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Para muchos profesionales, este tipo de puesto resulta una exigencia constante. Son
muchos los factores que se deben tener en cuenta, entre ellos, el nivel de capacitacin y
el cuidado de la imagen personal1.
Toda secretaria precisa contar con conocimientos bsicos de los actuales tpicos
gerenciales modernos; con el objeto de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos,
dominar los fundamentos bsicos de la informtica y las nuevas tecnologas en funcin
de un desempeo exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria.
6.1.1.1DEFINICIN DE SECRETARIA
Segn la Real Academia de La Lengua Espaola, Secretaria es la persona a cuya
discrecin se confa un secreto. Sujeto encargado de escribir la correspondencia, de
extender actas, dar fe de los acuerdos y custodiar los documentos de una oficina,
asamblea o corporacin. Persona que redacta la correspondencia de aquella otra a quien
sirve para este fin2
1http://entremujeres.clarin.com/trabajo/Secretaria-ejecutiva-profesion-valor-agregado_0_454754633.html
2http://definicion.de/secretaria/#ixzz2oph5nJGt
Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.
Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente,
para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y dems asuntos.
3http://secretejecut.blogspot.com/p/funciones-que-debe-desempenar-la_833.html
6.1.1.3
Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las
destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms ptima,
adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.
Entre las principales cualidades que debe poseer una secretaria en el ejercicio de su
labor tenemos:
Responsabilidad.
Entusiasmo.
Discrecin.
Veracidad.
Paciencia
Honradez.
Lealtad.
Sinceridad.
Respeto.
Eficiencia.4
Polivalencia (multifuncionalidad).
4http://mariuxi197735.ucoz.org/load/cualidades_de_una_secretaria_ejecutiva/1-1-0-1
Conocimientos.
Valores.
Modales.
Personalidad.
Tacto.
Humildad y Sencillez.6
6.1.2.5 ACTITUD
Capacidad de trabajo.
Dotes de organizacin.
Discrecin.
Afn de superacin.
Iniciativa propia.
Polivalencia.
7http://www.definicionabc.com/general/actitud.php#ixzz2ro8zgn4z
Tener iniciativa.
Ser proactivo.
Capacidad de negociacin.
6.1.2.6APTITUD
Las aptitudes estn compuestas en su mayor parte por habilidades, tcnicas y dems
conocimientos que se demuestren explcita o tcitamente por las personas.En las
aptitudes se evidencian las tcnicas y las destrezas de las personas, como cualquier otra
habilidad se puede mejorar, perfeccionar, evolucionar, actualizar, desarrollar y potenciar,
de manera que si los recursos humanos tienen la actitud correcta, pero no tienen la
aptitud necesaria, la pueden incorporar mediante la adquisicin de conocimientos 9.
Una secretaria debe poseer aptitudes capacidad de anlisis y de sntesis, la
responsabilidad y, sobre todo, la apelacin constante al sentido comn, gran sentido de
organizacin y planificacin de su trabajo, dominio de las reglas bsicas de etiqueta y
protocolo, un requisito indispensable que una secretaria conozca de forma suficiente las
materias que constituyen el objeto de su institucin y que est familiarizada en el manejo
de los conceptos prcticos que las desarrollan, para as ordenar y tratar con cualquier
interlocutor de forma adecuada.
http://www.mailxmail.com/curso-capital-humano/aptitudes
10 http://definicion.de/relaciones-interpersonales/#ixzz2pB2isggj
consiguen
11 http:/www.secrearyaldia.com
12 http://definicion.de/calidad/#ixzz2pAwPZ1Vo
13 http://www.aiteco.com/calidad.htm
14 http://definicion.de/cliente/#ixzz2p1avYcWV
2) Soluciones sin demoras: Los clientes, cuando surgen problemas con el producto en
el ciclo post venta, esperan que estos se resuelvan al instante. Por eso, la empresa
siempre debe tener repuestos o sustitutos que funcionen a la mano.
3) Claridad: En toda empresa hay procedimientos que se deben seguir para llegar a un
fin, sobre todo cuando se trata de resarcimientos. Los clientes no saben esto, as que los
empleados deben poder explicarlos con claridad. De este modo se evitarn malos
entendidos.
4) Empleados capaces: Los empleados que ofrecen el servicio al cliente deben estar
entrenados en dicho campo. Su manera de expresarse debe ser la adecuada para que el
cliente se sienta a gusto. Adems, deben conocer el producto a la perfeccin para
ofrecer soluciones sin demoras.
5) Pro actividad: La empresa debe demostrar en todo momento que su principal inters
es solucionar el problema del cliente. Si este se siente ligeramente ignorado, lo ms
probable es que se exaspere, y con justa razn.
6) No olvidar disculparse: El cliente siempre tiene la razn, sobre todo en el ciclo post
venta. Luego de solucionar el problema que se pueda haber presentado, la empresa
debe disculparse, a travs de un supervisor o gerente, y entregarle al cliente un extra por
el inconveniente.
7) Empleados contentos: La empresa debe tratar bien a sus empleados para que estos
transmitan alegra, tranquilidad, eficacia.
15
15 http://mass.pe/noticias/2012/03/principios-basicos-para-un-buen-servicio-al-cliente
16 http://www.persuativo.com/index.php?option=com_content&view=article&id=107:atencionpersonalizada&catid=1:latest-news&Itemid=172
6.1.3.8 LA COMUNICACIN
La comunicacin es el acto por el cual un individuo establece con otro un contacto que
le permite transmitir una informacin17.
Mantener una comunicacin institucional efectiva es de gran importancia, ya que gracias
a sta el trabajo en equipo es ms eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente
laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las
diferentes reas.
Para lograr una buena comunicacin dentro la entidades importante tener en cuenta
factores como los que se mencionan a continuacin:
El emisor debe asegurarse que el receptor haya entendido el mensaje a travs del
empleo de preguntas o reiteraciones.
17http://excellencecapacitacion.wordpress.com/areas-de-capacitacion/papel-y-desempeno-de-la-secretaria-ejecutiva/
FVMSGMGLFGSFLGMFSL
6.1.2
LA SECRETARIA EJECUTIVA
18http://www.modernizacionsecretarias.gov.co/index.php/historicos/591-la-comunicacion-asertiva-clave-para-lagestion-de-la-secretaria
servicios de stos.
Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente,
para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
Hacer y recibir llamadas telefnicas para tener informado a los jefes de los
compromisos y dems asuntos.
19 http://lasecretariaysuperfil.blogspot.com/
6.1.2.2
Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito empresarial, puesto
que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero as
como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, tambin se espera de ellas
un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formacin profesional de estas.
Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una slida
preparacin, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una
expresin fluida y clara y adems de una muy buena educacin, que le facilitar su
desenvolvimiento en cualquier nivel en el mbito empresarial La secretaria debe conocer
sobre ciertas materias que le permitirn desempear sus funciones con la debida eficacia
profesional:
Protocolo
Ofimtica
Ortografa y Gramtica
Caligrafa
Archivo
Idiomas extranjeros
Matemtica financiera
Contabilidad21
6.1.2.3
20 http://secretejecut.blogspot.com/p/funciones-que-debe-desempenar-la_833.html
21 http://www.mailxmail.com/curso-secretaria-ejecutiva/mision-perfil-funciones-secretaria
Toda secretaria ejecutiva debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con
las destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms
ptima, adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo.
Responsabilidad.
Entusiasmo.
Discrecin.
Veracidad.
Paciencia
Honradez.
Lealtad.
Sinceridad.
Respeto.
Eficiencia22
La secretaria que consiga destacarse por sus valores, no solo afianzara su puesto de
trabajo y conseguir una interesante remuneracin, sino probablemente logre
competitividad y eficiencia en el desempeo, actitudes que la encaminarn al
xito
profesional.
6.1.2.4
TCNICAS SECRETARIALES
22http://ucoz.org/load/cualidades_de_una_secretaria_ejecutiva/1-1-0-1
23 http://asistentejecutivo.blogspot.com/2009/05/nuestros-roles.html
6.1.2.4.1
Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito empresarial, puesto
que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero as
como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, tambin se espera de ellas
un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formacin profesional de estas. Aparte de
los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una slida preparacin,
extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresin fluida
y clara y adems de una muy buena educacin, que le facilitar su desenvolvimiento en
cualquier nivel en el mbito empresarial. 25
Adems de ello, debe dominar tcnicas de oficina (uso de agendas y sistemas de
seguimiento, adecuado manejo de los modelos y documentos de oficina, gestiones del
archivo, manejo del telfono como arma de trabajo, tcnicas para el trabajo en equipo,
tcnicas para trabajar prioridades, la toma de decisiones).
24 www.definition/etic
25 http://revistas.mes.edu.cu/greenstone/collect/repo/import/repo/20080418/9789591606549.pdf
DSF.GSGL
en la administracin son
es un activo
recurso disponible para todos los que pertenecen al crculo donde interactan.
Estas tres clases de gestin van muy de mano en la funcin de la asistente ejecutiva,
ya que socialmente y a diario trabaja con el cliente o usuario, lo que le permitir
lograr y cumplir con la visin institucional, la que se conseguir con la gestin de
proyectos ms aun en el campo educativo donde el Ministerio de Educacin
4
ATENCIN
AL
PBLICO.
Es un servicio o actividad que las secretarias de las instituciones brindan dentro de
una empresa, institucin u organizacin ya que estn en
por
responsabilidad,
compromiso,
atencin,
sepa
manejar
eficientemente las interrelaciones humanas, ser asertiva, con una alta autoestima y
sobre todo, con los conocimientos bsicos que la gestin administrativa requiere para
el organigrama de cualquier
una secretaria ya que desempea distintas funciones que conllevan a diferenciar las
a) Secretaria Particular
b) Secretaria de Departamento
c) Secretaria de Direccin y
d) Secretaria de Gerencia
2.3 CALIDAD DEL EJERCICIO PROFESIONAL
Cualquier individuo es condicionado por muchos elementos de su propia
personalidad, historia profesional y cultura que inciden directamente sobre su calidad
de servicio y desempeo profesional como son:
2.3.1 LAS COMPETENCIAS
Estn unidas por tres elementos que son indisolubles que integran las competencias
profesionales del individuo.
Por una parte el conocimiento que ha adquirido a lo largo de su vida, por otro la
experiencia, tanto vital como profesional y, por ltimo, sus habilidades, adquiridas o
innatas.
Pero hay dos tipos de competencias. Por una parte las cualidades profesionales del
individuo, su capacidad de liderazgo, planificacin, coordinacin y colaboracin o
las dotes de comunicador. Por otra, se destacan los conocimientos relacionados con
su rea de trabajo, con el desarrollo diario de sus actividades. Se trata de otro tipo de
sabidura que se obtiene con la formacin y la experiencia.
2.3.2. MOTIVACIN.
Es algo interno, propio, personal, la aporta el individuo, depende prcticamente de l
mismo y es totalmente variable, ya que est relacionada con muchos otros factores, a
6
2.3.3. EL CONTEXTO.
Es un elemento puramente organizativo, que habla de los sistemas utilizados en
determinado colectivo para organizar el trabajo, en el deben reflejar los valores de la
organizacin, las normas no escritas y la cultura propia.
La calidad del ejercicio profesional
depender
elementos que sern bien armonizados por todo los que conforman las instituciones
para mejorar su integracin.
COMPETENCIAS
MOTIVACIN
CONTEXTO
DESEMPEO
ya sea personal
profesional para esto debe tomar diariamente lo que le ofrece la vida a travs de los
consejos
secretarial,
ya que trabaja con otras personas como clientes y usuarios, cabe para
EXITO
VISION
PODER
MEJORAR EL
CONOCIMIETO
LEER
INVERTIR EN LIBROS
AUTO. PREPARARSE
la
circunstancias.
Cabe sealar que las aptitudes que una secretaria debe poseer para optimizar su
labor, sern, la capacidad de anlisis y de sntesis, la responsabilidad y, sobre todo, la
apelacin constante al sentido comn, gran sentido de organizacin y planificacin
de su trabajo, dominio de la reglas bsica de etiqueta y protocolo, un requisito
indispensable
que
entre
Las relaciones inter-personales que se crean alrededor del trabajo de una institucin
obligan a las secretarias a adoptar pautas de comportamiento correctas y adecuadas
en cada momento, con una perfecta combinacin y equilibrio entre aptitud y actitud
lograr el xito profesional.
ACTITUDES
VOCACIN
AUTODOMINIO
CONTROL
DISCRECIN
ADAPTABILIDAD
INICIATIVA
DECISIN
RESPONSABILIDAD
FLEXIBILIDAD
APTITUDES
SOLIDA FORMACIN
CULTURAL
PROFESIONALIZACIN
BUENA MEMORIA
CAPACIDAD ANALTICA
TACTO
PULCRITUD
BUENA DISPOSICIN
CORRECTA ATENCIN
8
Cedeo Gardenia, Garay Julia, Garcia Glenda, Modulo de Asistencia Ejecutiva II.
de la organizacin inteligente
es el manejo efectivo de su
importante
3.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL.
mayor
Lo que sucede hoy en dia es que los jefes estn facultando a las secretarias para que
realicen y ejecuten actividades en su ausencia, de tal modo que estan aprendiendo a
asumir responsabilidades de su trabajo y a tomar desciones adecuadas para optimizar
el trabajo y de esta manera brindar buen servicio, lo que har que su gestin mejore
el desarrollo organizacional de cada Institucin.
10
persona por lo que ha de tener un buen nivel de cultura, lo que implica unos amplios
conocimientos de la reglas bsicas de ortografa, gramtica y sintaxis, debiendo ser
la expresin oral fluida y correcta.
3.3.3. INTELIGENCIA EMOCIONAL
No son ms inteligentes los que tinen el xito en la vida, por el contrario son lo que
se entregan por completo a un fin y ponen no solo su intelecto sino tambin su
corazn, esos son los que llegan a ser felices y tienen xito en el campor laboral.
Los que tienen un alto Coeficientee Emocional (CE), intuyen y resuelven ms
rapidamente sus conflictos y problemas, por el CE les ayuda a que su razonamiento
sea ptimo y puedan utilizar de mejor manera sus emociones, sabiduria e intuicin.
Explota al mximo tu inteligencia emocional.
Entregarse por completo a sus propsitos y objetivos.
10
corrgelos, nunca es tarde para despertar ese genio creador que llevamos
dentro.
No dudes de tus presentimientos y corazonadas.
3.3.4 NEGOCIACIN
Lograr el manejo efectivo del lenguaje de los negocios en la comunicacin, ya que
la personas nos comunicamos de diversas formas, pero cualquiera que sea el medio,
exitira un efecto psicolgico ocasionando por los que intervienen en el proceso
comunicactivo.
Debido que la asistente ejecutiva diariamente elabora documentacin ser necesario
convencer al lector para que lleve a cabo lo que se quiere o se necesita, lograr que el
significado del mensaje sea exactamente el que se quiere trasmitir.
COMUNICACIN EMPRESARIAL.
un elemento central en
las
Instituciones , como lo es de toda la vida social, desde este punto de vista si tenemos
en cuenta que los planteles Educativos funcionan por medio de personas, parece
claro que sin comunicacin, sin interaccin social, no es posible laborar eficiente y
coordinado con los distintos elementos que lo conforman.
Emisor
Receptor
Mensaje
Medio o canal
Cdigo
Fin
4.1
EMISOR.
4.2 RECEPTOR.
La secretaria como es receptora de mensajes que otros emiten, deber seguir las
reglas de comportamiento que favorezcan este proceso:
Dejar hablar, para que el mensaje sea emitido en su totalidad
Escuchar el mensaje de forma activa y mostrando inters por l.
Adoptar una actitud neutral durante la emisin de ste, no hay que efectuar
juicios anticipadamente.
Realizar la descodificacin del mensaje,
al efecto de interpretarlo y
11
11
12
alejados
Contenidos.
COMUNICACIONES
CONTENIDOS
COMPUTADORAS
5.1 COMUNICACIONES.
Las redes se han convertido en grandes protagonistas. En los ltimos tiempos, parece
que todos formamos parte de una gran red capaz de transmitir un mensaje a cualquier
parte del mundo de forma casi instantnea: Telfono, Fax, televisin, correo
electrnico, Internet, intranet, extranet;
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