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Millenium, 19
A GESTO DA INFORMAO *
ASCENO BRAGA **
* Trabalho realizado a partir de Tese de Mestrado em Gesto - Universidade da Beira Interior (1996),
com superviso da Professora-Doutora Mariq Joaquina Barrulas (Investigadora do INETI e Professora
convidada da UBI).
** Docente do Departamento de Gesto da Escola Superior de Tecnologia e Gesto do Instituto
Politcnico da Guarda.
RESUMO
A Informao assume, hoje em dia, uma importncia crescente. Ela torna-se fundamental a nvel da
empresa na descoberta e introduo de novas tecnologias, explorao das oportunidades de
investimento e ainda na planificao de toda a actividade industrial.
A gesto de Sistemas de Informao e a sua insero na estratgia empresarial so um factor chave na
criao de valor acrescentado e das vantagens competitivas para a empresa. Se, por um lado, ajudam a
detectar novas oportunidades e criar vantagens competitivas, por outro, ajudam a defend-la de
ameaas provenientes da concorrncia.
INFORMAO
O conceito de informao deriva do latim e significa um processo de comunicao ou algo relacionado
com comunicao (Zhang, 1988), mas na realidade existem muitas e variadas definies de informao,
cada uma mais complexa que outra. Podemos tambm dizer que Informao um processo que visa o
conhecimento, ou, mais simplesmente, Informao tudo o que reduz a incerteza... Um instrumento de
compreenso do mundo e da aco sobre ele" (Zorrinho, 1995).
A informao tornou-se uma necessidade crescente para qualquer sector da actividade humana e -lhe
indispensvel mesmo que a sua procura no seja ordenada ou sistemtica, mas resultante apenas de
decises casusticas e/ou intuitivas.
Uma empresa em actividade , por natureza, um sistema aberto e interactivo suportado por uma rede
de processos articulados, onde os canais de comunicao existentes dentro da empresa e entre esta e o
seu meio envolvente so irrigados por informao.
Actualmente as empresas esto rodeadas de um meio envolvente bastante turbulento com
caractersticas diferentes das habituais e os gestores apercebem-se de que, em alguns casos, a mudana
a nica constante. J Heraclito dizia no h nada mais permanente do que a mudana" e Drucker
(1993a) "desde que me lembro, o mundo dos gestores tem sido turbulento,... certamente at muito
turbulento, mas nunca como nos ltimos anos, ou como ser nos mais prximos."
Por conseguinte, o turbilho de acontecimentos externos obriga as organizaes a enfrentar novas
situaes, resultado de mudanas nas envolventes do negcio e que constituem ameaas e/ou
oportunidades para as empresas, fazendo com que tomar decises hoje, exija a qualquer empresrio ou
gestor estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia1. O aumento da intensidade da
concorrncia e da complexidade do meio ambiente fazem sentir, no mundo empresarial, a necessidade
de obter melhores recursos do que os dos seus concorrentes e de optimizar a sua utilizao.
O aumento do comrcio internacional, fruto da crescente interligao entre naes, a expanso do
investimento no exterior e a tendncia da homogeneizao dos padres de consumo fazem com que o
mundo seja encarado como um s mercado, em que as empresas tm de conviver com a competio
internacional dentro dos seus mercados e ao mesmo tempo tentarem penetrar nos mercados externos
por forma a aproveitar as novas oportunidades de negcio.
Assim, a empresa ao actuar num mundo global2 est em estado de "necessidade de informao"
permanente, a vrios nveis, pelo que a informao constitui o suporte de uma organizao e um
elemento essencial e indispensvel sua existncia. A aceitao deste papel, pelos dirigentes de uma
organizao, pode ser um factor peremptrio para se atingir uma situao de excelncia: quem dispe
de informao de boa qualidade, fidedigna, em quantidade adequada e no momento certo, adquire
vantagens competitivas mas a falta de informao d aso a erros e perda de oportunidades.
A informao tornou-se to importante que Drucker (1993 a,b) defende o primado da informao como
a base e a razo para um novo tipo de gesto, em que a curto prazo se perspectiva a troca do binmio
capital/trabalho pelo binmio informao/conhecimento como factores determinantes no sucesso
empresarial. Caminha-se para a sociedade do saber onde o valor da informao tende a suplantar a
"Gerir a informao , assim, decidir o que fazer com base em informao e decidir o que fazer sobre
informao. ter a capacidade de seleccionar dum repositrio de informao disponvel aquela que
relevante para uma determinada deciso e, tambm, construir a estrutura e o design desse repositrio."
(Zorrinho 1995, p. 146)
A gesto da informao tem como objectivo apoiar a poltica global da empresa, na medida em que
torna mais eficiente o conhecimento e a articulao entre os vrios subsistemas que a constituem; apoia
os gestores na tomada de decises; torna mais eficaz o conhecimento do meio envolvente; apoia de
forma interactiva a evoluo da estrutura organizacional, a qual se encontra em permanente adequao
s exigncias concorrenciais; e ajuda a formar uma imagem da organizao, do seu projecto e dos seus
produtos, atravs da implantao duma estratgia de comunicao interna e externa.
Em suma, segundo Wilson (1989), a gesto da informao entendida como a gesto eficaz de todos os
recursos de informao relevantes para a organizao, tanto de recursos gerados internamente como os
produzidos externamente e fazendo apelo, sempre que necessrio, tecnologia de informao.
Na gesto de uma unidade econmica, que tem por base a obteno e utilizao de recursos de forma
eficiente, para se atingir os objectivos organizacionais, necessrio informao a trs nveis, segundo
Anthony (1965)3: estratgico, operacional e tctico. Neste sentido, medida que descemos na pirmide
hierrquica organizacional a especificidade aumenta, pois necessrio resolver problemas mais
especficos de determinada tarefa, enquanto que ao nvel de topo as preocupaes so mais gerais,
afectando a generalidade das funes da organizao:
Nvel Estratgico (nvel de topo)- So tomadas decises estratgicas; so complexas e exigem
informao bastante variada e ao nvel das relaes da organizao/meio envolvente, no se exige
muita especificidade. Esto includas nela a definio dos objectivos e a elaborao de polticas gerais da
organizao. A informao provm de fontes externas organizao e tambm dos outros nveis
hierrquicos.
Nvel Tctico (nvel intermdio)- Onde tm lugar as decises tcticas e que exigem informao
pormenorizada, com alguma triagem, havendo responsabilidades na interpretao da informao, que
provm de fontes internas e sendo obtida com alguma frequncia.
Nvel Operacional (nvel de base)- Aqui so tomadas as pequenas decises ou as decises operacionais.
Decises para problemas bem definidos cuja resoluo , muitas vezes, baseada em dados factuais
misso organizacional; aos nveis operacional e administrativo, quando existem efeitos endgenos,
traduzidos em aumento da eficincia organizacional em termos de opes estratgicas. No entanto, ao
ser feita esta distino, no significa que ela seja estanque, independente, pois existem impactes
simultneos aos vrios nveis: estratgico, operacional e tctico.
Um estudo realizado por Ventura, (1992) permite uma anlise mais pormenorizada destes impactes, ao
nvel da relaes da organizao com o meio envolvente (clientes; concorrentes; produtos;
fornecedores e organismos da Administrao Pblica) e ao nvel interno das organizaes.
Assim, temos que os SI permitem s organizaes a oferta de produtos a preos mais baixos que, aliados
a um bom servio e boa relao com os clientes, resultam numa vantagem competitiva adicional,
atravs de elementos de valor acrescentado cujo efeito ser a fidelidade dos clientes.
A utilizao de SI pode provocar, tambm, alteraes nas condies competitivas de determinado
mercado, em termos de alterao do equilbrio dentro do sector de actividade, dissuaso e criao de
barreiras entrada de novos concorrentes.
Os SI/TI permitem, ainda, desenvolver novos produtos/servios aos clientes ou diferenciar os j
existentes dos da concorrncia e que atraem o cliente de forma preferencial em relao concorrncia.
A utilizao de alta tecnologia vai permitir uma relao mais estreita e permanente entre empresa e
fornecedores, na medida em que qualquer pedido/sugesto da parte da empresa possvel ser
atendido/testado pelos fornecedores. A tecnologia permitiu uma modificao na maneira de pensar e
de agir dos produtores e consumidores.
As relaes com a Administrao Pblica vm melhoradas na medida em que permite reduzir a
burocratizao de procedimentos existentes entre Organizao/Administrao Pblica, procurando
melhorar o cumprimento das obrigaes legais das organizaes e de forma atempada, atravs da
transmisso de informao por via magntica.
As Tecnologias de Informao tm reconhecidamente impactes ao nvel interno das organizaes: na
estrutura orgnica e no papel de enquadramento/coordenao na organizao; a nvel psicosociolgico e das relaes pessoais; no subsistema de objectivos e valores das pessoas que trabalham
nas organizaes; bem como no subsistema tecnolgico.
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