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Administracin:
disear un entorno en donde se trabaje en grupo y se cumplan eficientemente los
objetivos personales e individuales.
Proceso que combina recursos materiales y humanos, para lograr fines especficos,
mediante la interrelacin.
Se aplica a todo tipo de organizacin
la intencin es generar un supervit (una utilidad en una empresa comercial, generar
conocimientos en un universidad)
persigue la productividad (eficacia y eficiencia)
Ciencia: conocimientos administrativos organizados, conceptos claros, teoras,
experimentacin y anlisis, utilizacin del mtodo cientfico.
Arte: como hacer las cosas
Tcnica: formas de hacer las cosas, se desprende de la teora y facilitan la actividad.
Antecedentes: Adam Smith 1776 y 1880 revolucin industrial
Productividad: productos/insumos, en determinado periodo teniendo en cuenta la calidad.
Puede aumentar si se mantiene los insumos y aumentan los productos, se mantiene los
productos y disminuyen los insumos o aumentan los productos y disminuyen los insumos (puede
disminuir la calidad)
Eficacia: logro de los objetivos
Eficiencia: logro de los objetivos con baja utilizacin de recursos
Caractersticas de excelencia:
Orientadas a la accin
Informadas sobre las necesidades del cliente
Promueven el espritu empresarial y la autonoma administrativa
Aumento de la productividad atendiendo las necesidades de personal
Filosofa basada en los valores de lideres
Se concentran en el rea que mas conocen
Estructura sencilla y poco personal administrativo
Centralizados o descentralizados
Funciones de la administracin:
Planeacin:
Seleccionar misiones y objetivos
Requiere la toma de decisiones y la eleccin de cursos alternativos de accin
Existen varios tipos de planes
Organizacin:
Establecimiento de estructuras de los papeles a desempear (roles y tareas)
Contribuir a la creacin de un entorno favorable para el desempeo humano
Asignacin de personas capacitadas para ciertas tareas
Integracin de personal:
Llenar y mantener ocupados los puestos de la estructura
Direccin:
Influir en los individuos para que contribuyan al cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales
Control:
Medir y corregir el desempeo para garantizar el cumplimiento de planes
Tipos de habilidades de administradores:
Capitulo 4:
Planeacin:
seleccin de misin y objetivos
requiere tomar decisiones
supone innovacin administrativa para el cumplimiento de objetivos
planeacin y control son inseparables
los planes proporcionan las normas de control
Tipos de planes:
Estratgicos:
misin o propsito: tarea bsica de una empresa que quiere o pretende como org.
objetivos o metas: fines que se persiguen por medio de una actividad para cumplir la
misin. Cualitativos (- verificables) cuantitativos (+verificables). Tienen una jerarqua.
Pueden ser de la empresa o de la sociedad.
Polticas y estrategias: enunciados o criterios generales que orientan el pensamiento
en la toma de decisiones. Determinacin de objetivos bsicos a largo plazo y adopcin de
cursos de accin y asignacin de recursos. Por producto o servicios o de comercializacin.
Tcticos:
programas: metas, polticas, procedimientos, reglas, y todo lo que implica llevar a cabo
una estrategia (curso de accin). Se apoyan en presupuestos
presupuestos: recurso ordenado y sistemtico que incluye la estimacin de gastos y
recursos para un periodo determinado
Operativo:
procedimientos: establecen un mtodo para el manejo de actividades futuras,
secuencias cronolgicas de accin, como implementar las polticas. Son una gua de
accin.
reglas: se exponen a acciones u omisiones especficas. No sujetas a la discrecionalidad de
cada persona
Proceso de planificacin:
FODA. Atencin a las oportunidades
Establecer objetivos y metas (largo/corto plazo)
Considerar las premisas de planeacin. Pronsticos ventas precios productos costos
Identificar alternativas (no perceptibles a primera vista)
Comparacin de alternativas en base a las metas
Eleccin de una alternativa
Formulacin de planes de apoyo
Conversin de planes en cifras mediante presupuestos.
Administracin por objetivos (APO): sistema integral, en el que se combinan
sistemticamente actividades bsicas administrativas, persigue el cumplimiento productivo de
los objetivos organizacionales e individuales, nfasis en:
Motivacin
Evaluacin de desempeo
Planificacin y control.
Proceso APO:
Establecimiento de objetivos preliminares en la cima
Precisin de las funciones organizacionales
Establecimiento de los objetivos de los subordinados
Beneficios:
Mejora la administracin orientada a resultados
Estimulo del compromiso personal
Precisin de roles y delegacin de autoridad
Capitulo 6
Toma de decisiones:
Seleccin de un curso de accin entre varias alternativas.
La esencia de la planeacin.
Se debe ser racional en la toma de decisiones. Racionalidad limitada.
Siempre implica ciertos riesgos.
En condiciones de certidumbre o incertidumbre o riesgo
Pasos de la toma de decisiones:
Desarrollo de alternativas: tener en cuenta el factor limitante (lo que se interpone en
el cumplimiento de un objetivo). Principio de el factor limitante: identificar el factor que
interfiere en los objetivos
Evaluacin de alternativas: se deben tener en cuenta los factores cuantitativos y
cualitativos. Tcnica de anlisis marginal (comparar los ingresos adicionales producidos
por costos adicionales) y anlisis costo-beneficio (persigue la mejor proporcin de costobeneficio, busca el modelo mas econmico)
Seleccin de una alternativa: enfoques: experiencia (riesgosa), experimentacin
(costosa), investigacin y anlisis tambin llamada de lpiz y papel (simulacin)
Decisiones programadas: se aplica a problemas rutinarios o estructurados. Nivel inferior
Decisiones no programadas: se aplican a situaciones no estructuradas, novedosas de
naturaleza no recurrente. Nivel superior.
Administrador creativo:
Se conoce mucho as mismo y lleva hasta el fin sus proyectos
Produce nuevas ideas que pueden generar rechazo al ser nuevas y que puedan generar
cambios
Creatividad: capacidad de desarrollar nuevas ideas
Innovacin: usar nuevas ideas
Proceso creativo:
Exploracin inconsciente.
Intuicin
Discernimiento
Formulacin o verificacin lgica
Lluvia de ideas Alex F Osborn:
El proceso creativo se puede ensear
No criticar ninguna idea
Mientras ms extremas sean mejor
Alentar la cantidad de ideas producidas
Estimular el mejoramiento de ideas
Incentiva el trabajo en grupo, pero a veces es mejor el trabajo individual.
Sinctica Gordon:
Forma un grupo sinctico donde el lder conoce el verdadero problema, gua a la personas
para que no se genere una solucin prematura.
Capitulo 7
Funcin organizacional consta de:
Objetivos verificables
Idea clara de las actividades
Autoridad precisa
Organizacin: implica una estructura de funciones intencional y formalizada. El propsito es
volver eficaz la cooperacin
Organizacin formal: estructura intencional de funciones en una empresa formalmente
organizada. Debe ser flexible
Organizacin informal (Bernard): red de relaciones interpersonales que surge cuando se
asocia la gente. Sin propsito comn consiente.
Pasos del proceso de organizacin:
Establecimiento de objetivos
Formulacin de objetivos, polticas y planes de apoyo
Identificacin anlisis y clasificacin de actividades
Agrupacin de actividades
Delegacin de responsabilidades
Enlace horizontal y vertical de los grupos
La estructura debe:
Ser reflejo de objetivos y planes y de la autoridad
Responder a las condiciones en las que se encuentra
Disearse a favor del trabajo
No puede ser esttica
Tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos
Divisin organizacional:
Departamento: rea sobre la cual un administrador posee autoridad respecto a actividades
especificas.
Tramo de administracin: nmero de personas que un administrador puede supervisar de
manera efectiva. Tramo amplio (pocos niveles, poco tiempo dedicado) tramo estrecho (muchos
niveles, mucho tiempo dedicado). Un tramo eficaz est determinado por la agilidad mental,
capacidad para demandar lealtad y respeto y fundamentalmnete habilidad para reducir la
cantidad de tiempo dedicada a los subordinados y la capacitacin y competencia.
Principio del tramo de administracin: hay un lmite al nmero de subordinados que un
administrador puede supervisar eficazmente, aunque el nmero exacto depender del impacto
de los factores subyacentes
Problemas con los niveles organizacionales:
Son costosos
Complican la comunicacin
Complican la planeacin y control
Emprendedor: realiza actividades similares a la del interno pero fuera del escenario
organizacional.
Emprendedor interno:
persona que fija la atencin en la innovacin y la creatividad y transforma una idea en un
negocio til dentro del mbito organizacional.
Tienen ideas, emplean recursos y habilidades administrativas para satisfaces necesidades
identificables en el mercado.
Autoridad funcional:
derecho que se delega para controlar procesos, prcticas o polticas especficos relativos a
las actividades que realizan miembros de otros departamentos. Una pequea parte de la
autoridad de un superior de lnea
Pueden ejercerla responsables de departamento de lnea, servicios o staff.
Es delegada por el superior comn a un especialista de staff o al administrador de otro
departamento.
Objeto de rigurosas restricciones.
Importancia de la dignidad personal: la gente debe ser tratada con respeto sin
importar el puesto que ocupe
Consideracin de la persona en su integridad: se deben tener en cuantas las
caractersticas de las personas y como estas varan dependiendo de la situacin.
Motivacin: serie de impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares. Los
administradores realizan cosas para satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los
subordinados a actuar de determinada manera.
Teoria X y teora Y de Mc Gregor:
Teoria X: supuestos tradicionales, pesimista. esttica y rgida. El control es
fundamentalmente externo.
Teoria Y: optimista dinmica y flexible, se basa en la autodireccin y en la integracin de
las necesidades individuales a las demandas de la organizacin
Teoria de la jerarqua de las necesidades:
Jerarqua de las necesidades:
Fisiolgicas: sustento de la vida humana.
De seguridad: liberarse de riesgos fsicos y temor a perder el trabajo
De asociacin/ aceptacin: necesidad de pertenencia
De estimacin: poder, prestigio, estima y seguridad.
De autorrealizacin: deseo de llegar a ser lo que se es capaz de ser
Teoria ERG de Alderfer:
Necesidad de existencia:
Necesidad de relacionarse
Necesidad de crecimiento
Enfoque de motivacin higiene de la motivacin:
Enriquecimiento de puestos:
alargamiento de puesto: mayor variedad de tareas para evita el aburrimiento y la
fatiga.
Enriquecimiento de puestos: dotar al puesto de mayor nivel de responsabilidad
Enfoque de sistemas y contingencia de la motivacin:
Se debe considerar a la conducta humana como un sistema de variables interacciones, la
motivacin debe considerar la complejidad de cada individuo.
Depende del ambiente organizacional y e influye en los estilos de liderazgo y la practica
administrativa
Modelo de Porter y Lawler:
la cantidad de esfuerzo depende del valor de una recompensa mas la cantidad de energa
qe una persona cree requerir y la probabilidad de recibir la recompensa.
Tcnicas motivacionales especiales:
Dinero: Su importancia depende de la situacin de cada individuo. Ayuda a las empresas
a contar con el personal adecuado y capacitado
Participacin: Se incrementa la motivacin al generar espacios de participacin y al
consultar a los subordinados y tenerlos en cuenta en las decisiones
Calidad de la vida laboral (CVL): Enfoque de sistemas del diseo de puestos y
enriquecimiento de puestos con aportes interdisciplinarios de la psicologa, sociologa e
ingeniera industrial. Prometedor instrumento para la solucin del estancamiento de la
productividad.
Capitulo 15:
Liderazgo:
proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntariamente en el
cumplimiento de metas grupales
se alienta a trabajar con ahnco y seguridad en s mismo
Componentes del liderazgo:
uso eficaz y responsable del poder
comprender que los seres humanos tienen diferentes motivaciones en diferentes
momentos
inspirar a los dems
actuar a favor del desarrollo de una atmosfera conducente a respuestas ante las
motivaciones
Principio de liderazgo: el individuo sigue a quien le permite satisfacer sus metas personales
por esto si se conocen las motivaciones de los empleados se puede ser ms eficaz como lder
Teoras del liderazgo:
Teoria de los rasgos:
Rasgos de los lderes:
fsicos: energa, apariencia, altura
de inteligencia y capacidad: agresividad, entusiasmo, seguridad
de personalidad: adaptabilidad
caractersticas relativas al desempeo de tareas
caractersticas sociales: cooperacin, habilidades para las relaciones personales.
Rasgos claves del liderazgo:
De subordinados a superiores
Organizaciones de atmosfera participativa y democrtica. No es directiva
Desventaja: obstaculizado por la cadena de comunicacin que filtra los mensajes.
Sistemas de presentacin de sugerencias o quejas, reuniones grupales, sesiones de
asesora.
Defensor de los derechos: persona que investiga los reclamos , ofrece un valioso
vinculo que mejora la comunicacin ascendente
Cruzada:
Horizontal: personas de iguales o similares niveles
Diagonal: personas de diferentes niveles sin relaciones directas
Acelera el flujo de informacin, procura una mejor comprensin y coordina esfuerzos para
el cumplimiento de objetivos
La informacin puede no seguir la cadena de mando, para evitar problemas se debe:
estimular para que sean apropiadas, abstenerse de compromisos que excedan la
autoridad, mantener informados a los superiores sobre las actividades.
Puede crear dificultades pero es indispensable en algunas empresas.
Formas de comunicacin: escrita, oral y no verbal (se complementan). Tener en cuenta al
comunicador, al pblico y la situacin para elegir la adecuada.
Escrita:
Ventajas: proporciona registros, referencias y protecciones legales. Promueve la
uniformidad de polticas y procedimientos y en algunos casos reduce costos.
Desventajas: los mensajes generan mucho papel, pueden estar mal expresados y no
brindan retroalimentacin inmediata
Oral:
Entre dos personas o ante un publico
Ventajas: retroalimentacin inmediata
Desventaja: no siempre permite ahorrar tiempo, algunas reuniones pueden ser costosas
en tiempo y dinero.
No verbal:
Expresiones fciles y movimientos corporales
Puede apoyar o contradecir la comunicacin verbal
Barreras y fallas 12: uno de los problemas ms importantes de la comunicacin. Pueden estar
en el emisor la transmisin, el receptor o la retroalimentacin
Falta de planeacin: establecer las razones de una instruccin, seleccionar el canal ms
adecuado y elegir el momento adecuado puede favorecer la comprensin
Supuestos confusos: pasar por alto los supuestos puede resultar en confusin y perdida
de la buena voluntad
Distorsin semntica: deliberada o accidental, las palabras pueden provocar reacciones
distintas
Mensajes expresados de manera deficiente: falta de claridad y precisin por mala
codificacin del mensaje
Barreras en el mbito internacional: diferencia de idiomas, cultura y normas de
cortesa. Disponer de cursos de idiomas, traductores o contratar empleados capacitados
Perdida de transmisin y deficiente retencin: el mensaje se vuelve impresin al ser
transmitido de una persona a otra, por esto se usarse ms de un canal
Escucha deficiente y evaluacin prematura: Requiere de atencin y autodisciplina, no
hacer juicios precipitados y escuchar con empata.
Comunicacin impersonal: contactos frente a frente en condiciones de apertura y
confianza
Desconfianza, amenaza y temor: generar un ambiente de confianza para facilitar la
comunicacin
Tipos de control:
Control como sistema de retroalimentacin: compara el desempeo real con las normas y
analiza las desviaciones para desarrollar un programa de acciones correctivas para alcanzar el
desempeo esperado.
Control con informacin de tiempo real: no sirve para, el anlisis de las desviaciones, el
desarrollo y la instrumentacin de programas porque implican mucho tiempo. La utilizacin
depende del costo que genere. En algunas empresas es muy til (empresas areas)
Control con correccin anticipante: el control debe indicar con tiempo para llevar a cabo las
acciones correctivas
En los sistemas humanos: se acta si se sabe que se presentara una variante en el
sistema
Contra sistemas de retroalimentacin: los sistemas de control anticipante vigilan los
insumos de un proceso para ver si responden a lo planeado, de lo contrario se operan
cambios en los insumos o en el proceso
En la administracin: se deben identificar las variables que pueden tener un efecto
negativo o positivo. Para que la correccin anticipante hay vigilar atentamente los insumos
y las perturbaciones.
Requisitos:
Analizar el sistema de planeacin y control, identificar las variables de insumos ms
importantes y recolectar datos y evaluarlos regularmente respecto a los insumos
deseados
Elaborar un modelo de sistema y actualizarlo permanentemente
Realizar acciones
Control de desempeo general:
medicin de desempeo general en base a las metas, mide el esfuerzo total de un
administrador en un rea integrada. Generalmente son financieros. Tienen que adecuarse
a las necesidades especficas de la empresa o puesto. Una desviacin de los costos puede
mostrar causas de una planeacin deficiente, falta de capacitacin de los empleados u
otros factores no financieros
Control burocrtico:
uso generalizado de reglas regulaciones polticas procedimientos y autoridad formal.
Control de clanes:
se basa en normas y valores compartidos, se usa en organizaciones de ambiente dinmico
en el que se requiere adaptarse rpido a los cambios
Control de prdidas y ganancias: determina los factores de ingreso y costos inmediatos que
explican el xito o fracaso
Las utilidades son una norma que puede medir el xito.
Registro total de los ingresos y egresos en un determinado tiempo
Riesgos:
Sobre presupuestacion: determinar en detalle hasta los gastos ms insignificantes.
Atropellamiento de las metas de la empresa: las metas presupuestales son ms
importantes que las metas de la empresa.
Ocultamiento de ineficiencias: sin revisiones y normas un presupuesto puede ocultar
administracin descuidada.
Causa de inflexibilidad:
Tipos de presupuestos:
De ingresos y gastos: el ms elemental es el de ventas. Expresin detallada y formal
del pronstico de ventas
De tiempos espacios materiales y productos: muchos presupuestos se expresan
mejor en cantidades que en trminos monetarios
De gastos de capital: determina gastos de capital para planta, maquinaria, equipos,
inventarios y otras partidas
De efectivo: pronstico de ingresos y egresos. Uno de los controles ms importantes de
la empresa. La disponibilidad de efectivo para el cumplimiento de obligaciones a su
vencimiento es el primer requisito para la supervivencia de una compaa, as como la
disponibilidad de excedente para planear futuras inversiones
Presupuesto maestro: resume las actividades planeadas de todas las unidades de una
organizacin. Pone en trminos cuantitativos las metas
Continuo o movible: forma comn de presupuesto maestro que aade un mes en el
futuro luego de dar de baja al mes recin terminado. Obliga a pensar siempre en los
prximos doce meses
Esttico o inflexible: considera un nivel de produccin y no sufre alteraciones al finalizar
el perodo de anlisis para realizar una comparacin con los resultados reales. Presupuesto
Maestro.
Flexible: se adapta a los cambios del volumen de ventas. En su formato es igual al
Presupuesto Maestro, pero los administradores lo pueden adaptar al nivel de actividad real
Alternativos y complementarios: alternativos: para un alto nivel de operacin, un nivel
medio y un nivel bajo. Complementarios: se elabora un presupuesto semestral o anual
bsico o mnimo y luego se elabora un presupuesto complementario para cada mes con
base en el volumen de actividad pronosticado para el perodo.
Recursos tradicionales de control no presupuestal:
recursos de datos estadsticos: deben ser comparables, deducibles y expresados en
calidad de promedios (periodo mvil anual, doce meses dividido entre dos)
informes especiales y anlisis de areas especificas: tiles en ciertas reas de
problemas en particular
auditoria de operaciones: evaluacin de las operaciones en general
observacin personal administracin por recorrido: informacin que un
administrador puede obtener mediante la observacin personal
Anlisis de la red tiempo eventos: evala el ajuste entre s de las partes de un programa
en el trascurso del tiempo y los eventos
Graficas de Gantt:
muestra las relaciones temporales entre los eventos de un programa de produccin
la totalidad de las metas de un programa debe ser vista como una serie de planes de
apoyo interrelacionados
Presupuestacion con puntos de referencia (segmentos identificables): basada en las
graficas de Gantt
divide un proyecto en piezas controlables para luego hacer un seguimiento cuidadoso.