamento de ventas
Aprobado por:
Gerente
General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-001
Pgina 1 de 4
Propsito: Establecer un orden y control en la emisin de facturas de venta y definir las

disposiciones de facturacin para cada situacin especfica.
Alcance: Departamento de facturacin, caja y administracin
Responsable de revisin: Jefe del departamento de ventas o Administrador
Polticas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Siempre que exista una venta se debe emitir la factura respectiva.

Las facturas se emitirn en un orden correlativo.
Las facturas manuales deben llenarse con claridad y sin borrones ni tachaduras.
Las facturas proformas sern elaboradas bajo la aprobacin de la administracin y
debern manejarse con numeraciones correlativas.
Cuando una factura sea anulada debe exhibirse en el talonario tanto la original
como sus rplicas incluyendo las mismas propiedades.
A ningn cliente, en ningn caso la empresa otorgar una factura en blanco o
parcialmente llena.
Las facturas proformas son facturas alternativas y siempre sern reemplazadas
por una nueva factura original.
En cada factura se debe dejar evidencia del ltimo rengln llenado.
Las facturas se deben hacer en espaol.
POLTICA DE FACTURACIN
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-001
Pgina 2 de 4
Descripcin del procedimiento:

1- Asistente de administracin:
1.1. Entrega al encargado de facturacin el talonario en orden correlativo.
1.2. Retiene los talonarios que han sido usados para ser transferidos a
contabilidad.
1.2Revisa brevemente la forma de llenar las facturas a fin de comprobar que se
cumplan las disposiciones establecidas.
1.3.
Cuando exista una alta frecuencia de facturas anuladas se debe identificar
las causas.
2- Encargado de facturacin:
2.1. Recibe y conserva en un lugar seguro y apropiado el talonario de facturas.
2.2. Se asegura de que exista un orden correlativo entre el talonario terminado y
el nuevo, y revisa que no hayan inconsistencias en ste.
2.3. Aplica el sistema de duplicado si se requiere.
2.4. Confirma con el cliente lo siguientes aspectos antes de iniciar a llenar la
factura:
2.4.1. Disposicin final de comprar el producto o servicio. (si est seguro de
ello).
2.4.2. Si la venta es al crdito o de contado.
2.4.3. Si es al contado, se menciona la forma de pago.
2.4.4. A nombre de quien se quiere la factura, si existen se ingresa el cdigo
del
cliente.
2.5. Escribe la fecha en formato DD/MM/AAAA (da, mes y ao).
2.6. Se llena la factura sin dejar espacios en blanco en los renglones intermedios.
Se cierra la factura, para ello se traza una o ms lneas a partir del ltimo rengln
utilizado, o se escribe inmediatamente despus del ltimo rengln
6
2.7. Se totalizan cuidadosamente los valores facturados tanto en forma horizontal
como vertical.
2.8. Terminada la factura se remite a caja para su cancelacin.
2.9. Si la factura se anula, se debe escribir en ella ANULADA y se engrapa junto
con los duplicados.
2.10. Fin del procedimiento.
POLTICA DE COTIZACIONES
CDIGO:
VT-002
Elaborado por:
Aprobado por:
Fecha de
Pgina 1 de 5
Gerente
elaboracin:
General
15/06/2014
Propsito: Estandarizar las disposiciones formales que deben implementarse en las
cotizaciones ofrecidas a nuestros clientes.
Alcance: Todas las cotizaciones en la empresa.
Responsable de revisin: Jefe del departamento de ventas o Administrador.

Polticas:
1. Se pueden dar cotizaciones impresas, por telfono o correo electrnico en ingls y
espaol.
2. Las cotizaciones impresas requieren firma y sello de la empresa.
3. Toda cotizacin se har conforme el precio de lista y se especificar el porcentaje de
descuento segn la clasificacin del cliente.
4. Cuando por error, confusin, u otras causas anlogas se d un precio incorrecto se
debern tomar las acciones correctivas y notificar al cliente interesado por el medio
ms fcil y expedito.
5. Las caractersticas de llenado de una cotizacin ser igual al de una factura.
6. Las cotizaciones deben hacerse en un formato estandarizado y enumerado
correlativamente. (ver formato C-VT-002)
7. Se dispondr de una hoja de clculo en Excel para llenar el formato de cotizaciones.
8. Las disposiciones 6 y 7 prevalecern an y cuando el cliente presente un formato pre
elaborado conteniendo tems con descripciones parecidas a nuestras codificaciones.
9. Cada cotizacin deber contener un trmino de validez y condiciones de pago.
7
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
15/06/2014
CDIGO:
VT-002
Pgina 2 de 5

1. Cliente:
1.1. Solicita la cotizacin.
2. Unidad de cotizaciones:
2.1. Recibe la solicitud.
2.2. Abre el archivo de cotizaciones en Excel.
2.3. Si no se dispone del formato electrnico, toma el formato preimpreso
2.4. Se llena el formato C-VT-002.
2.5. Si el importe de la cotizacin es mayor a Lps 10,000.00 se
imprime a colores, de lo contrario en blanco y negro.
2.6. Firma y sella cotizacin.
2.7. Entrega cotizacin al cliente.
POLTICA DE DEVOLUCIONES
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
Cdigo:
VT-003
Pgina 1 de 2
Propsito: Establecer los procedimientos y condiciones que sern

dispuestos para aquellos casos en los cuales nuestros clientes nos
devuelvan productos.
Alcance: Todos los clientes.
Responsable de la revisin: Jefe de ventas.
Polticas:
1. La factura original ser requisito para una devolucin.
2. Un producto se aceptar como devolucin solo si est en su forma
y estado original.
3. No se aceptarn devoluciones despus de 5 das a partir de la
fecha de venta.
4. No se aceptarn devoluciones sobre ventas menores al mnimo de
facturacin.
5. Un producto puede ser cambiado por otro si se compensa el ajuste
por la diferencia de precios.
6. Cuando el cliente est de acuerdo se creara una o ms notas de
crdito a su favor
7. por el importe de la devolucin.
8. Cuando sea aplicable el numeral anterior, se deber separar el ISV
de los tems gravados, el cual se devolver al cliente.
9. Cuando se requiera negociar alguna condicin adicional deber
intervenir la gerencia general o administracin.
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-003
Pgina 2 de 2

1. Cliente:
1.1. Presenta los tems que desea devolver.
1.2. presenta factura.
2. Agente de venta
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
Solicita y revisa la factura original del cliente, si hay alguna discrepancia

notifica al jefe inmediato.
Revisa los tems presentados por el cliente; si todo est en buen estado,
ofrece al cliente las opciones de cambio o reembolso, de lo contrario
notifica al jefe inmediato.
Si el cliente opta por cambiar el producto por otros, stos se facturan a
nombre de l.
En el caso del numeral anterior, si el ajuste es a favor del cliente, la nueva
factura tambin se remite a Administracin, de lo contrario se adjunta al
comprobante de la devolucin.
Emite comprobante de reintegro del producto a la sala de ventas en tres
copias.
Reintegra los productos devueltos a su posicin en la sala de ventas.
Remite copia al departamento de contabilidad.
Conserva y archiva copia del comprobante de reingreso del producto.
3. Jefe Inmediato:
3.1 Revisa cuidadosamente las condiciones de la factura, si existen alteraciones se
rechaza la devolucin.
10
3.2 Comprueba el estado y forma original de los productos presentados, si considera que
se cumplen las condiciones, autoriza al agente de ventas seguir el procedimiento; de
lo contrario rechaza la devolucin.
3.3 Si el cliente no acepta la determinacin se remite al gerente general o administrador.

4 Gerente General /administrador.
4.1.
Recibe comprobante de devolucin junto con factura del cliente.
4.2.
Revisa las condiciones aplicables.
4.3.
Autoriza a contabilidad la emisin del cheque, segn condiciones aplicables al
cliente.
4.4.
Firma cheque emitido por contabilidad.
4.5.
Remite cheque al agente de ventas para que entregue al cliente.
4.6.
En el caso de condiciones espaciales, impone su criterio segn el tipo de cliente y
productos en cuestin.
4.7.
Fin del procedimiento.
11
POLTICA DE FIJACION DE
PRECIOS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-004
Pgina 1 de 2
Propsito: Establecer las condiciones aplicables respecto a la fijacin de los precios de

venta tanto en productos como servicios que vende la empresa.
Alcance: Departamento de ventas.
Responsable de la revisin: Administrador.
Polticas:
1. La fijacin de precios es de gran importancia para Eldons Supermarkets y por lo
tanto requiere de la mxima atencin y estudio en detalle de todas sus
implicaciones.
2. Los precios de venta sern fijados aplicando un porcentaje sobre el precio de
costo de los productos o servicios.
3. Para determinar el porcentaje de sobreprecio, la administracin tomar en cuenta
los objetivos, planes, presupuestos e informes estadsticos, (precio, plaza,
producto y promocin).
4. Los precios se pueden establecer con la ayuda de un sistema automatizado.
5. No se exhibir ningn producto si se desconoce su precio de venta.
6. Los precios de venta solo sern establecidos por la administracin.
7. El precio se deber identificar con facilidad en cada producto.
8. Los precios pueden ser modificados siguiendo las polticas de descuento
establecidas en la empresa.
12
PRECIOS
Elaborado por:
Aprobado por:
Departamento
Gerente General
Administracin
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-004
Pgina 2 de 2
1. Contador:
1.1. Determina el costo unitario de compra de los productos o servicios.
1.2. Prorratea los gastos sobre compra
1.3. Establece el costo total unitario
1.4. Presenta informe de costos a la administracin.
2. Administrador:
2.1. Analiza el costo unitario de cada tem.
2.2. Analiza los estudios de mercado, demanda y competencia del producto.
2.3. Revisa el control de presupuesto de ventas y planes financieros.
2.4. Analiza el historial de venta de los productos.
2.5. Analiza el producto-plaza-precio y promocin.
2.6. Determina los pronsticos de la demanda.
2.7. Asigna ponderaciones de las variables anteriores para lograr el porcentaje de
sobreprecio.
2.8. Determina el porcentaje / precio de venta.
2.9. Establece el margen de descuento.
2.10. Remite instrucciones al departamento de ventas.
3. Departamento de ventas:
3.1. Recibe instrucciones para establecer los precios.
3.2. Asigna los precios a los productos segn instrucciones.
3.3. Identifica los precios a los productos con etiquetas u otros mtodos
disponibles.
3.4. Ubica el precio por el lado visible de los productos.
3.5. Actualiza las bases de datos o listas manuales.
3.6. socializa los nuevos precios con las personas involucradas en el
departamento de ventas y facturacin.
3.7. fin del procedimiento.
13
POLTICA DE DESCUENTOS SOBRE

VENTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-005
Pgina 1 de
3
Propsito: Establecer las determinaciones que deben seguirse para otorgar descuentos
a los clientes sobre los precios de venta.
Polticas:
1. Todo descuento concedido a los clientes ser regulado por las polticas descritas
en este manual.
2. Los descuentos para los clientes se harn de acuerdo a la categora de cada uno.
3. Las ventas al crdito tendrn opcin de descuento segn las condiciones de pago.
4. La administracin podr autorizar descuentos especiales cuando estime
conveniente, en cuyo caso siempre analizara el costo-beneficio.
5. Los descuentos sobre productos o servicios debern ser rotulados e incluidos en
cualquier fuente de informacin hacia el cliente.
7. Los descuentos y su publicidad debern ser revisados y actualizados
peridicamente a criterio de la administracin.
14
POLTICA DE DESCUENTOS
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-005
Pgina 2 de 3
Para los efectos de crditos, descuentos y otras condiciones, la administracin realizara

una clasificacin y codificacin de los clientes de acuerdo con las siguientes condiciones:
Clientes categora A: Son todos aquellos clientes en quienes la empresa ha observado
lealtad, continuidad por ms de 3 aos, y que mantienen un promedio de compra con
nuestra empresa mayor a cien mil lempiras mensuales. (>Lps 100,000.00).
Son clientes puntuales y responsables que saben honrar sus compromisos de pago con
Eldons Supermarkets y con otras entidades relacionadas.
Clientes categora B: Son clientes menos frecuentes pero que con cierta periodicidad
compran en Eldons Supermarkets Son aquellos clientes de quienes la empresa tiene
registros de venta de entre dos a tres aos y que tienen un promedio mensual de compras
de cincuenta mil lempiras (>Lps 50,000.00).
Clientes categora C: Son todos los clientes que mantienen relacin

comercial con Eldons Supermarkets con ms de un ao de antigedad,
y que tienen un promedio de compras con nuestra empresa mayor a
veinte mil lempiras mensuales (>Lps 20,000.00).
Clientes categora D: En esta categora se incluyen a todos los clientes que visitan y
compran por lo menos una vez cada mes y que registran un promedio de compras mayor
a cinco mil lempiras mensuales (>Lps 5,000.00).
Clientes categora E: Son clientes no frecuente, conocidos como Clientes especiales

que ocasionalmente realizan compras significativas para la empresa, y por lo tanto
constituyen un aspecto de inters en nuestro mercado meta.
Clientes categora F: Son todos los dems clientes distintos a las categoras anteriores.
15
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
CDIGO:
VT-005
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
Pgina 3 de 3
Descripcin del procedimiento de descuentos:

Los descuentos se aplicaran siguiendo el orden siguiente:
Categora
Porcentaje de descuento
Ventas con tarjetas de crdito
25%
20%
20%
15%
15%
10%
10%
5%
20%
15%
1. Agente de ventas:
1.1. Rotula los descuentos sobre la lnea de productos o sobre los productos
especficos.
1.2. Revisa y actualiza los descuentos.
1.3. Identifica la categora del cliente.
1.4. Mientras atiende al cliente le informa los precios segn la tabla de descrita
1.5. anteriormente.
1.6. Informa al cliente que los descuentos solo aplican para ventas al contado.
1.7. Remite al cliente al departamento de facturacin
1.8. Si el descuento es a un cliente especial, Coordina con el supervisor o jefe
inmediato.
16
POLTICA DE PROMOCIONES Y
OFERTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-006
Pgina 1 de 2
Propsito: Establecer los parmetros que rigen las promociones y ofertas diseadas para
promover las campaas de comercializacin.
Polticas:
1. Las ofertas y promociones sern utilizadas en temporadas bajas.
2. Siempre que exista una oferta o promocin se anunciar por uno o ms medios
de comunicacin.
3. Las promociones sern notificadas a todos nuestros clientes por las diferentes
vas disponibles.
4. Las ofertas y promociones sern difundidas y rotuladas dentro y fuera de la
empresa.
5. Los criterios y condiciones para determinar el valor de las ofertas y promociones
sern estudiadas por la administracin al igual que la fijacin de precios.
6. Cuando sea necesario se ampliarn los horarios de trabajo para cumplir con la
demanda de los clientes.
7. las ofertas y promociones se celebrarn por perodos de tiempo y sobre productos
especficos.
8. La administracin establecer los controles necesarios para el manejo adecuado
de recursos monetarios, logsticos y personales.
17
OFERTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-006
Pgina 2 de 2
Descripcin del procedimiento.

1. Gerente General:
1.1 Identifica los productos y servicios a promover.
1.1 Coordina con el administrador las condiciones y restricciones siguientes:
1.1.1 Tipo de oferta.
1.1.2 Reducciones de precio.
1.1.3 Presupuesto de gastos.
1.1.4 Lugar y fecha de realizacin.
1.1.5 Disponibilidad de recursos.
1.1.6 otras coordinaciones.
1.1.7 Coordina con el personal de apoyo y hace las planificaciones respectivas.
2
Administrador General.
2.1 Analiza, y aprueba o desaprueba las condiciones.
2.2 En caso de carpa procede a contactar a los socios comerciales
(proveedores):
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
3
Presenta presupuesto de gastos de instalacin, publicidad y desarrollo.

Solicita el apoyo, financiero o logstico.
Negocia con los proveedores.
Analiza y define otras condiciones y restricciones.
Supervisor /Agentes de venta:

3.1
Recibe instrucciones de rotulacin, e informacin de las ofertas y
promociones.
3.2 Rtula e identifica los productos en promocin.
3.3 Establece contacto con los clientes para notificarles las ofertas y promociones.
3.4 Da informacin a los clientes que visitan la empresa.
3.5 Actualiza los sistemas electrnicos y listas de precios.
3.6 Fin del procedimiento.
18
POLTICA DE VENTAS DE
NUEVOS PRODUCTOS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-007
Pgina 1 de 3
Propsito: Establecer lineamientos para el manejo

estratgico de nuevos productos disponibles para la venta.
prctico
Alcance: Todos los productos nuevos que vende la empresa.

Polticas:
1. Los nuevos productos se exhibirn en los lugares ms accesibles a
los clientes.
2. Se dar induccin al personal de ventas sobre los nuevos
productos.
3. Se dar informacin a los clientes sobre los nuevos productos.
4. Cuando un cliente lo solicite, en la medida de lo posible se har
una demostracin del producto.
19
POLTICA DE VENTAS DE NUEVOS

PRODUCTOS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-007
Pgina 2 de 3

1. Departamento de bodega:
1.1. Recibe y revisa solicitud de transferencia de los nuevos productos.
1.2. Remite los productos a la sala de ventas.
1.3. Ingresa la salida de productos al sistema o base de datos.
1.4. Extiende comprobante de entrega con las firmas pertinentes, (ver
forma F-VT-003)
1.5. Archiva comprobante.
2. Sala de ventas:
2.1. Recibe los nuevos productos, revisa el buen estado y se hace el
conteo segn comprobante de entrega.
2.2. Si existen productos en mal estado se devuelven a la bodega.
2.3. Verifica y etiqueta el precio de venta.
2.4. Asegura que los productos estn limpios y en su forma original.
2.5. Exhibe los productos en un lugar apropiado.
2.6. Despliega afiches, carteles, manuales, entre otros grficos y fuentes
de
2.7. Informacin sobre los productos.
2.8. Fin del procedimiento

20
POLTICA DE PAGO A
PROVEEDORES
Elaborado por:
Jefe de contabilidad
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-008
Pgina 1 de
2
Propsito: Crear un sistema de pagos ordenado, formal y eficiente para

cumplir con el pago de las obligaciones contradas con nuestros
proveedores y acreedores.
Alcance: Todos los acreedores y proveedores de la empresa.
Responsable de la revisin: Contador
Polticas:
1. Todos los pagos sern elaborados mediante cheques o
transferencias electrnicas.
2. Los pagos a proveedores se harn los jueves y se entregarn los
viernes de cada semana.
3. Los pagos sern preparados por el contador de la empresa y
firmados por el gerente o administrador.
4. Todos los pagos sern documentados con las firmas de
elaboracin, autorizacin y recibo del pago.
5. El contador mantendr una programacin de pagos en base a la
cual notificar a los proveedores acerca de la fecha de pago.
6. No se firmarn cheques sin el soporte de documentos como
facturas y otros equivalentes.
7. Los pagos sern realizados una semana antes de la fecha de
vencimiento de las facturas o compromisos de pago.
22
POLTICA DE PAGO A
PROVEEDORES
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-008
Pgina 2 de
2
Procedimiento:
1. Contador:
1.1
1.2
Prepara programacin de pagos segn fechas de vencimiento.

Selecciona facturas o documentos a pagar.
1.3
Revisa los valores y sumatoria contenidos los documentos.
1.4
Elabora el cheque u orden de transferencia.
1.5
Elabora comprobante de pago describiendo los siguientes
mviles:
1.5.1 Nmero de facturas y documentos que se pagan.
1.5.2 Nmero o fotocopia del cheque.
1.5.3 Detalle y suma de los valores que se pagan.
1.6
1.7
1.8
1.9
Firma comprobante de pago.

Adjunta facturas y comprobante con cada cheque.
Actualiza la programacin de pagos.
Remite cheque al administrador para que sea firmado.
2
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
Administrador / Gerente general.

Recibe cheques con documentos adjuntos.
Revisa los datos del cheque y documentos.
Si hay errores o falta informacin regresa el cheque al contador.
Si todo est en orden, firma los cheques.
Regresa cheque al contador.
2.10
23
POLTICA DE CIERRE Y REPORTE

DIARIO DE VENTAS
Elaborado por:
CDIGO:
VT-009
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
Pgina 1 de
elaboracin:
3
01/01/2015
Propsito: Determinar las disposiciones a seguir para establecer un control y registro
apropiado de las ventas y recepcin de fondos producto de las operaciones diarias.
Alcance: Departamento de caja, facturacin y contabilidad.
Polticas:
1. Se elaborarn reportes de ventas diarias al final de cada turno.
2. Se practicarn arqueos de caja inmediatamente despus de cada turno, cuyos
valores debern coincidir con los reportes de venta.
3. Los reportes sern elaborados por el encargado de caja y revisados por el
contador de la empresa.
4. Se establecer un fondo para cambio o flote de caja permanente de cinco mil
lempiras, el cual ser asignado al encargado de caja.
5. El encargado de caja deber permanecer en su puesto de trabajo y tomar todas
las precauciones para salvaguardar los recursos encomendados.
6. No ser permitido mantener existencias de efectivo en caja iguales o mayores a
diez mil lempiras o su equivalente en moneda extranjera.
7. Siempre que se remitan o transfieran fondos a la administracin o viceversa, estos
sern documentados y firmados por las partes involucradas.
8. Ningn empleado o directivo podr extraer los fondos de caja para cubrir gastos u
otras necesidades, salvo situaciones especiales autorizadas por la administracin.
9. Cuando existan faltantes, estos sern atribuidos al encargado de caja.
10. Cuando existan sobrantes, estos sern enterrados a la administracin para que los
conserve mientras los mismos son reclamados.
11. Los reportes de ventas / cierres diarios podrn elaborarse electrnicamente, o de
manera manual mediante formatos pre-impresos.
12. Todo reporte deber constar con facturas y otros documentos como soporte del
mismo.
13. En la medida de lo posible Eldons Supermarkets instalar cmaras de seguridad

en rea de caja y otros lugares estratgicos.
Cuando la administracin o auditora determinen errores, incoherencias.
24

DIARIO DE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-09
Pgina 2 de 3

1. Administrador:
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.
Entrega flote de caja al cajero

Instruye al cajero sobre el factor de cambio del dlar u otras monedas.
Recibe y cuenta los fondos transferidos por el cajero durante el turno.
Documenta los valores recibidos.
Deposita los fondos en caja fuerte.
Repite los pasos 1.2, 1.3 y 1.4 con la transferencia final del da.
Recibe y firma el reporte de ventas presentado por el contador.
2. Encargado de caja:
2.1. Recibe y cuenta el flote de caja.
2.2. firma la recepcin del flote.
2.3. Permanece en su puesto de trabajo.
2.4. Mantiene cerrada y asegurada la llave de acceso a caja.
2.5. Recibe las facturas remitidas por el encargado de facturacin.
2.6. Verifica que las facturas de crdito sean firmadas por el cliente.
2.7. Cobra las facturas, y pagos a cuenta observando los valores y cambios
correctos.
2.8. Cobra y registra las ventas menores que no son facturadas.
2.9. Extiende recibo de pago.
2.10. Firma y sella las facturas cobradas y comprobantes de pago.
2.11. Conserva copia de las facturas y comprobantes de pago.
2.12. Si acumula valores iguales o superiores al mximo permitido, transfiere los
fondos a administracin.
2.13. Extiende comprobante de los fondos transferidos a administracin con la

firma de ambas partes.
2.14. Coordina con el jefe inmediato o contador cualquier permiso de ausencia que
se requiera.
2.15. Prepara reporte de ventas y arqueo de efectivo.
2.16. Remite los fondos disponibles y el flote de caja a administracin.
2.17. Firma el reporte de ventas.
2.18. Presenta reporte y documentos relacionados al contador.
25
2..19 Confirma con el contador la revisin del reporte y obtiene copia firmada.
3.
Contador:
3.1.
Recibe el reporte de ventas.
3.2.
Confirma los valores de los documentos presentados.
3.3.
Compara las sumas de factura con el reporte presentado por el encargado de
facturacin.
3.4.
Verifica los comprobantes de fondos transferidos a administracin.
3.5.
Confirma si hay sobrantes o faltantes.
3.6.
Si hay faltantes o sobrantes se documentan con la firma y aceptacin de ambas
partes.
3.7.
Firma el reporte de ventas y extiende copia al encargado de caja.
3.8.
Hace registro contable de las transacciones del da contenidas en el reporte de
ventas.
3.9.
Presenta el reporte a administracin.
3.10.
Conserva copia firmada por caja, administracin y contabilidad.
3.11.
26
POLTICA DE ELABORACIN DE
PLANILLA
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-010
Pgina 1 de 3
Propsito: Crear las disposiciones que debern ser observadas para la

elaboracin de planillas de sueldos y salarios.
Alcance: Todos los empleados de la empresa.
Polticas:
1. Los sueldos y salarios se pagarn quincenalmente.
2. Para la elaborar las planillas se tomarn como base los reportes de
asistencia de los empleados.
3. Las planillas sern elaboradas por el contador y aprobadas por
administracin.
4. Se pagarn horas extras siguiendo las disposiciones del cdigo
laboral.
5. Cuando un empleado registre su salida en una fraccin de hora,
esta ser redondeada al nmero de horas ms inmediato.
6. En la elaboracin de planillas se observar lo dispuesto en las
leyes del IHSS, RAP, FOSOVI e ISR.
7. Las deducciones que por ley se practiquen sern enterradas ante
los organismos pertinentes en el plazo que las leyes y reglamentos
determinen.
8. Cuando se lleven a cabo deducciones internas, cada empleado

sujeto a dichas deducciones deber firmar su autorizacin para
dicho efecto especificando el monto y otras condiciones.
9. Las planillas debern ser posteadas y archivadas en orden
sistemtico para fines formales y administrativos.
10.
Se emitirn comprobantes de pago detallados que debern
ser firmados personalmente por cada empleado.
27
PLANILLA
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-010
Pgina 2 de 3

1. Contador:
1.1. Revisa y determina los das y horas trabajados.
1.2. Determina si hay horas extras, diurnas, nocturnas o mixtas.
1.3. Elabora planilla.
1.4. Calcula y aplica deducciones segn ley.
1.5. Aplica otras deducciones convenidas.
1.6. Remite planilla a administracin.
1.7. Una vez autorizada la planilla se procede a la elaboracin de
cheques u otros mtodos de pago. (pueden ser hechos por la
administracin)
1.8. Elabora comprobantes de pago con los siguientes criterios:
1.8.1. Razn social de la empresa, encabezado, logo etc.
1.8.2. Ttulo de comprobante de pago de planilla.
1.8.3. Fecha de pago y periodo pagado.
1.8.4. Nombre completo del empleado.
1.8.5. Nmero de identidad / Carnet.
1.8.6. Puesto que desempea.
1.8.7. Sueldo base.

1.8.8. Das laborados.
1.8.9. Importe de sueldo base.
1.8.10.
Horas extras trabajadas.
1.8.11.
Importe por horas extras.
1.8.12.
Importe
de
bonificaciones, comisiones, donaciones u otras.
1.8.13.
Total
de
ingresos
devengados.
1.8.14.
Deducciones:
1.8.14.1 ISR
1.814.2 IHSS
1.814.3 RAP
28
CONCLUSION
29
BIBLIOGRAFIA
30
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
15/06/2014
CDIGO:
VT-002
Pgina 2 de 5

3. Cliente:
3.1. Solicita la cotizacin.
4. Unidad de cotizaciones:
4.1. Recibe la solicitud.
4.2. Abre el archivo de cotizaciones en Excel.
4.3. Si no se dispone del formato electrnico, toma el formato preimpreso
4.4. Se llena el formato C-VT-002.
4.5. Si el importe de la cotizacin es mayor a Lps 10,000.00 se
imprime a colores, de lo contrario en blanco y negro.
4.6. Firma y sella cotizacin.
4.7. Entrega cotizacin al cliente.
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
Cdigo:
VT-003
Pgina 1 de 2
Propsito: Establecer los procedimientos y condiciones que sern

dispuestos para aquellos casos en los cuales nuestros clientes nos
devuelvan productos.
Polticas:
10.
La factura original ser requisito para una devolucin.
11.
Un producto se aceptar como devolucin solo si est en su
forma y estado original.
12.
No se aceptarn devoluciones despus de 5 das a partir de la
fecha de venta.
13.
No se aceptarn devoluciones sobre ventas menores al
mnimo de facturacin.
14.
Un producto puede ser cambiado por otro si se compensa el
ajuste por la diferencia de precios.
15.
Cuando el cliente est de acuerdo se creara una o ms notas
de crdito a su favor
16.
por el importe de la devolucin.
17.
Cuando sea aplicable el numeral anterior, se deber separar
el ISV de los tems gravados, el cual se devolver al cliente.
18.
Cuando se requiera negociar alguna condicin adicional
deber intervenir la gerencia general o administracin.
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-003
Pgina 2 de 2

4 Cliente:
4.1
4.2
Presenta los tems que desea devolver.

presenta factura.
5 Agente de venta
5.1 Solicita y revisa la factura original del cliente, si hay alguna discrepancia
5.2 notifica al jefe inmediato.
5.3 Revisa los tems presentados por el cliente; si todo est en buen estado, ofrece al
cliente las opciones de cambio o reembolso, de lo contrario notifica al jefe inmediato.
5.4 Si el cliente opta por cambiar el producto por otros, stos se facturan a nombre de l.
5.5 En el caso del numeral anterior, si el ajuste es a favor del cliente, la nueva factura
tambin se remite a Administracin, de lo contrario se adjunta al comprobante de la
devolucin.
5.6 Emite comprobante de reintegro del producto a la sala de ventas en tres copias.
5.7 Reintegra los productos devueltos a su posicin en la sala de ventas.
5.8 Remite copia al departamento de contabilidad.
5.9 Conserva y archiva copia del comprobante de reingreso del producto.
6 Jefe Inmediato:
6.1 Revisa cuidadosamente las condiciones de la factura, si existen alteraciones se
rechaza la devolucin.
6.2 Comprueba el estado y forma original de los productos presentados, si considera que
se cumplen las condiciones, autoriza al agente de ventas seguir el procedimiento; de
lo contrario rechaza la devolucin.
6.3 Si el cliente no acepta la determinacin se remite al gerente general o administrador.
7 Gerente General /administrador.
4.1.
Recibe comprobante de devolucin junto con factura del cliente.
4.2.
Revisa las condiciones aplicables.
4.3.
Autoriza a contabilidad la emisin del cheque, segn condiciones aplicables al
cliente.
4.4.
Firma cheque emitido por contabilidad.
4.5.
Remite cheque al agente de ventas para que entregue al cliente.
4.6.
En el caso de condiciones espaciales, impone su criterio segn el tipo de cliente y
productos en cuestin.
4.7.
PRECIOS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-004
Pgina 1 de 2
Propsito: Establecer las condiciones aplicables respecto a la fijacin de los precios de

venta tanto en productos como servicios que vende la empresa.
Alcance: Departamento de ventas.
Polticas:
9. La fijacin de precios es de gran importancia para Eldons Supermarkets y por lo
tanto requiere de la mxima atencin y estudio en detalle de todas sus
implicaciones.
10. Los precios de venta sern fijados aplicando un porcentaje sobre el precio de
costo de los productos o servicios.
11. Para determinar el porcentaje de sobreprecio, la administracin tomar en cuenta
los objetivos, planes, presupuestos e informes estadsticos, (precio, plaza,
producto y promocin).
12. Los precios se pueden establecer con la ayuda de un sistema automatizado.
13. No se exhibir ningn producto si se desconoce su precio de venta.
14. Los precios de venta solo sern establecidos por la administracin.
15. El precio se deber identificar con facilidad en cada producto.
16. Los precios pueden ser modificados siguiendo las polticas de descuento
establecidas en la empresa.
PRECIOS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-004
Pgina 2 de 2

4. Contador:
4.1. Determina el costo unitario de compra de los productos o servicios.
4.2. Prorratea los gastos sobre compra
4.3. Establece el costo total unitario
4.4. Presenta informe de costos a la administracin.
5. Administrador:
5.1. Analiza el costo unitario de cada tem.
5.2. Analiza los estudios de mercado, demanda y competencia del producto.
5.3. Revisa el control de presupuesto de ventas y planes financieros.
5.4. Analiza el historial de venta de los productos.
5.5. Analiza el producto-plaza-precio y promocin.
5.6. Determina los pronsticos de la demanda.
5.7. Asigna ponderaciones de las variables anteriores para lograr el porcentaje de
sobreprecio.
5.8. Determina el porcentaje / precio de venta.
5.9. Establece el margen de descuento.
5.10. Remite instrucciones al departamento de ventas.
6. Departamento de ventas:
6.1. Recibe instrucciones para establecer los precios.
6.2. Asigna los precios a los productos segn instrucciones.
6.3. Identifica los precios a los productos con etiquetas u otros mtodos
disponibles.
6.4. Ubica el precio por el lado visible de los productos.
6.5. Actualiza las bases de datos o listas manuales.
6.6. socializa los nuevos precios con las personas involucradas en el
departamento de ventas y facturacin.
POLTICA DE DESCUENTOS SOBRE

VENTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-005
Pgina 1 de
3
aPropsito: Establecer las determinaciones que deben seguirse para otorgar descuentos
a los clientes sobre los precios de venta.
Polticas:
6. Todo descuento concedido a los clientes ser regulado por las polticas descritas
en este manual.
7. Los descuentos para los clientes se harn de acuerdo a la categora de cada uno.
8. Las ventas al crdito tendrn opcin de descuento segn las condiciones de pago.
9. La administracin podr autorizar descuentos especiales cuando estime
conveniente, en cuyo caso siempre analizara el costo-beneficio.
10. Los descuentos sobre productos o servicios debern ser rotulados e incluidos en
cualquier fuente de informacin hacia el cliente.
7. Los descuentos y su publicidad debern ser revisados y actualizados
peridicamente a criterio de la administracin.
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-005
Pgina 2 de 3
Para los efectos de crditos, descuentos y otras condiciones, la administracin realizara

una clasificacin y codificacin de los clientes de acuerdo con las siguientes condiciones:
Clientes categora A: Son todos aquellos clientes en quienes la empresa ha observado

lealtad, continuidad por ms de 3 aos, y que mantienen un promedio de compra con
nuestra empresa mayor a cien mil lempiras mensuales. (>Lps 100,000.00).
Son clientes puntuales y responsables que saben honrar sus compromisos de pago con
Invepa y con otras entidades relacionadas.
Clientes categora B: Son clientes menos frecuentes pero que con cierta periodicidad
compran en Eldons Supermarkets Son aquellos clientes de quienes la empresa tiene
registros de venta de entre dos a tres aos y que tienen un promedio mensual de compras
de cincuenta mil lempiras (>Lps 50,000.00).
Clientes categora C: Son todos los clientes que mantienen relacin

comercial con invepa con ms de un ao de antigedad, y que tienen un
promedio de compras con nuestra empresa mayor a veinte mil lempiras
mensuales (>Lps 20,000.00).
Clientes categora D: En esta categora se incluyen a todos los clientes que visitan y
compran por lo menos una vez cada mes y que registran un promedio de compras mayor
a cinco mil lempiras mensuales (>Lps 5,000.00).
Clientes categora E: Son clientes no frecuente, conocidos como Clientes especiales

que ocasionalmente realizan compras significativas para la empresa, y por lo tanto
constituyen un aspecto de inters en nuestro mercado meta.
Clientes categora F: Son todos los dems clientes distintos a las categoras anteriores.
SOBRE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Departamento
Gerente General
Administracin
Descripcin del procedimiento de descuentos:
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-005
Pgina 3 de 3
Los descuentos se aplicaran siguiendo el orden siguiente:

Categora
Porcentaje de descuento
Ventas con tarjetas de crdito
25%
20%
20%
15%
15%
10%
10%
5%
20%
15%
2. Agente de ventas:
2.1. Rotula los descuentos sobre la lnea de productos o sobre los productos
especficos.
2.2. Revisa y actualiza los descuentos.
2.3. Identifica la categora del cliente.
2.4. Mientras atiende al cliente le informa los precios segn la tabla de descrita
2.5. anteriormente.
2.6. Informa al cliente que los descuentos solo aplican para ventas al contado.
2.7. Remite al cliente al departamento de facturacin
2.8. Si el descuento es a un cliente especial, Coordina con el supervisor o jefe
inmediato.
OFERTAS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-006
Pgina 1 de 2
Propsito: Establecer los parmetros que rigen las promociones y ofertas diseadas para
promover las campaas de comercializacin.
Polticas:
9. Las ofertas y promociones sern utilizadas en temporadas bajas.
10. Siempre que exista una oferta o promocin se anunciar por uno o ms medios
de comunicacin.
11. Las promociones sern notificadas a todos nuestros clientes por las diferentes
vas disponibles.
12. Las ofertas y promociones sern difundidas y rotuladas dentro y fuera de la
empresa.
13. Los criterios y condiciones para determinar el valor de las ofertas y promociones
sern estudiadas por la administracin al igual que la fijacin de precios.
14. Cuando sea necesario se ampliarn los horarios de trabajo para cumplir con la
demanda de los clientes.
15. las ofertas y promociones se celebrarn por perodos de tiempo y sobre productos
especficos.
16. La administracin establecer los controles necesarios para el manejo adecuado
de recursos monetarios, logsticos y personales.
OFERTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Departamento
Gerente General
Administracin
Descripcin del procedimiento.
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-006
Pgina 2 de 2
8 Gerente General:
8.1 Identifica los productos y servicios a promover.
8.2 Coordina con el administrador las condiciones y restricciones siguientes:
8.2.1 Tipo de oferta.
8.2.2 Reducciones de precio.
8.2.3 Presupuesto de gastos.
8.2.4 Lugar y fecha de realizacin.
8.2.5 Disponibilidad de recursos.
8.2.6 otras coordinaciones.
Coordina con el personal de apoyo y hace las planificaciones respectivas.
9
Administrador General.
2.1 Analiza, y aprueba o desaprueba las condiciones.
2.3 En caso de carpa procede a contactar a los socios comerciales
(proveedores):
9.1.1
9.1.2
9.1.3
9.1.4
Presenta presupuesto de gastos de instalacin, publicidad y desarrollo.

Solicita el apoyo, financiero o logstico.
Negocia con los proveedores.
Analiza y define otras condiciones y restricciones.
10 Supervisor /Agentes de venta:

2.19
Recibe instrucciones de rotulacin, e informacin de las ofertas y
promociones.
2.20
Rtula e identifica los productos en promocin.
2.21
Establece contacto con los clientes para notificarles las ofertas y
promociones.
2.22
Da informacin a los clientes que visitan la empresa.
2.23
Actualiza los sistemas electrnicos y listas de precios.
2.24
POLTICA DE VENTAS DE
NUEVOS PRODUCTOS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-007
Pgina 1 de 3
Propsito: Establecer lineamientos para el manejo

estratgico de nuevos productos disponibles para la venta.
prctico
Alcance: Todos los productos nuevos que vende la empresa.

Polticas:
5. Los nuevos productos se exhibirn en los lugares ms accesibles a
los clientes.
6. Se dar induccin al personal de ventas sobre los nuevos
productos.
7. Se dar informacin a los clientes sobre los nuevos productos.
8. Cuando un cliente lo solicite, en la medida de lo posible se har
una demostracin del producto.
POLTICA DE VENTAS DE NUEVOS

PRODUCTOS
Elaborado por:
Departamento
Administracin
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-007
Pgina 2 de 3

1. Departamento de bodega:
1.1. Recibe y revisa solicitud de transferencia de los nuevos productos.
1.2. Remite los productos a la sala de ventas.
1.3. Ingresa la salida de productos al sistema o base de datos.
1.4. Extiende comprobante de entrega con las firmas pertinentes, (ver
forma F-VT-003)
1.5. Archiva comprobante.
2. Sala de ventas:
2.1. Recibe los nuevos productos, revisa el buen estado y se hace el
conteo segn comprobante de entrega.
2.2. Si existen productos en mal estado se devuelven a la bodega.
2.3. Verifica y etiqueta el precio de venta.
2.4. Asegura que los productos estn limpios y en su forma original.
2.5. Exhibe los productos en un lugar apropiado.
2.6. Despliega afiches, carteles, manuales, entre otros grficos y fuentes

de
2.7. Informacin sobre los productos.
2.8. Fin del procedimiento
POLTICA DE PAGO A
PROVEEDORES
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-008
Pgina 1 de
2
Propsito: Crear un sistema de pagos ordenado, formal y eficiente para

cumplir con el pago de las obligaciones contradas con nuestros
proveedores y acreedores.
Alcance: Todos los acreedores y proveedores de la empresa.
Polticas:
8. Todos los pagos sern elaborados mediante cheques o
transferencias electrnicas.
9. Los pagos a proveedores se harn los jueves y se entregarn los
viernes de cada semana.
10.
Los pagos sern preparados por el contador de la empresa y
firmados por el gerente o administrador.
11.
Todos los pagos sern documentados con las firmas de
elaboracin, autorizacin y recibo del pago.
12.
El contador mantendr una programacin de pagos en base a
la cual notificar a los proveedores acerca de la fecha de pago.
13.
No se firmarn cheques sin el soporte de documentos como
facturas y otros equivalentes.
14.
Los pagos sern realizados una semana antes de la fecha de
vencimiento de las facturas o compromisos de pago.
POLTICA DE PAGO A
PROVEEDORES
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-008
Pgina 2 de
2
Procedimiento:
3 Contador:
3.19
Prepara programacin de pagos segn fechas de vencimiento.
3.20
Selecciona facturas o documentos a pagar.
3.21
Revisa los valores y sumatoria contenidos los documentos.
3.22
Elabora el cheque u orden de transferencia.
3.23
Elabora comprobante de pago describiendo los siguientes
mviles:
3.23.1
Nmero de facturas y documentos que se pagan.
3.23.2
Nmero o fotocopia del cheque.
3.23.3
Detalle y suma de los valores que se pagan.
3.24
3.25
3.26
3.27
Firma comprobante de pago.

Adjunta facturas y comprobante con cada cheque.
Actualiza la programacin de pagos.
Remite cheque al administrador para que sea firmado.
4 Administrador / Gerente general.

4.19
Recibe cheques con documentos adjuntos.
4.20
Revisa los datos del cheque y documentos.
4.21
Si hay errores o falta informacin regresa el cheque al
contador.
4.22
Si todo est en orden, firma los cheques.
4.23
Regresa cheque al contador.
4.24

DIARIO DE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-009
Pgina 1 de
3
Propsito: Determinar las disposiciones a seguir para establecer un control y registro

apropiado de las ventas y recepcin de fondos producto de las operaciones diarias.
Alcance: Departamento de caja, facturacin y contabilidad.
Polticas:
14. Se elaborarn reportes de ventas diarias al final de cada turno.
15. Se practicarn arqueos de caja inmediatamente despus de cada turno, cuyos
valores debern coincidir con los reportes de venta.
16. Los reportes sern elaborados por el encargado de caja y revisados por el
contador de la empresa.
17. Se establecer un fondo para cambio o flote de caja permanente de cinco mil
lempiras, el cual ser asignado al encargado de caja.
18. El encargado de caja deber permanecer en su puesto de trabajo y tomar todas
las precauciones para salvaguardar los recursos encomendados.
19. No ser permitido mantener existencias de efectivo en caja iguales o mayores a
diez mil lempiras o su equivalente en moneda extranjera.
20. Siempre que se remitan o transfieran fondos a la administracin o viceversa, estos
sern documentados y firmados por las partes involucradas.
21. Ningn empleado o directivo podr extraer los fondos de caja para cubrir gastos u
otras necesidades, salvo situaciones especiales autorizadas por la administracin.
22. Cuando existan faltantes, estos sern atribuidos al encargado de caja.
23. Cuando existan sobrantes, estos sern enterrados a la administracin para que los
conserve mientras los mismos son reclamados.
24. Los reportes de ventas / cierres diarios podrn elaborarse electrnicamente, o de
manera manual mediante formatos pre-impresos.
25. Todo reporte deber constar con facturas y otros documentos como soporte del
mismo.
26. En la medida de lo posible Eldons Supermarkets instalar cmaras de seguridad
en rea de caja y otros lugares estratgicos.
Cuando la administracin o auditora determinen errores, incoherencias

DIARIO DE VENTAS
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-09
Pgina 2 de 3

3. Administrador:
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.
Entrega flote de caja al cajero

Instruye al cajero sobre el factor de cambio del dlar u otras monedas.
Recibe y cuenta los fondos transferidos por el cajero durante el turno.
Documenta los valores recibidos.
Deposita los fondos en caja fuerte.
Repite los pasos 1.2, 1.3 y 1.4 con la transferencia final del da.
Recibe y firma el reporte de ventas presentado por el contador.
4. Encargado de caja:
4.1. Recibe y cuenta el flote de caja.
4.2. firma la recepcin del flote.
4.3. Permanece en su puesto de trabajo.
4.4. Mantiene cerrada y asegurada la llave de acceso a caja.
4.5. Recibe las facturas remitidas por el encargado de facturacin.
4.6. Verifica que las facturas de crdito sean firmadas por el cliente.
4.7. Cobra las facturas, y pagos a cuenta observando los valores y cambios
correctos.
4.8. Cobra y registra las ventas menores que no son facturadas.
4.9. Extiende recibo de pago.
4.10. Firma y sella las facturas cobradas y comprobantes de pago.
4.11. Conserva copia de las facturas y comprobantes de pago.
4.12. Si acumula valores iguales o superiores al mximo permitido, transfiere los
fondos a administracin.
4.13. Extiende comprobante de los fondos transferidos a administracin con la

firma de ambas partes.
4.14. Coordina con el jefe inmediato o contador cualquier permiso de ausencia que
se requiera.
4.15. Prepara reporte de ventas y arqueo de efectivo.
4.16. Remite los fondos disponibles y el flote de caja a administracin.
4.17. Firma el reporte de ventas.
4.18. Presenta reporte y documentos relacionados al contador.
4.19. Confirma con el contador la revisin del reporte y obtiene copia firmada.
3.
Contador:
3.1.
Recibe el reporte de ventas.
3.2.
Confirma los valores de los documentos presentados.
3.3.
Compara las sumas de factura con el reporte presentado por el encargado de
facturacin.
3.4.
Verifica los comprobantes de fondos transferidos a administracin.
3.5.
Confirma si hay sobrantes o faltantes.
3.6.
Si hay faltantes o sobrantes se documentan con la firma y aceptacin de ambas
partes.
3.7.
Firma el reporte de ventas y extiende copia al encargado de caja.
3.8.
Hace registro contable de las transacciones del da contenidas en el reporte de
ventas.
3.9.
Presenta el reporte a administracin.
3.10.
Conserva copia firmada por caja, administracin y contabilidad.
3.11.
PLANILLA
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-010
Pgina 1 de 3
Propsito: Crear las disposiciones que debern ser observadas para la

elaboracin de planillas de sueldos y salarios.
Alcance: Todos los empleados de la empresa.
Polticas:
11.
Los sueldos y salarios se pagarn quincenalmente.
12.
Para la elaborar las planillas se tomarn como base los
reportes de asistencia de los empleados.
13.
Las planillas sern elaboradas por el contador y aprobadas por
administracin.
14.
Se pagarn horas extras siguiendo las disposiciones del
cdigo laboral.
15.
Cuando un empleado registre su salida en una fraccin de
hora, esta ser redondeada al nmero de horas ms inmediato.
16.
En la elaboracin de planillas se observar lo dispuesto en las
leyes del IHSS, RAP, FOSOVI e ISR.
17.
Las deducciones que por ley se practiquen sern enterradas
ante los organismos pertinentes en el plazo que las leyes y
reglamentos determinen.
18.
Cuando se lleven a cabo deducciones internas, cada
empleado sujeto a dichas deducciones deber firmar su
autorizacin para dicho efecto especificando el monto y otras

condiciones.
19.
Las planillas debern ser posteadas y archivadas en orden
sistemtico para fines formales y administrativos.
20.
Se emitirn comprobantes de pago detallados que debern
ser firmados personalmente por cada empleado.
PLANILLA
Elaborado por:
Aprobado por:
Gerente General
Fecha de
elaboracin:
01/01/2015
CDIGO:
VT-010
Pgina 2 de 3

2. Contador:
2.1. Revisa y determina los das y horas trabajados.
2.2. Determina si hay horas extras, diurnas, nocturnas o mixtas.
2.3. Elabora planilla.
2.4. Calcula y aplica deducciones segn ley.
2.5. Aplica otras deducciones convenidas.
2.6. Remite planilla a administracin.
2.7. Una vez autorizada la planilla se procede a la elaboracin de
cheques u otros mtodos de pago. (pueden ser hechos por la
administracin)
2.8. Elabora comprobantes de pago con los siguientes criterios:
2.8.1. Razn social de la empresa, encabezado, logo etc.
2.8.2. Ttulo de comprobante de pago de planilla.
2.8.3. Fecha de pago y periodo pagado.
2.8.4. Nombre completo del empleado.
2.8.5. Nmero de identidad / Carnet.
2.8.6. Puesto que desempea.
2.8.7. Sueldo base.
2.8.8. Das laborados.
2.8.9. Importe de sueldo base.

2.8.10.
Horas extras trabajadas.
2.8.11.
Importe por horas extras.
2.8.12.
Importe
de
bonificaciones, comisiones, donaciones u otras.
2.8.13.
Total
de
ingresos
devengados.
2.8.14.
Deducciones:
1.8.14.1 ISR
1.814.2 IHSS
1.814.3 RAP
CONCLUSION
BIBLIOGRAFIA

Tarea de Politicas Grupal

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tarea de Politicas Grupal

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HONDURAS

Manual general de polticas y procedimientos

Ing. Gerardo Prez

Amanda Martnez (201210070148)

Roatn, Islas de la Baha, 15 de Abril del 2015

Eldons Supermarkets es una organizacin con fines de lucro,

Ofrecer y garantizar honestidad en el negocio hacia el cliente logrando una

Ofrecer productos a precios competitivos.

Operar la empresa, respetando la calidad y dignidad humana tanto de los

Ofrecer excelentes servicios a cada uno de los clientes.

Satisfacer las necesidades de demanda en el sector.

Competir por calidad no por precios.

Propsito: Establecer un orden y control en la emisin de facturas de venta y definir las

Siempre que exista una venta se debe emitir la factura respectiva.

Descripcin del procedimiento:

Responsable de revisin: Jefe del departamento de ventas o Administrador.

Descripcin del procedimiento:

Propsito: Establecer los procedimientos y condiciones que sern

Descripcin del procedimiento:

Solicita y revisa la factura original del cliente, si hay alguna discrepancia

3.3 Si el cliente no acepta la determinacin se remite al gerente general o administrador.

Recibe comprobante de devolucin junto con factura del cliente.

Revisa las condiciones aplicables.

Firma cheque emitido por contabilidad.

Remite cheque al agente de ventas para que entregue al cliente.

Fin del procedimiento.

Propsito: Establecer las condiciones aplicables respecto a la fijacin de los precios de

POLTICA DE DESCUENTOS SOBRE

Para los efectos de crditos, descuentos y otras condiciones, la administracin realizara

Clientes categora C: Son todos los clientes que mantienen relacin

Clientes categora E: Son clientes no frecuente, conocidos como Clientes especiales

Descripcin del procedimiento de descuentos:

Ventas con tarjetas de crdito

Descripcin del procedimiento.

Presenta presupuesto de gastos de instalacin, publicidad y desarrollo.

Supervisor /Agentes de venta:

Propsito: Establecer lineamientos para el manejo

Alcance: Todos los productos nuevos que vende la empresa.

POLTICA DE VENTAS DE NUEVOS

Descripcin del procedimiento:

2.8. Fin del procedimiento

Propsito: Crear un sistema de pagos ordenado, formal y eficiente para

Prepara programacin de pagos segn fechas de vencimiento.

Firma comprobante de pago.

Administrador / Gerente general.

Fin del procedimiento.

POLTICA DE CIERRE Y REPORTE

13. En la medida de lo posible Eldons Supermarkets instalar cmaras de seguridad

POLTICA DE CIERRE Y REPORTE

Descripcin del procedimiento:

Entrega flote de caja al cajero

2.13. Extiende comprobante de los fondos transferidos a administracin con la

Recibe el reporte de ventas.

Confirma los valores de los documentos presentados.

Verifica los comprobantes de fondos transferidos a administracin.

Confirma si hay sobrantes o faltantes.

Firma el reporte de ventas y extiende copia al encargado de caja.

Presenta el reporte a administracin.

Conserva copia firmada por caja, administracin y contabilidad.

Fin del procedimiento.

Propsito: Crear las disposiciones que debern ser observadas para la

8. Cuando se lleven a cabo deducciones internas, cada empleado