El Reto de La Gestión Documental Electrónica PDF

La realidad digital
Mundo anlogo y digital
No hay valores intermedios

Trazos continuos
Colores nicos
Aspecto limpio
La realidad digital
1024
600
Rojo: 255
Verde: 204
Azul: 0
X: 200
Y: 129
La realidad digital
Seal continua
Frecuencia de toma de muestras

5
Muestras de la seal
-6
La realidad digital
Tomar muestra
Cuantificar
Comunica, interpreta, sintetiza

(Ubicacin, valor) = (500, 15, 10, 15, 11)
La realidad digital
Legibilidad
mariposa monarca =
La realidad digital
Procesabilidad
La realidad digital
Procesabilidad
http://www.codigos-qr.com/generador-de-codigos-qr/
La realidad digital
Autenticidad
mariposa monarca
Digitalizado el 21 de
noviembre
Origen: fotografa libro
ABC
Autor: Pedro Prez
La realidad digital
Confiabilidad
Corresponde
efectivamente a
La realidad digital
Integridad
Es totalmente
diferente a:
La realidad digital
Integridad
HASHING MD5
http://www.fileformat.info/tool/hash.htm
En google:
online file hashing tool (Resultado 3)
La realidad digital
Disponibilidad - Accesibilidad
ste archivo lo encuentras en

http://mariposa.com/directorio
Se puede bajar en cualquier
momento
Es la versin 2.1 del archivo
Est hecho en image composer
Tamao: 51.5 K
Formato: jpeg
La realidad digital
Disponibilidad - Accesibilidad
http://www.tawdis.net
http://wave.webaim.org/
http://validator.w3.org/
La realidad digital
No repudiacin
La informacin, efectivamente,
fue creada y enviada por
Pedro Prez.
Pedro Prez no puede negar
este hecho
La realidad digital
PREGUNTAS DE REPASO
1. Cmo se verifica la integridad en el mundo digital?
2. El primer paso del proceso de digitalizacin es la
cuantificacin?
3. Al comparar un archivo en pdf que parece una
fotocopia con un pdf a color estamos verificando
que?
4. Por qu la misma cancin en mp3 suena mejor que
otra?
La equivalencia funcional
Que tal si hacemos el mismo

ejercicio de los mundos anlogo
y digital para el concepto de
documento?
Unidad significativa de
Indispensable la condicin
de usabilidad, reusabilidad
informacin que haya sido
y procesabilidad como
registrada en un soporte que
evidencia y aplicable de
Aparecen, nuevamente,
permita su almacenamiento y
manera real
las propiedades de
suconfiabilidad,
posterior recuperacin.
integridad,
Destaca la definicin la
Hace
referencia a lo que
DOCUMENTO
Cualquier
soporte
seguridad, accesibilidad
y de registroque
condicin
y
puede considerarse como
otros permita,
relacionadossimultneamente,
referencia
informacin, a partir del
multiplicar
la
El documentoilimitadamente
debe contar con
concepto de ser
una caracterstica
y es
consulta
de la esencial
informacin
en
significativo: imgenes,
que pueda recuperarse
en
palabras, grabaciones
l registrada
y postergarla
cualquier momento con
indefinidamente
en el tiempo
condiciones aceptables
Son documentos:
Libros, revistas y artculos que en ellas se publican
Cartas, facturas e informes escritos de diverso tipo
Dibujos, grficos, fotografas, pelculas, videos y las distintas formas de
sonido grabado como discos, cintas, cartuchos pticos o magnticos.
Son documentos sin importar su forma meditica: Textos, imgenes fijas,
imgenes en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se
registra la informacin: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato, medios
magnticos y pticos.
Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.
Se habla de documentos digitales porque

la informacin, no importa su forma: texto,
sonido, imagen fija o en movimiento, se
registra en un medio electrnico a travs
de codificaciones que se basan en el uso
de combinaciones de seales elctricas
positivas y negativas, las cuales se
representan por medio de los dgitos 0
,seal negativa, y 1 ,seal positiva.
CONCLUSIN
Cualquiera sea su tipo: texto, sonido o imagen, la
informacin se registra en el mismo medio y con el
mismo cdigo.
Las diferencias de codificacin meditica y de
soporte para registro desaparecen.
Las diferencias entre sistemas de comunicacin por
tipo de informacin radio, cine, televisin, industria
editorial- desaparecen tambin, dando origen a un
nuevo sistema comunicacional capaz de integrar los
antiguamente independientes.
Que tal si Pensamos en un

documento que nunca estar ni
podr estar en el mundo
anlogo?
JOSE DAVID RODRIGUEZ ROJAS

11346262
213215648872341009867564
Que tal si En el anterior pdf

pongo todos la informacin
real?
Un
documento
digital
tiene
caractersticas que no poseen los
documentos impresos:
Por ejemplo, poder modificar una
lnea o componente sin hacer
modificaciones generales. O, puede
leerse saltando pginas y no
secuencialmente como el documento
impreso
CARACTERSTICAS FUNCIONALES
INTERACTIVIDAD
Se puede hacer una
lectura activa de doble
va. Se puede preguntar,
consultar o hacer
referencias inmediatas
MULTIMEDIAL
Los documentos
digitales son
documentos en
cualquier medio
HIPERTEXTUAL
No se obliga a estructura
lineal. Pueden establecerse
relaciones de palabras y
enriquecer infinitamente el
mismo. No hay lmite de
tamao
ste archivo lo encuentras
en
http://mariposa.com/directorio
Se puede bajar en cualquier momento
Es la versin 2.1 del archivo
Est hecho en image composer
Tamao: 51.5 K
Formato: jpeg
Internet mvil
UBIQUIDAD
El documento, con todas
sus caractersticas, est en
cualquier parte. No hay
fronteras geogrficas.
Internet conmutado
INTERNET
Internet de banda ancha
Internet inalmbrico
CARACTERSTICAS DE IDENTIDAD
MUTABILIDAD
Se pueden hacer
cambios en l, o en una
parte.
Tampoco reproducirlo
completamente
CARACTERSTICAS DE IDENTIDAD
VOLATILIDAD
Hoy el documento,
registro o evidencia
pueden estar,
maana no
Y entonces para resumir

Qu es un documento hoy?
Legibilidad
Procesabilidad
Reusabilidad
Autenticidad
Confiabilidad
Integridad
Disponibilidad
No repudiacin
Interactivo
Multimedial
Hipertextual
Ubicuo
Mutable
Voltil
Legibilidad
Procesabilidad
Reusabilidad
Autenticidad
Confiabilidad
Integridad
Disponibilidad
No repudiacin
Interactivo
Multimedial
Hipertextual
Ubicuo
Mutable
Voltil
Marco legal y normativo

Ley 1564 de 2012
PDF/A
Decreto 2609 deLey
2012
1341 de 2009
Decreto 2170 de 2002

Ley 1581 de 2012ISO15489
Ley 527 de 1999

ISO30300
Ley 962 de 2005
MOREQ
LeyMensaje
1450
de
2011
de
datos
La firma es nica de la
persona
Comercio electrnico
LeySe872
de
2003
Decreto
3485
de
2011
puede
verificar
Autoridades
Decreto
2693
de
2011
certificadoras
Est
bajo1431
el control
de la
Ley
de
2009 Ley 594 de 2000
persona
Firma digital
Ley 1273
de 2009 Decreto
235 de 2010
Ligada a la informacin
si
NORMA
ISO27000
Ley 1437 de 2011
esta cambia, se invalida
FIRMA DIGITAL
https://www.igolder.com/PGP

Ley 1564 de 2012
Entra en vigencia en 2014 y
termina discusin sobre la
validez del documento
electrnico. Tiene pleno
Decreto de Gobierno
legal
y alcancela
Artculo 2o. el valor
Estado
garantizar
Abierto (Antes GEL),
probatorio
tecnologas,
teniendo
datos abiertoslibre
e adopcin de
Artculo
243:
Incidencia
recomendaciones,
Artculo
58.cuenta
Establece
que
interacciones
con el en
directa
conceptos
y
normativas
de losde
el procedimiento en la gestin
ciudadano ycuando
las
documentos
electrnicos
organismos
internacionales
administrativo
se adelante
entidades
(PGD)
competentes
e idneos
en la materia,
utilizando
medios electrnicos,
los
que permitan
fomentar
la eficiente
documentos
debern
ser
prestacin
servicios,
archivados
en este de
mismo
mediocontenidos y
aplicaciones
que usen
y que podrn
almacenarse
porTecnologas de
Informacin ytodos
las Comunicaciones
y
medioslaelectrnicos,
los
garantizar
la libre en
y leal
documentos
utilizados
las competencia, y
que suadministrativas.
adopcin sea armnica con el
actuaciones
desarrollo ambiental sostenible.
Ley 1437 de 2011

Estndares
De Facto
Estndar (de Facto)
Fabricante
Grupo
investigador
fabricantes
Fabricante
Bluetooth
WAP
Internet Engineering Task Force
IETF
Por consenso
Estndar (RFC)
IEEE 802.x
UIT
ISO
RFC (Request for Comments)
IAB
Otros
Internet Architecture Board

Estndares de aplicabilidad general: ISO 27000

Estndares de aplicabilidad general: ISO 27000
La propuesta de esta norma, no est orientada a tecnologa o a

Es el punto
fuerte del netamente organizativos, es
infraestructura, sino
a aspectos
estndar. El ISMS
decir, la frase que
podra
definirdesu propsito es Organizar la
guiar
las acciones
seguridad de la informacin
las empresas en el
establecimiento de
una sana
y segura
una
secuencia
informacin
Propone toda
de acciones tendientes al
establecimiento, implementacin, operacin, monitorizacin,
revisin, mantenimiento y mejora del ISMS (Information Security
Management System).
Los detalles que conforman el cuerpo de esta norma, se podran
agrupar en tres grandes lneas:
- ISMS.
- Valoracin de riegos (Risk Assesment)
- Controles
La prctica archivstica
Legibilidad
Procesabilidad
Reusabilidad
Autenticidad
Confiabilidad
Integridad
Disponibilidad
No repudiacin
Interactivo
Multimedial
Hipertextual
Ubicuo
Mutable
Voltil
Documento, independiente de su medio

o forma elaborado o recibido.
Informacin, independiente del formato,
creado en o durante un negocio o
transaccin (Minessota Statutes)
En temas electrnicos, lo mismo pero

creado, enviado, comunicado, recibido o
almacenado por medios electrnicos
EVIDENCIA!!
ISO 15489
Record
Informacin sobre la
informacin: dnde
Record
est, formato,
Introduccin
y
versin, tipo,
descripcin
sobre el
estructura
ERM (ElectronicSeRecord
debe almacenar la
Planeacin y automatizacin
Management)
evidencia y asegurar
ISO 15489
su consulta en
cualquier momento
Record
Como componente estratgico

ISO 15489
Informacin digital. El documento o

registro del que se quiere dejar
evidencia
Record
CONTENIDO
ISO 15489
Informacin de cmo el record se

relaciona al interior de la
organizacin o negocio y cmo se
relaciona con otros records
Record
CONTEXTO
ISO 15489
http://webposible.com/utilidades/
dublincore-metadata-gen/
ISO 15489
Record
http://www.extractmetadata.com/
Record
ISO 15489
Caractersticas tcnicas del record:

formato del archivo, organizacin de
datos, paginacin, hipervnculos,
encabezados, pies de pgina,
referencias, etc
ESTRUCTURA
ISO 15489
Record
ISO16175
Gestin de documentos electrnicos en oficinas electrnicas.
Parte 1: Generalidades
Parte 2: Guas y requisitos funcionales para los sistemas
Parte 3: Guas y requisitos funcionales para los
documentos
Al tratarse de un
Electronic Records
modelo, se habla de
Management
recomendacion y por
Para poder
aplicar el
Systems
Otro estndar
(Recomendacin):
ende de una norma
modelo, es necesario
Preservacion,
por
cumplirERMS
varios
conservacion y
MOREQ
requisitos que(UE):
han sido
recuperacion de
acordados
informacion mediante
Model Requeriment for the management of electronic
records
un sistema
Es un modelo de requisitos funcionales para la gestin de

documentos electrnicos de archivo
El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las

caractersticas que debe tener una aplicacin destinada a la
gestin de documentos electrnicos de archivo, si bien tambin se
puede utilizar en la gestin de documentos de archivo
tradicionales en el marco de un sistema de gestin de
documentos electrnicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic
Records Management System)
Definicion tomada de http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-gestion-de-documentos-electronicos-dearchivo/
MoReq
CUADRO DE
CLASIFICACION
NIVEL
NIVEL
NIVEL
En la gestin de documentos de archivo, los

expedientes se van agregando
SUBNIVEL
SUBNIVEL
respetando
una
estructura
que, de acuerdo
Esta especificacin
utiliza
el
trmino
Unidad organizada de
con lasoabuenas
prcticas,
Documento
documentos
clase
para referirse
la porcin
de una debera reflejar
documentos
de archivo
reunidos
las funciones
de por
lalnea
actividad
en cuestin.
La
elaborados
o recibidos
una
jerarqua
porpara
una
EXPEDIENTE
EXPEDIENTE
bien representada
por el productor
su usoque
representacin
de esta aagregacin se
persona
u organizacin
va desde
cualquier
de el
la proceso
jerarqua
corriente,
bien punto
durante
denomina
cuadro
enexpedientes
el curso
de su
actividad
yporclasificacin. En
todos de
los
que
quedande
organizacin archivstica,
general,
elesa
cuadro
de
clasificacin
consiste
conservados
por
persona
u
debajo
Por
consiguiente,
el
DOCUMENTO
ARCHIVO
DOCUMENTO DE ARCHIVO
porquedeseella.
refieren
al mismoDEtema,
en una
electronicos
o jerarqua
no
trminoorganizacin
clase
corresponde
actividad
o asuntoa lo que en
algunos textos se denomina grupo o
serie (o subgrupo, subserie, etc.).
Mundo electrnico (Digital)
Mundo tradicional (Analgico)
Descripcin
bibliogrfica
Clasificacin.
TR
Registro
bibliogrfico
Archivo
Catlogo
OBJETO
Record (DEA)
PROCESO
Metadatos
descriptivos y
orientados al
contenido.
C. Clasificacin
PRODUCTO
Registro/archivo
de metadatos
Sistemas de
consulta y
recuperacin de
informacin
SI/NO
BD
E-MAIL
BD
DIGITALIZACION
Descripcin
bibliogrfica
Clasificacin
Metadatos
descriptivos
y orientados
a la imagen
Registro
bibliogrfico
Archivo
Catlogo
SGED
BDI
BDD
Metadatos
descriptivos y
orientados al
contenido
SGER
BD
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM
Ciclo de vida
del documento
Documento
Electrnico de
Archivo
(DEA)
Las iniciativas conexas
http://www.dropbox.com
http://www.adobe.com/adobeconnect

Qu tanto considera usted que es importante para el medio ambiente
minimizar el uso del papel?
IMPORTANTE
MUY
IMPORTANTE
ALGO
IMPORTANTE
NO ES
IMPORTANTE

Cunto papel menos piensa usted que usar dentro de los prximos 5 a
10 aos?
LA MITAD
DE LO
ACTUAL
UN
CUARTO
DE LO
ACTUAL
ALGO DE
PAPEL
NADA DE
PAPEL

Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dnde se
puede reducir con un alto impacto.
Reduccin
del correo
fsico
Reduccin
de uso de
peridico
Reduccin de
las
impresiones
Reduccin
de uso de
revistas
Reduccin
de bolsas
de papel
Reduccin de
formatos,
contratos,
documentos
Reduccin de
uso de libros
Reducciones
por reciclaje
Reduccin en
papel
higinico
SOBRE LAS GUAS
Fotocopiar e imprimir a doble cara.

Reducir el tamao de los documentos al imprimir o
fotocopiar
Elegir el tamao y fuente pequeos
Configuracin correcta de las pginas
Revisar y ajustar los formatos
Lectura y correccin en pantalla
Evitar copias e impresiones innecesarias
Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!
Y la versin final final)
Uso de la Intranet
Uso del correo electrnico
Herramientas de colaboracin
SOBRE LAS GUAS

SELECCIONE UN LDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS
FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD
IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES
IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO
INTERNO LIBRE DE RIESGOS
IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN
PROCESOS DE ALTO VALOR.

Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semntica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
SINTAXIS
SEMNTICA

Internet tiene una forma estndar para
que dos puntos de la red se comuniquen
e intercambien informacin y datos
RETORNAR:
CONEJO_
PANCAKE.JPG
78

El cdigo hace una descripcin del
documento y de las relaciones con otros
documentos, mientras la web semntica
entiende y describe todas las relaciones
POR QU LE
INTERESA EL
CONEJO
CON EL
PANCAKE?

Iniciativas de datos abiertos Conocimiento abierto y estndar
PARTICIPACION
TRANSPARENCIA
OPEN GOVERNMENT
OPEN ARCHITECTURE
OPEN DATA
OPEN STANDARDS
COLABORACIN
Datos abiertos
http://www.google.es/ig/directory?synd=ope
n&hl=es&cat=all
Quin ya lo est haciendo?
GESTOR DE
IMGENES
GESTOR DE
DOCUMENTOS
REPOSITORIO
DE
CONTENIDOS
OTROS
SISTEMAS
GESTOR DE
RECORDS
GESTOR DE
CONTENIDO
WEB

SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO
DIGITAL (NTC15489)
PREGUNTA 1: Conoce el
concepto de Rcord?
PREGUNTA 2: Reconoce que en el

mundo digital hay evidencia
comparables con el mundo anlogo?
PREGUNTA 3: Si la pregunta anterior es SI, Cree

usted que estas evidencias se pueden gestionar
como un documento impreso?

SOBRE LOS SISTEMAS DE GESTIN DE
DOCUMENTOS DIGITALES (MOREQ)
PREGUNTA 1: Sabe usted
qu es un cuadro de
clasificacin?
PREGUNTA 2: Sabe usted a qu se

refiere el trmino volumen en un
expediente electrnico?
PREGUNTA 3: Cree que los documentos digitales

pueden archivarse y gestionarse como los de
papel?

DIGITAL (NTC15489)
Requisitos de
gestin
MARCO
REGULATORIO
Relacionado
con la
implementacin
se sistemas
POLTICAS Y
PROCESOS Y
REQUISITOS DE
DISEO E
RESPONSABILIDADES GESTIN DE D.E.A. IMPLEMENTACIN
CONTROL DE
GESTIN DE D.E.A.
DEL SGDEA
Temas de
conocimiento
por parte de las
reas de control
SUPERVISIN Y
AUDITORA

DIGITAL (MOREQ)

PILARES
Diagnstico (PROCESOS, GESTINOBJETO

DOCUMENTAL Y TIC)
Record (DEA)
DISEO DEL SGDEA

SISTEMAS DE
INFORMACIN
FASE I:
Implementacin de una ayuda
tecnolgica y metodolgica como
inicio de un proceso de modernizacin,
PROCESO
e implementacin de flujos
documentales.
Descripcin
FASE II:
Manejobibliogrfica
y administracin del ARCHIVO
CENTRAL
(fsico y digital),
Clasificacin
INFRAESTRUCTURA
TECNOLGICA
Metadatos
descriptivos y
orientados al
contenido
Registro/archivo
deSERVICIOS
metadatos
PRODUCTO
SISTEMAS DE
DE
Sistemas
de
bibliogrfico
ADMINISTRACIN,
COMUNICACIN
consulta
Archivo
AUDITORIA
CON LAy
FASE III:
Y SEGURIDAD recuperacin
CIUDADANAde
Catlogo
Rplica
a 17 ciudades del pas.
informacin
Integracin con Sistemas de
documentales.
Registro
informacin del ministerio,

documentales
Mundo tradicional (Anlogico)
FASE 0:

FASE 0:
Diagnstico (PROCESOS, GESTIN

DOCUMENTAL Y TIC)
NECESARIO!!
DISEO DEL SGDEA

FASE I:
Implementacin de una ayuda
tecnolgica y metodolgica como
inicio de un proceso de modernizacin,
documentales.
VISITAS EN EL FRENTE DE
PROCESOS Y DOCUMENTAL
para que?
Para tener los insumos para el diseo
funcional
VISITAS DETALLADAS EN EL
FRENTE TCNICO
FASE II:
Manejo y administracin del ARCHIVO
CENTRAL (fsico y digital),
documentales.
FASE III:
Rplica a 17 ciudades del pas.
Integracin con Sistemas de
informacin del ministerio,
documentales
Para qu?
Para tenerlos en cuenta en el diseo
de la arquitectura
OPTIMIZACIN
Para integrar todos los frentes

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Mundo anlogo y digital

No hay valores intermedios

Frecuencia de toma de muestras

Comunica, interpreta, sintetiza

ste archivo lo encuentras en

Que tal si hacemos el mismo

Se habla de documentos digitales porque

Que tal si Pensamos en un

JOSE DAVID RODRIGUEZ ROJAS

Que tal si En el anterior pdf

Internet de banda ancha

Y entonces para resumir

Marco legal y normativo

Decreto 2170 de 2002

Ley 527 de 1999

Ley 962 de 2005

Decreto 1747 de 2000

Marco legal y normativo

Marco legal y normativo

Ley 1437 de 2011

Marco legal y normativo

Internet Engineering Task Force

RFC (Request for Comments)

Marco legal y normativo

Marco legal y normativo

La propuesta de esta norma, no est orientada a tecnologa o a

Documento, independiente de su medio

En temas electrnicos, lo mismo pero

Como componente estratgico

Informacin digital. El documento o

Informacin de cmo el record se

Caractersticas tcnicas del record:

Es un modelo de requisitos funcionales para la gestin de

El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las

En la gestin de documentos de archivo, los

Mundo electrnico (Digital)

Mundo tradicional (Analgico)

Mundo electrnico (Digital)

Mundo tradicional (Analgico)

Mundo electrnico (Digital)

Mundo tradicional (Analgico)

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

SOBRE LAS GUAS

Fotocopiar e imprimir a doble cara.

SOBRE LAS GUAS

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas

Las iniciativas conexas