ASSOCIAO DA FACULDADE DE RIBEIRO PRETO

BACHAREL EM ENGENHARIA DE PRODUO

AUTOMAO DE ESCRITRIOS

Camila Ribeiro Felix Gomes

Natalia Beatriz Duarte
Rafael F. da Mata
Thamires Laylla S. Paula

Ribeiro Preto
Outubro / 2013

CAMILA R. FELIX GOMES

NATALIA BEATRIZ DUARTE
RAFAEL F. DA MATA
THAMIRES LAYLLA S. PAULA

AUTOMAO DE ESCRITRIOS

Ribeiro Preto
Outubro / 2013

INTRODUO

A Automao de Escritrio (AE) tem por finalidade aumentar a produtividade pessoal

dos trabalhadores que manipulam as informaes de um escritrio. Ex.: BrOffice (hoje
LibreOffice), Microsoft Office, etc.
O Sistema de Automao de Escritrio (SAEs) ajudam as atividades de escritrio, tais
como preparao e comunicao da correspondncia. Exemplos:

Editores de texto

Sistema de correio eletrnico

Grupos de Notcias

Mquinas de Fax

Correio de voz

Sistemas multimdia

Sistemas de Informao Distribudos

Videoconferncia

Tendncia: SAEs integrados => Internet. Compartilhamento de informaes.

Obstculos difuso dos SAEs: dificuldade de integrar componentes (diferentes
padres). Custo de armazenar informaes no usuais (imagens, som, vdeos).

A necessidade do nvel de conhecimento da empresa suprida pelos sistemas de

trabalho do conhecimento e de automao de escritrio. A definio que se aplica ao SAE
descrita da seguinte forma: "... toda e qualquer tecnologia de informao que possui como
objetivo principal aumentar a produtividade pessoal dos trabalhadores que manipulam as
informaes manipulam as informaes de escritrio".
Os sistemas de automao de escritrio so aplicaes de informtica projetadas para
aumentar a produtividade dos trabalhadores de dados, dando suporte coordenao e s
atividades de comunicao de um escritrio tpico.
Portanto, os sistemas de trabalho do conhecimento exigem uma viso ampla das
pessoas, pois alm de saber usar os aplicativos dos escritrios, essas pessoas precisam saber
utilizar o que o aplicativo oferece para criar informaes novas.

DEFINIO

Automao de escritrio (AE) um conceito que envolve o uso de equipamentos de

informtica e softwares para criar, coletar, armazenar, manipular e retransmitir digitalmente
informaes necessrias para a realizao de tarefas e cumprimento de objetivos em um
escritrio (local de trabalho).

A AUTOMAO DE ESCRITRIO AJUDA A OTIMIZAR E AUTOMATIZAR

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS EXISTENTES.

DESDOBRAMENTO DA DEFINIO DE AE

As quatro funes que integram um sistema de AE so:

1.

2.

3.

4.

Gerncia de Atividades Bsicas:

a.

Agenda Eletrnica;

b.

Lembrete Eletrnico;

c.

Gerncia de Recursos (salas de reunies, equipamentos, etc.);

d.

Caixa de Entrada.

Preparao de Arquivos e Recuperao de Documentos:

a.

Processamento de Texto;

b.

Arquivamento / Recuperao de Documentos;

c.

Pesquisa de Documentos.

Apoio a Deciso:
a.

Computao Pessoal;

b.

Anlise de Dados;

c.

Elaborao de Grficos;

d.

Consulta de Banco de Dados.

Comunicao:
a.

Correio Eletrnico;

b.

Correio de Voz;

c.

Teleconferncia;

d.

Videoconferncia.

CORREIO ELETRNICO

O correio eletrnico anterior ao surgimento da Internet. Os sistemas de e-mail foram

uma ferramenta crucial para a criao da rede internacional de computadores.
O primeiro sistema de troca de mensagens entre computadores que se tem notcia foi criado
em 1965, e possibilitava a comunicao entre os mltiplos usurios de um computador do tipo
mainframe. Apesar de a histria ser um tanto obscura, acredita-se que os primeiros sistemas
criados com tal funcionalidade foram o Q32 da SDC e o CTSS do MIT.
O Instituto de Tecnologia de Massachusetts (em ingls, Massachusetts Institute of
Technology, MIT) um centro universitrio de educao e pesquisa privado localizado em
Cambridge, Massachusetts, nos EUA.
O MIT um dos lderes mundiais em cincia e tecnologia, bem como outros campos,
como administrao, economia, lingustica, cincia poltica e filosofia.
O sistema eletrnico de mensagens transformou-se rapidamente em um "e-Mail em
rede", permitindo que usurios situados em diferentes computadores trocassem mensagens.

Criao de mensagens: entrada, edio (com o auxilio do processador de texto) e

transmisso;

Armazenamento de mensagens;

Recuperao de mensagens: leitura e destino;

A sincronia com que se realiza o processo de envio-recebimento de mensagens;

A grande flexibilidade de distribuio e propagao, de mensagens para diversos

destinatrios;

Acesso atravs de vrias chaves e restrito a indivduos credenciados.

PROCESSAMENTO DE TEXTO

O tratamento e manipulao de texto sofreram uma evoluo desde a utilizao de

mquinas de escrever manuais at a utilizao de processadores com uso de vdeos.
O processamento de texto abrange 3 grandes etapas:

A produo criao de documentos

Cuja implementao poder ser efetuada em microcomputadores isolados ou em

sistemas, em tempo compartilhado, de computadores de grande porte. A criao do
documento poder ser auxiliada por dispositivos especiais de ditado, leitura de caracteres
ticos ou processamento de voz.

Reproduo de documentos

Atravs de impressoras com caracteres especiais e sistemas de impresso que podem

variar dos mais simples queles mais sofisticados. Aqui podem ser includos sistemas de
reproduo microgrfica, sistemas baseados em fotocomposio e etc.

Distribuio

Atualmente esto surgindo dispositivos ou caractersticas adicionais nos sistemas de

processamento de textos, tais como: integrao entre texto, grfico e voz, janelas (Windows),
mouse, e etc. Mostrando uma tendncia cada vez maior quanto facilidade de uso e
disseminao da informao.

AGENDAS E LEMBRETES

As agendas definem segmentos de tempo para atividades a serem realizadas em

determinado dia.
Os lembretes fornecem aviso sobre tarefas dirias que no necessitam de definio de
um tempo especfico.

As vantagens principais da agenda eletrnica seriam: rapidez na programao de

reunies, uso mais eficiente do tempo do pessoal de apoio, facilidades no cancelamento e
adiantamento de reunies, alarmes para eventos prximos, integrao com Correio Eletrnico
para gerar mensagens de confirmao.

PROCESSAMENTO DE GRFICOS

H no muito tempo atrs, os sistemas forneciam apoio elaborao de grficos eram

complexos e no muito fceis de serem usados.
Nos sistemas atuais, que podem ser implantados isoladamente atravs de
microcomputadores , ou baseados em um computador central, ao qual esto ligados diversos
terminais grficos atravs de um sistema em tempo compartilhado.
O usurio pode escolher o tipo de grfico, as cores e as vrias opes de sada (tais
como: tipo de letras, tamanho da fonte e etc.). Aps o fornecimento destes dados o sistema
cria o grfico sem interveno do usurio.

TELECONFERNCIA / VDEOCONFERNCIA

O objetivo bsico da teleconferncia o resolver a questo de reunir vrias pessoas, de

diversos locais e at pases, e um mesmo local para uma reunio pr-programada.
No mundo cada vez mais globalizado, comum encontrar empresas que possuam
algum tipo de teleconferncia (udio, udio-grfica, por computador, videoconferncia).
Evidentemente deve-se ressaltar que nem todas as reunies face-a-face podem ser
substitudas adequadamente por vdeo ou udio conferncia. Como exemplos, podemos
mencionar: primeiro encontro entre pessoas, processos de negociao e etc.

CONCLUSO

A AE utiliza recursos da tecnologia nas tarefas dirias do escritrio para aumentar a

produtividade de seus funcionrios, organizar as tarefas, documentos e processos e facilitar a
comunicao.

REFENCIAS

YIMG,

disponvel

em:

http://xa.yimg.com/kq/groups/22758048/1333511481/name/Material+1++AUTOMA%C3%87%C3%83O++DE++ESCRIT%C3%93RIO+William.ppt, acessado em
04/10/2013;

SISTEMAS

DE

GERENCIAMENTO,

disponvel

em:

http://sistemasdegerenciamento.blogspot.com.br/p/sistemas-de-automacao-de-escritoriosae.html, acessado em 04/10/2013;

ADDOWIROLE, disponvel em: http://addowirole.blogspot.com.br/p/sistema-deautomacao-de-escritorio-sae.html, acessado em 04/10/2013;

UFPE,

disponvel

em:

http://www.cin.ufpe.br/~gcb/administracao/automacao%20de%20escritorio.pdf, acessado em
13/10/2013;

SISTEMAS

DE

INFORMAO,

disponvel

http://logisticadesistemasscm.blogspot.com.br/p/sistemas-de-automacao-de-escritoriosae.html, acessado em 13/10/2013.

em: