1.

GR-013 Merma conocida

Objetivo
Reducir el nivel de merma conocida que se genera en la operacin.
Proceso
1.

El asesor de venta que detecte un producto no apto para la venta, deber

separarlo de los productos en buen estado.

2.

Deber solicitar una ficha de reclamo, llenarla en su totalidad y enviar el

producto al almacn. Si el producto fuera recibido por el rea de devoluciones
se proceder de la misma manera.

3.

El jefe de seccin revisar los productos y sus fichas, separar los destinados a
servicio tcnico, devolucin al proveedor o merma y firmar el documento. El
jefe de almacn y el asesor de prevencin verificarn que la seleccin sea la
correcta.

4.

Para que un producto sea mermado deber contar con la firma del jefe de
seccin, del gerente o subgerente y de prevencin.

5.

El jefe de almacn y el jefe de seccin deben tener claro cuales son los
productos que pueden ser devueltos al proveedor.

6.

El jefe de almacn de tienda preparar la reserva en el sistema por la

mercadera que se va a mermar, enviar a la Gerencia el nmero de la misma
acompaada de un cuadro excel con el detalle de toda la mercadera, para el V
B correspondiente y guiarla.

7.

Una vez que el personal de almacn haga la gua de la merma y esta haya sido
revisada por prevencin, se proceder a paletizar.

8.

La paleta o paletas de merma quedarn almacenadas hasta el viernes, da en el

que pasar el camin compactador por cada una de las tiendas, en los horarios
establecidos.

9.

El proceso de triturado ser presenciado y auditado por personal de prevencin.

Una vez que este termine el camin se retirar a la siguiente tienda.

10. Las guas de remisin que el camin compactador transporte sern selladas por

el personal administrativo del relleno sanitario y devueltas todos los lunes al

departamento de contabilidad.
11. Todas las fichas de reclamo deben de guardarse para las auditorias respectivas.

Nota:
La merma conocida debe declararse en el momento en que se genera, por ningn
motivo debe acumularse o esconderse.

GR-017 Usos internos

Objetivo
Minimizar costos en el uso de mercadera para usos internos.
Documentos relacionados
1.

GRI-004 SALIDA DE MERCADERIA PARA FINES DISTINTOS A LA VENTA

Proceso
1. El personal que requiera utilizar productos de venta para uso interno deber
solicitar autorizacin al jefe de la seccin, el cual se comunicar con el gerente
o encargado de la tienda para la aprobacin.

Nota:
Los Usos internos son para uso de mercadera que no retorna al stock de tienda.

2.

3.

El personal solicitante deber, antes de hacer uso del producto, ir a alfa 2

(entrada de personal) y registrar el producto en el formato de usos internos
(ver Anexo 01) el mismo que tendr que ser firmado por el gerente, el
encargado de la seccin y el personal de prevencin.

4.

El personal de prevencin pondr sello de uso interno al producto y le aplicar

spray de color verde fosforescente.

5.

Una vez culminado el proceso de registro, el asesor de venta podr hacer uso
del producto.

6.

El personal de prevencin enviar los formatos de uso interno al almacn.

7.

El personal de almacn crear la reserva y devolver los formatos de uso

interno al personal de prevencin para el archivo respectivo. Seguidamente se
comunicar con el gerente o encargado de tienda para que apruebe la descarga
final del uso interno mediante la transaccin MB22 de SAP.

8. Luego de la aprobacin, el personal de almacn realizar la salida de

mercadera por el Sistema SAP.

Nota:
Este procedimiento se debe cumplir todos los das para no generar alteracin en el Kardex. Las clases de movimiento
para uso interno son Capacitacin (951), Exhibicin (961), Normal (201), Tintes (971) y Activo Fijo (241)

9.

Nota:
Este procedimiento no aplica para uso en oficinas, toma de fotos, donaciones, capacitaciones fuera de tienda, para este
tema, consultar el procedimiento GRI-004 SALIDA DE MERCADERIA PARA FINES DISTINTOS A LA VENTA

10.

Nota:
Para el caso de los usos internos de activo fijo, se coordinar primero con el encargado de contabilidad, para que
proporcione el cdigo que se le asignar al material para colocarlo al momento de hacer la reserva.

GRI-001 Anlisis y control diario de stocks

Objetivo
Reducir las diferencias de stocks en las tiendas.

Proceso
Control de cenefas
1.

La mercadera en cenefas debe estar en master pack y no en unidades sueltas.

En la misma zona no debe existir mercadera no apta para la venta (merma
conocida), ni cajas con variedad de productos.

2.

El jefe de seccin ser responsable de mantener el orden en conjunto con el

personal del rea que le corresponde, As mismo el personal de control de
inventarios supervisar que todas las cenefas estn correctamente ordenadas.

3.

Manejo de Bin Card : Toda la mercadera que se encuentra en la cenefa en

master pack debe tener Bin Card, el que ser llenado adecuadamente por el
responsable. Este se colocar en la parte superior de una ruma de un mismo
producto, conteniendo la cantidad total que se tiene en los masterpacks. Los
datos que debe contener son los siguientes:
o

Cdigo de barras

Descripcin

Unidad de medida

Cantidad: Con la cual se inicia la actividad y posteriormente se va

actualizando.

4.

Una vez que se acabe la mercadera del Master pack el Bin Card ser retirado.

5. El correcto manejo de las cenefas nos llevar a una mejor gestin ya que
sabremos que es lo que tenemos y nos ayudar en la realizacin de los
inventarios (cclicos y generales) as como en la reposicin.

Nota:
Los mercaderistas sern los encargados de colocar ordenadamente la mercadera con
el respectivo bin card, as mismo de aumentar o disminuir las cantidades de acuerdo
a la actividad que realicen en cenefa. El llenado del bin card , as como la descarga
del mismo debe hacerse con plumn negro.

Revisin de documentos en almacn

1.

La revisin documentaria ser diaria para los documentos de ingreso y salida

del almacn.

2.

Ingresos.
o

Se comparar la copia de la orden de compra con la gua de remisin del

proveedor y para el caso de los ingresos por transferencias (TRANTI) las
guas de remisin del local emisor con el reporte de consistencia que
emite el local receptor.

3.

Ingresos que comprenden:

Proveedores no centralizados

Crossdocking (dinet)

Importados Centro de Distribucin

Transferencias entre locales

Retornos de servicios tcnicos

Retornos de mercadera en reparacin

Salidas.
o

Se comparar la copia de la gua de remisin de la salida que queda en

la tienda, con la consistencia de salidas que emite almacn, esta
verificacin tambin abarca las guas manuales que se puedan emitir.

Salidas que comprenden:

Devolucin definitiva

Devolucin por consignacin

Devolucin por servicio tcnico

Salidas por reparacin

Salidas por mermas

Varios

Revisin de mermas
1.

Toda la mercadera que se deteriore y pase al almacn de merma de la tienda

ser verificada en el sistema SAP para determinar que los cdigos que se
tengan para el mencionado Almacn sean los correctos, en especial los de alto
valor, as como los cdigos que se venden por metros y poder detectar posibles
errores antes de que se regularice la salida de los mismos en el sistema.
Tambin se validarn las cantidades para ver si lo que est en el sistema es
igual al fsico del almacn de merma.

2.

Con los datos mencionados se analizar que productos son los que generan
mayores incidencias de merma, para determinar posibles causas, las cuales
sern reportadas a nivel cadena y de acuerdo a la continuidad de merma de las
mismas, llegar a una solucin conjunta con el rea de compras.

3.

Por otro lado tambin se realizarn anlisis de los resultados de las mermas
generadas por las tiendas para determinar cual es la seccin que ms mermas
genera dentro de la tienda para realizar las recomendaciones del caso y mejorar
la situacin.

Productos en exhibicin del proveedor

1.

Toda la mercadera que ingrese por concepto de exhibicin del proveedor, debe
ser

registrada

para

que

este

plenamente

identificada

no

se

tenga

inconvenientes al momento de realizar los inventarios generales.

2.

La mercadera ser registrada en el cuaderno de Prevencin y luego se le

colocar un sticker que la identifique como tal. Este sticker, color anaranjado,
cuenta con 2 tamaos: chico y grande, los cuales se colocarn de acuerdo al
tamao del producto.

3.

En el sticker se consignarn los siguientes datos:

o

Nmero de Gua:

nmero de la gua de remisin con la cual el

proveedor hace entrega de la mercadera a la tienda.

o

Proveedor: empresa que entrega la mercadera para la exhibicin.

Fecha: Da de entrega de la mercadera.

4.

Una vez que la mercadera est registrada pasar al rea de ventas.

5.

El personal de almacn llevar un control de toda la mercadera que ha

ingresado a la tienda como exhibicin y guardar en un file todas las guas que
se tienen por este concepto.

Control de ingreso de mercadera en almacn

1.

Ingresos de proveedor:
o

Se verificar la documentacin analizando la unidad de medida,

masterpack, cdigos y cantidades y de encontrarse diferencias, se
determinar la solucin ms adecuada para la tienda en coordinacin
con el rea de finanzas si se da el caso.

Cuando se detecta una incidencia se reportar al personal de control de

inventarios de las dems tiendas para que lo tomen en cuenta al
momento de su anlisis.

2.

Ingresos de transferencia:
o

Se

verificar

la

documentacin

de

acuerdo

lo

mencionado

anteriormente y de encontrarse diferencias, se coordinar con el local

suministrador para las correcciones de las guas segn se diera el caso,
para lo cual se coordinar entre el personal de control de inventarios de
los locales involucrados en la incidencia para la solucin.
o

Si se trata de un error al momento de la recepcin, se realizar la

recomendacin para que el caso no vuelva a suceder y si se trata de un
error en el producto se coordinar con el rea de comercial (para la
solucin definitiva a nivel cadena).

Por otro lado si la mercadera ya fue vendida se evaluar el impacto del

problema determinando posibles prdidas por este mal ingreso.

Todas las incidencias sern coordinadas directamente con el rea de

almacn de la tienda.

Objetivo

Obtener informacin real de toda la mercadera de tienda, de forma completa, eficiente

y rpida, evitando riesgos operativos.
Proceso
1.

Control de Inventarios programa la toma de los inventarios fsicos de la tienda

en coordinacin con el departamento de operaciones con 1 mes de anticipacin,
luego enva el cronograma a los gerentes de tienda para su verificacin y
aprobacin. Una vez que est aprobado se enviarn los procedimientos a seguir
y el cronograma a seguir a las diversas gerencias y gerencia general.

2.

Luego coordinar con la empresa que se encargar de la seleccin y

contratacin del personal externo que participar en la toma del Inventario. A
dicho personal se le entrevistar y se le capacitar en la realizacin de los
Inventarios.

3.

Tiendas y CD a Inventariar:
o

Tienda Chacarilla T4

Tienda Jockey Plaza T5

Tienda Surquillo T7

Tienda Pueblo Libre T8

Tienda Chorrillos T9

Tienda Ate T10

Tienda Arequipa T11

Tienda Naranjal T12

Tienda Colonial T14

Centro de Distribucin Dinet (CD)

Tienda Minka T15

Tienda Independencia T16

4.

Las etapas del inventario general son:

o

Trabajos previos

Tienda:

Los jefes de seccin deben de declarar toda la merma que

se tenga, antes del inventario fsico. Debiendo enviarla al
Almacn con el cdigo respectivo para que se proceda a
registrarla.

Deber verificarse y realizar la limpieza debajo de los

racks y en la parte central.

Almacn:

Realizar la reserva respectiva por la merma, para que sea

aprobada por la gerencia de la tienda y se proceda a
descargar del kardex toda esta mercadera.

Deber de tener toda la mercadera ingresada en el

sistema. Por ningn motivo debe de quedar mercadera
pendiente de ingresar, todos los Usos Internos deben de
estar declarados.

La mercadera que se tenga en el almacn de devoluciones

0002, almacn de servicio tcnico 0003 y almacn de
merma 0004 debe de estar plenamente identificada con su
respectivo listado.

Todo debe de estar preparado para la realizacin del corte

documentario.

Centro de Distribucin Dinet:

El encargado de Dinet deber coordinar con las tiendas,

gerentes de lnea, subgerentes de lnea y jefes de lnea el
cronograma de despacho de la mercadera tanto de
importacin como de cross docking, considerando al
trabajo previo que se tiene que realizar con el personal de

Dinet antes de la realizacin de la actividado Tambin

deber de verificar que no se tenga alguna regularizacin
pendiente de realizar, no se debe de tener mercadera que
no esta registrada en el sistema por excedente de
importacin.

Toda la mercadera que se encuentre como merma debe

ser regularizada antes de la operacin. Al inicio del
inventario

no

debe

de

haber

mercadera

por

este

concepto.
o

Corte documentario

La fecha para el corte documentario es el da del inventario fsico

de cada tienda. En los almacenes se realizar a las 7:00 pm y en
la seccin Cajas al cierre de tienda.

En el corte documentario de tiendas se debe registrar el ltimo

nmero usado y el siguiente a utilizar (en blanco) de los
siguientes documentos:

Cajas:

Boleta de venta (por caja)

Factura (por caja )

Ultima

nota

de

crdito

por

devolucin

de

mercadera

SAC:

Gua de remisin SAC

Gua de remisin SAC de maderas

Gua de remisin SAC de materiales de

construccin

Venta empresarial:

Gua de remisin de venta empresarial

Almacn

Gua de remisin de devolucin definitiva.

Gua de remisin de devolucin por servicio

tcnico.

Gua de remisin de merma.

Documento mecanizado de ltimo TRANTI

enviado

(Indicar

referencia de

Gua de

Remisin)

Documento mecanizado de ltimo TRANTI

recibido (Indicar ref. G/R y Tienda o CD que
enva)

Documento mecanizado de ltima recepcin

de

mercadera

(Indicar

ref.

G/R

Proveedor)

Documento mecanizado de ltima salida de

uso interno.

En el corte documentario de oficinas se debe de registrar el

ltimo nmero usado y el siguiente por utilizar (en blanco) de los
siguientes documentos:

Venta Corporativa

Factura

Venta Administrativa

Facturas

Boletas

Nota de Crdito

Sistemas

Guas de remisin

El responsable del corte documentario tanto en cajas como en el

almacn de la tienda es el personal del rea de contabilidad
designado.

En almacn, el responsable es el Jefe de almacn el que

designe bajo su responsabilidad

En tiendas, el responsable ser la frente de caja, jefa de caja,

subgerente y/o la persona que se designe bajo la responsabilidad
del gerente de tienda, el que deber de coordinar con las cajeras
anticipadamente para que al trmino de las ventas del da, segn
sea el inventario, esperen hasta que se culmine con el corte
documentario.

Sistemas

Deber de procesar las ventas del da al cierre de tienda, del local

que le toca el inventario para que se actualice el kardex y se
pueda realizar la actividad durante la amanecida con el stock en
lnea, para lo cual confirmar al Coordinador Operativo del
Inventario de que ya se realiz la actividad mencionada.

Sistemas apoyar habilitando con PCs para la descarga del

conteo fsico.

Equipo de inventario

El inventario se realizar en forma conjunta en todas las

secciones, para lo cual se contar con un grupo de personas
conformadas por personal externo y personal de control de
inventarios dirigidos por un jefe de grupo y un asistente.

Realizacin del Inventario

Jefe de control de inventarios, crea los datos iniciales para la

toma de inventarios en el sistema, indicando las fechas, tiendas y
rubros a inventariar, as como la asignacin de gndolas.

En el primer da de inicio del inventarios, activar el inventario en

el sistema, para la tienda que corresponda, segn cronograma
pre establecido.

En la tienda, el coordinador de grupo, instruye al personal

externo para que inicie el conteo de la mercadera por cada
gndola. (conteo y reconteo), de la seccin asignada.

Luego, el personal de control de inventarios, realizar el pistoleo

de la mercadera con el lector de barras de las gndolas ya
contadas.

Culminada la actividad anterior, el personal de control de

inventarios, llevar el equipo (lector de barras) al rea de
monitoreo de inventarios de tienda.

El personal de control de inventarios designado para el rea de

monitoreo,

levantar

la

informacin

al

sistema,

quedando

registrado el resultado del conteo de la mercadera de las

gndolas inventariadas. Esta actividad ser continua hasta la
finalizacin de la toma de inventario de la mercadera de tienda.
(esto incluye conteos y reconteos).

El Jefe de control de inventarios:

Controlar el registro de las gndolas en el sistema para

que ninguna de estas, quede sin registro.

Analizar los resultados preliminares a nivel tienda y

rubro.

Cada coordinador de grupo, es el responsable de inventariar la

seccin que tenga asignada (conteo y reconteo). Al culminar esta
actividad, deber avisar al rea de monitoreo para que esta
realice lo considerado en la seccin Inventario general de tienda
y se obtenga las primeras diferencias del fsico del primer conteo

vs el fsico del segundo reconteo y se imprima en un reporte, el

cual ser entregado al coordinador de grupo.

El coordinador de grupo, designa a otro personal para que valide

las diferencias encontradas por gndola y las actualice en el
reporte manualmente. Culminada esta actividad devolver el
reporte al rea de monitoreo.

De encontrarse diferencias, el personal de monitoreo realizar en

el sistema las modificaciones del caso, para que se actualice el
fsico del conteo.

El Jefe de control de inventarios verificar en el sistema el terico

vs el fsico y determinar posibles nuevas diferencias y designar
a una persona para que valide estas.

Seguidamente, el jefe de control de inventarios realizar el

registro de inventario con lo cual se concluye el inventario general
en una primera etapa.

Al da siguiente, con las diferencias encontradas en la primera

etapa,

se

realizarn

verificaciones

de

las

diferencias

ms

saltantes, tanto en valor como en unidades, que an queden.

Para lo cual el Jefe de control de inventarios generar un archivo,
el cual ser enviado al personal de inventarios de tienda.

Paralelamente a esta actividad, personal de control de inventarios

(sectoristas), realizarn en el sistema el neteo de las diferencias,
es decir, comparar a nivel de subfamilias qu materiales se han
inventariado uno por otro, realizando las correcciones del caso.

El personal de inventarios de tienda, revisar el archivo y

colocar el nuevo conteo. Seguidamente enviar esta informacin
a la oficina central, en la cual cada sectorista de la central de
inventarios, registrar en el sistema estas diferencias, antes del
ajuste definitivo.

El Jefe de control de inventarios verificar con los sectoristas de

inventarios que toda la informacin de las diferencias, haya sido
registrada en el sistema. Seguidamente proceder con el ajuste

definitivo en el sistema. Con lo cual se d por concluido el

inventario general.
o

Resultados:

El Inventario se realizar con los stock en lnea con lo cual se

tendrn los resultados preliminares en el momento de la actividad
y al final del mismo a nivel de tienda y rubros.

El Jefe de control de inventarios emitir los reportes con los

resultados por tienda y por rubro, el cual ser enviado a la
gerencia de administracin para que sea presentado en el
directorio y en el comit de gerencia. Esta informacin tambin
ser enviada al contador general y al gerente de finanzas.

Los resultados generales del inventario, a nivel cadena, sern

presentados al sexto da de terminado el ltimo inventario
general de tienda y estar a cargo del gerente de administracin.