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Achats Stocks
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Q108
Q93
Fait-on appel en priorit aux fournisseurs rfrencs ou ralise-t-on des appels d'offres
en l'absence de rfrencement dans le pays ?
Q109
Q94
Les commandes sont-elles valides par la Direction Gnrale au-del d'un montant
dfini par l'tablissement ?
Objectifs et Risques
Garantir la scurit du processus achat (scurisation des flux de
marchandises, scurisation des rglements fournisseurs).
Bnficier des conditions dachat Groupe.
Procdure
Organisation et normes dfinir :
Dfinir les supports de commande (bon de commande, feuille de march), pour chaque nature
dachat ;
Prciser formellement les personnes habilites commander et le montant maximum de leur
dlgation ;
Veiller, dans la mesure du possible, viter le cumul de fonctions affaiblissant le niveau de
scurit des transactions tel que : Comptable et Acheteur, Econome et Acheteur, Comptable et
Econome ;
Etablir une procdure de slection des fournisseurs (rappelant notamment le recours prioritaire
aux fournisseurs rfrencs et la ncessit de raliser des appels doffres avant de commander
auprs dun fournisseur non rfrenc) et une procdure de validation de cette slection par la
Direction.
Il convient de vrifier que :
La liste des fournisseurs et articles rfrencs, avec mention des tarifs applicables, est jour et
disponible ;
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La procdure de slection des fournisseurs est dment respecte. Notamment, la liste des
fournisseurs non rfrencs avec les motifs justifiant leur utilisation est tenue jour et valide par le
Directeur ;
Les bons de commande sont formaliss et valoriss (les prix unitaires des articles doivent tre
mentionns) ;
Les doubles des bons de commande sont transmis aux personnes en charge de la rception des
marchandises pour contrler le respect des dlais et des conditions de livraison ;
Les diffrents documents (bons de commande, bons de livraison,) sont viss par les personnes
habilites ;
Les normes de dlgation de commande et de sparation de fonctions sont respectes.
Indicateur de suivi : le taux demprise des fournisseurs rfrencs.
Focus
Labsence de bons de commande, notamment pour les achats rcurrents tels que les produits
frais, peut tre compense par des listes dachats ou feuilles de march prsentant les produits
prdfinis, seules les quantits tant complter. Pour les produits prix levs (viande, poisson)
il est important de mentionner galement les prix obtenus.
Les anomalies dans les conditions de livraison et de facturation peuvent tre limites par
lusage de bons de commande mentionnant les informations suivantes :
- Raison sociale ;
- Adresse de facturation et de livraison prcise ;
- Eventuelle codification ou information rappeler sur la facture ;
- Plage horaire de livraison possible.
Responsabilits et Frquence
Responsable :
Supervision :
Chef de service OU
Chef de cuisine OU
Econome
Type de contrle :
Exhaustif
Sondage
Quand :
Quotidien
Mensuel
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Q110
Q95
Un recoupement formalis entre les quantits livres et celles commandes est-il ralis
au moment de la livraison :
- en quantit ?
- en poids ?
Q111
Q96
Les bons de commande sont-ils agrafs aux bons de livraison puis aux factures ?
Objectifs et Risques
Valider formellement les entres en stocks.
Eviter les erreurs ou abus ventuels.
Procdure
Rappel :
La fonction de Rceptionnaire ne doit pas, dans la mesure du possible, tre cumule avec celle
dAcheteur, et le Rceptionnaire ne doit pas tre responsable de la saisie des factures dans le
systme.
Il convient de sassurer que :
Les anomalies constates (quantit, qualit) font lobjet dune formalisation sur le bon de
livraison et dune demande davoir signifie au fournisseur (copie la comptabilit).
Les bons de commande (ou feuilles de march), bons de livraison et factures sont agrafs et
transmis au responsable du service concern pour apposition du bon payer .
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Focus
Afin de faciliter les contrles tarifaires, sassurer de la disponibilit des informations auprs des
personnes en charge de ces vrifications (tenue des mercuriales, des tarifs des fournisseurs
rfrencs).
Le contrle par pese ncessite sur le lieu de rception lusage dune balance adapte et
contrle rgulirement.
Si la marchandise est rceptionne sans bon de livraison, le rceptionnaire doit tablir une note
indiquant les lments reus et rapprocher les produits rceptionns du bon de commande.
Responsabilits et Frquence
Responsable :
Supervision :
Econome OU
Chef de service OU
Chef de cuisine
Responsable Restauration OU
Directeur
Type de contrle :
Exhaustif
Sondage
Quand :
A chaque livraison
Mensuel
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5.2 COMPTABILISATION
Rappel des questions dauto-contrle
Q112 Les factures comptabilises sont-elles toutes formellement approuves par les
Q97
responsables de service concerns (prsence d'un bon payer ) ?
Q113 Les lments de facturation (quantits, qualit, poids, date) sont-ils rapprochs des
Q98
bons de commande et des bons de livraison ?
Q114
Les prix unitaires facturs font-ils l'objet d'un contrle formalis ?
Q99
Q115 La liasse des documents d'achats est-elle systmatiquement transmise la Direction
Q100 Gnrale pour validation du rglement fournisseur ?
Q116 Les dlais de paiement fournisseur sont-ils conformes la rglementation locale ou
Q101 aux conditions contractuelles ?
Existe-t-il une mthode de recensement approprie, en fin de mois, des "factures non
Q117
parvenues" / "factures recevoir" de manire s'assurer que l'ensemble des achats et
Q102
charges a bien t enregistr en comptabilit sur le mois correspondant ?
QXX Scoring htel avec comptabilit sur site
QXX Scoring htel avec Centre Comptable
Objectifs et Risques
Garantir la ralit des achats comptabiliss et leur correcte valorisation.
Se prmunir contre les rglements injustifis.
Procdure
Rappel : les factures doivent tre enregistres en comptabilit ds rception.
Norme dfinir :
Ltablissement dterminera les personnes habilites mettre des factures en rglement ( bon
payer ) ;
Une procdure de respect des dlais de rglements fournisseur sera formellement dfinie, aprs
prise de connaissance de la rglementation locale en vigueur sur ce sujet (Loi Sapin par exemple en
France). Dans le cas dune gestion en comptabilit centralise, un calendrier des campagnes de
rglements peut tre dfini et transmis aux htels afin danticiper lenvoi de factures.
Il convient de sassurer que :
Le rapprochement, entre les bons de commande, les bons de livraison et les factures
correspondantes, est ralis formellement par pointage en termes de :
- Prix unitaire (sur la base des tarifs rfrencs, des mercuriales fournisseurs, des contrats),
- Quantit,
- Nature darticle.
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-
Les factures sont correctement tablies et comportent toutes les mentions lgales incluant :
La date ;
Le libell de la socit juridique de ltablissement factur ;
Les taux et calculs de la TVA ;
Les totaux HT et TTC.
Le visa pour bon payer du responsable concern est appos. Celui-ci pourra indiquer une
proposition dimputation analytique sur la facture ;
Les dlais de rglements fournisseur sont respects, conformment la procdure dfinie par
ltablissement, afin dviter toutes pnalits de retard ou sanctions pcuniaires ;
Lensemble des documents (bons de commande, bons de livraison, factures) est transmis la
Direction pour contrle et autorisation du rglement.
Les factures et avoirs ont t enregistrs en comptabilit, en rapprochant ponctuellement le
cahier des factures des journaux comptables correspondants.
Lensemble des factures et avoirs non parvenus en fin de mois, pour des produits rceptionns
ou des prestations de service ralises, a t estim et transmis la comptabilit en temps et en
heure et / ou enregistr dans le systme de gestion des stocks.
Focus
Il convient de vrifier si dventuelles prestations complmentaires (frais de transport, frais de
livraison) non contractuelles sont factures anormalement.
Afin dviter le risque de double provision, il est prfrable dannuler chaque mois lintgralit de
la provision du mois pass et denregistrer la nouvelle provision.
Seuls les originaux de factures peuvent tre comptabiliss.
En cas de litige, la copie de la facture est conserve par le responsable, loriginal est transmis
en comptabilit avec la mention ne pas payer , pour enregistrement. Chaque mois les factures
en litige doivent faire lobjet dune revue.
En fin de mois, il convient de contacter les fournisseurs pour lesquels lhtel na pas encore reu
de facture (seulement un bon de livraison ou dintervention) afin dvaluer au plus juste les charges
provisionner.
Les provisions pour Facture Non Parvenues sont enregistrer Hors Taxe (sauf exception pays).
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Responsabilits et Frquence
Responsable :
Supervision :
Directeur ET
Responsable Administratif et
Comptable
Type de contrle :
Exhaustif
Exhaustif
Quand :
Quotidien
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5.3 STOCKS
Rappel des questions dauto-contrle
Q118
Q103
Q119
Q104
Q120
Q105
Q121
Q106
Q122
Q107
Q123
Q108
Objectifs et Risques
Garantir la scurit des stocks.
Contrler les flux de marchandises.
Procdure
Normes dfinir :
Conditions de stockage :
-
Organisation des stocks : conomat central, stocks sur les points de ventes, conomat par
dpartement, etc. ;
Scurit des locaux et des points de stockage : scurisation des accs, scurisation des
moyens daccs (o et comment sont conservs les badges, cls, etc.), dfinition des accs
(la liste des personnes habilites doit tre formalise) ;
Rangement et marquage des emballages afin de sassurer que les produits les plus anciens
sont sortis en premier (lobjectif est de limiter les pertes).
Le systme de suivi des mouvements de stocks : par fiche de stock de type fiche Cardex, sur un
tableur Excel ou sur un progiciel spcifique (VSK).
Les sorties de stock concernant les cessions conomat sont rglementer :
-
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Focus
Les rserves dalcool ou de produits forte valeur doivent tre conserves dans un meuble
ferm cl ou dans un lieu scuris.
Les alcools prsents dans les points de vente doivent tre conservs dans un lieu scuris en
dehors des heures douverture.
Responsabilits et Frquence
Responsable :
Supervision :
Econome ET
Responsable Restauration ET
Chef de cuisine
Directeur
Type de contrle :
Sondage
Sondage
Quand :
Mensuel
Semestriel
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5.4 INVENTAIRES
Rappel des questions dauto-contrle
Q124
Q109
Un stock thorique est-il calcul par le biais dun inventaire permanent ou dun
rapprochement entre les consommations et les ventes ?
Q125
Q110
Q126
Q111
Les supports manuels dinventaire physique mensuel, viss par les personnes ayant
effectu linventaire, sont-ils conservs et rapprochs par sondage des inventaires
dfinitifs ?
Q127
Q112
Dans le cas o des stocks thoriques existent, sont-ils recoups avec les inventaires
physiques ?
Q128
Q113
Q129
Q114
Les carts quantitatifs entre le stock thorique et le stock physique sont-ils analyss et
ports la connaissance de la hirarchie ?
Q130
Q115
Q131
Q116
Les prix utiliss pour la valorisation des inventaires (Cot Moyen Pondr, quand le
systme de gestion des stocks le permet) sont-ils mis jour rgulirement ?
Objectifs et Risques
Garantir la ralit de la valorisation des stocks en comptabilit.
Garantir la ralit du compte dexploitation.
Procdure
Normes dfinir :
Dterminer les natures darticles grs en stock (nourriture, produits daccueil) ;
Etablir la frquence de prise dinventaire, sachant quune prise dinventaire valorise doit tre
effectue au minimum chaque mois ;
Dfinir le mode de suivi du stock thorique par :
-
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Ou rapprochement par sondage entre les prix dachat des dernires factures parvenues et les
prix unitaires reports sur ltat dinventaire.
Indicateurs :
Montant des stocks dormants (article sans mouvement depuis plus de 3 mois) ;
Dlai de rotation des stocks ;
Montant du stock mort (article sans mouvement depuis plus dun an) ;
Ratio de stock : valeur de linventaire F&B / CAHT moyen jour (il reprsente le nombre de jours
de chiffre daffaires immobilis en stock).
Focus
Les emballages consigns sont suivre tant au niveau des caisses pleines que vides, en tenant
compte des emballages en circulation dans ltablissement.
Stocks en dpt chez des tiers : une information mensuelle recoupe avec la facturation des
consommations doit tre obtenue de la part du fournisseur stockant pour notre compte.
Stocks dormant : la liste des articles prsentant une antriorit en stock suprieure 90 jours doit
tre communique au responsable de manire les couler en priorit.
Dprciation de stocks : lors de linventaire, les articles prims ou dtriors doivent tre
signals afin dtre comptabiliss (en provision ou en charge).
Les livraisons ralises en cours dinventaire sont conserver strictement part. Elles seront
intgres dans le stock du mois n+1, aprs la validation de linventaire du mois n.
Les stocks de Beurre uf Fromage, ainsi que les fruits et lgumes frais, sont inventorier
mais la valorisation des ces produits doit tre 0 (sauf contre-indication pays).
Chaque produit doit tre inventori sous une ligne spare dans linventaire.
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Responsabilits et Frquence
Responsable :
Supervision :
Responsable Restauration ET
Econome ET
Contrleur F&B
Directeur ET
Responsable Administratif et
Comptable
Type de contrle :
Sondage
Sondage
Quand :
Mensuel
Mensuel
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Objectifs et Risques
Matriser la consommation de matires premires.
Dfinition du ratio Matires Premires : Consommation / Chiffre daffaires
restauration Hors Taxes Service Compris.
Procdure
Le suivi de cet indicateur permet de mettre en vidence dventuelles dfaillances dans les contrles
ou les procdures dexploitation relatifs lenregistrement du chiffre daffaires et/ou la
consommation de matires premires.
Normes dfinir :
Les constituants du ratio et leur mode de dtermination sont prciser :
- Au numrateur : les matires premires correspondent aux consommations de produits
alimentaires de la priode analyse (stock initial + achats stock final) ;
- Au dnominateur : le chiffre daffaires HT correspond la vente des marchandises indiques au
numrateur, cest--dire au chiffre daffaires restauration hors location de salle.
Au-del de la dtermination systmatique du ratio global de ltablissement et suivant les besoins
analytiques et de gestion des matires premires, les ratios suivants pourront tre calculs :
- Nourriture et boisson ;
- Par famille de produit ;
- Par point de vente ;
- Par formule de restauration.
La frquence danalyse des ratios est au moins mensuelle. Cette frquence peut tre augmente en
fonction des anomalies rencontres.
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Focus
Les pertes sur emballages consigns sont prendre dans les consommations.
Les analyses mensuelles sont conserves de manire pouvoir expliquer les variations dun
exercice lautre.
Responsabilits et Frquence
Responsable :
Supervision :
Responsable Restauration ET
Responsable Administratif et Comptable
Directeur
Type de contrle :
Exhaustif
Exhaustif
Quand :
Mensuel
Mensuel
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