El Registro de Asociaciones de Canarias

te informa decmohabilitar
loslibrosdelaasociacin
www.gobcan.es/cpji/ripc/asociaciones
Versin de julio de 2013

Cuestiones Generales
Qulibrosdebenllevarlasasociaciones?

Almenos,obligatoriamente,unlibrodesocios,deactasdesus
rganoscolegiadosylacontabilidad.

EnquconsisteelLibrodeSocios?

Toda asociacin debe gestionar un libro de socios o asociados

donde al menos figuren sus nombres y apellidos, su nmero de
identidad oficial, o si se trata de una entidad jurdica, su
razn social y su cdigo de identificacin fiscal (CIF), as
como debern hacerse constar sus domicilios a efectos de
notificacin,elnmeroasignadodesocioylasfechasdealtay
debajaenlaasociacin.
QueselLibrodeActas?

Todaasociacindebegestionarunlibrodeactasporcadargano
colegiado,esdecir,unlibrodeactasparalaAsamblea,entodo
caso, y un libro de actas por cada otro rgano colegiado como
puedasersu rganode representacin (junta directiva)u otros
rganoscomplementariosquepreveansusEstatutos.

En dichos Libros se extendern las actas de cada una de las

sesionesquecelebrenlosrganoscolegiadosdelaasociacin.
Qu significa que los Libros de la Asociacin deban
habilitarse?
Los libros contables, de socios y de actas de la asociacin
debenhabilitarseporpartedelRegistrodeAsociaciones.

La habilitacin consiste en estampar un sello oficial de

apertura del libro al inicio del mismo donde se hacen constar

ciertosdatoscomolafechadeaperturayelnmerodehojasque
lointegra.

Adems, el sello de apertura es el acto administrativo que

confirma que el libro rene los requisitos formales exigidos
paracadaunodeellosporlanormativavigente.

Apartedelsellodeaperturaqueseestampaaliniciodellibro,
cadahojaestarigualmenteestampadaconsellooficial
Cundodebenhabilitarseloslibrosdelasasociaciones?

Los primeros libros de las asociaciones, es decir, los que se

abren al tiempo de constituirse la asociacin deben ser
habilitadosdeinmediatoantesdesuutilizacin.

Una vez agotadas las hojas de un libro, el Reglamento de

Asociaciones permite dos opciones. O bien se solicita la
habilitacindeunnuevolibroantesdesuutilizacinobiense
presenta una vez utilizado hasta su ltima hoja para su
habilitacin.
Cmo deben ser los libros de las asociaciones para que puedan
serhabilitados?

Loslibrospuedenpresentarseantesdesuutilizacinobienuna
vezquehansidototalmenteutilizados.

Los libros que se presenten antes de su utilizacin pueden ser

encuadernadosobienenhojasmvilesofoliosenblancosiempre
queestndebidamentenumerados.

Porelcontrario,siloslibrossepresentanunavezutilizados,
debernpresentarseencuadernados.

Nada impide que los libros de las asociaciones se lleven en

soporte informtico, siempre y cuando se presenten impresos al
RegistrodeAsociacionesparasuhabilitacin.
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Cuntotiempodebenconservarseloslibros?
Los libros contables deben conservarse cuatro aos a partir de
lafechadelltimoasientocontablerealizado.
Los Libros de Socios y de Actas deben conservarse de forma
permanentehastaladisolucindelaasociacin

Existealgnrequisitoprevioparapoderhabilitarloslibros?
S. La habilitacin de libros slo podr llevarse a cabo
respecto de aquellas asociaciones que estn previamente
inscritas en este Registro y cuenten adems con la junta
directivadebidamenteregistrada.

Procedimientos para habilitar los libros en el Registro de

Asociaciones de Canarias
PASO1.INICIODELPROCEDIMIENTO

Elprocedimientoseiniciamedianteunasolicitud.

[MODELODESOLICITUD]

Ustedpuedepresentarsusolicitudsinlaobligacindeseguirningnmodelo.Sinembargoafindefacilitarlelalabor,y
quecumplacontodoslosrequisitosexigibles,evitandoconellotenerquesubsanarlasolicitudyretrasandoconelloel
procedimientoserecomiendautiliceelmodelooficial

[MODELOOFICIALDESOLICITUD]

El modelo oficial puede descargarlo de la pgina WEB del Registro de Asociaciones de Canarias:
www.gobcan.es/cpji/ripc/asociaciones

EnelapartadoProcedimientosdelRegistrodeAsociacionesseleccioneelenlaceHabilitacindeLibrosdeAsociaciones
AS600.EnlapestaaTramitacinencontrarelmodelodesolicitud.
[DOCUMENTOSQUEHAYQUEADJUNTARALASOLICITUD]

Alasolicituddebeadjuntarloslibroscuyahabilitacinsolicita.

[MODELOSOFICIALESDELIBROS]

EnlapginaWEBdelRegistrodeAsociacioneswww.gobcan.es/cpji/ripc/asociacionesenelapartadoDocumentosdeInters
haydisponiblestresmodelosdelibrosAS601Actas,AS602SociosyAS603Contable.

En el caso de que usted opte por emplear estos libros, debe consultar la Gua de Utilizacin que est disponible en el
apartadoFolletosInformativos.

[PAGODETASAS]

Conformealodispuestoenlosartculos38ysiguientesdelDecretoLegislativo1/1994,de29dejulio,detasasyprecios
pblicosdeCanarias,lahabilitacindelibrosnotieneestablecidoelpagodetasas.

[IDENTIDADDELSOLICITANTE]

Debeacompaaralasolicituddocumentooficialdeidentidaddelsolicitante.

No obstante, el solicitante no est obligado a presentar copia de su documento oficial de identidad si en la solicitud
autorizaalRegistrodeAsociacionesaconsultarsusdatosoficialesenelSistemaNacionaldeidentidades.
PASO2.PRESENTACINDELASOLICITUD.

[LUGARDONDEPRESENTARLASOLICITUD]

UsteddeberpresentarlasolicitudencualquierregistrodelGobiernodeCanarias,delaAdministracinGeneral
delEstado,delosCabildosInsularesydelosAyuntamientos,sibienqueenesteltimocasodeberconsultarsi
tienesuscritoelcorrespondienteconvenioquelepermitapresentarloendependenciasmunicipales.

TambinpodrhacerloatravsdelosserviciospostalesdeCorreos.

[DONDEDIRIGIRLASOLICITUD]

Dirija su solicitud al Registro de Asociaciones de Canarias que depende de la Direccin General de Relaciones
Institucionales,ParticipacinCiudadanayJuventuddelGobiernodeCanarias.

Alfinaldeestedocumentotienelasdireccionesdecontacto.

PASO3.TRAMITACINDELPROCEDIMIENTO

[MOMENTODEINICIODELATRAMITACIN]

Cuando la solicitud tenga entrada en el Registro de la Direccin General de Relaciones Institucionales, Participacin
CiudadanayJuventuddelGobiernodeCanariasseiniciarelprocedimientoadministrativodeinscripcin.

Portantonoseiniciacuandoustedpresentalasolicitud,sinocuandostallegaalRegistrodeAsociacionesdeCanarias.

[VERIFICACINDEQUEESTCORRECTALASOLICITUD]

Una vez que se reciba la solicitud en el Registro de Asociaciones se comprobar si cumple con los requisitos legales
exigibles.

Si existen defectos formales (por ejemplo falta documentacin) o el Registro de Asociaciones de Canarias no es el rgano
competente para su tramitacin, usted recibir el correspondiente comunicado en el que se le conceder un plazo
generalmentedediezdashbilesparasubsanaroalegarloqueproceda.

Es importante que lea el ltimo apartado de este Folleto relativo a los errores que ms frecuentemente contienen las
solicitudesdehabilitacindelibros.Enlamedidaquesecumplimentencorrectamentelassolicitudeselprocedimientoes
msgilyrpido.

RecuerdequesloesposiblehabilitarloslibrosdeaquellasasociacionesqueestndebidamenteinscritasenesteRegistro
ascomosujuntadirectivavigentetambinestregistrada.

Sirecibeunrequerimientodesubsanacin,ynocomprendeexactamenteloqueseestpidiendo,ustedpodrsolicitarcita
previa en el Registro de Asociaciones de Canarias a travs del Telfono de Informacin del Gobierno de Canarias 012
debiendo para ello facilitar su nmero de documento de identidad oficial y el nmero de expediente que figurar en el
encabezadodelcomunicadoquereciba.

En caso de residir en una isla no capitalina, y no poder desplazarse hasta la sede del Registro de Asociaciones podr
dirigir un correo electrnico a la direccin entidadesjuridicas.cpji@gobiernodecanarias.org indicando claramente su
consultayfacilitandosunmerodedocumentodeidentidadoficialyelnmerodeexpedientequefigurarenelencabezado
delcomunicadoquereciba.
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Una vez que se haya subsanado la solicitud, el Registro de Asociaciones valorar la documentacin presentada. Si sta es
suficienteycorrecta,sellevaracabolainscripcin.

Encasocontrario,esdecir,sinoserenenlosrequisitosparaprocederalainscripcin,sedartrmitedeaudienciaa
laasociacinparaquealeguenloqueestimenprocedentes.

Una vez efectuadas las alegaciones, o en su caso vencido el plazo para ello sin que se hayan efectuado alegaciones, se
resolverelprocedimiento,yaseaensentidofavorableono.

PASO4.TERMINACINDELPROCEDIMIENTO.

[PLAZOPARARESOLVER]

El procedimiento debe resolverse en el plazo mximo de tres meses. No obstante hay trmites, como por ejemplo, la
subsanacindeunasolicituddefectuosa,queparalizanelplazohastaquesecumplimenteesetrmite,loquehabrdetener
encuentaalosefectosdedeterminarelplazodefinalizacin.

SiendichoplazoustedrecibeunaResolucindenegandolahabilitacinpormotivoslegales,ustedpodrrecurrirlaenla
forma,plazoyanteelrganoqueseleinformarenesaResolucin.

SiporelcontrarioustednorecibeningunaResolucin,transcurridoelplazomximo,podrentenderquesehaefectuadola
habilitacin.

[HABILITACIN]

Apartirdeeseplazodetresmeses,ustedpodrsolicitarlaretiradadeloslibrosdiligenciados.

No obstante, si en el modelo normalizado de solicitud, o en su propia instancia, usted indica una direccin de correo
electrnico, le ser comunicada a travs de este medio que la habilitacin se ha efectuado para que si lo desea pueda
solicitarretirarlosEstatutos.


[RECOGIDADELOSLIBROSHABILITADOS]

Unavezqueustedtengaconstanciadelahabilitacin,deberactuardelasiguienteforma:

A) Si usted vive en una isla no capitalina, deber dirigirse a la Oficina de Atencin al Ciudadano del Cabildo Insular
correspondientedondesehabrnenviadoloslibroshabilitados.ConsulteenlapginaWEBwww.gobcan.es/siac/ladireccin,
telfonosyhorariosdetalesoficinas.

B)Siustedviveenunaislacapitalina,debersolicitarcitapreviaenelRegistrodeAsociacionesdeCanariasatravs
delTelfonodeInformacindelGobiernodeCanarias012debiendoparaellofacilitarsunmerodedocumentodeidentidad
oficialyelnmerodeexpediente,indicandoelmotivodelacitaprevia:RecogidadeLibrosHabilitados.

[PLAZODERECOGIDA]

Laasociacindisponedetresmesesdesdequesehabiliteloslibrosparasuretirada.Encasodenoretirarloslibros,se
entender,previaResolucin,querenunciaasuderecho,procedindosealarchivodelasactuaciones.

Errores ms comunes en las solicitudes

de habilitacin de libros

Habilitacin
Delibros

No consta inscrita previamente el rgano de representacin vigente de la asociacin por lo que no hay persona
legitimadapararepresentaralaasociacin.
Lapersonasolicitantedelahabilitacinnoformapartedelrganoderepresentacinynoaportaautorizacinalguna
parasolicitarlahabilitacindeloslibros.
Los libros se presentan parcialmente utilizados por lo que no estn cerrados, es decir, utilizados hasta su ltimo
folio,yportantonopuedenhabilitarse.
En ocasiones se solicita la habilitacin de libros que han sido recientemente habilitados por lo que se requiere la
justificacindelasolicitud.
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Direccin General de Relaciones Institucionales,

Participacin Ciudadana yJuventud
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38071SantaCruzdeTenerife
Telfono922475000//922473200
Fax922475087

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Fax928455887