1.

OBJETIVO
Establecer las directrices generales para aprobar los descuentos en nmina de los
crditos mediante la modalidad de libranzas y ahorros con entidades de economa
solidaria e instituciones financieras, conforme a la normatividad vigente; para orientar a
los (as) servidores (as) en el procedimiento a seguir y establecer con las entidades el
mecanismo de aprobacin, reporte de novedades y descuentos en la nmina de la
Secretara Distrital de Integracin Social.

2. GLOSARIO
Libranza: La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera mediante el cual el deudor
autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual una suma
determinada para aplicar a la amortizacin de sus obligaciones ante una entidad
financiera o de economa solidaria, y la entidad empleadora se compromete a entregar
dichas sumas a la entidad acreedora en un plazo previamente convenido.
Para el adecuado desarrollo del esquema de libranza es requisito indispensable que la
entidad financiera o de economa solidaria cuente con la autorizacin de descuento de

nmina por parte del deudor (servidor pblico) y la autorizacin del empleador de la
capacidad de descuento del deudor.
La libranza o descuento directo es la autorizacin dada por el asalariado o pensionado, al
empleador o entidad pagadora, segn sea el caso, para que realice el descuento del
salario, o pensin disponibles por el empleado o pensionado, con el objeto de que sean

giradas a favor de las entidades operadoras para atender los productos, bienes y servicios

objeto de libranza1
Empleador o entidad pagadora: Es la persona natural o jurdica, de naturaleza pblica o
privada, que tiene a su cargo la obligacin del pago del salario, cualquiera que sea la
denominacin de la remuneracin, en razn de la ejecucin de un trabajo o porque tiene a
su cargo el pago de pensiones en calidad de administrador de fondos de cesantas y

pensiones2. La Secretara de Integracin Social tiene el carcter de empleador y la

Tesorera Distrital, (Secretara de hacienda Distrital) tiene el carcter de pagador.
Entidad operadora: Es la persona jurdica que realiza operaciones de libranza o
descuento directo, por estar autorizada legalmente para el manejo del ahorro del pblico o

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal a)

para el manejo de los aportes o ahorros de sus asociados 3. Igualmente, el empleador o

entidad pagadora tendr la obligacin de verificar, en todos los casos, que la entidad
operadora se encuentra inscrita en el Registro nico Nacional de Entidades Operadores
de Libranza, el cual ser llevado por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico; entidad

que lo debe publicar en la pgina web institucional, con el fin exclusivo de permitir el
acceso a cualquier persona que desee constatar el registro de entidades operadoras4.
El Registro nico Nacional de Entidades Operadoras de Libranza entrar en operacin
dentro de los quince (15) meses siguientes a la entrada en vigencia del Decreto 1455 del
10 de julio de 2013; esto es, el 10 de octubre de 2.014; salvo disposicin en contrario5.
Beneficiario: Es la persona empleada o pensionada, titular de un producto, bien o
servicio que se obliga a atender a travs de la modalidad de libranza o descuento directo6.
2

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal b)

Capacidad de descuento, de pago o de endeudamiento. Es el porcentaje o monto que

puede ser descontado del sueldo del empleado, el cual no puede superar el cincuenta por

ciento (50%) del neto de su salario, despus de los descuentos de ley7.

Libre escogencia de la entidad operadora: El beneficiario tiene derecho de escoger
libre y gratuitamente cualquier entidad para el pago de su nmina. El empleador no podr

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal c)

obligar al beneficiario a efectuar libranza con la entidad financiera con quien este tenga
convenio para el pago de nmina8.
Cdigo de operador de Libranzas. Todas las entidades que deseen tramitar libranzas en
la SDIS deben tener autorizacin legal para tal fin. Mientras entra en vigencia el Registro
nico Nacional de Entidades Operadores de Libranza, corresponde a la Tesorera Distrital
la aprobacin y asignacin del cdigo de operador para las entidades que tramitan
libranzas con la Administracin Central del Distrito Capital. El cdigo es un nmero
asignado por dicha entidad mediante el cual se identifica el concepto de descuento en la
nmina del trabajador.

Salario mnimo mensual legal vigente: El salario mnimo es la remuneracin vital,

bsica y obligatoria establecida en Colombia; que se define anualmente por parte del la
Comisin Permanente de Concertacin de Polticas Laborales y Salariales o mediante
Decreto del Gobierno Nacional. El derecho al salario mnimo ha sido considerado un
ingreso tan importante que en la Constitucin Poltica (C.P.), se ha dotado de una
proteccin especial. As, si bien no es sinnimo de mnimo vital, su afectacin puede
ponerlo seriamente en riesgo. Segn el artculo 53 de la C.P. el salario mnimo es
irrenunciable.

Ley 1527 de 2012, artculo 6.

Salario Mnimo Vital: El derecho al mnimo vital ha sido considerado por la jurisprudencia
constitucional como una de las garantas ms importantes en el Estado Social de
Derecho. No solo porque se fundamenta en otros derechos como la vida (Art. 11 C.P.), la
salud (Art. 49 C.P.), el trabajo (Art. 25 C.P.) y la seguridad social (Art. 48 C.P.), sino porque
en s mismo es ese mnimo sin el cual las personas no podran vivir dignamente. Es un
concepto que no solo busca garantizarle al individuo percibir ciertos recursos, sino
permitirle desarrollar un proyecto de vida igual que al comn de la sociedad. De all que
tambin sea una medida de justicia social, propia de nuestro Estado Constitucional. En
ese sentido, derecho al mnimo vital ha sido definido por la Corte como la porcin de los
ingresos del trabajador o pensionado que estn destinados a la financiacin de sus

necesidades bsicas, como son la alimentacin, la vivienda, el vestido, el acceso a los

servicios pblicos domiciliarios, la recreacin, la atencin en salud, prerrogativas cuya
titularidad es indispensable para hacer efectivo el derecho a la dignidad humana, valor
fundante del ordenamiento jurdico constitucional. Es decir, la garanta mnima de vida.
La Corte Constitucional en diferentes oportunidades ha sostenido que el derecho al
mnimo vital no es una garanta cuantitativa sino cualitativa. Eso significa que aunque los
ingresos de una persona funcionan como un criterio para analizar la vulneracin del
derecho, su proteccin va mucho ms all. Por estas razones, la Corte Constitucional ha
establecido que a pesar de su estrecha relacin, salario mnimo no es igual a mnimo vital.
5

Decreto 1455 de julio 10 de 2013, artculo 1.

En efecto, existen situaciones en las que proteger el salario mnimo de una persona no

necesariamente garantiza las condiciones bsicas sin las cuales un individuo no podra

Ley 1527 de 2012, artculo 2, literal d)

vivir dignamente.9
2.1. Marco Legal
Ley 1527 del 27 de abril de 2.012. Por medio de la cual se establece un marco general
para la libranza o descuento directo y se dictan otras disposiciones.
Decreto 1881 del 11 de septiembre de 2.012. Por el cual se reglamenta parcialmente el
artculo 14 de la Ley 1527 de 2012.

Decreto 1455 de julio 10 de 2.013. Por el cual se modifica parcialmente el artculo 1 del
Decreto 1881 de 2012.
Sentencia T - 891 de 2013 Corte Constitucional. Emitida el 3 de diciembre de 2013, por
la sala novena de la Corte Constitucional estableciendo la regla de ordenamiento de los
descuentos legales aplicables a los trabajadores y se flexibiliza la aplicacin de la Ley
1527 de 2012, en materia de descuentos de libranzas, aclarando los lmites mximos
permitidos y priorizando la supremaca jurdica del salario mnimo, del mnimo vital y de la
irrenunciabilidad a ellos.
3. DESARROLLO
7

Ley 1527 de 2012, artculo 3, numeral 5.

3.1 TIPOS DE LIBRANZA

La Secretara Distrital de Integracin Social (SDIS), tramitar las siguientes libranzas:
a. Libranza sobre la nmina mensual. Corresponde a los descuentos para
amortizacin de crditos que se autorizarn sobre los ingresos mensuales del
servidor publico, de acuerdo a su capacidad de pago que se determinar sobre los
siguientes factores fijos mensuales:

Asignacin bsica mensual. Se tiene en cuenta la que devengue el servidor si

se encuentra en encargo.
Gastos de representacin
Prima tcnica
Subsidio de alimentacin
Auxilio de transporte
Prima de antigedad
Prima secretarial

Ley 1527 de 2012, artculo 12.

Los valores devengados por trabajo suplementario en todas las modalidades, no

se tendrn en cuenta para calcular la capacidad de endeudamiento, dado su
carcter estrictamente temporal y la variabilidad en el monto mensual.
Los descuentos de Ley que se tendrn en cuenta para calcular la capacidad de
pago, son los estrictamente obligatorios a cargo del empleado y se relacionan a
continuacin:

Aporte de salud a cargo del empleado

Aporte de pensin a cargo del empleado

Aporte al Fondo de Solidaridad pensional a cargo del trabajador. (incluye el

aporte al Fondo de Subsistencia)
Retencin en la fuente a cargo del empleado

Los dems descuentos mensuales, aunque pueden tener origen legal, no son de
deduccin forzosa y dependen de la capacidad de pago del trabajador. Este tipo
de descuentos se consideran que hacen parte del cupo disponible de
endeudamiento a cargo del empleado y son, entre otros, los siguientes:

Embargos ordenados por las autoridades judiciales, en todas las modalidades.

Cuotas sindicales
Seguros de vida y planes de medicina prepagada o complementaria,
Descuentos por incapacidades pendientes de pago
Ahorros y aportes a entidades de economa solidaria

En el caso de novedades de crditos por compra de cartera, se debe anexar junto

con la libranza, el formato de compra de cartera que maneja cada Banco,
Cooperativa o Fondo, indicando el nombre de la entidad a la que se le compra el
crdito y la cuota que el funcionario liberar en el desprendible de pago.
9

Corte Constitucional, Sentencia T 891 de 2013

b. Libranza sobre la prima semestral. Corresponde a los descuentos para

amortizacin de crditos que se autorizarn sobre el valor de la prima semestral
anual del servidor publico, de acuerdo a su capacidad de pago que se determinar
as:

Hasta un monto mximo de una asignacin bsica mensual

El visado y aprobacin de libranzas sobre la prima semestral, se iniciar el primer

da hbil del mes de abril de cada ao. Ser de absoluta responsabilidad de las

entidades los desembolsos de crdito que hagan sobre la prima semestral, sin el
respectivo visado o aprobacin por parte de la SDIS.
Cuando un funcionario tramite ms de una libranza sobre la prima semestral
superando el cupo establecido, le sern devueltas, sin aprobacin, todas las
solicitudes tramitadas a las entidades cooperativas o financieras y se enviar un
memorando al trabajador dejando la evidencia del hecho para que no se repita
dicha situacin.

c. Libranza sobre la prima de navidad. Corresponde a los descuentos para

amortizacin de crditos que se autorizarn sobre el valor de la prima de navidad
anual del servidor publico, de acuerdo a su capacidad de pago que se determinar
as:

Hasta un monto mximo de una asignacin bsica mensual

El visado y aprobacin de libranzas sobre la prima de navidad, se iniciar el primer

da hbil del mes de octubre de cada ao. Ser de absoluta responsabilidad de las

entidades los desembolsos de crdito que hagan sobre la prima de navidad, sin el
respectivo visado o aprobacin por parte de la SDIS.
Cuando un funcionario tramite ms de una libranza sobre la prima de navidad
superando el cupo establecido, le sern devueltas, sin aprobacin, todas las
solicitudes tramitadas a las entidades cooperativas o financieras y se enviar un
memorando al trabajador dejando la evidencia del hecho para que no se repita
dicha situacin.
3.2 REQUISITOS MNIMOS DE LA LIBRANZA

Las libranzas de las entidades de economa solidaria o financiera deben contener, al

menos, la siguiente informacin:

Fecha de la libranza
Nmero de identificacin y nombres completos del trabajador
Monto del crdito y monto total a pagar por parte del servidor (a)
Valor de la cuota mensual, la cual debe ser fija durante el periodo de pago
Nmero de cuotas a pagar

Tasa de inters del crdito; la cual no puede superar la tasa mxima permitida
legalmente y solo puede ser modificada en los eventos de novacin,

refinanciacin o cambios en la situacin laboral del deudor beneficiario, con su

expresa autorizacin10.
Firma del trabajador
Firma del empleador
Original y copias (original para la entidad financiera o solidaria, copia para el
trabajador y copia para el empleador que deber ser remitida por la entidad
financiera o solidaria, junto con las novedades mensuales).

3.3 OTROS DESCUENTOS PARA AHORRO,

COMPLEMENTARIA Y SEGUROS DE VIDA

MEDICINA

PREPAGADA

La Secretara Distrital de Integracin Social (SDIS), tramitar, adems de las libranzas,

los siguientes descuentos mensuales, aplicando la misma normatividad que rige para las
libranzas:
a. Ahorros o aportes para Cooperativas y Fondos de Empleados: Corresponde al
valor mensual que autoriza descontar el trabajador de sus salarios, para ahorros o
aportes; sujetos a la capacidad de pago legalmente establecida. Estos descuentos
se aplican sistemticamente todos los meses, hasta que medie autorizacin
escrita de suspensin por parte del servidor y/o la entidad correspondiente.
10

Ley 1527 de 2012, artculo 3, numeral 3.

b. Medicina prepagada o planes complementarios. Corresponde al valor mensual

que autoriza descontar el trabajador de sus salarios para amortizar, mediante
cuotas, planes complementarios de salud o medicina pre pagada; sujeto a la
capacidad de pago legalmente establecida. Estos descuentos se aplican
sistemticamente todos los meses, hasta completar el nmero de cuotas
reportadas por el servidor y/o la entidad correspondiente.
c. Seguros de vida. Corresponde al valor mensual que autoriza descontar el
trabajador de sus salarios para amortizar, mediante cuotas, seguros de vida
individuales o colectivos, sujeto a la capacidad de pago legalmente establecida.
Estos descuentos se aplican, sistemticamente todos los meses, hasta completar

el nmero de cuotas reportadas por parte del servidor y/o la entidad

correspondiente.
Los descuentos anteriormente descritos, reciben el mismo tratamiento que una libranza,
deben sujetarse a visado previo por parte de la SDIS y al cumplimiento de la capacidad de
pago legalmente establecida.
3.4 LIQUIDACIN DE LA CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO

Para calcular la capacidad mensual de endeudamiento del trabajador, se tendr en cuenta

el siguiente procedimiento:

DEVENGADOS MENSUALES
Asignacin bsica mensual
Gastos de representacin
Prima tcnica
Prima de antigedad

DEDUCIDOS MENSUALES
OBLIGATORIOS DE LEY
Aporte de salud
Aporte de pensin
Aporte al fondo de solidaridad pensional
Retencin en la fuente

Subsidio de alimentacin
Auxilio de transporte
Prima secretarial
TOTAL DEVENGADOS (1)
TOTAL DEDUCIDOS (2)
SALARIO NETO MENSUAL (3)
TOTAL DEVENGADOS - TOTAL DEDUCIDOS
(3) = (1) - (2)
CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO o CUPO DISPONIBLE (4)
SALARIO NETO MENSUAL / 50%

(4) = (3) * 50%

El cupo disponible o capacidad de endeudamiento calculado como se indica en el cuadro
anterior, es el mximo permitido para cubrir los descuentos por cualquier otro concepto,
entre los que se destacan los siguientes.

COBERTURA DEL CUPO DISPONIBLE

Descuentos por incapacidades
Cuotas de embargos en todas las modalidades
Cuotas de libranzas para bancos y entidades de economa solidaria
Cuotas sindicales
Descuentos para ahorros o aportes de entidades de economa solidaria
Seguros de vida o de salud
Planes de salud prepagada y complementaria
Otros descuentos a cargo del trabajador

Si el valor de la cuota mensual supera la capacidad de endeudamiento mensual, la

libranza no ser visada.
Al momento de visar la libranza, se verificar la existencia de embargos reportados por los
despachos judiciales que estn pendientes de ingresar a la nmina para descuento, los
cuales se tendrn en cuenta para la visacin.
En ningn caso se aplicarn descuentos al trabajador que le generen ingresos netos
inferiores al salario mnimo legal vigente.

3.5 REGLA GENERAL PARA APLICAR LOS DESCUENTOS

De conformidad con lo establecido en la Sentencia T - 891 de 2013, de la Corte
Constitucional, la regla general para aplicar los descuentos debe ceirse a los siguientes
criterios:

En primer lugar, los descuentos directos deben respetar los mximos legales
autorizados por la ley.

En segundo lugar, existe un mayor riesgo de afectar el derecho al mnimo vital

cuando:

a)

Entre el salario y la persona exista una relacin de dependencia, es decir, que sea
la nica fuente de ingresos.

b)

c)

La familia dependa de los ingresos de la persona y finalmente,

Cuando se trate de personas de la tercera edad, esto es que se encuentran en el

rango de esperanza de vida actual.

En tercer lugar, de ninguna manera es posible descontar ms all del salario mnimo

legal vigente, salvo que se trate de embargos por deudas con cooperativas y por
alimentos. En esos casos, su mximo ser del cincuenta por ciento (50%).

En cuarto lugar, el responsable de regular los descuentos es el empleador o pagador

segn el caso.

En quinto lugar, en los descuentos directos por libranza se puede descontar hasta el
cincuenta por ciento (50%) del salario (segn el caso), siempre y cuando, si se afecta
el salario mnimo, no se ponga en riesgo o lesionen los derechos al mnimo vital y a la
vida digna de la persona de acuerdo con las reglas fijadas por la Corte Constitucional.

3.6 LIMITES DE LOS DESCUENTOS

En aplicacin de los lineamientos de la Corte Constitucional, los lmites de los descuentos

quedan definidos as:
Para el caso de los embargos, las reglas impiden que se pueda afectar el salario mnimo y
solo es cautelable la quinta parte de lo que lo exceda. No obstante, cuando se trate de
deudas con cooperativas y por alimentos, el juez, puede decretar el embargo de hasta el
50% del salario; cualquier clase de salario.

Por su parte, en los crditos por libranza, se puede descontar el 50% del salario siempre y
cuando, si se afecta el salario mnimo, no se lesione el mnimo vital y la vida digna de la
persona.
Con base en lo anterior, y teniendo en cuenta que el mnimo vital y la vida digna de la
persona no son cuantificables y con fundamento en el artculo 53 de la Constitucin
Poltica, que establece la irrenunciabilidad al salario mnimo, la Secretara Distrital de
Integracin Social, se abstiene de aprobar cupos de libranzas que se encuentren por
debajo del salario mnimo legal vigente, aplicando estrictamente el lmite del 50% sobre

los ingresos mensuales luego de las deducciones legales, tal como se establece en el
artculo 3 de la Ley 1527 de 2012, segn la metodologa descrita en el numeral 3.4.
3.7 RADICACIN DE LIBRANZAS PARA VISADO
Las entidades financieras o de economa solidaria radicarn las libranzas para visado o
aprobacin de la capacidad de endeudamiento en las instalaciones de la SDIS, sub rea
de Nmina y Prestaciones, de lunes a viernes, en el horario de 7:00 a.m. a 12:00 m.

Las libranzas sern visadas por el personal de nmina de la SDIS y si cumplen con los
requisitos de Ley, sern firmadas por el Asesor de Talento Humano o su delegado. Una
vez firmadas, sern entregadas directamente a las entidades financieras o cooperativas,
dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la radicacin.
Nmina y prestaciones llevar un control, en una base de datos de Excel, de las libranzas
presentadas por las entidades, registrando la identificacin del funcionario, nombres y
apellidos, cooperativa o entidad financiera que presenta la libranza, monto solicitado,
nmero y valor de las cuotas, tipo de libranza (nueva, refinanciacin o compra de cartera),

si fue aprobada o no y motivo de la devolucin. Adicionalmente, en el libro radicador de

oficios entrantes y salientes, se llevar registro de las libranzas tramitadas.
La SDIS entregar el original y las copias debidamente firmadas, siendo compromiso de
la entidad financiera o cooperativa enviar, dentro de la fecha establecida para la
radicacin de novedades de descuento mensual, la copia para el empleador que ser el
nico soporte vlido para iniciar el descuento en la nmina.

Las entidades realizarn un anlisis previo de la capacidad de pago del trabajador, con
base en los desprendibles de nmina mensual, con el fin de minimizar la devolucin de
libranzas que no cumplen los requisitos.
Las libranzas que superen la capacidad de endeudamiento del trabajador, no sern
visadas y se devolvern a las entidades dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a la
radicacin.

La entrega y retiro de libranzas est a cargo, exclusivamente, de los asesores de las

entidades financieras o solidarias que son las responsables de que cumplan los requisitos
establecidos en el numeral 3.2 de este instructivo.
3.8 CRONOGRAMA DE REPORTE DE NOVEDADES DE LIBRANZAS
Para que se inicie o se suspenda el descuento en nmina de las libranzas, aportes o
ahorro y otros descuentos aprobados; estas novedades deben ser radicadas en la sub
rea de Nmina y Prestaciones dentro de las fechas establecidas en el cronograma
mensual elaborado por la SDIS.

La fecha mxima de recepcin de novedades es el quinto (5) da hbil de cada mes,

excepto en los meses de junio y diciembre en los cuales la presentacin de novedades se
hace de manera anticipada por las fechas especiales de pago de nmina. La SDIS
entregar un calendario anual de novedades de Libranzas que ser publicado en la
Intranet y remitido a todas las entidades para conocimiento previo de las fechas de
presentacin mensual de novedades.

Las novedades que sean entregadas con posterioridad a la fecha establecida no sern
descontadas en la nmina de ese mes, y ser responsabilidad de las entidades la
recuperacin o cobro de esa cartera directamente con sus deudores.
3.9 PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE DE NOVEDADES
El reporte de las novedades mensuales, por parte de las entidades financieras o de
economa solidaria, se har mediante radicacin en fsico de la copia de la libranza para
el empleador que fue visada o aprobada por la oficina de Talento Humano y en medio
electrnico va email, en un archivo de Excel que contiene tres hojas debidamente

identificadas y separadas por tipo de novedad (crditos nuevos, cancelaciones y aportes)

segn tipo de novedad.
En el momento en que se radiquen las novedades, la SDIS verificar si stas fueron
enviadas va email en el archivo Excel; en caso negativo, no se recibirn hasta tanto la
entidad no remita el archivo Excel de novedades.
El libro de Excel ser enviado por Nmina y Prestaciones a todas las entidades, a los
correos electrnicos que registren para tal fin.

Las novedades deben cumplir las siguientes condiciones:

a. Crditos nuevos
Los crditos nuevos deben reportarse en hoja de Excel con las especificaciones que se
detallan en el numeral 11 de este instructivo.
Mediante oficio radicado en Nmina y Prestaciones, se debe entregar copia de las
libranzas debidamente visadas y firmadas por el trabajador y por el Asesor de Talento

Humano. Los valores de la libranza (valor del crdito, nmero de cuotas, valor de la cuota)
deben coincidir exactamente con los reportados en la hoja de Excel. El nmero de
crditos reportados en Excel debe ser igual al nmero de copias de libranzas radicadas.
No se tramitar ningn descuento de crditos que no vengan soportado con la copia
fsica de la libranza. El archivo de Excel es informativo y permite adelantar gestin de
revisin pero no sustituye la copia de la libranza que es el documento oficial que permite
generar descuentos de sueldos a los servidores-as de la entidad.

Las entidades no pueden remitir descuentos de cuotas o valores no autorizados por los
deudores.
Las libranzas sobre las primas semestral y de navidad tambin deben ser radicados en
fsico y en archivo de Excel en las mismas condiciones y fechas de los crditos nuevos.

b. Crditos cancelados
Los crditos cancelados deben reportarse en una segunda hoja de Excel con las
especificaciones que se detallan en el numeral 11 de este instructivo. Se debe tener en
cuenta la identificacin exacta del crdito que se est ordenando cancelar, la cual debe
coincidir con los datos originales o inicialmente reportados del crdito aprobado; esto
porque es la nica manera que tiene Nmina y Prestaciones para identificar el crdito a
cancelar que ya viene siendo descontado en el sistema.

Es importante aclarar que cuando un funcionario de la SDIS termina de cancelar el crdito

y obtiene el Paz y Salvo respectivo por parte de la entidad cooperativa o financiera y lo
presenta a Nmina y Prestaciones, este documento es vlido para suspender los
descuentos.
c. Aportes o Ahorros
Los aportes o ahorros tienen el carcter de descuento permanente y se identifican con un
cdigo diferente al de las cuotas de crditos o libranzas y es asignado por Nmina y
Prestaciones. Las entidades que manejan descuentos por aportes o ahorros de sus

afiliados, deben reportar en una tercera hoja de Excel las siguientes novedades (ver
numeral 11):

Inicio de descuento de aportes o ahorros: Cuando se va a descontar por primera

vez. Se reporta la identificacin del funcionario, el cdigo de descuento otorgado por la
SDIS, el valor mensual de descuento y la identificacin de (I) para distinguir que es un
descuento indefinido.

Suspensin de descuentos por aportes o ahorros: Se reportan los mismos datos

de la novedad anterior pero el valor de descuento debe colocarse en cero (0).

Modificacin de ahorros o aportes: se reportan los mismos datos de la novedad

anterior y el nuevo valor mensual de ahorro del funcionario. Nmina y Prestaciones
eliminar el dato anterior del sistema y se ingresar el nuevo.

En cualquiera de las modalidades anteriores, el valor descontado ser el que se reporte

en el Excel. Solo puede existir un valor de aporte o ahorro por funcionario-a.

Cuando un funcionario-a se retira de una Cooperativa o Fondo de Empleados, se debe

reportar tanto la novedad de suspensin de descuento del crdito como la de suspensin
de descuento del aporte o ahorro mensual.

3.10 ESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS DE EXCEL PARA REPORTE DE

NOVEDADES
El reporte de novedades mensuales debe contener la siguiente estructura en Excel:

a.

Para crditos o libranzas nuevos

CEDULA

CDIGO
DESCUENTO

VALOR
CUOTA

FECHA DE
INICIO

NUMERO
DE
SALDO
CUOTAS

TIPO

VALOR
INICIAL
DEL
PRSTAMO

Es el cdigo Valor de Se reporta

actualmente
la cuota la fecha de
fija
aprobacin
Identificacin asignado por
la
SDIS
para
mensual
del crdito
del
los
del
en formato
funcionario.
descuentos
crdito.
da/mes/ao
No utilizar
de libranzas
Sin
puntos.
en nmina:
puntos ni
cada entidad decimales
tiene un

Se
Se
Se llena Se reporta
reporta el reporta con (D)
el valor
nmero el saldo
de
inicial del
de cuotas inicial
definido
prstamo.
que se
del
para
Sin puntos
van a
crdito identificar ni decimales
descontar Nota:
que es
para ese
Valor
un
crdito
de las
crdito
cuotas
de

cdigo
asignado.

*
nmero
de
Libranza
cuotas con plazo
= saldo definido.
del
crdito

b.

Para crditos o libranzas cancelados

CEDULA

CDIGO
DESCUENTO

VALOR
CUOTA

FECHA DE
INICIO

NUMERO DE
CUOTAS

SALDO

TIPO

VALOR
INICIAL
DEL
PRSTAMO

Es el cdigo Valor de Se reporta la

actualmente
la cuota
fecha de
fija
aprobacin
Identificacin asignado por
la
SDIS
para
mensual
del
crdito en
del
los
del
formato
funcionario.
descuentos
crdito.
da/mes/aos
No utilizar
de libranzas
Sin
puntos.
en nmina:
puntos ni
cada entidad decimales
tiene un

Se reporta el
Se reporta el Se llena Se reporta
nmero de
saldo del
con D
el valor
cuotas que se crdito. Nota:
de
inicial del
van a
Valor de las Libranza prstamo.
descontar para
cuotas *
Sin puntos
ese crdito.
nmero de
ni decimales
Para
cuotas = saldo
cancelaciones
del crdito.
debe venir en Para reportar
cancelaciones

cdigo
asignado.

cero

debe venir en
cero

c.

Para aportes o ahorros nuevos, modificacin del valor mensual o

suspensin.

CEDULA

CDIGO
DESCUENTO

VALOR

TIPO

Identificacin del
funcionario. Se
reporta solo un
registro por
funcionario. No
utilizar puntos.

Es el asignado
por la SDIS
segn el listado
adjunto

Valor del aporte o ahorro en

nmeros sin puntos ni
Se llena con
decimales. Se deben sumar los
(I) de
distintos aportes o ahorros del
Indefinido
funcionario

3.11

PRELACIN DE DESCUENTO ENTRE LIBRANZAS

Cuando un servidor (a) tenga aprobada varias libranzas, el orden o prioridad de

descuento se define del ms antiguo al mas reciente, teniendo en cuenta la fecha de
aprobacin del crdito; dando prioridad al crdito ms antiguo.

Para dar cumplimiento a esta norma, en el aplicativo de nmina se debe llevar el registro
de la fecha de aprobacin del crdito, para que el sistema aplique el orden de prelacin.
Es de precisar que en materia de descuentos de nmina la prioridad est en las
incapacidades, de tal manera que cuando un funcionario debe cancelar una incapacidad
este descuento tendr prelacin sobre cualquier otro y en caso de que no se disponga de
cupo para pagar las libranzas en la nmina, es responsabilidad del servidor (a) cancelar
directamente en la entidad financiera o cooperativa las cuotas dejadas de descontar, por
pago de incapacidades.

3.12 NO DESCUENTO DE LIBRANZAS EN PERODO DE VACACIONES

El software de nmina de la SDIS no permite la realizacin de descuentos de manera
anticipada; por tal razn, cuando un (a) servidor (a) disfruta de vacaciones y se le
anticipan los salarios correspondientes en la nmina mensual, no es posible anticiparle el
descuento de las cuotas de libranzas por el nmero de das que recibe de sus anticipos
salariales, siendo responsabilidad del trabajador acercarse a su entidad crediticia para
cancelar la cuota del mes correspondiente por caja. No hacerlo conlleva que el crdito
entre en mora y sea objeto de cobro de intereses moratorios.

3.13 NOVEDADES DE NMINA QUE AFECTAN LOS DESCUENTOS DE LIBRANZAS

Existen novedades de nmina que afectan el ingreso mensual del trabajador
disminuyendo la capacidad de pago y afectando los giros a las entidades cooperativas y
financieras, implicando que la cuota del crdito no se pueda descontar o se descuente
parcialmente. Estas novedades son:

Licencias no remuneradas
Sanciones disciplinarias
Suspensiones

Descuentos por incapacidades a cargo del trabajado

Estas novedades afectan los devengados mensuales del trabajador disminuyendo sus
ingresos, conllevando que la cuota de los crditos no se pueda descontar o se descuente
parcialmente debido a la falta de capacidad de pago.
En estos casos, el trabajador debe acercarse a su entidad crediticia con el fin de cancelar
por ventanilla, los valores dejados de descontar para no generar mora en sus
obligaciones.

3.14 OBLIGACIONES DE LAS ENTIDADES FINANCIERAS Y COOPERATIVAS

Las entidades financieras y cooperativas deben cumplir con las obligaciones establecidas
en la Ley 1527 de 2012, y en especial deben garantizar al servidor pblico de la SDIS, lo
siguiente:

Informar claramente la tasa de inters de la libranza, la cual no puede superar la

tasa mxima permitida legalmente
Entregar el extracto peridico del crdito con una descripcin detallada del estado
del mismo.

Entregar copia de la libranza y del respectivo pagar al deudor

Entregar el paz y salvo al momento de culminar el pago de la obligacin crediticia
y remitir la novedad de cancelacin a Nmina y Prestaciones, con el fin de que se
suspenda el descuento al servidor (a).

3.15 DESCUENTO DE LAS NOVEDADES DE LIBRANZAS

La sub rea de Nmina y Prestaciones proceder de la siguiente manera para realizar los
descuentos.

No.
ACTIVIDAD

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recibir y radicar la libranza (en original y copias) de las

SECRETARIO SUB REA
entidades financieras o solidarias y entregarla al funcionario
1
a cargo para visado.

Verificar la capacidad de pago del trabajador y los requisitos

SECRETARIO SUB REA
mnimos de la libranza, de acuerdo con los numerales 5 y 7
2
de este instructivo.

Si cumple los requisitos, visarla y pasarla a firma del Asesor SECRETARIO SUB REA
2
de Talento Humano o su delegado para su aprobacin.

Radicarlas en el libro de control, ingresarlas en la base de

SECRETARIO SUB REA
datos de libranzas (Excel) y entregarlas a la entidad
1
financiera o cooperativa.

Entregar la libranza firmada en original y copias a la entidad

financiera o cooperativa.

SECRETARIO SUB REA

1

No.

DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

ACTIVIDAD
6

Si no cumple los requisitos de visacin, devolver al

secretario la libranza no aprobada para ser entregada a la
entidad financiera o cooperativa.

SECRETARIO SUB REA

2

Enviar la copia firmada y aprobada de la libranza a Nmina

y Prestaciones y el archivo en Excel con las novedades del
mes.

ENTIDAD FINANCIERA O
COOPERATIVA

Recibir las novedades mensuales junto con las copias de

las libranzas verificando si la entidad remiti el archivo
Excel, radicarlas y entregarlas al Profesional de nmina
encargado de la liquidacin de libranzas.

Verificar firma de la libranza y comparar el nmero de

cuotas, valor de la cuota y saldo con el archivo de Excel de
cada entidad.

SECRETARIO SUB REA

1

PROFESIONAL DE
NOMINA

10

Ingresar al sistema de Nmina la novedad de la libranza o

aporte.

PROFESIONAL DE
NOMINA

11

Liquidar la nmina para que se reflejen los descuentos y

verificar que stos queden programados en la nmina.

PROFESIONAL DE
NOMINA

12

Revisar los descuentos de las libranzas en la nmina.

PROFESIONAL DE
NOMINA - TCNICO DE
NOMINA Y
COORDINADOR SUB
REA

13

Elaborar y remitir los archivos planos y soportes de pago a

la Asesora de Recursos Financieros para cargar en
OPGET y tramitar el giro.

14

Cargar los archivos planos en OPGET para girar en la

Tesorera Distrital.

15

Remitir en Excel y va email el listado de descuentos a las

entidades financieras o cooperativas.

16

Inicia el proceso nuevamente.

PROFESIONAL DE
NOMINA
TCNICO DE
FINANCIERA
PROFESIONAL DE
NOMINA

3.14.1 FLUJOGRAMA
En el siguiente diagrama de flujo se visualiza el proceso de aprobacin y descuento de libranzas y aportes.

3.14.2 PUNTOS DE CONTROL

Dentro del procedimiento de aprobacin de libranzas se tendrn en cuenta dos puntos de
control, a saber:

Ninguna libranza se puede descontar en la nmina sin el debido soporte en fsico

en el cual se pueda observar que la libranza fue autorizada por el servidor pblico
y por el Asesor de Talento Humano o su delegado. Este control se realizar por

parte del Profesional de Nmina y Prestaciones a cargo del proceso de ingreso de

novedades de libranzas. Una vez se vaya a ingresar la novedad, el profesional
respectivo, verificar que exista el soporte en fsico y que est debidamente
tramitado y firmado por el servidor y el Asesor de Talento Humano.

No se aplicarn descuentos por debajo del salario mnimo legal vigente. Para dar
cumplimiento a las normas legales, la SDIS garantizar que los descuentos no
afecten el salario mnimo legal mensual vigente o su proporcionalidad en nmero
de das de pago de nmina. Este control se realiza parametrizando el sistema de
nmina para que se proteja el salario mnimo y se verifica mediante la revisin

mensual de la nmina a cargo del Tcnico de revisin de nmina, el Profesional de

Nmina y el Coordinador de la sub. rea.
3.14.2.1 GIRO DE DESCUENTOS MENSUALES A LAS ENTIDADES FINANCIERAS Y
COOPERATIVAS
La SDIS no cuenta con tesorera propia, siendo la Oficina de Pagos de la Tesorera
Distrital, la encargada de realizar los giros a cada una de las entidades beneficiarias de
los descuentos de libranza. La SDIS realiza los descuentos en la nmina, consolida el
valor a girar a cada entidad beneficiaria, elabora los archivos planos y los soportes

correspondientes del giro, los cuales son remitidos a la Subdireccin Administrativa y

Financiera, para cargarlos al sistema OPGET (Sistema de Operacin y Gestin de
Tesorera) de la Direccin Distrital de Tesorera.
De conformidad con el artculo 6 de la Ley 1527 de 2012, la Tesorera Distrital cuenta con
tres (3) das hbiles, a partir de la fecha de pago de la nmina para girar las sumas de
dinero correspondientes a los descuentos mensuales aplicados a los trabajadores, a cada
una de las cuentas bancarias reportadas por las entidades.
3.14.2.2

EMISIN DE INFORMES DE DESCUENTOS MENSUALES

La SDIS enviar un informe mensual a cada entidad financiera o cooperativa, con la

siguiente informacin del trabajador:

Nmero de identificacin
Nombre y apellidos
Valor mensual descontado

Este informe se remite va e-mail a las direcciones registradas por cada entidad.
4. Observaciones: No se tiene ninguna aclaracin.

5. Administracin del instructivo:

rea de Talento Humano, Nmina y Prestaciones Sociales: Tendr bajo su

responsabilidad la actualizacin, identificacin, socializacin, aplicacin y adecuada
gestin.
La administracin del Instructivo est a cargo de la dependencia que lo aprueba.

NOMBRE

CARGO

ELABORO
Eduardo Cala Flrez
Sandra Prez Rodrguez
Blanca Ins Castellanos Morales
Profesional -Sub.-rea de Nmina
Responsable Libranzas
Gestora Proceso Talento Humano

REVISO

APROBO

Yair Alexander Valderrama Parra

Alvaro Jos Arrieta Consuegra

Asesor Talento Humano

Director Gestin Corporativa

Lder del Proceso de Gestin
Talento Humano