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ACHATS STOCKS

5.1 Commande / Rception


5.2 Comptabilisation
5.3 Stocks
5.4 Inventaires
5.5 Ratios matires premires

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5.1 COMMANDE / RECEPTION COMMANDE


Rappel des questions dauto-contrle
Q107
Q92

L'organisation en place permet-elle de respecter le principe de sparation des fonctions,


notamment en terme de :
- Commande et validation des factures (bon payer) ?
- Validation des factures et comptabilisation ?
- Tenue des stocks et prise d'inventaires ?
- Prise d'inventaires et comptabilisation ?

Q108
Q93

Fait-on appel en priorit aux fournisseurs rfrencs ou ralise-t-on des appels d'offres
en l'absence de rfrencement dans le pays ?

Q109
Q94

Les commandes sont-elles valides par la Direction Gnrale au-del d'un montant
dfini par l'tablissement ?

QXX Scoring htel avec comptabilit sur site


QXX Scoring htel avec Centre Comptable

Objectifs et Risques
Garantir la scurit du processus achat (scurisation des flux de
marchandises, scurisation des rglements fournisseurs).
Bnficier des conditions dachat Groupe.
Procdure
Organisation et normes dfinir :
 Dfinir les supports de commande (bon de commande, feuille de march), pour chaque nature
dachat ;
 Prciser formellement les personnes habilites commander et le montant maximum de leur
dlgation ;
 Veiller, dans la mesure du possible, viter le cumul de fonctions affaiblissant le niveau de
scurit des transactions tel que : Comptable et Acheteur, Econome et Acheteur, Comptable et
Econome ;
 Etablir une procdure de slection des fournisseurs (rappelant notamment le recours prioritaire
aux fournisseurs rfrencs et la ncessit de raliser des appels doffres avant de commander
auprs dun fournisseur non rfrenc) et une procdure de validation de cette slection par la
Direction.
Il convient de vrifier que :
 La liste des fournisseurs et articles rfrencs, avec mention des tarifs applicables, est jour et
disponible ;

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 La procdure de slection des fournisseurs est dment respecte. Notamment, la liste des
fournisseurs non rfrencs avec les motifs justifiant leur utilisation est tenue jour et valide par le
Directeur ;
 Les bons de commande sont formaliss et valoriss (les prix unitaires des articles doivent tre
mentionns) ;
 Les doubles des bons de commande sont transmis aux personnes en charge de la rception des
marchandises pour contrler le respect des dlais et des conditions de livraison ;
 Les diffrents documents (bons de commande, bons de livraison,) sont viss par les personnes
habilites ;
 Les normes de dlgation de commande et de sparation de fonctions sont respectes.
Indicateur de suivi : le taux demprise des fournisseurs rfrencs.

 Focus
 Labsence de bons de commande, notamment pour les achats rcurrents tels que les produits
frais, peut tre compense par des listes dachats ou feuilles de march prsentant les produits
prdfinis, seules les quantits tant complter. Pour les produits prix levs (viande, poisson)
il est important de mentionner galement les prix obtenus.
 Les anomalies dans les conditions de livraison et de facturation peuvent tre limites par
lusage de bons de commande mentionnant les informations suivantes :
- Raison sociale ;
- Adresse de facturation et de livraison prcise ;
- Eventuelle codification ou information rappeler sur la facture ;
- Plage horaire de livraison possible.

Responsabilits et Frquence
Responsable :

Supervision :

Chef de service OU
Chef de cuisine OU
Econome

Responsable Restauration ET/OU


Directeur

Type de contrle :
Exhaustif

Sondage

Quand :
Quotidien

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Organisation du contrle et signature

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5.1 COMMANDE / RECEPTION COMMANDE (SUITE)


Rappel des questions dauto-contrle

Q110
Q95

Un recoupement formalis entre les quantits livres et celles commandes est-il ralis
au moment de la livraison :
- en quantit ?
- en poids ?

Q111
Q96

Les bons de commande sont-ils agrafs aux bons de livraison puis aux factures ?

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Objectifs et Risques
Valider formellement les entres en stocks.
Eviter les erreurs ou abus ventuels.
Procdure
Rappel :
La fonction de Rceptionnaire ne doit pas, dans la mesure du possible, tre cumule avec celle
dAcheteur, et le Rceptionnaire ne doit pas tre responsable de la saisie des factures dans le
systme.
Il convient de sassurer que :

Les livraisons sont formellement et exhaustivement contrles, cest dire :


 Vrification de la conformit au bon de commande : rfrence produit, prix unitaire,
comptage (avec ouverture des cartons) ou pese des quantits livres et contrle des
piages, calibrages et conditionnements requis,
 Vrification de la qualit : date limite de consommation, aspect, temprature des produits
etc. et respect des dlais et conditions de livraison,
 Ces contrles doivent tre formaliss sur les bons de livraison : marques de pointage,
mention des poids pess, tampon de rception, visa du rceptionnaire.

Les anomalies constates (quantit, qualit) font lobjet dune formalisation sur le bon de
livraison et dune demande davoir signifie au fournisseur (copie la comptabilit).

Les bons de commande (ou feuilles de march), bons de livraison et factures sont agrafs et
transmis au responsable du service concern pour apposition du bon payer .

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 Focus
 Afin de faciliter les contrles tarifaires, sassurer de la disponibilit des informations auprs des
personnes en charge de ces vrifications (tenue des mercuriales, des tarifs des fournisseurs
rfrencs).
 Le contrle par pese ncessite sur le lieu de rception lusage dune balance adapte et
contrle rgulirement.
 Si la marchandise est rceptionne sans bon de livraison, le rceptionnaire doit tablir une note
indiquant les lments reus et rapprocher les produits rceptionns du bon de commande.

Responsabilits et Frquence
Responsable :

Supervision :

Econome OU
Chef de service OU
Chef de cuisine

Responsable Restauration OU
Directeur

Type de contrle :
Exhaustif

Sondage

Quand :
A chaque livraison

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5.2 COMPTABILISATION
Rappel des questions dauto-contrle
Q112 Les factures comptabilises sont-elles toutes formellement approuves par les
Q97
responsables de service concerns (prsence d'un bon payer ) ?
Q113 Les lments de facturation (quantits, qualit, poids, date) sont-ils rapprochs des
Q98
bons de commande et des bons de livraison ?
Q114
Les prix unitaires facturs font-ils l'objet d'un contrle formalis ?
Q99
Q115 La liasse des documents d'achats est-elle systmatiquement transmise la Direction
Q100 Gnrale pour validation du rglement fournisseur ?
Q116 Les dlais de paiement fournisseur sont-ils conformes la rglementation locale ou
Q101 aux conditions contractuelles ?
Existe-t-il une mthode de recensement approprie, en fin de mois, des "factures non
Q117
parvenues" / "factures recevoir" de manire s'assurer que l'ensemble des achats et
Q102
charges a bien t enregistr en comptabilit sur le mois correspondant ?
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Objectifs et Risques
Garantir la ralit des achats comptabiliss et leur correcte valorisation.
Se prmunir contre les rglements injustifis.
Procdure
Rappel : les factures doivent tre enregistres en comptabilit ds rception.
Norme dfinir :
 Ltablissement dterminera les personnes habilites mettre des factures en rglement ( bon
payer ) ;
 Une procdure de respect des dlais de rglements fournisseur sera formellement dfinie, aprs
prise de connaissance de la rglementation locale en vigueur sur ce sujet (Loi Sapin par exemple en
France). Dans le cas dune gestion en comptabilit centralise, un calendrier des campagnes de
rglements peut tre dfini et transmis aux htels afin danticiper lenvoi de factures.
Il convient de sassurer que :
 Le rapprochement, entre les bons de commande, les bons de livraison et les factures
correspondantes, est ralis formellement par pointage en termes de :
- Prix unitaire (sur la base des tarifs rfrencs, des mercuriales fournisseurs, des contrats),
- Quantit,
- Nature darticle.

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-

Les factures sont correctement tablies et comportent toutes les mentions lgales incluant :
La date ;
Le libell de la socit juridique de ltablissement factur ;
Les taux et calculs de la TVA ;
Les totaux HT et TTC.

 Le visa pour bon payer du responsable concern est appos. Celui-ci pourra indiquer une
proposition dimputation analytique sur la facture ;
 Les dlais de rglements fournisseur sont respects, conformment la procdure dfinie par
ltablissement, afin dviter toutes pnalits de retard ou sanctions pcuniaires ;
 Lensemble des documents (bons de commande, bons de livraison, factures) est transmis la
Direction pour contrle et autorisation du rglement.
 Les factures et avoirs ont t enregistrs en comptabilit, en rapprochant ponctuellement le
cahier des factures des journaux comptables correspondants.
 Lensemble des factures et avoirs non parvenus en fin de mois, pour des produits rceptionns
ou des prestations de service ralises, a t estim et transmis la comptabilit en temps et en
heure et / ou enregistr dans le systme de gestion des stocks.

 Focus
 Il convient de vrifier si dventuelles prestations complmentaires (frais de transport, frais de
livraison) non contractuelles sont factures anormalement.
 Afin dviter le risque de double provision, il est prfrable dannuler chaque mois lintgralit de
la provision du mois pass et denregistrer la nouvelle provision.
 Seuls les originaux de factures peuvent tre comptabiliss.
 En cas de litige, la copie de la facture est conserve par le responsable, loriginal est transmis
en comptabilit avec la mention ne pas payer , pour enregistrement. Chaque mois les factures
en litige doivent faire lobjet dune revue.
 En fin de mois, il convient de contacter les fournisseurs pour lesquels lhtel na pas encore reu
de facture (seulement un bon de livraison ou dintervention) afin dvaluer au plus juste les charges
provisionner.
 Les provisions pour Facture Non Parvenues sont enregistrer Hors Taxe (sauf exception pays).

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Responsabilits et Frquence
Responsable :

Supervision :

Chaque Chef de service concern

Directeur ET
Responsable Administratif et
Comptable

Type de contrle :
Exhaustif

Exhaustif

Quand :
Quotidien

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A chaque chance fournisseur

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5.3 STOCKS
Rappel des questions dauto-contrle
Q118
Q103

Les locaux de stockage (conomat, cuisine, points de vente) sont-ils verrouills en


dehors des heures de service ?

Q119
Q104

Laccs aux locaux de stockage est-il rserv un nombre limit de personnes ?

Q120
Q105
Q121
Q106
Q122
Q107
Q123
Q108

Les sorties de stock sont-elles formalises sur des bons de sortie ?


Les sorties de stock sont-elles contrles et avalises par le destinataire ?
Existe-t-il un tat des casses et des pertes survenues dans les stocks par local de
stockage ?
Les dates limites de consommation sont-elles respectes ?

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Objectifs et Risques
Garantir la scurit des stocks.
Contrler les flux de marchandises.
Procdure
Normes dfinir :
 Conditions de stockage :
-

Organisation des stocks : conomat central, stocks sur les points de ventes, conomat par
dpartement, etc. ;

Scurit des locaux et des points de stockage : scurisation des accs, scurisation des
moyens daccs (o et comment sont conservs les badges, cls, etc.), dfinition des accs
(la liste des personnes habilites doit tre formalise) ;

Horaires douverture (y compris le mode de fonctionnement les jours fris) ;

Rangement et marquage des emballages afin de sassurer que les produits les plus anciens
sont sortis en premier (lobjectif est de limiter les pertes).

 Le systme de suivi des mouvements de stocks : par fiche de stock de type fiche Cardex, sur un
tableur Excel ou sur un progiciel spcifique (VSK).
 Les sorties de stock concernant les cessions conomat sont rglementer :
-

Soit cessions au personnel de ltablissement uniquement :



Limitation du type darticles cds, avec une limite en quantit ;

Au personnel mais uniquement pour des occasions exceptionnelles (fin danne) ;

Soit cessions un autre tablissement du Groupe ;

Soit aucune cession conomat.

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Il convient de contrler que :


 Les locaux de stockage sont ferms cl en dehors des heures douverture et laccs est limit
un nombre restreint de personnes, conformment aux normes de stockage dfinies par la
Direction. Les cls des locaux de stockage sont scurises (registre daccs, armoire cl avec
mouchard, cls remises sous enveloppe scelle la rception) ;
 Les sorties de stocks sont formalises sur des bons de sorties et font apparatre
systmatiquement le visa du destinataire attestant de son contrle ;
 Les marchandises non consommes retournes en stock font lobjet dun bon de retour co-sign
par les deux intervenants ;
 Les marchandises non utilisables et les bouteilles casses ou bouchonnes sont dstockes
dans le systme ou enregistres dans le cahier de suivi des pertes et casses ;
 Les dates limites de consommation sont respectes. La date douverture des produits dballs
doit faire lobjet dun tiquetage manuel. Le contrle des dates limites de consommation devra tre
formellement ralis au moins mensuellement, lors des inventaires par exemple ;


Les cessions dconomat sont ralises :


-

Suivant les normes de ltablissement ;

Factures et payes au plus tard lors du retrait de la marchandise.

Indicateur de contrle : montant des pertes sur stock.

 Focus
 Les rserves dalcool ou de produits forte valeur doivent tre conserves dans un meuble
ferm cl ou dans un lieu scuris.
 Les alcools prsents dans les points de vente doivent tre conservs dans un lieu scuris en
dehors des heures douverture.

Responsabilits et Frquence
Responsable :

Supervision :

Econome ET
Responsable Restauration ET
Chef de cuisine

Directeur

Type de contrle :
Sondage

Sondage

Quand :
Mensuel

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Semestriel

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5.4 INVENTAIRES
Rappel des questions dauto-contrle
Q124
Q109

Un stock thorique est-il calcul par le biais dun inventaire permanent ou dun
rapprochement entre les consommations et les ventes ?

Q125
Q110

Les quantits inventories reportes sur linventaire physique mensuel sont-elles


contrles par cohrence ou par sondage par une tierce personne ?

Q126
Q111

Les supports manuels dinventaire physique mensuel, viss par les personnes ayant
effectu linventaire, sont-ils conservs et rapprochs par sondage des inventaires
dfinitifs ?

Q127
Q112

Dans le cas o des stocks thoriques existent, sont-ils recoups avec les inventaires
physiques ?

Q128
Q113

Les carts ou incohrences constats donnent-ils alors lieu un deuxime contrle


physique ?

Q129
Q114

Les carts quantitatifs entre le stock thorique et le stock physique sont-ils analyss et
ports la connaissance de la hirarchie ?

Q130
Q115

La totalit des inventaires physiques est-elle correctement retranscrite en comptabilit


conformment aux normes Groupe (certains produits doivent tre enregistrs
directement en charge : beurre, ufs, fromage, fruits et lgumes frais) ?

Q131
Q116

Les prix utiliss pour la valorisation des inventaires (Cot Moyen Pondr, quand le
systme de gestion des stocks le permet) sont-ils mis jour rgulirement ?

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Objectifs et Risques
Garantir la ralit de la valorisation des stocks en comptabilit.
Garantir la ralit du compte dexploitation.
Procdure
Normes dfinir :
 Dterminer les natures darticles grs en stock (nourriture, produits daccueil) ;
 Etablir la frquence de prise dinventaire, sachant quune prise dinventaire valorise doit tre
effectue au minimum chaque mois ;
 Dfinir le mode de suivi du stock thorique par :
-

La tenue informatique dun inventaire permanent incluant les statistiques de ventes ;

Le biais dun rapprochement entre les consommations et les ventes.

 Dfinir la mthode de valorisation des inventaires :


-

Cot moyen pondr, quand le systme de gestion le permet ;

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Dernier prix dachat.

Il convient de vrifier que :


 La prise dinventaire seffectue sur un support ne mentionnant pas les quantits thoriques et de
prfrence par deux personnes dont une nest pas en charge de la gestion du stock. Les inventaires
physiques sont contrls a posteriori, par sondage, par une tierce personne ;
 La saisie informatique de linventaire est galement contrle par cohrence ou par sondage, par
rapprochement avec les supports de prise dinventaire. Ce contrle sera formalis ;
 Les inventaires physiques et dfinitifs doivent tre signs et dats par les personnes ayant
effectu les inventaires ;
 Un rapprochement entre inventaire thorique/ inventaire physique est formalis, et les carts mis
en vidence font lobjet dune investigation. Les quantits inventories sont recomptes en cas
dincohrence avec les quantits figurant sur linventaire thorique. Si les carts ne sont pas dus
une erreur de comptage, en informer la hirarchie ;
 Les rsultats de linventaire sont retranscrits dans les comptes en sassurant que toutes les
sections analytiques ont bien t mouvementes en fonction des consommations de la priode ;
 La mthode de valorisation des articles inventoris est respecte :
-

Vrification du calcul des prix moyens pondrs ;

Ou rapprochement par sondage entre les prix dachat des dernires factures parvenues et les
prix unitaires reports sur ltat dinventaire.

Indicateurs :
 Montant des stocks dormants (article sans mouvement depuis plus de 3 mois) ;
 Dlai de rotation des stocks ;
 Montant du stock mort (article sans mouvement depuis plus dun an) ;
 Ratio de stock : valeur de linventaire F&B / CAHT moyen jour (il reprsente le nombre de jours
de chiffre daffaires immobilis en stock).

 Focus
 Les emballages consigns sont suivre tant au niveau des caisses pleines que vides, en tenant
compte des emballages en circulation dans ltablissement.
 Stocks en dpt chez des tiers : une information mensuelle recoupe avec la facturation des
consommations doit tre obtenue de la part du fournisseur stockant pour notre compte.
 Stocks dormant : la liste des articles prsentant une antriorit en stock suprieure 90 jours doit
tre communique au responsable de manire les couler en priorit.
 Dprciation de stocks : lors de linventaire, les articles prims ou dtriors doivent tre
signals afin dtre comptabiliss (en provision ou en charge).
 Les livraisons ralises en cours dinventaire sont conserver strictement part. Elles seront
intgres dans le stock du mois n+1, aprs la validation de linventaire du mois n.
 Les stocks de Beurre uf Fromage, ainsi que les fruits et lgumes frais, sont inventorier
mais la valorisation des ces produits doit tre 0 (sauf contre-indication pays).
 Chaque produit doit tre inventori sous une ligne spare dans linventaire.

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Responsabilits et Frquence
Responsable :

Supervision :

Responsable Restauration ET
Econome ET
Contrleur F&B

Directeur ET
Responsable Administratif et
Comptable

Type de contrle :
Sondage

Sondage

Quand :
Mensuel

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5.5 RATIOS MATIERES PREMIERES


Rappel des questions dauto-contrle
Q132 Lunit calcule-t-elle mensuellement un ratio matires premires par famille de produits
Q117 et/ou par point de vente ?
Existe-t-il un tableau de bord permettant de suivre lvolution des ratios :
Q133
Q118 Par rapport au budget (pour le ratio global uniquement) ?
Par rapport lanne N-1 (pour lensemble des ratios) ?
Par rapport aux mois prcdents (pour lensemble des ratios) ?
Q134 Une analyse formalise de lvolution des ratios est-elle tablie et porte la
Q119 connaissance de la hirarchie ?
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Objectifs et Risques
Matriser la consommation de matires premires.
Dfinition du ratio Matires Premires : Consommation / Chiffre daffaires
restauration Hors Taxes Service Compris.
Procdure
Le suivi de cet indicateur permet de mettre en vidence dventuelles dfaillances dans les contrles
ou les procdures dexploitation relatifs lenregistrement du chiffre daffaires et/ou la
consommation de matires premires.
Normes dfinir :
Les constituants du ratio et leur mode de dtermination sont prciser :
- Au numrateur : les matires premires correspondent aux consommations de produits
alimentaires de la priode analyse (stock initial + achats stock final) ;
- Au dnominateur : le chiffre daffaires HT correspond la vente des marchandises indiques au
numrateur, cest--dire au chiffre daffaires restauration hors location de salle.
Au-del de la dtermination systmatique du ratio global de ltablissement et suivant les besoins
analytiques et de gestion des matires premires, les ratios suivants pourront tre calculs :
- Nourriture et boisson ;
- Par famille de produit ;
- Par point de vente ;
- Par formule de restauration.
La frquence danalyse des ratios est au moins mensuelle. Cette frquence peut tre augmente en
fonction des anomalies rencontres.

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Il convient de vrifier que :


 Les ratios sont dtermins, analyss et prsents dans un rapport spcifique tous les mois. Un
tableau de bord est tabli afin de suivre leur volution (par rapport au budget, lanne prcdente
et aux mois prcdents). Cette volution fait lobjet dune analyse formalise, communique la
Direction Gnrale ;
 Les lments pris en compte dans les calculs sont conformes aux normes tablies ;
 Les consommations et le chiffre daffaires sont dtermins sur des bases relles et sur des
priodes rigoureusement identiques ;
 Les consommations sont affectes au point de vente ou lentit o le chiffre daffaires qui en
dcoule est enregistr ;
 Les consommations et le chiffre daffaires qui en dcoule sont de mme nature. Exemple : le
chiffre daffaires Bar est un chiffre daffaires boisson ; les consommations nourriture que ce soit pour
les accompagnements et la dcoration des boissons doivent tre retraites de nourriture boisson,
 Les consommations dautres fins que le chiffre daffaires restauration font lobjet dun
retraitement (repas du personnel et avantage nourriture, cadeaux et invitations commerciales) ;
 Les rmunrations fournisseurs (remises arrire) ne doivent pas tre intgres dans le calcul
des ratios.

 Focus
 Les pertes sur emballages consigns sont prendre dans les consommations.
 Les analyses mensuelles sont conserves de manire pouvoir expliquer les variations dun
exercice lautre.

Responsabilits et Frquence
Responsable :

Supervision :

Responsable Restauration ET
Responsable Administratif et Comptable

Directeur

Type de contrle :
Exhaustif

Exhaustif

Quand :
Mensuel

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Mensuel

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