Mdulo 8

Documentos Empresariais

Como vimos no mdulo anterior, a empresa se utiliza de muitos documentos para

registrar informaes diversas; por essa razo, so considerados como importantes s
operaes dirias de qualquer empresa.
Antes de falarmos sobre cada um deles, importante lembrar que a comunicao
escrita no universo organizacional tem por finalidade o registro de informaes
diversas e que sero relevantes para a tomada de uma deciso em particular.
Por exemplo: os relatrios dirios da rea de vendas servem para que os gestores
obtenham as informaes sobre o resultado das suas aes de marketing e de
vendas, que serve de medida para avaliar se suas estratgias esto no caminho
correto, ou no. No caso das cartas comerciais, os objetivos podero ser diversos
(embora, em algumas situaes o e-mail a substitui, por ser mais rpido): fornecer e
obter informaes sobre um possvel acordo comercial, confirmar dados discutidos por
telefone, encaminhar documentos, etc.
Quanto redao de tais documentos, importante que ela seja clara, objetiva, com
vocabulrio e com terminologia adequados, assim como escrita em norma culta, ou
lngua padro. Se esses cuidados forem tomados, mais fcil perceber-se- a
credibilidade do documento, do profissional e da empresa. Quanto formatao,
alguns deles obedecem a padres j pr-estabelecidos e regidos pela ABNT.
Alm da carta comercial, um documento similar e que tem a mesma finalidade,
embora seja um documento voltado s instncias pblicas o ofcio, que tambm
possui um formato prprio e diferenciado da carta comercial. Em comum esto a
finalidade e a presena do vocativo. Vocativo a invocao presente de forma a
chamar a ateno do destinatrio. No caso das cartas comerciais utilizamos Prezados
Senhores e nas correspondncias oficiais (ofcio) utilizamos Senhor Deputado
Federal, Excelentssimo Senhor Ministro da Indstria e do Comrcio, etc.
De forma breve, abaixo trazemos os demais documentos utilizados pelas empresas:
o

Ata =>
muito comum chamarmos por ata de reunio, o que se torna
redundante, pois a ata um tipo de documento que possui uma nica
finalidade: registrar acontecimentos, discusses, durante uma reunio, uma
assemblia. Deve conter ttulo e sua redao dever vir em ordem cronolgica
dos acontecimentos do evento a ser registrado. Aps o colhimento de toda
as assinaturas dever ser registrada em rgo competente e, por essa razo,
possui valor jurdico, podendo (em alguns casos) ser publicada sem as
assinaturas.

Relatrio de reunio => o registro informal de uma reunio, cuja finalidade

a mesma da ata. Quanto sua redao e formatao, dever obedecer aos
padres da empresa, sem que haja colhimento de assinaturas. No possui
valor jurdico.

Atestado mdico, de sade fsica; de normas; judicial; etc => serve para
justificar, ou validar algum fato.

Certificado =>
normalmente de concluso de curso, ou de participao em
seminrios, de registro de imvel, etc. tambm pode estar voltado s
empresas certificadas: aquelas que obedecem s normas e aos procedimentos
padro de produo e de realizao de processos. Exemplos: ISO 14000.

Declarao =>
a finalidade justificar uma situao, um ocorrncia, como
por exemplo a ausncia de algum, por motivos de viagem ou doena
(eleies). No caso das empresas, anualmente elas tambm so obrigadas a
preencherem e enviarem ao Ministrio da Fazenda a Declarao de Imposto
de Renda.

Aviso =>
o documento de autoridade superior, dirigido a um subordinado
direto, advertindo, notificando e regulando disposies. Muitas vezes o
documento reservado, objetivando determinar uma providncia sem grande
alarde. Procura alertar os subordinados sobre algo que foi liberado ou proibido
e que deve ser cumprido pelos agentes executores, definindo prazos e os
nveis hierrquicos que so atingidos.

Comunicado => semelhante ao aviso, mas com a condio de apenas

informar, sem necessariamente implicar numa convocao.

Edital =>
o documento impessoal de autoridade competente,
comunicando ao pblico interessado condies e prazos de forma amplamente
divulgada; deve ser afixado em local de fcil acesso e muita circulao.
Constitui a comunicao oficial que alerta os interessados e tem efeitos
jurdicos, evitando que algum possa alegar que no estava avisado.

Procurao =>
trata-se de um documento legal, podendo ser particular ou
pblico. Confere a que o possui o poder de agir em nome do emitente, seja
pessoa fsica ou jurdica. Possui valor jurdico.

Requerimento => no mbito jurdico conhecido com petio. Como o

prprio nome j diz, serve para pedir, requere algo a algum. Tambm pode
servir como abaixo-assinado (vrias assinaturas, vrias pessoas pedindo a
mesma coisa).

Notificao =>
documento atravs do qual se informa o destinatrio,
pessoa fsica ou jurdica, sobre procedimentos a serem tomados pelo
interessado. Pode tambm informar quais sero as medidas que sero
tomadas pelo remetente.

Circular => documento escrito de forma impessoal e genrica, cujo objetivo

divulgar a um grande nmero de pessoas, esclarecendo aos interessados,
determinadas orientaes ou providncias, justificando uma modificao de
orientao anterior. No caso das empresas, o original assinado e uma
fotocpia ser encaminhada a cada rea / departamento, assim como
tambm poder ser afixada nos quadros murais de avisos.

Boletim => texto produzido para informao interna ou externa. Em geral,

composto de resultados de pesquisas ou resumo de algum evento importante.

Manual => tipo de documento contendo instrues diversas, sobre um

procedimento, o funcionamento de um objeto, etc. Em algumas empresas,
quando o funcionrio admitido, ele recebe o Manual de Normas e Condutas
da Empresa X, por onde ele se inteira do comportamento esperado pela
empresa, dentre outras regras.

Jornal da Empresa; revista da Empresa => esses veculos devem seguir o

mesmo formato, a mesma linguagem e a mesma qualidade tcnica dos
jornais e revistas em circulao, tratando assuntos de interesse interno e
externo empresa emitente. Tambm conhecidos por House Organ.

Relatrio => documento que contm informaes, fatos, estatsticas ou

recomendaes coletadas por uma pessoa ou um grupo com o objetivo de
melhorar processos ou servios. H uma variao bastante til que o
relatrio de reunio. Os relatrios so escritos por vrias razes e de vrias
formas. No entanto, necessrio, sempre, cuidar da organizao, preciso,
clareza, veracidade e boa apresentao das informaes. Em geral, utilizam-

se grficos, tabelas, diagramas. A linguagem deve ser tcnica e dirigir-se a

um pblico especfico.
o

Curriculum Vitae (Curricula Vitae = plural)=>

currculo o documento
que o candidato envia a uma empresa, quando este deseja ingressar em seu
quadro de funcionrios, o documento que descreve sobre a pessoa e como
se desempenhou nos empregos anteriores, cujas informaes devem ser
claras e objetivas, em ordem cronolgica.

Carta de apresentao =>

Apresenta, de forma resumida, o contedo das
atividades de um profissional ao longo da sua carreira, podendo ser
considerada com uma prvia do currculo. A funo da carta de apresentao
destacar as principais e mais positivas realizaes do profissional,
justificando porque ele se julga ideal para determinada vaga e demonstrando
o seu poder de contribuio para a empresa.

Exerccio
1.

Das afirmativas abaixo, qual delas traz a relao mais adequada,

contendo a lista dos melhores canais de comunicao com o pblico
externo de uma empresa?
I.
Jornais de empresa (tambm conhecidos como house-organ).
II.
Jornais murais, no restaurante da empresa.
III.
Rdio interno.
IV.
Site, e-mail.
V.
SAC, CRM.
VI.
Reunies entre diretoria, funcionrios e seus dependentes.
Das afirmativas acima, podemos afirmar que:
a.

todas esto corretas

b.

apenas I, II, III esto corretas

c.

apenas I e IV esto corretas

d.

apenas I, IV e V esto corretas

e.

apenas III, IV e VI esto corretas

Alternativa correta:

Comentrios no mdulo:
As informaes contidas em um site esto
relacionadas ao mbito genrico da empresa; os e-mails devem
conter informaes especficas aos destinatrio, no so de cunho
genrico; as ferramentas conhecidas como SAC e CRM esto
voltadas para o ambiente externo da empresa, principalmente no
que diz respeito aos clientes, ou consumidores em potencial; j as
reunies voltadas para funcionrios e seus dependentes no
podero revelar informaes relacionadas s funes e s rotinas
de trabalho, por exemplo. Quanto ao house organ, so veculos
que tanto podem servir comunidade interna como externa da
empresa, sem informaes que possam comprometer o seu

desempenho comercial; tem por objetivo apresentar a empresa,

sua cultura, seus valores.

Contedo destinado ao uso exclusivo dos alunos dos cursos de Gesto

Tecnolgica, da Universidade Paulista UNIP, elaborado pela Professora
Mrcia Bronsert.