UNIVERSIDAD LIBRE DE COLOMBIA

Facultad de Ciencias Econmicas, Administrativas Y Contables

Administracin De Empresas 9A

Sistemas De Gestin De La Calidad Y Sistemas De Informacin

COLCERCAS SEGURIDAD LTDA

Presentado por:
Cristian Alexander Valcarcel Daz
Viviana Marcela Prez Laverde

Bogot, Colombia
2015

UNIVERSIDAD LIBRE DE COLOMBIA

Facultad de Ciencias Econmicas, Administrativas Y Contables

Administracin De Empresas 9A

Sistemas De Gestin De La Calidad Y Sistemas De Informacin

COLCERCAS SEGURIDAD LTDA

Presentado A la Profesora:

Mara Isabel Borda Arias

Bogot, Colombia
2015

Tabla de Contenido

INTRODUCCIN.....I
GLOSARIO......II
ESTRUCTURA GENERAL..III
Historia..1.0
Organigrama1.1
Misin....1.2
Visin....1.3
Objetivos 1.4
Valores 1.5
Normas de la prestacin del servicio. 1.6
DIAGNSTICO. 2.0
SISTEMAS DE GESTIN DE CALIDAD...3.0
Requisitos de los Clientes ...3.1
Mapa de Procesos....3.2
Poltica de Calidad....3.3
Objetivos de Calidad3.4
Objetivos del Proceso..3.5
Procedimientos.3.6
Metodologa de las 5 Ss..5.0

Sistemas de Informacin en Colcercas Seguridad LTDA...6.0

Descripcin de los Sistemas de Informacin en Colcercas Seguridad LTDA.7.0

I.

INTRODUCCIN

En la actualidad, las Organizaciones juegan un papel importante en la sociedad

por los cambios (Culturales, Tecnolgicos, Ambientales, de Seguridad, de Gestin
Humana y de Innovacin) en cuanto a la competencia y durabilidad en el mercado.
Es de gran importancia que las empresas estn de la mano con herramientas
que le permitan llevar a cabo sus objetivos corporativos.
La llegada de la Globalizacin, los ha obligado a tomar decisiones en cuanto a
su sistema de trabajo y fortalecer sus productos y servicios (valor agregado), de
manera tal que el cliente se sienta satisfecho con la calidad, accesibilidad y
eficiencia de ste.
No obstante, la utilizacin de los sistemas, ayudan a dar respuestas ms
efectivas a los clientes.
Esta investigacin ayudar a generaciones futuras como base primordial
para el entendimiento de los procesos integrados en la gestin.
Garantizando la calidad del servicio y producto, con base a una metodologa
definida que permiten llevar un desarrollo adecuado de las tareas.
La importancia de la Gestin de Calidad en la toma de decisiones hace
indispensable disponer de un Sistemas de Informacin Gerencial que proporcione
alternativas tanto para las necesidades de la operacin como de la administracin.
La adopcin de un Sistema de Informacin Gerencial es una decisin
estratgica de la organizacin que contribuye a la mejora continua del proceso a
travs de su conexin con los objetivos organizacionales.

II.

GLOSARIO

C.
Calidad.
Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los
requisitos.
D.
Diagnostico empresarial.
El Diagnstico Empresarial constituye una herramienta sencilla y de gran utilidad
a los fines de conocer la situacin actual de una organizacin y los problemas
que impiden su crecimiento, sobrevivencia o desarrollo. Es un proceso de varios
estudios realizados en las empresas de produccin, servicios y de comercio.
G.
Gestin.
Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin.
M.
Mapa de procesos.
El mapa de procesos es una representacin grfica que ayuda a visualizar todos
los procesos que existen en una empresa y su interrelacin entre ellos.

Misin:
Son los objetivos de una empresa, sus actividades y la manera en que funciona la
misma. En las misiones empresariales quedan establecidos las planificaciones, las
funciones, los medios y los fines perseguidos. La misin que establezca la
empresa deber ser motivadora, concreta, amplia, y posible.
O.
Organizacin.
Es un tipo de estructura social que est integrada por un grupo de personas con el
fin de lograr objetivos especficos a travs de la realizacin de una serie de tareas
y de la administracin de recursos
P.
Poltica de calidad.
Es el conjunto de intenciones globales y orientacin de una organizacin relativa
a la calidad, expresada formalmente por la Alta Direccin.

Principios corporativos:
Son aquellos valores gestores que la empresa se caracteriza por aplicar y los da a
conocer a los dems a travs de sus productos como imagen principal de la
compaa.

Proceso.
consistente en un conjunto de actividades coordinadas y controladas con fechas
de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con
requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos.
R.
Requisito.
Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria
S.
Satisfaccin del cliente.
Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos.
Sistema.
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan.
Sistemas de gestin de calidad.
Un Sistema de Gestin de Calidad es una herramienta que le permite a cualquier
organizacin planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el
desarrollo de la misin, a travs de la prestacin de servicios con altos estndares
de calidad, los cuales son medidos a travs de los indicadores de satisfaccin de
los usuarios.

V.
Valores corporativos:
Los valores corporativos son elementos propios de cada negocio y corresponden
a su cultura organizacional, Es decir caractersticas competitivas, condiciones del
entorno y expectativas de sus grupos de inters como clientes, proveedores, junta
directiva y los empleados.

Visin:
Se refiere a una imagen que la organizacin plantea a largo plazo sobre cmo
espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La
visin debe ser realista pero puede ser ambiciosa, su funcin es guiar y motivar al
grupo para continuar con el trabajo.

III.

ESTRUCTURA GENERAL

1.0 Historia

Inicia labores en el ao 2005 en el mercado de la seguridad perimetral, que hoy

cuenta con ms de 500 proyectos desarrollados en el territorio nacional que
respaldan su labor comercial.
Nuestra experiencia adquirida, la calidad de nuestros equipos, la bsqueda y
desarrollo permanente de nuevas y ms eficaces formas de ofrecer seguridad
perimetral, junto a un excelente personal de logstica, que se preocupa por ofrecer
un buen servicio, nos han convertido en una empresa ms competitiva, que ha
crecido gracias a la confianza y la exigencia de nuestros clientes.

1.1 Organigrama

Colcercas Seguridad LTDA., jerrquicamente se estructura de una manera

sencilla, en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la
funcin de cada una de ellas, as como de las personas que trabajan en las
mismas.

1.2 Misin

Somos una empresa con un sistema de seguridad con altos estndares de

calidad que utiliza la tecnologa necesaria, solventando las necesidades de
nuestros clientes.

1.3 Visin

Liderar el mercado de la seguridad perimetral del pas a travs de productos y

servicios con calidad, siendo reconocida como una empresa competitiva,
generando relaciones duraderas con nuestros clientes.

1.4 Objetivos

1.

Generar alianzas con los mejores proveedores, para darle a nuestros

productos y servicios un valor agregado que se traduzca en beneficios
para nuestros clientes.

2.

Crear nuevos productos que satisfagan al cliente, utilizando herramientas

de calidad.

3.

Capacitar e integrar a todo nuestro equipo de trabajo para mejorar la

atencin hacia nuestros clientes.

4.

Ser la empresa lder del mercado de las cercas elctricas.

5.

Expandir nuestros productos y servicios, tanto a nivel nacional como

internacional.

1.5 Valores

CONFIANZA
Todo el equipo Colcercas se debe esforzar para lograr que lo proyectos se
cumplan en los tiempos estipulados, guiados por conceptos de rapidez, eficiencia
y calidad.
COMPROMISO
Nos esforzamos cada da para que usted se sienta realmente seguro, por eso
nuestro compromiso es instalar los mejores equipos en su propiedad, y al mismo
tiempo respaldarlos con garantas reales que avalan nuestro servicio.
LEALTAD
Nuestro equipo de trabajo, posee un alto sentido de responsabilidad, confiabilidad
y Honradez, para que la informacin, sus bienes y/o pertenencias estn totalmente
seguros, durante y despus de cada instalacin.
LA FAMILIA
Nuestra mayor preocupacin es conservar y preservar la integridad de las familias
y sus miembros, porque creemos que la familia es el eje central de una sociedad
que requiere unidad. Brindamos a nuestros empleados y sus familias
oportunidades de bienestar en pro de su desarrollo.

COMPAERISMO
La relacin entre directivos, empleados, proveedores y clientes ser siempre de
cordialidad generando un clima de trabajo idneo, que promueve el intercambio de
ideas y que ayuden a mejorar y desarrollar conceptos de eficiencia, sin olvidar que
lo ms importante son las personas.

ADAPTACIN AL CAMBIO
Capacidad de enfrentar al cambio, como oportunidad de mejora para la
organizacin.

1.6 Normas De La Prestacin Del Servicio De Colcercas Seguridad

LTDA.

Normas a tener en cuenta:

Reglamento Tcnico De Instalaciones Elctricas (RETIE)

Resolucin No. 18 1294 Agosto 06 De 2008
Norma Internacional ISO 14001 Sistemas De Gestin Ambiental - Requisitos Con
Orientacin Para Su Uso
Ley 1438 De 2011
"Por Medio De La Cual Se Reforma El Sistema General De Seguridad Social En
Salud Y Se Dictan Otras Disposiciones".
Decreto 410 De 1971
En Ejercicio De Las Facultades Extraordinarias Que Le Confiere El Numeral 15
Del Artculo 20 De La Ley 16 De 1968, Y Cumplido El Requisito All Establecido

Ley 1562
Seguridad Industrial
ISO 17001
Contiene los principios y requisitos relativos al elemento que concierne su relacin
con las normas para la evaluacin de la conformidad ya bien sea de un producto o
servicio.

ISO 26000
Establece los parmetros para la responsabilidad social, trata de ayudar a las
organizaciones a establecer, implementar, mantener y mejorar los marcos o
estructuras de RS. Asegurando un buen cumplimiento de acciones sobre
accionistas y grupos de inters.

2.0 DIAGNOSTICO
3.0

A continuacin se presenta el diagnostico que se realiz en Colcercas

Seguridad LTDA., haciendo un acompaamiento con el Gerente. Donde se
observaron unas oportunidades de mejora y se llev a cabo un acompaamiento
con las herramientas administrativas necesarias para el crecimiento de la
Organizacin.

Contexto externo:
Tipo de entidad

COLCERCAS SEGURIDAD LTDA., es una empresa que se especializa en la

parte de seguridad integral ofreciendo servicios de cerramientos perimetrales
electricos.

Sector productivo:
COLCERCAS SEGURIDAD se encuentra en el sector terciario, como una
compaa dedicada a la instalacin de cerramientos perimetrales, ofreciendo
servicios y productos a las personas y empresas, lo cual significa que tiene una
gama muy amplia de actividades que estn en constante aumento, abarcando de
esta manera todo el comercio.

Tamao: Microempresa
Cuenta con 8 empleados y sus activos totales (SMLMV) son inferiores a 501

De qu manera se ve afectada la organizacin por el entorno administrativo

y jurdico?

ENTORNO ADMINISTRATIVO

Aunque COLCERCAS SEGURIDAD es una Microempresa y est

enfocada en los clientes y las ventas, tanto sus colaboradores como
empleadores trabajan en conjunto para el logro de metas propuestas.
Se puede observar, que falta reforzar el proceso de diseo y ambiente en el
que las personas trabajan para as, lograr tener un equipo que trabaje por un
objetivo en comn con eficiencia, con organizacin, es decir, delegacin de
responsabilidades, donde las dos partes ganen.
COLCERCAS SEGURIDAD es una microempresa que tiene grandes ventajas
en el mercado y es all donde debe comenzar a analizar su situacin actual y
tomar medidas correctivas para mantenerse en el mercado a travs de la
innovacin, mejoramiento continuo, objetivos claros y gana.
ENTORNO JURDICO
El entorno jurdico es fundamental en las organizaciones, en cuanto a su
constitucin legal ante el estado, los requisitos legales mercantiles, contratos,
contabilidad, condiciones de vinculacin, prestaciones sociales.
COLCERCAS SEGURIDAD es una empresa legalmente constituida que se
rige a las normas y procedimientos establecidos para cumplirlos y poder llevar a
cabo su actividad. Por falta de conocimiento o por lo que es una Microempresa
debe trabajar es algunos temas fundamentales para que esta organizacin se
establezca en una posicin de un nivel alto y que la organizacin en cuanto a
sus recursos , herramientas se utilicen adecuadamente y cumplan con los
reglamentos as como las obligaciones y los derechos de sus trabajadores.

Ha identificado la organizacin otras instituciones, organizaciones o

grupos con los que se relaciona o se podra esperar que lo haga?
COLCERCAS SEGURIDAD ha podido identificar instituciones con las que ha
trabajado, esto gracias a nuestra cantidad de clientes, tanto personas jurdicas y
naturales que dan fe de nuestro cumplimiento, seriedad y respaldo pero por sobre
todo la calidad de nuestro trabajo, as como los materiales utilizados algunos de
estos son:

Ha sido la organizacin identificada como influyente o importante para el

sector por parte de consumidores, competidores y otras organizaciones de
su entorno externo?
COLCERCAS SEGURIDAD ha sido identificada en el sector como una de las
empresas ms importantes debido a los altos estndares de calidad que ofrece
en sus productos y servicios.
Adems es la nica empresa con autorizacin por parte del ministerio de minas y
energa para la implementacin de los equipos LINSEG bajo la norma RETIE,
Permitiendo de esta manera que la instalacin de estos sistemas valla en
aumento.

De qu manera se ve afectada la organizacin por el entorno econmico?

Entorno Econmico
En cuanto al Entorno Econmico es importante que las empresas estn al tanto de
las caractersticas del entorno para la toma de decisiones y cmo desde la
actividad principal de su organizacin, contribuye generando agregados
econmicos.
Colcercas necesita disear una estrategia competitiva, la cual se obtiene a travs
de un anlisis del entorno, ya que hay variables que como empresa afecta y estas
son: La tasa de salarios, impuestos, seguridad social, tasa de inflacin.

Existe un entorno de mercado competitivo?

En los ltimos aos este mercado se ha vuelto muy competitivo ya que han
ingresado nuevas organizaciones con precios muy bajos, por ende la competencia
se ha a integrado principalmente por empresas que actan en el mismo mercado y
realizan la misma funcin dentro de un mismo grupo de clientes con diferentes
visiones, por tanto nuestro competidor no es aquel que ofrece unos productos y
servicios similares al nuestro sino aquel que satisface todas las necesidades.
Debido a esta problemtica la organizacin ha venido haciendo una reingeniera
en cada uno de sus procesos para poder ser competitivo ofreciendo de esta
manera nuevos productos y servicios de fcil acceso para nuestros clientes.

Se ven las polticas y programas amenazados por el sector informal?

El sector informal es significativamente alta en el pas, lo que afecta la economa,

afectando las garantas laborales, el acceso a seguridad social, impuestos y
productividad.
En cuanto a las polticas y programas, es importante establecer contacto con las
entidades reguladoras para que la empresa no se vea afectada por la
informalidad, la cual puede afectar la organizacin y la calidad de los servicios
prestados.

Contexto Interno:

Historia
Inicia labores en el ao 2005 en el mercado de la seguridad perimetral, que hoy
cuenta con ms de 500 proyectos desarrollados en el territorio nacional que
respaldan su labor comercial.
Nuestra experiencia adquirida, la calidad de nuestros equipos, la bsqueda y
desarrollo permanente de nuevas y ms eficaces formas de ofrecer seguridad
perimetral, junto a un excelente personal de logstica, que se preocupa por ofrecer
un buen servicio, nos han convertido en una empresa ms competitiva, que ha
crecido gracias a la confianza y la exigencia de nuestros clientes

Ubicacin geogrfica

Direccin: carrera 28 nmero 73-12

Telfonos: (57) 5412250/5412251

Direccionamiento: Misin, visin y principios corporativos.

Misin
La misin de COLCERCAS SEGURIDAD es brindar un sistema altamente
disuasivo, con estndares de ptima calidad y a bajo costo, utilizando tecnologa
eficaz. La CONFIANZA con nuestros clientes es un valor importante para hacer
negocios.

Visin
La visin de COLCERCAS SEGURIDAD en los prximos ocho aos, es liderar el
mercado de la seguridad perimetral, COMPROMETIDOS con nuestros clientes
actuales y potenciales en la bsqueda y aplicacin de nuevas tecnologas.
COLCERCAS SEGURIDAD Ofrece TRANQUILIDAD a los suyos y a sus bienes,
Manteniendo siempre la esttica de su propiedad.

Principios corporativos
CONFIANZA
Todo el equipo Colcercas se debe esforzar para lograr que lo proyectos se
cumplan en los tiempos estipulados, guiados por conceptos de rapidez, eficiencia
y calidad.
COMPROMISO
Nos esforzamos cada da para que usted se sienta realmente seguro, por eso
nuestro compromiso es instalar los mejores equipos en su propiedad, y al mismo
tiempo respaldarlos con garantas reales que avalan nuestro servicio.

LEALTAD
Nuestro equipo de trabajo, posee un alto sentido de responsabilidad, confiabilidad
y Honradez, para que la informacin, sus bienes y/o pertenencias estn totalmente
seguros, durante y despus de cada instalacin.
LA FAMILIA
Nuestra mayor preocupacin es conservar y preservar la integridad de las familias
y sus miembros, porque creemos que la familia es el eje central de una sociedad
que requiere unidad. Brindamos a nuestros empleados y sus familias
oportunidades de bienestar en pro de su desarrollo.
COMPAERISMO
La relacin entre directivos, empleados, proveedores y clientes ser siempre de
cordialidad generando un clima de trabajo idneo, que promueve el intercambio de
ideas y que ayuden a mejorar y desarrollar conceptos de eficiencia, sin olvidar que
lo ms importante son las personas.
Organigrama

Normas

Evaluar as mismo el cumplimiento de las funciones

Evaluar el cumplimiento de las funciones de los dems
Evaluacin de los procedimientos que se llevan a cabo
Niveles de autoridad
Planear, organizar, dirigir y coordinar todas las actividades de los
subordinados
Mantener todos los elementos en excelentes condiciones

Cultura
COLCERCAS SEGURIDAD considera a nuestros empleados como una ventaja
duradera, cada colaborador es fundamental para el liderazgo de la empresa en el
mercado.
Con los productos y servicios ofrecidos y el excelente servicio brindamos
satisfaccin a nuestros clientes todos los das, gracias al solido compromiso y
dedicacin que tenemos con ellos.
Desde que estamos incursionando en este mercado brindamos calidad en todo
momento porque entendemos las preferencias que tienen los consumidores. Por
tanto estamos conscientes que para ofrecer una alta calidad necesitamos del
constante aporte de personas con alto talento, compromiso y dedicacin, capaces
de brindar a nuestros productos y servicios la mejor experiencia al consumidor.

Sistema De Incentivos Y Recompensas

No hay ningn tipo de incentivo o recompensa.

Apoyan las normas y los valores de la organizacin la labor que tiene el

propsito de llevar a cabo?
S. Colcercas aunque no es grande sus objetivos, propsitos a llevar a cabo estn
ligados con todos los parmetros de sta.
Falta fortalecer en cuanto al mbito interno, la planificacin y organizacin de los
procesos, procedimientos, metas.

Existen sistemas tiles (formales e informales) de resolucin de conflictos?

COLCERCAS SEGURIDAD siempre ha dedicado especial atencin al manejo de
los conflictos para reducir cualquier tipo de altercado que se llegase a presentar de
esta manera poder mejorar el bienestar empresarial y personal en pro de la
resolucin de conflictos que afecten a los derechos.

Durante los ltimos dos aos, la compaa ha creado programas sobre el manejo
de los conflictos identificando la intensidad, causas y efectos. En particular se
fundamenta en conflictos pequeos donde la problemtica es mucho menor.
Se dispone de dinero para realizar el trabajo?

Gracias al excelente desempeo, la calidad de sus productos y servicios la

organizacin nunca se ha visto afectada financieramente. Por lo tanto siempre ha
tenido disponibilidad de dinero para desarrollar todas sus actividades
empresariales.

Son las asignaciones presupuestarias suficientes para el trabajo de la

organizacin?

El presupuesto es clave a la hora de la asignacin de ingresos y recursos,

teniendo en cuenta todos los gastos, salarios y dems necesidades de la
organizacin.
COLCERCAS SEGURIDAD tiene un presupuesto para llevar a cabo su actividad
principal, pero segn los resultados falta ms control en cuanto a esta asignacin
que es indispensable para la organizacin y que depende de sta el logro de los
objetivos propuestos.

Falta de una herramienta financiera/contable que les permita tener un movimiento,

un control de la empresa y as tener soportes del flujo.

Se cuenta con financiamiento externo?

COLCERCAS SEGURIDAD actualmente cuenta con financiamiento de la entidad

bancaria Bancolombia, el cual fue solicitado por la organizacin para la compra de
su propia sede donde hubiera una mejor ubicacin, que permitiera operativamente
desarrollar mejor cada uno de los procesos con un ambiente ms agradable
donde el cliente pueda disfrutar de la compra.

Hay polticas de apoyo monetaria y fiscal incluidas las tasas de inters?

En cuanto a estas polticas, COLCERCAS SEGURIDAD para obtener recursos y

poder llevar a cabo su actividad a travs de BANCOLOMBIA, ha solicitado
prstamos para el logro de sus objetivos.

Cmo se encuentra la organizacin en cuanto a Talento Humano?

En cuanto al Talento Humano, al ser una Microempresa su enfoque est en el

servicio y captacin de clientes para ofrecer su servicio. Es importante que la
organizacin tome las medidas respectivas para que cada colaborador se sienta

conectado (sentido de pertenencia ) , se sientan motivados a travs de incentivos,

capacitaciones, trabajo en equipo, apoyo en las decisiones , que permitan la
empresa crezca as como ellos.
Es importante tener en cuenta el Talento Humano, porque es el reflejo de la
empresa en los resultados y crecimiento de sta.

Tipo de estructura organizacional:

Especializacin de trabajo
En cuanto a la especializacin de trabajo COLCERCAS SEGURIDAD al ser una
microempresa tiene ocho colaboradores los cuales al contratarlos se delega sus
responsabilidades. Las cuales deben llevar a cabo para la ejecucin de las tareas
requeridas para cumplir con los objetivos propuestos.
En COLCERCAS SEGURIDAD los cargos que se requieren son los siguientes:
Coordinador de operaciones: controlar y dirigir todos los procesos
operativos que se desarrollan en la empresa.
Asistente administrativo: dar cumplimiento a cada uno de los procesos,
logrando resultados oportunos, garantizando la prestacin efectiva del
servicio.
Tcnicos: tener conocimiento o experiencia en la manipulacin de
herramientas e instalacin de cercas elctricas.

Toma de decisiones
En cuanto a la toma de decisiones por ser una microempresa es el gerente quien
se encarga de velar por cada uno de los procesos que se llevan a cabo ya que los
dems colaboradores se encuentran en la parte operativa.
Existen unos parmetros los cuales son utilizados para tomar decisiones con base
a datos histricos, sobre los procesos que se deben llevar a cabo dependiendo la
necesidad.

Jerarqua

Gerente
General

Asistente
Administrat
ivo
Coordinado
r de
operacione
s

Gerente
Administrat
ivo

Operarios

Operarios

Tipo de departamentalizacin (productos)

COLCERCAS SEGURIDAD a pesar de ser una empresa pequea tiene cuatro

grupos de departamentalizacin los cuales cumplen con funciones especficas
fundamentales para cualquier empresa.

Departamento de produccin
Departamento de administracin
Departamentos de ventas y comercial
Departamento de manejo de personal y logstica

Tecnologa:

La tecnologa necesaria para llevar a cabo la labor de la organizacin, es

apoyada por los sistemas del entorno ms amplio?
COLCERCAS SEGURIDAD Cuenta con apoyo en cuanto a herramientas que
permitan llevar a cabo con ms eficiencia y eficacia los procesos, es por eso que
compaas con mayor trayectoria manejan otro tipo de tecnologas ms
completas, brindando de esta manera soporte y acesoria que
permita
implementar y agilizar los procesos realizados para que se hagan de manera ms
rpida.

Existe infraestructura fsica adecuada (energa, telecomunicaciones,

transporte) para apoyar la labor de la organizacin?
En cuanto a la infraestructura es un espacio muy reducido y no cuenta con la
seguridad adecuada para contribuir con el medio ambiente debido al alto
porcentaje de contaminacin y al mal uso de las sustancias toxicas, as mismo
sucede con el personal que no cuentan con los elementos de seguridad
necesarios.
Cuenta la tecnologa necesaria para llevar a cabo la labor de la
organizacin con el apoyo del nivel general de desarrollo tecnolgico
nacional?
COLCERCAS SEGURIDAD cuenta con maquinarias y/o herramientas que no son
las ms completas y eficientes para desarrollar cada uno de los procesos de
manera eficiente y rpida, aunque es de aclarar que algunas han sido cambiadas.
Por otro lado la empresa nunca ha recibido apoyo de ninguna ndole por parte del
desarrollo tecnolgico nacional, ni tampoco ha adelantado ningn proceso para
solicitarlo.

Facilita el sistema de gobierno el proceso de adquisicin de tecnologa

necesaria para la organizacin?
NO. Uno de los motivos es debido a que son herramientas muy bsicas de fcil
adquisicin que de una manera u otra no necesitan subsidio o apoyo por parte del
gobierno.

Es el desarrollo de recursos humanos adecuado para apoyar nuevas

tecnologas?
Debido a que es una microempresa el talento humano es el eje central de la
organizacin gracias a su tamao todos los departamentos se encuentran muy
inter-relacionados, es por eso que de esta manera son un gran apoyo en la
implementacin y mejoramiento de nuevas tecnologas.

Hasta qu punto se puede confiar en los servicios pblicos disponibles, en

particular en la energa elctrica?
COLCERCAS SEGURIDAD en cada uno de los procesos que desarrolla tanto
internamente como externamente, se ve en la necesidad de utilizar el servicio de
la energa elctrica como fuente de alimentacin principal, hasta llegar al punto de
confiar en un 90%. Debido a que no se han tenido mayores dificultades y los
problemas que se han presentado han sido resueltos de manera oportuna por la
empresa encargada de la prestacin de este servicio.

Cun estable es el costo de los servicios pblicos disponibles?

Los servicios pblicos en Colcercas Seguridad son muy estables, ya que el ao
pasado se realiz un diagnstico ambiental y se observaron unas falencias, las
cuales se fueron trabajando como rea fundamental; Colcercas a partir de este
anlisis y de la importancia de la contribucin por parte de las empresas, ha ido
trabajando para que cada rea cumpla con los reglamentos y normas. En los
servicios pblicos, se observa que hay una mejora ya que cuando no se requiere
de su utilizacin, los equipos se apagan, se desconectan las mquinas y se
apagan las luces.

Se cuenta con recursos de instructores?

Colcercas no cuenta con recursos de instructores, ya que cuenta con 8 empleados
los cuales tienen experiencia en la actividad desempeada all. La empresa se
encuentra en crecimiento y uno de sus objetivos son las capacitaciones en cuanto
a las labores ejercidas en cuanto a las herramientas, maquinarias, servicio al
cliente, entre otras...
Colcercas tiene como objetivo crear manuales que permitan a los colaboradores
tener a la mano una herramienta que le permita llevar a cabo sus
responsabilidades exitosamente.

Cul es la capacidad de la organizacin de establecer redes?

Colcercas es una empresa pequea y con lo que cuenta es con una pgina web,
herramienta fundamental y dinmica que les permite interactuar con sus clientes al
momento de un requerimiento de un servicio , pero no cuentan con un enfoque
de red que les permita darse a conocer como un mtodo de herramienta de
negocio, como una alianza estratgica, que les permita crecer y hacer negocios.

Cun adecuadas son las instalaciones de procesamiento de datos de la

organizacin?
Medianamente adecuadas. Colcercas cuenta con un aplicativo muy til para llevar
un orden en sus operaciones, pero es necesario trabajar ms a fondo sobre el
tema, reforzar con capacitaciones y utilizar las herramientas disponibles que le
permitan ser competitivos, eficientes y eficaces. Que el cliente como los que
conforman la organizacin se sientan satisfechos.

Tiene

la

organizacin

acceso

la

investigacin?

No, Colcercas no cuenta con acceso a la investigacin pero se encuentra en una

etapa productiva y de crecimiento y uno de sus objetivos es buscar nuevas
alternativas que le permitan tener un valor agregado as, como crecimiento y
mejor servicio a travs del Recurso Humano, Maquinaria (herramientas), servicio.

Entorno ecolgico y geogrfico

Se vern afectados los servicios de la organizacin por fenmenos
naturales?
Debido a que la actividad de la empresa es el cerramiento perimetral (Cercas), es
importante que cuente con elementos de buena calidad, tener buenos
proveedores que le den seguridad al cliente y que la empresa se resalte por ello,
es importante que la empresa le demuestre al cliente la calidad con que cuenta lo
que ofrece Colcercas ante situaciones como fenmenos naturales y el papel que
desempea la empresa con sus materiales.
Colcercas ha venido trabajando en temas de Gestin Ambiental y como se indic
en puntos anteriores se llev a cabo un diagnstico, donde se observaron unos
puntos clave de mejora, los cuales se han fortalecido despus de este anlisis,
donde el personal se ha comprometido en la contribucin al medio ambiente as
como la empresa en sus servicios para evitar inconformidades por parte de los
clientes.

Son las condiciones del medio ambiente natural conducentes a la labor de

la organizacin y la apoyan, o imponen costos adicionales o desafos
tcnicos?

Es importante contribuir con el medio ambiente y es por esto que COLCERCAS

SEGURIDAD debe trabajar inicialmente con el entorno en el que se encuentran
sus colaboradores, el cual es arriesgado ya que no cuentan con la dotacin
adecuada para la manipulacin de elementos as, como los olores generados por
la actividad, basuras e infraestructura no adecuada.
Diagnsticos anteriores (de qu tipo, hace cunto, qu impacto produjo).
El semestre pasado en COLCERCAS SEGURIDAD, se realiz un diagnostico en
cuanto al rea ambiental y de qu forma contribuye la empresa para el ambiente.
Se encontraron falencias que perjudican no solo quienes se encuentran all sino,
sus alrededores, es importante el cumplimiento de los mnimos estndares para la
ejecucin de la actividad, actuando, cumpliendo y contribuyendo.

MATRIZ DOFA

Matriz DOFA Colcercas

Oportunidades
1. Crecimiento constante
2. Nuevas Sucursales
3. Tecnologa

Fortalezas
1. Conocimiento
experiencia
en
sector

y
el

2. Buen Servicio
3. Participacin
mercado
Amenazas

1. Competencia
2. Prdida de clientes

en

el

Debilidades
1. Poca publicidad de la
empresa
2. Un nico punto de
servicio
3. No incentivan a los
empleados

IV.

SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

3.1 Requisitos de los Clientes

Las necesidades, expectativas del cliente se determinan en la calificacin de

usuarios, se controlan en todos los procesos y se da tratamiento en forma
personalizada a las inquietudes o asesoras solicitadas por los usuarios. Los
requerimientos de la operacin de cada usuario son evaluados dentro del
marco de la Normatividad Aduanera. Las necesidades de los usuarios son
tratadas como requisitos y se satisfacen mediante los procesos de Operacin y
Administracin de la ZONA FRANCA DE BOGOTA S.A.

1.0 Implantacin y adecuacin de los elementos de seguridad en la empresa: Se

detallan los mapas topolgicos de la red.
2.0 Implantacin de un Sistema de Seguridad Perimetral
3.0 Elementos de mercado que se utilizarn para conformar la estructura.
4.0 Banco de pruebas: este punto comprende las pruebas que se realiza a cada
elemento de seguridad para verificar su correcto funcionamiento.
5.0 Gestin de la infraestructura: se detallan las pautas para la correcta gestin
de cada elemento de seguridad.
6.0 Metodologa de gestin: especifica las distintas metodologas de gestin.

3.2 Mapa de Procesos

3.3 Poltica de Calidad

COLCERCAS SEGURIDAD LTDA es una empresa dedicada a la instalacin de

cercas elctricas.
Dando cumplimiento a nuestros clientes y mejorando continuamente los
procesos mediante la bsqueda de nuevos productos y servicios.
Dando confianza para que se cumplan todos los proyectos y tiempos
estipulados guiados por conceptos de rapidez, eficiencia y calidad.

3.4 Objetivos de Calidad

Los objetivos de calidad de Colcercas Seguridad LTDA., estn directamente

relacionados con la poltica de calidad de la empresa.

Realizar reuniones peridicas cada 2 meses con todos los empleados para
discutir los problemas y formular propuestas y observaciones.
Establecer contacto con nuevos proveedores.
Dar respuesta oportuna y gil a las solicitudes de nuestros clientes
Mantener contacto permanente con nuestros clientes y disminuir de manera
sustancial las peticiones quejas reclamos y sugerencias en beneficio de un
servicio de excelencia.
Garantizar una atencin personalizada, respetuosa y ptima que permita
una efectividad en el cierre de negocios.
Implementar y mantener estrategias que propicien calidad, bienestar y
salud en el trabajo que permitan desarrollo al interior de la organizacin.

3.5 Objetivos de los procesos misionales

SERVICIO DE INSTALACIN:

Brindar un servicio que genere proteccin tanto interna como externamente con
altos estndares de calidad.

VENTAS:

Proporcionar un servicio claro y oportuno que permita Fidelizar nuestros clientes y

alcanzar las metas propuestas por la compaa.

PRODUCCIN:

Disear un modelo de estandarizacin de costos de produccin del rea

de operaciones de la empresa.

3.5 PROCEDIMIENTO: INSTALACIN,CONEXIN Y

MANTENIMIENTO
PROCESO: SERVICIO DE INSTALACIN
OBJETIVO:
Garantizar la instalacin, conexin y mantenimiento de la cerca elctrica para un
ptimo funcionamiento de manera que sea eficiente y seguro, Adems de ser
econmico, flexible y de fcil manipulacin.

ALCANCE:
El procedimiento inicia desde la puesta de materiales en obra, instalacin,
conexiones, adecuacin de los materiales y finaliza con las pruebas previas al
sistema. Aunque tambin es necesario hacer los mantenimientos preventivos
para que no presente problemas.

RESPONSABLE:
Coordinador de operaciones: este es el responsable de entregar los materiales en
la obra y revisar al finalizar como quedo la instalacin y las conexiones para
ponerlo en marcha. Adems de determinar cundo es necesario hacer un
mantenimiento preventivo.

Tcnico: ser el responsable de llevar el trabajo acabo, del mismo modo deber
ser capaz de identificar los lugares ms oportunos para la instalacin, conexin y
mantenimientos cuando as lo requieran, trabajara con una serie de herramientas
de mano en un ambiente abierto.

DEFINICIONES

Instalacin:
Colocacin en el lugar y la forma adecuados de cosas necesarias para un servicio

Conexiones: Punto donde se realiza un enlace entre dispositivos o sistemas.

Tambin conexin hace referencia al enlace completo.

Herramienta de mano: Se denomina herramienta manual o de mano al utensilio,

generalmente metlico de acero, madera, fibra, plstico o goma, que se utiliza
para ejecutar de manera ms apropiada, sencilla y con el uso de menor energa,
tareas constructivas o de reparacin, que slo con un alto grado de dificultad
y esfuerzo se podra hacer sin ellos.

Trabajo a la intemperie: Se considera trabajo a la intemperie todo trabajo

realizado en exteriores, las personas que realizan este tipo de actividades se
encuentran principalmente expuestas a las inclemencias del tiempo como lo son:
las radiaciones UV, exposicin al fro y a la lluvia.

Corriente elctrica: La corriente elctrica o intensidad elctrica es el flujo de carga

elctrica por unidad de tiempo que recorre un material. 1 Se debe al movimiento de
las cargas (normalmente electrones) en el interior del material

Taladrar: Taladrar significa perforar o hacer un agujero (pasante o ciego) en

cualquier material. Es un trabajo muy comn en cualquier tarea de bricolaje y muy
sencillo si se realiza con las herramientas adecuadas. Lo principal es contar con
un taladro decente y una broca apropiada al material a taladrar.
Soldar: La soldadura es un proceso de fabricacin en donde se realiza la unin de
dos o ms piezas de un material, (generalmente metales otermoplsticos),
usualmente logrado a travs de la coalescencia (fusin), en la cual las piezas son

soldadas fundiendo, se puede agregar un material de aporte (metal o plstico),

que, al fundirse, forma un charco de material fundido entre las piezas a soldar
(el bao de soldadura) y, al enfriarse, se convierte en una unin fija a la que se le
denomina cordn.

Proteccin industrial: La seguridad industrial es un rea multidisciplinaria que se

encarga de minimizar los riesgos en la industria. Parte del supuesto de que toda
actividad industrial tiene peligros inherentes que necesitan de una correcta
gestin.

Circuito: El circuito elctrico es el recorrido preestablecido por el que se

desplazan las cargas elctricas. Circuito elemental Las cargas elctrica que
constituyen una corriente elctrica pasan de un punto que tiene mayor potencial
elctrico a otro que tiene un potencial inferior.

Avisos de peligro: Se denominan peligro, a todas las circunstancias que pueden

ocurrir en cualquier momento en las cuales pueda existir algn riesgo para la
integridad fsica de las personas, animales o enseres que puedan estar ubicados
en una determinada zona, ya sean tanto en una va pblica como en un lugar de
trabajo o en el interior de cualquier vivienda o establecimiento comercial.

Acometida : Se llama acometida en las instalaciones elctricas a la derivacin

desde la red de distribucin de la empresa suministradora (tambin llamada de
'servicio elctrico') hacia la edificacin o propiedad donde se har uso de la
energa elctrica (normalmente conocido como 'usuario').

Mantenimiento: todas las acciones que tienen como objetivo mantener un artculo
o restaurarlo a un estado en el cual pueda llevar a cabo alguna funcin requerida.
Estas acciones incluyen la combinacin de las acciones tcnicas y administrativas
correspondientes.

DESCRIPCIN DEL PRODUCTO

Etapas: 5
Responsables:
Coordinador de operaciones
Tcnico instalador
Tiempo: Dependiendo la obra

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DESARROLLO

COLCERCAS SEGURIDAD LTDA viene desarrollando sus procesos de

instalacin e implementacin de nuevos sistemas lo que nos ha permitido hacer la
diferencia y ser ms competitivos.
Desde hace aproximadamente 3 aos hemos venido cambiando los impulsores
de energa utilizando cada vez un producto con mejores caractersticas que
satisfagan a nuestros clientes y lo mejor de todo es que estos equipos solo son
vendidos por nosotros.
Del mismo modo los cerramientos perimetrales son fciles de instalar sobre
muros, rejas, balcones y paredes, teniendo en cuenta que el primer alambre debe
estar a 2 Mts de altura sobre el nivel del suelo, esto para evitar toques
accidentales por personas que no tienen la intencin de ingresar al rea
protegida.
Las cercas elctricas tienen como principal objetivo la proteccin de las viviendas
evitando que sean vctimas de robos, de igual manera se protege la seguridad de
las personas en el sentido de que el pulso de voltaje que pasa por la cerca
elctrica no es letal ni daa el organismo.

REGISTROS

COLCERCAS SEGURIDAD maneja dos tipos de registros:

Registro de empleados: con este tipo de registro le permitir a la empresa el

nombre de los empleados, fecha de nacimiento, acta de nacimiento, hasta el
fallecimiento mediante el acta de defuncin, tambin registra eventos importantes
como los matrimonios y divorcios.

Registro de obras: con este tipo de registro le permitir a la empresa identificar el

nombre del tcnico que est haciendo la obra, numero de cedula, nombre de la
obra, fecha de inicio, fecha de terminacin, valor total a pagar, anticipos, original
planilla y curso de alturas.

ANEXOS:
La descarga elctrica, segn otros expertos en el tema, no ocasiona la muerte de
la persona ni le deja quemaduras en las manos.
Cuando el contacto es muy fuerte, se dispara una alarma para que los vigilantes
controlen la situacin.

Elabor: CRISTIAN

Revis:

Aprob:

VALCARCEL D Y
VIVIANA M. PREZ
Firma:
Firma:

Firma:
Firma:

Firma:
Firma:

4.0 Metodologa de la 5Ss

LAS 5S EN COLCERCAS SEGURIDAD LTDA

MAYOR PRODUCTIVIDAD MEJOR LUGAR DE TRABAJO
La implementacin de las 5s, se basa en el trabajo en equipo, permitiendo un
compromiso por parte de los colaboradores. Trabajando de la mano para la mejora
continua de la organizacin
ORGANIZACIN: En COLCERCAS SEGURIDAD LTDA se identificaron,
clasificaron, separaron y eliminaron del puesto de trabajo todos los
materiales innecesarios, conservando solo lo necesario para la ejecucin de
las actividades diarias.
EJEMPLO: Los empleados de COLCERCAS SEGURIDAD, no contaba con
una papelera para disponer de este al momento de necesitarlo; al
momento de requerir papelera tenan que comprar. Ahora se tiene un
inventario de todo el material requerido

ANTES

DESPUS

ORDEN: Se estableci la manera en que los materiales necesarios deben

ubicarse e identificarse para que se puedan encontrar fcilmente, usarlos y
reponerlos de forma rpida y fcil.
EJEMPLO: En el rea administrativa no exista un archivo formal y en los
puestos de trabajo se observaba documentos confidenciales de los clientes
como de los negocios de la empresa.
Al momento de necesitar la informacin o tiles (lapiceros, hojas blancas,
etc) no estaban a la mano

ANTES

DESPUS

LIMPIEZA: En COLCERCAS SEGURIDAD la limpieza es vital ya que este

influye en el ptimo desarrollo de las actividades.
EJEMPLO: En la empresa se hacen brigadas de aseo, donde los
empleados a travs de un organigrama de actividades se dividen las tareas
a realizar, lo que permite haya una mayor organizacin y trabajo en equipo.

ANTES

DESPUS

HIGIENE Y VISUALIZACIN: Se realiza a travs de un control que permite

identificar las situaciones o el funcionamiento no normal.
EJEMPLO: Este ha permitido facilitar la seguridad y el desempeo de los
trabajadores, tanto del rea operativa como administrativa de COLCERCAS
SEGURIDAD

ANTES

DESPUS

COMPROMISO Y DISCIPLINA: Es el compromiso por parte de los que

integran la organizacin para trabajar en la Mejora Continua. Donde a
travs de La prctica constante, se refuerzan los hbitos de manera
correcta.

DISCIPLINA ES ACTUAR DE ACUERDO A LO QUE SE HAYA

ACORDADO ENTRE TODOS POR PROPIA CONVICCIN
EJEMPLO: En COLCERCAS SEGURIDAD los empleados se
comprometieron a travs de las brigadas de aseo a contribuir no solo los
das de la brigada, adems esta labor deber ser ejecutada en cada uno en
los puestos.

ANTES

DESPUS

5.0 Sistemas de Informacin en Colcercas Seguridad LTDA.

ENTRAD
AS

Solicitud
servicio de
cerramiento
perimetral.

Datos
Cliente(s).

Caracterstica
s especficas
del servicio
solicitado por

SALIDAS

CONTROL
6.0
7.0
8.0
9.0
10.0
11.0
Anlisis de las 12.0
13.0
caractersticas
solicitadas por el
cliente.
Solicitud a
proveedores de
elementos
necesarios para
la ejecucin del
trabajo.
Cronograma de
actividades para
los operarios
necesarios para
la ejecucin.

Confirmacin
terminacin
del
cerramiento
perimetral
por parte de
los operarios
a la
empresa.
Entrega
oficial por
parte de la
empresa
trabajo
realizado e
instrucciones

ALMACENAMIE
NTO

PROCESAMIE
NTO

Seguimiento del
trabajo solicitado
por el cliente a
travs del
cumplimiento
por parte de los
operarios

Retroalimentaci
n.
Entrega trabajo
al cliente

Registro de datos
clientes (persona
natural o persona
jurdica).

Registro datos de
proveedores

Registro de
operarios y
herramientas
necesarias para la

6.0 Descripcin de los Sistemas de Informacin de Colcercas Seguridad LTDA.