Tema 4

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y ORGANIZACIN
Curso virtual
TEMA 4: SERVICIOS DEL

ARCHIVO MUNICIPAL
ARCHIVALIA, S.C.A
Cursos certificados en calidad segn la norma 9001:2008
ER-0294/2008
ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y

ORGANIZACIN
Pgina 2
una mayor actividad de difusin y pedaggica al

archivero, adems de una mayor implicacin en la
obtencin de la informacin final para los usuarios
que desconocen por completo el sistema de
En el tema dos se han visto las tareas archivsticas,
organizacin del Archivo y la estructuracin de la
entre ellas se encuentran los servicios que presta
informacin.
el Archivo Municipal a los diferentes usuarios del

mismo. A lo largo de este tema desarrollaremos
En los servicios de archivo esta ampliacin de
estos servicios indicando los procedimientos
usuarios
establecidos y prestando atencin a la realidad de
importantes en el producto final: mejoras tcnicas
los Archivos municipales y a las nuevas tecnologas
en
al servicio del mismo. Pero en primer lugar hemos
perfeccionamiento
de definir quienes son los usuarios del Archivo
descripcin,
municipal para as poder enfocar de forma
comunicacin con el usuario, el archivero debe
correcta las necesidades a satisfacer por este
facilitar el acceso a la informacin, que el
Servicio:
producto que se ofrece sea inteligible. Para ello

se
conlleva
los
est
una
archivos,
de
buscar
observando
serie
de
cambios
multiplicacin
los
instrumentos
nuevas
en
formas
algunos
y
de
de
archivos
Los archivos nacieron con una nica finalidad, ser
municipales espaoles la implantacin de un
fuentes de informacin al servicio de sus
sistema de calidad para la gestin documental y
detentadores (Cruz Mundet, 2003), realidad
sus servicios, slo en casos excepcionales an
observable a lo largo de la tradicin archivstica y
pero de gran calado para el resto de municipios.
su legislacin, pero desde el siglo XIX, se abren
Todo ello con la inestimable ayuda de la
estas fuentes documentales a las inquietudes
implantacin de los programas y procesos
intelectuales, por lo que los usuarios quedan
informticos de trabajo en el Archivo Municipal.
divididos en dos grandes bloques, que en el caso

de los Archivos municipales son: los productores
de la documentacin (personal del Ayuntamiento
Los servicios de archivo los podemos clasificar en
y cargos pblicos) y los investigadores (eruditos,
funcin de los usuarios a los que va destinado, al
cronistas locales, investigadores universitarios).
usuario interno o productor: transferencias,

valoracin y seleccin o al usuario externo,
Pero en la actualidad y, desde hace unas dcadas
investigador o ciudadano en general: consultas y
existe la corriente de difusin y promocin de la
difusin (aunque el servicio de prstamos est
cultura para la ciudadana en general, por lo que se
vinculado al productor).
puede crear un nuevo grupo de
usuarios
denominados Usuarios externos: ido como el
4.1 Transferencias
servicio por exceleo como el servicio por exceleencia

para el usuario externocuado a los usuarios
El
ingreso
extrenos nuevoscrCiudadanos implicados en los
transferencias
expedientes contenidos en los archivos (derecho
constituye
de acceso recogido en la Constitucin Espaola de
productora en cuanto que supone la liberacin de
1978), estudiantes, aficionados, que suponen
espacio en las oficinas a grandes rasgos, por lo
un
en
de
los
servicio
fondos
mediante
archivos
para
la
las
municipales
institucin
TEMA 4: SERVICIOS DEL ARCHIVO

MUNICIPAL
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que implica una economa espacial para los
Relacin de entrega; en las oficinas se preparan los
distintos departamentos de un Ayuntamiento.
expedientes que van a ser integrados en el archivo
Aunque esto parezca un error para la teora
(eliminacin de copias, documentos de apoyo,
archivstica, si es verdad que los sistemas de
clips, grapas,
archivo contemplan las transferencias en varias

fases
entre
varios
archivos: de
oficina,
gomas), los ordenan en series documentales
intermedio e histrico; estadios que en algunas
(previo aprendizaje de estos conceptos) y se
administraciones es posible llevar a cabo, pero
elabora la relacin de entrega para acompaar a la
que no lo es en la gran mayora de los Archivos
transferencia fsica de las cajas de archivo.
municipales que son: archivo intermedio e

histrico y en ocasiones de oficina incluso,
evidentemente por las carencias de espacio,
La relacin de entrega es el primer instrumento de
instalaciones adecuadas, presupuesto y personal.
descripcin con el que cuenta el archivero para

llevar a cabo la descripcin de las unidades
La transferencia de fondos es el traspaso de
ingresadas y constituye la garanta de recepcin
series documentales de una fase de archivo a otra
de esa documentacin, como testimonio del
en funcin de la edad del documento teniendo en
traspaso de la responsabilidad de custodia, y
cuenta unas reglas y procesos establecidos (Cruz
como instrumento de control; para ello la Relacin
Mundet, 2003). Esta entrada de documentacin
de entrega debe contener una informacin
en el archivo se debe planificar con el personal de
mnima y normalizada para todos los servicios: Un
las
encabezamiento,
oficinas
para
que
remitan
las
series
donde
constan
los
datos
documentales preparadas y mediante Relaciones
generales de la transferencia; los datos de
de entrega diseadas al efecto y siguiendo un
identificacin, control y descripcin de los
calendario para permitir una rpida descripcin y
documentos y, por ltimo, la validacin, es decir,
recuperacin de la informacin.
firma y fecha de los responsables del servicio y del

archivero. Existe un modelo diseado por el
El
procedimiento
de
ingreso
de
Ministerio de Cultura, que se encuentra tanto en el
documentacin al Archivo Municipal por tanto se
Manual de Archivos Administrativos de Mara
puede desglosar en las siguientes etapas:
Luisa Conde publicado en 1.992 como en otros

manuales de archivstica, sirvan de ejemplo el
Planificacin y creacin de un calendario de
Manual de Tcnicas de Archivo y el Manual de
transferencias: concretar el archivero con las
Archivos de oficina de Ana Dupl.
diferentes reas del Ayuntamiento y en su caso

con los organismos autnomos una agenda para la
Este servicio se completa con la siguiente tarea a
recepcin de forma ordenada de los expedientes
desarrollar en el archivo; la gestin documental de
generados y cerrados en el ao o anteriores (sern
las unidades recibidas, Identificacin, Ordenacin
condicionantes
espacio
e Inventariado; en definitiva la puesta al servicio
previsto en las oficinas y el volumen de series
de la informacin recibida para su rpida y eficaz
documentales).
captura posterior, aspectos ya tratados.
elementos
como
el

ORGANIZACIN
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Garca
Ruiprez
(2009)
recoge
las
eliminacin; en la primera se han de tener en
particularidades de los ingresos de fondos en los
cuenta los valores de la serie documental,
archivos municipales espaoles a lo largo de la
Schellenberg los clasific en:
Historia, que no fueron sistematizados hasta la
- Valor primario: administrativo, jurdico
aparicin de reglamentos de archivos, ya en la
(valores para el productor)
Edad Contempornea, y no en todos los casos.
- Valor secundario: histrico; testimonial e
Desde la aparicin de los archivos municipales
informativo (valores para el investigador)
como arcas de tres llaves, era el alcalde de turno o

la autoridad superior quien ordenaba lo que se
Para determinar qu documento tendr valor
guardaba y cuando se haca, hasta el Reglamento
histrico, testimonial y cual no se realizan los
de Secretarios de 1924 o
el Reglamento de
estudios de valoracin, que ha de partir de una
Organizacin, Funcionamiento y rgimen jurdico
correcta identificacin para poder determinar los
de las corporaciones locales de 1952 en los que ya
valores
se ordenaba que el secretario u oficial al cargo del
documentos que nos lleven a su seleccin, mejor a
archivo adicionara el inventario anualmente.
priori que a posteriori, para concluir:
primarios
secundarios
de
los
- qu hay que eliminar

Hoy da es el archivero el responsable de este
- cundo y dnde
trmite en colaboracin con las oficinas del
- qu hay que conservar para el futuro
Ayuntamiento, participando activamente incluso

cuando los expedientes an estn en las oficinas,
En la historia de los archivos municipales en
un aspecto que agilizar bastante otros procesos
particular y en la de los archivos espaoles en
como la seleccin documental.
general, la seleccin documental no ha sido un

proceso sistematizado y reglamentado hasta la
actualidad, cuando se ha convertido en una
prioridad, sobre todo para las administraciones
4.2 Valoracin y seleccin: expurgo
locales; las primeras normas al respecto fueron

dictadas por el rey Fernando VII: que se borraran
Este Servicio lo hemos definido como el
de los libros de los ayuntamientos las actas de las
proceso que permite seleccionar y eliminar, previa
elecciones constitucionales, o que se eliminaran o
autorizacin, aquellos documentos de archivo que
tacharan palabras ofensivas contra los vecinos.
habiendo perdido sus otros valores no tiene, ni se
Desde la Baja edad Media existen unas primeras
prev que tengan valor histrico. El expurgo
selecciones
conlleva la seleccin, y la eliminacin. Es, al igual
documentos como Pleitos viejos y papeles intiles
que el servicio de transferencias al archivo un
(Archivo municipal de San Sebastin 1740), papeles
servicio a la institucin productora en cuanto les
sobrantes e inservibles (Archivo Municipal de
ahorra espacio en las dependencias municipales,
Sevilla 1864).
como
las
clasificaciones
de
en este caso del Archivo Municipal, lo que permite

que la capacidad de almacenaje crezca.
La situacin actual y gran problema de los archivos

y de los archiveros es el inconmensurable volumen
En la definicin del expurgo se contemplan
documental, potencial y real y muchas veces
los dos procesos clave, la seleccin y la
innecesario que hay que controlar incluso antes de

MUNICIPAL
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su
nacimiento
con
medidas
preventivas,
seleccin: propuesta de conservacin o
racionalizando la produccin documental o con
eliminacin total o parcial
medidas curativas, actuando sobre la
notas:
informacin
necesaria
no
contenida en anteriores puntos.

producido indebidamente y sin control. Las
Estos estudios de identificacin y valoracin
circunstancias que nos han llevado a esta situacin
asentaron las bases para modelos posteriores de
son:
otras comunidades autnomas en este proceso.
- aumento natural de la poblacin
En la actualidad, las competencias en este servicio
- aumento de burocracia
estn enmarcadas en la Espaa de las autonomas,
- ampliacin de la gestin administrativa con
por lo que el archivero debe ajustarse a los
atencin a mbitos de actuacin mltiples y cada
criterios que hayan determinado las Consejeras en
da ms diversos.
sus Comisiones calificadoras, que son las que
- Incorrecta aplicacin de los procedimientos
deben publicar en los Boletines oficiales las Tablas
administrativos que aboca a una falta de
de valoracin, que determinaran la eliminacin o
normalizacin de la produccin documental.
conservacin
Uso
descontrolado
reproduccin
que
de
eleva
de
las
series
municipales.
los
sistemas
de
Comisiones que tienen un desarrollo muy desigual
la
multiplicacin
en sus normas y evolucin; es decir, mientras que
documental
en Catalua ya se han valorado unas 600 series

documentales municipales, en otras no se llega a
Para la regulacin del expurgo en los archivos
10; aunque Garca Ruiprez (2003) valora estudios
municipales se ha trabajado desde el Grupo de
andaluces de series de la seccin de Hacienda
Archiveros de la Comunidad de Madrid creando
(bastante voluminosas).
estudios sobre tipologa municipal y presentando

serias iniciativas en diferentes Jornadas de
Pero hemos de decir que esta situacin es terica,
Archivos municipales tales como El expurgo en
que la realidad para un archivero municipal pasa
los archivos municipales: propuesta de un
por el conocimiento y cumplimiento de la
manual; tambin los archiveros catalanes (1996-
legislacin vigente en su Comunidad autnoma y
2001) han trabajado en propuestas conjuntas para
de la realidad de su archivo y ayuntamiento,
unificar criterios para la identificacin y valoracin
estableciendo sus prioridades ms acuciantes y,
de documentos creando un formulario de estudio
como sealan ya los expertos en diferentes
dividido en cuatro reas:
jornadas,
documentacin digital; que tiene unos formatos
identificacin: elementos descriptivos
de la serie documental tales como la legislacin
se
debe
tener
en
cuenta
la
que difieren
que afecta el proceso, documentos de la unidad,

fechas,
ordenacin
hasta
14
puntos
de
identificacin.
-
valoracin:
de los tradicionales pero son una realidad: bases

de datos, hojas de clculo, pdfs, correos
determina
los
valores
electrnicos, contenidos del entorno web, etc;
contenidos en la documentacin: administrativo,
para su valoracin debern
legal-jurdico y/o histrico
Series documentales digitales.
establecerse las

ORGANIZACIN
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conservados en los depsitos de los archivos en das

4.3 Prstamo/consultas:
y horas que se fijarn. En la Espaa decimonnica,

el acceso se reduce a un acceso de carcter
Este tercer servicio est destinado principalmente
restringido y erudito, slo era accesible la
al usuario interno del archivo; es decir, al
documentacin anterior al siglo XVII. Una lnea
productor, en este caso, el gobierno local y el
que se mantuvo en la Segunda Repblica y
ciudadano
procesos
durante el franquismo. Esta poltica restrictiva se
administrativos; pero tambin al nuevo usuario
puede observar en leyes como la Ley de
externo, al investigador o estudiante, por tanto
Procedimiento Administrativo de 1958, la Ley de
esta prestacin debe regularse mediante una
Prensa e Imprenta de 1966 o la Ley de Secretos
normativa legal que establezca las posibilidades
Oficiales de 1968.
implicado
en
los
de consulta y sus restricciones atendiendo a

criterios de salvaguarda de datos personales,
Con la Constitucin de 1978 el derecho de acceso a
informacin confidencial y otros factores como la
los archivos por parte de los ciudadanos queda
conservacin del documento.
recogido en su artculo 105.b: La ley regular b)

el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros
En este sentido debemos sealar que los
administrativos, salvo en lo que afecte a la
documentos son conservados en los archivos para
seguridad y defensa del Estado, la averiguacin de
su utilizacin pero la Archivstica siempre ha sido
de los delitos y la intimidad de las personas
excesivamente proteccionista, lo que supone a

primera
vista
una
anttesis.
Ante
este
La democracia exige un equilibrio entre
planteamiento debemos considerar que la funcin
todos los derechos de los ciudadanos, por eso
principal de un archivo junto a la custodia
podemos distinguir varias fronteras que limitan el
documental, es la de servir, difundir y comunicar
total acceso a la informacin:
los documentos, aunque algunos puedan estar
- Fronteras legales y jurdicas, que protegen la
reservados a su consulta inmediata por parte de
intimidad legal del Estado y el inters general de la
los usuarios (productor, ciudadano e investigador.
sociedad;
En funcin de su utilidad legal y cientfica debe ser
(informacin sobre religin, orientacin sexual,
principalmente accesible (valor probatorio de
salud, sobre patrimonio, averiguacin de delitos,
derechos) y segn su valor testimonial
la
intimidad
de
las
personas
); o al tratarse de documentos sobre secretos
patrimonial, primar su conservacin frente al
comerciales o industriales pueden considerarse
acceso (prdida de piezas nicas)
informacin privilegiada y el derecho a la

propiedad privada son otras leyes que limitan el
En el Antiguo Rgimen el archivo era considerado
acceso.
Patrimonio Real, por lo que su acceso era un

privilegio
la
- Fronteras Psicolgicas: ante el temor al libre
Revolucin Francesa no se considerara un
concedido
por
el Rey, hasta
acceso a la documentacin ms reciente por parte
derecho de los ciudadanos, reflejado en la ley
de una institucin o persona pblica, sta
francesa de 24 de junio de 1794, que queda como
establecer una cierta reserva sobre la consulta.
primera norma jurdica que recoge el derecho de

los ciudadanos a acceder a los documentos

MUNICIPAL
Pgina 7
- Fronteras tcnicas o archivsticas: stas son las
investigacin, y en estos aos aadiremos que la
que afectan directamente al profesional del
vertiginosa accin de Internet y los medios de
archivo y las que son inadmisibles, la legislacin
comunicacin telemticos.
podr permitir el acceso libre a un sin fin de

documentos, que si en el archivo no existen
El acceso de los ciudadanos a los archivos es an
medios tcnicos y personales que lo permitan
minoritario en Espaa dada la escasa difusin de
(archivero, instrumentos de descripcin y control,
los servicios culturales que puede ofrecer un
), ese derecho no se podr ejercer.
archivo: potencial
formativo e informativo y los recursos destinados
a fomentar esta vertiente (personal, ampliacin de
horarios, dotacin de equipos, etc). Son por tanto
las herramientas informticas para la difusin en la
4.4 Difusin
red de Internet, una va novedosa, econmica y de

amplio alcance, unos instrumentos que los
Este ltimo servicio lo hemos incluido como
Archivos municipales deben incorporar para una
el servicio por excelencia para el usuario externo,
amplia difusin y dinamizacin de su patrimonio
surgido de la apertura de los archivos a la sociedad
local (sin obviar las exposiciones, visitas guiadas,
y con la valoracin del patrimonio documental
realizacin de talleres o publicaciones propias o
como un concepto cultural. En temas anteriores se
colaboraciones ya mencionadas)
ha reseado la difusin tradicional en los archivos

municipales, pero existen actualmente unos
Los archivos municipales en la red:
nuevos medios de trasmisin y comunicacin con

la sociedad en general que permite una mejor
En Espaa las primeras incursiones en esta
comunicacin con los usuarios de un archivo
realidad se remontan a 1991, con un proyecto para
municipal. Los archivos estn dejando de ser esos
describir los fondos documentales del Pas Vasco o
grandes desconocidos para la sociedad, las salas
relacionados con el Pas Vasco, esta idea trajo la
de consulta (sabemos que stas existen slo en
primicia de poder ofrecer el acceso on-line a los
archivos municipales de cierta envergadura) estn
instrumentos de descripcin de un archivo y, lo
siendo invadidas por investigadores de diversas
ms novedoso, con un sistema de consulta
disciplinas y de diversa ndole, lo que hace que el
perfectamente estructurado (adaptado a la norma
archivero deba asumir nuevos retos para ofertar
ISAD). Con posterioridad, se amplan los casos de
un servicio adecuado a los nuevos usuarios
archivos municipales que en esta lnea, crean la
externos; la sociedad en general.
pgina web del archivo, tales como Crdoba o

Villareal (1996) y que permiten acceder a los
Expertos han analizado las causas del
instrumentos de descripcin elaborados, siendo
incremento de ciudadanos interesados en los
un crecimiento exponencial en el siglo XXI,
archivos (Oslo, 1981): aumento del tiempo libre,
pginas que adems empiezan a incluir la
regulacin normativa del acceso a la informacin
visualizacin
(en Espaa algo ms tarde), la moda de estudios
documentos. Pero an no son un gran nmero de
genealgicos y la historia local; nuevos temas de
ellas, de las que existen, an no tienen acceso a
de
las
imgenes
de
algunos

ORGANIZACIN
Pgina 8
motores de bsqueda, a las bases de datos del
Documentos, financiado por la Comisin Europea,
archivo (OPAC-Web o catlogos accesibles en
que tiene como base un metabuscador y en el
lnea). La modalidad se pgina web ms frecuente
que estn participando ms de doce pases.
entre los archivos locales es de mbito de la

difusin cultural como es ofrecer la posibilidad de
En los archivos municipales espaoles existen
visualizar una seleccin de documentos (actas de
estrategias de difusin del patrimonio documental
pleno, fotografas, etc.), Las ventajas que ofrece
local que se pueden agrupar en tres vertientes:
tener una pgina web del archivo municipal an

no estn siendo suficientemente explotadas,
- Programas autonmicos y de Diputaciones de
Garca Ruiprez recoge la clasificacin de estas
difusin web para dar a conocer el patrimonio
posibilidades de Cerd:
documental de los pequeos municipios.

- Contratacin externa a una empresa del servicio
Hipertexto: interrelacin constante con
el usuario
-
la
difusin
web
(software,
hosting,
mantenimiento) por parte de la Comunidad para

Hipermedia: posibilidad de emplear
multitud de recursos
-
de
luego ser ofrecida a los municipios del mbito

territorial,
Actualizacin:
posibilidad
de
- El ayuntamiento, bien de modo independiente, a
renovacin de contenidos
travs de su departamento informtico o una
empresa contratada al efecto, o bien adquiriendo
Acceso: al contenido completo de los
documentos del archivo
la licencia de uno de los programas existentes en
el mercado.
Intemporalidad: el horario es 24 horas,
el archivo nunca cierra.

En la era de la globalizacin no existe una clave
Existen experiencias de integracin en portales
maestra para la inclusin en Internet de los
ms generales, es decir, los contenidos de los
archivos
archivos municipales (privados y de otra ndole) en
peculiaridades y diferentes realidades a tener en
plataformas de mayor envergadura aumentan su
cuenta; los archivos con escasos medios podrn
accesibilidad y optimizan resultados, destaca el
adquirir un software estandarizado que aunque no
proyecto del Ministerio de Cultura Archivos
les de personalidad, al menos facilitaran la
Espaoles en Red (PARES) que est evolucionando
accesibilidad del patrimonio documental del
hasta ser una plataforma mundial en la gestin de
Archivo. Pero la finalidad de esta incursin en la
un gran volumen de documentacin, y segn
red es avanzar a la espera de proyectos
Cerd Daz, destacable
integradores a la manera de PARES, dentro de la
en su mdulo de
recuperacin y visualizacin de las imgenes

digitales;
este
proyecto
se
inici
con
municipales,
existen
muchas
administracin local espaola.
la
digitalizacin en el
A cuenta de esta integracin, Cerd Daz, en su

ponencia de las VIII Jornadas de Archivos
Archivo General de Indias para saltar a Internet
Aragoneses (Huesca 2008) hace referencia de la
despus en PARES; liderando en la actualidad el
propuesta en 2005 a la FEMP (Federacin
proyecto
Espaola de Municipios y Provincias) de un grupo
Portal
Europeo
de
Archivos

MUNICIPAL
Pgina 9
de Ayuntamientos y Diputaciones para crear un
fondos documentales y las mejoras en la
Portal de Archivos de Administracin Local; este
tecnologa de difusin (tcnicas y programas de
proyecto est teniendo buena acogida y estn las
digitalizacin, software para las webs etc.)
diferentes fases en marcha: desde la creacin de

un censo-gua hasta la accesibilidad a las unidades
En los actuales momentos de cambio, los
documentales; todo esto auspiciado por el
archivos corren el peligro de ser escasamente
Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y la
competitivos. Puede ser que nos falten recursos,
entidad pblica Red.es. El xito de esta propuesta
pero los procesos innovadores no dependen tanto
ser un excelente recurso para cualquier archivo
de los recursos como de la creatividad, de hacer
de la administracin local:
apuestas ms arriesgadas, de crear servicios

aadidos y ofertar contenidos de calidad. Siempre
- Pequeos municipios: como nica posibilidad
es buen momento para comenzar a cambiar las
para poder dar acceso al patrimonio documental,
cosas, de dar a conocer el trabajo que realizamos y
adems de beneficiarse directamente de otras
de asegurar nuestra presencia en un futuro que slo
herramientas y contenidos del Portal
acaba de comenzar. Julio CerdDaz (Huesca 2008)
- Medianos municipios: como una va paralela para

la
difusin
de
sus
fondos
documentales.
Constituira una referencia a la hora de acometer

los trabajos
BIBLIOGRAFA
ALBERCH FUGUERAS, Ramn: Los archivos,
tcnicos, adems de participar en el desarrollo de
entre la memoria histrica y la sociedad del
otros contenidos: exposiciones virtuales, grupos
conocimiento. UOC, Barcelona, 2002.
de trabajo, portal del archivero, foros, etc.

- Grandes municipios: El archivo tiene su propia
ACTAS de las Primeras Jornadas sobre
web y su patrimonio documental es accesible a
metodologa para la identificacin y valoracin de
travs de un metabuscador que activara los
fondos documentales de las administraciones
motores de bsqueda de las webs con ms y
pblicas (Madrid, 1991), Madrid, Direccin de los
mejores fondos documentales.
Archivos Estatales, 1992
Toda esta trayectoria mezcla la historia reciente
BOADAS, Joan, y PUIG, P.: Per una normativa de
de la difusin en los archivos municipales y las
tria i eliminaci. Els arxius de ladministraci
previsiones futuras ms inmediatas, es decir, en
municipal, Lligall, Revista catalana darxivistica, 2
este
(1990), pp. 171-193.
apartado
se
estn
exponiendo
las
posibilidades reales existentes en la red, pero

stas estn supeditadas a los recursos, la
CAMACHO RUEDA, Eduardo; La gestin y
incorporacin
estos
dinamizacin de los archivos. Archiveros y
archivos en las plataformas integradoras, el
usuarios en Revista TRIA n 7; Sevilla 2000, pp 213
cumplimiento de fases paulatinas de contenido, y
-233
siempre
voluntaria
de
todo ello marcado adems por las normas y

perodos de tiempo en que son accesibles los

ORGANIZACIN
Pgina 10
CASTELLS I SERRA, Lluis- Esteve La evaluacin y
cuestin en Andaluca en revista TRIA 13-14 (2006
seleccin de la documentacin econmica del
-2007) Sevilla, 2007
municipio, la experiencia desde Catalua en III
Jornadas de archivos municipales de Cantabria
Diccionario de Terminologa archivstica. Direccin
(Medio Cudeyo 26 y 27 de abril 2001) Santander:
general de los archivos estatales, Madrid, 1993.
Consejera
de
Cultura,
Turismo y
Deporte.
Asociacin para la defensa del Patrimonio
DUPL DEL MORAL, Ana : Manual de Archivos de
Bibliogrfico y Documental de Cantabria, 2001 pag.
oficina para gestores. Comunidad de Madrid ,
123-163
Consejera de Educacin y Cultura y Marcial Pons,

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CONTEL
BAREA,
eliminacin
Jornadas
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Concepcin:
los documentos pblicos en el marco del sistema
Terceras
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Archivos,
Cdiz,
ciudadanos a la informacin contenida en los
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MUNICIPAL
Pgina 11
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Tcnicas
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de
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NEZ FERNNDEZ, Eduardo. Organizacin y
gestin
de
archivos,
Gijn,
Trea,
1999
OCAA LACAL, D. de : El archivero y la aplicacin

de la legislacin sobre acceso / en El derecho de
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contenida en los archivos, Consejera de Educacin
y Cultura, Junta de Comunidades de Castilla-La
Mancha, 2001
RODRGUEZ BRAVO, Blanca: El documento: entre
la tradicin y la renovacin, Gijn, Trea, 2002,

Tema 4

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ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y ORGANIZACIN

TEMA 4: SERVICIOS DEL

ARCHIVOS MUNICIPALES: GESTIN Y

una mayor actividad de difusin y pedaggica al

organizacin del Archivo y la estructuracin de la

entre ellas se encuentran los servicios que presta

el Archivo Municipal a los diferentes usuarios del

En los servicios de archivo esta ampliacin de

estos servicios indicando los procedimientos

establecidos y prestando atencin a la realidad de

importantes en el producto final: mejoras tcnicas

los Archivos municipales y a las nuevas tecnologas

al servicio del mismo. Pero en primer lugar hemos

de definir quienes son los usuarios del Archivo

municipal para as poder enfocar de forma

comunicacin con el usuario, el archivero debe

correcta las necesidades a satisfacer por este

facilitar el acceso a la informacin, que el

producto que se ofrece sea inteligible. Para ello

Los archivos nacieron con una nica finalidad, ser

municipales espaoles la implantacin de un

fuentes de informacin al servicio de sus

sistema de calidad para la gestin documental y

detentadores (Cruz Mundet, 2003), realidad

sus servicios, slo en casos excepcionales an

observable a lo largo de la tradicin archivstica y

pero de gran calado para el resto de municipios.

su legislacin, pero desde el siglo XIX, se abren

Todo ello con la inestimable ayuda de la

estas fuentes documentales a las inquietudes

implantacin de los programas y procesos

intelectuales, por lo que los usuarios quedan

informticos de trabajo en el Archivo Municipal.

divididos en dos grandes bloques, que en el caso

Los servicios de archivo los podemos clasificar en

y cargos pblicos) y los investigadores (eruditos,

funcin de los usuarios a los que va destinado, al

cronistas locales, investigadores universitarios).

usuario interno o productor: transferencias,

Pero en la actualidad y, desde hace unas dcadas

investigador o ciudadano en general: consultas y

existe la corriente de difusin y promocin de la

difusin (aunque el servicio de prstamos est

cultura para la ciudadana en general, por lo que se

puede crear un nuevo grupo de

denominados Usuarios externos: ido como el

servicio por exceleo como el servicio por exceleencia

extrenos nuevoscrCiudadanos implicados en los

expedientes contenidos en los archivos (derecho

de acceso recogido en la Constitucin Espaola de

productora en cuanto que supone la liberacin de

1978), estudiantes, aficionados, que suponen

espacio en las oficinas a grandes rasgos, por lo

TEMA 4: SERVICIOS DEL ARCHIVO

que implica una economa espacial para los

Relacin de entrega; en las oficinas se preparan los

distintos departamentos de un Ayuntamiento.

expedientes que van a ser integrados en el archivo

Aunque esto parezca un error para la teora

(eliminacin de copias, documentos de apoyo,

archivstica, si es verdad que los sistemas de

archivo contemplan las transferencias en varias

gomas), los ordenan en series documentales