Gestion documental ISO. La ISO 15489 en la Gestin Documental | TBS...

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La ISO 15489 en el proceso de Gestin Documental

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Segn la definicin de la norma ISO 15489, los documentos de archivo deben ser autnticos, completos, no
modificados, y se tienen que poder utilizar y acceder. Los documentos deben tener metadatos que definan y
categoricen la informacin del documento y tambin tiene que quedar registrado la auditoria y procesos que
se realizan con el documento.
Esta norma ISO 15489 nos ofrece una gua sobre la gestin documental electrnica, es decir cmo
administrar los documentos y la relacin que estos tienen con los sistemas electrnicos. El objetivo es
normalizar los procedimientos y prcticas de la gestin documental de archivos con la finalidad de asegurar la
proteccin de los documentos, y permitir que la informacin que contienen pueda recuperarse de un modo
ms eficaz.
El ISO/TR 15489-1:2001, el informe tcnico que la acompaa, proporciona una metodologa para la
implantacin. Adicionalmente, la norma UNE-ISO 15489-1:2005, incorpora aspectos como el control en el
acceso a los documentos y aade ms importancia a los metadatos asociados a los documentos.
Introduccin a la norma ISO 15489 para gestin documental
Como la informacin es una de las partes ms importantes en las empresas, la manera de crear, administrar
y almacenar la informacin, registros o documentos tiene un efecto fundamental en el xito de la empresa y
los proyectos y operaciones de esta.
La informacin y documentos mal gestionados en todos los niveles de una empresa, y el descontrol que
supone no tener estos datos catalogados pueden ser una desventaja y marcar la diferencia en un mercado
competitivo.
La base de la norma ISO 15489 para gestin documental tiene diferentes objetivos para abordar la
problemtica con la documentacin.
Uno de los objetivos de la gestin documental segn la norma ISO 15489 es ayudar a las empresas a
reconocer la importancia de su informacin comercial (ya sea de datos electrnicos, formularios, imgenes o
documentos) y promover las mejores prcticas en la gestin de los documentos y archivos.
Los beneficios de la gestin documental segn la norma ISO 15489
Los beneficios de la aplicacin de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los archivos y documentos de
la empresa y la gestin de la informacin y los procesos de archivos sern ms eficaces, dando lugar a
ahorros por eficiencia, reduccin de costos y aumento de los beneficios.
Los objetivos de la norma ISO 15489

Noticias TBS
Telecon FACE: Envo de facturas a
las administraciones pblicas
16/Ene/15
Telecon ofrece a sus clientes Telecon
FACE, el software de integracin y
envo de facturas a las

La informacin contenida en la Norma ISO 15489 reconoce que cada empresa tendr una problemtica

administraciones pblicas

individual y sus propios requerimientos para tratar su informacin, datos o documentos.

desarrollado por Grupo Telecon.

Al proporcionar un marco de mejores prcticas a seguir, estas se aplican a los casos individuales de cada
empresa como una norma para la gestin documental y ofrece una buena base a seguir para los procesos de

A partir del 15 de enero de 2015, para

la empresa.

pblicas existe la obligacin de emitir

facturar a las administraciones

las facturas segn el estndar

La informacin contenida en la Norma ISO 15489

Los documentos que integran la Norma ISO 15489 para gestin documental se dividen en dos secciones.

facturae 3.2 y enviarlas a travs de la

plataforma FACe o plataformas
asociadas a ella.

1. La parte 1 ms terica, plantea una visin de conjunto de datos y gestin de la informacin y se

examinan los principios y la metodologa detrs de su adopcin.
2. La parte 2 est ms involucrada con los aspectos prcticos de avanzar hacia el cumplimiento de la
gestin de documentos. Proporciona un anlisis en profundidad, a menudo paso a paso a la aplicacin
de los registros electrnicos y la gestin de la informacin.

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TBS es una empresa capaz de ayudarle a implantar los procesos de gestin documental que requiere la
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