Organizacin de Eventos

Historia de la organizacin de eventos: El departamento de alimentos y bebidas

(AyB) tiene origen en el inicio de los alojamientos, con el tiempo genera un subdepartamento, llamado de eventos.
La primera relacin que tiene el departamento con los eventos se da en los banquetes,
que estaba asociado a eventos intra y extra hoteleros.
Con la revolucion industrial, se ve la diferencia de clases sociales, los hoteles toman
embergadura en ciertos eventos.
Hacia los '50 se da la masificacion en EEUU y Europa
El hotel tiene una nueva mirada sobre banquetes y eventos debido al ingreso
economico que generaba.
Hacia los '80, se comienza a utilizar como forma de marketing y en eventos sociales y
empresariales. Se destacan dos dptos diferentes, el de banquetes (alimentacion,
produccion, armado de lugar,ejecucion, personal de servicio de mesa) y el de eventos
(comercializacion de eventos de cualq caract, costos, planificacion, requiere un dpto
de banquete).
Evento: es todo acontecimiento previamente organizado que rene a un determinado
nmero de personas en tiempo y lugar pre establecidos, que desarrollarn y
compartirn una seria de actividades afines a un mismo objetivo para estmulo
delcomercio, la industria, el intercambio social y la cultura general.
Tipos e eventos:

Eventos sociales: aquellos que renen a un determinado nmeros de

personasy cuya trscendencia en la mayora de los casos no va ms all de los
lmites de quienes fueron invitados. Generalmente son de carcter festivo.

Eventos culturales: la comunicacin se da en forma de transmisin de

mensaje que tienden a enrriquecer el aspecto cultural de quienes participan.

Eventos deportivos: Aquellos en donde se desarrollan competencias, tiene

que ver con el desarrollo del espritu deportivo, con el culto del cuerpo y sus
aptitudes fsicas, para motivar la actividad y su contribucin a una mejor calidad
de vida.

Eventos empresariales: aquellos que plantean las empresas como una

herramienta dentro de su estrategia de Marketing, ya sea para aumentar sus
ventas, dar a conocer un nuevo producto al mercado, para mantener presencia
del mismo.

Eventos polticos:
Planificar: es organizar algo conforme a un plan, es la disposicion general de un
proyecto. El proceso de planificacin consta de seis etapas:

Previsin.
Planeacin.
Organizacin.

Integracin.
Direccin
Control.

Definiciones de la terminologa de eventos:

Congreso: es una reunin cientfica o institucional de colegas de unamisma asociacin o entidad,

con caractersticas reglamentarias y un trabajo sintetizado.
Jornadas: evento que se completa en el trasncurso de un solo da.
Convencin: es una reunin con participantes relacionados con la poltica o una corporacin y su
objetivo es proveer informacin u opiin. Se delibera y luego se obtiene un concenso.
Seminario: reunin de estudio y trabajo de un grupo reducido que investiga un tema o pocos
temas determinados, en sesiones o reuniones planificadas. Es un grupo de aprendizaje activo, con
relacin directa entre especialistas y alumnos. Es intensivo.
Simposio: Reunin de personas capacitadas en determinado tema con la exposicin de expertos.
Cada persona habla de un aspecto en particular del tema y lo hace con profundiad en un lapso no
mayor a 20 minutos.
Conferencia: un expositor desarrolla un tema en particular.
Mesa redonda: los expositores mantienen puntos de vistas divergentes u opuestos y hay lugar
para un breve debate entre ellos. El nmero de expositores vara de 3 a 6 personas. Es necesario
un moderador.
Panel: varias peronas exponen su idea pero son hacer uso de la palabra en forma de exposicin.
Los participantes de la mesa dialogan y evitan superposiciones de exposicin mediante la
presencia de un coordinador, que modera la reunin y permite intercalar preguntas.
Foro: reunin de libre expresin de ideas con un coordinador. Participan todos los presentes en la
reunin.
Asamblea: reunin formal y reglamentaria de una institucin. Necesita que se libre un acta. Se
verifica el qurum para comenzar la sesin y para tomar decisiones. Necesita de un temario u
orden del da; los temas deben ser previamente notificados a todaslas personas que van a
participar.
Taller: oficina donde se dace un trabajo manual.
Coloquio: reunin informal de especialistas. Se discute un problema sin necesidad de llegar a un
acuerdo o conclusin.
Exposicisin: reunin de varios expositores para una exhibicin pblica sin venta directa a los
visitantes. Su fin es mostrar los progresos alcanzados en determinados actividades.
Muestra: exposicin que realiza un expositor nico.
Feria: expocisin en la que se ponen a la venta los productos, servicios, elementos, que se
exhiben. Divulgacin con ventas.

El preacuerdo: EL BRIEF
Es un cojunto de indicaciones, recomendaciones y consignas relaticas a la realizacin de un
trabajo conducido por un grupo de personas y en el mbito del mercado de eventos; se refiere a la
informacin previa que entrega alcliente al organizador y contiene las especificaciones del evento,
el pblico al que se dirige, la empresa, etc.

La agenda TIMING
La agenda tiene como objetivo guiar la secuencia cronolgica de actividades,indicando los lugares,
los temas que se tratarn y, si cabe, quin ser el orador. Permite al participante organizar su
tiempo, as como elegir en qu actividades participar y cules no. Permite tambin prever la
duracin, el horario de finalizacin y los espacis de receso con que contar el evento.