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INGENIERA
EMPRESARIAL
1.3.1
1.3.2
1.3.3
Diagramacin de Proceso......................................................6
1.3.4
Diagrama de Causa-Efecto....................................................7
1.3.5
1.3.6
Efectos....................................................................................8
EMPRESARIAL....................................................................................................9
2.1 Anlisis del Problema..........................................................................9
2.2 Diagramacin del Proceso TO BE.....................................................10
2.2.1
Objetivos:..............................................................................11
2.2.2
2.2.3
Diagramacin de Proceso....................................................13
2.3.2
2.3.3
3.2.2
Planeamiento:.......................................................................27
3.2.3
3.2.4
Monitoreo y Control:.............................................................42
3.2.5
Cierre:...................................................................................42
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.....................................................43
BIBLIOGRAFA..................................................................................................45
4
ANEXOS......................................................................................................46
LISTA DE TABLAS
Tabla 1.
Tabla 2.
Tabla 3.
Tabla 4.
Tabla 5.
Tabla 6.
Tabla 7.
Tabla 8.
Tabla 9.
LISTA DE FIGURAS
RESUMEN EJECUTIVO
INTRODUCCIN
Cifras obtenidas del reporte de ventas del mes de Agosto, recibido por
1.1
Alcance de la Evaluacin
El alcance de la evaluacin es determinar posibles soluciones y analizar
sus bondades y perjuicios para los involucrados, en especial para la
Universidad del Pacfico, en respuesta a los problemas presentados a
continuacin. La investigacin concluye con un plan de accin para llevar a
cabo la solucin planteada.
1.2
Y VENTA DEFACTURACIN
LIBROS
PUBLICACIN
DE LIBROS DE LIBROS Y ENVIO ALMACENAMIENTO
Y COBRANZA
DISTRIBUCIN
DE DOCUMENTACIN
mediante
correos
electrnicos
enviados
numerosos
1.3.6 Efectos
La falta de control interno llev a una situacin de alerta luego de que al
realizar un inventario en el 2012, se detectara que exista un faltante de un 18%
de libros del inventario total de libros en consignacin que manejaba Crisol.
Ante esta situacin los involucrados por parte de la Universidad del Pacfico
buscan mejorar el control interno a fin de evitar que se repita una situacin as
en el futuro.
2.1
Beneficios intangibles
Uso ms eficiente de activos
Control ms eficiente de recursos
Planeacin organizacional ms
eficiente
Incremento en la flexibilidad
organizacional
Informacin ms oportuna
Ms informacin
Incremento en el aprendizaje
organizacional
Cumplimiento de requerimientos
legales
Disposicin mejorada de los
empleados
Incremento en la satisfaccin del
trabajo
Toma de decisiones ms eficiente
Operaciones ms eficientes
Mayor satisfaccin del cliente
Mejor imagen corporativa
2.2.1 Objetivos:
El objetivo principal de este proyecto es la mejora en el control interno de
los libros entregados en consignacin a la Librera Crisol. Al implementar esta
10
12
Alternativas de Solucin
De acuerdo a los requerimientos de los usuarios y de lo que est al
alcance de las necesidades, se plantean tres opciones de la cual una debe
elegirse para ser el proyecto a implementar.
2.3.1 Enlace del ERP Springnet con el sistema de Crisol mediante un web service 3:
La Universidad del Pacfico utiliza actualmente el ERP Springnet para el
manejo de informacin y sus operaciones. La Universidad cuenta con el
software y con las licencias necesarias para utilizarlo. As mismo, otro beneficio
de optar por esta solucin, es que el personal de informtica de la UP ya
cuenta con el conocimiento de cmo realizar el enlace de este sistema con el
sistema de Crisol, va el desarrollo de un web service o servicio web, donde se
envi la informacin en tiempo real. El ERP Springnet cuenta con un mdulo de
logstica que se le puede asignar al manejo interno de inventarios de los libros
del fondo editorial UP.
Para poder enlazar ambos sistemas, se tendr que desarrollar un
servicio web, que permita el almacenamiento y flujo de la informacin.
Las herramientas que se utilizarn para el desarrollo de la solucin son
el Power Builder 12 y un servidor de Base de datos SQL Server 2008.
Las personas involucradas en el equipo de trabajo para el desarrollo del
sistema y para programar la informacin son:
Analista de Logstica
Analista Sistemas
3
Conjunto de normas universales que utilizan la tecnologa de Internet
para integrar diferentes aplicaciones de diversos orgenes sin necesidad de
cdigo personalizado que requiera mucho tiempo. Se utiliza para enlazar
sistemas de diferentes organizaciones o sistemas dismiles de una misma
organizacin (Laudon & Laudon, 2008).
14
Tiempo: 5 semanas
Tiempo: 1 semana
Tiempo: 1 semana
Semanas
Duraci
1 1
Cronograma Spring net
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1
Inicio
1
Acta de constitucin
Planeamiento
Plan de proyecto
2
Ejecucin
Programacin
3
Desarrollo del web
service
Migracin de datos
2
Monitoreo y Control
Verificar Operatividad
1
Capacitacin
Cierre
Evaluacin y
correcciones
1
1
2
1
3
1
4
1
5
15
1
6
Tabla 3.
Concepto
TI
Anlisis
Hardware (equipos)
Software
Analista de Sistemas
1750.00
1750.00
Analista Programador
3000.00
3000.00
Analista Logstico
350.00
350.00
Asistente de Contabilidad
250.00
250.00
Personal
TOTAL
de
Costos
S/. 5350.00
16
17
Tiempo: 3 semanas
Tiempo: 8 semanas
Tiempo: 6 semana
Tiempo: 1 semana
Semanas
Cronograma Microsoft Duraci
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Dynamics
n
1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Inicio
1
Acta de constitucin
Planeamiento
3
Plan de proyecto
Ejecucin
3
Diseo
Desarrollo del web
3
service
2
Migracin de datos
Monitoreo y Control
3
Verificar Operatividad
Lanzamiento de
prueba
3
Capacitacin
Cierre
Evaluacin y
1
correcciones
18
Tabla 5.
Caractersticas
Lenguaje
Programacin
Base de Datos
Descripcin
de Visual Studio 2005, Visual FoxPro 9.0
20
Tiempo: 1 semana
Tiempo: 2 semanas
Tiempo: 1 semana
Tiempo: 1 semana
Semanas
Cronograma Sico Comercial Duracin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Inicio
Acta de constitucin
1
Planeamiento
Plan de proyecto
1
Adquisicin de licencia
1
Ejecucin
Migracin de datos
2
Monitoreo y Control
Verificar Operatividad
1
Lanzamiento de prueba
Capacitacin
Cierre
Evaluacin y correcciones
1
TOTAL
7
Referencia: (Laudon & Laudon, Sistemas de Informacin Gerencial: Administracin de
la empresa digital. Dcima Edicin, 2008)
21
SICO COMERCIAL
Concepto
TI
Hardware (equipos)
Software
11 950.00
01
11 950.00
1200.00
1200.00
Datos
Contingencia
Eventualidad (15%)
TOTAL
1972.50
15 122.50
Porcentaje (%)
15
55
10
10
10
2.5
implementar
Criterio
Monto de
inversin
Control interno
Ahorro de
tiempo
Tiempo de
implementaci
Peso
Springnet
Dynamics
Sico
Calif.
Pond.
Calif.
Pond.
Calif.
Pond.
0.15
0.75
0.3
0.45
0.55
2.75
2.75
2.75
0.1
0.4
0.4
0.4
0.1
0.5
0.3
0.5
0.1
0.5
0.5
0.5
n
Tiempo de
adaptabilidad al
sistema
Total
4.9
4.25
4.6
23
24
3.1
proporciona
directrices
para
la
gestin
de
proyectos
se
reconoce
como
una
buena
prctica.
Generalmente
Inicio
Planeamiento
Ejecucin
Monitoreo y Control
Cierre
25
3.2.2 Planeamiento:
Plan del proyecto
El plan consiste en organizar todas las variables que participan en la
27
Requerimientos
Tener el monto en trminos de dinero para ingresar a la
Jefa de
Contabilidad
Fondo editorial UP
Gerencia UP
entregado en consignacin
Mantenerse informado del correcto desempeo del
Crisol
30
31
Tabla 10.
Puesto
Sueldo mensual
Horas de trabajo
Horas laboradas al mes
Horas dedicadas a facturacin y registro
de libros al mes
16
% de tiempo asignado
10
Representa un gasto de
250
de
horas
%
soles/mes
Tabla 11.
Ao 2
Ao 3
S/.
1,080.00
S/.
1,080.00
S/.1,080.0
0
S/.
1,080.00
S/.
1,080.00
S/.1,080.0
0
S/. 80.00
S/. 80.00
S/. 80.00
S/.
1,160.00
S/.
1,160.00
S/.1,160.0
0
S/.
3,500.00
S/.
3,500.00
S/.3,500.0
0
S/.
3,500.00
S/.
3,500.00
S/.3,500.0
0
Software
Servidores web (apache)
Personal
Analista de Sistemas
Analista programador
Analista Logstica
Asistente Contabilidad
Subtotal
S/.
1,750.00
S/.
3,000.00
S/. 350.00
S/. 250.00
S/.
5,350.00
Mantenimiento y soporte
Mantenimiento y soporte
Subtotal
S/.
5,350.00
Total por ao
Costos
Totales
Beneficios
S/.
8,830.00
Menores costos de
personal
Menores costos de
inventario
Sub total
S/. 0.00
34
-S/.
5,350.00
Beneficios totales
S/.
10,500.00
S/.
2,340.00
S/.
2,340.00
S/.2,340.0
0
Tabla 12.
Ao
Flujo de efectivo neto (Sin incluir inversin inicial)
Flujo de efectivo neto (Incluyendo inversin inicial)
0
S/. -5,350.00
1
S/. 2,340.00
S/. 2,340.00
2
S/. 2,340.00
S/. 2,340.00
3
S/. 2,340.00
S/. 2,340.00
Puesto
rea
Tiempo dedicado al
proyecto
GIIT
Sueldo
mensual
aprox.
S/. 3,500.00
Analista de
sistemas
Analista
programador
Analista de logstica
GIIT
S/. 6,000.00
8 semanas
rea de logstica
S/. 3,500.00
4 horas
semanales/mes
4 horas
semanales/mes
Asistente de
rea de contabilidad
contabilidad
Referencia: (Flores Abanto, 2013)
S/. 2,500.00
8 semanas
Puesto
Rol
Analista de sistemas
Analista programador
Analista de logstica
Asistente de
Dar soporte sobre el manejo de facturacin
contabilidad
Referencia: (Flores Abanto, 2013)
Fuente: Elaboracin propia
Gestin de la Calidad
La calidad de un proyecto se define en base al cumplimiento de las
necesidades del proyecto. Involucra la manera de cmo se deben dar los
procesos para que se cumplan los estndares de calidad establecidos.
En trminos de procesos, el indicador principal es el nmero de reas
involucradas dentro la Universidad del Pacfico en la consignacin de libros. El
rediseo del proceso propuesto establece que la gua de remisin para Crisol
sea emitida por el Fondo editorial. Por ello, queda fuera del proceso el rea de
Marketing y Comunicaciones. En cuanto al tiempo de facturacin, el sistema
va a permitir que se realice automticamente. El ahorro de tiempo se va a
cumplir en la medida que el sistema opere de manera eficaz. Por ltimo, todo
ahorro de tiempo representa un ahorra en trminos monetarios. La asistente de
contabilidad dedica 4 horas semanales al ingreso de facturas. Lo referente al
aspecto econmico se detalla en la gestin de costos.
Tabla 15.
Impact
o
Indicador
Meta
reas
involucradas
3
2
-33%
Tiempo en
facturacin
10% 0.01% -99.90%
Costo en
asistente
contable
10% 0.01% -99.90%
Fuente: Elaboracin propia
Mtodo de clculo
Numero de reas que intervienen en el
proceso de consignacin
Horas usadas en facturacin/ Horas
mensuales de trabajo
Costo por hora/ Costo horas totales
37
Gestin de la Comunicacin
La Estrategia de comunicacin es esencial para el xito del proyecto. El
primer paso es crear un sentido de urgencia al explicar las necesidades de
porque implementar el proyecto y cules sern los beneficios que los usuarios
obtendrn. En segundo lugar, se deben de crear equipos gua que permitan a
los usuarios probar los sistemas y liderar el cambio. El tercer paso es crear una
visin y estrategia que fomente el cambio. Se necesita transmitir la necesidad
de la automatizacin de los procesos y de contar con un sistema confiable para
el manejo de la informacin de los libros en consignacin. El cuarto paso es
habilitar a los usuarios para que puedan acceder al nuevo sistema y
capacitarlos en su uso. El quinto paso es cuantificar los xitos que se logren en
el corto plazo para as demostrar los beneficios de la solucin. El ltimo paso
es consolidar los logros y buscar la mejora continua.
Gestin de Riesgos
Los riesgos en un proyecto pueden ser perjudiciales para este, como
tambin sirven para poder implementar un plan de accin para enfrentarlos, y
con esto reducir su impacto para que no afecten de forma negativa al proyecto.
Para el desarrollo del proyecto en primer lugar definiremos los riesgos
encontrados:
Para la identificacin de los riesgos se realiz un anlisis de cules son
los ms importantes y crticos para el desarrollo del proyecto, siendo riesgos
que son naturales del proyecto o riesgos externos por causa de factores neto
de las organizaciones involucradas. Los riesgos, su descripcin, tipo y plan de
accin, estn especificados en la siguiente tabla:
Tabla 16.
Descripcin de Riesgos
38
Descripcin
Tipo
o
1
2
3
4
elegido
Fuente: Elaboracin propia
De
la
organizacin
De
la
organizacin
Del proyecto.
Del proyecto
Tabla 17.
Probabilidad de Riesgos
Riesgo
1
2
3
4
Fuente: Elaboracin propia
Probabilidad
0.2
0.3
0.3
0.2
Respuesta al Riesgos
Prob
Respuesta
Prob.
0.2
0.3
Nueva
0.1
0.2
39
0.3
0.2
inventario.
Capacitaciones en el uso del sistema.
Deteccin y correccin de fallas en el proceso de
implementacin
Fuente: Elaboracin propia
0.2
0.1
Todos los riesgos deben tener una persona responsable, que ser la
encargada de lograr que el plan de accin se cumpla y que tambin monitoree
y controle los riesgos de acuerdo a las necesidades y circunstancias. En el
siguiente cuadro se muestra a cada persona responsable por riesgo.
Tabla 19.
Riesgo
1
2
3
4
Fuente: Elaboracin propia
Responsable
Sponsor del proyecto
Sponsor del proyecto
Jefe del proyecto
Jefe del proyecto
Matriz de Riesgos
Riesgos
Nmero
1
Probabilida
Estrategia
d
0.1
Plan de Accin
Status
Mitigar
Abierto
Abierto
0.2
Mitigar
0.2
Mitigar
0.1
Evitar
Abierto
Abierto
40
Gestin de Compras
La gestin de compras involucra todos los productos o servicios que
deben ser adquiridos que estn fuera o son externos al equipo del proyecto.
Las compras deben ser emitidas por una persona autorizada del proyecto.
El web service es el nico servicio externo para la implementacin del
interface entre el sistema de la UP y Crisol. El proveedor de esta web service
es Web Service Peru.
Gestin de Interesados
La gestin de interesados es el proceso de identificar a las personas que
se ven afectadas por el proyecto. Es importante medir sus expectativas y crear
un compromiso para que el proyecto salga adelante.
Los interesados pueden verse en la matriz que se seala a continuacin,
donde se muestra que trabajo puede realizar cada uno. Las letras significan:
R = Responsable, A = Aprobador, C = Consultado, I = Informado.
Tabla 21.
Matriz de RACI
Modulo /
Actividad
Crisol
Fondo
editorial
UP
A
I
A
Ventas
R
Facturacin
C
A
Inventarios
R
Registro de
Libros
I
R
Historial de
Ventas
R
A
Referencia: (Project Management Institute, 2013)
I
R
I
I
I
I
43
Al iniciar con este proyecto, nos tomo por sorpresa la falta de control que
se tiene sobre el proceso de consignacin de libros con Crisol. Un proceso que
por lo general aparenta ser sencillo y transparente, ha ocasionado problemas
en la alianza estratgica entre la Universidad del Pacfico y la cadena de
libreras Crisol. Consideramos que tras la implementacin de este proyecto se
puede tener un mayor control interno sobre los libros y las operaciones que se
llevan a cabo. Si bien es cierto que el porcentaje de inventarios en Crisol an
puede mostrar un desbalance con lo que figure en el sistema, se podra
detectar donde sucedi el problema y tener evidencia que corrobore esta falta,
para as lograr que el responsable asuma el valor del desbalance. Este
proyecto permite el uso de herramientas tecnolgicas para sustentar que los
procesos se dan de manera adecuada y que los movimientos de inventarios
registrados son del propio sistema de Crisol.
Se debe comprender y entender bien los procesos AS IS, para que luego
de esto se pueda tener una idea clara y concisa acerca de cules seran
las mejores soluciones de mejora. El objetivo es poder evaluarlas a
profundidad y llegar a la obtencin de la mejor solucin que beneficie
desarrollo de proyecto.
Un proyecto no solo debe ser medido por los beneficios cualitativos que
ofrece, este tambin debe ser sustentado a travs de beneficios
econmicos, que den mayor certeza y consistencia. De esa manera se
45
Management
Institute.
(2013).
A guide
to
the
project
de
2013,
de
http://www.smartsheet.com/template-
gallery/project-management
Zeppilli, G. (2013). Reporte de Ventas Mercadera UP por Tienda Agosto 2013. Lima.
46
ANEXOS
48
49