Mdulo: 3

TEXTO: Escuela Interamericana de Adm. Pb.

AUTOR: Getulio Vargas
1.1. Planificacin: Es un medio que se propone la distribucin de los recursos
disponibles y su utilizacin de manera progresiva y organizada, con sujecin a una lnea
de accin determinada para alcanzar un objetivo dado. El objetivo escogido debe ser
objeto de anlisis y comparacin con otros objetivos, y se le debe asignar una prioridad
con relacin a los intereses de desarrollo y bienestar de la colectividad involucrada.
La metodologa utilizada permanece prcticamente igual en todos los niveles de la
planificacin.
Para que la planificacin se produzca en su plenitud debe ser global, es decir, abarcar el
mayor nmero posible de variables; debe prever y definir las relaciones y la
interdependencia entre sus variables; debe proporcionar informaciones para una
ejecucin contnua y armoniosa. Debe ser flexible; debe presentar una secuencia lgica.
1.2. Proceso de planificacin: Consiste en una secuencia determinada de actividades
que conducen a la previsin de las acciones que deberan ejecutarse en un perodo
futuro. Es bsicamente una actividad mental que envuelve los siguientes elementos:
A_ El agente de la planificacin, representado por los individuos o grupos encargados
de realizar el proceso en todas sus etapas.
B_ El receptor , que es el objeto de la planificacin, o sea aquel que se pretende llevar
a la situacin deseada.
C_ La previsin, que es el elemento sobre el cual se fundamenta todo el proceso de la
planificacin y en cuya rbita actan los dems. Busca principalmente anticipar el
comportamiento de las variables que se encuentran fuera del control humano, de modo
que se puedan crear medios de adaptacin a sus efectos o dar soluciones de emergencia.
Asimismo, busca anticipar el comportamiento de las variables susceptibles de control, a

fin de determinar parmetros que permitan evaluar , en cada momento el desempeo del
sistema.
D_ La informacin disponible que dependiendo de su calidad, de su cantidad y del
horizonte de tiempo sobre el cual se extiende, determina el mayor o menor poder de
accin del agente sobre las variables
E_ Los objetivos, puntos de referencia durante el desarrollo del proceso. Todas las
acciones deben estar relacionadas con los objetivos.
F_ Los medios representados por los recursos fsicos, humanos y financieros
disponibles, y cuya combinacin debe conducir al resultado deseado.
G_ Los plazos, que definen el perodo dentro del cual debern alcanzarse los objetivos.
H_ La coordinacin, cuyo propsito es la concatenacin de las acciones, teniendo en
cuenta la conexin entre ellas, las prioridades y los requisitos de cada una de las mismas
en lo que se refiere a la absorcin de recursos fsicos financieros y humanos. El grado
de coordinacin demuestra la calidad de la planificacin.
I_ la eficiencia, que al igual que los objetivos debe estar presente en todas las etapas,
constituye uno de los criterios permanentes para la evaluacin de las ventajas y
desventajas de cada accin que ha de prescribirse.
J_ La decisin , que corresponde a la formalizacin de la accin que ha de
desencadenarse en cada etapa del proceso continuo que deber llevar a la consecucin
del objetivo deseado. Para que haya planificacin es necesaria la existencia de una
decisin y ms an que esa decisin se refiera a un suceso futuro.
1.3. Clasificaciones de la planificacin:
A_ En cuanto al objeto de la planificacin. Se refiere al objeto al que se pretende
aplicar el proceso. Puede tratarse de un campo del conocimiento, de un sector de la
economa o de un sector de la sociedad.
B_ En cuanto al nivel o espacio en que se realiza una planificacin. Por ejemplo la
planificacin de la economa puede realizarse en diversos niveles: nacional, regional,
estatal, municipal y empresarial.
C_ En cuanto al horizonte de tiempo de la planificacin. Es decir, al tiempo durante
el cual se pretende ejercitar la accin determinada por el proceso de la planificacin. Es
prctica generalizada caracterizar la planificacin como un proceso a corto, mediano o
largo plazo, dependiendo del tiempo en que el agente se propone alcanzar efectivamente
los objetivos formulados.

Este tiempo vara segn el nivel en que se realiza la planificacin.

En la medida que la planificacin ampla su mbito, se torna cada vez ms difcil prever
las condiciones futuras.
A medida que pasa el tiempo el resultado se somete a prueba.
1.4. El proceso de planificacin:
A_ La secuencia de actividades.
Para ella la metodologa aplicada es siempre la misma. El primer paso(ver figura 1 pg
39) es el diagnstico, esto es, una encuesta de la situacin actual de aquello que se
pretende modificar. La planificacin tiene siempre en cuenta un conjunto de acciones
con las cuales pretende llevar al receptor de esas acciones de un estado actual a un
estado deseado. Es necesario que se conozca bien el estado actual para recomendar las
acciones adecuadas.. Esto se realiza a travs del diagnstico, que se basa en datos ya
existentes, encuestas, investigaciones, etc. Una vez obtenido el cuadro de la situacin
actual, podemos identificar la distancia que nos separa de la situacin deseada, as como
las restricciones(de carcter social, poltico, econmico, etc) que deben tenerse en
cuenta en el proceso de planificacin. Este conocimiento nos conduce a una
formulacin concreta de la situacin deseada, a travs de una comparacin entre la
situacin que sera idealmente deseable y la situacin que puede alcanzarse en la
prctica. Esa formulacin se presenta bajo la forma de estrategias o directrices, las
cuales contienen una descripcin amplia y comprensiva de lo que se trata de alcanzar y
de los caminos y medios a utilizarse.
El segundo subproducto de esa etapa es la definicin de los criterios de
evaluacin(parmetros de control) que se utilizarn para la verificacin del xito o
fracaso de la estrategia adoptada. Al tratarse de un plan descriptivo, es necesario que la
directriz se traduzca en trminos de objetivos especficos, que deben definir en forma
clara y mensurable los resultados especficos a alcanzarse, as como los plazos,
recursos, criterios de eficiencia y dems restricciones asociadas a cada uno de ellos.
Una vez establecidos los objetivos y los criterios de valuacin se procede a la
formulacin de opciones. Esas opciones son secuencias de acciones que combinan los
recursos disponibles de diversas maneras, respondiendo de diferentes modos a los
objetivos y a las restricciones impuestas. Sigue luego un anlisis de opciones que
corresponde a una evaluacin de cada una de ellas, a la luz de su contribucin para el
alcance de los objetivos, la coordinacin, los plazos y la eficiencia de la utilizacin de

los recursos. El resultado de esa etapa es la seleccin de la mejor opcin. El paso final
del proceso de planificacin es la representacin del plan, bajo la forma de un
documento.
B_ El carcter jerrquico de la planificacin. Se trata de niveles de planificacin en
que el proceso se realiza sobre variables que presentan como caractersticas comunes el
nivel de agregacin y el horizonte de tiempo.

El horizonte de tiempo(ver figura 2)La planificacin realizada en la escala

superior de la escala jerrquica aborda aspectos que se refieren al receptor como
un todo y es capaza de producir resultados profundos y de largo alcance sobre
los mismos. El enfoque es el de largo plazo e intenta soluciones globales. La
planificacin situada en la parte inferior se dirige a los problemas ms prximos
en el tiempo, es de carcter ms inmediato(corto plazo).

El nivel de agregacin de las variables. La planificacin situada en la parte

superior de la escala utiliza variables agregadas y consolidadas. Su perspectiva
requiere poca o ninguna atencin hacia los detalles. Ahora la planificacin
situada en la parte inferior no puede prescindir de la individualizacin y detalle
de las acciones a realizar.

El proceso de planificacin comprende la realizacin de etapas en todos los niveles de la

escala jerrquica. Se inicia con las definiciones de nivel ms elevado y pasa por etapas
sucesivas de refinamiento hasta alcanzar el nivel ms bajo, es decir el operacional.
C_ El carcter interactivo de la planificacin . Todo buen plan es consecuencia de un
proceso interactivo, es decir, aquel en que las informaciones circulan de arriba hacia
abajo, y de abajo hacia arriba.
1.5. El Plan
A_ Plan: Es el resultado del proceso de planificacin. Es l documento que fundamenta
y en el cual se deja constancia de las decisiones tomadas durante el proceso de
planificacin. La finalidad bsica es la optimizacin de los recursos disponibles y la
orientacin del comportamiento de las personas en el sentido de obtener los resultados
deseados. Todo plan debe reunir dos requisitos fundamentales:

describir acciones a ejecutar y sus resultados.

Constituir un vehculo formal de coordinacin.

B_ Clasificacin:

Planes permanentes: permanecen en vigencia por tiempo indefinido.

Planes ad-hoc: comprenden los planes propiamente dichos, presupuestos,

programas y proyectos.

Planes de contingencia: planes paralelos cuya aplicacin se aplaza hasta que un

mejor conocimiento de la situacin indique la ventaja de optar por uno de ellos.

Planes funcionales: las normas de accin son flexibles, es decir, se modifican

en funcin fe los resultados alcanzados.

Planes descriptivos: cuando unicamente describen en manera general el

comportamiento esperado y permite al agente aplicar su propio juicio en las
acciones que realiza

Planes normativos.: cuando definen rigurosamente las acciones a ejecutar.

El plan acta como transmisor de mensajes entre los planificadores y los ejecutantes. El
plan se transforma en una fuente de informaciones interconectadas, que coordina todo el
proceso de ejecucin y control.
C_ Viabilidad: es el requisito n1 de cualquier plan, y asume diversas denominaciones
que se evalan para determinar si es posible la ejecucin del plan.

Viabilidad econmica-financiera: se trate de determinar la relacin entre los

costos en que se va a incurrir y los bneficios esperados. En algunos casos estos
beneficios pueden expresarse en unidades monetarias, y en otras ocasiones son
intangibles o de difcil medicin.

Viabilidad tcnica: la planificacin debe tener en cuenta las opciones

tecnolgicas disponibles. Hemos de verificar siempre que la viabilidad tcnica y
la econmica-financiera estn siempre asociadas, debiendo existir una
compatibilidad entre la tecnologa a emplearse y su costo.

Viabilidad estratgica: implica analizar la compatibilidad de los objetivos de la

planificacin y los objetivos del agente o institucin patrocinadora.

D_ Distincin entre plan, programa y proyecto:

El Plan se utiliza para designar una declaracin de intencin de realizar inversiones que
puedan incluir a toda la economa o sectores de ella. Representa El resultado de la
planificacin en su nivel jerrquico ms alto, y los pensamientos y decisiones de agentes
situados en los rganos administrativos de mayor poder de decisin.
El plan consiste en un conjunto complejo de objetivos y acciones, de donde surge la
necesidad, para volverlo operativo, de desmembrarlo en conjuntos de menor

complejidad, Cada uno de esos conjuntos se denomina Programa(se denomina as

tambin al proceso de programar que ocurre en la etapa de la planificacin ). Cada
programa puede subdividirse en un determinado n de proyectos.
Proyecto es la descripcin de una actividad limitada en el tiempo y en el espacio, con la
finalidad de cumplir un objetivo especfico que se intercala entre los objetivos de un
programa y de un plan.1
Planes, programas y proyectos son componentes de una misma jerarqua y cada cual
constituye el resultado de la realizacin de ciclos sucesivos de planificacin.
1.6. La planificacin de la ejecucin y el control.
A_ La planificacin de la ejecucin: consiste en el detalle de las diversas actividades
que debern realizarse para la concrecin de los objetivos especficos.
B_ Planificacin del control: se realiza durante todo el desarrollo. Consiste en la
determinacin de los parmetros que indicarn, durante la etapa de ejecucin, si cada
una de las actividades ha ocurrido de manera satisfactoria, es decir, conforme a lo
planificado. El proceso de planificacin debe prever siempre, no solo la realizacin de
un hecho determinado, sino tambin los medios de evaluacin de ese hecho y sus
repercusiones sobre los dems hechos y las actividades futuras.
C_ Aspectos humanos de la planificacin: se ha venido confiriendo una importancia
cada vez mayor a la representacin, en el proceso de la planificacin, de los individuos
o grupos que han participado. Tanto por el aprovechamiento de la experiencia de esos
individuos, como por la predisposicin natural de las personas a aceptar mejor las
decisiones en las cuales han participado.
2.1.Ejecucin: en esta etapa se desencadenan las acciones previstas en el plan, entre
ella la contratacin y remuneracin del personal, la delegacin de autoridad y
responsabilidad, la asignacin de plazos y recursos para la ejecucin de cada actividad
elemental. En definitiva, para la ejecucin se necesita la creacin de la infraestructura
administrativa y fsica que permitir la realizacin de las acciones descriptas.
2.2. Control: es una actividad trivial, que forma parte de la vida cotidiana del ser
humano. Su finalidad bsica es la modificacin del comportamiento de la persona u
objeto que se controla.
El control es una funcin que se realiza mediante parmetros que han sido establecidos
anteriormente al acaecimiento del fenmeno controlada, es decir el mecanismo de
control es fruto de una planificacin y apunta al futuro. El sistema de control se
1

Existen otras definiciones de proyecto, ver pg 44 del apunte

proyecta sobre la base de previsiones del futuro y debe ser flexible para permitir
adaptaciones y ajustes que se originen entre el resultado previsto y el ocurrido. Esto
significa que el control es una funcin dinmica.
2.2.1.Tipos de control .

Control direccional: el mecanismo de control acta antes de que la

actividad est totalmente concluida.

Control aprobado-reprobado: El receptor del control se somete a un

examen despus de concluidas determinadas actividades. En caso de
aprobacin se permite la realizacin de la actividad siguiente; en caso
contrario no.

Control postoperacional: el mecanismo de control solo se pone en

funcionamiento una vez concluida toda la operacin.

2.2.2. El proceso de control. El control es una actividad que se entrelaza y se

superpone a las dems, formando parte integrante del proceso administrativo. Desde el
campo administrativo, el control consiste en el conjunto de acciones efectuadas por el
agente con el propsito de que las actividades se realicen de conformidad con el plan.
Esas acciones obedecen a una secuencia determinada, constituyendo el proceso de
control.
A_ Definicin de los parmetros de control: Los parmetros(metas y objetivos), son
los elementos que permiten ala sistema de control, determinar si las acciones estn o no
conduciendo al receptor en direccin a la situacin deseada. La determinacin de esos
parmetros ocurre durante el proceso de planificacin. La dificultad para determinarlos
es que los resultados de las actividades no siempre son tangibles.
B_ Medicin de los resultados: Todo sistema de control debe poseer medios para
verificar el resultado de cada actividad. Esta verificacin puede presentarse bajo una
forma cuantitativa.
C_ Evaluacin de los errores: La evaluacin consiste en la comparacin entre los
resultados que se pretenda obtener y aquellos efectivamente alcanzados.
D_ Definicin de las correcciones: una vez verificado un error y evaluada su
gravedad, se hace necesario analizar las posibles soluciones, y seleccionar la ms
adecuada.
E_ Ejecucin de la correcciones.

2.2.3. Realimentacin: El control es una actividad administrativa y se realiza en base

de informaciones. Hay dos flujos caractersticos de informaciones:

El primero funciona en relacin del receptor hacia el agente.

El segundo funciona en relacin del agente hacia el receptor.

2.2.4.La modificacin del comportamiento del sistema: El comportamiento del

receptor puede modificarse actuando sobre uno de los siguientes elementos, o sobre
ambos:

El proceso utilizado, o sea la manera por la cual se realiza la actividad.

Dependiendo del carcter del error se puede requerir una solucin tcnica o
administrativa.

Los recursos que alimentan la actividad.

La modificacin del comportamiento del receptor puede derivarse del grado de

control que se realice sobre los recursos disponibles, a saber:
_El control de los recursos fsicos que puede abordarse desde el punto de vista de su
disponibilidad o de su uso.
_ El control de los recursos humanos que se puede abordar desde el control de la
disponibilidad fsica, desde el control de la productividad individual y desde el
control de procesos de contratacin y seleccin de personal.
_ El control de los recursos financieros, esta accin puede ejercitarse en los campos
de inversiones en bienes de capital, de capital circulante y de gastos. El instrumento
ms utilizado es el presupuesto que consiste en una visin anticipada , para
determinadas fechas futuras, de los valores que asumirn los flujos de cajas,
balances y cuentas de ganancias y prdidas.
2.2.4. Efectos sobre el comportamiento humano. Al concebir un sistema de control es
conveniente que se evalen las posibles reacciones de las personas que estarn sujetas a
control. Existen ciertos elementos que pueden influir en la aceptacin o rechazo del
control:

El reconocimiento, por parte de la persona sujeta a control, de que los

parmetros utilizados son significativos para la evaluacin de su trabajo.

La aceptacin de las metas establecidas. La persona debe ver las metas como
finalidades razonables que pueden ser alcanzadas.

La participacin en el establecimiento de los parmetros de control.