VICEPRESIDENCIA TECNICO MDICA

JEFATURA PREVENCIN PYME

POLTICA DE SALUD OCUPACIONAL,

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD
Y COPASO

MARCO TERICO

Bogot D.C.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN
OBJETIVO
1. POLITICA DE LA SALUD OCUPACIONAL
1.1. DEFINICION
1.2. IMPORTANCIA DE DIFUNDIR LA POLITICA GENERAL DE SALUD
OCUPACIONAL EMPRESARIAL
1.3. MECANISMOS DE DIVULGACION
2. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
2.1. DEFINICION
3. EL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL COPASO
3.1. DEFINICION
3.2. BASES LEGALES
3.3. COMPOSICION
3.4. PROCESO DE CONFORMACION Y RESGISTRO
3.5. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA Y FUNCIONES BASICAS DEL
COPASO
3.6. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMIT PARITARIO DE
SALUD OCUPACIONAL
3.7. EL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL COMO GRUPO
DE TRABAJO
3.8. FORMATOS DE REGISTRO Y CONFORMACION
BIBLIOGRAFIA
ANEXO 1
ANEXO 2
ANEXO 3

3
5
6
6
7
7
8
8
12
12
13
14
15
15
19
21
23
25
26
27
29

Pgina 2 de 32

INTRODUCCION
Dentro del desarrollo del Programa de Salud Ocupacional en las empresas, el
cumplimiento de los requisitos legales mnimos, es fundamental, para garantizar como
beneficio hacia la empresa, que est cumpliendo legalmente con su responsabilidad. Sin
embargo al convertir estos requisitos en un elemento corporativo, que forma parte de la
dinmica empresarial, se trasforman en un recurso de gestin que apoya el
posicionamiento del Programa.
Para ello de acuerdo a las disposiciones de la Organizacin Internacional el Trabajo OIT y
las leyes establecidas en el pas conforme al Sistema de Riesgos Profesionales, ha de
elaborar un Programa de Salud Ocupacional tendiente a preservar, mantener y mejorar la
salud individual y colectiva de los trabajadores en sus correspondientes ocupaciones y que
deben ser desarrolladas en forma multidisciplinaria.
En el desarrollo de este programa, debe elaborar la Poltica de SALUD Ocupacional, como
constancia del compromiso gerencial con la Salud de sus trabajadores y la conservacin
del medio ambiente. Por otro lado elaborar el reglamento de higiene y seguridad
industrial, donde registra los riesgos a los que estn expuestos los trabajadores y la forma
de controlarlos y prevenirlos. Por ltimo el registro y conformacin del comit Paritario
de salud ocupacional, como ente que vigila el cumplimiento del programa, inspecciona las
condiciones de trabajo, investiga los accidentes y promociona las acciones de prevencin.
Dentro de las lneas de productos diseados por Colmena Riesgos Profesionales, se
encuentra la asesora a las empresas en estos aspectos, como uno de los componentes
bsicos esenciales a cumplir por parte de las empresas, dentro de las obligaciones legales
vigentes.
Esta asesora se viene realizando de manera presencial y dentro del Programa de
Formacin Integral, dirigido a todos los macro segmentos de la compaa. En este ltimo,
se hace necesario establecer un estndar tcnico unificado a nivel de todas las sucursales,
de tal manera que todo profesional directo o proveedor, desarrolle los contenidos de
acuerdo con la lnea de producto y las definiciones corporativas que identifiquen y
circunscriban el producto como Marca Colmena.

Pgina 3 de 32

OBJETIVO

Dar los elementos tcnicos y legales esenciales para la documentacin e implementacin

de la Poltica de Salud Ocupacional, el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial y el
Copaso, a ser considerados por los Profesionales directos o proveedores de Colmena
Riesgos Profesionales, para asesorar a las empresas clientes dentro del Programa de
Formacin.

Pgina 4 de 32

1. POLTICA DE SALUD OCUPACIONAL

1.1. DEFINICION
Es la Publicacin que evidencia la decisin del Empresario, por desarrollar el programa
de Salud Ocupacional en la empresa y permite definir la designacin de los recursos
humanos, fsicos y financieros que apoyan el desarrollo del mismo.
La poltica gerencial de salud ocupacional debe contener como mnimo los siguientes
aspectos:
El compromiso de desarrollar el programa de salud ocupacional en la
empresa.
El compromiso de la organizacin por facilitar un ambiente de trabajo
seguro y saludable, no solo para sus colaboradores directos, sino tambin
para los colaboradores de sus contratistas y para el pblico en general,
mediante una gradual eliminacin de los riesgos
ocupacionales y
ambientales que puedan dar lugar a perdidas humanas y materiales
El compromiso de la organizacin por dar cumplimiento con todas las
normas legales vigentes en salud ocupacional y del medio ambiente.
La decisin de asignar los recursos humanos, tcnicos, fsicos y financieros
que puedan apoyar el programa.
Los mecanismos de coordinacin y cooperacin
entre todas las
dependencias, recursos y personas que constituyen la empresa.
El compromiso de la organizacin por promover la participacin activa de
sus colaboradores en los rganos de control establecidos por la ley, y en
las actividades de identificacin, evaluacin y control de los riesgos
profesionales y ambientales existentes en la empresa.
El compromiso de la cabeza visible de la organizacin con su firma y
respaldo.
Segn OHSAS 18000, la alta direccin debe definir la poltica de seguridad y salud
ocupacional de la organizacin, debiendo ser sta:
Apropiada a la naturaleza, magnitud e impactos de la seguridad y salud ocupacionales
de sus actividades, productos o servicios
Comprometida con la mejora continua y prevencin
Comprometida con el cumplimiento de la legislacin y reglamentacin aplicable, as
como con dems requisitos asumidos por la organizacin
La que proporcione el marco para el establecimiento y revisin de los objetivos de la
seguridad y salud ocupacionales

Pgina 5 de 32

 Documentada, implementada y mantenida, as como comunicada a todos los

trabajadores
Publicada para la disposicin del pblico
Analizada y ajustada peridicamente.
1.2. IMPORTANCIA DE DIFUNDIR LA POLTICA GERENCIAL DE SALUD
OCUPACIONAL EN LA EMPRESA
Una correcta difusin de la poltica gerencial de salud ocupacional dentro de la empresa
permite a todos los miembros de la organizacin, conocerla y aplicarla, razn por la cual
debe ubicarse en espacios en donde todos los colaboradores puedan verla y leerla
fcilmente, al menos una vez al da.
1.3. MECANISMOS DE DIVULGACIN
Para su divulgacin se pueden utilizar alguno de los siguientes medios:

Folletos de reglamento para empleados

Manual de entrenamiento
Manuales de procedimientos
Carteleras de seguridad
Carteles informativos
Peridicos murales

Esta poltica ser publicada y difundida a todo el personal, para obtener as su cooperacin
y participacin, siguiendo el ejemplo demostrado por la alta gerencia.
2. REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL
2.1 DEFINICIN
Es el documento que representa el compromiso legal de la empresa con sus trabajadores,
en cuanto a todo lo relacionado con la prevencin de los riesgos laborales
En el reglamento, se divulga la presencia de los factores de riesgos que pueden generar
accidente de trabajo o enfermedad profesional y que van a ser corregidos y/o
controlados por la misma empresa a travs del desarrollo del Programa de Salud
Ocupacional.
El Reglamento publicado en la empresa, permite al empleador informar a sus trabajadores
sobre las condiciones de trabajo reales en las que desempean su labor, as como las

Pgina 6 de 32

medidas previstas por la empresa para asegurar su proteccin, estableciendo as los

elementos de compromiso para el cumplimiento de las obligaciones como empleados.
Es obligatorio para los empleadores que ocupen 10 o ms trabajadores permanentes,
elaborar el reglamento de higiene y seguridad industrial. Este deber ser cumplido por
todos los trabajadores al contener las disposiciones legales acerca de la prevencin de los
accidentes de trabajo y las enfermedades profesionales. Mediante este reglamento la
empresa adquiere el compromiso de realizar las actividades del Programa de Salud
Ocupacional correspondientes al funcionamiento del Comit Paritario de Salud
Ocupacional y a los sub-programas de medicina preventiva y del trabajo y de Higiene y
seguridad industrial, estructurando medidas encaminadas al control en la fuente, en el
medio y en los trabajadores. Se debe modificar cuando haya cambios de actividad
econmica o mtodos de produccin y/o cuando se haya cambio de instalaciones o
disposiciones gubernamentales.
Persiste el requisito de mantener actualizado el reglamento segn la definicin anterior,
este no necesita revisin ni aprobacin por parte del Ministerio de la Proteccin Social, ya
que fue suprimido este requisito mediante al artculo 55 de la ley 962 de 2005.
Un requisito indispensable para implantar el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
es el de establecer cuales son los riesgos inherentes en la empresa, para ello es
indispensable tener en cuenta la siguiente tabla de clasificacin de riesgos:
FISICOS

Ruido, Iluminacin, Carga trmica (estrs), Radiaciones No Ionizantes, Radiaciones

Ionizantes, Bajas Temperaturas, Altas temperaturas, Cambios de Temperaturas,
Vibraciones, Humedad, Ventilacin, trabajo a intemperie.

QUIMICOS

Inhalacin de Polvos, Inhalacin de gases, Inhalacin de Vapores, Inhalacin de

humos

ERGONOMICOS

Carga postural esttica, Carga de Trabajo dinmica, Carga fsica Total, Manejo y
transporte de cargas, Diseo del puesto, Carga sensorial.

BIOLOGICOS

Virus, Bacterias, Hongos, manejo de productos de origen animal, manejo de

productos de origen vegetal.

MECANICOS

Cada desde altura, Cadas al mismo nivel, Cada de objetos, Atrapamiento, Golpes
o choques por objetos, Corte con objetos, Proyecciones de objetos, Pisadas sobre
objetos

ELECTRICOS

Contacto directo, Contacto indirecto, Electricidad Esttica

INCENDIO

Incendio de slidos, Incendios de lquidos, Incendios de Gases, Incendios elctricos,

Incendios combinados, Explosiones

OTROS

Quemaduras por contacto, Contacto con sustancias, Ingestin de sustancias,

Presiones Anormales, locativos, trabajos de campo, Almacenamiento

PSICOSOCIALES

Repetitividad, Sobre tiempo, Atencin al pblico, Estrs individual, Estrs

organizacional, Factores de condiciones de trabajo, Alteraciones psicosomticas
asociadas

Pgina 7 de 32

Tambin puede ser utilizado para la clasificacin de riesgos, Segn la GTC 34, donde la
Clasificacin de los Factores de riesgo se establece segn la condicin de riesgo que est
abordando as:
Condiciones de Higiene:

Factores de riesgo Fsicos:

Ruido
Vibraciones
Presin baromtrica alta o baja
Energa Trmica alta o baja
Energa electromagntica: Radiaciones ionizantes y no ionizantes

Factores de Riesgo Qumico:

Aerosoles
Gases y Vapores

Factores de Riesgo Biolgico:

Animales
Vegetales
Fangal
Protista
Mnera

Condiciones de Seguridad:

Factores de Riesgo Mecnicos:

Herramientas manuales
Equipos y elementos a presin
Puntos de operacin
Manipulacin de materiales
Mecanismos en Movimiento

Factores de Riesgo Elctricos

Alta tensin
Baja tensin

Pgina 8 de 32

Electricidad esttica

Factores de Riesgo Locativos:

Superficies de Trabajo
Sistemas de almacenamiento
Distribucin de reas de trabajo
Falta de orden y aseo
Estructuras e instalaciones

Condiciones Psicolaborales:

Contenido de la Tarea:
Trabajo repetitivo
Monotona
Ambigedad del rol
Identificacin del producto

Organizacin del tiempo de trabajo:

Turnos
Horas extras
Pausas-descansos
Ritmo

Relaciones Humanas:
Relaciones jerrquicas
Relaciones cooperativas
Relaciones funcionales

Gestin:
Evaluacin del desempeo
Planes de Induccin
Capacitacin
Polticas de la compaa
Estabilidad laboral
Remuneracin

Condiciones Ergonmicas:

Pgina 9 de 32

Carga esttica:
De pie
Sentado

Carga Dinmica:
Esfuerzos
Movimientos

Fuentes generadoras:

Diseo de Puestos de trabajo

Organizacin del Trabajo

Para su correspondiente elaboracin y registro, ver Anexo No 2. Formato de Reglamento

de Higiene y Seguridad Industrial.

3. EL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL COPASO

3.1. DEFINICIN
Es el organismo de participacin, ejecucin y apoyo en todo lo concerniente al Programa
de Salud Ocupacional de una compaa. De la mano con el Coordinador de Salud
Ocupacional y la Brigada de Emergencia, los miembros del COPASO son los encargados
de llevar a cabo todas las actividades programadas en fin del desarrollo del Programa de
Salud Ocupacional.
El calificativo de paritario se refiere a su composicin; lo integran representantes tanto de
los trabajadores como del empleador en igual nmero y cada uno tiene su respectivo
suplente. Este rasgo indica que el COPASO es un organismo integrador ms que
negociador, un puente entre los trabajadores y la administracin de la empresa para
abordar los asuntos de Salud Ocupacional. De otro modo, el COPASO es un espacio de
coordinacin entre los empleadores, trabajadores y gobierno cuyo ambiente ha de ser de
dilogo y armona.
Se debe conformar en las instalaciones de la empresa en reunin de la cual participarn el
Representante Legal y sus trabajadores, dando cumplimiento a la Resolucin 2013 de
1986 y al Decreto 1295 de 1994 en su artculo 63 y las exigencias de la Divisin de Salud
Ocupacional del Ministerio de Trabajo.

Pgina 10 de 32

El periodo de los miembros del Comit es de dos (2) aos y el empleador est obligado a
proporcionar por lo menos cuatros horas semanales dentro de la jornada normal de
trabajo de uno de los miembros para el funcionamiento del Comit.

Pgina 11 de 32

3.2. BASES LEGALES

La Organizacin Internacional de Trabajo, OIT, recomend a los pases aplicar polticas
de concertacin, con el propsito de concientizar empleadores y trabajadores acerca de
su responsabilidad ante los riesgos laborales. La estrategia a estas recomendaciones
concluy en la conformacin de los comits de Salud Ocupacional.
Su creacin fue tambin una respuesta a otra responsabilidad; en la cual empleadores y
trabajadores impulsaran en los lugares de trabajo los programas de Salud Ocupacional en
procura de fomentar la prevencin de accidentes de trabajo y de enfermedades
profesionales. Asimismo, se pretende establecer acciones de vigilancia y control de los
riesgos a los cuales estn expuestos los trabajadores; al igual que la aplicacin de normas
legales, esto con el fin de establecer responsabilidad frente a la promocin y desarrollo del
programa de Salud Ocupacional en los lugares de trabajo; todo lo anterior encaminado a
cumplir con el objetivo de prevenir las situaciones que se puedan traducir en accidentes
de trabajo o enfermedad profesional.
En Colombia, el gobierno estableci la obligatoriedad de los comits mediante el Decreto
614 de 1984 (artculo 25), los reglament y les dio funciones mediante la Resolucin 2013
de 1986.
Ms adelante con la Resolucin 1016 de 1989, se agregaron sus funciones y empezaron a
formar parte del programa de Salud Ocupacional. Desde este momento adquirieron
obligaciones de vigilancia, promocin y capacitacin. Nuevos ajustes y cambios de
funcionamiento se introdujeron en el Decreto 1295 de 1994; su propsito fue garantizar
la efectividad en el trabajo y la coordinacin entre los empleadores y trabajadores en el
tratamiento de la Salud Ocupacional. En este momento se ampli la vigencia de este
organismo a dos aos, se defini una mayor periodicidad a las reuniones y cambi su
nombre de comit de Medicina Higiene y Seguridad Industrial a Comit de Paritario de
Salud Ocupacional (COPASO).

Pgina 12 de 32

3.3. COMPOSICIN
Dependiendo del tamao de la empresa el COPASO estar conformado de la siguiente
manera:

Nmero de Trabajadores
Empresas menores a 10 trabajadores

Empresas entre 10 y 50 trabajadores

Empresas con ms de 50 trabajadores

Conformacin del COPASO

No conformarn el comit, pero debern
elegir una persona como Viga Ocupacional
y un suplente. Estas personas sern elegidas
de mutuo acuerdo entre la gerencia y los
trabajadores
La gerencia elegir un representante y un
suplente al Comit, y los trabajadores
elegirn tambin un representante y un
suplente. As el Comit contar con cuatro
miembros
La gerencia elegir dos representantes y dos
suplentes al Comit, y los trabajadores
elegirn igual nmero de compaeros. As el
Comit contar con ocho miembros

Despus conformado el COPASO, se pasa a nombrar el Presidente y Secretario del

mismo con el objeto de mantener la coordinacin, organizacin y funcionamiento del
Comit. El presidente lo elige el Representante Legal y el secretario lo elige el comit en
votacin.

3.4. PROCESO DE CONFORMACIN

ELECCIN DE LOS MIEMBROS DEL COMIT
Segn el artculo 5o. de la Resolucin nmero 2013 de 1986, el empleador nombrar
directamente sus representantes al comit y los trabajadores elegirn los suyos mediante
votacin libre. Segn el artculo 9 el empleador nombrar al presidente del comit de los
representantes que l designa y el comit en pleno elegir al secretario entre la totalidad
de sus miembros.
Los registros de los escrutinios deben archivarse para que las entidades competentes
puedan verificarlos posteriormente.

Pgina 13 de 32

3.5. OBLIGACIONES DE LA EMPRESA Y FUNCIONES BSICAS DEL

COPASO
En los Decretos 614 de 1984 y 1295 de 1994 se habla tambin de las responsabilidades del
empleador y de los trabajadores en relacin con el COPASO.
OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR

Promover la eleccin de los representantes de los trabajadores al comit

Designar sus propios representantes

Nombrar al presidente del comit

Suministrar los medios necesarios para su funcionamiento.

Estudiar las recomendaciones emanadas del comit y determinar la adopcin de
las medidas ms convenientes; sus decisiones al respecto deben informarlas al
comit.

Autorizar el uso de por lo menos cuatro horas semanales de la jornada laboral
de cada miembro del comit para que se garantice el funcionamiento del
organismo.

Pgina 14 de 32

OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES

Elegir libremente sus representantes

Informar al comit las situaciones de riesgo laboral y sugerirles mejoras en las
condiciones de salud ocupacional en la empresa

Cumplir con las normas de medicina, higiene y seguridad industrial y con los
reglamentos e instrucciones de servicio ordenados por el empleador.

FUNCIONES DEL COMIT PARITARIO SEGN la resolucin 2013

DE 1986
La resolucin 2013 de 1986 define las siguientes funciones del comit:
a) Proponer a la administradora de la empresa o establecimiento de trabajo la adopcin
de medidas y el desarrollo de actividades que procuren y mantengan la salud en los
lugares y ambientes de trabajo
b) Proponer y participar en actividades de capacitacin en salud ocupacional dirigidas a
trabajadores, supervisores y directivos de la empresa o establecimientos de trabajo.
c) Colaborar con los funcionarios de entidades gubernamentales de salud ocupacional en
las actividades que stos adelanten en la empresa y recibir por derecho propio los
informes correspondientes.
d) Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad
industrial debe realizar la empresa de acuerdo con el Reglamento de Higiene y
Seguridad Industrial y las normas vigentes; promover su divulgacin y observancia.
e) Colaborar en el anlisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades
profesionales y proponer al empleador las medidas correctivas a que haya lugar para
evitar su ocurrencia. Evaluar los programas que se hayan realizado.
f) Visitar peridicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, mquinas,
equipos, aparatos y las operaciones realizadas por el personal de trabajadores en cada
rea o seccin de la empresa e informar al empleador sobre la existencia de factores
de riesgo y sugerir las medidas correctivas de control.
g) Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de
medicina, higiene y seguridad industrial.
h) Servir como organismo de coordinacin entre empleador y los trabajadores en la
solucin de los problemas relativos a la salud ocupacional. Tramitar los reclamos de
los trabajadores relacionados con la salud ocupacional.

Pgina 15 de 32

i) Solicitar peridicamente a la empresa informes sobre accidentalidad y enfermedades

profesionales con el objeto de dar cumplimiento a lo estipulado en la presente
resolucin.
j) Elegir al secretario del comit.
k) Mantener un archivo de las actas de cada reunin y dems actividades que se
desarrollen, el cual estar en cualquier momento a disposicin del empleador, los
trabajadores y las autoridades competentes.
l)

Las dems funciones que le sealen las normas sobre salud ocupacional.

En esta gama de funciones existen cinco especiales, en las que el comit tiene como papel
fundamental apoyar el programa de Salud Ocupacional, las cuales se amplan a
continuacin.
CAPACITACIN Y PROMOCIN:
En esta actividad se desarrolla la divulgacin del COPASO al interior de la empresa y de
todas las actividades, por otro lado se motiva a los trabajadores a participar activamente
de las actividades del programa de Salud Ocupacional.
INSPECCIONES PLANEADAS
Es la actividad central del comit, porque a travs de ella se cumple la mayora de las
funciones:

Hacer seguimiento y vigilancia de las normas y procedimiento

Mantener contacto con los puestos de trabajo y trabajadores.

Conocer nuevas inquietudes y problemas.

Participar y proponer solucin a estos.
La Inspeccin se realiza a las instalaciones locativas, mquinas, equipos, herramientas,
elementos para emergencia, brigadas, procesos industriales y operaciones. Se
recomiendan inspecciones generales en forma mensual o trimestral, segn sea el caso.
La vigilancia es una actividad propia del COPASO y se entiende como principal. Se trata de
garantizar el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional y en este sentido cumple
una funcin de apoyo pues impulsa la mayora de las condiciones de trabajo.
INVESTIGACIN DE ACCIDENTES DE TRABAJO
En la investigacin de los accidentes de trabajo el comit tiene su mayor campo de accin,
ya que sus iniciativas harn que se disminuyan los riesgos laborales, todo esto posible

Pgina 16 de 32

gracias a la experiencia y capacitacin adquirida. Con ello surgirn propuestas para

enfrentar cada situacin y sugerencias de investigacin y de anlisis general de las
condiciones de la Salud Ocupacional.
VIGILANCIA:
Esta es una actividad propia del COPASO y se entiende como principal. Se trata de vigilar
el cumplimiento del programa de Salud Ocupacional y en este sentido debe cumplir con
una funcin de apoyo, ya que impulsar la mejora de las condiciones de trabajo.
Adems, se dirigir a constatar, las condiciones de seguridad de instalaciones, mquinas,
equipos, herramientas y operaciones; tambin, la salubridad de los ambientes laborales y al
cumplimiento de las actividades relacionadas con la medicina preventiva y del trabajo. Esto
se realizar mediante visitas peridicas en las cuales se revisar el plan de accin del
Programa de salud Ocupacional de la empresa.
RELACION CON LOS TRABAJADORES:
El vnculo con los trabajadores es quizs la funcin ms importante del COPASO. Por ello
el comit debe mantener con ellos todas las formas de comunicacin posibles.
El comit es literalmente un puente entre los trabajadores, la administracin y otras
dependencias de la empresa en lo referente a Salud Ocupacional. Esta comunicacin
formal e informal, individualizada o grupal de doble va, se puede llevar a cabo a travs de
encuestas, visitas e inspecciones. Lo ideal es Dar respuesta a las necesidades sentidas por
los trabajadores.

3.6. FUNCIONES DE LOS INTEGRANTES DEL COMIT PARITARIO

DE SALUD OCUPACIONAL.
La Resolucin 2013 del 86 establece funciones principales a cada uno de los miembros del
comit, as:
FUNCIONES DEL PRESIDENTE

Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz

Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de las
reuniones

Notificar por escrito a los miembros del comit sobre convocatorias a las
reuniones por lo menos una vez al mes.

Pgina 17 de 32


Preparar los temas que van a tratarse en cada reunin.

Tramitar ante la administracin de la empresa las recomendaciones aprobadas en
el seno del comit y darle a conocer todas sus actividades.

Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los
trabajadores de la empresa acerca de las actividades del mismo
FUNCIONES DEL SECRETARIO

Verificar la asistencia de los miembros del comit a las reuniones programadas.

Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla
a la discusin y aprobacin del Comit.

Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comit y
suministrar toda la informacin que requieran el empleador y los trabajadores.
FUNCIONES DE CADA MIEMBRO DEL COPASO

Intervenir en las investigaciones e inspecciones en que se requiera su presencia.

Mantener una comunicacin constante con los trabajadores y con la
administracin de la empresa. Informarlos de las actividades del Comit.

Asistir con puntualidad a las reuniones del comit.

Participar en las deliberaciones, es decir, hacer recomendaciones, evaluar las
actas de las reuniones anteriores, informar a los dems miembros de las
inquietudes de los trabajadores.

Estar vigilante en todo lo relacionado con la salud ocupacional de la empresa.
3.7. EL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL COMO GRUPO
DE TRABAJO
El avance de un Programa de Salud Ocupacional se sustenta en una buena labor del
COPASO, de all que la planeacin, ejecucin y retroalimentacin de sus actividades
merezcan el mayor de los cuidados. Es decir, las reuniones del Comit deben tener una
excelencia a toda prueba.
En primer lugar, hablaremos de un equipo que funciona mal. Eso sucede cuando:

Hay poco compromiso de los miembros con los objetivos comunes.

Los procedimientos que se proponen para actuar se incumplen.

La actitud en los debates es belicosa y poco favorable.
Para evitar estas situaciones y poderlas superar es indispensable dar mantenimiento al
grupo de trabajo. El mantenimiento consiste en una revisin y anlisis del funcionamiento

Pgina 18 de 32

del equipo y de la labor desarrollada. As pues, un grupo maduro es fcil de reconocer,

porque los resultados saltan a la vista.
Las reuniones de Comit se harn por lo menos una vez al mes y cuando lo indique el
cronograma de salud ocupacional. Sin embargo, puede convocarse una sesin
extraordinaria en el caso de que ocurra un accidente de trabajo o cualquier otra situacin
de emergencia.
La asistencia de los miembros principales del COPASO, es indispensable. Los suplentes lo
harn en caso de ausencia de los principales y sern citados por el presidente del
organismo. Su asistencia debe ser puntual y participativa. No obstante, es importante que
con alguna frecuencia se reciba la visita de las personas especializadas en temas que
requiera profundizar el comit. El objetivo de su asistencia debe ser muy claro.
Para garantizar la efectividad de este grupo de trabajo se recomienda seguir 12 pasos en el
desarrollo de reuniones:
Antes de la reunin

Planear la reunin cuidadosamente: Quines asisten? Qu debe decirse? En qu

momento? Dnde hacerla? Hay invitados especiales?

Garantizar la informacin previa que se requiera: citaciones escritas, solicitud de

preparacin de informes, envo de material que se remite para s que analice antes
de la reunin.

Llegar temprano y arreglar el sitio de la reunin.

Al comienzo de la reunin

4
5
6

Iniciar a la hora establecida.

Expresar con claridad los objetivos.
Revisar los compromisos de la reunin anterior sobre los que se esperaba una
determinada accin.

Durante la reunin

7
8

Concentrarse colectivamente en el asunto a trata.

Empezar por hechos conocidos.

Al final de la reunin (ver anexo 3)

9 Hacer un inventario por escrito de las principales conclusiones.

10 Definir las acciones que han de realizarse: su contenido, sus encargados y el
tiempo para hacerlas.

Pgina 19 de 32

11 Evaluar en la reunin.
Despus de la reunin

12 Hacer un seguimiento a los compromisos al tiempo que se comienza a planear la

siguiente reunin sobre la base del registro de las conclusiones y el plan de trabajo.
3.8. FORMATOS DE REGISTRO Y CONFORMACIN:
Para esto ver el anexo No 3: Formatos registro y conformacin COPASO.

Pgina 20 de 32

BIBLIOGRAFIA
Aguilar B. Jairo, Administracin de la prevencin de los riesgos profesionales. Edicin.
Colombia, 1992.
Ayala C. Carlos Luis, Legislacin en salud ocupacional y Riesgos Profesionales. Ediciones
Salud Laboral, Colombia, octubre de 1999.
Burriel Lluna Germn, Sistemas de gestin de riesgos laborales e industriales. Fundacin
Mapfre, Espaa 1997.
Colmena Riesgos Profesionales, Guas Tcnicas, Procedimientos y otros documentos,
Santa Fe de Bogot, de 1996 a 1999.
Fundacin Mapfre. Curso de higiene industrial. Espaa. 1992
Fundacin Mapfre, Sistema de Gestin de Riesgos laborales e industriales, Madrid 1997.
Icontec. Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional y otros documentos
complementarios. 2004
Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo, Seguridad en el trabajo, Barcelona
1990.
Organizacin Mundial de la Salud, Salud Ocupacional para Todos, Ginebra 1995.
Sociedad de Medicina del trabajo de la Provincia de Buenos Aires, Revista 54, enero
marzo de 1994, Buenos Aires.

Pgina 21 de 32

Anexo No 1
MATRIZ LEGAL ESPECIFICA PARA POLITICA S.O, REGLAMENTO Y
COPASO
TEMA
GENERAL

NORMA

TEMA
ESPECIFICO

OBLIGACION

Programa Resolucin 1016 de 1989 de Generalidades

los Ministerios de Trabajo y
de Salud
de Salud, Art. 5
Ocupacional

Programa Decreto 614 de 1.984 28, 30

Resolucin No. 1016 de
de Salud
1.989 art. 5 y 14
Ocupacional

Programa Resolucin 1016 de 1989 de

los Ministerios del Trabajo y
de Salud
Ocupacional de Salud, Art. 4, par 2

El
programa
de
salud
ocupacional
ser
de
funcionamiento permanente y
estar constituido por un
subprograma de medicina
preventiva, subprograma de
medicina
de
trabajo,
subprograma de higiene y
seguridad
industrial
y
funcionamiento del comit
del Copaso.
Generalidades
Establecer un programa de
salud
ocupacional,
directamente o a travs de un
tercero,
sujetndose
al
cumplimiento
de
los
siguientes requisitos (D. 614
de 1984):
Coordinador de Salud El empresario o patrono
Ocupacional
designar
una
persona
encargada de dirigir y
coordinar las actividades que
requiera su ejecucin.

Pgina 22 de 32

Anexo No 2
FORMATO MODELO PARA ELABORACION DE REGLAMENTO DE
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

EMPRESA XXX
Nit. XXX
Direccion:
Telefono:
Sucursales o Agencias Si ( ) No ( )
Nombre de la A.R.P.:
Afiliacin No.:
Clase o tipo de Riesgo asignado por la
Cdigo de la Actividad Econmica:

A.R.P.:

Nota: La Clase o tipo de Riesgo y el Cdigo de la Actividad Econmica son de acuerdo con el decertom
1607.
REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL CONTENIDO EN LOS SIGUIENTES
TERMINOS:
ARTICULO 1. La empresa se compromete a dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes
tendientes a garantizar los mecanismos que aseguren una adecuada y oportuna prevencin de los accidentes
de trabajo y enfermedades profesionales de conformidad con los artculos 34, 57, 58, 108, 205, 206, 217,
220, 221, 282, 283, 348, 349, 350 y 351 del Cdigo Sustantivo del Trabajo, la Ley 9a. de 1979, Resolucin
2400 de 1979, Decreto 614 de 1984, Resolucin 2013 de 1986, Resolucin 1016 de 1989, Resolucin 6398
de 1991, Decreto 1295 de 1994 y dems normas que con tal fin se establezcan.
ARTICULO 2. La empresa se obliga a promover y garantizar la constitucin y funcionamiento del Comit
Paritario de Salud Ocupacional, de conformidad con lo establecido en el Decreto 614 de 1984, Resolucin
2013 de 1986, Resolucin 1016 de 1989 y Decreto 1295 de 1994.
ARTICULO 3. La empresa se compromete a destinar los recursos necesarios para desarrollar actividades
permanentes de conformidad con el programa de salud ocupacional, elaborado de acuerdo al Decreto 614
de 1984 y Resolucin 1016 de 1989, el cual contempla como mnimo los siguientes aspectos:
a.

Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo, Orientado a promover y mantener el ms

alto grado de bienestar fsico, mental y social de los trabajadores, en todo los oficios, prevenir cualquier
dao a su salud, ocasionado por las condiciones de trabajo, protegerlos en su empleo de los riesgos
generados por la presencia de agentes y procedimientos nocivos, colocar y mantener al trabajador en
una actividad acorde con sus aptitudes fisiolgicas y psicosociales.

b. Subprograma de Higiene y Seguridad Industrial, dirigido a establecer las mejores condiciones de

saneamiento bsico industrial y a crear los procedimientos que conlleven a eliminar o controlar los
factores de riesgos que se originen en los lugares de trabajo o que puedan ser causa de enfermedad,
disconfort o accidente.

Pgina 23 de 32

ARTICULO 4. Los riesgos existentes en la empresa, estn constituidos principalmente por:

Colocar los riesgos existentes, segn clasificacin de riesgos que maneje la empresa
PARAGRAFO: A efecto que los riesgos contemplados en el presente Artculo, no se traduzcan en
accidente de trabajo o en enfermedad profesional, la empresa ejerce su control en la fuente, en el medio
transmisor o en el trabajador, de conformidad con lo estipulado en el programa de salud ocupacional de la
empresa, el cual se da a conocer a todos los trabajadores al servicio de ella.

ARTICULO 5. La empresa y sus trabajadores darn estricto cumplimiento a las disposiciones legales, as
como a las normas tcnicas e internas que se adopten para lograr la implantacin de las actividades de
medicina preventiva del trabajo, higiene y seguridad industrial, que sean concordantes con el presente
Reglamento y con el programa de salud ocupacional de la empresa.
ARTICULO 6. La empresa ha implantado un proceso de induccin del trabajador a las actividades que
debe desempear, capacitndolo respecto a las medidas de prevencin y seguridad que exija el medio
ambiente laboral y el trabajo especfico que vaya a realizar.
ARTICULO 7. Este reglamento permanecer exhibido en por lo menos dos lugares visibles de los locales
de trabajo, junto con el Auto Aprobatorio, cuyos contenidos se dan a conocer a todos los trabajadores en
el momento de su ingreso.

ARTICULO 8. El presente reglamento tendr vigencia a partir de la aprobacin impartida por el

Ministerio de Proteccin Social y durante el tiempo que la empresa conserve sin cambios sustanciales, las
condiciones existentes en el momento de su aprobacin, tales como actividad econmica, mtodos de
produccin, instalaciones locativas o cuando se dicten disposiciones gubernamentales que modifiquen las
normas del Reglamento o que limiten su vigencia.

xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Representante Legal

Pgina 24 de 32

Anexo No 3
FORMATOS DE COPASO
ACTA DE ESCRUTINIO Y VOTACION
COMITE PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
NOMBRE EMPRESA (adaptar)
FECHA: de

de 200

LUGAR:
HORA:

Siendo las

del da

de

de 200

en las

se llev

a cabo el conteo y escrutinio de los votos para la eleccin de los representantes por los
trabajadores para el Comit Paritario de Salud Ocupacional de la entidad, en presencia de
un comit veedor conformado por:

NOMBRE

AREA

Una vez revisado cada uno de los Votos se llevo a cabo el escrutinio y conteo obteniendo
los siguientes resultados:

NOMBRE

NUMERO DE VOTOS

Pgina 25 de 32

En constancia y de acuerdo a lo establecido en la reglamentacin publicada para los casos

de empate en el nmero de votos se procedi a realizar el correspondiente sorteo para la
ocupacin de las diferentes posiciones dentro del comit.

Los resultados definitivos son los siguientes:

PRINCIPALES

SUPLENTES

As mismo se estableci que en caso de dimisin, no aceptacin o retiro de alguno de los

miembros, los siguientes en orden de votacin ocuparn los lugares as:

Si el retiro es alguno de los principales lo reemplazar el suplente y en su lugar suplente y

en su lugar se nombrar el siguiente candidato en votacin.
Si es suplente el retirado, automticamente lo sustituir el siguiente en turno en la lista de
votacin (mayor en nmero de votos).

Consideramos importante mencionar nuevamente la conformacin del comit por la

empresa.
PRINCIPALES

SUPLENTES

Por ltimo se acord publicar los resultados en un informe interno para todo el personal
en el que se resalte el buen nimo y la acogida que tuvo el evento y su realizacin con el
apoyo de COLMENA riesgos profesionales, as mismo el inters por la inscripcin de los
candidatos.
_________________________________
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Gerente

Pgina 26 de 32

ACTA DE CONSTITUCIN
El da ___________ del mes _________ del ao _______ en las instalaciones de la empresa se reuni el
Representante Legal y sus trabajadores para conformar el Comit Paritario de Salud Ocupacional, dando
cumplimiento a la Resolucin 2013 de 1986 y al Decreto 1295 de 1994 en su artculo 63 y a las exigencias
de la divisin de salud ocupacional del Ministerio de Trabajo, as como lo dispuesto en el Programa de Salud
Ocupacional. El perodo de los miembros del comit es de dos (2) aos y el Empleador est obligado a
proporcionar por lo menos cuatro horas semanales dentro de la jornada normal de trabajo de cada uno de
sus miembros para el funcionamiento del Comit.

El Representante Legal de la Empresa el Seor _______________________ nombr a las siguientes

personas:

POR PARTE DE LA EMPRESA

PRINCIPAL

No

de

C.C.

SUPLENTE

No

de

C.C.

No

de

C.C.

POR PARTE DE LOS TRABAJADORES

PRINCIPAL

No

de

C.C.

SUPLENTE

Estos ltimos nombrados por votacin en Asamblea General de Trabajadores.

Integrado el comit se procedi de acuerdo a la Resolucin 2013 de 1986 a nombrar el Presidente y
Secretario del mismo, con el objeto de mantener la coordinacin y funcionamiento del Comit.
El Representante Legal de la empresa designa a __________________________________ Presidente
del comit, y por votacin de los miembros del Comit se nombr a __________
___________________________________________ Secretario del mismo.

_______________________
Presidente

_______________________
Secretario

Pgina 27 de 32

FORMATO RADICACION COMIT PARITARIO

(CIUDAD, DA, MES, AO)

Seores
MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL
Ciudad
REF:

INSCRIPCIN COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL.

Con el presente estamos enviando la documentacin correspondiente para la inscripcin

del COPASO, para su estudio y aprobacin.

ANEXAMOS:

1.

Original y copia Formato de Radicacin Comit Paritario.

2. Original y copia de Acta de Constitucin Comit Paritario.

3. Original y copia de Acta de Escrutinio y Votacin Comit Paritario.
4. Original y 2 copias formato Copaso.

Atento a sus novedades.

__________________________
REPRESENTANTE LEGAL
C.C.

Pgina 28 de 32

FORMATO DE INSCRIPCION DEl COPASO

MINISTERIO DE LA PROTECCIN SOCIAL

DIRECCIN GENERAL DE RIESGOS PROFESIONALES

FORMATO DE INSCRIPCIN DE COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL O
VIGA

ESPACIO RESERVADO PARA EL MINISTERIO

CDIGO REGIONAL [0] [5]
FECHA -----DIA

------MES

DEPENDENCIA: GRUPO TRABAJO, EMPLEO Y S.S.

------AO

NMERO DE INSCRIPCIN __________________

VIGA OCUPACIONAL

COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

I. IDENTIFICACIN DE LA EMPRESA

NOMBRE O RAZN SOCIAL ________________________________________________

NIT o C.C. ________________________
CDIGO ACTIVIDAD______________
DIRECCIN __________________________________ TELEFONO ______________
NUMERO DE CENTROS REPRESENTADOS
______________
DEPARTAMENTO _____________________
MUNICIPIO __________________
A.R.P. A LA QUE EST AFILIADA: _____________________________________
PLANTA DE PERSONAL
HOMBRES
ADMINISTRATIVA
OPERATIVA
MENORES DE EDAD
TOTAL

_______
_______
_______
_______

MUJERES
_______
_______
_______
_______

SUBTOTAL
_______
_______
_______
_______

Pgina 29 de 32

REPRESENTANTES DEL VIGA OCUPACIONAL

(SOLO PARA EMPRESAS DE MENOS DE 10 TRABAJADORES)
PRINCIPAL
NOMBRE______________________________________________________________
C.C.
______________________________________________________________
FIRMA ______________________________________________________________

SUPLENTE
NOMBRE______________________________________________________________
C.C.
______________________________________________________________
FIRMA ______________________________________________________________
FECHA DE ELECCIN

-----DIA

------MES

------AO

NOTA: Este registro es vlido por DOS AOS y debe diligenciarse a ms tardar a los ocho
das de elegido el viga, anexar original y copia del Acta de eleccin.
II.
REPRESENTANTES AL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL
____________________________________________________________________
POR LA EMPRESA
PRINCIPALES

SUPLENTES

NOMBRE _________________________
C.C
_________________________
FIRMA
_________________________

NOMBRE ______________________
C.C.
______________________
FIRMA
_____________________

NOMBRE _________________________
C.C.
_________________________
FIRMA
_________________________

NOMBRE ______________________
C.C.
______________________
FIRMA
_____________________

NOMBRE _________________________
C.C
_________________________
FIRMA
_________________________

NOMBRE ______________________
C.C.
______________________
FIRMA
_____________________

Pgina 30 de 32

POR LOS TRABAJADORES

PRINCIPALES

SUPLENTES

NOMBRE _________________________
C.C.
_________________________
FIRMA
_________________________

NOMBRE ______________________
C.C.
______________________
FIRMA
_____________________

NOMBRE _________________________
C.C.
_________________________
FIRMA
_________________________

NOMBRE ______________________
C.C.
______________________
FIRMA
_____________________

NOMBRE _________________________
C.C
_________________________
FIRMA
_________________________

NOMBRE ______________________
C.C.
______________________
FIRMA
_____________________

________________________________________________________________________
FECHA DE CONSTITUCIN
PRESIDENTE

_____
______ ______
DIA
MES
AO
_______________________________________________________

SECRETARIO

_______________________________________________________

NOTA: Este registro es vlido por DOS AOS y debe diligenciarse a ms tardar a los ocho das de
constituido el Comit, anexar original y copia del Acta de eleccin.

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

RESOLUCIN NMERO: __________________________________________________
RESPONSABLE DE LA INSCRIPCIN

_____________________________
Auxiliar Administrativo
Ministerio de la Proteccin Social

Pgina 31 de 32

MODELO DE ACTA DE REUNION DEL COMITE

NOMBRE DE LA EMPRESA

ACTA DE REUNION No. ##

MIEMBROS AL COMITE DE SALUD OCUPACIONAL DE LA EMPRESA XXXX
CITACION REALIZADA EL DIA ## DE ####
ASISTENTES:

xxxx, xxxxx, xxx COMO REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES

xxx, xxx, xxx COMO REPRESENTANTES DE LOS EMPLEADORES

X, XXX, XXX, COMO INVITADOS ESPECIALES
TEMARIO DEL DIA:
1. VVVV
2. VVVV
3. VVVV
LAS CONCLUSIONES FUERON LOS SIGUIENTES:
1.
2.
3.
LOS COMPROMISOS:
NOMBRE

COMPROMISO

FECHA

OPINION DE LOS ASISTENTES SOBRE LA REUNION (EVALUACION):

FECHA DE LA PROXIMA REUNION:

FIRMA DE LOS ASISTENTES

Pgina 32 de 32